En el modelo Inglés el secretario judicial o "Master" se le atribuyen múltiples funciones procesales, no solo de ordenación, sino también de dirección, decisión y ejecución.
En el modelo Latinoamericano, que es el más extendido, incluyendo Iberoamérica, se incluía al secretario judicial español, hasta antes de la nueva configuración de la Ley Orgánica del Poder Judicial del 1 de julio de 1,985 atribuyéndole funciones parecidas a las funcione del "Rechtspfleger" de Alemania.
En este modelo desempeñan funciones tradicionales de documentación, comunicaciones, ejecución, conservación y registro. Siendo uno de los más avanzados a nivel Latinoamericano Argentina, que se confieren al secretario judicial facultades de ordenación mediante la firma de las providencias de mero trámite o simples, desde la Ley de 13 de octubre de 1953, posteriormente recogida en el Código Procesal Civil y comercial de La Nación de 20 de septiembre de 1,967.
El modelo alemán, aplicable en la República Federal Alemana y en Austria desde 19, 21 y 1926 respectivamente, el Secretario judicial bajo la denominación de "Rechtspfleger", es un funcionario judicial, que ingresa mediante concurso por oposición con un titulo medio, equivalente a diplomado universitario, realizando un curso de intensa preparación en Derecho Procesal.
En la Ley de 5 de Noviembre de 1969 de la República Federal Alemana que regula el estatuto del "Rechtspfleger" aparecen 150 conceptos en relación con las atribuciones que se le encomiendan al Secretario judicial, lo que hace que los jueces se dediquen a su función peculiar de resolver controversias, es decir a cumplir con la función reservada que les da la Constitución de juzgar.
En esta ley se destacan funciones jurisdiccionales muy amplias peo también se definen con claridad las atribuciones de juzgamiento, de esta manera este modelo es propuesto para el resto de Europa, por la Unión Europea de secretarios de la Jurisdicción, desde 1,984, y es tomado en cuenta desde el 16 de septiembre de 1986 proponiéndosele a los países miembros de la unión europea que encomienden los asuntos no contenciosos a otros órganos distintos de los jueces, para prevenir y reducir la sobrecarga de trabajo de los jueces.
En el modelo español, tradicionalmente las funciones del secretario han sido limitadas, aunque siempre se ha destacado la función de depositarios de la fe pública judicial y consiguiente documentación de las actuaciones judiciales, así como la de dar cuenta de los asuntos y conservación de los mismos, es hasta que 1, 985 que se da comienzo a un nuevo camino, en su artículo 473 de la Ley Orgánica del Poder Judicial dice que " Asisten a los jueces y Tribunales en el ejercicio de sus funciones de conformidad con lo establecido en esta ley, y en la Ley Procesal".
En el Salvador se anuncia una modificación de la estructura judicial con una redistribución de las funciones exclusivas de los Secretarios que debiera pretender una renovación profunda de la oficina judicial, para la buena administración de justicia. La misma ha comenzado a aplicarse en área penal en el centro de justicia Penal de Soyapango, a partir del año dos mil ocho y se prevé que se extienda en las más grande ciudades de El Salvador. En este programa de modernización no debe restarse la importancia del Secretario judicial, pues es muy relevante, su función está enraizada con su enorme trascendencia histórica pero con los ojos puestos en la modernización del sistema judicial.
Al secretario le son propias las funciones de fedatario público, de documentación, de comunicación y cooperación judicial
1.- LA FE PÚBLICA JUDICIAL
El Secretario Judicial, es miembro del órgano jurisdiccional, es decir, forma parte de los Juzgados y Tribunales de justicia a quienes se atribuye la potestad jurisdiccional en el artículo 172 de la Constitución. La potestad jurisdiccional consiste en juzgar y hacer ejecutar lo juzgado; sobre este orden de ideas, para juzgar rectamente es necesario, como paso previo, dotar de seguridad jurídica y ordenar adecuadamente los actos procesales que conforman el juicio debido a que todos tienen derecho.
La potestad jurisdiccional se compone de las facultades de: a) decisión, b) documentación; c) ordenación y d) ejecución. De ellas la decisoria (iuris dicere) se atribuye a los jueces y magistrados ( art. 172 de La Constitución y la documentadora; (fe pública judicial) a los Secretarios de los Juzgados y Tribunales desde la atribución 3a concedida en el art. 66 de La Ley Orgánica Judicial en lo sucesivo LOJ, al Secretario General de la Corte Suprema de justicia, otras funciones se constituyen de ordenación y ejecución que son compartidas con el juez en el caso de los tribunales colegiados con el Presidente del Tribunal.
La fe pública judicial es la potestad del Estado que tiene por finalidad dotar de seguridad jurídica a los actos procesales (dimanantes del órgano judicial o producidos por las partes del proceso o quienes tengan interés legítimo), principio reconocido constitucionalmente en el articulo 2. El logro de la seguridad jurídica o certeza del derecho está en relación de medio a fin con la cosa juzgada, de manera que ambas se encuentran indisolublemente unidas. La finalización de la controversia procesal mediante resolución firme solo será posible si el camino que lleva a la pacificación del conflicto suscitado, goza a su vez de la presunción de verdad de lo acontecido y ello por ahora se logra con la actuación del secretario judicial, siendo "el único funcionario competente para dar fe con plenitud de efectos de las actuaciones judiciales. La plenitud de la fe pública en los actos en que la ejerza el Secretario no precisa la intervención adicional como podría ser el caso de presencia de testigos.
2.- FUNCION DE DOCUMENTACIÓN
La fe pública judicial se plasma en documentos, instrumentos o soportes materiales, en los que se deja constancia de la autenticidad e integridad de lo acontecido, emitido o recibido en el Juzgado o Tribunal, de tal modo que la fe pública judicial no podría ejercerse sin la facultad de documentación que se atribuye en la atribución 4ª del artículo 66 de la LOJ, al Secretario Judicial.
El Fedatario del órgano judicial no documenta tan solo actos de parte o de aquellos que ostenten interés legítimo, sino también actos procesales del Juez o Magistrado, autorizándolos con su firma. Esta intervención no tiene carácter de supervisión en cuanto a la corrección de la aplicación que del Derecho se haga en la resolución que se autentifica, pero si dota de legalidad formal a las providencias, autos y sentencias en cuanto otorga la seguridad jurídica atinente a su autoría, lugar, fecha e integridad de su contenido, dotando a la resolución de la certeza necesaria para dejar instituido, sin lugar a dudas, cual es la declaración de voluntad del Juez o Magistrado en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales, en un lugar y fecha determinados.
El secretario deja constancia de lo actuado en actas
2.1.- Actas:
Las actas tienen por objeto dejar constancia de la realización de un acto procesal o de un hecho con trascendencia procesal (art. 123 inc. 2° Pr.Pn,. Se extienden para dejar constancia de intervenciones de parte, acreditando como se produjeron, las peticiones, manifestaciones y, en su caso, la resolución del Juez o Magistrado.
Los códigos con contenido oral disponen que se recogerá en acta de todo lo actuado, de manera que las actuaciones orales, vistas y comparecencias, deberán registrarse en los indicados soportes aptos para la grabación y reproducir el sonido y la imagen o, sin no fuere posible, solo el sonido, y, si el Tribunal lo considera oportuno, se unirá a los autos una transcripción escrita. Art. 363 CPP.,
El acta de las actuaciones orales es la modalidad de documentación más relevante y donde la fe pública judicial despliega toda su virtualidad, pues en ella se plasma la prueba que se vaya practicando en el proceso, encaminada a demostrar los hechos alegados por las partes o, en la jurisdicción penal, averiguados de oficio por el Tribunal, ya que a través de aquella quedará patente lo sucedido, no solo para los interesados, sino también para el propio órgano judicial y, sobre todo, a los efectos de valoración ulterior en sede de apelación, casación o jurisdicción constitucional.
Actos de diligenciamiento.
Son aquellos dedicados a acreditar, sobre todo, la presentación de escritos, en cuyo caso se expresará el día y hora de presentación (art. 66 atribución 4ª de la LOJ. Precitado).
FUNCION DE COMUNICACION y COOPERACION JUDICIAL
Como garantía de veracidad de las comunicaciones procesales con las partes, terceros con interés legítimo y otros órganos jurisdiccionales, se encomienda a los Secretarios Judiciales la acreditación fehaciente de la autenticidad de la comunicación, de su contenido, de la remisión y recepción íntegras y del momento en que se hicieron. Ello es así como consecuencia de la ostentación por el Secretario Judicial de la fe pública judicial.
En efecto, la atribución 9ª del art. 66 de la LOJ prescribe que corresponde a los Secretarios la práctica de las notificaciones, citaciones y emplazamientos
Comunicaciones:
El Secretario Judicial es el responsable del servicio de notificaciones, que se realizarán por él mismo o por el funcionario que el designe, esta función no puede ser encomendada a persona ajena a secretario judicial, los mecanismos para lograrlo pueden ser realizada por distintos medios siempre y, cuando pueda acreditarse que el destinatario la ha recibido. Si el lugar es fuera del asiento del tribunal el secretario puede de forma directa solicitar el auxilio a otro secretario para que diligencie el acto.
Pudiendo también evacuar edictos en los casos en los que él no pueda averiguarse el domicilio del demandado, a afectos de su apersonamiento,
Debe recordarse que los actos de comunicación serán nulos si no se ajustan a las prescripciones legales y causan indefensión, debiendo la parte interesada denunciar la nulidad en el primer acto o comparecencia, pues de lo contrario se le dará por enterado, quedando sanado y surtiendo efectos desde entonces.
Cooperación judicial:
Es la labor que anunciamos con anterioridad que corresponde a los Secretarios Judiciales la práctica de los actos de cooperación judicial o resulta claro cuando se trate de actos de comunicación. Tratándose de actos de prueba, la resolución sobre su práctica incumbe al Juez, atribuyéndose al Secretario la función de cursar los despachos necesarios para su práctica, que incluirán las peticiones de auxilio judicial.
Información y Certificaciones:
Otra de las funciones de los secretarios judiciales esta íntimamente vinculada con la atención a los usuarios del sistema, esta tarea junto con la expedición de certificaciones no son otra cosa mas que un efecto de la fe pública judicial, la expedición de certificaciones, implica la trascripción autenticada de uno o varios actos procesales documentados o de documentos incorporados al proceso por su original.
La función de información es una función asignada a los secretarios judiciales, implica un ejercicio de los particulares del derecho a información; las certificaciones son parte de los medios a través de los cuales se canaliza la publicidad de las actuaciones judiciales, este punto no es muy pacifico en el cometido a que funcionario debe de dársele tal función
ORDENACIÓN DEL PROCESO
RESOLUCIONES PROCESALES.
Al Secretario Judicial le incumbe dar a los autos el trámite que la ley establezca, dictando diligencias de ordenación o efectuando la dación de cuenta para la resolución, por providencia o auto, de cuestiones procesales que requieran una decisión o de las que se deriven cargas o afecten a derechos de las partes.
DACION DE CUENTA
Deberá darse cuenta de los escritos y documentos presentados y de las actas que se hubieren autorizado fuera de la presencia judicial, en el mismo día o al siguiente hábil art. _________
3.- EJECUCION PROCESAL
Junto a la decisión, documentación y ordenación del proceso, la facultad de legítima coerción o ejecución forzosa, integra la potestad jurisdiccional, ya que los Juzgados y Tribunales juzgan y hacen ejecutar lo Juzgado (art. 117.3).
La potestad de coerción se atribuye al órgano judicial en la medida en que debe vigilar y controlar el cumplimiento de los títulos de ejecución judiciales o de los extra judiciales que hubiere homologado, aprobado o despachado, en garantía de las partes afectadas para la efectividad de la tutela judicial que, como derecho fundamental proclama el artículo 24 de la Constitución.
Los actos de ejecución procesal se pueden llevar a cabo materialmente por
JEFATURA DEL PERSONAL
Corresponde a los Secretarios Judiciales ostentar la Jefatura directa del Personal de la que son titulares, si perjuicio de la superior dirección de Jueces y Presidentes.
como directores de la oficina judicial, ejercen la jefatura directa del personal colaborador, responden del buen funcionamiento de aquella ordenando el trabajo de sus integrantes e impartiendo al efecto las instrucciones pertinentes; velar por el cumplimiento de las obligaciones de aquellos.
Informar o dar curso a cualquier solicitud del personal de la oficina que pueda afectar al funcionamiento de aquella; poner en conocimiento de la autoridad competente las necesidades de medios personales y materiales necesarios para su funcionamiento, dirigiendo las propuestas adecuadas; poner en conocimiento de la autoridad competente los hechos determinantes de responsabilidad disciplinaria o penal; confeccionar la estadística judicial;
Como directores de la oficina judicial están obligados a respetar las instrucciones que reciban de la Corte Suprema de Justicia.
De todo lo anterior se deduce claramente que al Secretario Judicial le corresponde la jefatura directa de la Secretaría o dirección de la oficina judicial en primera instancia organizando los efectivos personales y materiales de manera inmediata y respondiendo de su buen funcionamiento, mientras el Juez o Magistrado ostentará la jefatura superior de la oficina judicial, organizando, en su caso, esos mismos efectivos por mediación del Secretario Judicial contando con los informes que le proporcione y que deberán ser recabados, pudiendo en el supuesto de discrepancia expedir las instrucciones por escrito.
En este sentido, como director superior o indirecto de la oficina judicial, el Juez o Magistrado tiene potestad disciplinaria respecto al Secretario Judicial, de tal modo que éste debe responder administrativamente ante aquel, en caso de infracción de ley
Los supuestos de más grave vulneración de deberes serán exigibles ante la Sala de Gobierno (sanción de reprensión, multa y suspensión), ante el Ministerio de Justicia (traslado forzoso) y ante el Consejo de Ministros (separación).
El Secretario Judicial deba responder disciplinariamente en el ejercicio de la potestad fedataria que tiene atribuida y que debe ejercer de forma autónoma e independiente, debiendo quedar libre de ingerencias extrañas al desempeño de las funciones documentadoras que tiene encomendadas y que se hallan instituidas en garantía de la seguridad jurídica propugnada por el art. 9.3 de la CE.
AMPLIACION DE LAS FUNCIONES DEL SECRETARIO JUDICIAL
La doctrina científica procesalista abunda reiteradamente en esta necesidad, que resolvería gran parte del atasco permanentemente denunciado por los profesionales del Derecho, traducido en las proscritas dilaciones indebidas en muchas ocasiones, y sería acorde a la especial preparación que como técnicos tienen los Secretarios Judiciales en la disciplina del Derecho Procesal.
Así, Herce Quemada, Vázquez Sotelo, Almagro Nosete, Gimeno Sendra, Moreno Catena, Pedraz Penalva, Prieto Castro, Seoane Cacharron, Tomé Paule, Martin Ostos, Calvo Sánchez, Villagómez Cebrián, Ortiz Navacerrada y tantos otros.
Art. 73 LOJ.- Los Jueces actuarán con un Secretario, que deberá estar autorizado para el ejercicio del cargo por la Corte Suprema de Justicia.
Art. 81 CPC.- Todos los Jueces actuarán con un Secretario que sea vecino de la República, de veintiún años cumplidos, de notoria buena conducta y que sepa leer, escribir, que tenga instrucción en la práctica judicial y esté en ejercicio de la ciudadanía. Lo actuado sin la concurrencia del Secretario es nulo, salvo lo dispuesto en el artículo 1115 C. Pc.
En las faltas o impedimentos temporales del Secretario, el Juez podrá nombrar un Secretario interino, dando cuenta de su nombramiento a la unidad técnica correspondiente además de la oficialía mayor y secretaria general de la honorable corte suprema de justicia; ello para el registro de firmas correspondiente.
Art. 78 LOJ.- Son obligaciones de los Secretarios de Juzgados, las siguientes:
1ª Practicar de la manera prevenida por la ley los emplazamientos, citaciones y notificaciones que se ofrezcan dentro y fuera de la oficina;
2ª Guardar secreto en las materias que lo exijan;
3ª Cuidar de los archivos que estén a su cargo; que los expedientes tengan sus carátulas, que estén cosidos y foliados por su orden y con el aseo debido, sin perjuicio de la responsabilidad que cabe al Juez;
4ª Las contenidas en las fracciones 1ª, 2ª, 4ª, 8ª, 9ª y 14ª del artículo 70 de esta Ley
5ª Las que les impongan otras leyes.
Las diligencias mencionadas en la fracción 1ª de este artículo, también podrán practicarse por el Secretario Notificador, y en materia penal, las citaciones de testigos y jurados podrán además verificarse por el Citador del Tribunal.
Art. 83 CPC.- Son deberes de los Secretarios:
1º Recibir los escritos que presenten las partes, anotando al margen el día y hora de su presentación y autorizando esta razón con su firma.[1]Al recibirlos preguntarán a la parte si están firmados por ella o a su ruego por otra persona, anotando también esta circunstancia;
2º Practicar dentro de veinticuatro horas los emplazamientos, citaciones y notificaciones que se ofrezcan dentro y fuera de oficina; salvo que se practiquen por copia, esquela o edicto, que entonces se harán dentro de cuarenta y ocho horas;
3º Guardar secreto en las materias que lo exijan;
4º Cuidar de los archivos que están a su cargo, que los expedientes tengan sus carátulas, que estén cosidos y foliados por su orden y con el aseo debido, sin perjuicio de la responsabilidad que cabe al Juez.
Art. 82 LOJ.- El Secretario es el Jefe inmediato del personal subalterno y tiene a su cargo la administración de la oficina. Cuidará, en consecuencia, de que los demás empleados cumplan sus obligaciones.
Art. 128 Inc. II CPP.- A los secretarios les corresponderá ordenar las notificaciones, citaciones, disponer la custodia de objetos secuestrados, llevar al día los registros y estadísticas, dirigir al personal auxiliar, informar a las partes, además auxiliar en todos los trabajos materiales de sus funciones que el juez o tribunal le indique.
Art. 129. – La sentencia es la que se dicta luego de la vista pública para dar término al juicio y la resolución que ponga término a un procedimiento abreviado; auto, el que resuelve un incidente o una cuestión interlocutoria o, en su caso, para dar término al procedimiento; y, decreto, cuando sean decisiones de mero trámite.
Las decisiones que toma directamente el secretario, según el artículo anterior, también se denominarán decretos.
Art. 131 CPP.- Las sentencias y los autos serán suscritos por el juez o todos los jueces del tribunal que actúe; los decretos por el secretario o, en su caso, por el juez o el presidente del tribunal.
La falta de firma producirá la nulidad del acto, salvo disposición en contrario expresamente determinada por la ley.
SOBRE LA PARTICIPACION DEL SECRETARIO JUDICIAL EN EL CAMBIO DE SISTEMA ORGANICO
En estos días de cambios estructurales, por primera ves se ha tomado en cuenta al funcionario que en el día a día se encuentra en contacto directo con los usuarios, eso esta muy bien y es un logro de la actual administración, ya que por mucho tiempo se ha mantenido en una mejor postura a persona que detentan funciones administrativas, sin que a la fecha se haya detectado un significativo progreso o aporte forense.
Lo anterior puede partir de dos supuestos: primero, los encomendados no quisieron aportar todo su conocimiento o segundo el objeto de estudio no fue digerible por parte de los ya enunciados. Pero hoy es el turno de los que ocupan tan prestigioso cargo, así que el producto de ello debe mostrarse en beneficio de la población en general o dicese del usuario.
EN EL ORDEN CIVIL.
El secretario de actuaciones es la especie de funcionario judicial que autoriza, tanto las actuaciones como resoluciones del juzgador, impregnando de autenticidad toda actividad jurisdiccional del tribunal; además de poseer atribuciones de carácter administrativas y otros del orden jurisdiccional que ejecuta.
La actividad que realiza el secretario de actuaciones en el proceso civil se encuentra regulada tanto en el Código de Procedimientos Civiles como en la Ley Orgánica Judicial, básicamente se resume en requisitos para optar al cargo y las responsabilidades que adquiere en su ejercicio. La intervención del secretario de actuaciones en los actos jurisdiccionales es relevante al grado de sancionar su ausencia, con la invalidez del acto, es decir con nulidad procesal, según el artículo 81 Pr.C., esta misma exigencia sobre la presencia del secretario, se extiende en cualquiera de las instancias inclusive a nivel de la sala de lo civil, cuando conoce en sus respectivas competencias.
Autor:
José Mauricio Mercadillo
[1] La negativa a recibir esos escritos o peticiones sin causa justificada podría corresponder a los tipos penales regulados en los Arts. 320 ( Actos Arbitrarios )ó 321 (Incumplimiento de Deberes )CP
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