Girar texto y bordes
Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estén girados los mismos grados que el texto.
Agregar bordes, colores y tramas
Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color.
Formatos de número
Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).
Formato de número General
El formato de número General es el formato predeterminado. En la mayoría de los casos, los números a los que se aplica el formato General se muestran tal como se escriben. Sin embargo, si la celda no es suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los números con posiciones decimales y utiliza la notación científica para números grandes.
Formatos de número integrados
Excel contiene numerosos formatos de número integrados. Para obtener una lista de ellos, haga clic en Celdas en el menú Formato y después en la ficha Número. La categoría Especial incluye formatos para códigos postales y números telefónicos. Las opciones de cada categoría aparecen a la derecha de la lista Categoría. Los formatos aparecen en categorías a la izquierda, que incluyen Contabilidad, Fecha, Hora, Fracción, Científica y Texto.
Formato de celdas y listas
Aplicar un autoformato a un rango o una lista
Para aplicar formato a toda una lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) u otro rango que tenga elementos distintos, por ejemplo, rótulos de columna y fila, totales generales y datos de detalle, puede aplicar un autoformato. Este diseño utiliza formatos distintos para los diversos elementos del rango o de la lista.
Crear y aplicar un estilo
Para aplicar varios formatos en un solo paso y estar seguro de que las celdas tienen un formato coherente, puede aplicar un estilo (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) a las celdas. Microsoft Excel incluye estilos que puede utilizar para aplicar formato a los números como monedas, porcentajes o con puntos para separar los millares. Puede crear estilos propios para aplicar una fuente y un tamaño de fuente, formatos de números, bordes de celdas y sombreado, así como para proteger las celdas de cambios. Si los datos están en un esquema, puede aplicar un estilo a cada nivel del esquema.
Copiar formatos de una celda o un rango a otro
Si ya ha aplicado formato a algunas celdas de una hoja de cálculo, puede utilizar el botón
Copiar formato para copiar el formato en otras celdas.
Extender automáticamente formatos Cuando esta opción está activada, el formato se extiende automáticamente al introducir filas al final de un rango al que ya ha aplicado formato. Puede activar o desactivar el formato automático.
Aplicar formato a celdas basándose en condiciones específicas
Puede supervisar los resultados de las fórmulas u otros valores de celdas mediante la aplicación de formatos condicionales (formato condicional: formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.). Por ejemplo, puede aplicar color de texto verde a la celda si las ventas sobrepasan las previsiones y un sombreado de color rojo si son menores que las previsiones.
Cuando cambian las condiciones
Si el valor de la celda cambia y ya no cumple la condición especificada, Microsoft Excel borra el formato de la celda pero deja aplicada la condición de modo que se aplique de nuevo el formato cuando la condición se cumpla.
Libros compartidos
En un libro compartido, los formatos condicionales aplicados antes de que se compartiera el libro seguirán activos; sin embargo, no se podrán modificarse los formatos condicionales ni aplicarse nuevos formatos mientras el libro esté compartido.
Informes de tabla dinámica Si intenta aplicar formatos condicionales a las celdas de un informe de tabla dinámica, los resultados serán imprevisibles.Fórmulas como criterios de formatoLos valores de las celdas seleccionadas pueden compararse con una constante (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.) o con los resultados de una fórmula. Para evaluar los datos en las celdas no comprendidas dentro del rango seleccionado o para examinar varios conjuntos de criterios, puede utilizarse una fórmula lógica para especificar los criterios de formato.
- Utilizar el valor de una celda como condición Si selecciona la opción Valor de la celda y se comparan los valores de las celdas seleccionadas con el resultado de la fórmula, deberá comenzarse la fórmula por el signo igual (=).
- Utilizar una fórmula como condición Si selecciona la opción Fórmula, la fórmula que especifique debe devolver un valor lógico VERDADERO (1) o FALSO (0). La fórmula debe comenzar con un signo igual (=) y sólo puede evaluar datos en la hoja de cálculo activa. Para evaluar datos en otra hoja o en otro libro, puede definir un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) en la hoja de cálculo activa para los datos de la otra hoja o libro, o volver a escribir la referencia a los datos en una celda de la hoja de cálculo activa. Después haga referencia a esa celda o al nombre en la fórmula. Por ejemplo, para evaluar los datos de la celda A5 en la Hoja1 del libro AñoFiscal.xls, escriba la siguiente referencia, incluido el signo igual (=), en una celda de la hoja activa: =[AñoFiscal.xls]HOJA1!$A$5
La fórmula también puede evaluar criterios que no estén basados en datos de hoja de cálculo. Por ejemplo, la fórmula =DIASEM("12-5-99")=1 devuelve VERDADERO si la fecha 12-5-99 es domingo. A menos que una fórmula haga referencia de forma específica a las celdas seleccionadas a las que está dando formato, los valores de las celdas no afectarán a si la condición es verdadera o falsa. Si una fórmula no hace referencia a las celdas seleccionadas, debe introducir las referencias de celda en la fórmula.
- Utilizar referencias de celda como condición Puede escribir referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) en una fórmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de cálculo. Cuando se seleccionan celdas en la hoja se insertan referencias de celda absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.).
- Utilizar fechas Las fechas y las horas se evalúan como números de serie. Por ejemplo, si se compara el valor de la celda con fecha 7 de enero, 2001, la fecha se representará mediante el número de serie 36898.
Ejemplo 1: utilizar los datos de una celdaEn el siguiente ejemplo, se aplican formatos condicionales al rango B2:E3 para analizar las contribuciones trimestrales con respecto a todo el año. Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 30% o mayor al resultado total, se mostrarán en negrita y en color verde. Los resultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 20% o menor, se mostrarán en negrita y en color rojo.
La siguiente tabla resume los formatos condicionales aplicados al rango B2:E3. Microsoft Excel ajusta la parte relativa (el número de fila) de la referencia de celda $F2 en la fórmula de manera que cada celda del rango B2:E3 se compare con el total correspondiente de la columna F.
Valor de la celda | Fórmula | Formatos | |
Condición 1 | Mayor o igual que | =$F2*0,3 | Negrita, fuente color verde |
Condición 2 | Menor o igual que | =$F2*0,2 | Negrita, fuente color rojo |
Ejemplo 2: utilizar una fórmula y referencias de celda externas
Fórmula | Formatos | |
Condición 1 | =Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>3000, MIN($A$1:$A$5)>=1800) | Sombreado en color verde |
Ejemplo 3: utilizar una fórmula y una referencia de celda
Fórmula | Formatos | |
Condición 1 | =RESIDUO(A4;2)=0 | Fuente azul |
Esta fórmula debe evaluar cada celda del rango. Cuando escriba una fórmula de este tipo en el cuadro de diálogo Formato condicional, sin embargo, introduzca sólo la referencia de celda para la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) en el rango seleccionado. Microsoft Excel ajustará las referencias a otras celdas relativas a la celda activa.
Comprobar un formato condicional antes de aplicarlo Una manera fácil de asegurar que las referencias de la fórmula son correctas es aplicar el formato condicional primero a una celda en el rango. Después seleccionar todo el rango, haga clic en Formato condicional en el menú Formato y, a continuación, haga clic en Aceptar. El formato condicional aplicado a la primera celda se aplicará a todo el rango, con la fórmula ajustada de forma correcta en cada celda.
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma 
en lugar de subtotales automáticos.
Cómo se calculan los subtotales
Subtotales
Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.
Totales generales
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Actualización automática Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.
Subtotales anidados
Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.
Subtotales exteriores
Subtotales anidados
Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.
Informes y gráficos de resumen
Crear informes de resumen
Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá esquematizada para que pueda ver su estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos de esquema , y para ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.
Presentar los datos del resumen en un gráfico
Puede crear un gráfico que utilice sólo los datos visibles de una lista que contenga subtotales. Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.
Insertar subtotales
Insertar subtotales individuales
Columna cuyos subtotales se desea calcular
Subtotales
- Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
- Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
- Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
- En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
- En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
- En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
- En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
- Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
- Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
- Haga clic en Aceptar.
Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.
- Subtotales exteriores
- Subtotales anidados
- Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
¿Cómo?
Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.
- Haga clic en el rango que desee ordenar.
- En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
- En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
- Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
- Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte.
- En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
- En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
- En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
- En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
- Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
- Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
- Inserte los subtotales exteriores.
- En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
- En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
- Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
- Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
- Inserte los subtotales anidados.
- Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.
Insertar una fila Total en una lista
- Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
- Haga clic en Alternar fila Total
en la barra de herramientas Lista.
Realizar un esquema en una hoja de cálculo
Microsoft Excel puede crear un esquema de los datos en el que podrá mostrar y ocultar niveles de detalle con sólo hacer clic con el mouse (ratón). Puede hacer clic en los símbolos del esquema , y para mostrar rápidamente sólo las filas o columnas que ofrecen resúmenes o encabezados de secciones de la hoja de cálculo, o bien utilizar los símbolos para ver los detalles de cada resumen o encabezado individual.
Preparar los datos para el esquema
Los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tenga un rótulo en la primera fila y contenga información similar, y de modo que el rango no contenga filas ni columnas en blanco.
Antes de trazar el esquema, puede ser conveniente ordenar los datos de modo que las filas que deban agruparse estén juntas. En la ilustración anterior, el rango se ha ordenado por región y luego por mes, de modo que las filas detalladas de marzo y abril de la región Este quedan juntas, y las filas de cada mes de la región Oeste están también juntas.
Incluya filas de resumen, bien encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Para obtener los mejores resultados, las filas de resumen deberán contener fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada una de las filas de detalle. En la ilustración, existe una fila de totales debajo del detalle de cada mes y región. Por ejemplo, las ventas de las filas de la 11 a la 13 se totalizan en la fila 14. También puede trazar el esquema cuando las filas de resumen contengan texto descriptivo u otros datos.
Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegúrese de que el rango tenga rótulos en la primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas de detalle.
Mostrar u ocultar datos en un esquema
Un esquema puede tener un máximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona datos sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustración, la fila de todas las ventas, que contiene el total de todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el nivel 2 y las filas detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar sólo las filas de un nivel determinado, puede hacer clic en el número del nivel que desee ver. En la ilustración, las filas de detalle de la región Este y de abril en la región Oeste están ocultas, pero puede hacer clic en los símbolos para mostrarlas.
Trazado manual y trazado automático de un esquema
Trazado automático de un esquema
Si ha resumido los datos con fórmulas que contienen funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), como una SUMA, Excel puede trazar automáticamente el esquema de los datos, como en la ilustración. Los datos resumidos deben estar junto a los datos detallados.
Si inserta subtotales automáticos en un rango organizado por filas, Excel trazará automáticamente un esquema de la hoja de cálculo al mismo tiempo, para que pueda mostrar y ocultar la cantidad de detalle deseada.
Trazado manual de un esquema
Si los datos no están organizados de forma que Excel pueda trazar su esquema automáticamente, puede crearlo manualmente. Por ejemplo, tendrá que trazar manualmente el esquema de los datos si las filas o columnas de los datos resumidos contienen valores o texto descriptivo, en lugar de fórmulas.
Personalizar un esquema con estilos
Puede aplicar estilos (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) automáticos a un esquema, bien al crearlo o más adelante.
Para las filas del esquema, Excel emplea estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2. Para las columnas del esquema, Excel utiliza estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Los estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas de resumen de los datos. Cambiando la forma en que están definidos estos estilos, puede aplicar distintos formatos de texto y celdas para personalizar el aspecto del esquema. Asimismo, puede utilizar los autoformatos (autoformato: colección incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos esquematizados.
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.
Utilizar fórmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.
Utilizar fórmulas para combinar datos En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas de cálculo distintas.
Agregar datos a una consolidación con referencias 3D
Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.
Consolidar por posición
Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.
Consolidar por categorías
Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.
Otros modos de combinar datos
Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categorías.
Consolidar datos
Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en fórmulas, por posición o por categoría.
Fórmulas Puede utilizar referencias 3D en fórmulas para cualquier tipo o distribución de datos. Es el método recomendado.
Posición Si va a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posición.
Categoría Si tiene varios rangos con diseños diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos coincidentes, puede consolidar por categoría.
Siga uno de estos procedimientos:
Consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas
- En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de consolidación.
- Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de cálculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podría escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo distintas, escriba una fórmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.
Consolidar por posición o categoría
Configure los datos que va a consolidar.
- Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que contenga los datos que se desea consolidar.
- Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
- Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
- Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el menú Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.
- Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.
- Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados.
- En el menú Datos, haga clic en Consolidar.
- En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.
- Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
- Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
- Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.
Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.
Nota Otras formas de consolidar datos incluyen la creación de un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación.
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo en el menú Herramientas. Al realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de celda específica hasta que una fórmula dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
Por ejemplo, utilice Buscar objetivo para cambiar de forma incremental el tipo de interés de la celda B3 hasta que el valor del pago de B4 sea igual a 900,00 $.
Las tablas de datos son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo afecta el cambio de algunos valores de las fórmulas a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método abreviado para calcular varias versiones en una sola operación, así como una manera de ver y comparar los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo.
Tablas de datos de una variable Por ejemplo, utilice una tabla de datos de una variable si desea ver de qué manera afectan distintos tipos de interés al pago mensual de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda D2 contiene la fórmula de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que hace referencia a la celda variable B3.
Tabla de datos de dos variables
Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cómo afectan los distintos tipos de interés y plazos del préstamo al pago de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la fórmula de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que utiliza dos celdas variables, B3 y B4.
Cálculos de las tablas de datos
Las tablas de datos se actualizan cuando se actualiza una hoja de cálculo, aunque no hayan cambiado. Para acelerar el cálculo de una hoja de cálculo que contenga una tabla de datos, pueden cambiarse las opciones de Calcular para que se actualice automáticamente la hoja de cálculo pero no las tablas de datos.
Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si (análisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe de los pagos.). Con Solver, puede buscarse el valor óptimo para una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo.
Una formula comienza siempre con el signo igual (=).) de celda, denominada celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la celda objetivo.
Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino.) para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo.
Utilice Solver para determinar el valor máximo o mínimo de una celda cambiando otras celdas, por ejemplo, puede cambiar el importe del presupuesto previsto para publicidad y ver el efecto sobre el margen de beneficio.
Ejemplo de una evaluación de Solver
En el siguiente ejemplo, el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al número de unidades vendidas, determinando indirectamente el importe de los ingresos por ventas, los gastos asociados y los beneficios. Solver puede modificar los presupuestos trimestrales de publicidad (celdas B5:C5), con una restricción total máxima de 20.000 $ (celda F5), hasta que el valor total de beneficios alcance el importe máximo posible. Los valores en las celdas ajustables se utilizan para calcular los beneficios de cada trimestre, por tanto están relacionados con la fórmula en la celda objetivo F7, =SUMA(Q1 Beneficios:Q2 Beneficios).
- Celdas ajustables
- Celda restringida
- Celda objetivo
Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes:
Hojas de cálculo de ejemplo de Solver
Microsoft Excel incluye un libro, Solvsamp.xls en la carpeta OfficeSamples, que demuestra los tipos de problemas que pueden resolverse.
Pueden utilizarse las hojas de cálculo de muestra en Solvsamp.xls como ayuda para resolver los problemas. Para utilizar cualquiera de las seis hojas de cálculo: Productos varios, Rutas de distribución, Organización de personal, Optimización de ingresos, Cartera de Valores y Diseño Técnico, abra el libro, cambie a la hoja de cálculo que desee utilizar y, a continuación, haga clic en la opción Solver del menú Herramientas. La celda objetivo, las celdas ajustables y las restricciones de la hoja de cálculo ya están especificadas.
Algoritmo y métodos utilizados por Solver
La herramienta Microsoft Excel Solver utiliza el código de optimización no lineal (GRG2) desarrollado por la Universidad Leon Lasdon de Austin (Texas) y la Universidad Allan Waren (Cleveland ).
Los problemas lineales y enteros utilizan el método más simple con límites en las variables y el método de ramificación y límite, implantado por John Watson y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc. Para obtener más información sobre el proceso de solución interno que utiliza Solver, póngase en contacto con:
Frontline Systems, Inc. P.O. Box 4288 Incline Village, NV 89450-4288 (775) 831-0300 Página Web: http://www.frontsys.com Correo electrónico: info[arroba]frontsys.com
Algunas secciones del código de programa Microsoft Excel Solver tienen copyright en 1990, 1991, 1992, y 1995 por Frontline Systems, Inc. Otras secciones tienen copyright en 1989 por Optimal Methods, Inc.
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.
Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si.
En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción, establezca el valor de la celda B1 en 50.000 $ y el de la celda B2 en 13.200 $.
Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y de B2 a 26.000 $.
Informes de resumen de escenario
Para comparar varios escenarios, puede crear un informe que los resuma en la misma página. El informe puede listar los escenarios unos junto a otros o resumirlos en un informe de tabla dinámica.
www.vacationinnicaragua.com/windows/office/index.html
Microsoft Excel funciona con varios tipos de informes. Puede utilizar los formularios que se proporcionan con Excel para escribir datos en rangos, listas (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) o en otras bases de datos. Se pueden diseñar formularios para imprimirlos o utilizarlos en pantalla, así como para abrirlos en Excel o incluirlos en páginas Web. Para capturar y organizar los datos en los formularios en pantalla, se puede utilizar un libro de Excel u otro programa o base de datos.
Formularios integrados para datos de Excel Para los rangos o listas en hojas de cálculo de Excel, puede mostrar un formulario de datos que permite escribir nuevos datos, buscar filas basándose en el contenido de las celdas, actualizar los datos y eliminar filas del rango o de la lista.
Formularios predefinidos para tareas de oficina comunes Excel proporciona Soluciones de hoja de cálculo: plantillas predefinidas que le ayudarán a crear informes de gastos, facturas y pedidos. Estas plantillas también permiten almacenar la información que se escribe en los formularios de una base de datos.
Diseñar un formulario propio en Excel Puede crear formularios de Excel para imprimirlos o utilizarlos en pantalla. Los formularios en pantalla pueden incluir controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.), como botones de opción y listas desplegables. Puede proteger un formulario en pantalla de modo que sólo estén disponibles ciertas celdas para la entrada de datos, y también puede validar los datos para asegurarse de que los usuarios sólo escriben los tipos de datos que requiere el formulario. Los formularios pueden facilitarse desde Excel, en páginas Web o desde programas de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.).
Controles: cuándo se deben utilizar los controles ActiveX o los de la barra de herramientas Formularios
Los controles son objetos gráficos que se colocan en un formulario para mostrar o introducir datos, realizar una acción o facilitar la lectura del formulario. Estos objetos incluyen cuadros de texto, cuadros de lista, botones de opciones, botones de comandos y otros elementos. Los controles ofrecen al usuario opciones para seleccionar botones en los que hacer clic para ejecutar macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas.
Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) o secuencias de comandos Web (secuencia de comandos: tipo de código de equipo que se utiliza para realizar tareas en páginas Web tales como incrementar el contador de "número de visitantes" cada vez que hay un nuevo visitante. Es posible escribir las secuencias de comandos Web en varios lenguajes de secuencias de comandos. No es necesario compilar las secuencias de comandos para ejecutarlas.).
Microsoft Excel tiene dos tipos de controles. Los controles ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.) son apropiados para la mayor parte de las situaciones y funcionan con las macros y secuencias de comandos Web de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.) (VBA). Los controles de la barra de herramientas Formularios son compatibles con versiones anteriores de Excel, comenzando por Excel 5.0, y pueden utilizarse en hojas de macro XLM.
Controles ActiveX
Cuándo utilizarlos Utilice un control ActiveX para la mayor parte de los formularios en línea, especialmente cuando desee controlar los distintos eventos que ocurren cuando se utiliza el control. Por ejemplo, se puede agregar un control de cuadro de lista a una hoja de cálculo y, a continuación, escribir una macro para realizar distintas acciones dependiendo de la opción que el usuario seleccione en la lista.
Lo que pueden hacer los controles
Los controles ActiveX son similares a los controles de los lenguajes de programación como Microsoft Visual Basic y son los mismos que pueden agregarse a los formularios personalizados creados mediante el Editor de Visual Basic. Cuando se agrega un control ActiveX a una hoja de cálculo, se escribe un código de macro que hace referencia al número de identificación del control, a diferencia de una macro asignada para que se ejecute cuando se haga clic en el control. Cuando un usuario del formulario utilice el control, el código se ejecutará para procesar los eventos que sucedan.
Lo que no pueden hacer los controles
No se pueden utilizar los controles ActiveX en hojas de gráfico ni en hojas de macro XLM. En estos casos, utilice los controles de la barra de herramientas Formularios. Si desea vincular una macro para que se ejecute directamente desde un control, utilice un control de la barra de herramientas Formularios.
Controles ActiveX en soluciones personalizadas
Los controles ActiveX tienen propiedades que se pueden personalizar. Por ejemplo, puede especificar el aspecto del puntero cuando el usuario lo sitúe sobre el control. Puede escribir macros que respondan a eventos asociados con los controles ActiveX. Puede utilizar los controles ActiveX en formularios de Excel, además de en formularios y cuadros de diálogo de programas de VBA.
Controles ActiveX en páginas Web
En los formularios y datos de Excel que desee poner en las páginas Web, puede incluir controles ActiveX y escribir secuencias de comandos Web (en lugar de código de macro) para que se ejecuten cuando se utilicen los controles en un explorador Web. Puede escribir las secuencias de comandos en VBScript (Microsoft Visual Basic Scripting Edition (VBScript): subconjunto del sistema de programación de Microsoft Visual Basic. Microsoft Internet Explorer 3.0 o posterior, junto con el resto de exploradores Web, puede leer programas VBScript que se incrusten en páginas HTML.) o JavaScript (JavaScript: lenguaje de secuencias de comandos que se puede utilizar para agregar funciones a una página o sitio Web, o para mejorar el aspecto de del mismo. las secuencias de comandos JavaScript se pueden ejecutar en cualquier tipo de equipo cliente o servidor.) desde Excel utilizando el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.
Dónde encontrar los controles
El Cuadro de controles es una barra de herramientas que contiene controles ActiveX. Algunos de estos controles tienen el mismo aspecto que los controles de la barra de herramientas Formularios, y otros, como los botones de alternar y los controles de imagen, no están disponibles en dicha barra de herramientas. Cuadro de controles también contiene controles ActiveX instalados por otros programas, como el control de película activa que instala Microsoft Internet Explorer.
Controles de la barra de herramientas Formularios
Cuándo utilizarlos
Utilice un control de la barra de herramientas Formularios cuando desee grabar todas las macros de un formulario pero no desee escribir o modificar ningún código de macro en VBA. Los controles de la barra de herramientas Formularios también pueden utilizarse en hojas de gráfico.
Lo que pueden hacer los controles
Estos controles están diseñados para utilizarlos en formularios de hojas de cálculo que otros usuarios cumplimentarán desde Microsoft Excel. Se puede vincular una macro existente a un control o escribir o grabar una macro nueva. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro.
Lo que no pueden hacer los controles
Los controles de la barra de herramientas Formularios no se pueden utilizar para controlar eventos como lo hacen los controles ActiveX. Tampoco se pueden utilizar para ejecutar secuencias de comandos Web en páginas Web.
Dónde encontrar los controles
Los controles de la barra de herramientas Formularios están situados en la barra de herramientas Formularios.
www.vacationinnicaragua.com/windows/office/index.html
Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.
=5+2*3
Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias, operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).
Partes de una fórmula
Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142…
Referencias (o nombres): A2 devuelve el valor de la celda A2.
Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.
Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
Funciones en las fórmulas
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR redondea un número en la celda A10.
| Página siguiente |