Materiales de apoyo a la capacitación a distancia

Resumen

La capacitación a distancia debe sobreponerse a las barreras que han obstaculizado su aceptación y evolución en las organizaciones. En este sentido se deben desarrollar acciones que permitan incorporar y relacionar los proyectos de capacitación a distancia, al actuar diario de la entidad y de los trabajadores. Los videotutoriales que se publican en internet, han sido una de las vías no formales de capacitación más utilizadas por los miembros de las entidades. Por tal motivo se propone como proyecto el diseño de videoturiales en aquellas temáticas que estén directamente relacionadas a la adquisición de conocimientos y habilidades reproductivas por parte de los participantes. El proyecto tiene como objetivo utilizar las herramientas ya instauradas y dominadas por los miembros de la organización, específicamente la plataforma ENTRA, utilizada en la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba como Portal del Trabajador, para ir creciendo en el proceso de aceptación y adaptación en la Empresa.

Introducción

Una de las tendencias que acaparó grandes expectativas en las organizaciones respecto a la capacitación de sus trabajadores fue la educación a distancia (e-learning), la cual significó para muchas organizaciones la solución ideal para disminuir lo gastos asociados al desarrollo del personal. Sin embargo, a pesar de que esta modalidad representa una ganancia a mediano y largo plazo, aún el mundo empresarial evidencia no estar preparado para un cambio de tal magnitud. A pesar de que existen referencias mundiales de empresas que hoy son líderes en la preparación de su personal a través de las modalidades del e-learning, de manera general se registran más de un 80 % de fracaso en la gestión de los cursos a distancia y más de un 60% de abandono de los estudiantes en los cursos (Cebrián, 2003).

Existen elementos que forman barreras o que enlentecen el proceso de aceptación y evolución del aprendizaje no presencial:

Cumplimiento de metodologías y estándares: La necesidad de cumplir con metodologías y con principios de la didáctica clásica llevada a esta nueva modalidad, hicieron una compleja ciencia dentro del mundo de la capacitación a distancia en las empresas (Cabero Almenara, Julio, 2006). Es vital la metodología en la capacitación, la formación de instructores, la elaboración de proyectos y programas sobre principios científicos, sin perder de vista que el objetivo no es ciencia, sino preparar personas para operar, vender, gestionar.

Diseño y desarrollo de plataformas virtuales: Los estándares y principios antes mencionados, exigían un entorno donde se agruparan los elementos capaces de apoyar el proceso docente educativo, foros, correos internos (paralelos a los que ya existían por la organización) páginas de contenidos, control de visitas, agenda de encuentros, sistemas de chats, sistemas de evaluación, entre otros (fig 1). Esto crea un andamiaje de alta complejidad para los usuarios, los cuales para poder ser alumnos de un curso, debían primero participar en el curso de introducción a la plataforma, la cual no llegaban a dominar incluso después que finalizaba la capacitación. En este caso no se tuvo en cuenta un principio muy elemental, Einstein planteaba "…para que se aprenda fácil, hay que hacerlo sencillo…", buscar una vía a través de la cual el alumno adquiera los conocimientos de la manera más fácil.

Figura 1. Entornos Virtuales de Aprendizaje. Fte: Plataformas de Entornos Virtuales de Aprendizaje en la educación superior y su relación con el diseño. Universidad de Chile. 2010.

Diseño del contenido: En los entornos virtuales de aprendizaje (EVA), nombre que adoptan las plataformas de educación a distancia, se incluyen los contenidos que deben incorporar los alumnos, sin embargo la presentación de estos conocimientos carece en muchos casos de motivación, dejando el contenido en texto plano o hipertexto a lo máximo. Rubio (2003) realiza una disertación sobre la evaluación de los modelos y dele-learning de manera en general, y establece los principios que deben cumplir los materiales que se diseñen.

Rechazo al cambio: Todo cambio viene con un grado de rechazo incorporado, si a este sumamos los elementos técnico – metodológicos y tecnológicos antes mencionados, esta dosis de rechazo al cambio tiende a aumentar. La inercia de participar en acciones formativas presenciales, aludiendo a que "nada supera al contacto con el docente" es una frase muy conocida cuando se invita a un participante a un curso a distancia, la labor del docente es insustituible, el aprendizaje está históricamente relacionado a la instrucción por parte de un docente y no de la lectura.

Preparación de los tutores: Pieza fundamental en la capacitación a distancia, la interacción de los tutores con los alumnos o participantes de la acciones en esta modalidad puede llegar a definir la participación de los alumnos en el curso, el conocimiento técnico – metodológico del roll de tutor o teleformador en la capacitación a distancia exige docentes más competentes que para la enseñanza presencial (Fernández Gutierrez, 2004). Este elemento es muy difícil de lograr en las organizaciones, ya que el objetivo central no es la educación propiamente y contar con tutores.

Dirección: La primera barrera en la organizaciones, y a su vez el primer gran reto es el interés de la alta dirección de la organización en la implementación de la capacitación a distancia. Sin una política hacia la necesidad de potenciar el e-learning, y más aún, sin un actuar y un control sobre el como se implementa en la organización la modalidad no presencial y el control de los resultados, las áreas de formación no tendrán oportunidad de evolucionar en el desarrollo de proyectos e-learning.

A pesar de estas barreras, se considera que se debe seguir apostando por la capacitación a distancia, con la vista en la utilización, en primera instancia, de recursos ya comunes en las organizaciones, estableciendo solo las bases metodológicas necesarias para llevar a cabo el proceso docente y estableciendo las premisas necesarias para lograr que la información sea atractiva (Esquivel 2009) y solucionando así la aceptación de la modalidad no presencial, principal problemática existente en la organización, continuando más adelante con el estudio e introducción de un entorno virtual que se adecue a las especificidades de la organización. Debemos dar solución a la aceptación de la modalidad dentro de la organización antes de planificar su evolución.

En este sentido la investigación realizada ha arrojado el crecimiento de una nueva modalidad de capacitación, la auto preparación, la cual clasifica como una de la vías no formales de formación, debido a que las organizaciones usualmente no la contemplan dentro del plan de formación de sus trabajadores, ya que no se establece un programa, plan temático formativo ni sistema de evaluación o de control. Sin embargo, intrínsecamente, la auto preparación está presente dentro del quehacer diario de cada uno de nosotros, en la lectura de un libro, de los documentos normativos de nuestra actividad que son elaborados o actualizados, así como a través de internet mediante tutoriales, libros y videoturoriales, estos últimos surgidos en un primer momento para la promoción y propaganda a través de internet, evolucionando después como un medio de video mensajes y en la actualidad para el desarrollo de cursos a través de la Web, lo cual, fusionado con la existencia en la empresa de un CMS propio, además de una intranet con más de 5 000 PC se convierte en un escenario viable para desarrollar el proyecto de "Videotutoriales como materiales de apoyo a la capacitación empresarial" el cual pretende cumplir con los siguientes objetivos específicos:

• Definir los criterios para seleccionar los cursos que puedan ser diseñados como videotutoriales.

• Definir los requisitos técnico materiales, así como el tiempo de diseño y desarrollo de un cursos a través de un de videotutoriales.

• Establecer la vía para la impartición de los cursos.

• Definir la plantilla de programa y evaluación, requerida para el desarrollo de un curso a través de un videotutorial.

Desarrollo

Aunque la introducción del vídeo en la web fue una estrategia comercial, magnificada por youtube, en principio para la compartición de vídeos de música, en la actualidad casi la mitad de la información que se encuentra en formato de vídeo para web (flv – flash vídeo) corresponde a videotutoriales de cursos. El videotutorial se puede clasificar como una modalidad asíncrona de la capacitación a distancia, permitiendo al alumno manejar y administrar los tiempos que le dedica al aprendizaje, en relación al contenido, a su conveniencia (González, 2007), además es una elemento diseñado principalmente para la auto formación y no para la colaboración.

Inicialmente los videotutoriales se centraron en presentaciones de diapositivas con voz en off o fusionadas con el docente y con vídeos de ejemplos prácticos para cursos de las temáticas de marketing, recursos humanos, contabilidad, dirección, sin embargo a través de las herramientas creadas para la captura en vídeo de los movimientos en las pantalla del ordenador, se crearon nuevas especialidades de las práctica de videotutoriales, cursos de programación, cursos de suites ofimáticas y sistemas operativos, cursos de operación de programas gráficos, e incluso aplicaciones o acciones tan complejos como la instalación de un Sistema Operativo o la implementación de un sitio web. Por lo que podemos decir que son pocos los campos en que no se pueda aplicar como un elemento de apoyo a la preparación la elaboración de un videotutorial, además de ofrecer:

Durabilidad: Se puede utilizar el recursos tantas veces sea necesario. Elemento que permite independizar al alumno del docente.

Modificable: Con la ayuda de los programas de edición, se puede modificar el contenido siempre que se desee guardando la base matriz.

Aprendizaje individualizado: Como todo vídeo, el alumno tendrá la oportunidad de repetir el contenido tantas veces lo necesite, ya sea una definición, la instalación de un programa, o el manejo de una aplicación.

Multiplataforma: El videotutorial como material de apoyo no solo puede utilizarse a través de la web, puede utilizarse un CD/DVD o cinta de vídeo, puede colocarse en un FTP o simplemente se puede proyectar a través de una red lan o un equipo de vídeoconferencia, además es independiente a cualquier sistema operativo que se utilice.

No es la primera vez que en la Empresa se utiliza el vídeo como material de apoyo a la capacitación, en el año 2005 se realizó de conjunto con el área de cuadros una serie de vídeos para la capacitación de los directivos, los cuales fueron incluidos en los curso de habilidades directivas. También la Ms.C Marie Esquivel, especialista del grupo de tecnología educativa del Centro Nacional de Capacitación, ha escrito sobre las experiencias de los vídeos de las conferencias de directivos de alto prestigio en la entidad, colocados en la plataforma SEPAD (Esquivel, 2009), obteniendo resultados positivos en la preparación de los trabajadores de la organización. Igualmente se han realizado, por el área de comunicación, vídeos que muestran los actos y actividades que se desarrollan en la organización. Sin embargo se considera que es necesario un gran impacto para alcanzar una mayor aceptación de la capacitación a distancia.

Criterios de selección de cursos para su diseño como videotutoriales

Ya se conoce que el videotutorial puede ser material de apoyo para la realización de una acción de capacitación a distancia asíncrona en el puesto de trabajo, la cual estará en función de que el participante aprenda un conocimiento útil para su desempeño, según el objetivo final y los niveles de aprendizaje que se desee alcanzar.

Figura: 2 Niveles del aprendizaje. fte:Didáctica. Editorial Pueblo y Educación 2004.

Los acciones que se conciban en la modalidad a distancia, utilizado videotutaoriales estarán mayormente en el los niveles 1 y 2 de aprendizaje, por lo que podemos establecer que las acciones que puedan realizarse a través de esta modalidad de autopreparación serán aquellas en donde se cumpla que:

• Los objetivos estén dirigidos a la adquisición de habilidades en la operación y gestión de aplicaciones o sistemas informáticos, a través de métodos reproductivos fundamentalmente para alcanzar los dos primeros niveles de aprendizaje, familiarización y reproducción.

• Los objetivos estén dirigidos a la instrucción teórica de contenidos de una especialidad a través de un método expositivo, buscando una actualización en procedimientos o metodologías de trabajo, en este caso puede aplicarse a los cuatro niveles del aprendizaje.

• Los objetivos estén dirigidos a familiarizar a los participantes respecto a un conocimiento tecnológico o metodológico a través del método expositivo.

Como se observa la propuesta de utilización de los videotutoriales está dirigida principalmente a la adquisición Atendiendo a lo anterior podemos proponer un grupo de temas que puedan impartirse a través de videotutoriales.

• Actualización de procedimientos.

• Marketing y ventas.

• Ofimática, básica y avanzada.

• Desarrollo Web. Básico y Avanzado.

• Trabajo en Sistemas y aplicaciones informáticas.

• Capacitación de directivos

• Comunicación y organización empresarial.

No obstante, si se realiza los cursos con un mayor nivel de preparación y apoyándose en la transferencia de documentos mediante el correo electrónico y el intercambio en los foros de discusión que se generen en la Web, pueden alcanzarse los niveles superiores en el aprendizaje. Dentro de las temáticas de cursos antes mencionadas podemos determinar a nivel macro cuales acciones se podrán diseñar, se puede establecer una jerarquía en la selección utilizando los siguientes criterios:

• Acciones formativas demandadas cada año y cuyos contenidos no varían con frecuencia.

• Acciones formativas con alcance nacional, y que su impartición implique más de una edición.

• Acciones formativas para la inducción o introducción a cargos o puestos de trabajo.

De esta forma podemos seleccionar que temas y acciones concretas, podemos realizar a través de videotutoriales. Es importante en cada caso definir la prioridad ya que la realización de este tipo de modalidad requiere de mucho tiempo de preparación y edición del contenido.

Requisitos técnicos – materiales y tiempo de desarrollo

Un equipo de trabajo para el diseño de videotututoriales puede estar conformado por tres personas como mínimo:

• Coordinador general: cumple la función de realizar el levantamiento de las acciones de los planes de capacitación que pudieran realizarse sobre videotutoriales, establece las coordinaciones de los encuentros con los especialistas de las áreas para el desarrollo de los contenidos así como, asesora en el diseño y construcción de los contenidos (Diseño de diapositivas, gráficos, vídeos y demás elementos), diseña los guiones de cada presentación o grabación. Participa en la filmación o grabación de los especialistas que imparten los contenidos. Publica los contenidos en la web o ftp para su utilización.

• Diseñador de Contenido: Filma y graban los especialistas que imparten el contenido, editan los vídeos con las grabaciones realizadas y las presentaciones o imágenes diseñadas. Publica los vídeos en los formatos requeridos según el medio de transmisión que se utilice.

Debe existir un coordinador general y dos diseñadores de contenidos, y en ambos casos deben seleccionarse especialistas con conocimiento de informática, diseño de presentaciones y edición de vídeo, de ser posible que tengan un dominio general sobre las actividades de la empresas y con dominio de didáctica y metodología de la educación.

Para la realización de un videotutorial no es necesario un gran desglose de aparatos tecnológicos o súper computadoras. Si tomamos como referencia un equipo formado por tres especialistas con las características mencionadas, y concebimos que son ellos los que se mueven hacía los especialistas que desarrollan el contenido, elemento fundamental a la hora de exponer una materia, ya que el instructor tendrá dominio de la actividad y el control de los recursos necesarios, podemos listar los recursos mínimos necesarios:

Tabla: 1 Relación de tecnología para un equipo de diseño de vídeo

Fuente: Elaboración Propia.

Los elementos técnicos propuesto son suficientes para editar cualquier tipo de videotutorial, y permiten movilidad, capacidad y rapidez en el desarrollo de los mismos.

Recomendamos para la edición gráfica y de vídeo la utilización de estos programas, divididos por sistemas operativos.

Tabla: 2 Relación de programas por sistemas operativos

Fuente: Elaboración Propia.

Es importante que los especialistas seleccionados dominen los programas antes mencionados en ambos sistemas operativos. Podemos calcular el tiempo que demoraría la realización de un videotutorial, si definimos los pasos o etapas necesarias para su producción.

Tabla: 3 Etapas de un proceso de grabación.

Fuente: Manual Grabación. ICTR. 1996

El principio es que por cada hora de clase (tiempo de duración del videotutorial) será necesario 3 horas de edición, incluyendo la reproducción del material en formato web. Como promedio un cursos de 40 horas (una semana) llevará un tiempo de realización de 7 semanas. De las actividades a realizar las que requieren mayor tiempo de detalle y ocupación son:

• Elaboración de material de apoyo en texto plano.

• Elaboración de imágenes o diapositivas.

• Grabación.

• Edición.

• Reproducción.

Vías para la impartición de los cursos

Como se plantea al inicio del trabajo la realización de un curso puede realizarse utilizando los videotutoriales al 100 %, en función del objetivo que se quiera lograr, pero también pueden utilizarse solo como material de apoyo, fusionando su utilización con la entrega de documentos y el intercambio a través de foros de discusión. Para esto no es necesario crear una plataforma con grandes prestaciones, la empresa cuenta en la actualidad con un gestor de contenidos (CMS[2]propio de la entidad, el cual cuenta con los elementos que permiten la gestión de información y contenido, ENTRA, que en estos momentos aloja a los diferentes portales de las unidades organizativas de la entidad.

Figura No 3. Propuesta de Portal de Gestión del Conocimiento de ETECSA. Proyecto portal de gestión del conocimiento.

El CMS ENTRA (Soler, 2010), cuenta con módulos que bien utilizados, pueden fungir como herramientas de apoyo a los cursos no presenciales.

Módulo Documentos: Permite la categorización de documentos según el criterio establecido por el web editor o administrador, cada carpeta podría ser un curso y dentro de este desglosado por temas o capítulos relacionados a cada videotutorial

Módulo Multimedia: Permite incluir vídeos en formato web (flv) y categorizarlos por carpetas igual que el módulo de documentos.

Módulo de foros de discusión: Permite a través de temas establecidos por el web editor o administrador espacios de discusión e intercambio entre los usuarios.

Módulo de encuestas: Permite a construcción de encuesta de diferentes tipo de selección de respuestas, dando la posibilidad de medir la satisfacción de los materiales del curso, el contenido y demás elementos que se consideren necesarios.

Figura No 4. Propuesta de encuesta para el videotutorial del cursos básico de Ubuntu.

Con estos componentes del "CMS ENTRA" podemos obtener una gran parte de los recursos que prestan los entornos virtuales de aprendizaje para la gestión de cursos a distancia. Esto posibilita que los cursos estarán incluidos en un entorno informático ya conocido por los miembros de la organización lo que significa una fortaleza un gran por ciento de permanencia en los mismos.

Propuesta de plantilla de programa y evaluación, requerida para el desarrollo de un curso a través de un videotutorial

La empresa ya tiene experiencia en el diseño de modelos que permitan dar seguimiento a modos de formación similar a la auto preparación, específicamente el entrenamiento en el puesto, aunque no es impresionable establecer un modelo para cada alumno que participe en un videotutorial si no se requiere, un trabajador puede libremente descargar los temas, vídeos y estudiar de manera independiente. Los modelos estarán dirigidos a aquellos trabajadores que requieran la acción formativa para su desempeño y por ende deben de ser tutoreados y evaluados.

Los tutores deberán ser seleccionados por el área rectora de la actividad en la organización, y una vez que esté finalizado el proyecto revisarlo y estudiarlo antes de publicarlo, los tutores juegan un gran papel cuan los videotutoriales son acciones que están dirigidas a trabajadores que requieren el conocimiento para realizar sus funciones, ya que deben satisfacer las preguntas de los participantes del curso ante cualquier duda, propiciar el intercambio en los foros, por correo, la lectura de los documentos y el estudio de los vídeos. En principio se propone un modelo individual para cada uno de los participantes especificando la evaluación en cada contenido, de forma tal que se tenga bien definido tanto la descripción de los conocimientos y habilidades que se deben adquirir en el curso como la evaluación obtenida.

Nombre y Apellidos del Trabajador:_____________________________________

Código / Nombre del Curso: __________________________________________

Tutor: ____________________________________________________________

Nota Final:__________ Firma del Tutor:__________________

Bibliografía

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• Alvarado, Angel, (2003). Diseño Instruccional para la Producción de Cursos en Línea y e-learning , Universidad Central de Venezuela Docencia Universitaria, Vol IV, No 1, Año 2003

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• Soler López, Norge, (2010) Tesis de MaestríaPropuesta de sistema de Gestión de Contenido CMS ENTRA, para la Empresa de Telecomunicaciones de Cuba. UH. Facultad de Comunicación.

Autor:

Lic. Alain Díaz.

Especialista Dirección de Capacitación. ETECSA.

Ing. Manuel Costales.

Especialista. Jefe de Cátedra de Informática. Centro Nacional de Capacitación ETECSA.

21/10/2011

[1] Editores de pantalla. http://www.genbeta.com/imagen-digital/

[2] Consiste en una interfaz que controla una o varias bases de datos donde se aloja el contenido del sitio. El sistema permite manejar de manera independiente el contenido y el diseño. Así, es posible manejar el contenido y darle en cualquier momento un diseño distinto al sitio sin tener que darle formato al contenido de nuevo, además de permitir la fácil y controlada publicación en el sitio a varios editores. Un ejemplo clásico es el de editores que cargan el contenido al sistema y otro de nivel superior (directorio) que permite que estos contenidos sean visibles a todo el público (los aprueba)