El diseño de un plan estratégico en sistemas de información en el Servicio de Odontología del Centro de Salud de Siloé, Cali (página 2)

MATERIALES Y MÉTODOS

El estudio que se realizó en esta investigación es descriptivo-exploratorio. Partió del conocimiento integral y totalizador del fenómeno que se investigó; se determinó el área problemática, se identificaron elementos y se presentan soluciones o alternativas para el rediseño del sistema de información del CSS. Al realizar esta investigación se utilizó el método de análisis, donde se replantea una situación que ya existe con el fin de presentar una solución adecuada para el manejo de la información.

Las fuentes primarias y la recolección de la información se hizo a través de la observación directa en el CSS calificando las siguientes características de los aplicativos existentes: sistema operativo (conectividad con UNIX, escalabilidad en cuanto a número de usuarios), manejo virtual de recursos (memoria, líneas de comunicación), ambiente de trabajo (multiusuarios), controles (manejo de LOG de errores, manejo de LOGs de acceso no autorizados al sistema), control de acceso a nivel de usuarios (asignación de identificación, claves y permisos, niveles de acceso a archivos, niveles de acceso a directorios, programas y procedimientos de control, suspensión de accesos por intentos no autorizados), software de administración de elementos activos de red (generación de informes y estadísticas), niveles de seguridad. Entrevistas ejecutivas PETI (Plan Estratégico de Tecnología Informática); para estas entrevistas se efectuó una lista de chequeo con los siguientes puntos: selección de ejecutivos por entrevistar; hacer programa para las entrevistas; definir secuencias de las entrevistas; generar reuniones con entrevistados; los funcionarios: directora del CSS; jefe de estadística del CSS; jefe de estadística del Sistema Local de Salud Nº 1; jefe de estadística del nivel central de la Secretaría de Salud Municipal de Cali; coordinador de odontología del CSS; jefe de salud oral de la Secretaría de Salud Pública Municipal; auxiliares de odontología. Las entrevistas ejecutivas implican preguntas claves con respecto a las estrategias del CSS, respecto a los procesos, respecto a las entidades. Se tomó como referente el modelo de empresa de la firma Data S.A. Una vez diseñado el instrumento de medición, se procedió a codificar los datos del análisis.

Para el análisis univariado se emplearon las siguientes herramientas de la estadística descriptiva: frecuencias de oportunidades de información según procesos y entidades; como medida de tendencia central se utilizó el promedio en la evaluación del software y del soporte.

En este análisis, se evaluaron las oportunidades de información al considerar qué tanta participación tienen los entrevistados en cada estrategia, cuál es su responsabilidad en cada proceso y cuáles son los requerimientos de entidades de datos. Se determinaron los siguientes criterios: el impacto como ventaja competitiva y soporte a las estrategias, los beneficios, la demanda de información a nivel de los entrevistados y los factores críticos de éxito en cuanto al riesgo y a la cuantía de la inversión económica y tecnológica. Con estos datos se hizo una ponderación de alternativas.

En el desarrollo del Plan Estratégico de Tecnología Informática en salud oral para el CSS, se utilizó la tecnología BSP/SA4 (Business System Planning for Strategical Alignment) a fin de identificar las estrategias corporativas, desarrollar un modelo de empresa y comprometer el nivel gerencial en la implantación y mantenimiento de un sistema de información y tecnología informática permanente.

RESULTADOS

El nuevo contexto de la salud en Colombia, el papel que tiene la tecnología de sistemas de información en las organizaciones, la responsabilidad social y la relación de las instituciones de salud con su entorno y con el ambiente, llevan al CSS a desarrollar un Plan Estratégico de Tecnología Informática (PETI), que dé respuesta a la misión que se ha trazado en uno de sus servicios, el programa de odontología, y articular los cambios organizacionales con los avances que se presentan en tecnología informática.

El modelo organizacional del área de odontología del CSS, establece cuatro grandes bloques donde quedan definidos los procesos (Cuadro 1), las estrategias (Cuadro 2), las entidades (Cuadro 3) y las unidades organizacionales (Cuadro 4), pues reflejan sus distintas relaciones a través de seis matrices a saber: estrategias vs. organización; estrategias vs. procesos; procesos vs. organización; entidades vs. estrategias; entidades vs. procesos; entidades vs. organización. Las unidades organizacionales se identificaron teniendo en cuenta la estructura de los niveles decisorios relacionados con el servicio de salud oral (análisis funcional-unidades organizacionales relacionadas con salud oral). En la matriz estrategia vs. organización, se identificó la responsabilidad primaria de las unidades organizacionales en cada una de las estrategias del Servicio de Salud Oral del CSS.

De los procesos identificados, el Programa de Salud Oral tiene responsabilidad primaria en 8 (73%) procesos. Se encontró que la entidad que más comparte datos según los procesos establecidos, es la de servicios. Los datos de esta entidad son creados por los procesos de elaboración de planes de atención, con un mayor uso en la elaboración del plan operativo, consecución de materiales, evaluación del servicio de salud oral, elaboración de historia clínica y elaboración de presupuesto.

Además se encontraron las siguientes situaciones: las aplicaciones existentes en el CSS producen informes aislados pero no se cuenta con un sistema integrado de información gerencial. La alta gerencia carece de información oportuna que le permita hacer simulaciones, proyecciones y ayudas para la toma de decisiones en forma eficiente, efectiva y eficaz. El análisis realizado al soporte del sistema actual de la información permitió identificar como fortaleza la infraestructura en hardware que tiene la empresa actualmente, que es adecuado para el trabajo continuo demandado por la organización.

En la evaluación realizada a la administración de la información, la calificación dada al alineamiento del sistema de información con la estrategia corporativa, tuvo una importancia promedio de 3.3 y un desempeño promedio de 1.5 en una escala de 1 a 5. Los entrevistados calificaron como muy importante la participación del ejecutivo de sistemas de información en el proceso de planeación estratégica corporativa; el impacto de la tecnología informática en el plan estratégico corporativo; la medición que se hace al sistema de información por su contribución al comportamiento del servicio. La calificación promedio dada al planeamiento del sistema de información (1.6); planeamiento de las arquitecturas (1.6), la administración de los datos (1.8), fueron bajas tanto en la medición importancia como en el desempeño.

De las dos aplicaciones que actualmente soportan el sistema de información, una la desarrolló el área de sistemas del nivel central de la Secretaría de Salud, utilizado por los puestos de salud y el Silos; la otra ha sido adquirida y utilizada por el CSS a la empresa PROSA; la sección de estadística brinda apoyo informático a las diferentes secciones del CSS con dificultades de oportunidad en la entrega de algunos informes. Tanto el software desarrollado por la Secretaría como el adquirido por el CSS cubre sólo algunas áreas de la empresa (consulta intramural, vacunación y cartera ) pero no es suficiente para dar respuesta oportuna a las necesidades de información de los diferentes niveles de dirección de la empresa. Como el CSS tiene centralizados todos los procesos en un solo punto, no se desarrolla la arquitectura geográfica de la red recomendada en la metodología BSP/SA. En la planeación estratégica del CSS, el área de sistemas de la Secretaría no ha participado activamente. Los empleados desconocen los procesos que se desarrollan en otras secciones de la empresa.

La ponderación de alternativas encontró la necesidad imperativa que tiene la organización de establecer un plan corporativo de sistemas de información e implantar un sistema de información integrado que permita incluir el servicio de odontología para conocer desde la propia fuente la información de la atención integral de pacientes, razón de ser de esta empresa.

La información suministrada permite establecer políticas, estrategias y organismos para el control de la información. Como políticas se sugiere:

1. El desarrollo de la tecnología informática lo debe dirigir la Secretaría de Salud con participación de los Silos e instituciones prestadoras de referencia.

2. Desarrollar una cultura informática que brinde un clima propicio para desarrollar el plan estratégico y mantener su continua actualización.

3. Diseñar mecanismos para evaluar la seguridad, control e integridad de los datos, calidad y buen uso de la información y de los recursos informáticos.

4. Definir niveles de responsabilidad en el manejo de los sistemas de información de la Secretaría y todas sus dependencias.

5. El sistema de información debe ser flexible, amigable y servir de apoyo a la toma de decisiones.

6. Capacitar y asesorar en el uso de herramientas de cómputo adecuadas a las necesidades del usuario para que resuelva con sus propios recursos algunos requerimientos de información.

Como estrategias informáticas se sugiere:

1. Capturar toda la información requerida y corregir datos en el punto donde se produce la información.

2. Evaluar rigurosamente las solicitudes de los usuarios por parte del área de sistemas.

3. La aplicación rediseñada debe responder por lo menos a 80% de las necesidades que se encontraron en este estudio.

4. Implantar planes de contingencia y niveles de autorización para los usuarios.

5. Capacitar y responsabilizar al usuario en la administración, manejo y control de sus propios datos.

6. Unificar metodologías y estándares para el desarrollo del sistema de información de la Secretaría de Salud.

Como organismos de control se sugiere crear el comité de informática, para fijar las políticas y establecer el curso de acción necesario, delinear responsabilidad sobre los datos de cada área funcional y realizar funciones de control y monitoreo. Como parte de los elementos aportados al rediseño del sistema de información en salud oral, se generaron las siguientes salidas:

1. Análisis de demanda: población atendida por grupos de edades; distribución por sexo; procedencia; tipo de seguridad social; primeras 10 causas de consulta; índice de prevalencia de caries.

2. Análisis de oferta: actividades de promoción, tratamiento y complementario medidas en unidades equivalentes; porcentaje de pacientes sanos en salud oral; promedio de citas por paciente; intensidad de uso; extensión de uso; porcentaje de pacientes controlados; productividad; rendimiento y porcentaje de cumplimiento.

DISCUSIÓN

La elaboración de salidas al tener en cuenta las prioridades de información encontradas en el PETI, aporta elementos claros que permiten evaluar los servicios de odontología, contribuir a la toma de decisiones y ratificar que los registros desarrollados son instrumentos de gestión que dan valor agregado a los programas de mejoramiento de atención al usuario, como lo han planteado investigaciones anteriores en administración de servicios de salud5.

Con el PETI se corrigen errores que han caracterizado los sistemas de información en salud, como la acumulación de datos aislados, baja confiabilidad, deficiencia en calidad, oportunidad y accesibilidad6-10. El proceso de descentralización en los servicios de salud de Cali, sin una política clara entre las unidades funcionales que conforman la Secretaría de Salud, se ha reflejado en el desarrollo de los sistemas de información, al no contar con políticas claras en la administración de la información, donde el primer nivel de dirección (llamado nivel central) y el segundo nivel (denominado SILOS), desarrolla sus soluciones informáticas sin tener en cuenta las necesidades de información de las instituciones que prestan la atención en salud (llamado nivel operativo y conformado por el Centro de Salud con sus puestos de salud, centro de salud y/o hospital).

El PETI aporta pautas para reorientar la reorganización y establecer unidades organizacionales que logren la misión planteada por la Secretaría de Salud y sus programas (Programa de Salud Oral), y prepara a las instituciones de salud para competir en el nuevo contexto de mercado que se ofrece en el nuevo SGSSS.

Con los elementos que aporta el PETI, se puede rediseñar el sistema de información gerencial o conseguir en el mercado algún aplicativo que dé respuesta por lo menos a 80% de las necesidades encontradas, y aporte elementos para el análisis del servicio de odontología (producto), capacidad de respuesta de la institución que presta el servicio (plaza), de las tarifas según los contratos (precio) y tiempo invertido en la promoción extramural e intramural del servicio (promoción); elementos necesarios para establecer planes de mercadeo social11.

Capturar la información cuando se genere trae como ventaja minimizar los pasos intermedios hasta grabar en la base de datos, se reducen los papeles y el factor humano12-17.

En el caso del CSS se debería aprovechar la infraestructura de hardware y orientar el desarrollo hacia la tecnología cliente/servidor, para lo cual se requiere mejorar la información interna (recursos, productos o servicios, capacidad, eficiencia, conocimiento, otros) y considerar la información externa (usuarios, proveedores, tendencias, otros).

En el mediano plazo se debe lograr conectividad del CSS con los puestos de salud, siguiendo los estándares de comunicaciones (protocolos de transporte y estándares de conversión de información). La definición de procesos permite ver una perspectiva empresarial de lo que hace el CSS con su servicio de odontología y la forma como opera; también permite un entendimiento de las interrelaciones del servicio de odontología. A través de la determinación de estos procesos, el CSS puede ser efectivo en el cumplimiento de expectativas de los clientes internos como externos; además de dar un uso adecuado de recursos de tiempo, dinero, equipo, recurso humano (mejorar eficiencia).

Es indispensable acentuar los principios de la cultura informática en los empleados del CSS, principalmente en aquellos directamente responsables de la captura de la información. En la medida en que las personas y los equipos se utilicen adecuadamente se optimizan los procesos, la información es más confiable y los informes no perderán su vigencia en el momento de su consolidación para una oportuna toma de decisiones.

CONCLUSIONES

· La falta de un plan estratégico de sistemas de información para la Secretaría de Salud ha llevado a desarrollos informáticos que no dan respuesta oportuna ni confiable a las necesidades de información requerida en los diferentes niveles decisorios relacionados con el servicio de salud oral del CSS.

· La elaboración del PETI en salud oral condujo a la búsqueda de soluciones eficaces como la generación de salidas solicitadas tanto por los administradores de la consulta odontológica como por los directivos de salud de diferentes niveles de decisión. Se mostró cómo los desarrollos externos (herramientas desarrolladas por personal especializado en gerencia estratégica de sistemas de información) pueden orientar en forma eficiente y efectiva en la implementación de tecnología informática.

REFERENCIAS

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5. Corchuelo J. Registro de citas odontológicas como instrumento de gestión que influye en la calidad de atención al usuario. Tesis Magister Administración en Salud; Cali: Universidad del Valle, 1993.

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14. Los Sistemas Locales de Salud. Washington: OPS, 1990.

15. Análisis de las organizaciones de salud. Serie Paltex Nº 4. Washington: OPS, 1987.

16. Scheetz J, Gholston LO. Applying an evaluation model to a dental public health program. Base Dental Programs 1985; 45.

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Jairo Corchuelo, O.D. Profesor, Escuela de Odontología, Facultad de Salud, Universidad del Valle, Cali.