2. Cuando se trata de analizar pérdidas de personal y sus causas, en el cálculo del índice de rotación de personal no se consideran las admisiones (entradas) sino las desvinculaciones, ya sea por iniciativa de la institución o por parte de los empleados:
Índice de rotación de personal= D *100 / PE
3. Cuando se trata de analizar las perdidas y hallar los motivos que conducen a las personas a desvincularse de la organización, solo se tienen en cuenta los retiros por iniciativa de los empleados, y se ignoran por completo los causados por la organización.
Índice de rotación de personal= D * 100 / N1 + N2 +…. NN / 2).
Donde:
D = desvinculaciones espontáneas que deben sustituirse;
N1 + N2 +….N n = sumatoria de los números de empleados al comienzo de cada mes
A = numero de meses del periodo.
4. Cuando se trata de evaluar la rotación de personal por departamento o secciones, tomados como subsistemas de un sistema mayor -la organización-, cada subsistema debe tener su propio cálculo del índice de rotación de personal, según la ecuación:
Índice de rotación de personal = A+ D /2 + R + T / PE * 100
Donde:
A= personal admitido
D= personal desvinculado
R= recepción de personal por transferencia de otros subsistemas (departamentos o secciones)
T= transferencias de personal hacia otros subsistemas ( departamentos o secciones).
Dentro de los fenómenos internos que ocurren en la organización, podemos citar:
La política salarial de la organización. La política de beneficios de la organización. El tipo de supervisión ejercido sobre el personal. Las oportunidades de crecimiento profesional localizados dentro de la organización. El tipo de relaciones humanas desarrolladas dentro de la organización. Las condiciones físicas ambientales de trabajo ofrecidas por la organización. La moral del personal de la organización. La cultura organizacional desarrollada dentro de la organización. Las políticas de reclutamiento y selección de recursos humanos. Los criterios y programas de entrenamiento de recursos humanos. Las políticas disciplinarias desarrolladas por la organización. Los criterios de evaluación del desempeño. Los grados de flexibilidad de las políticas desarrolladas por la organización.
Algunas empresas utilizan la entrevista de desvinculación como el medio principal de controlar y medir los resultados de la política de recursos humanos desarrollada por la organización. Suele ser el principal medio para determinar las causas de la rotación de personal. La entrevista desvinculación trata de darle cobertura principalmente a los siguientes aspectos:
1. verificación de motivo básico de desvinculación (por iniciativa de la empresa o el empleado) 2. Opinión del empleado sobre la empresa 3. Opinión del empleado sobre el cargo que ocupa en la organización 4. Opinión del empleado sobre el jefe directo 5. Sobre su horario de trabajo 6. Sobre las condiciones físicas ambientales dentro de las cuales desarrolla su trabajo 7. Sobre los beneficios sociales concedidos por la organización 8. Sobre su salario 9. Sobre las relaciones humanas existentes en su sección 10. Sobre las oportunidades de progreso que sintió dentro de la organización 11. Sobre la moral y la actitud de sus colegas de trabajo 12. Sobre las oportunidades que encuentran en el mercado de trabajo
Los datos recogidos en las entrevistas de desvinculación pueden ser tabulados por la sección, departamento., división o por cargo, para la mejor localización de los problemas existentes.
Existen, sin embargo, ciertos aspectos que escapan totalmente a la percepción y al control de los empleados y que deben ser corregidos dentro de la organización, a partir de registros que se mantienen por el sistema de recursos humanos de la organización. Esos datos son los siguientes:
1) verificación de la fecha de admisión del empleado y de si trayectoria profesional dentro de la empresa; 2) verificación de los resultados de la evaluación de su desempeño; 3) de su comportamiento funcional relacionado con disciplina, puntualidad, asiduidad, etc.; 4) de los resultados obtenidos en los test de selección; 5) de los resultados obtenidos en los programas de entrenamiento concedidos por la organización; 6) de datos personales como: sexo, edad, estado civil, dirección, formación escolar, experiencia profesional, etc.; 7) de datos internos como: sección donde trabaja, cargo que ocupa, horario de trabajo, salario, etc.
Todos estos datos deben tabularse, con miras a que en determinado periodo (mes, semestre, año) se tenga una frecuencia de su ocurrencia. Las informaciones recogidas a través de las entrevistas de desvinculación y de otras fuentes permiten un análisis situacional de la organización y de su ambiente.
Determinación del costo de la rotación de personal
La rotación de personal involucra una serie de costos primarios y secundarios.
Entre los costos primarios de rotación de personal, están:
1.- Costos de reclutamiento y selección:
o gastos de emisión y de procesamiento de solicitud del empleado; o gastos de mantenimiento del órgano de reclutamiento ye selección; o gastos en anuncios de periódicos, hojas de reclutamiento, honorarios de empresas de reclutamiento, material de reclutamiento, formularios, etc.; o gastos de mantenimiento de las sección de servicios médicos;
2.- Costo de registro y documentación:
o gastos de mantenimiento del órgano de registro y documentación de personal; gastos en formularios, documentación, anotaciones, registros, etc.
3.- Costos de integración:
o gastos de la sección de entrenamiento, divididos por el numero de empleados sometidos al programa de integración; o costo del tiempo del supervisor del órgano solicitante aplicado en la ambientación de los empleados recién admitidos en su sección.
4.- Costo de desvinculación:
o gastos del órgano de registro y documentación relativos al proceso de desvinculación del empleado, divididos por el número de empleados desvinculados. o Costo de la entrevista de desvinculación. o Costo de las indemnizaciones por el tiempo anterior a la opción por el FGTS. o Costo del anticipo de pagos relacionados con vacaciones proporcionales, salario proporcional, aviso previo.
Entre los costos secundarios de la rotación de personal, están:
1.- Reflejos en la producción:
• Perdida de la producción causada por el vació dejado por el empleado desvinculado, mientras no es substituido; • Producción generalmente inferior – por lo menos durante el periodo de ambientación del nuevo empleado que ha ocupado el cargo; • Inseguridad inicial del nuevo empleado y su interferencia en el trabajo de los compañeros.
2.- Reflejos en la actitud del personal:
• Imagen, actitudes y predisposiciones que el empleado que esta retirandose transmite a sus compañeros; • Imagen, actitudes y predisposiciones que el empleado que esta iniciando transmite a sus compañeros; • Influencia de los dos aspectos mencionados anteriormente sobre la moral y la actitud del supervisor y del jefe; • Influencia de los aspectos mencionados anteriormente sobre la actitud de los clientes.
3.- Costo extra-laboral:
Gastos del personal extra y horas extras necesarias para cubrir¸ el vació existente o para cubrir la deficiencia inicial del nuevo empleado. Tiempo adicional de producción causada por la deficiencia inicial¸ del nuevo empleado; Tiempo adicional del supervisor que se emplea en la¸ integración y en el entrenamiento del nuevo empleado.
4.- Costo extra-operacional:
o Costo adicional de energía eléctrica, debido al índice reducido de producción del nuevo empleado; o Aumento de errores, repeticiones y problemas del control de calidad provocados por la inexperiencia del nuevo empleado.
5.- Costo extra-inversión:
• Aumento proporcional de las tasas de seguros, depreciación del equipo, mantenimiento y reparaciones en relación con el volumen de producción, reducido en razón de los cargos existentes o a los recién admitidos que están en periodo de ambientación y de entrenamiento; • Aumento del volumen de salarios pagados a los nuevos empleados y, consecuentemente, de reajustes de todos los demás empleados, cuando la situación del mercado de trabajo es de oferta, lo que intensifica la competencia y lleva la oferta de salarios iniciales al mercado de recursos humanos.
6.- Perdidas en los negocios:
La imagen y los negocios de la empresa pueden sufrir deterioro por la deficiente calidad de los productos en razón de la inexperiencia de los empleados. Obviamente, los cálculos de los costos primarios y secundarios de rotación de personal podría tener mayor o menor influencia, de acuerdo con el nivel de interés de la organización. Mas que un simple resultado numérico y cuantitativo de tales costos, lo que realmente interesa es la concientización, por parte de los dirigentes de las organizaciones, de los reflejos profundos que la rotación elevada de recursos humanos puede traer no solo para la empresa, sino también para la comunidad y para el propio individuo.
Ejemplo índice de rotación: Si existen 1000 empleados, salen 10 y entran 20. en 1 año. (recordar la importancia del tiempo) El índice de rotación es: (20 – 10 / 1000) * 100 = 1% anual. Como la relación es porcentual, el índice es del 1% positivo, lo que indica además que la empresa está creciendo. Existe estabilidad, y la rotación es baja. Si la empresa está en crisis, supongamos salen 500, y entran 20. (20 – 500 /1000) * 100 = – 48% Implica que la empresa decreció personal en 48% y la rotación es muy alta.
Autor:
Lic. Gabriel Jiménez
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