Misión.- Es una declaración objetiva, la formulación de los propósitos asignados a una organización, que define su ámbito de acción y orienta su estrategia de diferenciación. Es la razón de ser de una organización pública.
Objetivo.- Enunciado general o específico de lo que la organización, unidad, proceso, equipo, puesto, o persona, espera alcanzar en un período determinado, para cumplir la misión y visión organizacional.
Ocupación.- Conjunto de roles que un servidor debe desarrollar para agregar valor a la gestión de la organización
Plan anual operativo.- Documento que condensa los planes operativos de cada proceso, orientados a la consecución de los objetivos planteados, en función del plan estratégico y la misión organizacional.
Planificación estratégica.- Es el proceso por el cual el nivel estratégico de la organización, orienta su gestión con visión de futuro, estableciendo políticas, procedimientos y acciones para alcanzar sus objetivos.
Política.- Es el conjunto de directrices que orientan la acción para la consecución de un objetivo.
Proceso.- Conjunto de actividades relacionadas entre sí que transforman insumos agregando valor, a fin de entregar un bien o servicio a un cliente externo o interno, optimizando los recursos de la organización.
Relevancia.- Ponderación que refleja la importancia y jerarquía de los objetivos en función de la misión organizacional.
Retroalimentación.- Proceso que permite identificar factores claves de éxito y áreas de mejoría, en función de los resultados determinados en la Calificación de Servicios y Evaluación del Desempeño, a fin de establecer planes de mejoramiento.
Servidor Público.- Toda persona legalmente nombrada o contratada para prestar servicios remunerados en la organización pública.
Visión.- Es la declaración amplia y suficiente, de proyección motivante y comprometedora de la organización en el futuro, concordante con los principios, valores y misión organizacional.
REFERENCIA NORMATIVA:
Se sustenta en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento General de aplicación, NORMA TECNICA DE APLICACION DEL SUBSISTEMA DE CALIFICACIÓN DE SERVICIOS Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
DE LAS RESPONSABILIDADES
LA COMISION EVALUADORA
La comisión evaluadora estará conformada por:
a) El señor Rector o su delegado, quien lo presidirá;
b) El Director de Recursos Humanos, o su delegado;
c) Un servidor aleatorio con funciones iguales;
d) El Presidente de la Asociación de Empleados
e) Dos Técnicos en el área de evaluación del desempeño
PAPEL DE LA COMISIÓN EVALUADORA
La comisión evaluadora deberá:
Cumplir y hacer cumplir el programa de evaluación a los trabajadores de la UTA
Conocer los resultados de la evaluación del personal de la institución
Velar por el cumplimiento de las recomendaciones emitidas antes de la aplicación de este subsistema
Receptar los reclamos presentados por los evaluados, en forma oficial a través del Departamento de Recursos Humanos de la institución
Solicitar información a los evaluadores y/o evaluados , o ratificando la calificación dad por los evaluadores
Emitir el dictamen definitivo, ya sea ratificando o rectificando la calificación dada por los evaluadores
Dar a conocer al empleado reclamante el dictamen final emitido por la comisión
POLITICAS PARA LOS EVALUADORES
Las personas que sean designadas como evaluadores deberán regirse por las siguientes políticas:
Los evaluadores deben efectuar la evaluación a sus colaboradores considerando el período establecido
Deben asistir obligatoriamente al curso de capacitación que el departamento de Recursos Humanos de la Universidad Técnica de Ambato dictará abarcando los temas del uso de técnicas e instrumentos de evaluación de personal, además se eles debe explicar la forma de utilizar el formulario de evaluación y los errores que no deben cometer para que los resultados sean verídicos
Proporcionar la Comisión evaluadora la información y documentos necesarios relativos a los trabajadores que presenten reclamos por inconformidad con la evaluación
EL PAPEL DE LOS EVALUADOS
Los evaluados por ser los que van a recibir una calificación a su desempeño constituyen el eje de este proceso y por tanto deberán:
Estar en el ejercicio de sus funciones
Los trabajadores que han laborado en dos o más unidades administrativas dentro de la institución, dentro del período considerando para la evaluación, serán evaluados por los respectivos jefes de esas unidades y el promedio de las evaluaciones será la calificación obtenida
Asistir a la entrevista de evaluación convocada por el evaluador y revisar conjuntamente los resultados de dicha evaluación.
Señalar en el formulario de evaluación su acuerdo o desacuerdo con los criterios emitidos por el evaluador
Firmar la evaluación tanto al estar de acuerdo como al no estarlo, caso contrario será sancionado por el Departamento de Recursos Humanos a petición del evaluador
Conocer oficialmente el resultado cuantitativo y cualitativo de la evaluación
En caso de inconformidad con los resultados de la evaluación, podrá apelar ante la Comisión evaluadora dentro de los ocho días posteriores a la comunicación oficial de los resultados
LA ENTREVISTA DE EVALUACIÓN
La entrevista de evaluación que se programa con el jefe inmediato, luego de la calificación de servicios, consiste en realizar el análisis de las funciones, responsabilidades y actuaciones del empleado, a fin de conocer en qué situación se encuentra y orientarlo convenientemente hacia la participación efectiva en los programas institucionales.
Los objetivos de esta entrevista son:
Analizar entre el evaluador y el evaluado las funciones, responsabilidades y actuación de este último en su puesto de trabajo
Dar al evaluado la oportunidad de conocer la situación en que se encuentra a fin de adoptar medidas de mejoramiento en caso de requerirlas.
Motivar al evaluado a mejorar su desempeño participando efectivamente en la programación establecida.
Se debe tomar en cuenta que para realizar una entrevista de evaluación y que los resultados de la misma sean efectivos se le debe otorgar todo el tiempo necesario, porque pese a todo se puede garantizar que esta inversión de tiempo revierte positivamente más tarde, puesto que las dificultades que se solucionan a tiempo se convierten en grandes problemas.
Además se debe considerar que siendo la entrevista una situación en la que se analizan datos confidenciales que solo interesan al jefe y al evaluado, el ambiente físico debe ser adecuado y libre de interferencias, reduciéndose la tensión al mínimo tranquilizando la inquietud del empleado, ganado su confianza para que pueda responder a la entrevista en forma favorable y participe activamente en ella.
La actitud del evaluador será constructiva considerando que ningún fin se logra derrumbando la moral de una persona, tomando en cuenta que el afán de obtener resultados de la evaluación se enfoca y proyecta hacia el futuro en un plan de acción, en el puede aprenderse de los errores cometidos.
La entrevista permitirá una resolución conjunta de problemas, en un clima de sinceridad y mutuo respeto, solo así será posible explorar sin generar resentimientos, aspectos de actuación del individuo que le ayuden a desenvolverse y progresar.
En esta entrevista las características de personalidad solo deberán discutirse cuando se tengan buenas razones para suponer que interfieren negativamente en el cumplimiento del trabajo, y jamás se deben realizar comparaciones porque no hay dos empleados que tengan exactamente las mismas características, y establecer comparaciones solo conducirán a infructuosas rivalidades y discusiones de la personalidad.
DEL PROCEDIMIENTO:
Generalidades:
Subsistema de Calificación de Servicios y Evaluación del Desempeño.- Es el proceso sistemático y periódico tendiente a identificar el nivel de eficiencia y eficacia de los servidores, mediante su aporte e incidencia en la consecución de los objetivos y metas alcanzadas, procesos, equipos, puestos y personas, de la institución
Criterios de utilidad.- La aplicación del Subsistema de Calificación de Servicios y Evaluación del Desempeño, se fundamenta en los siguientes criterios de utilidad:
Identificar áreas de mejoría.- La aplicación del subsistema, permitirá detectar
incidentes críticos y factores claves de éxito que posibilitaron o impidieron el cumplimiento de los objetivos propuestos en los planes operativos, lo que facilitará identificar áreas de mejoría en: procesos, gestión de recursos humano, recursos tecnológicos, económicos, políticos, normativos, técnicos, instrumentales, etc.
Proveer retroalimentación.- A través de los resultados de la Calificación de Servicios y Evaluación del Desempeño y mediante la identificación de áreas de mejoría, permitirá reprogramar los planes operativos, establecer el plan de mejoramiento de los procesos organizacionales, desarrollo de competencias de los servidores, así como la elaboración de planes de carrera, con un enfoque sistémico destinado a aumentar la productividad en el sector público.
Motivar a directivos y servidores.- De los resultados alcanzados en la
Calificación de Servicios y Evaluación del Desempeño a través del establecimiento de los factores claves de éxito, se identificarán unidades, procesos, equipos, y servidores de rendimiento excepcional que serán reconocidos, difundiéndose sus logros; y comprometiendo a directivos y coordinadores.
Medir los resultados de la gestión organizacional.- Estableciendo indicadores de logro y desempeño permite medir el aporte de los servidores, equipos y los procesos a los objetivos de la gestión organizacional.
Identificar y alcanzar economías organizacionales.- Relacionando los insumos consumidos, con el desempeño de los servidores en la consecución de metas y objetivos de los procesos y de la organización; así como, los impactos o resultados de la gestión organizacional, con los centros de costos, en función de lo planificado.
Generar nueva cultura organizacional.- El subsistema genera una cultura organizacional de medición de resultados consolidada, con valores de sistemas competitivos aceptados, metas claras y alcanzables para cada unidad, proceso, equipo y servidores.
Cohesionar el sistema de gestión y desarrollo de recursos humanos.- Bajo el concepto de cliente proveedor, el subsistema se transforma en insumo para los subsistemas de: planificación, selección de personal, carrera, capacitación y sistema retributivo.
PRINCIPIOS
El subsistema de calificación de servicios y evaluación del desempeño se fundamenta en los siguientes principios:
a) Relevancia.- Definición de objetivos e identificación de indicadores que reflejen confiablemente los cambios producidos; en la gestión y productividad de la organización, desempeño del servidor; y, la aplicabilidad de los resultados del subsistema.
b) Confiabilidad.- Actuar permanentemente con oportunidad, exactitud, claridad, transparencia, credibilidad y validez objetiva, en la aplicación de políticas, normas, técnicas y criterios, adoptados en la administración del subsistema, generando aceptación y confianza en los servidores de la organización y en el usuario-ciudadano.
c) Confidencialidad.- Administrar segura, oportuna, racional y adecuadamente la información resultante del proceso, de modo que esta llegue exclusivamente, a quién esté autorizado a conocerla; garantizando la correcta y transparente difusión y aplicación de los resultados de la gestión y desempeño organizacional.
d) Consecuencia.- El subsistema derivará políticas que tendrán incidencia en la vida funcional del servidor.
COMPONENTES DEL SUBSISTEMA
El Subsistema de Calificación de Servicios y Evaluación del Desempeño; está integrado por: determinación de objetivos, entrenamiento de evaluadores y evaluados; comprobación de gestión; calificación de objetivos alcanzados; registro y difusión; y, retroalimentación.
La aplicación del subsistema de EVALUACIÓN AL DESEMPEÑO, contempla las siguientes etapas fundamentales.
Calificación de objetivos
Corresponde a cada proceso organizacional identificar del plan operativo anual los objetivos generales, específicos y metas a alcanzar por el servidor en el proceso, equipo y puesto; durante el ejercicio fiscal.
Este formulario permite el registro y seguimiento de las actividades que realiza cada servidor universitario para alcanzar las metas de acuerdo a los objetivos propuestos en el plan operativo institucional y de cada unidad académica
DESCRIPCIÓN
LA COMISIÓN EVALUADORA
1. Identificará el objetivo general y los específicos del puesto que será evaluado establecido dentro del plan operativo
2. Identificará las características de denominación del puesto establecidas en el Clasificador de puestos de la institución el nombre del servidor que será evaluado
3. Establecerá los indicadores de desempeño de acuerdo a las competencias que requiera el puesto a evaluarse
4. Establecerá una escala cualitativa de calificación a cada competencia
5. Asignará 100 puntos para los indicadores de desempeño
6. Calificará los objetivos alcanzados por el servidor en base a tiempo y eficiencia según lo establecido en el POA
7. Evaluará cualitativamente el cumplimiento de las actividades establecidas en el POA en función de las competencias requeridas, mediante la entrevista con el evaluado.
EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
1. Revisará las actividades asignadas para cada puesto y entre ellas dividirá los 100 puntos del indicador de desempeño
2. Realizar la sumatoria general de los indicadores obtenidos en cada actividad y establecerlos como subtotal de desempeño
3. Reconocer los factores claves de éxito e incidentes crítico de cada actividad y que han contribuido o obstaculizado el cumplimiento de la misma
VER ANEXO
Satisfacción del cliente interno
Este formulario nos permitirá medir el nivel de satisfacción del cliente interno (alumnos) en base al servicio prestado, para ello se determinará dos alumnos de la unidad académica de la que forme parte el puesto que será evaluado.
EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
1. Manejar los formularios de evaluación satisfacción del cliente interno
2. Establecer claramente los procesos cliente-evaluador que serán sujeto de evaluación
3. Establecer cuatro características del producto o servicio que sean importantes , asignando a cada uno de ellos un valor resultado de la división de 100 puntos para el número de característica o atributos
4. Aplicar la evaluación cualitativa del producto en base a la escala señalada en el formulario excelente, Muy buena, satisfactorio, deficiente
5. Proponer las mejoras necesarias para que el producto o servicio sea de calidad
6. Realizar la sumatoria total y consignarlos en el formato
7. Enviar los resultados del proceso evaluado como insumo o materia prima para la comprobación de la aplicación de la Gestión y calificación del servicio.
VER ANEXO
Presentación formulario de evaluación al desempeño
El presente formulario será la herramienta que sirva para la aplicación de la evaluación al desempeño de los funcionarios administrativos de la Universidad Técnica de Ambato, y por medio de este se podrá recopilar la información necesaria para determinar el grado de eficiencia de los empleados a través de una evaluación justa y cuyos resultados serán de beneficio tanto para la institución como para los empleados.
La única finalidad que tiene el formulario que consta a continuación es el que o los evaluadores puedan recolectar la información necesaria de modo que la calificación del desempeño de los empleados sea lo más objetiva posible y sus resultados estén orientados al mejoramiento de los servicios que la institución presta en miras a convertir a la Universidad en una institución de elevada eficiencia
VER ANEXO 1
CARACTERISTICAS DEL MODELO DE FORMULARIO PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL PERSONAL ADMINITRATIVO DE LA UTA
Este formato contiene a los factores que se necesitan evaluar a niveles de desempeño administrativo, con la finalidad de obtener un formulario práctico funcional, útil y que disminuya la subjetividad a un estándar mínimo, y permita obtener los resultados que se quieren alcanzar con esta evaluación
Este formulario contiene los siguientes aspectos:
Consta una página fija que permite obtener información sobre datos personales novedades de asistencia (atrasos A, permisos P, certificado médico CM, faltas injustificadas FI)
El bloque de datos personales y novedades de asistencia estará bajo la responsabilidad de registrar esta información por un asistente de recursos humanos como documento de respaldo será el reporte de asistencia que emite el sistema.
La aprobación de la información de la primer página se constituirá en datos sobre el evaluado y aspectos de control, estará dada por el Jefe del Depto. De Recursos Humanos.
En una segunda página, se adjunta la fecha en que se realiza la evaluación y el número de la misma, esta página se la califica como intercambiable de acuerdo al número de evaluaciones que se realice se convierte en hojas que se archivarán de acuerdo al número que se apliquen.
Se da un especial énfasis en la parte introductoria e indicaciones con respecto a quién va a realizar el papel de evaluador encargado de la aplicación del formulario y de establecer una calificación.
El establecimiento de factores se lo realizó con información recabada en base a un estudio que consistió en la aplicación de una encuesta a empleados, para lo que se ha establecido 3 factores importantes a evaluar
Los subfactores de evaluación son calificados por la conceptualización de cada grupo de factores
Se establece una agrupación de subfactores de acuerdo al tipo de calificación cuantitativa que se les pueda dar, considerando la necesidad de tener resultados en un alto grado de credibilidad
Un bloque de conclusiones , observaciones y recomendaciones generales que lo registran el jefe departamental y Jefe Dpto. de Recursos Humanos en forma individual
La calificación está dada de la siguiente forma:
FACTORES: 3
NIVELES DE CALIFICACIÓN: 2 (SI-NO)
N° de subfactores 53
N° de puntos 106
FACTORES
1.-DESEMPEÑO LABORAL que contiene 23 subfactores, es decir, 46 puntos que equivalen al 43.40%
2.-COMPORTAMIENTO DE IDENTIDAD Y AUTONOMÍA con 6 subfactores que son 12 puntos, es decir, equivalen al 11.32%
3.-COMPORTAMIENTOS DE INTERRELACIÓN, que tiene 24 subfactores lo que equivale al 45.28%, es decir, 48 puntos
VALORACIÓN DE LA EVALUACIÓN
PRIMER FACTOR
Se deberá obtener como resultado SI en los 21 subfactores es decir del 1.1 y desde el 1.4 al 1.23.Equivalente al 39.63% de este factor para lo que se le ha asignado una calificación a cada subfactor de 1.88
Se deberá obtener como resultado NO en 2 subfactores es decir 1.2 y 1.3. equivalente al 3.77% de este factor con una calificación para cada uno de 1.88. Es decir que el 100% de este factor equivale al 43.40% que deberá estar distribuido en resultados de SI en un 39.61% y en resultados de NO en un 3.77%
SEGUNDO FACTOR
Se deberá obtener como resultado SI en los 6 subfactores es decir en la totalidad lo que equivaldrá al 100% de este factor, asignándole para cada subfactor una calificación de 1.88
Considerando que el 100% de este factor es el 11.32%
TERCER FACTOR
Se deberá obtener como resultado NO en los 5 subfactores es decir: 3.2, 3.3, 3.8, 3.9, 3.13. Equivalente al 9.43% para lo que a cada factor se le asigna una valoración de 1.88.
Se deberá obtener SI en los 19 subfactores es decir: 3.1, 3.4 al 3.7, 3.10 al 3.12.Lo que equivaldrá al 35.85% asignándole a cada subfactor una puntuación de 1.88
Tomaremos en cuenta que el 100% de este factor es el 45,28% constituido por el 35.85% de resultados SI y el 9.43% de resultados NO
IMPORTANTE, será considerar que si la calificación registra en un determinado subfactor que debería tener por ejemplo SI y tiene una valoración distinta con un NO, la valoración de este subfactor no tendrá calificación alguna(es decir el valor de este subfactor será 0)
DE LA CALIFICACIÓN
La calificación de la evaluación se la registrará en la respectiva tabla de calificación:
ESCALAS DE CALIFICACIÓN
Las escalas de calificación para la evaluación de los resultados de la gestión y desempeño organizacional serán cualitativas y cuantitativas.
Las calificaciones cualitativas de conformidad con lo dispuesto en el Art. 86 de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa son: excelente, muy bueno, satisfactorio, deficiente e inaceptable.
Para la evaluación que se aplicará en la Universidad Técnica de Ambato, que pretende alcanzar una evaluación potenciadora y no coercitiva se tomarán las siguientes escalas:
Excelente.- Es aquel que sobrepasa ampliamente los objetivos esperados, establecidos en el POA, calificación que estará comprendida entre 100% al 110%.
Muy bueno.- Alcanza los objetivos esperados, calificación que estará comprendida entre el 86% al 99.99%.
Satisfactorio.- Mantiene un nivel mínimo aceptable de gestión organizacional, calificación que está comprendida entre el 72% y 85.99% de los objetivos propuestos.
Deficiente.- Obtiene resultados menores a los aceptables, e inducen al deterioro de la institución, y a la insatisfacción de la comunidad universitaria; calificación que está comprendida entre el 58% y 71.99% de los objetivos esperados.
Inaceptable.- Su desempeño no permite atender las demandas del cliente interno ni del cliente externo, y obstaculiza el alcanzar los objetivos institucionales, calificación que será inferior al 58% de los objetivos esperados.
Efectos de la calificación de servicios y evaluación del desempeño
La Calificación de Servicios y Evaluación del Desempeño derivará los siguientes efectos:
a) El servidor universitario que obtenga en la evaluación la calificación de excelente o muy bueno, será considerado en el plan de incentivos, planes de carrera de la institución (ascensos y promociones), y potenciación de sus competencias, siendo reconocido públicamente e incentivado con procesos de capacitación nacionales e internacionales auspiciados por la institución.
b) La calificación de satisfactorio exigirá del servidor la adquisición y desarrollo de sus competencias, y, la institución se preocupará de la capacitación requerida para tal efecto.
b) El servidor que obtenga la calificación de deficiente, será apoyado por la institución en el fortalecimiento de sus competencias y en los requerimientos de capacitación necesarias, luego del proceso de desarrollo individual, que durará seis meses, volverá a ser evaluado, con la finalidad de hacer un seguimiento permanente de su desarrollo, de obtener la misma calificación, será declarado Inaceptable; y,
d) El servidor que obtuviere la calificación de inaceptable, será objeto de preocupación permanente de la institución, será incluido en un proceso de capacitación intensivo y de un proceso de identificación de competencias para que estas puedan ser fortalecidas, además deberá someterse a un proceso de concientización institucional, este proceso durará seis meses, durante el cual será evaluado permanentemente con la finalidad de hacer un seguimiento continuo del proceso de mejoramiento individual, si se observa poco comprometimiento individual y deficiente grado de identificación con la institución al final del proceso, será considerado inaceptable y luego al derecho de defensa se iniciará un proceso de sumario administrativo, previo agotar el derecho a la defensa.
REGISTRO Y DIFUSIÓN
Los resultados establecidos en el informe final de Calificación de Servicios y Evaluación del Desempeño, serán registrados en el Sistema de Información y Estadística de Gestión de Desarrollo Organizacional y de Recursos Humanos.
DIFUSIÓN.- Los resultados considerados excepcionales se difundirán ampliamente dentro de la institución, y serán galardonados con un botón de oro en la sesión solemne de aniversario de la institución, constituyéndose en un elemento del plan de incentivos.
RETROALIMENTACIÓN.- Sobre la base del Informe de Resultados de la Evaluación del Desempeño, el Señor Vicerrector Administrativo en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, el presidente de la Asociación de Empleados y los dos representantes del sector administrativos ante el H. Consejo Universitario, conjuntamente con la comisión de evaluación, elaborarán el plan de mejoramiento continuo de los servidores universitarios administrativos, puestos y organización.
Conclusiones
La evaluación al desempeño es un subsistema de la administración de recursos humanos que valora la forma en la que el empleado realiza sus funciones dentro de la institución
El departamento de recursos Humanos de la Universidad Técnica de Ambato, no cuenta con un sistema d evaluación al desempeño de los funcionarios administrativos
El personal admisntrativos de la Universidad Técnica de Ambato, jamás ha sido evaluado y por tanto los ascensos, traslados y promociones se los realiza utilizando otros parámetros
Los funcionarios administrativos consideran esencial la evaluación al desempeño dentro de la institución
Recomendaciones
Se debe evaluar al personal administrativo de la Universidad Técnica de Ambato cada doce meses
Se debe evaluar el desempeño de los funcionarios administrativos en base al rendimiento y potenciales adquiridos
Se debe utilizar el resultado de estas evaluaciones para aplicar el plan de incentivos y capacitación institucional, permanentemente.
Realizar un seguimiento del desempeño laboral para determinar si existe un incremento o un decremento en el mismo, y determinar las causas.
Autor:
Sonnia Alexandra Heredia G.
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