Contabilidad: Nómina

Definición de nómina

En una empresa, la nómina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nómina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestó durante un cierto período de tiempo. Nómina juega un papel importante en una sociedad por varias razones. Desde un punto de vista contable, nómina es crucial porque los impuestos sobre la nómina y la nómina afectan considerablemente el ingreso neto de la mayoría de las empresas y están sujetos a las leyes y reglamentos.

Clasificación de nómina

Así mismo las nóminas se pueden clasificar de acuerdo a:

Según su Presentación:

Nómina Manual: Se elabora por cálculos enteramente manuales, usadas en empresas pequeñas o de mediana capacidad. Existen en el mercado, formularios diseñados, por ejemplo: LEC y el sistema Mc-Be. Las cuales consta de: Formularios de entrada y codificación, Reportes del sistema, Operación del sistema, Archivos del sistema, Programas del sistema, Diseños de perforación o tabulación.

Según la Forma de Pago:

Semanal: Para obreros o personal de nómina diaria, cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

Quincenal: Para empleados cuyo lapso de pago está establecido en ese tiempo.

Nómina Computarizada: Se elabora a través de un computador, el cual permite, generalmente por medio de codificaciones, calcular automáticamente, tanto los aportes como los descuentos efectuados en el período a pagar. Para operar este tipo de nómina se debe crear el siguiente tipo de información:

Según el Tipo de Personal:

Nómina Ejecutiva o Mayor: Para directivos y alta gerencia. (nómina confidencial).

Nómina de Empleados: Para el resto del personal empleado.

Nómina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en personal de producción y personal de mantenimiento.

Partes de una nómina

Por otra parte, una nómina, es una consulta muy repetitiva por partes de personas que apenas se inician en estos temas, así que trataremos de desglosar de una forma muy general, las partes que componen una nómina.

De otra forma, La nómina está conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones.

El devengado, es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está compuesto por el salario básico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc.

Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nómina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensión que el corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retención en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.

Las apropiaciones son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensión en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensación y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías, dotación, vacaciones).

Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.

Retención a cuenta del IRPF. Se aplica un porcentaje de retención sobre el salario bruto fijado anualmente por el Estado conforme a las circunstancias personales de la persona trabajadora.

Otras deducciones: deducciones por cuota sindical, canon de negociación, formación profesional, desempleo.

Cotización a la Seguridad Social: la cuota o importe a pagar es un porcentaje establecido por la normativa que se aplica a la base de cotización.

De otro modo, las asignaciones consta de los siguientes aspectos las cuales nombrare: Sueldo o salario, Bono por asistencia, Horas extraordinarias, Suplencias, Vacaciones, Comisiones, Retroactivo, Día de descanso, Bono nocturno, Sobretiempo en feriados, Permiso remunerado, Prima por matrimonio, Prima por hijos.

BENEFICIOS LABORALES DEL EMPLEADO:

El presente aspecto resume los beneficios laborales que disfrutan los empleados de la empresa.

Así mismo, de acuerdo a la ley orgánica del trabajo del año en curso en su articulo 177 determina lo siguiente: La determinación definitiva de los beneficios de una empresa se hará atendiendo al concepto de unidad económica de la misma, aun en los casos en que ésta aparezca dividida en diferentes explotaciones o con personerías jurídicas distintas u organizada en diferentes departamentos, agencias o sucursales, para los cuales se lleve contabilidad separada.

VACACIONES:

El personal de la empresa disfrutará de 15 días hábiles de vacaciones anuales durante el primer año, Incrementándose dicha cantidad en un día por cada año adicional a partir del segundo año, hasta un tope de 30 días hábiles.

Así mismo, el salario a pagar en dicho período de vacaciones será el correspondiente al salario base diario vigente para el momento del disfrute. Por otra parte, el empleado disfrutará de un bono vacacional de 8 días de salario el primer año, incrementándose dicha cantidad en un día por cada año a partir del segundo año, hasta un tope de 30 días. El salario a pagar corresponderá al salario diario promedio del último mes de Nómina cerrado.

UTILIDADES:

La empresa tiene la obligación de distribuir entre sus empleados el 15% de sus utilidades anuales. Este monto nunca será inferior a 15 días de salario promedio anual.

PRESTACIONES SOCIALES:

El empleado tendrá derecho a los aportes a sus Prestaciones Sociales en base a la normativa legal vigente: Cinco días de salario mensual. El sueldo a tomar para el cálculo será el Salario base del mes incluyendo las cuota partes de Utilidades y vacaciones. A partir del segundo año de antigüedad el empleado tiene derecho a dos días adicionales por cada año de antigüedad.

Procedimiento para la elaboración de la nómina: quincenal-semanal

El proceso de elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un período de pago. Estos períodos están claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el Artículo 150 donde se expresa:

"El trabajador y el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero podrá ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda".

A los obreros, su salario se les paga semanal, mientras que tratándose de empleados, el pago se realiza quincenalmente.

El diseño del formato en el cual se elabora la nómina varía de acuerdo con la magnitud y otras características de la empresa, como si su elaboración se realiza de forma manual o computarizada. En cuanto al fondo, no existe ninguna diferencia entre una técnica y otra.

CONTABILIZACION DE LA NOMINA:

Así mismo, la nomina se debe contabilizar cada uno de los conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se utilizara la cuenta 51. Por otra parte, para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arroja los datos abajo consignados.

De otra forma, En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos de cuentas.

1105 (Bancos).

2370 (Retenciones y aportes de nómina).

2610 (Provisiones para obligaciones laborales).

5105 (Gastos de personal).

Contabilización.

En otro sentido, en el caso que haya lugar a practicarle retención por salarios a un empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.

Por otra parte, No hay que olvidar, que la empresa solo puede retener o deducir del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados expresamente por el mismo empleado u ordenados por una autoridad judicial.

Por otra parte, en este segmento se describen cada uno de los conceptos definidos para la ejecución de nóminas: semanal, quincenal y mensual

1. A001 Salario Semanal: Sólo aplica a trabajadores asociados para la nómina Semanal, calcula cinco (5) días de salario multiplicado por el salario diario para obtener el salario semanal. Los cinco (5) días los obtiene de la función DIAS_TRAB(5) que evalúa la fecha de ingreso, egreso y vacaciones. Si el trabajador empezó el día martes y la nómina cierra el día viernes, el resultado será dos días. El día sábado es calculado y pagado por el concepto A004 y el día domingo a través del concepto A010.

2. A002 Salario Quincenal: Calcula quince (15) días de salario multiplicado por el salario diario obteniendo el salario Quincenal.

ASIGNACIONES A LOS TABAJADORES:

Plan de salario: es el más usado. Se basa en la cantidad de tiempo trabajado y se puede aplicar a obreros y empleados. La empresa paga un salario por un período de tiempo que puede ser semanal o quincenal. Este plan no necesita de cálculos especiales para calcular el monto a pagar, porque éste aparece en la tabla de salarios de la empresa o en el contrato colectivo, si lo hay. El salario base es la cantidad que recibe el trabajador por su servicio durante una jornada de trabajo.

DEDUCCIONES A LOS EMPLEADOS:

Las deducciones legales se hacen tanto al trabajador como a la empresa y entre ellas están:

• La deducción legal por concepto de seguro social al trabajador es de 4% según el Reglamento

General de la Ley del Seguro Social Obligatorio (art. 67). Para la empresa va del 9% al 11% según el tipo de riesgo. Este porcentaje se aplica al sueldo mensual del trabajador según la siguiente fórmula:

SBM x 12 x 4 x NL

52

Donde:

SBM: Salario Básico Mensual

12: Total meses del año

52: Total semanas del año

4%: Porcentaje según el reglamento del Seguro Social

NL: Número de lunes del mes del periodo calculado, es decir, sí las deducciones se hacen al del mes se toma en consideración todos los lunes de ese mes, pero si estas retenciones se hacen quincenalmente, sólo se asumirán los lunes correspondientes a esa quincena.

Ejemplos:

Ahora veamos un ejemplo práctico para un trabajador con un sueldo quincenal de 474.898.50, según la deducción correspondiente al mes de noviembre del año 2005.

949.797 x 12/52= 11.397.564/52= 219.183,92 x 4% = 8.767,36 x 2 (Nº de lunes) = 17.534,71

Diseño un sistema contable que comprenda las cuentas relacionadas con la nómina y presentación de los estados financieros

Dentro de un sistema de información contable, fue diseñada tomando en consideración la siguiente metodología de trabajo de tesis elaborada por la autora hernandez Lisbeth en su diseño de un sistema contable para la empresa fundición metalúrgica Lemos, C.A. :

• 1. Identificación de los departamentos productivos y de servicios que va a reconocer el sistema departamentalizado de contabilidad de costos. En tal sentido los departamentos.

• 2. Determinación de la estructura genérica del Reporte del Estado de Costo de Producción y Venta que va a generar el sistema, con la finalidad de determinar los grupos de cuentas que va a contener el sistema y definir el formato del código contable.

• 3. Elaboración del listado de cuentas que van a ser agrupadas por cada elemento de costo, las cuales constituyen la unidad básica del sistema propuesto.

• 4. Clasificación de las cuentas relativas a los costos de producción, tanto en cuentas reales de inventarios (Inventario de Materiales, Inventario de Productos en Proceso, Inventario de Productos Terminados), como en cuentas nominales a efectos de presentación del estado de costo de producción y venta. En este sentido y considerando que el catálogo de cuentas se ha estructurado de manera tal que incluya tanto de la contabilidad de costos como la contabilidad general, a continuación se presenta la estructura general del código de cuentas.

CÓDIGO GRUPO

1 ACTIVO

2 PASIVO

3 CAPITAL

4 INGRESOS

5 COSTOS

6 GASTOS DE OPERACIÓN.

Así mismo, es preciso mencionar que a los efectos del presente trabajo de solo se desarrollan los grupos 1 y 5 relativos al grupo de los activos (por contener los inventarios de producción) y al grupo de costos de producción respectivamente.

De otra forma, tomaremos como ejemplo el grupo de cuentas tomados por la tesis antes mencionada para saber la producción costo de la misma, la cual se especificara de la siguiente forma.

Grupo de cuentas que permiten determinar la sobre o su aplicación de la carga fabril de la empresa metalúrgica Lemos, C.A.

5 1 1. Sobre o Subaplicación de la Carga Fabril

5 1 1 1. Carga Fabril Real

5 1 1 1 01. Carga Fabril Real por Departamento

5 1 1 1 01 01 Carga Fabril Real por Elemento (Material Indirecto)

5 1 1 1 01 02 Carga Fabril Real por Elemento (Mano de Obra

Indirecta)

113

5 1 1 1 01 03 Carga Fabril Real por Elemento (Otros Costos

Indirectos)

5 1 1 1 01 01 001 Indica una primera clasificación de cada uno de los

elementos que contienen las tres cuentas del nivel

anterior. Por ejemplo Suministros de Producción

5 1 1 1 01 01 001 001 Indica una clasificación del nivel anterior. Por ejemplo

dentro de los Suministros de Producción, representa

los Aglomerantes y Aglutinantes

5 1 1 1 01 01 001 001 001 Representa este nivel las cuentas de movimiento en el catalogo, es decir la cuenta cargable. Indica esta cuenta una clasificación del nivel anterior. Por ejemplo de los Aglomerantes y Aglutinantes ésta representa las Arenas (Cuenta de Movimiento)

5 1 1 1 01 04 Indica los Costo Recibidos de los Departamentos de

Servicios (Cuenta de Movimiento)

5 1 1 1 17 04 Indica los Costo Transferidos a los Departamentos

Productivos (Cuenta de Movimiento)

5 1 1 2 Carga Fabril Aplicada

5 1 1 2 01 Carga Fabril Aplicada

5 1 1 2 01 01 Carga Fabril Aplicada

5 1 1 2 01 01 001 Carga Fabril Aplicada

5 1 1 2 01 01 001 001 Carga Fabril Aplicada por Departamento

5 1 1 2 01 01 001 001 001 Carga Fabril Aplicada por Orden de Producción

(Cuenta de Movimiento)

5 1 1 3 Sobre o Subaplicación de la Carga Fabril

5 1 1 3 01 Sobre o Subaplicación de la Carga Fabril

5 1 1 3 01 01 Sobre o Subaplicación de la Carga Fabril

5 1 1 3 01 01 001 Subaplicación de la Carga Fabril (Cuenta de

Movimiento)

5 1 1 3 01 01 002 Sobreaplicación de la Carga Fabril (Cuenta de

Movimiento)

Es preciso mencionar que para la mayor compresión del funcionamiento del sistema se va a partir de la premisa que la empresa va a iniciar un primer ejercicio económico o en su defecto no presentará saldos iniciales en ninguna de las cuentas de inventarios relativas a los costos.

Finalmente es preciso mencionar que en el funcionamiento del sistema propuesto mediante los asientos no se presenta la apertura del código de las cuentas distintas al grupo

5 y a las cuentas reales de inventario, como por ejemplo las otras cuentas de activos

(Banco) y cuentas de gastos (Sueldos, Contribuciones, etc.) y de pasivos.

Normas de control interno para la nómina

Las normas de control interno que se citarán a continuación, representan la garantía para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administración de personal, están siendo adecuadamente distribuidos.

Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

La contratación de personal.

El salario a pagar.

Las deducciones que se realizarán en nómina.

El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las personas que:

Horas extraordinarias y otros pagos especiales.

Preparen la nómina.

Aprueban nómina.

Pagan la nómina.

Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar el tiempo de trabajo.

En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la producción del trabajador pueda ser determinada.

Debe existir separación de funciones:

Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina.

Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nómina.

Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al departamento de nómina.

El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del departamento respectivo.

Los cálculos hechos en la nómina deben ser revisados antes de pagar a los trabajadores.

El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

Cuando la nómina sea pagada con cheque:

Debe existir una cuenta bancaria que se utilice sólo con ese objetivo.

La cuenta bancaria de nómina debe ser conciliada mensualmente por una persona diferente de la que prepara la nómina y de la que paga.

La persona que realiza la conciliación, debe recibir directamente el estado de cuenta bancario.

Cuando la nómina se paga en efectivo:

Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.

Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de empleados o extraños.

Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.

El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado por un funcionario independiente del departamento de nómina.

Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a la que elabora la nómina o hecho los pagos, y debe enviar una relación de los mismos al departamento de contabilidad.

Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.

El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un funcionario diferente al que prepara la nómina.

Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente.

La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca al departamento de nómina.

DEDUCCIONES LEGALES POR NOMINA.:

SSO: El objetivo de la seguridad social es la de ofrecer protección a las personas que están en la imposibilidad (temporal o permanente) de obtener un ingreso, o que deben asumir responsabilidades financieras excepcionales, puedan seguir satisfaciendo sus principales necesidades, proporcionándoles, A tal efecto: Él término puede usarse para hacer referencia a, entidad que administra los fondos y otorga los diferentes beneficios que contempla la Seguridad Social en función al reconocimiento a contribuciones hechas a un esquema de seguro. Estos servicios o beneficios incluyen típica mente la provisión de pensiones de jubilación, seguro de incapacidad, pensiones de viudez y orfandad, cuidados médicos y seguro de desempleo.

Por otra parte, están sujetas al Seguro Social Obligatorio las personas que prestan sus servicios en virtud de un contrato o relación de trabajo, cualquiera que sea el monto de su salario y tiempo de duración. No obstante, los trabajadores domésticos, los temporeros y quienes ejecuten trabajos ocasionales extraños a la empresa y actividad del patrón, no quedarán sometidos al régimen del Seguro Social Obligatorio, mientras el Ejecutivo Nacional no haya establecido las medidas y condiciones bajo las cuales estarán asegurados (ART. 3, ley del S.S.O.).

Calculo del S.S.O: se le descuenta al trabajador el 4% o el 2% de su salario si es parcial calculado en base al número de lunes que tiene un mes, hasta un límite de 5 salarios minimos

Ley del Régimen Prestacional de Empleo:

La presente Ley desarrolla el Régimen Prestacional de Empleo establecido en la Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social y tiene por objeto:

1. Regular la atención integral a las personas integrantes de la fuerza de trabajo en situación de desempleo, a través de la Red de Servicios de Atención Integral a la Persona en Situación de Desempleo.

2. Asegurar al trabajador y a la trabajadora dependiente y cotizante al Régimen Prestacional de Empleo una prestación dineraria, en caso de pérdida involuntaria del empleo o de finalización del contrato de

trabajo por tiempo u obra determinado, en los términos que prevé esta Ley.

3. Asegurar al trabajador y a la trabajadora por cuenta propia en forma individual o asociativa cotizarte al Régimen Prestacional de Empleo, una prestación dineraria en caso de pérdida de la ocupación

productiva, en los términos que prevé esta Ley.

4. Establecer la organización y funcionamiento del Instituto Nacional de Empleo, y los mecanismos de adopción e implementación de sus políticas, programas y medidas especiales.

5. Favorecer la empleabilidad de la fuerza de trabajo, para lograr su acceso a empleos y ocupaciones productivas de calidad.

6. Contribuir para fomentar el empleo y la ocupación productiva y promover el desarrollo local en correspondencia con los planes de desarrollo nacional.

7. Regular el funcionamiento de la Red de Servicios de Atención Integral a la Persona en Situación de Desempleo en torno a lo cual se articulan órganos y entes de la administración pública nacional, regional y local y organizaciones de carácter privado, que participan en la implementación de políticas y programas de estímulo al empleo y la ocupación productiva formulados por el Poder Ejecutivo Nacional.

I.S.L.R:

Son aquellas personas naturales: asalariados con ingreso anual superior a 1.000 UT (Bs. 90.000) y no asalariados con ingresos brutos mayores a 1.500 UT (Bs. 135.000)

Todas las personas jurídicas

La Ley establece que sea hasta el 31 de marzo, pero como este año es domingo se extiende hasta el lunes 01 de abril

Por otra parte, Las personas naturales pueden cancelarlo hasta en tres partes. La primera debe ser al momento de la declaración, es decir, hasta el 01 de abril. Las otras dos serían el 22 de abril y el 10 de mayo. Para cancelarlo en partes debe indicarlo al sistema al momento de su declaración.

Para declarar el islr por La vía electrónica (a través de la página del Senait) es obligatoria para aquellos cuya declaración no arroje monto a pagar, funcionarios públicos y contribuyentes especiales. Las personas naturales tiene la opción de hacerlo manual o electrónica.

Ley de Regimen de Vivienda y Habitat.

Inces:

Es un organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio del Poder Popular para la Economía Comunal, creado por Ley el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960 bajo la denominación de Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE). En el 2003 de acuerdo con Decreto publicado en la Gaceta Oficial Nº 37.809 de fecha 03 de Noviembre, se reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y adecuarlo a los intereses del país y al proceso de reconversión industrial, proceso que enmarca posteriormente su concepción y visión, dentro del ámbito de un socialismo abierto y participativo.

Algunos objetivos los cuales son:

Incrementar los niveles de efectividad de la gestión en la asignación y uso de los recursos institucionales.

Coordinar lineamientos, acciones y recursos, a través de acuerdos interinstitucionales para el desarrollo de la formación y capacitación productiva.

Vincular las acciones de formación y capacitación integral a través de nuevos diseños curriculares adaptados al Plan Estratégico de Desarrollo Económico y Social de la Nación.

Consolidar alianzas estratégicas nacionales e internacionales para el intercambio de conocimientos, experiencias y tecnologías que aseguren la actualización y perfeccionamiento de los programas de educación, formación y capacitación

DEDUCCIONES CONTRAACTUALES:

SINDICATOS

Son asociaciones formadas para la defensa de intereses económicos y políticos comunes a todos los asociados. Se aplica esta denominación fundamentalmente a las asociaciones profesionales, patronales y obreras.

POLIZAS HCM

Es un contrato, entre la persona que se denomina Asegurado y una Compañía de Seguros, que le permite al Asegurado disfrutar de cobertura de los gastos en que incurra por concepto de hospitalización, cirugía, tratamientos médicos y medicinas producto de accidentes sufridos, enfermedades o maternidad.

CAJA DE AHORROS

Se entiende por caja de ahorro a las asociaciones civiles sin fines de lucro, creadas, promovidas, y dirigidas por sus asociados, destinadas a fomentar el ahorro, quienes reciben, administran e invierten, los aportes acordados.

En origen, establecimiento, casi siempre benéfico, destinado a recibir cantidades pequeñas que vayan formando un capital a sus dueños, devengando créditos a favor de los mismos. Es un intermediario Financiero, similar a un Banco, que nace con la premisa de cumplir una función social en una región determinada donde tiene influencia física.

Autor:

José A. Rivas

Republica Bolivariana de Venezuela.

Ministerio para el poder popular para la Educación.

Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño

Valencia. Edo Carabobo.

Escuela: 47.

Prof.: Rafael Balza

Valencia, julio de 2013.