La importancia del control interno para el mundo empresarial

Si partimos del hecho de que el ser humano se encuentra en constante evolución, que esta inmerso a un mundo globalizado y que ese mundo globalizado se encuentra sistematizado. Un sistema no puede coexistir hasta lograr sus más grandes objetivos, si entre sus partes no existe cohesión y armonía. Pero para que exista cohesión y armonía entre los diferentes departamentos o áreas, estas mismas deben irse perfeccionando de tal forma que vallan adecuándose al contexto general. Asi mismo entendemos la vida de una empresa que esta dividida en diferentes sectores o departamentos, y para que esta logre sus más grandes objetivos tendrá que ir perfeccionando con la adecuación de estos departamentos al contexto general de la empresa, dicho perfeccionamiento o adecuación podrá consistir entre otras cosas en: actualización en el personal; aplicación de nuevas tecnologías a las diferentes áreas; el estudio, análisis y adecuación de las políticas económicas; administrativas; contables; legales; manuales etc. estas mismas entendidas como instrumentos esenciales que permitan eficientar el papel de cada departamento, de tal forma que esto se vea reflejado en un buen resultado de los estados financieros de la empresa. Que como lo dijimos antes muy satisfactorio seria que ese buen resultado en las empresas se viera reflejado en los bolsillos de los consumidores, y por lo consiguiente generar una sociedad económica estable y en desarrollo.

EL presente trabajo de investigación se pretende diseñar en un capítulo.

El Primer y Único Capítulo. Se refiere sobre el estudio del manual de control interno. Partiremos del estudio del concepto, origen y evolución histórica, su objeto y fin, la importancia del tema en las instituciones públicas o privadas, en si veremos el papel que desempeña en una empresa y su importancia para el buen funcionamiento y el logro de objetivos de la misma.

Con este capitulo pretendemos dar un panorama general de lo que es un buen ambiente de control interno, los orígenes y evolución dentro de los negocios y la importancia para el área contable. Pero además analizaremos los efectos que esto tiene en la parte contable de la empresa, sobre todo en el logro de los objetivos del negocio. El objeto para lo que esta diseñado, que el lector conozca la opinión de algunos teóricos sobre el tema. Lo que se pretende es partir de lo general para llegar a lo particular. En el entendido de que nuestro tema se titula "el ambiente de control interno" encuentro con esta explicación la justificación del primer y único capitulo.

CAPITULO I.

Estudio del ambiente de control interno

1.1. Ambiente de Control Interno. Concepto

Es importante definir qué es lo que se entiendo por ambiente de control interno. El concepto puede ser muy general y utilizarse como punto central para el sistema administrativo y contable.

El ambiente de control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar con exactitud y confiabilidad su información financiaros, promover eficiencia operacional y provocar adherencia a las apolíticas prescritas por la administración (Instituto mexicano de contadores públicos). [1]

El ambiente de control se define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales

Es fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.

Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una organización.

Los principales factores del ambiente de control son:

• La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia. La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.

• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

• Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.

El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento

En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de administración y comités de auditorias con suficiente grado de independencia y calificación profesional.

El ambiente de control será tan bueno, regular o malo como lo sean los factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que generan y consecuentemente al tono de la organización.

1.2. Origen Etimológico de las palabras Ambiente y Control

Ambiente. Del latín. ambiens, -entis, que rodea o cerca). Dicho de un fluido: Que rodea un cuerpo. Aire o atmósfera. Condiciones o circunstancias físicas, sociales, económicas, etc., de un lugar, de una reunión, de una colectividad o de una época.

Control. (Del fr. contrôle). m. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención. Dominio, mando, preponderancia. Oficina, despacho, dependencia, etc., donde se controla. [2]

Si el ambiente tiene que ver con todo lo que te rodea. Llevándolo al plano empresarial o de negocio: serán las buenas condiciones que existan en el área de trabajo y además la buena armonía entre los diferentes sectores y personal que ahí labore.

Ahora bien control entendido como la comprobación, intervención, dominio. Luego entonces ambiente de control seria: un buen ambiente de trabajo, armonía, positivismo, claridad reflejada en la eficacia de los diferentes sectores gracias a la intervención, comprobación e inspección del personal a cargo.

1.3. Significado gramatical de ambiente y de control

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Manuel M. Diez sostiene que "se entiende por control un nuevo examen de actos de una persona por otra expresamente autorizada, con objeto de establecer la conformidad de tales actos con determinadas normas y sus correspondencia y proporción con determinados fines.[3]

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema: Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.

1.4. Antecedentes Históricos de Control Interno y Desarrollo

El incremento en tamaño como en las dificultades de las empresas actuales y el interés público sobre el comportamiento organizacional ha generado una importante renovación del control interno..[4] Entonces el control interno nació como una necesidad en el área de la contabilidad para eficientar los estados financieros. Al respecto, Montgomery comenta: parece ser que una de las referencias más antiguas sobre este término, también denominado por algunos, comprobación interna Check, la hace L.R, Dickseeen [5]1905 este autor comenta que un sistema apropiado de comprobación interna, es la necesidad de una auditoria de talla

El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.

A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades.

Si algo resulta imprescindible es conocerse a sí mismo, saber nuestros defectos y virtudes, las debilidades y fortalezas, con el ánimo de superar unas y reforzar otras. Algo así sucede cuando se trata de una entidad, sólo que en este caso examinarse internamente se convierte en una necesidad que nunca debe descuidarse.

Desarrollo de la figura de Control Interno

Con el de cursar del tiempo los problemas de Control Interno, han centrado la preocupación de la gerencia moderna, así como de los profesionales responsables de implementar nuevas formas de mejorar y perfeccionar dichos controles, esto es muy importante por cuanto el Control Interno es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a través de una evaluación de su misión y visión, el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario sería imposible que se puedan definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos.

Como resultado del auge que tomó el comercio en los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros países del Medio Oriente se desarrolló la contabilidad de partida simple. En estas épocas los sistemas de anotaciones habían sido sencillos debido a la reducida cantidad de operaciones. Cada individuo habría podido ejercer su propio control. Con el advenimiento de los antiguos Estados e Imperios se hallan vestigios de sistemas de controles en las cuentas públicas.

Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito.

Posteriormente, con el incremento del comercio en las ciudades italianas durante los años 1400, se produjo una evolución de la contabilidad como registro de las transacciones, apareciendo los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios.

En resumen, el desarrollo industrial y económico de los negocios, propició una mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad de establecer mecanismos, normas y procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones. Se puede afirmar que el Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las empresas

1.5. Objetivos básicos del control interno

Los objetivos primordiales del ambiente de control interno es proteger sus activos, evitar errores de la administración y eficientar cada uno de sus departamentos.

J.R.Valencia: Los objetivos del control interno consisten en aplicar todas las medidas utilizadas por una organización y las enumeramos de la siguiente forma:

• 1. Proteger sus recursos contra perdidas , fraudes o ineficiencia

• 2. Promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y administrativos

• 3. Apoyar y medir el cumplimiento de la organización

• 4. Cerciorarse si ha habido adhesión a las políticas generales de la organización[6]

De la misma forma ponemos entre paréntesis los objetivos básicos en los que coinciden autores especialistas en la materia, lo hacemos con sus respectivas explicaciones de cada una:

• A) Protección de activos

El sistema debe proporcionar que la dirección la empresa tenga la seguridad de que sus bienes se encuentren bien protegidos y se estén aprovechando eficientemente, de tal forma que no incurra en errores como desperdicios en la producción mermas mayores alas consideradas[7]pagos por compras y servicios no realizados. Al implementar el sistema de ambiente y control interno se deberá tener en consideración que los procedimientos existentes resulten eficientes y económicos, es que el costo de procedimientos sea menor al costo de los bienes. Ejemplo: se deberá cuidar que el monto de la prima de seguro que ampara a la maquinaria sea mayor que esta misma.

• B) Obtención de información financiera veraz y oportuna

La información que se obtenga de los registros y documentación comprobatoria y relativa a las operaciones de la empresa debe ser veraz y oportuna con el de que esta sirve para la toma de decisiones a la dirección de la empresa

Al cumplirse con este objetivo se proporciona a los directivos los elementos juicio que los permitirá medirla eficiencia de la empresa, así como realizar una adecuada supervisión al cumplimiento de las política

• C) Promoción de eficiencia en la operación.

Esto significa que el contador debe estar siempre pendiente de lo que sea eficiente para la empresa, utilizando herramientas nuevas, como por ejemplos computadoras, y no realizarlo a mano.

La dirección de la empresa puede alcanzar los objetivos propuestos cuando exista una mayor eficiencia y un adecuado ambiente de control interno, para las necesidades y finalidades que se ha fijado; de esta manera, los métodos y procedimientos el control interno debe prever de los medios adecuados a la administración para la mayor afectividad de sus operaciones. Para la dirección de la empresa es de suma importancia el hecho de que su capacidad de trabajo aumente en forma progresiva y continua, por lo que se debe prever la constante información relativa al resultado e las operaciones efectuadas

D) Adhesión de las políticas de la empresa.

una empresa y la forma en que se lleva acabo, se apegan en sentido estricto a los lineamientos señalados por la administración, ya que es un hecho generalmente aceptado que el establecimientos de políticas sanas y adecuadas son indispensables para una buen administración, siempre y cuando sean llevadas a la práctica satisfactoriamente.

Este objetivo de control interno pretende examinar y la manera de realizarse se pegue a criterios establecidos por la dirección atreves de determinadas políticas, fijadas en función de objetivos de la empresa.

1.6. Objetivos generales del control interno

a) Autorización. Todas las operaciones deben realizarse de acuerdo con autorización o especificaciones de la empresa en el momento de la auditoria el auditor debe de dirigirse a la persona encargada de la administración, y preguntar le que si se realizar la auditoria y ele preguntara un catalogo de firmas

b) Procesamiento y clasificación de las transacciones. Todas las operaciones deben de registrarse para permitir la preparación de los estados financieros de conformidad con las normas de información financiera

c) Salva guarda física. El acceso a los activos solo debe de permitirse de acuerdo con autorización de la administración.

Los responsables de la administración protegerán de manera individual.

d) Verificación evaluación. Los datos registrados relativos sujetos a custodia deben comparase con los activos existentes a intervalos razonablemente y tomar medidas apropiadas respecto a las diferencias que existen.

La información producto del sistema de control interno debe ser:

Veraz. Debe reflejarse razonablemente las operaciones efectuadas ya apegarse a la realidad.

Oportuna: debe ser entregada la dirección en el momento preciso, cuidando que la información no pierda su impacto.

Confiable: no deberá dejar duda sobre su corrección.

1.7. Elementos de control interno

Entendido como elementos aquellas peculiaridades que le dan vida y que de no contar con ellas no estaríamos frente al control interno. Son pues las partes esenciales que lo hacen ser diferente y esencial.

a) organización. La estructura de una empresa y el ordenamiento lógico de sus partes y componentes de tal manera que haya un buen ambiente control.

Ejemplo: departamento de ventas, de administración, y de producción.

Dirección. Que asuma la responsabilidad de las políticas general de la empresa y las decisiones tomadas en el desarrollo. Es decir que alguien manda, dirige , en pocas palabras que sea quien tome las decisiones o que ponga la ultima palabra.

Coordinación. Que adopte las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresa o un todo homogéneo y armónica. Y división de labores

b) Procedimientos la existencia de un buen ambiente control interno no se demuestra con sol una adecuada organización, pues necesario que sus principios se apliquen a la practica mediante los procedimientos que garanticen la solidez de la organización.

c) Personal. Por sólida que sea la organización y adecuada los procedimientos implantado el sistema de control interno no puede cumplir sus objetivos si las actividades diarias de la empresa no están en manos del personal idóneo.

• Entrenamiento

• Eficiencia

• moralidad

d) Supervisión. El personal debido a su naturaleza humana, esta propicio a cometer errores, apartarse de las políticas y sistemas establecidos y a incurrir a irregularidades.[8]

La supervisión consiste en una revisión continua por parte del personal capacitado, simultanea a la realización de las actividades inmediatamente des pues de su ejecución o periódicamente. El área más importante de supervisión corresponde a la auditoria interna. Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar. [9]

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias sobrevivientes

1.8. La importancia de la evaluación en el control interno

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:

a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza importancia de los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada.

b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (auto evaluación), la auditoria interna (incluidas en el planteamiento o solicitadas especialmente por la dirección), y los auditores externos.

c) Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios insoslayables.

La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los controles existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una rutina incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos.

d) Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control probadamente buenos.

e) El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad de la entidad.

Existen controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación suele aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta más útil al favorecer la comprensión del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentación requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.

f) Debe confeccionarse un plan de acción que contemple:

• 1. El alcance de la evaluación

• 2. Las actividades de supervisión continuadas existentes.

• 3. La tarea de los auditores internos y externos.

• 4. Áreas o asuntos de mayor riesgo.

• 5. Programa de evaluaciones.

• 6. Evaluadores, metodología y herramientas de control.

• 7. Presentación de conclusiones y documentación de soporte

• 8. Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes y en su conjunto.

1.9. Control Interno en las Pequeñas, Mediana y Grandes Empresas

El análisis bibliográfico desarrollado en el presente capítulo tiene como objetivo dar a conocer el criterio de diferentes autores, que desde posiciones disímiles han abordado la temática del Control Internó y los elementos que componen el mismo, evaluando la importancia, actualidad y características con que se proyectan estos conceptos en la realidad de nuestro país y su entorno.

• El Control Interno se implanta para mantener empresa negocio en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión, así como para minimizar las sorpresas en el camino. Esto facilita a la administración negociar en ambientes económicos y competitivos rápidamente cambiantes, ajustándose a las demandas y prioridades de los clientes y reestructurándose para el crecimiento futuro. [10]

El Control Interno promueve la eficiencia, reduce los riesgos de pérdida de activos ayuda a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes y regulación en las empresas

1.10.  Evaluación de riesgos y Actividades de Control

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización (interno y externo) como de la actividad.

El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo para el funcionamiento del mismo.

Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares

Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento. [11]

A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos, así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la institución.

Una vez identificados el análisis de los riesgos incluirá:

• a) Una estimación de su importancia / trascendencia.

• b) Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.

• c) Una definición del modo en que habrán de manejarse.

Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar al de los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de que los mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los procesos.

Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del impacto potencial que plantean:

• a) Cambios en el entorno.

• b) Redefinición de la política institucional.

• c) Reorganizaciones o reestructuraciones internas.

• d) Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.

• e) Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.

• f) Aceleración del crecimiento.

• g) Nuevos productos, actividades o funciones.

Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los más significativos a través de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje adecuado de las variaciones.

Actividades de Control

Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:

Las operaciones

• 1. La confiabilidad de la información financiera

• 2. El cumplimiento de leyes y reglamentos

En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.

A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:

· Preventivo / Correctivos

· Manuales / Automatizados o informáticos

· Gerenciales o directivos

En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es preciso que los agentes conozcan individualmente cuales son las que les competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones.

La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarataba de las actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:

· Análisis efectuados por la dirección.

· Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.

· Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálcalos, análisis de consistencia, pre-numeraciones.

· Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.

· Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.

· Segregación de funciones.

· Aplicación de indicadores de rendimiento.

Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel fundamental en la gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de datos, la adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.

 1.11. Información y comunicación

La información es el más importante para proporcionar información veraz y oportuna y necesaria para que los administradores y contadores puedan hacer un buen uso del ambiente de control

Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor logro de los objetivos.

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.

La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.

Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones

Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto. No obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con las necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes, evolucionan rápidamente.

Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las mismas.

Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad.

La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de control interno.

Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué manera deben comunicar la información relevante que generen.

Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal. La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los directivos resultan vitales.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan importantes como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional, canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale más que mil palabras.

1.12. Utilidad Práctica del Ambiente de Control Interno

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo. Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. [12]

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Conclusiones

Primera: