Tratamiento de las transacciones de compraventa de bienes y prestación de servicios de clientes del Estudio Contable (página 4)

• PROCEDIMIENTOS, TÉCNICAS Y PRACTICAS CONTABLES

La contabilidad como proceso, no se ejecuta en forma directa, se da en el contexto de procedimientos, técnicas y prácticas contables. El conocimiento y aplicación de dichos elementos es fundamental en el campo de desarrollo de la profesión contable.

Como consecuencia de aplicar las fases del proceso contable de una empresa se tiene que concretar los procedimientos, técnicas y prácticas de contabilización de las transacciones.

Los procedimientos son actividades generales que involucran a las técnicas y prácticas contables.

Las técnicas contables son formas específicas de hacer los registros contables con la destreza y dominio que exige la profesión.

Las prácticas son aquellos pasos y detalles que tienen que aplicarse para concretar los registros y otros aspectos de la contabilización de las transacciones.

• REGISTRO COMPUTARIZADO MEDIANTE EL SISCONT

La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz; ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores. Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano; El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.

En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones.

Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual. El contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

Sistema contable que se implementan dentro de una empresa

La contabilidad financiera:

Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

La Contabilidad de Costos:

Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. Los informes de costos son muy útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una situación dada.

La contabilidad Administrativa:

Es la manera más directa a una información preparada y presentada para ser utilizada por las personas que internamente en la entidad, día a día, deben tomar decisiones respecto a la administración de ésta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.). Esta contabilidad la llevan toas las empresas.

MANTENIMIENTO DE ÁREAS Y PERIODOS DE TRABAJO

PARÁMETROS  INICIALES

Para utilizar el Siscont Profesional de manera óptima, debemos de seguir el siguiente orden:

Primero: Ir al  menú Utilitarios e ingresar en los siguientes comandos:

• Cambio de Mes

• Selección de Empresas

• Mantenimiento de Archivos

• Datos Generales de la Empresa

PLAN DE CUENTAS

De acuerdo a las disposiciones legales pertinentes, las empresas de acuerdo a su actividad establecen sus planes de cuentas. Los códigos y su nomenclatura se precisan en la lista de cuentas del Plan Contable.

El Sistema nos presenta los siguentes campos:

TABLAS AUXILIARES

El sistema utiliza las siguientes  Tablas Auxiliares:

• Orígenes

• Tipo de Documento

• Proveedores/Clientes/…

• Tipo de Cambio Diario

• Cobradores

• Zonas

• Parámetros de Cuenta

INGRESO DE COMPROBANTES (VOUCHERS)

Es el comprobante de ingreso de diario que contiene dos o mas registros por cada operaciones realizadas en la empresa. Comprende los siguientes procesos:

INFORMES  CONTABLES  

Son todos aquellos informes oficiales provenientes de los registros de voucher en un sistema mecanizado que sirve de sustento para las entidades de control y fiscalizadoras. Los libros contables principales son:

• Libro Diario

• Libro Mayor

• Libro Caja y Bancos

INFORME DE REGISTROS AUXILIARES

El sistema también contempla los libros auxiliares, siendo estos los siguientes:

• Libro Compras

• Libro Ventas

• Libro Retenciones

• Libro Banco y Conciliación

ESTADOS FINANCIEROS 

Son los documentos que debe preparar contabilidad al terminar un período económico, a fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de la empresa. Entre estos documentos tenemos los siguientes:

• Hoja de trabajo de Sumas y Saldos

• Hoja de trabajo de 10 columnas

• Balance de Estado de Resultados y Ratios Financieros

GESTIÓN FINANCIERA 

Son todos aquellos informes  provenientes de los registros de voucher en un sistema mecanizado que sirven  para la gestión de las áreas financiera, créditos y cobranzas, caja y tesorería.

• Informes Financieros

• Tesorería

• Caja Chica

• Créditos y Cobranzas

Gestión de Negocio

Nos muestra el manejo de las unidades de negocio dentro de la empresa, la asignación de gastos y el resultado operacional.

• Unidades de negocio (C.Costo)

• Clasificar cuentas

• Resultado operacional

• Gastos por unidad de negocio (C.C.)

• Saldo por cuentas

• Presupuesto

• Control presupuestal

Informes Gerenciales 

Nos muestra informes relacionados con al gestión de la empresa, informes que se deben utilizar en la toma de decisiones en la empresa.

• Informe Diario de Gestión

• Balance Clasificado

• Flujo de Caja

• Cuentas Vencidas y Vigentes

• Saldo de Bancos

• Cheques Girados

• Resultado Operacional

• Control Presupuestal

Utilitarios 

Nos muestra informes relacionados con al gestión de la empresa, informes que se deben utilizar en la toma de decisiones en la empresa.

• Seguridad de la información

• Formatos y Apertura de nuevo año

Capítulo III: Descripción de la práctica realizada

Considero que la experiencia mas grata en el proceso del aprendizaje de la ciencia contable, es la práctica realizada en un Estudio Contable. Por que aquí se dan casi todos los eventos legales, financieros, tributarios, laborales y contables.

Se trabaja manualmente en algunos casos, en otros casos en forma computarizada y también en forma mixta. Es decir se adquiere las más diversas experiencias en el registro de las transacciones.

Es decir en un Estudio Contable, se tiene de todo. Al haber contribuyentes organizados como personas naturales, otros como personas jurídicas, de distintos regímenes tributarios; hace que uno tenga que reforzar todos, absolutamente todos los conocimientos, para estar en las mejores condiciones para realizar un trabajo efectivo.

Un estudio contable, es una verdadera iglesia del saber contable.

Descripción de las practicas realizadas

El Estudio Contable- RAMÍREZ GOICOCHEA, LUIS ALBERTO, trabaja con 6 personas para sus diferentes Áreas y clientes, con los cuales, el Propietario –Gerente, mantiene una interrelación muy estrecha para realizar un trabajo efectivo y eficiente.

Al inicio de mis prácticas recibí información como estaba organizado el Estudio contable y especialmente el Área Contable y Tributaria, la misma que dispone de la Sección Registros Auxiliares, lugar donde he desarrollado mis prácticas.

Al iniciar mis prácticas, me presentaron al personal del Estudio, quienes me mostraron su afecto y sus deseos de colaborar para que pudiera realizar mis prácticas y de ese modo conocer, comprender y aplicar correctamente los procedimientos contables y tributarios. A la fecha me encuentro trabajando formalmente en dicho Estudio y más bien he tenido que recibir y despedir a practicantes de nuestro Instituto y de otras entidades.

Para desarrollar las prácticas es necesario tener muchos conocimientos y prácticas contables elementales, de lo contrario no se puede desempeñar ninguna actividad.

Para el efecto, los compañeros de trabajo que tienen más tiempo le facilitan a uno las cosas, haciendo comentarios contables, tributarios, laborales y financieros; también haciendo preguntas para contestarlo en ese mismo momento o al otro el día previa la revisión de las normas contables y especialmente tributarias.

Para el desarrollo del trabajo, el Estudio Contable, dispone de abundante bibliografía contable, tributaria, auditoría, laboral, financiera, normas, casos, etc., etc. lo que facilita la oportunidad de estar al día con los conocimientos y las situaciones que se presentan en los distintos tipos de empresas.

En el Estudio Contable, la función contable y tributaria es abundante, sin embargo debemos multiplicar nuestros esfuerzos para tener al día todos los registros, libros, informes y estados. Para que esto tenga su efectividad, se cuenta con la permanente supervisión del Propietario-Gerente CPC LUIS ALBERTO RAMÍREZ GOICOCHEA, quien con su carácter amable y su experiencia, nos da la total confianza para un trabajo efectivo.

El Estudio Contable, para la mejor realización del trabajo del personal se encuentra suscrito al Informativo Caballero Bustamante y a la revista Contadores & Empresas. Estas organizaciones envían diariamente boletines virtuales de carácter legal, tributario, laboral, contable, etc., que son leídos por el Propietario-Gerente para conocimiento de todo el personal. Asimismo se recibe quincenalmente los informativos, lo que permite estar al día con toda la información.

El Estudio al estar suscrito, pude hacer consultas telefónicas, vía correo electrónico y otros medios a las empresas de los informativos y revistas.

Asimismo se puede hacer uso de los teléfonos de consulta con SUNAT. 315-0730 Y 0-801-121-00, y, si fuera el caso el personal puede ir a la misma SUNAT a absolver alguna consulta relacionada con algún cliente del Estudio, cuando por alguna circunstancia no se encuentre el Propietario-Gerente o estándolo no dispone de la información correspondiente.

Forma de realización de las practicas

Las prácticas o el trabajo realizado en el Estudio Contable, ha conllevado aplicación de procedimientos manuales y computarizados. En uno y otro caso se obtiene la información necesaria.

En ese sentido, al inicio del trabajo, el Encargado de esta Sección me mostró el Software SISCONT, dándome algunas pautas de su uso, algo que me sirvió para reforzar lo aprendido en el Instituto, también me mostró los Libros que maneja la Sección a su cargo; haciéndome hincapié en los procedimientos que debería aplicar para desarrollar mi trabajo en forma ordenada y eficaz; también me indicó que en la medida que realice mi trabajo correctamente, es decir en base a las normas tributarias, estaría haciendo que los contribuyentes efectúen la Declaración y pago de tributos correctamente, de modo que en el caso eventual de una fiscalización por parte de la Administración Tributaria, dichos contribuyentes no tendrían ningún problema, por razones de nuestro trabajo.

Para el registro de la información en los registros de compras y ventas de los contribuyentes, he seguido básicamente los siguientes procedimientos:

• a) Luego de recibir los comprobantes de pago y otros documentos de parte de la Sección Tramite Documentario, se procede a ordenarlos; es decir por un lado las compras y gastos y por otro lado las ventas e ingresos. Estos mismos documentos son ordenados en forma cronológica, desde la fecha más antigua hasta la mas reciente; teniendo en cuenta que este trabajo en algunos casos se hace en forma diaria, otras veces en forma semanal, quincenalmente y mensualmente de acuerdo a como los contribuyentes van remitiendo sus documentos.

• b) Luego estos documentos son verificados que contengan los datos establecidos por las normas sobre comprobantes de pago, como por ejemplo: Razón social, No. de RUC, No. de Serie y No. correlativo del Comprobante respectivo; los conceptos de compras y ventas(cantidad y especificación detallada de los productos o servicios) según el caso; el Valor de venta(Sub-Total) o base imponible; el Impuesto General a las Ventas e Impuesto de Promoción Municipal y el Precio de Venta(Total) para el caso de las Facturas y para otros documentos los datos que establece el Reglamento de Comprobantes de Pago.

• c) Luego se procede al registro de la operación en el libro correspondiente. Al respecto se debe observar lo siguiente:

Las empresas fundamentalmente, trabajan en sus compras o gastos y en sus ventas o ingresos con Facturas, pero si durante el período de registro hubiera otros comprobantes se aplicará los datos y requisitos normados al respecto.

• d) Luego de realizado el registro de todas las operaciones de compras y ventas en los libros correspondientes, se entrega estos documentos para que sean verificados por el Encargado de la Sección; quien luego de constatar que el trabajo ha sido realizado correctamente, traslada los libros a la Sección Formulación de Declaraciones Juradas.

• e) Si es que el trabajo realizado, en este caso por mi persona, hubiera tenido errores; el Encargado de la Sección realiza las correcciones necesarias, vía contra registros, es decir registrando la misma información pero entre paréntesis o signo negativo, de modo que queda anulado el registro equivocado y luego registrando nuevamente la operación correcta. Al respecto, al comienzo por ser una de mis primeras experiencias en el manejo directo de estos libros oficiales, tuve algunos errores, los cuales fueron corregidos mediante el procedimiento antes indicado; luego con la experiencia adquirida, las recomendaciones y sugerencias ya no tuve ningún problema.

INFORMACIÓN DEL REGISTRO DE VENTAS:

La información mínima que deberá registrarse en el Registro de Ventas e Ingresos es la siguiente:

INFORMACIÓN DEL REGISTRO DE COMPRAS:

La información mínima que debe contener el Registro de compras es la siguiente:

Para las anotaciones en los registros se deberá observar lo siguiente:

• Para determinar el valor mensual de las operaciones realizadas cada contribuyente se debe anotar sus operaciones, como las modificaciones al valor de las mismas, en el mes en que éstas se realicen. Para efecto del Registro de Compras, las adquisiciones podrán ser anotadas dentro de los cuatro (4) períodos tributarios computados a partir del primer día del mes siguiente de la fecha de emisión del documento que corresponda, siempre que los documentos respectivos sean recibidos con retraso. Vencido este plazo, el adquiriente que haya perdido el derecho al crédito fiscal podrá contabilizar el correspondiente Impuesto como gasto o costo para efecto del Impuesto a la Renta.

• Los documentos emitidos por ADUANAS y aquellos que sustentan la utilización de servicios, deberán anotarse a partir de la fecha en que se efectuó el pago del Impuesto.

• El llevado en forma manual de los registros de ventas y de compras, podrá registrar un resumen diario de aquellas operaciones que no otorguen derecho a crédito fiscal, debiendo hacerse referencia a los documentos que acrediten las operaciones, siempre que lleven un sistema de control con el que se pueda efectuar la verificación individual de cada documento.

• Para efecto de los registros de ventas e Ingresos y de Compras, deberá totalizarse el importe correspondiente a cada columna al final de cada página.

Anulación, Reducción o aumento en el valor de las operaciones:

Para determinar el valor mensual de las operaciones realizadas se deberá anotar en los Registros de ventas e Ingreso y de compras, todas las operaciones que contengan como efecto anular, reducir o aumentar parcial o totalmente el valor de las operaciones. Para que las modificaciones mencionadas tengan validez, deberán estar sustentadas, en su caso, por los siguientes documentos: Notas de Débito y de Crédito, cuando se emitan respecto de operaciones respaldadas con comprobantes de pago y las liquidaciones de cobranza u otros documentos autorizados por ADUANAS, cuando se emitan con respecto de operaciones de Importación

Cuentas de Control:

Para efecto de control, según la Ley del IGV y su Reglamento, deben abrir en su contabilidad las cuentas de balance denominadas "Impuesto General a las Ventas e Impuesto de Promoción Municipal" e "Impuesto Selectivo al Consumo, según corresponda

Comprobantes de pago:

El contribuyente del impuesto general a las ventas, debe entregar comprobantes de pago por las operaciones que realiza, los que serán emitidos en la forma y condiciones establecidas en el Reglamento de comprobantes de pago.

En las operaciones con otros contribuyentes del Impuesto se consigna separadamente en el comprobante de pago correspondiente el monto del Impuesto. Tratándose de operaciones realizadas con personas que no sean contribuyentes del Impuesto, se podrá consignar en los respectivos comprobantes de pago el precio o valor global, sin discriminar el Impuesto. El comprador del bien, el usuario del servicio está obligado a aceptar el traslado del Impuesto. La SUNAT ha establecido normas y procedimientos que permite tener información previa de la cantidad y numeración de los comprobantes de pago y guías de remisión. Corresponde a la SUNAT señalar las características y los requisitos básicos de los comprobantes de pago, así como la oportunidad de su entrega. Las copias y los originales, en su caso, de los comprobantes de pago y demás documentos contables deberán ser conservadas durante el período de prescripción de la acción fiscal.

Operaciones en Moneda Extranjera:

En el caso de operaciones realizadas en moneda extranjera, la conversión en moneda nacional se efectuará al tipo de cambio dólar bancario promedio ponderado (fecha de publicación) venta, publicado por la Superintendencia de Banca y Seguros en la fecha de nacimiento de la obligación tributaria, salvo el caso de las importaciones en donde la conversión a moneda nacional se efectuará al mismo tipo de cambio, pero publicado por la mencionada Superintendencia en la fecha de pago del Impuesto correspondiente.

En los días que no se publique el tipo de cambio se utilizará el último publicado. Pero hay que tener en cuenta que para efectos del registro contable (asientos de centralización de las compras y ventas en el Libro Diario), el tipo de cambio a utilizar es diferente, procediéndose de acuerdo a lo que establece la Ley del Impuesto a la Renta y su Reglamento; en este sentido las cuentas correspondientes a las ventas como 701, 702, 762, 121 y 168 el tipo de cambio a utilizar es el del Dólar bancario (fecha de cierre) vigente COMPRA y para las cuentas correspondientes a las compras como 33,34,38,60,63,64,65,67; 42 y 46 se aplica el tipo de cambio Dólar bancario (fecha de cierre) Vigente VENTA. Haciéndose el registro contable de esta forma, origina Diferencias de cambio (perdidas y /o ganancias) que serán registradas en las cuentas de resultados 676 y 776 respectivamente.

Casos prácticos

Conclusiones

Pese a las dificultades que uno experimenta al ingresar a un Estudio Contable, por la falta de experiencia, por el temor de quedar mal, etc.; sin embargo es muy reconfortante por la experiencia que uno adquiere.

Las conclusiones del trabajo son las siguientes:

• 1. El entrenamiento y la capacitación es trascendente para la realización de las prácticas, especialmente en aspectos tributarios, contables y computarizados; lo cual se consigue con la adecuada formación que recibimos en el Instituto.

• 2. Si bien el Estudio contable RAMÍREZ GOICOCHEA, LUIS ALBERTO sigue llevando la contabilidad de los clientes en forma manual, porque así lo han declarado los contribuyentes, sin embargo dispone de hardware y software especializado para desarrollar la contabilidad computarizada de los contribuyentes; lo que requiere estar bien capacitado para el manejo del software contable.

• 3. El registro de las transacciones en los Registros de Ventas y Compras, es necesario un amplio conocimiento y aplicación de las normas tributarias; como la Ley del Impuesto General a las Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo y su Reglamento, Ley del Impuesto a la Renta y su reglamento, Reglamento de Comprobantes de Pago y otras normas relacionadas.

• 4. El problema que se tiene en el registro de las operaciones de compras y ventas es por un lado la identificación de la operación como gravada, no gravada o exonerada y luego conocer el tipo de moneda en la cual se ha emitido el comprobante de pago; por cuanto si es moneda extranjera debe aplicarse para efecto de los Registros de ventas y compras las normas tributarias establecidas en la Ley del Impuesto General a las Ventas.

• 5. La entrega de información de los Contribuyentes al Estudio es muy lento y algunas veces los clientes innecesariamente se demoran; lo que hace en muchos casos se demore en el registro de los libros y por ende en la formulación de las Declaraciones Juradas, cumpliendo en algunos casos a última hora y otras veces fuera de plazo.

• 6. La formación académica que se recibe en el Instituto es un gran punto de partida, sin embargo requiere ser reforzada con seminarios de capacitación para estar al día en todos los conocimientos y experiencias contables y tributarias.

Sugerencias

Luego de llevar a cabo este trabajo, es necesario dejar sentado las siguientes sugerencias, para el mejor aprovechamiento de todos los elementos:

• 1. Hoy por hoy, el paradigma es la competitividad, por tanto el estudio contable tiene que mejorar el grado de capacitación, entrenamiento y perfeccionamiento de su personal para que el servicio que presta sea de total satisfacción para los sus clientes. También para que pueda captar más clientes.

• 2. Actualmente, el que no sabe computación es analfabeto, por tanto el estudio contable debe capacitar al personal en el software que utiliza para poder aplicarlo en forma eficiente y eficaz, para el efecto puede utilizar la versión educativa que funciona en forma muy similar a la versión profesional.

• 3. Para registrar correctamente la información en los Registros de Ventas y Compras; es necesario que el personal practicante y/o trabajador reciba una capacitación permanente del aspecto doctrinario y las aplicaciones de las normas tributarias correspondientes; de este modo los contribuyentes no van a tener ninguna observación en las fiscalizaciones que efectúa SUNAT.

• 4. Con la capacitación debida, ya no habrá dificultades en el registro de los comprobantes de pago y otros documentos en los Registros de Compras y Ventas

• 5. Debe buscarse que el flujo de la información de compras y ventas sea eficaz y oportuno para que se registren la información en los libros contables y luego se formulen las declaraciones a que esté obligados los contribuyentes dentro de los plazos establecidos.

• 6. Las enseñanzas y experiencias impartidas por los docentes del Instituto me han sido de mucha utilidad; sin embargo los cambios en la doctrina y praxis profesional contable, requiere de ellos una permanente capacitación en aspectos de gestión empresarial en general y en particular en aspectos tributarios, contables, financieros, laborales, organizativos, administrativos y aplicaciones telemáticas; porque de otro modo su contribución a la formación integral de sus alumnos no va a ser la más adecuada. Estoy seguro que nuestros maestros comprenden todo esto y estarán a la altura de los tiempos y las condiciones del mundo moderno.

Bibliografía

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• 15. SUNAT. Ley del Impuesto a la Renta

• 16. SUNAT. Ley y Reglamento de Comprobantes de Pago.