Actualización del manual de procedimientos de la gestión económico – financiera de la Universidad de Matanzas
Enviado por Alberto García González
Resumen
En la presente investigación se actualiza el Manual de Procedimientos de la Gestión Económico – Financiera de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos". Para ello se realiza un diseño metodológico actualizado y creado para el mejoramiento en la marcha de la identificación y el análisis de las actividades ejecutadas en cada proceso y subproceso, así como el perfeccionamiento de los mecanismos de control interno según lo regulado en la Resolución No. 60/2011 de la Contraloría General de la República, el estudio de los tratamientos contables según resoluciones asociadas al nomenclador de cuentas y el análisis de la Resolución No. 54/2005, Ministerio de Finanzas y Precios que establece la necesidad de elaboración y actualización sistemática del presente manual. Con el objetivo de cumplimentar la investigación se ejecuta un análisis bibliográfico sobre el tema, haciendo énfasis en el concepto de contabilidad, la definición de los procesos contables, la gestión económico – financiera, los estados financieros, el concepto de control, las fases de la información económica, las Normas de Contabilidad y el estado actual de la gestión económico – financiera de la Universidad de Matanzas. Se realiza además la descripción del proceso de actualización de dicho Manual y se muestran los resultados parciales de dicha actualización.
Introducción
La contabilidad es un elemento importante en cada empresa, permite conocer su evolución y realidad económica y financiera, puede ser definida como el lenguaje de los negocios por el hecho de ser dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.
Todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras, así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.
El proceso contable es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.
La Resolución No. 54/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios establece que las empresas deben elaborar a partir de las Normas de Cubanas de Contabilidad y Contabilidad Gubernamental un documento que contenga la base normativa contable de cada entidad, como parte del Sistema de Control Interno.
El país ha trabajado arduamente en el proceso de cambio de la normativa contable desde el triunfo de la Revolución, por lo que las empresas cubanas han evolucionado en el entorno político y económico enfocadas a la armonización, implementación y evaluación de la práctica contable.
La Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" prepara los Estados Financieros con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos.
El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se extienden a todas las actividades de una organización, éstas son inherentes a la gestión del negocio (actividades de una entidad). El control interno es parte y está integrado a los procesos de gestión básicos: planificación, ejecución y supervisión, y se encuentra entrelazado con las actividades operativas de una organización. Está diseñado con el fin de proporcionar un grado de seguridad razonable para la consecución de sus objetivos, tales como la eficiencia y eficacia de la operatoria, la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
En aras de actualizar los procedimientos de la Gestión Económico – Financiera de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos", se identifica como problema científico a resolver:
La Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" posee un Manual de Procedimientos de la Gestión Económico – Financiera desactualizado, el mismo norma, regula e incide negativamente en el correcto registro contable de las operaciones económico – financieras que tienen lugar en la entidad. El documento no está de acorde a las resoluciones vigentes, a la estructura organizacional del centro, a los nuevos procedimientos de control interno y a los cambios en el Nomenclador Nacional de Cuentas aprobado para las Unidades Presupuestadas. Teniendo en cuenta el problema enunciado se propone trabajar en las siguientes hipótesis:
Si se actualiza el Manual de Procedimientos de la Gestión Económico – Financiera basado en las Normas Cubanas de Contabilidad, entonces se contará con un documento que oriente, norme y regule las actividades económicas y financieras de la organización.
Objetivo general: Actualizar el Manual de Procedimientos de la Gestión Económico
– Financiera de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos".
Objetivos específicos:
1. Presentar los fundamentos técnico – conceptuales de la investigación.
2. Diagnosticar el estado actual de la Gestión Económico – Financiera y Contable de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos".
3. Analizar y actualizar la incidencia de las nuevas Normas Cubanas en los procesos económicos – financieros y contables.
4. Actualización de los procedimientos contables de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos".
Objeto de estudio.
El objeto de estudio del presente trabajo es la Gestión Económico – Financiera de la Dirección de Economía y Planificación de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos".
Dentro de los métodos científicos se utilizó el lógico abstracto, valiéndose del procedimiento de análisis, se realizó el estudio y revisión de auditorías realizadas anteriormente, así como del control interno en particular con el procedimiento de inducción y deducción el que fue de gran utilidad para el tránsito de lo general a lo particular, y viceversa, constituyendo una importante vía científica para arribar a análisis particulares y a generalizaciones. A su vez, para la deducción, se utilizó el procedimiento hipotético – deductivo que permitió el establecimiento de la hipótesis de este trabajo.
En los métodos empíricos utilizados está el análisis documental, el cual permite el análisis en el procesamiento de la información obtenida, a través de las consultas bibliográficas nacionales e internacionales.
Para el uso de estos métodos y la realización del trabajo se utilizaron las siguientes técnicas:
Observación: se empleó para presenciar la forma en que opera el personal de la entidad.
Examen físico: es la revisión de documentos con el objetivo de asegurarse de su existencia.
Comprobación: Consiste en la revisión de los procesos y subprocesos contables para proceder a su actualización.
El trabajo de tesis que se presenta cuenta con dos capítulos y un material complementario asociado a la tesis.
En el Capítulo 1: Se presentan los principios de la Gestión Económico – Financiera, así como la definición de los procesos contables, con el objetivo de formar las bases de la investigación científica, teniendo en cuenta la importancia del control interno en cada uno de los procesos que materializan la gestión económico – financiera, y brindan la información económica para la toma de decisiones, por parte de la Dirección de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos".
En Capítulo 2: Basada en la Resolución No. 54/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios se diseña la metodología del proceso de actualización del Manual de Procedimientos de la Gestión Económico – Financiera de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" mediante etapas y pasos en el proceso de identificación y análisis de las actividades a ejecutar en cada proceso y subproceso así como el perfeccionamiento de los mecanismos de control interno. Además se procede a la actualización de tratamientos contables mediante legislaciones asociadas.
En Material Complementario: Mediante la descripción de cada proceso contable que interviene en el proceso económico y financiero de la universidad, se viabiliza el diseño de la gestión económico – financiera de la Dirección Economía y Planificación, brindando para cada proceso y operación analizada en la investigación, los mecanismos de control interno, sobre las bases de las legislaciones vigentes, los principios de control interno, las Normas Cubanas de Contabilidad y la Resolución No. 54/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios.
El Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" con la actualización del Manual de Procedimientos de la Gestión Económico – Financiera pretende perfeccionar el control interno como máximo exponente en la contribución a la seguridad del sistema contable, fijando y evaluando los procedimientos administrativos, contables y financieros encaminados a detectar las irregularidades y errores, evaluando todos los niveles de autoridad, la administración del personal, los métodos y sistemas contables.
Capítulo1.
Marco teórico conceptual de la Gestión Económico – Financiera.
Es de gran envergadura reflejar en el marco teórico el concepto fundamental del problema científico de la investigación donde juegan roles fundamentales la "Contabilidad y la Gestión Económico-Financiera", ambas son medios infalibles para el control de los recursos y para el estudio de los resultados de la actividad económica en vista a la toma de decisiones efectivas.
1.1. Concepto de Contabilidad.
"La contabilidad es la ciencia que tiene por objeto el registro de las operaciones económicas efectuadas por una persona o entidad, con el fin de conocer sus resultados y la situación de la misma."1
López Durán. J. (1941) define el concepto de contabilidad como: "la ciencia que trata de la clasificación, anotación, presentación e interpretación de los hechos económicos con fines informativos".2
"La contabilidad es un instrumento de comunicación de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa, sujeto a medición, registración e interpretación para la toma de decisiones empresariales".3
Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA): "La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos".4
Enrique Fowler Newton (1992) define: "La Contabilidad, parte integrante del sistema de información de un ente, es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho ente, los bienes de propiedad de terceros en poder del mismo y ciertas contingencias. Dicha información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones de los administradores del ente y de los terceros que interactúan o pueden llegar a interactuar con él, así como para permitir una eficaz vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente".5
Paul Grady, por su parte, postula : "La Contabilidad es el conjunto de conocimientos y funciones referidos a la creación, autenticación, registro, clasificación, procesamiento, resumen, análisis, interpretación y suministro sistemáticos de información significativa y confiable referida a transacciones y hechos que tienen, por lo menos parcialmente, un carácter monetario, requerida para la dirección y operación de una entidad y para los informes que deben ser sometidos para cumplir con las obligaciones hacia las distintas partes interesadas".6
La contabilidad es la ciencia encargada de registrar, clasificar y resumir la información de carácter monetario de una empresa para la toma de decisiones. Su medición, registro e interpretación facilita el cuidado de los recursos y obligaciones de una entidad. Es un instrumento de comunicación de hechos económicos, financieros y sociales producidos en un ente, que permite conocer la evolución de su patrimonio para facilitar las decisiones de los administradores y de las terceras personas que se relacionan con dicha entidad.
1.2. Definición de los Procesos Contables.
"Es el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba información financiera. De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir, que tanto la Contabilidad como la Auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso.
Sin embargo, es necesario aclarar que, la Contabilidad observa las fases del Proceso Contable para obtener información financiera."7
1.2.1. Origen del Proceso Contable en Contabilidad.
"El proceso contable surge en la contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, que termina en el objetivo de la propia contabilidad, es decir, en la obtención de la información financiera.
Para obtener la información financiera, es necesario establecer primeramente un sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su presentación en términos de información terminada. Esta fase del proceso contable se denomina sistematización.
Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en términos de unidades monetarias, de acuerdo con las reglas de cuantificación contenidas en la teoría contable. Dicha cuantificación constituye la segunda fase denominada valuación.
Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos específicos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sistematizarlos de manera accesible para sus usuarios. Esta fase recibe el nombre de procesamiento.
La información plasmada en los estados financieros debe analizarse e interpretarse, con el objetivo de conocer la influencia que las transacciones celebradas por el ente económico tuvieron sobre su situación financiera. Como consecuencia de dicho análisis e interpretación, se emite una calificación sobre el efecto que las transacciones celebradas por el ente económico consignadas en los estados financieros tuvieron sobre la situación financiera de dicha entidad, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones. Esta fase se denomina valuación.
Por último, el proceso contable termina con la fase de información, a través de la cual se comunica a los interesados de la situación financiera del ente económico, como consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad durante el período."8
"Fases del proceso contable:
– Sistematización: Es la fase inicial del proceso contable que establece el sistema de información financiera en un ente económico.
– Valuación: Cuantifica en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un ente económico en la celebración de transacciones financieras.
– Procesamiento: Elabora los estados financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente económico.
– Evaluación: Califica el efecto de las transacciones celebradas por el ente económico sobre su situación financiera.
– Información: Comunica la información financiera obtenida por la Contabilidad."9
1.2.2. Proceso Contable Público.
Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular.
1.3. Gestión Económico-Financiera.
La gestión es por sí misma acción y efecto de administrar, gobernar, regir, dirigir y controlar. Gestionar es ser diligente para lograr propósitos bien definidos.
Se entiende por Gestión Económico Financiera al conjunto de procesos, coordinados e interdependientes, encaminados a planificar, organizar, controlar y evaluar los recursos económico-financieros disponibles en la organización, de cara a garantizar de la mejor manera posible la consecución de unos objetivos sociales fijados previamente y coherentes con su misión.
"La Gestión Económico-Financiera en las organizaciones es fundamental para la generación de valor. De ahí la importancia de la adecuada Gestión Económico- Financiera, es decir, de su planificación, organización, dirección, control y evaluación".10
Por administración económico-financiera de la Universidad de Matanzas, se entenderá la gestión del presupuesto de gastos de la misma, de acuerdo con las normas de ejecución del presupuesto aprobadas por el Órgano competente de la Administración Central del Estado.
Comprende todas las actividades de la organización que garanticen el cumplimiento de las metas y objetivos trazados a partir del diseño estratégico desarrollado con la participación de la dirección y demás trabajadores, incluye la evaluación oportuna y sistemática de su desempeño operativo en función de las estrategias previstas.
La planificación es un proceso clave dentro de la Gestión Económico – Financiera que permite anticiparse, en lo posible, a lo que se cree que va a ocurrir. Las entidades necesitan definir sus objetivos, establecer las acciones para lograrlos, identificar las personas responsables de su ejecución y elaborar un plan de financiación que recoja el estudio de inversiones necesarias, el análisis de costes, la previsión de ingresos, así como la estrategia financiera más adecuada para la captación de los fondos necesarios para llevar a cabo las acciones programadas. Los documentos de carácter económico de la entidad han de estar correctamente organizados y archivados para asegurar la administración y control interno de los mismos, su registro contable, la elaboración de informes financieros, etcétera.
El control, seguimiento y evaluación de los resultados son pasos imprescindibles para una correcta Gestión Económico- Financiera ya que permiten: la corrección de desviaciones mediante acciones reparadoras; el análisis de la eficiencia y eficacia en la gestión de los recursos económicos; el análisis de la solvencia, liquidez y sostenibilidad económica de la organización; etcétera. Con el fin último de garantizar la consecución de unos objetivos sociales fijados de antemano y coherentes con la misión de la organización. De la mejor manera posible, es decir, de forma eficaz y eficiente.
A través de la planificación, la organización, el control, el seguimiento y la evaluación las personas responsables de la gestión económico-financiera, podrán analizar y valorar si los recursos de la organización son los que necesita, si comprometen su misión y si están siendo gestionados de la mejor forma posible, adoptando una dinámica de mejora continua.
1.3.1. Principios de la Gestión Económico – Financiera.
Partiendo de la reflexión realizada en torno a la importancia de una adecuada Gestión Económica – Financiera, se subrayan tres principios que deben orientar el quehacer diario, la toma de decisiones y las tareas desarrolladas en la gestión global de la organización y, especialmente, en su Gestión Económico – Financiera. a. Principio de transparencia: La confianza y credibilidad social depositada en las entidades dependen en gran medida del nivel de transparencia en la gestión de la organización. La aplicación de criterios de transparencia ha de ser un criterio fundamental en la gestión y, muy especialmente, en la gestión de los recursos económicos y deberá estar presente en la forma de hacer y actuar de cada una de las acciones y procesos de la organización. Constituye además un instrumento de autorregulación porque permite a la organización y a su entorno comprobar en qué medida las decisiones y comportamientos que ésta adopta son coherentes con su misión.
b. Principio de sostenibilidad: Un propósito básico de las organizaciones no lucrativas es su continuidad mientras perdure el fin social para el que fueron creadas y su contribución a la sostenibilidad del sistema en el que operan. Para poder tener un impacto continuado en el tiempo, la sostenibilidad debe afectar a todos los procesos y actuaciones de las organizaciones. Las organizaciones deben disponer de un modelo de gestión sostenible, tanto en su dimensión económica, como en la social y medioambiental.
Más concretamente, las entidades serán sostenibles en la medida en que puedan asegurar, entre otras cosas:
– un modelo de gestión económico – financiera que incluya un buen sistema de control interno, económico y contable, así como la realización de análisis de viabilidad económico – financiera de las actividades, planes de financiación y una estrategia de diversificación de sus fuentes de financiación.
– un órgano de gobierno que apueste por un modelo de gestión sostenible y una estructura organizacional capaz de sustentarlo.
– actividades, proyectos y/o programas sostenibles a nivel social, económico y medioambiental y habilidades para la correcta comunicación y promoción social de los mismos.
c. Principio de las tres Es (economía, eficacia y eficiencia)11: Se gestionan los recursos económicos siguiendo criterios de economía, eficacia y eficiencia.
Criterio de economía: El atributo de Economía se refiere a las condiciones en las que se adquieren los recursos, en un tiempo adecuado, con el coste más bajo posible, en la cantidad adecuada y con una calidad adecuada preestablecida. Criterio de eficacia: La eficacia en la gestión de la organización tiene que ver con el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos, sin tener en cuenta los medios necesarios para su alcance. Las entidades serán más eficaces en su gestión en la medida en que alcancen el mayor número de los objetivos planteados.
Criterio de eficiencia: Se considera que la gestión de los recursos ha sido eficiente si con los recursos disponibles hemos obtenido los mayores resultados posibles o si con los recursos mínimos se ha mantenido la calidad y cantidad de las actividades. Se tienen por tanto en cuenta tanto los medios como los resultados.
1.3.2. Los procesos fundamentales de la Gestión Económico – Financiera. Definida la Gestión Económico – Financiera como un conjunto de procesos interdependientes encaminados a alcanzar, de la mejor manera posible, la consecución de objetivos sociales, se definen como procesos fundamentales de la Gestión Económico -Financiera, los siguientes:
– El Proceso de planificación y control financiero.
– El proceso contable.
– El proceso de administración y control interno económico.
– El análisis, seguimiento y evaluación, como proceso continuo.
Una adecuada información sobre la actividad económica de la organización (proceso de administración y control interno económico) permitirá analizar su situación económico-financiera (proceso contable) y establecer objetivos respecto a la misma, realizando con posterioridad el seguimiento de los mismos (proceso de planificación y control financiero).
Por otro lado, si bien es cierto que no todas las Organizaciones No Lucrativas (ONL) llevan a cabo, de forma integral, cada uno de estos procesos, la mayoría realizan alguna de las acciones y pasos que forman parte de cada uno de ellos. Así, a modo de ejemplo, la mayoría de las ONL son conscientes y asumen la importancia de garantizar una adecuada administración y control interno de sus recursos económicos, ante la necesidad de justificar la gestión económica de sus proyectos, servicios o programas, controlar sus cobros y pagos, etc.
Sin embargo, no en todos los casos se aplican principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas para el registro de sus movimientos económicos, o se desarrollan dinámicas de previsión y planificación económico – financiera, o se realizan estimaciones pormenorizadas de los costes imputados a cada uno de sus proyectos, servicios o programas, o se evalúan los resultados económicos y sociales alcanzados, etc.
Finalmente, en cada uno de los procesos, al igual que en la Gestión Económico – Financiera en su globalidad, ha de adoptarse una actitud de mejora continua. Esto implica realizar una asignación eficaz y eficiente de los recursos, tomar decisiones racionales, pertinentes y coherentes con la misión y mejorar e innovar los procesos de gestión económico – financiera, junto con los demás procesos con los que ésta interactúa dentro la entidad. Así, el análisis, seguimiento y evaluación constituye un proceso continuo y transversal a los restantes procesos.
1.3.3. Importancia de la Gestión Económico – Financiera.
La Gestión Económico – Financiera es una herramienta más al servicio de la gestión integral de la organización y, como tal, debe ayudar a que los propósitos y fines de la organización se sigan alcanzando en el futuro. El principal motivo para llevar una adecuada gestión económico – financiera es cumplir con el fin social de la entidad, garantizando la consecución de sus objetivos sociales.
Además de cumplir con su fin social, las entidades deben adoptar el compromiso de rendir cuentas de la gestión de los fondos obtenidos a quienes depositan su confianza, esfuerzo, tiempo y/o dinero en la organización y a todo su entorno en general, mostrando su información económico – financiera y sus procesos de gestión y control, de forma abierta y clara. La transparencia en el uso de los fondos y la eficacia y eficiencia en la gestión de los recursos económico – financieros son dos de los principales factores que contribuyen al mantenimiento de la confianza depositada en la organización por sus diferentes grupos de interés, garantizando así la supervivencia y sostenibilidad económica de la organización, como condición necesaria para el cumplimiento de sus fines y propósitos sociales.
1.4. Los Estados Financieros.
Gerardo Guajardo (1984) en la segunda edición de su libro "Contabilidad Financiera" al referirse al análisis económico financiero expresa:
"… Los estados financieros no son un fin en sí mismo. Son tan solo un eslabón o una herramienta para que los usuarios externos, principalmente los acreedores y los accionistas puedan tomar decisiones. De hechos los estados financieros deben contener la información que ayude al usuario a evaluar, valorar, predecir o confirmar el rendimiento de una inversión y el nivel percibido del riesgo implícito".12
La Resolución 339 con fecha 22 de noviembre de 2010 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) para Unidades Presupuestadas establece: "Los Estados Financieros integran otro de los elementos primordiales, que sintetizan la ejecución de la contabilidad y se integran por las proformas establecidas en esta norma y el resto de los elementos contenidos en la Norma Específica de Contabilidad de la Actividad Presupuestada No. 1 "Presentación de Estados Financieros".
Constituyen fuentes de información sobre la marcha de la entidad, tanto a los interesados internos (Consejo de Dirección y colectivo de trabajadores) como a los externos (Presupuesto Central, acreedores en general, organismos ramales y globales).
Los Estados Financieros de uso externo, son documentos de propósitos generales que muestran la situación económica de la entidad, la capacidad de pago de la misma y la ejecución del presupuesto aprobado, en una fecha determinada; o bien el resultado obtenido en las operaciones en un período dado."13
Un Estado Financiero normalmente está integrado por un conjunto completo comprendido por: un Estado de Situación, un Estado de Resultado, un Estado de Flujos de Efectivo, Estados Complementarios y cualquier otro material explicativo; no así en las Unidades Presupuestadas que lo integran las proformas establecidas en la Resolución No. 339/2010, MFP.
1.4.1. Características cualitativas de los Estados Financieros.
La premisa fundamental de las características cualitativas es la utilidad de la información. La utilidad es una característica fundamental de la información financiera, y se define cómo la cualidad de adecuarse a las necesidades comunes del usuario general. Además constituye el punto de partida para derivar las características cualitativas restantes de la información financiera. Esta contiene cuatro características:
– Confiabilidad. La información financiera posee esta cualidad cuando su contenido es congruente con las transacciones, transformaciones internas y otros eventos sucedidos y el usuario general la utiliza para la toma de decisiones y dentro de sus conceptos está el de la información suficiente que debe de incorporarse en los estados financieros y sus notas, de la información necesaria para evaluar a la entidad.
– Relevancia. La información financiera posee esta cualidad cuando influye en la toma de decisiones económicas de quienes la utilizan y dentro de sus conceptos está el de importancia relativa que debe mostrar los aspectos importantes de la entidad que fueron reconocidos contablemente en la información financiera.
– Comprensibilidad. La información financiera tiene esta cualidad cuando facilita su entendimiento a los usuarios generales.
– Comparabilidad. La comparabilidad se refiere a la cualidad de la información financiera de permitir a los usuarios generales identificar y analizar las diferencias y similitudes con la información de la misma entidad y con la de otras entidades, a lo largo del tiempo.
1.4.2. Objetivos de los Estados Financieros.
"El objetivo básico de los Estados Financieros es el de comunicar información útil a inversionistas, acreedores, financistas y otros usuarios para la toma de decisiones respecto a la colocación de recursos, así como a los dirigentes de la entidad para el ejercicio de sus funciones."14
1.4.3. Reconocimiento de los Estados Financieros.
Se denomina reconocimiento al proceso de incorporación, en el Estado de Situación o en el Estado de Resultado, de una partida que cumpla la definición del elemento correspondiente, satisfaciendo además los criterios para su reconocimiento Ello implica la descripción de la partida con palabras y por medio de una cantidad monetaria, así como la inclusión de la partida en cuestión en los totales del Estado de Situación o del Estado de Resultado. La falta de reconocimiento de estas partidas no se puede paliar mediante la descripción de las políticas contables seguidas, ni tampoco a través de notas u otro material explicativo. Debe ser objeto de reconocimiento toda partida que cumpla la definición de elemento siempre que:
– sea probable que cualquier beneficio económico asociado con la partida llegue a, o salga de la empresa, y;
– la partida tenga un Costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.
1.4.4. Riesgo de índole contable.
Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de calidad en la información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
Las empresas que funcionan en el entorno actual están caracterizadas por el cambio constante y requieren de un enfoque integral para manejar su exposición al riesgo. Esto no siempre ha sido así, anteriormente los riesgos eran manejados en "silos", es decir aisladamente.
Los riesgos económicos, legales, comerciales y del personal eran tratados por separado y manejados a menudo por diversos individuos dentro de una compañía sin tener que hacer alguna referencia cruzada de los riesgos o sin comprender el impacto de las acciones administrativas adoptadas para un grupo y sus efectos en otros grupos. Los riesgos son muy naturales, dinámicos, fluidos y altamente interdependientes. Por lo tanto, ellos no se pueden evaluar o manejar independientemente.
Por lo tanto resumiendo, la gerencia de riesgo de la empresa puede ser definida como "marco comprensivo e integrado para manejar riesgo empresarial para maximizar el valor de una compañía". Asimismo, se refleja en la Resolución 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios de Cuba, como elemento regulador de la implementación del moderno enfoque del Control Interno en este país15, al mismo la Resolución No. 60/2011 de la Contraloría General de la República deroga y actualiza la resolución antes nombrada ya que ésta parte de un análisis de riesgo completo donde no sólo se controla las indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción.
1.5. Concepto del control.
El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.
Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa".16
Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas".17
Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff, (1990) el control "consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición".18
1.5.1. Importancia del control.
En una empresa la planificación puede llevarse a cabo, la estructura de una organización puede crearse para facilitar el logro de objetivos con eficiencia y los empleados pueden estar dirigidos y motivados. No obstante, no existe la seguridad de que las actividades se desarrollen como fueron planificadas y que las metas que los gerentes buscan se conviertan en realidad. Por tanto, el control es importante ya que:
– Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
– Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
– Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
– Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
– Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
– Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
– Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.
1.5.2. Funciones del control.
El control se expresa como el conjunto de procedimientos, métodos y actividades que se emplean para determinar si un proceso determinado se comporta en su ejecución de acuerdo con los presupuestos, planes, normas, leyes o directivas que lo regulan. El control adopta diversas modalidades de acuerdo con las características del proceso o fenómeno a controlar, las de la entidad que ejerce el control y del nivel de dirección a que se ejecute, pero en líneas generales la función del control se basa en los aspectos siguientes:
– El establecimiento de las normas de ejecución.
– La medición o comparación de la ejecución real con esas normas, señalando las diferencias o desviaciones.
– Aplicación de las medidas necesarias para corregir las desviaciones.
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