Diseño y evaluación de proyectos

Introducción

La asignación de recursos dentro de una organización es una de las preocupaciones económicas principales y las decisiones que se tomen al respecto nunca deberá estar basada en emociones personales ni in ningún otro tipo de apreciación que no sea en información precisa, objetiva y verificable.

El Diseño y Evaluación de Proyectos permite recopilar y analizar antecedentes con base en una inversión, ay que todo proyecto constituye una propuesta de inversión con el fin de crear una nueva estructura o cambiar una ya existente.

El propósito de este ensayo es el de desarrollar habilidades y competencias en el campo de Diseño y Evaluación de Proyectos, incluyendo aspectos conceptuales de diseño y evaluación de proyectos, aspectos administrativo organizacionales, aplicabilidad de estudio de mercados y evaluación presupuestal y financiera.

Elementos conceptuales del diseño y evaluación de proyectos

Todo ser humano está en capacidad de crear y dirigir proyectos, la finalidad y metodología determina si se trata de un proyecto de inversión o es simplemente una idea con un fin específico con algún costo que no genera rentabilidad ni incluye inversión, diferenciándose de los proyectos de investigación que por naturaleza buscan la solución a alguna problemática específica.

Definición de proyecto y su significado

Un [1]proyecto es el conjunto de actividades desarrolladas por una o varia personas con el ánimo de alcanzar un objetivo determinado en el cual se involucran varias actividades en donde se establecen claramente las necesidades y expectativas de una población objeto de estudio.

Figura 1 – Modelo de Proyecto

Ejemplos de población objeto de estudio podría ser "una empresa que necesita renovar su infraestructura tecnológica, o una empresa que necesite comercializar sus productos artesanales en el exterior, o una empresa que necesite implementar un sistema de gestión de calidad". Por lo cual, se puede decir que un proyecto es la asignación de una parte de los recursos de una comunidad para producir bienes y servicios que definitivamente puedan responder a requerimientos y necesidades de una comunidad.

Objetivos de un proyecto

El objetivo de un proyecto contextualizando en forma general, se refiere al impacto o beneficio de largo plazo al cual el proyecto contribuirá a alcanzar. La definición de objetivos sugiere una actividad con dificultad directamente proporcional a los resultados del análisis y jerarquización de los problemas, amortizándolos con los requerimientos o necesidades.

La determinación de objetivos implica también su clasificación por orden de importancia, es decir, un objetivo puede tener un alcance a largo, mediano o corto plazo que puede sobrepasar la vida útil del proyecto.

Principios para el diseño y evaluación de proyectos

Un proyecto ya sea de producción de bienes o servicios y/o de investigación debe cumplir con una serie de principios para su diseño y pasa por tres etapas claramente definidas:

• Etapa de preparación del proyecto.

• Etapa de implementación del proyecto.

• Etapa de operación de proyecto

Clasificación de los proyectos

La clasificación de proyectos difiere de acuerdo a las tendencias o la inclinación que presente por algunos conceptos existiendo varias formas de clasificarlos como:

• De acuerdo a su ubicación (rurales o urbanos).

• De acuerdo a su dimensión (grandes, medianos o pequeños).

• De acuerdo a su prioridad, el tiempo de duración, el nivel de riesgo. El origen del os recursos financieros ("públicos, privados, mixtos").

• De acuerdo a como se finalice (recursos propios, créditos, o una combinación de los dos anteriores).

• De acuerdo a el tipo de bienes – servicios (proyectos que generan bienes de consumo final (bebidas, alimentos, etc.), proyectos que generan bienes de capital (aumentan eficiencia en el trabajo humano; vehículos), productos que generan bienes intermedios (hilos de algodón camisas, acero para máquinas agrícolas). [2]Ing. Castro Ordoñez, 2004).

• De acuerdo a los diferentes sectores de producción (proyectos agropecuarios (animal y vegetal), proyectos Industriales (manufacturera extractiva; pesca, agricultura), proyectos de infraestructura social (satisfacción de las necesidades de la población ej. saneamiento básico), proyectos de infraestructura económica (lugares de directa o indirecta producción esto implica ciertos insumos como energía eléctrica, transporte y comunicaciones), servicios (de carácter personal; material o técnicos) (Ing. Castro Ordoñez, 2004)

• De acuerdo a la óptica de evaluación de cada proyecto (proyectos que generan bienes específicos o de mercado (el consumo de una persona no pueda consumir otra. Ejemplo: un lente de aumento con cierta dioptría de medida.), Proyectos que generan bienes públicos (bienes cuyo consumo por una persona en la sociedad no impide que otra pueda consumirla, Ej. Seguridad Ciudadana, cubre el costo a través de los impuestos), proyectos semipúblicos (Ej. la educación; servicio que puede delegarse al sector público y privado) ) (Ing. Castro Ordoñez, 2004)

Clasificación de los proyectos según el ILPES.

Tabla 1 – Clasificación de los Proyectos Según [3]ILPES

Ciclo de Vida de un Proyecto

De acuerdo a lo que se hemos detallado anteriormente, podemos afirmar que todo proyecto tiene enfoques teóricos y metodológicos diferentes, de acuerdo a su naturaleza y su ciclo de vida, de acuerdo a lo anterior, se determina 4 fases aplicables como se especifica en la siguiente figura:

Figura 2 – Ciclo de vida de un proyecto

Metodología para la elaboración de proyectos

El estudio de mercado y comercialización debe abordarse para alcanzar los objetivos predeterminados. La disciplina y rigor con que se deben realizar el mismo para la conclusión y desarrollo a feliz término incluye:

• La determinación de fuentes de información. Primarias y/o secundarias utilizadas para estimar la disponibilidad de materias primas, para calcular la demanda y oferta actual y proyectada para el periodo operativo del proyecto. Según el nivel y cobertura del proyecto, se puede evaluar información local, municipal, departamental, regional o internacional. (Méndez, 2010)

• Una delimitación del área de influencia: consiste en precisar, desde el punto de vista geográfico, el área fuente de la materia prima (tanto para la competencia como para el proyecto), así como el área de influencia de la competencia y de la demanda (Méndez, 2010).

• Técnicas, criterios y supuestos para las proyecciones: se debe especificar en éste componente el método utilizado para hacer las proyecciones, tanto de la materia prima, como también de las variables oferta y demanda del proyecto y, los supuestos o criterios tomados en cuenta.

• El Muestreo: si se obtiene información aplicando muestreo conviene mencionar el tipo de muestreo utilizado, la forma como se determinó el tamaño de la muestra y el nivel de confiabilidad de la misma. Además, es necesario explicar cómo se desarrollaron los trabajos de campo (Méndez, 2010)

• Cuando el proyecto es de exportación o importación, se deben considerar los requerimientos técnicos y legales exigidos para el proyecto, tanto por parte de los organismos del sitio origen como del sitio destino (Méndez, 2010).

Estudio administrativo organizacional

El estudio administrativo organizacional se enfoca en la estructura administrativa y los modelos de departamentalización de un proyecto, así como los costes derivados de la estructura organizativa.

Estructura organizativa del proyecto

En realidad a ciencia cierta, no se tiene una idea clara de una estructura organizativa en el desarrollo de un proyecto, ya que la misma estructura es dependiente de factores que afectan el desarrollo del mismo. Dentro de estos factores tenemos:

• El Contexto: define el tamaño de la organización, la tecnología, la cultura, el ambiente y aspectos de idiosincrasia regional y nacional

• El diseño: determina las elecciones realizadas dentro de una organización acerca de cómo se piensa a estructurar la misma.

Existen dos tipos de estructura para la realización del proyecto a saber:

La estructura formal

• 1. La organización propiamente dicha

• 2. La definición de funciones y tareas

• 3. La administración y dirección del personal

• 4. El sistema de incentivos y remuneraciones

• 5. El sistema de información y decisión

La estructura Informal

• 1. Las relaciones de poder

• 2. Las expectativas mutuas de los miembros de la organización

• 3. La interacción de sus comportamientos

Principios de organización

Este punto es de gran importancia dentro del diseño y evaluación de proyectos, donde es preciso recurrir a la escuela clásica de [4]Taylor y Fayol, donde Taylor plantea un enfoque en defensa de la racionalización del trabajo desde los niveles más bajos y Fayol plantea un sistema de racionalización para la alta gerencia, obteniendo 14 principios básicos de organización de la siguiente manera:

• 1. La división del trabajo: en cuanto más se especialicen las personas, mayor será su eficiencia.

• 2. Autoridad: los gerentes deben guiar órdenes.

• 3. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las normas y los acuerdos.

• 4. Unidad de mando: Cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona dentro de la organización.

• 5. Unidad de dirección: las operaciones de la organización que encuentren un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan.

• 6. Subordinación del interés individual al bien común: dentro de una organización los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la organización.

• 7. Remuneración: la retribución debe ser justa para empleados y empleadores

• 8. Centralización: al reducir la participación de subordinados en la toma de decisiones se centraliza, al aumentar su papel en la organización se descentraliza.

• 9. Jerarquía: la línea de autoridad de una organización debe estar bien definida, desde la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa.

• 10. Orden: los materiales y las personas deben estar en el momento y lugar adecuados.

• 11. Equidad: los administradores deben ser justos y amables con sus subordinados

• 12. Estabilidad de personal: una alta rotación de empleados le va mal a la organización.

• 13. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y ejecutar sus planes.

• 14. Espíritu de grupo: las organización tendrá sensación de unión. Según Fayol, hasta los pequeños detalles podrían alterar el espíritu [5]FAYOL).

Los modelos de departamentalización

Tomando como base los principios establecidos por Taylor y Fayol que definen el establecimiento básico de una organización, en los modelos de departamentalización, que viene del término departamento, una organización está dividida en departamentos, los cuales los cuales tienen asignadas funciones y tareas supervisadas por un jefe inmediato y en donde cada trabajador tiene asignada una labor de acuerdo a su especialización. De aquí se puede concluir que la departamentalización es un proceso que consiste en agrupar tareas y funciones en conjuntos de especialización en el cumplimiento de algún tipo de actividad adoptando así forma de gerencia, departamento o sección.

Figura 3 – [6]Departamentalización por productos y servicios

Existen dos modelos de departamentalización

• 1. Departamentalización por procesos: Agrupamiento por procesos o actividades.

• 2. Departamentalización por objetos: cuando se divide cada sector en subsectores con iguales objetivos que la unidad superior.

Factores que inciden en el diseño organizacional de un proyecto

Entre los factores que inciden en el diseño organizacional de un proyecto tenemos el contexto y el diseño:

• El contexto: incluye el tamaño de la organización, tecnología y cultura

• El diseño: las elecciones efectuadas dentro de la corporación.

Los costos derivados de la estructura organizativa

Este análisis debe hacerse en términos cuantitativos monetarios y económicos con el objeto de determinar las necesidades del proyecto y en donde se definen tres tipos a saber:

• 1. Inversiones fijas: son las que se adquieren para el funcionamiento del proyecto

• 2. Inversiones diferidas: gastos realizados por anticipado y se amortizan durante el periodo operativo del proyecto.

• 3. Capital de trabajo: conocido como capital de rotación o capital de giro y constituye el capital necesario para garantizar el normal funcionamiento del proyecto.

Existen otros costos a tener en cuenta derivados de la operación, relacionados a continuación:

• Pago de alquileres.

• Mantenimiento de oficinas.

• Suscripciones.

• Seguros.

• Comunicación.

• Servicios básicos.

• Comisiones.

• Viáticos.

• Patentes, licencias.

• Servicios de circulación

El Outsourcing como estrategia para reducir costos de administración

El Outsoucing es una tendencia importante dentro de la comunidad empresarial de todo el mundo que consiste en la contratación externa de los recursos anexos mientras la organización se dedica exclusivamente a la razón de su negocio.

De acuerdo a Lopez Ángel (2003) el Outsourcing es [7]El proceso en el cual una organización, identifica una porción de su proceso de negocio que podría ser desempeñada más eficientemente y/o más efectivamente por otra organización, la cual es contratada para desarrollar esa porción del negocio"

Concepción de la idea de negocio

En general las ideas de negocio surgen de algún tipo de lluvia de ideas, de algún chispazo, de alguna noticia, en alguna reunión de amigos, pero la idea de un negocio en sí, proviene de lo que otras personas no ven o ni siquiera notan, siendo esta una capacidad que muy pocas personas tienen. Algunos expertos mencionan factores clave entre los que se encuentran:

• Ocurrencias inesperadas.

• Incongruencias.

• Cambios en la industria y los mercados.

• Cambios demográficos.

• Nuevos conocimientos.

Otros expertos sugieren que las buenas ideas de negocio se deben a:

• Los Problemas que se enfrentan a diario.

• Las necesidades de personas que no están atendidas o de aquellas cuyos productos o servicios existentes no son atendidas de la mejor manera.

• Los anhelos de cosas que la gente desea pero que puede vivir sin ellas.

• El aprovechar experiencias previas propias y de otras personas.

De esta manera, se han establecido características comunes para que las buenas ideas se conviertan en negocios. [8]Chaverra M, Durlandy, 2008)

• Debe responder a una necesidad del mercado.

• Requiere incorporar un nivel de innovación.

• Ser única o, en su defecto, distinta.

• Debe tener claridad en los objetivos.

• Debe ofrecer rentabilidad y sostenibilidad a largo plazo

El mercado del proyecto

Se determinan dos factores importantes como mercado del proyecto: un lugar físico, sitio o espacio en donde se puedan realizar transacciones de cierto tipo de bien o servicio. El segundo factor del mercado es la misma transacción de bien o servicio en cuanto a la relación existente entre la oferta y la demanda de dichos bienes o servicios. Este mercado nace de la evolución de un conjunto de movimientos a la alza y a la baja que se da en torno a intercambios de servicios o mercancías específicas. Aparece así la delimitación de un mercado de productos, un mercado regional o un mercado sectorial.

De esta forma cualquier proyecto deberá contar en sus inicios con un estudio de mercado que puede proveerle al proyecto:

• Los servicios que se piensa vender.

• Los consumidores (Qué tipo de clientes son los interesados en nuestros bienes).

• Un precio apropiado para colocar nuestro bien o servicio y competir en el mercado.

• Imponer un nuevo precio por alguna razón justificada.

• El tamaño indicado del negocio por instalar, con las previsiones correspondientes para las ampliaciones posteriores, consecuentes del crecimiento esperado de la empresa.

Tabla 2 – Componentes básicos Estudio de Mercado

Finalmente el estudio de mercado expondrán los canales de distribución alineados con el tipo de bien o servicio que se desea colocar y cuál es su funcionamiento. Para esto es también importante señalar que un estudio de mercado debe comprender dos aspectos importantes como lo son el análisis de la oferta y la demanda y, un análisis de comercialización.

Principales técnicas utilizadas en el estudio de mercados

Como hemos visto, ningún proyecto es igual a otro, siempre denotarán al menos un pequeña diferencia; lo mismo sucede con las técnicas utilizadas para el estudio de mercados, estas varían en función de los propósitos y circunstancias.

La técnica cualitativa estudia la calidad de las actividades y los métodos más utilizados en esta técnica son:

• Grupos de discusión (focus groups)

• Entrevistas en profundidad

Figura 4 – [9]Componentes básicos de un estudio de mercado

La técnica cuantitativa es aquella que nos permite medir o cuantificar el alcance de un determinado fenómeno y, los recursos más utilizados en esta técnica son:

• Entrevista personal (cara a cara).

• Entrevista telefónica.

• Encuesta en postal o medio electrónico.

• Panel de informadores.

• Compra fingida (mistery shopping).

Estrategia comercial

Después de tener una idea para la concepción de un negocio, establecer pautas que exige el mercado para la realización de un proyecto y conocer las diferentes técnicas en el estudio de mercados, es imperativo aplicar estrategias comerciales y poder posicionar el producto y desarrollar el proyecto en donde es necesario conocer que estrategia se debe seguir.

Para posicionar un producto o servicio en el mercado se debe tener en cuenta.

• 1. Liderazgo en costos.

• 2. Diferencia en productos.

• 3. Segmentación del mercado.

• 4. Expansión.

• 5. Estrategias internas.

• 6. Estrategias externas.

• 7. Estrategias horizontal y vertical

Conclusión

Expuestos los elementos básicos para la formulación y evaluación de proyectos, vemos con claridad los métodos y viabilidad de medición y cualificación, mediante un proceso ordenado que lleva a la materialización de decidir de invertir o no en un proyecto.

La estructura de un proyecto es lo que se refiere a la estructura de una organización, por lo cual, un proyecto debe tener una estructura y roles definidos con lo cual se garantiza la viabilidad y duración.

Es imperativo tener muy clara la idea de negocio en un proyecto, muchas personas desconocen estrategias generales para identificación y evaluación de mercados, razón por la cual pocos logran posicionarse en el mercado adecuadamente y tener éxito.

No todos los proyectos son iguales, cada uno tiene sus variaciones que lo hacen único, sin embargo, lo que se debe buscar al administrar un proyecto es cumplir en tiempo, en costes y en forma de acuerdo a los objetivos del proyecto.

Bibliografía

Blank, W. (1997). Authentic instruction. In W.E. Blank & S. Harwell (Eds.), Promising practices for connecting high school to the real world (pp. 15-21). Tampa, FL: University of South Florida. (ERIC Document Reproduction Service No. ED407586)

ORTIZ PINILLA, Nelson. Diseño y Evaluación de Proyectos – Una Herramienta para el fortalecimiento institucional, Fundación Antonio Restrepo Barco UNICEF – ICBF, Santa Fe de Bogotá D.C. junio de 2000.

Figueroa M, Gustavo 2005. "Cíclo de vida de un proyecto, la metodología de elaboración de proyectos como una herramienta para el desarrollo cultural.", Serie Bibliotecología y Gestión de Información Nº 7 Septiembre, 2005.

Preparación y evaluación de Proyectos., Consulta en línea en: http://evaluaciondeproyectosapuntes.blogspot.com/2012/02/enfoques-dela-evaluacion-de-proyectos_04.html, consultado el 06 de Septiembre de 2014

Autor:

Angel Alberto Echeverry Castano

NOMBRE DEL CURSO: DESIGN & EVALUATION OF PROJECTS

FECHA: Octubre 09 de 2014LUGAR: Bogotá D.C., Colombia

ATLANTIC INTERNATIONAL UNIVERSITY

[1] Proyecto: proviene del latín projectus

[2] ING. CASTRO ORDOÑEZ, José M. – Preparación y evaluación de Proyectos I y II, 2004

[3] ILPES: Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social

[4] Taylor Frederick Winslow Taylor (20 de marzo de 1856 - 21 de marzo de 1915) fue un ingeniero mecánico y economista estadounidense

[5] Henry Fayol, 1841 – 1925 – Ingeniero y teórico de la administración de empresas – Estambul, Turquía

[6] Departamentalización: División dentro de una organización por departamentos

[7] Definición de Outsourcing – López Ángel (2003)

[8] Durlandy Chaverra M Octubre de 2008. Indicadores de Gestión, Importancia de Realizar Proyecciones financieras. Estrategias Gerenciales.

[9] Técnicas Cuantitativa y Cualitativa Estudio de Mercados