Procedimientos contables para AFT en la empresa de confecciones y calzado

Resumen

En la investigación se realiza un análisis al subsistema Activos Fijos Tangibles en la Empresa de Confecciones y Calzado CALCONF localizada en Villa Clara, acorde con las regulaciones vigentes y que constituya un instrumento de consulta y apoyo para los especialistas del área contable, que contribuya a garantizar el funcionamiento correcto del Sistema Contable y la preparación de sus trabajadores en este tema. Como objetivo se propone elaborar los procedimientos contables para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles que constituya una herramienta de consulta para los especialistas del área contable, para el logro del mismo se utilizaron una serie de técnicas las cuales permitieron la elaboración de los procedimientos contables para el subsistema Activos Fijos Tangibles así como las medidas a tomar para fortalecer el control interno en este subsistema, que se sustentan en los objetivos, necesidades y la validación por especialistas que permite comprobar si es aplicable el procedimiento teniendo en cuenta la implementación de los lineamientos de la Política Económica del Partido y la Revolución y la normativa contable.

Palabras Claves:

Procedimientos, Contables, Activo Fijo Tangible.

Introducción

En la actualidad, el mundo se encuentra en situaciones convulsas por lo que muchos países se encuentran enfrentando una crisis económica que impide alcanzar un mayor desarrollo en esta esfera. El impacto de ella y su efecto es incontrolable para todos los países de manera general, y para atenuarlos cada uno trata de emplear las mejores herramientas para lograr un mejor control de los recursos con que cuenta. Cuba, al igual que los demás busca alternativas que le permitan minimizar los efectos que provoca y así afectar lo menos posible el desarrollo económico del país.

Dentro de las alternativas factibles se encuentran los lineamientos para la nueva política económica y social del país, discutidos y aprobados en los congresos del PCC, ejemplo de ello es el VI Congreso del PCC desarrollado en abril del año 2011, en el cual se plantea continuar con el sistema de planificación socialista como única vía para la dirección de la economía nacional y con este lograr nuevas formas de gestión.

De ahí que el país tiene como prioridad lograr que sus empresas operen con una sólida estructura, sean fuertes, estén bien organizadas y posean reglamentos generales en su organización para de esta forma alcanzar resultados superiores de dirección empresarial.

Ante esto es necesario que las empresas eleven considerablemente sus facultades y responsabilidades, para lograr el fortalecimiento de su Sistema de Control Interno y así lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de los planes y objetivos con disciplina, eficacia, orden y el acatamiento absoluto de las leyes y resoluciones vigentes como por ejemplo la Resolución 60 del año 2011 y la Resolución 54 puesta en vigor a partir del año 2005, que establece la obligación en las empresas estatales de contar con manuales de procedimientos contables como elemento del control interno garantizando un nivel de organización superior que les permita un mayor control de sus medios.

Para cualquier entidad es de vital importancia contar con estos manuales que constituyen una herramienta de organización en el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, y un instrumento de comunicación para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos.

En la Empresa de Confecciones y Calzado en Villa Clara (CALCONF) no existe un manual de procedimientos para el control y registro de los Activos Fijos Tangibles, por lo que se hace necesario según lo establecido en las resoluciones 54/2005 y 60/2011 tener procedimientos contables relacionados con estos activos tan imprescindibles para su desarrollo y operatividad. De ahí su importancia en los negocios, ya que, si se posee la información correcta de los mismos, se pueden conocer los antecedentes, controlar el presente y planificar el futuro de las inversiones, tanto a corto como a largo plazo. Para lograr esto, es necesario considerar las necesidades propias de la empresa y evaluar las políticas con las que cuentan para la planificación, gestión y control de sus activos, lo anterior constituye la Situación Problémica de la investigación

A partir de esta situación se plantea el siguiente Problema Científico: ¿Qué procedimientos contables se necesitan definir para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles en la Empresa de Confecciones y Calzado (CALCONF) de Villa Clara, que cumpla con las regulaciones vigentes y que constituya una herramienta de consulta para los especialistas del área contable?

Lo anterior define como Objetivo General: Elaborar los procedimientos contables para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles en la Empresa de Confecciones y Calzados (CALCONF) de Villa Clara que cumpla con las regulaciones vigentes y que constituya una herramienta de consulta para los especialistas del área contable.

Objetivos específicos

Para cumplimentar el objetivo general se plantean los siguientes

• 1. Construir el marco teórico referencial de la investigación, en el que se analicen y detallen los principales aspectos teóricos sobre el tema de estudio a partir de la revisión bibliográfica.

• 2. Diagnosticar la Empresa de Confecciones y Calzado (CALCONF) y el subsistema de Activos Fijos Tangibles.

• 3. Validar los procedimientos contables para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles.

Para dar solución al problema científico se plantea como hipótesis: Si se elaboran los procedimientos contables para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles de CALCONF, se contará con una herramienta de consulta en manos de los especialistas contables que cumpla con las regulaciones vigentes establecidas.

La investigación es de tipo teórico y empírico. El primero permite descubrir la esencia del fenómeno objeto de estudio, al establecer los fundamentos teóricos de la investigación, la fundamentación de la propuesta que se desarrollará en el Capítulo I, además se utilizará la búsqueda de la solución al problema a través de la información y análisis de situaciones que se vayan aplicando hasta llegar a la generalización y conclusiones del objeto de estudio. El segundo se aplicará en intercambio con especialistas de la empresa y en la revisión de los documentos normativos que posee la base contable de la Empresa de Confecciones y Calzado de Villa Clara con el objetivo de: Constatar el uso de procedimientos para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles en la entidad y someter a criterio de especialistas la investigación con el objetivo de evaluar la pertinencia y calidad de los procedimientos contables para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles diseñados para la empresa de Confecciones y Calzado de Villa Clara (CALCONF).

Lo novedoso del tema reside en contar con procedimientos contables actualizados para el registro y control de los Activos Fijos Tangibles que logre convertirse en una herramienta poderosa en manos de los contadores y especialistas económicos para resolver los problemas que puede presentar diariamente la entidad objeto de estudio y apoyar la toma de decisiones.

La investigación se estructuró siguiendo un orden lógico en tres capítulos, en el primero Fundamentos teóricos sobre la aplicación de manuales de procedimientos contables y se construye el marco teórico referencial, a partir del estudio y valoración de diversos materiales bibliográficos; en el segundo, se diagnóstica la empresa objeto de estudio así como el subsistema de Activos Fijos Tangibles y en el tercero se proponen los procedimientos contables y medidas de control interno para el subsistema y se valida a partir de criterio de especialista. Lo anterior permitió arribar a las conclusiones expuestas, así como realizar las recomendaciones necesarias en cada caso.

Desarrollo:

Propuesta de registros contables para el subsistema activos fijos tangibles

Para realizar un buen análisis y control del subsistema Activos Fijos Tangibles en la empresa objeto de estudio es necesario que se ponga en práctica varios procedimientos contables como muestra la figura 2, partiendo de las principales medidas de control interno que se deben llevar a cabo para garantizar satisfactoriamente el cumplimiento de las demás actividades, garantizando con ello la eficiencia y buen funcionamiento de la empresa de forma general.

El control de los Activos Fijos Tangibles comprende el plan de organización, así como métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas dirigidas a proteger estos recursos, propender a la exactitud y confiabilidad de la información económica, así como estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas. Para establecer un Sistema de Control Interno eficaz se deben tener en cuenta algunos aspectos esenciales, ejemplo de ellos son algunos principios fundamentales para la organización de la entidad, entre los cuales son fundamentales los siguientes:

• La adecuada división del trabajo, garantiza que los responsabilizados con la custodia de los Activos Fijos Tangibles y la elaboración de los documentos primarios difieran de los que tienen la autoridad para aprobar los mismos y que la función de efectuar anotaciones en los registros de la contabilidad, corresponde a otra persona.

• Los procedimientos inherentes al control de las operaciones, así como la elaboración y aprobación de los documentos establecidos, permiten determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo, sobre la base de una adecuada organización que prevé las funciones de cada área, así como las consecuentes tareas de los integrantes de cada unidad organizativa, expresando el cómo hay que hacerlo y quién está obligado a hacerlo.

• La anotación oportuna de todas las operaciones garantiza que todos los Activos Fijos Tangibles sean registrados y a la vez conste la evidencia documental que precise quién las ejecutó, aprobó, registró, verificó o supervisó.

• Supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta, en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, con el fin de observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de la cuenta.

Fuente: Elaboración propia

De estos principios se derivan una serie de medidas de control interno asociadas al subsistema Activos Fijos Tangibles que son de necesario cumplimiento para la entidad objeto de estudio; dentro de ellas se pueden mencionar:

• Los submayores de Activos Fijos Tangibles se habilitarán: por la recepción de Activos Fijos Tangibles nuevos o de uso de acuerdo con la información contenidael documento de entrega correspondiente; por Activos Fijos Tangibles considerados sobrantes al efectuar los inventarios o comprobaciones de acuerdo con la información contenida en el modelo "Movimiento de Activos Fijos"; por la terminación de un proyecto de inversión efectuado con medios propios o contratado con terceros de acuerdo a la información contenida en el proyecto de inversión e informe del "Acta de Terminación" o "Certificación" correspondiente los que sirven de base para confeccionar el modelo de Movimiento de Activos Fijos; y por donaciones recibidas u otras formas de incorporación de bienes destinados a la producción o el servicio cuyas características sean las de un Activo Fijo Tangible.

• Para mantener un control adecuado sobre los Activos Fijos Tangibles, es imprescindible que exista control sobre su existencia física y que la suma de los saldos de los submayores que conforman el registro de ellos sea igual al saldo de la cuenta de lo Activos Fijos Tangibles que corresponda, según el Clasificador de Cuentas vigente; a los efectos de garantizar el cuadre de las cuentas que controlan los Activos Fijos Tangibles y que en todo momento sean coincidentes los saldos de los submayores con las referidas cuentas se procede mensualmente a verificar las sumas de los submayores dejando evidencia del cuadre a fin de sus futuras verificaciones; mensualmente se efectuarán conteos físicos parciales de no menos del diez por ciento (10%) de las existencias de los Activos Fijos Tangibles comparando las referidas verificaciones con el "Control de los Activos Fijos Tangibles por área" garantizando con esto el chequeo anual de todos los medios; es responsabilidad directa del Director que se realicen las comprobaciones y rectificaciones necesarias que garanticen los cuadres correspondientes y la constancia de haberse efectuado; y las diferencias que se detecten mediante estas verificaciones se registrarán, según sea el caso, en las cuentas 332.0030 "Faltantes sujetos a investigación Activos Fijos Tangibles", o 555.0030 "Sobrantes sujetos a investigación Activos Fijos Tangibles".

• El área de responsabilidad constituye la base fundamental sobre la que se asienta el esquema de dirección de la entidad, y por ende es la vía para enmarcar el control de los Activos Fijos Tangibles, razón por la cual éstas deben estar bien definidas. En relación a estas el jefe superior de cada entidad al nivel que corresponda, es el máximo responsable de los Activos Fijos Tangibles que le han sido asignados para la producción o la prestación de los servicios y para ejercer su control delega en los jefes subordinados la responsabilidad de la custodia, control y utilización de los activos asignados a las áreas que ellos dirigen. De esta forma se exige la concreta determinación de las responsabilidades individuales y colectivas, a fin de facilitar la verificación, evaluación y toma de decisiones, teniendo en cuenta que el área de responsabilidad, es un centro de actividad que desarrolla un conjunto de funciones, al frente de la cual se encuentra un responsable facultado para desarrollar las acciones dirigidas a cumplir de forma eficiente las tareas asignadas. Cada responsable de área poseerá en una carpeta el documento "Control de Activos Fijos Tangibles", debidamente firmado, que se lista utilizando el "Sistema de Activo Fijo Tangible" actualizado en la fecha del último movimiento y en el que constan todos y cada uno de los Activos Fijos Tangibles en existencia y bajo su custodia, con su número de inventario, descripción, precio, depreciación acumulada y otros datos complementarios de identificación; una copia de la lista del "Control del Activos Fijos Tangibles" debidamente firmada, se debe archivar en el área de Contabilidad, en una carpeta denominada "Inventario por Área de Responsabilidad", que contiene todas las áreas y constituye el Registro de AFT; en ningún caso el responsabilizado de la custodia de los Activos Fijos Tangibles permitirá el movimiento de éstos, sin que esté soportado por el documento oficialmente establecido, comprobando que los datos se corresponden con el Activo Fijo Tangible objeto de movimiento y que éste aparece debidamente aprobado y autorizado lo que implica que en todos los casos, el movimiento de un Activo Fijo Tangible requerirá la firma del jefe del área de responsabilidad correspondiente en conformidad con el movimiento que se realiza; cuando se producen un cambio de responsable de área, se hará una comprobación física de los Activos Fijos Tangibles del área, reflejándose el resultado en el Acta de traspaso de responsabilidades y fijando la obligación del control en el nuevo jefe.

• Todos los Activos Fijos Tangibles estarán identificados con un número el que se les fijará utilizando medios tales como: calcomanías, chapillas, pintura, marcadores permanentes, u otros; el número de inventario se coloca en un lugar apropiado del Activo Fijo Tangible, cuidando que éste no pierda su estética, con esto se logra la relación directa entre el control físico del activo y su control contable; el número de inventario consta de un máximo de 4 dígitos, los que son otorgados por el "Sistema computacional de Activos Fijos Tangibles", el que mantiene el consecutivo hasta el último activo inventariado, y posteriormente se continúa asignando números a medida que se producen incorporaciones; los modelos de "Movimientos de Activo Fijo" se archivarán en carpetas para su control y conservación, estas carpetas se llevarán en la entidad por los conceptos siguientes:

Activos Fijos Tangibles – ALTAS

Activos Fijos Tangibles -PENDIENTES DE AUTORIZAR

Activos Fijos Tangibles -BAJAS

Activos Fijos Tangibles -TRASLADOS RECIBIDOS

Activos Fijos Tangibles -TRASLADOS ENTREGADOS

Activos Fijos Tangibles -ENVIADOS A REPARAR

Ya identificadas las medidas de control interno que debe tener en cuenta la Empresa de Confecciones y Calzado de Villa Clara para el subsistema Activos Fijos Tangibles se procederá a definir las cuentas a utilizar para el tratamiento y registro de estos activos.

Según el Nomenclador de Cuentas utilizado en la entidad objeto de estudio y acorde a la vigente resolución 360/2013, las cuentas a utilizar son las siguientes:

Activos Fijos Tangibles Naturaleza

240 a 251 Activos Fijos Tangibles Deudora

290 Adquisición de Activos Fijos Tangibles Nuevos Deudora

0100 Compras del Período Deudora

0300 Adquisición del Período por Donaciones Deudora

0999 Traspaso a Activos Fijos Tangibles Acreedora

Cuentas reguladoras de Activos Fijos Tangibles

375 a 388 Depreciación de Activos Fijos Tangibles Acreedora

Otros Activos

332 Faltantes de Bienes en Investigación Deudora

0030 Activos Fijos Deudora

Otros Pasivos

555 Sobrantes en Investigación Acreedora

0030 Activos Fijos Acreedora

Otras cuentas utilizadas

493 Provisión para Inversiones Acreedora

600 Inversión Estatal Acreedora

0110 Créditos del período Acreedora

0120 Débitos del período Deudora

696 Operaciones entre Dependencias Mixta

699 Transitoria del Sistema Automatizado Mixta

822 Gastos Generales y de Administración Deudora

845 Gastos por Pérdidas Deudora

CALCONF utiliza para el registro de las operaciones con Activos Fijos Tangibles seis modelos, los cuales tienen que elaborarse y contener datos obligatorios según la Resolución 10/2007 del Ministerio de Finanzas y Precios; estos modelos son:

MODELO SC-1-01 – MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES

MODELO SC-1-02 -SUBMAYOR DE EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES

MODELO SC-1-03 SUBMAYOR DE MAQUINAS, EQUIPOS Y MEDIOS DE TRANSPORTE

MODELO SC-1-04 – SUBMAYOR DE MUEBLES Y OTROS OBJETOS

MODELO SC-1-07 – CONTROL DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES

MODELO SC-1-08 – REGISTRO DE DEPRECIACION

Validación de los procedimientos contables por especialistas

Como paso previo a la introducción de los procedimientos contables para el análisis del subsistema Activos Fijos Tangibles en el contexto de la Empresa de Confecciones y Calzado CALCONF se considera necesario obtener la perspectiva de personas, que por su condición de especialistas en el tema pueden aportar consideraciones que permitan "anticipar" resultados y corregir la propuesta.

Santos (1993) señala que desde un enfoque cualitativo los especialistas han de ser seleccionados por el investigador el que ha de ofrecerles toda la información necesaria sobre la investigación, su desarrollo, así como los resultados de los análisis realizados. También indica que entre los especialistas y el investigador pueden existir coincidencias, pero también discrepancias y que en todos los casos se ha de tener en cuenta entre quienes se producen uno y otros, qué les motiva y con qué proporción se presentan.

Los especialista a los fines de esta investigación son considerados como aquellos sujetos capaces de ofrecer valoraciones conclusivas de la propuesta como solución al problema científico planteado y de emitir recomendaciones con un máximo de competencia, estos deben cumplir los siguientes requisitos: disposición a participar en la solución del problema y posibilidad real de realizarlo, prestigio profesional, espíritu colectivista y autocrítico, capacidad de análisis y poseer 5 años de experiencia como mínimo.

La validación consiste en recoger criterios por especialistas del área para analizar la adecuación, posibilidad y validez de los procedimientos propuestos.

Se considerarán informantes claves con relación al tema los especialistas y técnicos contables de la Dirección Central de la Empresa de Confecciones y Calzados fundamentalmente del área económica, que poseen experiencia y están interesados en poseer los procedimientos contables para el análisis del subsistema Activos Fijos Tangibles. En total la consulta se realiza a cinco (5) especialistas cuya descripción aparece en el anexo 8.

En la preparación de la consulta también es necesario definir los criterios objeto de valoración, la calidad formal de los componentes, la relevancia de la información presentada, la pertinencia y la viabilidad, por lo que se elabora un cuestionario teniendo en cuenta estos aspectos (Anexo 9).

Para la realización de la consulta se les muestra a los especialistas la documentación necesaria sobre el tema de estudio para contextualizar las preguntas que se le formularon. Esta documentación consta de una breve presentación de la investigación y los procedimientos contables de CALCONF para el análisis del subsistema Activos Fijos Tangibles, así como agradecimientos a todas las personas que van a colaborar.

Como resultados de la evaluación preliminar de los procedimientos contables para el análisis del subsistema Activos Fijos Tangibles en CALCONF mediante criterio de especialistas se pueden mencionar: respecto a la calidad formal de la propuesta que los especialistas coinciden en considerar que los procedimientos contables propuestos ofrecen respuestas a un problema actual que presenta la Empresa de Confecciones y Calzado de Villa Clara, afirman que estos cumplen con las resoluciones vigentes y se enfocan al perfeccionamiento y control de la actividad contable vinculada a los Activos Fijos Tangibles, al cual nuestro país le ha dedicado enormes esfuerzos.

La viabilidad de los procedimientos contables propuestos para CALCONF queda expresada por todos los expertos, al respecto plantean que los mismos obedecen a una de las necesidades de la empresa objeto de estudio y pueden convertirse en referencia de consulta para los especialistas y trabajadores del área contable y fundamentalmente del subsistema Activos Fijos Tangibles.

Los especialistas aseguran que los objetivos están bien expresados, definidos y son coherentes lo que hace que los procedimientos contables propuestos para CALCONF respondan a las operaciones que se efectúan en el subsistema Activos Fijos Tangibles; afirman la evidencia de su intención organizativa que es esencial para el trabajo de los técnicos y contadores, consideran además que están correctamente concebidos y soportados por las Normas Cubanas de Información Financiera y por un grupo de resoluciones que logran cumplir con los objetivos del área contable de la Empresa de Confecciones y Calzado.

Según los especialistas consultados se evidencia que en la confección de los procedimientos contables se realizó un estudio de las actividades que efectúa CALCONF vinculadas a los Activos Fijos Tangibles, tienen en cuenta lo dispuesto en las normativas contables y son en sí mismos un material de apoyo y consulta para las áreas económicas de todas sus UEB.

De forma general los especialistas valoran de positivos y adecuados los procedimientos contables propuestos para el análisis del subsistema Activos Fijos Tangibles que contribuirán a apoyar las decisiones de la empresa en aras de elevar la eficiencia en sus operaciones y la gestión de sus activos.

Conclusiones

• 1. El análisis teórico sobre este tema conformó el marco teórico referencial determinando las bases de esta investigación.

• 2. Las características propias que posee la Dirección Central de CALCONF no hacen posible la utilización de los procedimientos contables incluidos en el Manual de Procedimientos Contables del grupo Empresarial VICLAR.

• 3. El uso de técnicas como las encuestas y el análisis documental facilitan la recopilación de un conjunto de información necesaria para el diseño de los procedimientos contables propuestos, los que contienen todos los requisitos formales y estructurales necesarios acordes a la legislación vigente y posibilitan dar respuesta a una necesidad de la Empresa de Confecciones y Calzado.

• 4. Los procedimientos contables diseñados para el subsistema Activos Fijos Tangibles de la Empresa de Confecciones y Calzado de Villa Clara son viables, coherentes, ofrecen respuestas a una problemática actual, tienen en cuenta lo dispuesto en las normativas contables y son en sí mismos un material de apoyo y consulta para todos los trabajadores y directivos de la entidad.

Bibliografía

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Autor:

Yasmany Coca Montero.

Yenive Barrios Hernández.