Diagnóstico del sistema control interno en la empresa provincial mantenimiento y construcción del poder popular Cienfuegos (página 2)
Enviado por Lic. Oreibys I. Chaviano Duarte
Nuevos conceptos de Control Interno (1999), la actual definición del Control Interno emitida por The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commissión de los Estados Unidos de Norteamérica, a través del documento denominado "Control Interno-Marco Integrado" mejor conocido como el Modelo de Control COSO, amplia el concepto de la siguiente manera: "…un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información financiera
En Cuba, en la(Estado, 2003) Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista se señala: "…En las nuevas condiciones en que opera la economía, con un mayor grado de descentralización y más vinculados a las exigencias de la competencia internacional, el control oportuno y eficaz de la actividad económica es esencial para la dirección a cualquier nivel…" y más adelante se precisa "…Condición indispensable en todo este proceso de transformaciones del sistema empresarial será la implantación de fuertes restricciones financieras que hagan que el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externas …".
La dirección del Gobierno a través de las Ministerios de Finanzas y Precios y de Auditoría de Control conjuntamente con otros Órganos del Estado, ha desarrollado un constante y sostenido trabajo para consolidar el Control Interno. El estudio de la situación actual de esta actividad reconoce la ausencia en el país de una definición común de Control Interno que responde a los intereses de todas partes y facilite la comunicación o unificación de expectativas. Dentro de las medidas aprobadas para el fortalecimiento de esta actividad se acordó instruir, al Comité de Normas Cubanas de Contabilidad, para que estableciera el concepto de Control Interno acorde con las condiciones de la economía cubana para su aplicación. Así surge la (Precios., 2003) Resolución No. 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y Precios, que expresa cómo el Comité de Normas Cubanas de Contabilidad estableció el concepto de Control Interno acorde con las condiciones de la economía cubana para su aplicación en todas las entidades del país, además de plantear que las características generales de Control Interno son:
• Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.
• Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.
• En cada área de organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el control interno de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos, en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de categoría ocupacional que tenga.
• Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones en la empresa.
• Aporta un grado de seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos fijados.
La referida Resolución define al Control Interno como "el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:
Confiabilidad de la información,
Eficiencia y eficacia de las operaciones,
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas,
Control de recursos de todo tipo, a disposición de la entidad".
El objetivo de un Sistema de Control Interno es proveer una razonable seguridad, de que el patrimonio esté resguardado contra posibles pérdidas o disminuciones originadas por los usos y disposiciones no autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén debidamente autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas, a fin de permitir o asegurar:
El Control Interno pretende:
• Aumentar la probabilidad de realización de los objetivos.
• Reducir o prevenir los riesgos.
• Disminuir las sorpresas en los procesos.
• Asegurar la credibilidad de la información.
• Cumplir las leyes y normas.
• Rendir cuentas.
Importancia del Control Interno:
• Es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y eficacia organizacional.
• Se amplia el espectro del clásico Control Interno, al abarcar no solo aspectos contables.
• Introducen nuevas cuestiones que aportan elementos generalizadores para la elaboración de los Sistemas de Control Interno en cada Entidad. (Ver cuadro 1.1)
Aunque el antes mencionado presenta limitaciones como son:
• En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de interpretaciones erróneas de instrumentaciones, errores de juicio, descuido, distracción.
• El concepto de seguridad razonable está relacionado con el reconocimiento explícito de limitaciones inherentes del Control Interno.
• Las actividades de control dependientes de la separación de funciones, pueden ser burladas por la confabulación entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a terceros.
• La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.
Diagnóstico del sistema control interno
Un sistema de control interno es un conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:
Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.
Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y las operaciones financieras.
Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.
Evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad.
El Control Interno consta de cinco (5) elementos, interrelacionados, derivados de manera como la administración realiza los negocios y están integrados al proceso de administración, estos son:
1. Ambiente de Control: fija el tono de la entidad al influir en la conciencia personal, es la base para el desarrollo de los demás componentes, define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad, fija el tono de la entidad y sobre todo prevé la disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
2. Evaluación de Riesgos: el Control Interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, tanto en los niveles de la organización (internos y externos) como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquellos no son un componente del Control Interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo.
3. Actividades de Control: están constituidas por los procedimientos específicos establecidos para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, estas, al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
4. Información y Comunicación: así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la entidad (funciones, responsabilidades), es necesario que cuenten con la información periódica que se debe manejar para orientar las acciones hacia el mejor logro de los objetivos; los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión. No obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades.
Es evidente que la comunicación es inherente a los sistemas de información por lo que debe existir una buena comunicación tanto interna como externa que favorezca el flujo de toda información necesaria, en ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales están los manuales de la política, memorias; entre otros.
5. Supervisión y Monitoreo: incumbe a la dirección la existencia de una estructura de Control Interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables.
Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el Control Interno funcione adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevivientes.
Teniendo en cuenta lo antes mencionado se procede a efectuar un diagnóstico en la subdirección de economía a través de los componentes del Sistema de Control Interno con el objetivo de identificar los riesgos asociados a los objetivos en el área estudiada.
Ambiente de Control
Existe un ambiente de control adecuado que posibilita las actividades de control. La estructura organizativa es adecuada al tamaño del área y responde a las funciones asignadas. Correcta promoción de los recursos humanos necesarios. Existe un acertado estilo de dirección y el nivel de competencia esta reflejado por el conocimiento y las habilidades que poseen los trabajadores para llevar a cabo las tareas de cada puesto de trabajo realizándose planes de capacitación del personal que permite una mayor eficiencia de los trabajadores del área. Todas las disposiciones legales y procedimientos se encuentran presentes ante cualquier decisión del órgano directivo del área y de la entidad, así como las resoluciones y acuerdos tomados por los trabajadores. Se dan a conocer las medidas correctivas del área en cada subsistema. Se profundiza en el nivel de competencia profesional. Se confeccionan manuales de organización y funciones. Se aplican métodos de supervisión de la acción y los resultados por parte de la dirección del área. Se da a conocer el comité de control integrado por la máxima dirección.
Evaluación de riesgos y Actividades de Control
Se define las siguientes actividades para la subdirección de economía, las mismas están relacionadas en el mapa de procesos de la entidad. Teniendo en cuenta estas actividades se formulan los riesgos en el cumplimiento de los objetivos relacionados con ellas (operaciones, financieros y de cumplimiento), a partir de aquí se establece los riesgos y las actividades de control a desarrollar para eliminar y/o minimizar estos. También tener en cuenta que la probabilidad puedes ser cualitativa y cuantitativa. Hay riesgos que son difíciles de cuantificar pero esto no significa que se puedan calificar, estimar o valorar aunque de forma cualitativa.
Objetivo No. 1 Mantener seguro el área de la caja
Riesgos:
Liquidación de los anticipos fuera de fecha.
Falta de seguridad en el área.
Perdida de efectivo de la caja.
No elaboración de expedientes para sobrantes y faltantes.
Actividades de control
Verificar que los anticipos para gastos de viajes y los vales para gastos menores se liquiden en el término establecido.
La caja fuerte debe estar en un lugar apropiado y seguro.
El cajero es el único que posee la combinación de la caja fuerte y una copia de la combinación en un sobre lacrado en poder de la dirección.
El cajero tiene que tener firmada el acta de responsabilidad material por la custodia del efectivo depositado en caja.
En los registros contables del efectivo se prohíbe el acceso al cajero.
Se deposita diariamente el efectivo.
El total de efectivo depositado en caja se tiene que arquear por lo menos una vez al mes, de forma sorpresiva.
Chequear el subsistema de caja y banco de forma sistemática.
Por cada faltante o sobrante de los recursos monetarios detectados se elabora inmediatamente el expediente correspondiente.
Objetivo No. 2 Controlar las operaciones que se realizan en el banco
Riesgos
Emisión de cheques en blanco.
Falta de control en documentos valorados como son facturas y conduces.
No realizar conciliaciones bancarias.
Actividad de control
Chequear el subsistema de caja y banco de forma sistemática.
Tener un control adecuado sobre los talonarios de cheques en blanco.
Verificar que se concilien mensualmente y dejar evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de Efectivo en Banco.
Objetivo No.3 Verificar la correcta confección y pago de las nominas
Riesgos
No estar firmada por la personas autorizadas.
Que el documento de autorizo no este correctamente llenado.
Descuentos indebidos.
Pagos indebidos.
Que no reflejen las nominas el numero de cheques.
No control del reintegro.
Actividad de control
Chequear el subsiste de nominas según el SNC de forma sistemática.
Solicitar modelos de autorizos y que no presente ningún error.
Objetivo No. 4 Salvaguardar el Activo Fijo tangible de pérdidas y extravíos
Riesgos
Perdida de Activo Fijo Tangible.
No elaboración de los expedientes correspondientes a las pérdidas.
No elaboración de documentos establecidos por los traslados internos, Altas y bajas.
Actividad de control
Contabilizar las altas, bajas, movimientos internos enviados a reparar, ventas.
En caso de los activos dados de baja se especifica en el modelo correspondiente el destino final.
Que cada responsable de área tengo firmada el alta de responsabilidad material de los activos fijos bajo su custodia.
Que se cuente con la información indispensable de estos bienes para su correcta identificación.
Realizar mensualmente el chequeo del 10 % de los Activos Fijos Tangibles.
Efectuar el conteo físico de los AFT al producirse la sustitución del responsable en el área.
Que los controles de los AFT se encuentren actualizados en las áreas y en el área contable.
Objetivo No.5 Mantener los cobros y pagos en el periodo establecido
Riesgos
No conciliar las cuentas por cobrar y pagar.
No conciliar los cobros y pagos anticipados.
Utilización de modelos no establecidos en el SNC.
Saldo envejecidos.
No realizar y exigir el reconocimiento de saldos establecidos.
Actividad de control
Efectuar con las entidades deudoras la conciliación de las deudas envejecidas.
Realizar gestiones para que las empresas deudoras nos paguen.
Reducir el tiempo de permanencia de los saldos de las cuentas por cobrar.
Mantener actualizadas el registro de proveedores y el de las cuentas por cobrar.
Objetivo No. 6 Permanente control del uso y destino de la divisa
Riesgos
Gastos por encima del presupuesto aprobado.
Realizar compras no aprobadas por la comisión.
Actividad de control
Chequear el cumplimiento estricto del presupuesto aprobado para las compras en divisas.
Realizar mensualmente la reunión de la comisión de divisa.
Informar al consejo de dirección el uso y destino de la divisa.
Objetivo No.7 Elaborar correctamente los contratos económicos
Riesgos
Incumplimiento de las cláusulas que provocan afectaciones a la entidad.
Favorecer a personas y entidades con perdidas para el estado.
Incumplimiento de precios y tarifas.
Actividad de control
– Controlar con profundidad cada contrato firmado en el comité de contratación.
Objetivo No. 8 Definición de las labores de los miembros del área contable.
Riesgos
– No delimitación de los riesgos de las funciones del personal que garantice la no continuidad de las operaciones.
Actividad de control
– Definir correctamente los contenidos de trabajo de cada persona.
Objetivo No.9 Verificar que los pagos a privados estén en correspondencia
Riesgos
– Realizar pagos a privados por encima de los establecidos y sin exigir la documentación requerida.
Actividad de control
– Revisar los pagos de autorizos los que realmente sean justificativos.
Objetivo No.10 Controlar las entradas y salidas del almacén
Riesgos
Recibir y dar salidas a mercancías o productos sin el pesaje correspondiente.
Productos en el almacén sin tarjeta.
Actividad de control
Recibir la certificación del pasaje ya sea con medios propios o ajenos.
Realizar inventarios en la fecha correspondientes.
Objetivo No. 11 Mantenerse libre de sobrantes y faltantes.
Riesgos
No se cumplen las medidas de seguridad.
No contar con el personal idóneo.
Actividades de Control
Chequear los expedientes de forma sistemática.
Cancelar los expediente según lo establecido en las resoluciones al respecto.
Aplicar la responsabilidad material en caso de faltantes de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 92-86.
Objetivo No. 12 Control y registro oportuno de los costos
Riesgos
No registrar los costos por obra
Actividad de Control
Aplicar el programa de costo es todas las agrupaciones y centros, así como analizar los resultados.
Información y comunicación
Existe un ambiente adecuado que posibilita la información y comunicación. Las vías de comunicación son suficientes para que los trabajadores del área puedan aportar sus recomendaciones de mejoras. Se les suministran a los jefes del área de economía las informaciones necesarias para cumplir sus responsabilidades y existen mecanismos para conocer tanto información interna como externa, pero se necesita diseñar un plan de seguridad informática y certificarlo. Implantar medios de comunicación internas. Poseer canales de comunicación que permitan hacer llegar las sugerencias de los trabajadores, para que los mismos conozcan sus responsabilidades sobre el control de sus actividades. Contar con un proceso de comunicación abierto, multidireccionado, capaz de transmitir información relevante, confiable y oportuna. Diseñar el flujo informativo ya que es importante para la toma de desiciones.
Supervisión y monitoreo
Se pudo comprobar que existe un adecuado procesamiento de las deficiencias detectadas tanto por evaluaciones internas como externas. Aunque se sugiere aplicar cotidianamente los controles y dejar constancia de los mismos. Además de utilizar técnicas de evaluación de control interno. Cumplir con las recomendaciones realizadas por los auditores internos y velar por el correcto funcionamiento de los subsistemas de caja, banco, medios de rotación, nóminas y AFT.
Conclusiones
Al término del presente trabajo se puede arribar a las siguientes conclusiones:
1. En las condiciones actuales en que la economía avanza con mayor grado de descentralización y competitividad, es necesario implantar un sistema de control interno más eficiente y eficaz, en todas las direcciones a cualquier nivel, lográndose sólo cuando se garantice que el control del uso eficiente de los recursos sea una tarea interna al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de las comprobaciones externas que se reciben.
2. Se necesita rediseñar el sistema de control interno para que responda a la organización y esté en función del cumplimiento de los objetivos y metas de la misma.
3. El diagnóstico efectuado permitió detectar que:
Los riesgos no se encuentran identificados.
No se ha realizado el mapa de riesgo en la entidad.
El análisis de los riesgos no es analizado con profundidad.
No están definidos los objetivos de control
Recomendaciones
1. Rediseñar el sistema de control interno existe en la empresa provincial mantenimiento y construcción.
2. Tener en cuenta los riesgos detectados en el trabajo, así como las actividades de control.
3. Realizar el mapa de riesgo de la entidad.
4. Crear un Comité de Control, ya que dos personas aunque muy competentes se les hace difícil poder supervisar a una empresa con tal dimensión.
Bibliografía
AUDITORIA, O. N. D. (1995) Decreto Ley No. 159 De la Auditoria. La Habana, Cuba ed.
AUSPICIADA POR EL INSTITUTO DE AUDITORES INTERNOS DE LA REPÚBLICA DE ARGENTINA (1975) Segunda Convención Nacional de Auditores Internos. Buenos Aires.
CATÁCORA, F. ( 1992) Sistemas y Procedimientos Contables, Venezuela.
CHAPMAN, W. (1965) Procedimientos de Auditoría, Buenos Aires.
CONTROL, M. D. A. Y. (2003) Reglamento del Decreto Ley del Ministerio de Auditoría y Control. La Habana ed.
COOK (2007) http://www.monografias.com.
ESTADO, C. D. (2003) Resolución Económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba. 70.
GÓMEZ, G. E. (2007) Control Interno. Una responsabilidad de todos los integrantes de la organización empresarial.
GONZÁLEZ, M. (2007) El Control Interno.
HOLMES, A. (1993) Auditorias Principios y Procedimientos, México.
LANDETA., J. (1999) El método Delphi, Barcelona.
LEONARD, W. (1990) Auditoria Administrativa: Evaluación de métodos y Eficiencia Administrativa, Barcelona.
LINSTONE, H. A. (1975) El Método Delphi. Técnicas y Aplicaciones, Addison wesley
LYBRAND, C. (2002) Los nuevos conceptos de control interno
MEIGS, W. (1994) Principios de Auditoria.
MEIGS, W. (2000) Lo Que todos debemos conocer sobre Auditoria. 350p.
MOREA, L. S. S. A. (2007) Control Interno-Informe de Coso- Monografías.
NADAL SÁNCHEZ, E. (2007) Diseño del Sistema de Control Interno en la Clínica Internacional de Cienfuegos. Costo y Auditoría. Cienfuegos, Carlos Rafael Rodríguez
NARANJO, A. (2007) Administración y Control.
NEWTON, E. F. (1976) Tratado de auditoría.
PÉREZ GUTIÉRREZ, J. L. (2005) Propuesta para Evaluación del Control Interno. Costo y Auditoria. Cienfuegos, Carlos Rafael Rodríguez.
POCH, R. (1997) Manual de Control Interno. Barcelona: Editorial Gestión 2000 ed.
PRECIOS., M. D. F. Y. (2003) Control interno. La Habana, Cuba ed.
PÚBLICOS, F. C. D. C. (1994) Principios de Auditoría Generalmente Aceptados, Venezuela.
PÚBLICOS., I. M. D. C. (1957) Examen del Control Interno.
publishing.
Revista cuatrimestral editada por la oficina nacional de Auditoría. Definición formal de Control Interno. 1949.
Autor:
Lic. Oreibys I. Chaviano Duarte
Profesor del Departamento de Contabilidad
Universidad de Cienfuegos, Cuba
2009
Datos del Autor:
Lic. Oreibys I Chaviano Duarte. Licenciado en Contabilidad y Finanzas. Profesor Instructor del Departamento de Ciencias Contables de la Universidad de Cienfuegos. Cuba.
| Página siguiente |