El sistema de información de la Aldea Universitaria Liceo Bolivariano El Vigia

Resumen

En la actualidad las Aldeas Universitarias de la Misión Sucre en el municipio "Alberto Adriani" han venido funcionando sin un sistema de información que permitan de forma inmediata trasferir la información que se requiere para realizar un trabajo eficiente, es notable la falta de comunicación que existe entre La Misión Sucre – Mérida a la Aldea Liceo Bolivariano El Vigía, y otras aldeas del municipio. Por lo que se propone la gestión del cambio al sistema de información en la "Misión Sucre" Se trata de una investigación teórica, exploratoria y descriptiva, que ofrece como principales aportes teóricos, la definición y estructuración del diseño del sistema de gestión informativa en la Misión Sucre y la concepción de su desarrollo en la propia dinámica de las etapas y pasos que implica este proceso. Desde el punto de vista práctico, el principal aporte de esta tesis radica en el sistema de acciones por medio de la ejecución de los objetivos específicos, que ofrece para poner en práctica la gestión del cambio en la propia dinámica, con lo cual se espera lograr una excelente comunicación con las Aldeas universitarias desde la coordinación hasta las demás áreas de trabajo.

Palabras Claves: gestión del cambio, sistema informativo, Misión Sucre.

SUMMARY

At present the University Villages of the Mission Sucre in the municipality "Alberto Adriani" have come working without an information system that trasferir allow of immediate form the information that is needed to realize an efficient work, there is notable the lack of communication that exists between The Mission Sucre – Merida to the Village Lyceum Bolivariano The Vigía, and other villages of the municipality. For what the management of the change proposes itself to the information system in the " Mission Sucre " it is a question of a theoretical, exploratory and descriptive investigation, that it offers as principal theoretical contributions, the definition and structure of the design of the system of informative management in the Mission Sucre and the conception of his development in the own dynamics of the stages and steps that implies this process.

Key words: Step of the change, informative system, Misión Sucre.

Introducción

Desde la década de 1990 se inició la paulatina y sistemática introducción de nuevas tecnologías de información en los entes organizacionales, no escapando a verse inmersa y actualizarse en estos procesos las instituciones educativas, para mantenerse tanto en el proceso docente educativo como en el desarrollo del proceso de dirección educacional informado y transmitir la comunicación de forma eficiente, claro que siendo la Misión Sucre una modalidad nueva de estudios universitarios en el país requiere de ir adaptándola a estos procesos, un modelos de la gestión del cambio en el sistema informativo para que se pueda mantener una comunicación en Aldea que la conforma.

En la actualidad es real la comprensión de la institución como sistema, como conjunto de factores interrelacionados e interactuantes, entre los cuales existe una unidad de objetivos. Esto es esencial si se quiere planear, organizar, dirigir y controlar el sistema. Otra situación se puede presentar en relación con la comunicación y expectativas entre los niveles superiores y las aldeas de la Misión Sucre lo largo del proceso. Los sistemas de comunicación entre ambas no sólo deben ser objeto de perfeccionamiento, sino deben ser potentes, de doble sentido, de gran flexibilidad y atención, pues éstos tienen implicaciones directas en todo momento para la solución de problemas, la satisfacción de expectativas.

Situación problémica

Actualmente el nuevo paradigma educativo que se construye, tiene como centro al hombre como ser social capaz de responder y participar activamente en la transformación de la sociedad en la que vive. Se concibe la educación como Continuo Humano que atiende los procesos de enseñanza y aprendizaje como unidad compleja de naturaleza humana total e integral, los niveles y modalidades se corresponden a los momentos del desarrollo propio de cada edad en su estado físico, biológico, psíquico, cultural, social e histórico, en períodos sucesivos donde cada uno engloba al anterior para crear las condiciones de aptitud, vocación y aspiración a ser atendidas por el sistema educativo. Tal como lo establece el artículo 103 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.

El Estado tiene como fines esenciales la defensa y el desarrollo de la persona y el respeto a su dignidad, el ejercicio democrático de la voluntad popular, la construcción de una sociedad justa y amante de la paz, la promoción de la prosperidad y bienestar del pueblo y la garantía del cumplimiento de los principios, derechos y deberes reconocidos y consagrados en esta Constitución.

La Educación y el trabajo son los procesos fundamentales para alcanzar dichos fines".

De manera que el actual gobierno preocupado por el avance educativo crea la Misión Sucre, es una iniciativa del estado, del gobierno bolivariano como respuesta a la necesidades reales de una gran cantidad de venezolanos y venezolanas que necesitan y quieren continuar formándose en estudios superiores, por otra parte se crea con la finalidad de incluir al proceso educativo universitario a todas aquellas personas que de una u otra forma no habían ingresado a este nivel superior por varias fuentes como el económico, político y el factor educativo. De manera que nace una oportunidad hacia estos grupos de personas que estaban siendo excluidas, brindándole en oportunidades del crecimiento personal en la formación académica y convirtiéndolo en futuros licenciados.

Desde su fundación ha venido extendiéndose por todo el territorio nacional hasta los sitios más apartados a través de la aldeas universitarias, sembrando esperanza en la educación , sin embargo se han presentado algunas deficiencias en la dirección estratégicas de la aldea, en el caso estudio de la aldea universitaria Liceo Bolivariano "El Vigía" se observa ausencia en la falta de la gestión del cambio en el sistema de información, en la aldea para coincidir en algunas toma de decisiones . Por otra parte realizar talleres de capacitación en fechas claves, pero donde se integren los y las asesores y asesoras de la aldea, pero para ello debe existir el sistema de comunicación informativa.

Asimismo se ha venido observando en la aldea antes mencionada deficiencias en el proceso de comunicación entre asesores y coordinadores, desde la base hasta el nivel centralizado, la información fluye muy poco, retardando el proceso de información sobre los programas, los talleres, el acopio de libros, los lineamientos políticos y otros tipos de formación que requiere de atención.

PROBLEMA CIENTÍFICO

Insuficiencia en el sistema de información de la Aldea Universitaria Liceo Bolivariano El Vigía" de la Misión sucre en el Municipio Alberto Adriani.

OBJETO DE INVESTIGACIÓN:

Sistema de información organizacional

CAMPO DE ACCIÓN:

El sistema de información en la Aldea Universitaria de Liceo Bolivariano "El Vigía" de la Misión Sucre Municipio "Alberto Adriani".

OBJETIVO GENERAL

Aplicar la gestión del cambio al sistema de información en la Aldea Universitaria de la Misión Sucre para su mejoramiento eficiente y eficaz en la Aldea Universitaria de la Misión Sucre en el Municipio Alberto Adriani.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

– Caracterizar la Aldea Universitaria Liceo Bolivariano "El Vigía".

-Diagnosticar la situación actual del sistema de información en la Aldea Universitaria de la Misión Sucre en el Municipio Alberto Adriani.

– Aplicar el modelo de cambio de Kurt Lewin.

– Proponer acciones que faciliten el mejoramiento del sistema de información en la Aldea Universitaria de la Misión Sucre en el Municipio Alberto Adriani.

Justificación

La comunicación actúa para controlar el comportamiento de los miembros en varias formas. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que requieren el cumplimiento por parte de los empleados. Por ejemplo, cuando se requiere que los empleados comuniquen a sus jefes inmediatos cualquier queja relacionada con el trabajo, que sigan la descripción de su puesto, o que cumplan con las políticas de la empresa, la comunicación está desempeñando una función de control. Pero la comunicación informal también controla el comportamiento. Cuando los grupos de trabajo gastan bromas o acosan a un miembro que produce demasiado (y hace que se vea mal el resto del grupo), se están comunicando informalmente con el miembro y controlando su comportamiento.

En este orden de ideas una buena información a tiempo fomenta la motivación al aclarar a los empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo están desarrollando y lo que se puede hacer para mejorar el desempeño si éste se encuentra por debajo del promedio. La formación de metas específicas, la retroalimentación sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado: todo esto estimula la motivación y requiere de la comunicación.

En este sentido es importante en las Aldeas Universitarias de la Misión Sucre exista la aplicación de la gestión del cambio al sistema de información para que haya una comunicación efectiva entre asesores colaboradores con el coordinador y los enlaces de diferente programas académicos. De manera que se realice el estudio debido que actualmente no se cuenta con las etapas de cualquier proceso de cambio con independencia de su complejidad; de la Misión Sucre. Con la gestión del cambio se puede minimizar este problema. En este sentido en el caso de la Aldea Universitaria del Liceo Bolivariano "El Vigía" de la Misión Sucre Municipio "Alberto Adriani".

Se va a ver beneficiada porque contara con un sistema de información, el cual va a ser una herramienta clave en el proceso de información en los diferentes niveles de la organización.

Marco referencial de la investigación

El estudio se apoyo de diferentes autores clásicos, que han hecho estudios referentes al campo de la gestión en el sistema de información, asimismo se analizaron algunas tesis de trabajos especiales de grados que tienen relación con el tema de la gestión del cambio en el sistema de información. Tanto a nivel nacional como internacional. Por a otra parte este trabajo especial de grado se orienta a la búsqueda de dar solución a un problema para mejorar la Aldea Universitaria seleccionada.

MARCO CONCEPTUAL

FUNDAMENTOS TEORICOS EN TORNO AL SISTEMA DE INFORMACION Y LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA MISIÓN SUCRE

1.1 El Sistema de Información. Importancia y Necesidad

La Aldea Universitaria Liceo Bolivariano "El Vigía", requiere en la actualidad que se le adapte la aplicación del cambio al sistema de información. De manera que exista fluidez en la transferencia de información en los procesos de información y comunicación. En este orden de ideas, las instituciones están conformadas por una serie de áreas que se relacionan entre si formando un Sistema, que no es más que la combinación o colección de programas, procedimientos, datos y equipamiento utilizado en el proceso de información.

Según Senn (1.998) lo define como:[1]

"Un sistema es simplemente un conjunto de componentes que interactúan para tener objetivo planteados" (Pag. 11).

Según opinión de este autor es el conjunto de componentes que actúan relacionados entre si, en este caso se involucra al capital humano de la aldea universitaria de la Misión Sucre.

Los Sistemas de Información poseen las siguientes características:

Sistema hombre / máquina integrados por personas, equipos y los procedimientos.

El objetivo esencial del sistema de información es interactuar con el medio ambiente (Sistema Abierto).

Todo Sistema de Información posee Funciones Básicas las cuales son:

• Captura de Datos

El sistema propuesto funcionara a partir de datos provenientes de distintos dispositivos de entrada o almacenamiento.

• Generación de Reportes

Los reportes en el sistema serán a través de pantalla e impresos.

• Procesamiento de Consultas

Se trata de hacer llegar la Información Necesaria para el usuario lo más exacta posible.

• Almacenamientos de Datos

La información debe ser almacenada en dispositivos apropiados como, discos flexibles, discos duros.

Entre los Diferentes Sistemas de Información se encuentran los siguientes:

Sistema

Para definir lo que es un sistema se toma de referencia algunos autores como Lozano (1990) con las siguientes condicionantes: "… el sistema es un conjunto de elementos que cumple tres condiciones: 1- Los elementos están interrelacionados; 2- El comportamiento de cada elemento o la forma en que lo hace afecta el comportamiento del todo; 3- La forma en que el comportamiento de cada elemento afecta el comportamiento del todo depende al menos de uno de los demás elementos."[2].

Según este autor observó que en las tres condiciones que enumera aparece un denominador común: El comportamiento de los elementos que están interrelacionados, es decir, la forma o modo en que funciona el sistema.

Por otra parte también, Samoura (1999), señala: "… el sistema no es solamente un conjunto de componentes y propiedades cuyas relaciones e interacciones engendran una nueva cualidad integradora, sino también el carácter funcional o la funcionalidad y la interfuncionalidad entre los componentes integrantes."[3]

En este orden de ideas el autor plantea que el sistema no es solamente un conjunto de componentes y propiedades, sino también la funcionalidad y la interfuncionalidad entre los componentes integrantes.

De esta manera se concluye estableciendo que existe un componente esencial en todo sistema, un sistema de funcionamiento, determinado por el modo en que entre sus componentes o partes se producen relaciones e interacciones funcionales, de las cuales emana la cualidad resultante de todo el sistema.

La teoría general de sistemas (TGS)

Para llevar a cabo la investigación es necesario comenzar hablando de sistema ya que se trata de diseñar un sistema de gestión informativa, de manera que las aldeas universitarias en estudio sea concebida como un proceso complejo en desenvolvimiento sistémico, es decir, como sistema que forma parte de un sistema mayor, conformado por diversos y variados elementos y sobre el que actúan múltiples y distintos factores.

No obstante, se asume la teoría general de sistemas como primer fundamento teórico y metodológico de la propuesta que se presenta, entendida en los términos que se describen a continuación.

El término "sistema" ha sido utilizado desde antaño: lo empleó Arquímedes en la Antigüedad; Leonardo Da Vinci a finales del medioevo; así como Kant, Hegel, Marx y Engels en los tiempos modernos. Sin embargo, la necesidad de definirlo no se planteó hasta la época contemporánea, tras la creación de la Teoría General de Sistemas en 1954, fecha a partir de la cual, una gran cantidad de investigadores se han dedicado a destacar sus rasgos esenciales, recogiéndolos en definiciones como las siguientes:

• "[…] un complejo de relaciones recíprocas entre sus diferentes componentes". [4]

• "Entiéndase como sistema, un conjunto determinado de elementos que forman un todo único y que forman recíprocamente, más con el medio ambiente. Entonces, el concepto de sistema incluye además del complejo de sus partes integrantes, las relaciones entre éstas." [5]

• "[…] conjunto de elementos, propiedades, atributos y relaciones que pertenecen a la realidad objetiva. Su aspecto más importante es que constituye un todo, por lo tanto, presenta como resultado final un integrado de determinadas relaciones que no es posible localizar en ninguna de sus partes." [6]

Sistema de información

Los sistemas de información se encarga de transformar los datos en información y se define como un "conjunto formal de procesos operando sobre una colección de datos, estructurados de acuerdo con las necesidades de una organización, que recopilan, elaboran y distribuyen la información necesaria para las actividades de dicha organización y para las actividades de dirección y control correspondientes" (Martínez, 2001).

Definiciones.

Definición: Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Peña, 2006).

Otros autores como Peralta (2008), de una manera más acertada define sistema de información como: conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda operar y el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

• Tecnológicos

En la bibliografía consultada, sin embargo otro autor (s/a, 2008a), que contradice lo planteado por Peña (2006), se refiere a que un sistema de información consiste en 3 elementos: humano, tecnología y organización. En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema automatizado o manual que involucra personas, máquinas y/o métodos organizados de recolección, procesos, transmisión, clasificación y divulgación de datos.

Otro autor desconocido (s/a, 2008b) plantea que un sistema de información está compuesto por 6 elementos claramente identificables, tal y como se muestran en la siguiente figura N°1 Elementos de un sistema de información. Las flechas indican el sentido del flujo de información.

Los elementos del sistema de información, representados en la figura 1, son:

(1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la información que se requiere para la toma de decisiones. La información se organiza en registros específicos e identificables;

(2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro específico de Información;

(3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o más registros y/o información de tipo estadístico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de búsqueda y selección definidos.

Los restantes elementos de un sistema de información son:

(4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lógica predefinida, obtienen información de la base de datos y generan nuevos registros de información. Los procesos sólo son controlados por el usuario (de ahi que aparezca en línea de puntos);

(5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactúan con el sistema, esto incluye desde el máximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadísticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la información al sistema y

Propuesta metodológica para la gestión del cambio en el sistema informativo de la aldea universitaria liceo bolivariano "El Vigía"

Sistema de acciones que faciliten el mejoramiento del sistema de información en la Aldea Universitaria de la Misión Sucre en el Municipio Alberto Adriani.

Se propone un sistema tecnológico de la coordinación del proceso docente educativo y de las funciones a ejecutar por el coordinador de aldea, visto desde esta perspectiva, queda claro que el sistema tecnológico del proceso de dirección abarca y comprende el subsistema tecnológico de la dirección del proceso de coordinación y docente educativo, ya que su objetivo fundamental es garantizar el óptimo funcionamiento del mismo; y que el desarrollo de ambos se sustenta en la efectividad con que se desenvuelva el subsistema tecnológico de la administración de los recursos materiales y financieros.

Para completar esta concepción, debe tenerse en cuenta que en todos los sectores pero particularmente en la esfera educativa, la correcta estructuración y el funcionamiento eficiente del sistema tecnológico, depende de los conocimientos técnicos y científicos, las habilidades, capacidades, convicciones y niveles de activismo profesional que manifiesten quienes dirigen en el desarrollo de su actividad pedagógica profesional de dirección, sobre todo en las relaciones que mantiene con sus subordinados directos. La necesidad de esclarecer y demostrar esta tesis, plantea el imperativo de desarrollar el epígrafe que se presenta a continuación.

Los componentes esenciales del sistema tecnológico del proceso de coordinación en la aldea universitaria en el modelo se describe el desenvolvimiento del sistema como una cadena de procesos continuos -de carácter tecnológico, metodológico y científico–, encaminados a lograr la elevación constante del nivel de profesionalidad de los docentes asesores, el perfeccionamiento de su desempeño y por consiguiente, el mejoramiento de los resultados generales del trabajo que realizan con los docentes. Por tanto, este sistema está conformado por procesos tecnológicos y metodológicos estrechamente interrelacionados, así como por un sistema de sistema de acciones para aplicarlos en la dinámica del sistema de trabajo.

Plan de Acción.

Su propuesta fue elaborada por la investigadora finalmente aprobada por consenso por coordinadores de la Aldea Universitaria.

El trabajo realizado y aprobado buscó la interrelación que existe entre la misión, la visión, los objetivos, las estrategias, las políticas y fija las tareas a realizar, el tiempo, las responsabilidades personales y los recursos necesarios para su cumplimiento.

Plan de acción

Conclusiones

Realizado el diagnostico institucional en la Aldea Bolivariana Liceo Bolivariano "El Vigía", de evidenció insuficiencia en la aplicación del cambio a la gestión de información, de tal manera que esta problemática permitió modelar un sistema de información correspondiente con las necesidades de la Aldea Universitaria.

Al desarrollar el sistema tecnológico del proceso de gestión del cambio en el sistema de información en la aldea, se logra optimizar el trabajo de los coordinadores de programa, coordinador de aldea y asesores en la dirección del proceso educativo. y, por tanto, elevar la calidad del mismo y obliga al coordinador de aldea a desplegar su iniciativa creadora y ser flexible en su aplicación.

Con la información y las diferentes acciones se procedió a diseñar el modelo del sistema de la gestión del cambio en el sistema de información de la aldea universitaria "Liceo Bolivariano El Vigía" .para mejorar los procesos que implica el sistema de información.

Bibliografía  1. Turban, E. y Aronson, J.(2001). Decision Support Systems and Intelligent Systems. United States of America: Prentice Halll.

2. Zuzuaga C., Juan Fernando (2003). ¿Qué información debería publicarse en la Intranet?. Consultado en Junio, 08, 2003 en http://www.intranettotal.com/referencia/quepublicar.htm.  3. Benavides, Rafael (2001). Factores de éxito en su implementación. Consultado en Junio, 07, 2004 en http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=32&id_art=2252.  4. PC WORD (2004). Aplicaciones EIS con Forest & Trees 3.1b Sistemas de información para ejecutivos. Consultado en Junio, 08, 2004 en http://www.idg.es/pcworld/articulo.asp?idart=32283. 5. Podmoguilnye, Marcelo Gustavo (1999). SISTEMAS INTEGRADOS DE INFORMACION. Consultado en Junio, 04, 2004 en http://www.iapuco.org.ar/trabajos/Podmoguilnye.doc.. 6. Ana Lidia (1999). LOS SISTEMAS DE INFORMACION. Consultado en Junio, 08, 2004 en http://members.fortunecity.com/analidia/lidia.htm.

Stoner, A.F., et al. (1996): Administración, Sexta Edición, México, Ed. Prentice-Hall.

STEPHEN P. ROBBINS. Comportamiento Organizacional. Septima Edición

PRENTICE-HALL HISPANOAMERICANA, S.A.

Autor:

Lic. Rubi Molina de Navarro

Año 2012

[1] Senn (1998). El Sistema de Información.

[2] Saumora (1999). Sistema de información y sus interacciones funcionales

[3] Saumora (1999). Sistema de información y sus interacciones funcionales.

[4] Kant, Hegel, Marx Engels. (1954). El termino de sistema por los clásicos de la administración científica.

[5] Ídem

[6] Ídem