Metodología integral para la gestión empresarial en las cooperativas

Introducción

Las concepciones que han venido guiando el desarrollo económico tienen que ser cambiadas, especialmente aquellas que hacen depender toda la racionalidad e intencionalidad del movimiento productivo en la valoración del capital, en la recuperación de la inversión en el menor tiempo posible.

Evidentemente toda empresa está concebida como un sistema de producción, con objetivos de progreso y dentro de ellos el generar utilidades y producir riquezas es garantía necesaria de crecimiento, lo cual podemos identificar como su objetivo económico. Pero no puede desconocerse el hecho de que la actividad de la empresa y en particular de las cooperativas, se realiza con hombres, siendo un sistema que se caracteriza de manera significativa por interacciones sociales internas y externas y su objetivo social se cumple a través de la relación con personas y con grupos, por lo cual debe ubicar su objetivo económico dentro de determinado contexto integral. La conjunción del objetivo económico y el objetivo social permite tanto el desarrollo de la empresa como del propio hombre.

Es responsabilidad de la empresa procurar mejores condiciones de trabajo, la asistencia médica, el nivel de prestaciones sociales, la formación, el descanso y el espíritu de pertenencia.

En este sentido, constituye una necesidad de la empresa cooperativa establecer una metodología que posibilite evaluar los resultados de su acción económico-social, que brinde una valoración integral de la gestión de estas entidades.

Desarrollo

Un aspecto importante que debe considerarse sin lugar a dudas, en el análisis integral de los resultados de la gestión en nuestras organizaciones cooperativas, lo constituye su acción o impacto social, en correspondencia con la esencia que define y desarrolla al movimiento cooperativo desde sus inicios hasta la actualidad, lo cual requiere de una conciencia y un compromiso de todos sus niveles de dirección y sus asociados.

De estos elementos surge el concepto de Responsabilidad Social, entendida esta como toda aquella actividad que desarrolla la empresa con el objetivo de satisfacer las necesidades de sus socios, trabajadores y empleados, así como de la comunidad en la cual está insertada, dando respuesta a las expectativas y derechos generados con estos sectores con los cuales se relaciona con el compromiso de su desarrollo integral.

La definición de la estrategia requiere de un conocimiento general sobre la capacidad de las cooperativas de sobrevivir y desarrollarse. En otras palabras, se necesita conocer sus niveles de eficiencia y eficacia. Para que se pueda tener un buen desempeño o desarrollo, se hace necesario contar con las siguientes fortalezas:

• Lograr un superávit en su operación anual.

• Un nivel de solidez económico financiero.

• Capacidad de respuesta social

• Proveniencia de los recursos de inversión.

• Tener la capacidad de seguir funcionando sin inyección de recursos financieros externos.

• Ubicación en el mercado.

• Tendencia en el tiempo de cada una de estas variables.

Se trata de una radiografía de las cooperativas, que nos permita ver el grado y los elementos constituyentes de la solidez de la organización y su capacidad de progreso.

El diagnóstico del desempeño, es aún más importante para la definición de una estrategia genuina cuando ésta está encaminada al cambio. Por lo tanto se necesita conocer elementos específicos como la disposición al cambio y la sensibilidad a conceptos nuevos en el cambio de la gestión (calidad, innovación tecnológica, descentralización, participación de los trabajadores en el proceso de toma de decisiones, etc.).

Para las cooperativas, el análisis social tiene una relevancia particular, debido a que refuerza el compromiso de mejoramiento social, corazón de la filosofía cooperativa. Es el doble carácter de empresa y organización social lo que hace que tengan una responsabilidad directa sobre este aspecto. Muchas cooperativas hacen referencia a este espíritu en la formulación de sus objetivos en su acta de constitución, y emprenden actividades específicas destinadas a ser socialmente útiles. Estas son de conocimiento de sus asociados, pero rara vez se hace un intento por medir los resultados o evaluar la gestión social. Por consiguiente en la mayoría de las empresas cooperativas el factor social permanece como un concepto que se evade. Todas las decisiones tomadas por los directivos en las cooperativas deben poseer una orientación social y estar definidas de forma precisa, no como generalmente ocurre que son equivocadamente dirigidas sólo a un conjunto de objetivos y programas con orientación social. El objetivo primordial del análisis social es el desarrollo de la sociedad, sirviendo de ayuda para la toma de decisiones al ofrecer:

• Una definición clara del propósito social. Un sistema racional para establecer prioridades, basado en las consecuencias sociales que tienen los objetivos, políticas y programas empresariales, determinando sus consecuencias económico – financieras.

• Un enfoque integrado y estructurado de planificación económico – financiera y acción social.

• Una identificación de áreas que necesiten más compromiso.

• Una prueba del compromiso de la empresa con el mejoramiento del bienestar social.

En resumen el análisis social puede conducir a mejorar la administración de los recursos y la futura planificación de los mismos.

Responsabilidad Social de las Empresas Cooperativas

Las empresas, como ya se ha planteado, cualquiera que sea su actividad, tienen ciertas responsabilidades sociales o éticas por las cuales deben responder. Estas responsabilidades cubren un amplio rango. En efecto, influyen en cualquier aspecto de la vida cotidiana de la comunidad y la población en general.

Es oportuno definir el contexto social de una COOPERATIAVA Y PYMES como cualquier persona, grupo o institución que se vea afectada con sus actividades y que por tanto pueden manifestar un interés legítimo en las decisiones y sus consecuencias.

Cada grupo tiene sus propios intereses, así tenemos por ejemplo que:

– Los intereses de los asociados pueden resumirse en las utilidades, liquidez de la cooperativa, productos o servicios y acción social.

– Los directivos destacarán sus intereses relacionados al desempeño de la empresa cooperativa, la contribución al bienestar social y desarrollo de la cooperativa.

• Las organizaciones financieras mostrarán interés hacia la liquidez de la cooperativa, capacidad para pagar crédito y administración financiera.

Algunos de estos intereses vistos como problemas son de particular importancia para las cooperativas. Estos temas incluyen:

– Participación de la comunidad en las decisiones que le afectan a ella.

– Conocimiento de sus asuntos económicos.

– Conocimiento de los principios y prácticas del cooperativismo.

– Educación al consumidor y al asociado.

– Servicios sociales para asociados u otras personas con necesidades especiales.

Una de las formas de identificar los aspectos de bienestar social que incumbe a una empresa cooperativa es realizando una encuesta dentro del radio de acción que ella tiene.

Descripción del Proceso de Análisis

En el proceso de análisis social el primer paso debe consistir en definir el objetivo y el alcance del mismo, cuáles son las responsabilidades sociales de la cooperativa y qué decisiones o actividades deben tomar.

En este proceso inicial, se tienen en cuenta algunos tipos de decisiones y políticas que puedan dar una idea concreta sobre la verdadera intención que tiene una cooperativa para realizar un buen desempeño en el aspecto social.

Las siguientes categorías se establecen como base para la clasificación de las políticas o actividades de la cooperativa en su accionar económico y social:

1. Enfoque y estructura de la toma de decisiones.

2. Desempeño del producto o servicio.

3. Uso del talento humano.

4. Participación de la comunidad.

5. Crecimiento económico.

El alcance de cada una de estas categorías se describe a continuación.

Lo que se requiere es un enfoque integrado de planificación, tomando en cuenta las consecuencias económicas – financieras de objetivos y metas en su conjunto

Mezcla de Marketing: La oferta de un bien o servicio de una cooperativa es consecuencia directa de una necesidad insatisfecha de la comunidad o entorno donde se desenvuelve.

Por lo tanto para lograr vender cualquier producto se hace necesario realizar un estudio de mercado. Para ello es necesario basarse en los siguientes elementos.

– Calidad: los productos o servicios tienen que estar diseñados para satisfacer las necesidades de los usuarios, los servicios tienen que ser suficientemente flexibles para satisfacer las necesidades variables de cada usuario.

– Innovación: La cooperativa tiene que tener en cuenta y responder a los cambios de las necesidades de los usuarios. Existencia de un plan de mejoramiento del producto o servicio.

– Precios: Corresponder la calidad del producto o servicio con el precio. Los precios cobrados a los consumidores tienen que ser competitivos. Los precios tienen que ser razonables y justos, dadas las expectativas de utilidad y la necesidad de cubrir los costos de producción.

– Protección al consumidor: Minimizar los riesgos de los productos al utilizarse. Que exista suficiente información disponible acerca de los productos y sus atributos.

– Mercado: Entre otros aspectos deben destacarse: Las características del mercado en que actúa y los factores que lo condicionan, si la publicidad se hace dentro de las normas. La empresa cooperativa se arriesga a experimentar con nuevos enfoques de mercadotecnia que aumente la aceptación de los productos que se deseen ofertar..

Resultados económicos: La supervivencia de una cooperativa depende de su habilidad para obtener una apropiada utilidad económica financiera. En una economía altamente competitiva o en situaciones de crisis económicas, el interés de tener ganancias económicas puede ganar terrenos sobre el interés en las actividades de beneficio.

Teniendo en cuenta los factores involucrados en el peso específico de toma de decisiones, se puede tomar esta opción como apropiada, ya que dentro de sus objetivos igualmente importantes puede minar su solidez económico – financiera. De no tomar en serio un análisis económico financiero puede llevar al fracaso económico total, es por ello que en las decisiones que se tomen se deben tener en cuenta el balance que debe mantenerse entre los resultados económico – financiero y social. Así tendremos que tomar decisiones como:

• Buscar nuevas oportunidades en el mercado.

• Distribución o retención de utilidades.

• Políticas y criterios para manejo de inversiones.

• Aumento de la productividad.

• Reestructuración administrativa y/o organizacional, etc.

Esta etapa implica la utilización de instrumentos de diagnóstico específicos que permitan la medición del desempeño

Cuando se habla de medir el desempeño, se utilizan indicadores de gestión clásicos, que miden de una u otra forma el nivel de logro en el uso de los recursos. Entre estos tenemos>

• La rentabilidad del capital (rendimiento sobre los activos).

• El nivel de utilidades, el superávit de explotación, el superávit neto

• Los índices de liquidez, así como varios índices de productividad del capital y del trabajo.

• La estabilidad financiera.

• Análisis de Tendencia en el tiempo

Sin embargo, no debe olvidarse que el proceso estratégico se está realizando para Pymes y empresas cooperativas. Cuando se comprenda sobre qué se centran estas razones (rendimiento sobre la inversión), nos damos cuenta que, manejados sin precaución, pueden llevar a interpretaciones imprecisas o equivocadas.

Para ayudar a comprender del enfoque original que se necesita en el análisis del desempeño de la cooperativa, se presentan a continuación dos nociones que deben ser adaptadas a su naturaleza particular.

• 1. La noción de rentabilidad.

Mientras el concepto de rendimiento sobre la inversión (RSI) es muy importante en el caso de una empresa de capital (la maximización de la ganancia es el pilar del análisis económico de la empresa), en el caso de las cooperativas, su doble carácter de organización económica y organización social, abre canales diferentes para remunerar el capital. Por lo tanto la medición de la rentabilidad en las empresas cooperativas tiene que tomar en cuenta el reparto de la rentabilidad.

La noción de rentabilidad en una empresa cooperativa no se encuentra necesariamente en la remuneración del capital, de la cual una proporción (reserva), que puede ser alta, no es propiedad de los miembros a escala individual, siendo intransmisible e irrepartible. Para una cooperativa, la medida de rentabilidad debe basarse, más bien en el conjunto de beneficios recibidos por los miembros. De ahí se deriva el rol determinante de la noción de rentabilidad, como importe pagado a los miembros, que corresponde a la cuantificación del total de beneficios y no únicamente al excedente distribuido.

Es por ello que el análisis del estado de resultados en el sector cooperativo debe fundamentarse en tres grandes principios.

• a) Generación de excedentes suficientes para crear una reserva que asegure la entidad y permanencia de las empresas cooperativas. La capacidad de las cooperativas de crear un capital institucional depende en buena medida de la política de retención de utilidades, así como de los precios de venta de sus productos y los precios de compra de sus recursos.

• b) Maximización de los beneficios, los cuales incluyen no sólo los gastos de personal, sino también aquellos de tipo social.

• c) Minimización de los gastos de explotación. Para medir los gastos de explotación se necesita una base objetiva de comparación sobre la cual se pueda expresar los costos en términos de porcentaje a partir de cantidades expresadas en unidades. Entonces se habla de gastos por unidad, o gastos de venta sobre el número o cantidad de producto vendido.

Estas razones no permiten el análisis de las cooperativas por sí mismas, pero demuestra su verdadera utilidad si se comparan con las razones del sector. También es importante comparar los resultados de un año con los de años anteriores. Otra forma de medir los gastos de explotación es el análisis de las desviaciones observadas de un período a otro en determinado renglón de gastos.

Por su contenido la Contabilidad y la Estadística representan por sí mismas un sistema a través del cual se mide cuantitativamente y se reflejan todos los aspectos económicos de la actividad cooperativa, sin embargo, no siempre la información de partida para el análisis o evaluación interna de la empresa, sobre la base del sistema de indicadores utilizado, refleja el estado real de su que hacer económico, lo cual conduce a una deformación del trabajo de las mismas.

Además de asegurar la supervivencia y eficiencia económica se debe garantizar la ampliación del bienestar, la equidad y el mejoramiento de la calidad de vida de todos los grupos implicados. Para darle solución a esta problemática, las cooperativas y Pymes deberán tener conciencia de la necesidad de incrementar su presupuesto de gastos e inversión social. Esta actividad, llamada gestión social, da lugar a un sistema de información denominado Contabilidad Social, la cual surge como una necesidad de contar con información para la toma de decisiones que propicie el cumplimiento de la Responsabilidad Social.

Es importante definir qué se entiende por expectativa social, ya que el registro de los hechos y sus cambios constituyen precisamente la Contabilidad Social, a través de Unidades de Bienestar que constituye la unidad de medida que homogeniza expectativas y derechos sociales.

Se entiende por Expectativa Social, la posibilidad de mejorar la calidad de una vida del Mercado Social Objetivo y éste hace referencia a personas que comparten necesidades y expectativas parecidas.

En la medición de la acción social convergen diferentes opciones acordes con los factores a medir. Una unidad de Bienestar corresponde a una centésima parte de la mejoría de una necesidad o expectativa social.

Así, la Contabilidad Social se refiere al sistema y procedimiento para el procesamiento y resumen de la información social y generación de estado social.

Otro aspecto de importancia es el relacionado con el Presupuesto Social para poder proyectar las actividades y programas para la acción social en términos cualitativos y cuantitativos en un período determinado.

En este punto, se trata de contrastar las proyecciones con lo efectivamente realizado con el objeto de medir el grado de cumplimiento de las metas, en concordancia con los recursos económicos asignados.

De acuerdo con el presupuesto económico asignado y la definición de las Unidades de Bienestar según expectativas o factor, se toma de ese presupuesto una cantidad de dinero en proporción igual a la ponderación o unidades de bienestar de cada factor o expectativa.

Esto nos confirma el criterio de que las dificultades confrontadas en el funcionamiento del sistema de indicadores en las cooperativas, no sólo están relacionados con las deformaciones de sus métodos de cálculo y formas de expresión, sino también con la influencia directa que ejercen los hombres en el mecanismo de utilización de las leyes económicas a través del sistema de indicadores.

En este sistema se pone de manifiesto las relaciones entre los indicadores permitiendo profundizar en los factores que influyen en los resultados del trabajo y en la determinación de los puntos fuertes y débiles que posee.

En tal sentido y argumentado de forma más puntual lo anteriormente señalado, se pueden impartir cursos, charlas, talleres o congresos donde se traten temas como:

Importancia del análisis económico financiero para la toma de decisiones de la gerencia de una cooperativa y Pymes, así como la importancia de los proyectos de inversión para el crecimiento, donde de forma específica se explicarán cada una de las etapas de un proyecto para no correr riesgos de perder el dinero invertido, como los elementos de marketing para la elaboración de una mezcla de marketing a un producto determinado que se decida comercializar, a partir de un desembolso de capital como inversión donde se verían las distintas clasificaciones que podrían alcanzar los productos, las formas de distribución, la selección del mercado y los precios competitivos que harán atractivo el producto, la forma de promoción y distribución del mismo

. Guía para la elaboración de proyectos

1.- RESUMEN

• NOMBRE DEL PROYECTO:

– Debe reflejar la esencia del Proyecto, ser corto y atractivo.

• ORGANISMO EJECUTOR:

– Nombre de la Organización que va a promover el Proyecto, es decir que será la contraparte, con su status legal.

– Responsable del Proyecto.

– Ubicación geográfica del Proyecto.

– Teléfono, fax, correo electrónico.

– Número de cuenta bancaria.

• POBLACIÓN BENEFICIARIA

– Directamente: Aquellas personas que reciben los beneficios directos del Proyecto. Ejemplo: Educadores, promotores culturales, investigadores, estudiantes, trabajadores del sistema educativo en general etc. (Consumidores)

– Indirectamente: Aquellas personas que resultan beneficiadas por extensión. Ejemplo: Si una capacitación está dirigida a los profesores los beneficiarios indirectos son los estudiantes, sus familiares, etc.

• IDEA BASICA

– Explicar en qué consiste el Proyecto, que se piensa hacer, por qué y para qué.

• DURACIÓN

– Duración del Proyecto a partir del financiamiento.

2.- JUSTIFICACIÓN

Se argumenta en este aspecto por qué el Proyecto es necesario. Se necesita demostrar por qué es factible.

Se debe referir claramente el problema y las condiciones que tenemos para resolverlo, detenerlo o debilitarlo.

• POBLACIÓN BENEFICIARIA ESTA FORMADA POR:

– Este punto se retoma para cuantificar o detallar la población que es beneficiaria del Proyecto teniendo muy presente el enfoque de género. (Consumidores)

3.- DESCRIPCIÓN

• ANTECEDENTES

– Un poco de historia que refleje como surge el problema, qué condiciones históricas ha hecho que se agudice el problema, qué se ha hecho para resolverlo, enumerando las actividades. Las tendencias de evolución del problema son importantes.

• PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

El Proyecto pretende dar solución al siguiente problema:

En este aspecto hay que recordar que el problema es una carencia, falta, una contradicción, una insuficiencia, una necesidad insatisfecha, etc. En anexos pueden colocarse fotografías, videos, investigaciones y cuanto material sea factible para reflejar el problema.

4.- OBJETIVOS:

• GENERAL:

– Expresa el resultado que se espera al concluir el Proyecto, el cual debe referir la solución del problema general.

• ESPECIFICOS:

– Pueden varios los objetivos específicos y deben referir los resultados que se esperan al eliminar o disminuir los efectos de cada una de las causas que engendran el problema.

5.- ESTRATEGIA DE EJECUCIÓN:

– Cómo e va a atacar el problema, cuáles son las grandes líneas de acciones y las etapas por las que atravesará el Proyecto.

6.- METAS Y ACTIVIDADES:

– Las metas con sus actividades correspondientes se reflejarán en un diagrama de Gant. que facilitará la visualización de los trabajos que se realizarán durante toda la ejecución de Proyecto. Es bueno que se aclare que las Metas y las Actividades tienen que estar enfocadas acorde a los objetivos específicos del Proyecto.

7.- RECURSOS:

• PROPIOS:

– Humanos: Las personas involucradas directamente en el Proyecto.

– Materiales: Electricidad, teléfono, pasajes, locales de trabajo, etc.

– Financieros: Salarios, gastos laborales y gastos adicionales.

• SOLICITADOS:

– Administrativos: Combustibles, materiales de oficina, mantenimiento de equipos, comunicaciones internacionales, equipamientos e insumos, reproducción de textos, memorias, etc.

– Docentes: Materiales docentes para talleres, compra y edición de textos, invitaciones a especialistas extranjeros, etc.

– Inversiones: Compra de medios de transporte, computación, etc.

8.- PRESUPUESTO:

Propuesta metodológica para el análisis económico financiero para la toma de decisiones

Aquí estaríamos proponiendo, mostrando y desarrollando las distintas herramientas, como es la liquidez, para medir la capacidad de pago a corto plazo de la entidad y la solvencia para enfrentar sus deudas totales a partir de los recursos totales de que dispone, un análisis de la actividad para ver el grado de utilización o sub-utilización de los recursos disponibles, un análisis de la estabilidad para ver el riesgo con que se está trabajando o medir la solidez económica y financiera, además un análisis de la rentabilidad para medir los resultados del período, a partir de toda la documentación existente en el área económica. Además se pueden analizar las variaciones de un periodo a otro usando métodos analíticos precisos, con los cuales se pueden observar el peso de cada una de las cuentas dentro de los estados financieros, la tendencia de cualquiera de las cuentas o actividades que se están realizando, un análisis de la variación del Capital de Trabajo, para ver la dirección en que estrían encaminados los aumentos o disminuciones de los recursos circulantes o corrientes. En fin se verían los distintos elementos medibles que pueden dar una valoración económica financiera para la toma de futuras decisiones.

Una vez vista la necesidad e importancia del análisis y la elaboración de proyecto, sería necesario asumir los términos de la responsabilidad social, donde se verían como realizar una actividad económica con un fin social; y si asumiendo criterios de rentabilidad como elemento de sostenibilidad.

Finalmente resulta decisivo poder medir el alcance y satisfacción social de todos estos elementos con un arma muy útil como lo es la elaboración del balance social, aquí se vería la forma en que se asumen los activos, pasivos y capital social. Además la forma de hacer medibles, controlables, ejecutables , variables sociales tan subjetivas e importantes para cumplir con el fin con el que ha sido creado cualquier cooperativa.

Autor:

MSc: Eliot Cabana

MSc: Joel Gómez