Microsoft Excel

1. Ver libros y hojas de cálculo
2. Crear vistas personalizadas
3. Ocultar todo o parte de un libro
4. Solucionar problemas al introducir y seleccionar datos. Escribir datos
5. Seleccionar y mover datos
6. Filtros
7. Listas
8. Importar datos
9. Actualizar datos y asignar nombres a rangos
10. Datos de origen OLAP en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico
11. Dar formato a hojas de cálculo y datos
13. Realizar un esquema en una hoja de cálculo
14. Consolidar datos
15. Buscar objetivo
16. Tablas de datos
17. Solver
18. Escenarios
19. Formularios
20. Fórmulas
21. Estructura de una función
22. Directrices para los nombres
23. Gráficos
24. Formas
25. Cambiar objetos de dibujo o gráficos
26. Aplicaciones de Excel para gráficos
27. Informes de gráfico dinámico

Ver libros y hojas de cálculo

Un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.), que puede utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de más de una hoja de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la misma hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico (hoja de gráfico: hoja de un libro que contiene sólo un gráfico. Una hoja de gráfico es muy útil si se desea ver un gráfico o un informe de gráfico dinámico separado de los datos de una hoja de cálculo o un informe de tabla dinámica.) independiente.

Puede pasar de una hoja de cálculo o de gráfico a otra haciendo clic en las etiquetas de las hojas, situadas en la parte inferior de la ventana del libro. Puede asignar colores a las etiquetas de hojas para reconocerlas más fácilmente. La etiqueta correspondiente a la hoja activa estará subrayada en el color elegido, mientras que las demás estarán totalmente coloreadas.

Ver diferentes partes de una hoja de cálculo al mismo tiempo

Dividir una hoja de cálculo      Para ver distintas partes de una hoja de cálculo y desplazarse por ellas de forma independiente, puede dividir la hoja de cálculo en sentido horizontal y vertical en paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) independientes. La división de una hoja de cálculo en paneles permite ver distintas partes de la misma hoja unas junto a otras y resulta útil, por ejemplo, para copiar y pegar datos entre distintas áreas de una hoja de gran tamaño. En el siguiente ejemplo, se ven las filas correspondientes a distintas ciudades en los paneles superiores, mientras que los totales correspondientes a febrero quedan visibles en los paneles inferiores.

Los dos paneles de la derecha se desplazan a la vez, al igual que los dos inferiores.

Mantener visibles los rótulos o datos     

Para mantener visibles los rótulos de filas y columnas u otros datos a medida que se desplaza por una hoja, puede "inmovilizar" las filas superiores o las columnas de la izquierda. Las columnas y las filas inmovilizadas no se desplazan, sino que permanecen a la vista a medida que se desplaza por el resto de la hoja de cálculo.

Los rótulos de la primera fila permanecen fijos mientras se desplaza verticalmente por el resto de la hoja.

No puede dividir una hoja de cálculo e inmovilizar partes de ella simultáneamente.

Nota  Los paneles divididos o inmovilizados no se muestran automáticamente en cada página al imprimir la hoja. Deberá especificar los rótulos que desee imprimir.

Crear vistas personalizadas

Puede guardar un conjunto de configuraciones de presentación e impresión como vista personalizada, y aplicar esta vista personalizada en cualquier momento. Por ejemplo, supongamos que tiene una hoja de cálculo que contiene datos sobre cuatro regiones de ventas distintas. Puede configurar una vista para los datos de cada región, y guardarlas. Cuando abra la hoja de cálculo, podrá solicitar una vista determinada y se mostrarán los datos.

Lo que puede almacenarse en las vistas personalizadas     

Las configuraciones almacenadas incluyen opciones de presentación, tamaño de las ventanas y su posición en la pantalla, divisiones de ventana o paneles inmovilizados, la hoja activa y las celdas seleccionadas en el momento de crearse la vista (vista: conjunto de valores de visualización e impresión a los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear más de una vista del mismo libro sin guardar copias diferentes del libro.). También se pueden guardar opcionalmente las filas y las columnas ocultas, la configuración de filtros y la configuración de impresión.

La vista personalizada incluye el libro entero. Si oculta una hoja antes de agregar una vista, Excel ocultará la hoja cuando muestre la vista en pantalla.

Ocultar todo o parte de un libro

Al ocultar partes de un libro, los datos dejan de estar a la vista pero no se quitan del libro. Si guarda y cierra el libro, los datos ocultos seguirán estándolo la próxima vez que lo abra. Si imprime el libro, Microsoft Excel no imprime las partes ocultas. Para evitar que puedan verse las hojas, filas o columnas ocultas, puede proteger el libro o la hoja mediante una contraseña.

Ocultar libros y hojas      

Puede ocultar los libros y las hojas para reducir el número de elementos en pantalla y evitar así cambios no deseados. Por ejemplo, puede ocultar hojas que contengan datos confidenciales, o bien ocultar un libro que contenga macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) de forma que sigan disponibles para su ejecución, pero que no aparezca ninguna ventana del libro de la macro. El libro o los datos ocultos estarán accesibles y otros documentos pueden usar la información.

Ocultar filas y columnas     

Asimismo, puede ocultar las filas o las columnas de datos seleccionadas que no esté usando o que no desee que vean los demás usuarios.

Ocultar elementos de la ventana     

Puede ocultar la mayoría de los elementos de la ventana para dejar espacio en la pantalla y poder mostrar los datos de la hoja de cálculo. Entre los elementos de la ventana que puede ocultar están la barra de tareas de Microsoft Windows y las barras de título, de herramientas, de fórmulas y de estado de Excel. Estos elementos permanecen ocultos sólo mientras el libro está abierto; volverán a mostrarse al cerrar el libro y abrirlo de nuevo.

Solucionar problemas al introducir y seleccionar datos

Escribir datos

Los números, las fechas y las horas no se muestran correctamente

Formatos de número     

Microsoft Excel presentará en una hoja de cálculo los números, fechas y horas según el formato de número que se haya aplicado a las celdas. Para cambiar el formato de número, seleccione las celdas que desee. En el menú Formato, haga clic sucesivamente en Celdas, en la ficha Número y en la categoría y formato que desee. Para utilizar el formato de fecha predeterminado, haga clic en la celda y presione CTRL+MAYÚS+#. Para utilizar el formato de hora predeterminado, presione CTRL+MAYÚS+@.

Configuración regional     

Las opciones seleccionadas en Configuración regional (Panel de control) determinan el formato predeterminado para la moneda, las fechas, las horas y los números.

Aparecen los símbolos ##### en vez de un número

Se produce un valor de error ##### cuando la celda contiene un número, una fecha o una hora cuyo ancho excede al de la celda, o bien cuando la celda contiene una fórmula de fecha u hora que genera un resultado negativo. Intente aumentar el ancho de la columna.

Las fechas de la hoja de cálculo no tienen todas el mismo aspecto

Cuando se introduce una fecha en una celda, dicha fecha aparece en un formato de fecha predeterminado o en un formato aplicado a la celda antes de introducir la fecha. El formato de fecha predeterminado se basa en los valores de la ficha Fecha del cuadro de diálogo Configuración regional, al que se tiene acceso desde el Panel de control de Microsoft Windows. Si estos valores de fecha han cambiado, cualquier fecha existente en los libros a los que no se haya aplicado formato con el comando Formato de celdas también cambiará.

No se muestra parte del texto que se escribe en una celda

Para mostrar varias líneas de texto en las celdas seleccionadas, haga clic en Celdas en el menú Formato, elija la ficha Alineación y, a continuación, active la casilla de verificación Ajustar texto. Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán; para ver todo el texto puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente.

Microsoft Excel no siempre completa las entradas de columna

Asegúrese de que Autocompletar está activado      En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, elija la ficha Modificar y, a continuación, compruebe que está activada la casilla de verificación Habilitar Autocompletar para valores de celda.

Compruebe dónde se hizo clic por última vez     

Haga clic después del último carácter de la celda. Excel completará una entrada sólo cuando el punto de inserción esté al final del contenido de la celda actual.

Asegúrese de que las entradas coinciden     

Es posible que los caracteres que escribe no coincidan con ninguna entrada existente en la columna, o que coincidan con dos o más entradas. Por ejemplo, si escribe AXY y las entradas posibles son "AXY1" y "AXY2", Microsoft Excel no completará la entrada.

Seleccione la entrada correcta     

Para seleccionar la entrada que desee, presione ALT+FLECHA ABAJO y seleccione una entrada de la lista. También puede hacer clic en la celda con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, en Elegir de la lista, en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).

Entradas de una fila      Excel basa la lista de posibles entradas en la columna que contiene la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.). Si las entradas se repiten en una fila, no en una columna, las entradas no se completarán.

Números, fechas y horas     

Excel completará sólo las entradas de texto. No se completarán las entradas que sólo contienen números, fechas u horas.

Región de datos actual     

Compruebe la ubicación de la celda activa, ya que es posible que esté fuera de la región de datos (región de datos: conjunto de celdas que contiene datos y que está delimitado por celdas vacías o por los bordes de la hoja de cálculo.) actual. Por ejemplo, si la región de datos está en el rango de celdas A1:E10, Excel completará una entrada escrita en la celda A11, incluso si la celda A10 situada encima está en blanco. Sin embargo, Excel no completará una entrada en la celda A12, porque dicha celda está fuera de la región de datos.

Listas grandes     

Si está trabajando en una lista grande, quizá tenga que esperar un momento para que Excel tenga tiempo de completar una entrada.

El controlador de relleno no aparece

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, elija la ficha Modificar y, a continuación, compruebe que la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar está activada. Si se selecciona toda la fila o columna, Excel presentará el controlador de relleno al comienzo de la fila o columna.

Se desea copiar un valor, no extender una serie

Si copia tipos de datos que Excel puede extender en una serie, como números, fechas o elementos de una lista de relleno personalizada, los valores se incrementarán a lo largo del rango seleccionado en lugar de copiarse. Si esto ocurriese, vuelva a seleccionar los valores originales y mantenga presionada CTRL mientras arrastra el controlador de relleno.

Al arrastrar el controlador de relleno se elimina la información

Si se arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una selección y se detiene en las celdas seleccionadas sin pasar por la primera columna o por la fila superior de la selección, Excel eliminará los datos que haya dentro de la selección. Deberá arrastrar el controlador de relleno fuera del área seleccionada antes de soltar el botón del mouse.

Al aplicar el formato de texto a los números, éstos no cambian a texto

Si ya ha introducido los números y ha aplicado el formato Texto a las celdas, haga clic en cada una de ellas, presione F2 y, a continuación, ENTRAR para volver a introducir los números como texto. Para introducir números como texto, aplique primero el formato Texto a las celdas vacías y, a continuación, introduzca los números.

Seleccionar y mover datos

Las etiquetas de las hojas no aparecen a lo largo de la parte inferior de la pantalla

Mostrar u ocultar todas la etiquetas de las hojas

2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver.
3. Active o desactive la casilla de verificación Etiquetas de hojas. Al mostrar las etiquetas de las hojas, es posible que también tenga que expandir el área de desplazamiento de las etiquetas.

Mostrar un número mayor o menor de etiquetas

1. 

2. Sitúe el puntero sobre la barra de división de etiquetas.
3. Cuando el puntero cambie al puntero de división, arrastre la barra de división hacia la derecha o hacia la izquierda.

Para devolver la barra de división de etiquetas a su posición original, haga doble clic en la barra de división de etiquetas.

Sugerencia

Puede activar una hoja haciendo clic con el botón secundario del mouse en cualquier botón de desplazamiento de etiquetas y después seleccionando la hoja deseada en el menú contextual.

Si los nombres de las hojas aparecen cortados o son difíciles de leer

Aumente el alto de las barras de desplazamiento. En el Panel de control de Microsoft Windows, haga doble clic en el icono Pantalla, haga clic en la ficha Apariencia, elija Barra de desplazamiento en la lista Elemento y, a continuación, aumente el número en el cuadro Tamaño.

Las teclas de dirección y teclas como RE PÁG, INICIO y MAYÚS+TAB no realizan la acción prevista

Las teclas pueden estar ejecutando la acción equivalente en Lotus 1-2-3. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y elija la ficha Transición. Desactive la casilla de verificación Teclas de desplazamiento para transición y pruebe a utilizar las teclas otra vez.

Si desea que la selección activa se mueva a medida que se desplace a través de una hoja de cálculo, asegúrese de que está desactivado el bloqueo de desplazamiento (bloqueo de desplazamiento: si está activo, las teclas de flecha desplazan la hoja activa en lugar de activar una celda diferente. Para activar o desactivar el bloqueo de desplazamiento, presione la tecla BLOQ DESPL.). Si está activado, puede utilizar las teclas de desplazamiento sin que esto afecte a la selección actual.

Asegúrese de que el modo Fin está desactivado. Si el modo Fin está activado, en la línea de estado aparecerá FIN.

Hay más de una hoja seleccionada. ¿Cómo se puede seleccionar una sola?

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

Nota  Si las etiquetas de las hojas están codificadas por color, el nombre de la etiqueta de hoja quedará subrayado en un color especificado por el usuario al seleccionarlo. Si la etiqueta de hoja se muestra con un color de fondo, esto significa que no se ha seleccionado la hoja.

Cancelar una selección de varias hojas

Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada.

Si no está visible ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse en la etiqueta de una hoja seleccionada. A continuación, haga clic en Desagrupar hojas en el menú contextual.

Al intentar agregar celdas a la selección, se cancela la selección original

Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que haga clic se convertirá en la nueva selección.

Para seleccionar celdas o rangos de celdas no adyacentes adicionales, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic o arrastre sobre esas celdas.

El área seleccionada aumenta al hacer clic en una celda o al presionar teclas para pasar de un punto a otro

Si aparece "EXT" en la barra de estado (barra de estado: barra horizontal en la parte inferior de la pantalla que muestra información acerca de la condición actual del programa, como el estado de los elementos en la ventana, el progreso de la tarea actual o información acerca del elemento seleccionado.), presione F8 para desactivar la opción para ampliar la selección.

Al presionar ENTRAR se insertan datos erróneos en la celda

Si ha utilizado recientemente el comando Copiaren el menú Edición o el botón Copiar , compruebe si permanece aún un borde móvil (borde susceptible de moverse: borde dinámico que aparece alrededor de un rango de hoja de cálculo que se ha cortado o copiado. Para cancelar un borde susceptible de moverse, presione ESC.) rodeando el área de copia (área de copia: celdas que se copian cuando se desea pegar datos en otra ubicación. Tras copiar las celdas, aparece un borde en movimiento alrededor de ellas para indicar que se han copiado.). Si es así, Microsoft Excel los insertó en la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) al presionar ENTRAR. Para quitar el borde móvil, presione ESC.

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Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Auto filtro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1. Rango sin filtrar
2. Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

Filtro avanzado

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

Ejemplos de criterios complejos

Varias condiciones en una sola columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

Una condición en dos o más columnas

Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000 $.

Una condición en una columna u otra

Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas que contienen "Producto" en la columna Tipo, "Davolio" en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1.000 $.

Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas

Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las filas que contienen "Davolio" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3.000 $ y también muestra las filas del vendedor Buchanan con valores de ventas superiores a 1.500 $.

Más de dos conjuntos de condiciones para una columna

Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas múltiples con el mismo título. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra las ventas comprendidas entre 5.000 y 8.000 $ junto con aquellas inferiores a 500 $.

Condiciones creadas como resultado de una fórmula

Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas que tienen un valor en la columna C mayor que el promedio de las celdas C7:C10.

Notas

• La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) para hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer registro. Todas las demás referencias de la fórmula deben ser referencias absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) y el resultado de la fórmula debe ser VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) del rango.
• En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, no necesita tenerlo en cuenta, ya que no afecta a la forma en que se filtra el rango.
• Cuando evalúa datos, Microsoft Excel no distingue entre caracteres en mayúscula y minúscula.

Filtrar un rango

Sólo puede aplicar filtros a un rango de una hoja de cálculo cada vez.

2. Haga clic en la celda del rango que desea filtrar.

   Filtrar por el número menor o mayor

   2. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez mejores).
   3. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores.
   4. En el cuadro del medio, escriba un número.

      Filtrar un rango para buscar filas que contengan texto específico

   5. En el cuadro de la derecha, haga clic en elementos.
   6. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
   7. En el cuadro de la izquierda, haga clic en igual o en no igual, contiene o no contiene
   8. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.

      ¿Cómo?

      Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) de comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar contenido.

      Utilice	Para buscar
      ? (signo de interrogación)	Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
      * (asterisco)	Un número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
      ~ (tilde) seguida de ?, *, o ~	Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde. Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".

   9. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

      Filtrar por celdas vacías o celdas no vacías

      Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y, a continuación, elija (Vacías) o (No vacías).

      Nota  Las opciones Vacías y No vacías sólo están disponibles si la columna que desea filtrar contiene una celda vacía.

      Filtrar por números mayores o menores que otro número

   10. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.
   11. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
   12. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es mayor que, es menor que, es mayor o igual que o es menor o igual que.
   13. En el cuadro de la derecha, escriba un número.

       Filtrar por un número igual a o no igual a otro número

   14. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.
   15. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
   16. En el cuadro de la izquierda, haga clic en es igual a o no es igual a.
   17. En el cuadro de la derecha, escriba un número.

       Filtrar por el comienzo o el final de una cadena de texto

   18. Para agregar otros criterios, haga clic en Y u O, y repita el paso anterior.
   19. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Personalizar).
   20. En el cuadro de la izquierda, haga clic en comienza por o no comienza por, o en termina con o no termina con.
   21. Introduzca el texto que desee en el cuadro de la derecha.
   22. Si necesita buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

       Filtrar por los números superior o inferior, por porcentaje

   24. Haga clic en la flecha de la columna que contiene los números y haga clic en (Diez mejores).
   25. En el cuadro de la izquierda, haga clic en superiores o inferiores.
   26. En el cuadro del medio, escriba un número.
   27. En el cuadro de la derecha, haga clic en Por ciento.
3. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

Notas

• Cuando aplique un filtro a una columna, los únicos filtros disponibles para las demás columnas serán los valores visibles del rango filtrado actualmente.
• Sólo aparecen las 1000 primeras entradas únicas de una lista al hacer clic en la flecha .

Listas

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

Nota  No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe dejar de compartir el libro.

Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados.

Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.

1. Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.
2. El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas que la forman.
3. La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila, se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.
4. Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
5. Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del borde de la lista.

Las ventajas de las listas

• Ordenar y filtrar listas   Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
• Garantizar la integridad de los datos    En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
• Aplicar formato a objetos de lista    Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
• Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services    Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.

Importar datos

Al importar datos, no tiene necesidad de volver a escribir los datos que desea analizar en Microsoft Excel. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

Importar datos

Importar datos de bases de datos y archivos

Para importar datos a Excel desde la mayoría de los orígenes de datos, puede elegir Obtener datos externos en el menú Datos, hacer clic en Importar datos y, a continuación, elegir los datos que desea importar en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.

El Asistente para la conexión de datos, disponible al hacer clic en Nuevo origen en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, permite importar datos desde las conexiones de datos externas no disponibles en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Estos orígenes pueden incluir los orígenes de datos OLE DB (incluidos los cubos OLAP y los servidores Exchange) y los orígenes de datos suministrados por un administrador del sistema. No es posible filtrar ni unir datos en el Asistente para la conexión de datos.

El método de conexión predeterminado al importar datos con el Asistente para la conexión de datos es a través de proveedores de OLE DB. Los archivos .odc (conexión de datos de Office) resultantes pueden abrirse para su visualización en Internet Explorer y modificarse en Excel, el Bloc de notas y otras aplicaciones de Microsoft Office si el archivo no señala un origen de datos OLAP.

El Asistente para la conexión de datos también proporciona acceso a un origen de datos denominado servicio de obtención de datos. Se trata de un servicio Web instalado en Windows SharePoint Services para conectarse a datos y recuperarlos. Para utilizar un servicio de obtención de datos, una aplicación cliente, como Excel, envía una solicitud de consulta mediante HTTP (HTTP: protocolo de Internet que entrega información en World Wide Web. Hace posible que un usuario con un programa cliente introduzca una dirección URL (o haga clic en el hipervínculo) y recupere texto, gráficos, sonido y otra información digital de un servidor Web.) al servicio de obtención de datos en Windows SharePoint Services.

El servicio de obtención de datos envía dicha solicitud al origen de datos y, a continuación, pasa los datos devueltos a la aplicación cliente como XML. Al importar datos a Excel desde un servicio de obtención de datos, se crea automáticamente una lista XML enlazada a datos en la hoja de cálculo. Tras agregar dicha lista a la hoja de cálculo, se pueden usar los comandos en el submenú XML del menú Datos o la barra de herramientas XML y lista para actualizar los datos, modificar la consulta o establecer las propiedades de la asignación XML asociada a la lista XML.

La instalación predeterminada de Windows SharePoint Services incluye un servicio de obtención de datos para conectarse a los datos en las listas de SharePoint. Un administrador de sitios de SharePoint puede instalar Componentes WebPart de Microsoft Office a fin de agregar otros servicios de obtención de datos para Microsoft SQL Server y Microsoft Business Solutions. El programa de instalación para Componentes WebPart de Microsoft Office está disponible en el sitio Web de descargas en Microsoft Office Online.

Nota  Para traer datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.) a Microsoft Excel, es necesario tener acceso a los datos. Si el origen de datos externos al que desea tener acceso no está en el equipo local, puede ser necesario ponerse en contacto con el administrador de la base de datos para obtener la contraseña, el permiso de usuario u otra información sobre la conexión.

Importar datos con Microsoft Query

En la mayoría de los casos, puede importar datos utilizando el comando Importar datos, tal como se describe en el apartado anterior. Utilice Query u otro programa sólo si necesita realizar tareas de consulta especializadas como las siguientes:

• Filtrar filas o columnas de datos antes de traerlos a Excel.
• Crear una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.).
• Ordenar datos antes de traerlos a Excel.
• Unir varias tablas.

Microsoft Query proporciona un cliente sencillo, fácilmente accesible desde dentro de Excel, para realizar estas tareas de consulta especializadas.

Puede utilizar Query para configurar orígenes de datos ODBC y recuperar datos. En Query, puede utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) simple, o puede emplear criterios más avanzados en Query para crear una consulta más compleja. Puede obtener acceso a Query desde Excel o crear una consulta desde el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

También es posible utilizar el intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE (Intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en Microsoft Windows.) con Query. Para obtener más información sobre DDE, consulte la Ayuda de Query.

Para importar datos con Query, primero es necesario:

• Instalar Query      Query, incluido el Asistente para consultas, es una función opcional para Excel. En general, el sistema le indicará que instale Query al elegir Obtener datos externos en el menú Datos y hacer clic en Nueva consulta de base de datos.
• Instalar controladores ODBC      Se requiere un controlador ODBC (controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos concreta. Cada programa de base de datos, como Access o dBASE, o sistema de administración de bases de datos, como SQL Server, requiere un controlador diferente.) para recuperar datos en las bases de datos relacionales, archivos de texto o en Excel mediante Query. Cuando se instala Query, se instala automáticamente un conjunto de controladores ODBC. Si se utiliza un controlador no instalado con Query, se deberá instalar el controlador por separado.
• Instalar controladores de origen de datos      Se requiere un controlador de origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programa o sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.) para recuperar datos de origen OLAP. Query admite la conexión con bases de datos creadas utilizando los servicios OLAP de Microsoft SQL Server; cuando se instala Query, se instala automáticamente el soporte para este tipo de bases de datos OLAP. Para conectarse con otras bases de datos OLAP, es preciso instalar un controlador de origen de datos y software de cliente.

Para obtener más información, consulte la Ayuda de Query.

Importar datos del Web

Para importar datos procedentes de una página Web, elija Obtener datos externos en el menú Datos y haga clic en Nueva consulta Web. Debe tener acceso al World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.) a través de la intranet de su organización o un módem instalado en el equipo o la red, o bien puede realizar una consulta de código de origen HTML o XML local.

Importar datos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA)

Puede utilizar una macro (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.) de Visual Basic para Aplicaciones (VBA: versión del lenguaje de macros-de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones Windows y que se incluye en varias aplicaciones Microsoft.) para obtener acceso a un origen de datos externos.

Según el origen de datos, utilizará objetos de datos ActiveX (ActiveX Data Objects (ADO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos compatibles con OLE DB para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos.) o bien objetos de acceso a datos (Data Access Objects (DAO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos compatibles con ODBC y Microsoft Jet para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos de la estructura de base de datos.) para recuperar datos con VBA.

Si desea utilizar una macro creada en Excel versión 5.0 o anterior, haga clic en Complementos en el menú Herramientas y, a continuación, compruebe que esté activada la casilla de verificación Complemento ODBC.

Para obtener más información sobre el procedimiento para crear macros en Visual Basic para Aplicaciones, consulte la Ayuda de Visual Basic (Ayuda de Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic en Excel, elija Macro en el menú Herramientas y haga clic en Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic.).

Nota  Mientras se esté grabando una macro que incluya una consulta, Excel no podrá ejecutar la consulta en segundo plano, ni siquiera si se elige ejecutarla de este modo. Para cambiar la macro grabada para que se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic y cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de "BackgroundQuery := False" a "BackgroundQuery := True".

Actualizar datos y asignar nombres a rangos

Actualización de datos

Excel proporciona diversas opciones para actualizar datos importados, entre las que se incluyen la actualización de datos cada vez que se abra el libro y la actualización automática de los mismos a intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se están actualizando y también puede comprobar el estado de la actualización en todo momento.

Si el origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) externo requiere una contraseña (contraseña: palabra, frase o cadena de caracteres utilizada para enviar el acceso no autorizado a una base de datos. Para obtener acceso a la base de datos, debe escribir la contraseña correctamente.) para tener acceso a los datos, puede hacer que sea necesario insertarla cada vez que se actualice el rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.).

Cuando se amplía un rango de datos externos y se reciben más registros, Excel puede copiar fórmulas en columnas adyacentes o dentro del rango de datos de forma que permanezcan junto a los datos correspondientes.

También es posible elegir cómo agregar datos nuevos a la hoja de cálculo.

Asignar nombre a los rangos de datos externos

Excel asigna nombres automáticamente a los rangos de datos externos de la siguiente manera:

• Los rangos de datos externos procedentes de los archivos de conexión de datos de Office (archivo de Office Data Connection (ODC): archivo que almacena información acerca de una conexión a un origen de datos (como un origen de datos OLE DB) y los datos asociados con la conexión.) (ODC) reciben nombres con la extensión .odc.
• Los nombres de los rangos de datos externos de las bases de datos se basan en el nombre de la consulta; el nombre predeterminado del origen de datos utilizado para crear la consulta sería Consulta_de_origen.
• Los rangos de datos externos procedentes de archivos de texto reciben el nombre del archivo de texto.
• Los rangos de datos externos de consultas Web (consulta Web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.) reciben el nombre de la página Web desde la cual se recuperaron los datos.

Si la hoja de cálculo contiene más de un rango de datos externos del mismo origen, los rangos se numeran. Por ejemplo, MiTexto, MiTexto_1, MiTexto_2, etc.

También es posible cambiar el nombre de un rango de datos externos en el cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos.

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Datos de origen OLAP en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico.

El procesamiento analítico con conexión (On-Line Analytical Processing, OLAP) es una forma de organizar grandes bases de datos comerciales. Las bases de datos OLAP se organizan para ajustarse a la forma en que se recuperen y analicen los datos a fin de facilitar la creación de los informes necesarios.

Las bases de datos OLAP están diseñadas para agilizar la recuperación de datos. Puesto que es el servidor OLAP y no Microsoft Excel el que calcula los valores resumidos, hay que enviar menos datos a Excel cuando se crea o se cambia un informe. Esta posibilidad permite trabajar con cantidades mucho mayores de datos de origen que si los datos estuvieran organizados en una base de datos tradicional, en la que Excel debe recuperar todos los registros y después calcular los valores resumidos.

Fundamentos de OLAP

Niveles de detalle      Las bases de datos OLAP organizan los datos por nivel de detalle, utilizando las mismas categorías que se utilizan para analizar los datos. Por ejemplo, una base de datos de ventas puede tener campos correspondientes al país, la región, la ciudad y el lugar de cada venta. Esta información puede organizarse desde el menor al mayor nivel de detalle, como se indica a continuación:

Niveles en una dimensión geográfica

Esta organización facilita que un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico muestre resúmenes de ventas de alto nivel, como el total de ventas de un país o de una región, y los detalles de los sitios en los que las ventas son especialmente altas o bajas.

Dimensiones y cubos      El conjunto de niveles que abarca un aspecto de los datos, como las áreas geográficas, se denomina dimensión. De forma similar, la información del momento en que se hicieron las ventas podría organizarse en una dimensión temporal con niveles para año, trimestre, mes y día. Las bases de datos OLAP se denominan cubos porque combinan varias dimensiones, como tiempo, geografía y líneas de productos, con datos resumidos, como ventas o cifras de inventario.

Funciones OLAP en Microsoft Excel

Recuperar datos OLAP      Puede conectarse a los orígenes de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) OLAP como lo haría a otros orígenes de datos externos. Puede trabajar con bases de datos creadas con servicios OLAP de Microsoft SQL Server, el producto servidor OLAP de Microsoft. Excel también puede trabajar con productos de otros proveedores compatibles con OLE-DB para OLAP.

Los datos OLAP sólo se pueden mostrar como informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, no como rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto.

En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.). Puede guardar informes OLAP de tabla dinámica y de gráfico dinámico en plantillas de informe (plantilla de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla dinámica basados en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda también la definición de la consulta, pero no los datos consultados en la plantilla.), y crear archivos de conexión de datos de Office (.odc) para conectarse a bases de datos OLAP y a archivos de consulta (.oqy) para consultas (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) OLAP. Al abrir un archivo .odc u .oqy, Excel muestra un informe de tabla dinámica en blanco, listo para que el usuario decida el diseño.

Crear archivos de cubo para utilizarlos sin conexión      Puede utilizar el Asistente para cubos sin conexión de Excel para crear archivos con un subconjunto de los datos de una base de datos del servidor OLAP. Los archivos de cubo sin conexión permiten trabajar con datos OLAP sin estar conectado a la red. Sólo podrá crear archivos de cubo si utiliza un proveedor OLAP (proveedor OLAP: conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software de cliente necesario para conectarse a una base de datos.), como los servicios OLAP de Microsoft SQL Server, que admita esta función.

Crear cubos a partir de bases de datos relacionales      Otro asistente, el Asistente para cubos OLAP, permite organizar datos consultados de bases de datos relacionales, como Microsoft SQL Server, en cubos OLAP. El asistente está disponible desde Microsoft Query, al que se puede tener acceso desde Excel. Un cubo permite trabajar con cantidades mayores de datos en un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico que en otras circunstancias y, además, agiliza la recuperación de los datos.

Componentes de software necesarios para el acceso a OLAP

Un proveedor OLAP      Para configurar orígenes de datos OLAP (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) para Microsoft Excel, es necesario uno de los siguientes proveedores OLAP (proveedor OLAP: conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software de cliente necesario para conectarse a una base de datos.):

• Proveedor OLAP de Microsoft      Excel incluye el controlador de origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programa o sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.) y el software de cliente que necesitará para tener acceso a bases de datos creadas con el producto OLAP de Microsoft, Servicios OLAP de Microsoft SQL Server. El controlador que se incluye con Excel 2002 y posteriores admite tanto la versión 7.0 como la versión 8.0 de este producto. Si tiene el controlador versión 7.0 incluido con Excel 2000, puede utilizarlo para tener acceso a bases de datos de la versión 7.0, pero para las bases de datos de la versión 8.0 deberá utilizar el controlador versión 8.0.
• Otros proveedores OLAP      Para otros productos OLAP, deberá instalar controladores adicionales y software de cliente. Para utilizar las funciones de Excel a fin de trabajar con datos OLAP, el producto del proveedor debe adaptarse al estándar OLE-DB para OLAP y ser compatible con Microsoft Office. Para obtener información sobre cómo instalar y utilizar proveedores OLAP de otros fabricantes, póngase en contacto con el administrador del sistema o con el proveedor de los productos OLAP.

Bases de datos de servidor y archivos de cubo      El software cliente OLAP de Excel admite conexiones a dos tipos de bases de datos OLAP. Si en la red hay disponible una base de datos en un servidor OLAP, puede recuperar datos de origen de la misma directamente. Si tiene un archivo de cubo sin conexión (archivo de cubo sin conexión: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se está conectado al servidor OLAP.) que contiene datos OLAP o un archivo de definición de cubo (definición de cubo: información, almacenada por el Asistente para cubos OLAP en un archivo .oqy, que define cómo se construye un cubo OLAP en la memoria utilizando datos recuperados de una base de datos relacional.), puede conectarse a ese archivo y recuperar los datos de origen del mismo.

Orígenes de datos      Un origen de datos proporciona acceso a todos los datos de la base de datos o del archivo de cubo sin conexión. Una vez que se crea un origen de datos OLAP, los informes pueden basarse en él y los datos OLAP pueden devolverse a Excel como informes de tabla dinámica o gráfico dinámico. Puede crear un origen de datos mientras utiliza el Asistente para tablas y gráficos dinámicos para crear un nuevo informe, o crearlo en Microsoft Query y utilizarlo para crear informes en Excel.

Microsoft Query      Microsoft Query es un componente opcional de Microsoft Office que se puede instalar y al que se puede tener acceso desde Excel. Puede utilizar Query para recuperar datos de una base de datos externa como Microsoft SQL o Microsoft Access. No necesita utilizar Query para recuperar datos de una tabla dinámica OLAP conectada a un archivo de cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.).

Diferencias de funciones en los informes con datos de origen OLAP

Si trabaja con informes de tabla dinámica y gráfico dinámico de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.) OLAP y de otros tipos de datos de origen, observará algunas diferencias de funciones.

Recuperación de datos     

Un servidor OLAP devuelve nuevos datos a Microsoft Excel cada vez que se cambia el diseño del informe. Con otros tipos de datos de origen externo, se consultan todos los datos la vez, o se pueden establecer opciones para que la consulta se realice solamente cuando se muestren elementos de campo de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.) diferentes. También están disponibles otras opciones para actualizar (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe.

En informes basados en datos de origen OLAP, no está disponible la configuración del campo de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.), la consulta en segundo plano ni la optimización de la memoria.

Tipos de campos     

Para los datos de origen OLAP, los campos de dimensión (dimensión: estructura OLAP que organiza los datos en niveles, como País, Región y Ciudad para una dimensión Geografía. En un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, cada dimensión se convierte en un conjunto de campos donde se puede ampliar o contraer el nivel de detalle.) tienen iconos en la lista de campos y sólo se pueden utilizar como campos de fila (campo de fila: campo asignado a una orientación de fila en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de fila se muestran como rótulos de fila.) (series), columna (campo de columna: campo asignado a una orientación de columna en un informe de tabla dinámica. Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como rótulos de columna.) (categoría) o página. Los campos con iconos sólo se pueden utilizar como campos de datos. Para otros tipos de datos de origen, todos los campos tienen iconos y pueden utilizarse en cualquier parte de un informe.

Campos y elementos a los que se ha cambiado el nombre      Para datos de origen OLAP, los campos y elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) a los que se cambie el nombre y se oculten, recuperarán sus nombres originales cuando se vuelvan a mostrar. Para otros tipos de datos de origen, los campos y elementos mantienen los nuevos nombres en estos casos.

Acceso a datos de detalle      Para datos de origen OLAP, el servidor determina qué niveles de detalle están disponibles y calcula los valores de resumen, de modo que los registros de detalle que componen los valores de resumen generalmente no están disponibles y no es posible mostrar elementos que no contienen datos. No obstante, el servidor puede proporcionar campos de propiedad (campos de propiedad: atributos independientes asociados con elementos, o integrantes, de un cubo OLAP. Por ejemplo, si los elementos de ciudad tiene propiedades de tamaño y población almacenados en el cubo del servidor, un informe de tabla dinámica puede mostrar el tamaño y la población de cada ciudad.) que sí se pueden mostrar. Otros tipos de datos de origen no tienen campos de propiedad, pero se puede mostrar el detalle subyacente de los valores de campos de datos y elementos, así como los elementos que no contienen datos.

Es posible que los campos de página OLAP no tengan el elemento Todos y que el comando Mostrar página no esté disponible.

Orden inicial      Para datos de origen OLAP, los elementos aparecen primero en el orden en que los devuelve el servidor OLAP. Después puede ordenar o reorganizar los elementos manualmente. Para otros tipos de datos de origen, los elementos de un nuevo informe aparecen ordenados primero en orden ascendente por nombre de elemento.

Cálculos      Los servidores OLAP proporcionan valores resumidos directamente para un informe, de modo que no se pueden cambiar las funciones de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) de los campos de datos. Para otros tipos de datos de origen, se puede cambiar la función de resumen de un campo de datos y utilizar varias funciones de resumen para el mismo campo de datos.

Los dos tipos de datos de origen admiten cálculos personalizados (cálculo personalizado: método para resumir valores del área de datos de un informe de tabla dinámica utilizando los valores de otras celdas del área de datos. Utilice la lista Mostrar datos como del cuadro de diálogo Campo de tabla dinámica para un campo de datos con el fin de crear cálculos personalizados.).

No se pueden crear campos calculados (campo calculado: campo de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los campos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros campos del informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.) ni elementos calculados (elemento calculado: elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.) en informes con datos de origen OLAP.

Subtotales      En informes con datos de origen OLAP, no se puede cambiar la función de resumen para subtotales ni mostrar subtotales para campos de fila o de columna interiores. Con otros tipos de datos de origen, se pueden cambiar funciones de resumen de subtotales y mostrar u ocultar subtotales para todos los campos de fila y columna.

Para datos de origen OLAP, se pueden incluir o excluir los elementos ocultos al calcular subtotales y totales generales. Para otros tipos de datos de origen, se pueden incluir los elementos ocultos de un campo de página en los subtotales, pero los elementos ocultos de otros campos se excluyen de forma predeterminada.

Dar formato a hojas de cálculo y datos

Utilice estas funciones de formato para mostrar los datos de manera eficaz.

Dar formato al texto y a los caracteres individuales      Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Formato.

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