Metodología para la instrumentación de un sistema de costo en la SUM de Consolación del Sur (página 2)

"En la actualidad la preparación económica de los cuadros es una necesidad vital para el desarrollo de nuestra Revolución y para lograr una dirección más eficiente en cada organismo y entidad.

No se concibe un cuadro que no posea los conocimientos fundamentales acerca de la situación actual de la economía cubana, sobre los argumentos y los efectos de las medidas que adoptamos en este campo, que no conozca detalladamente los indicadores del control y el análisis económico, los que miden la eficiencia, la productividad, los costos, según el nivel en que se dirige.

En todos estos aspectos independientemente del sector en que se desempeñe, tiene que prepararse el cuadro de manera sistemática a través de un plan previamente concebido con ese fin."

La necesidad del conocimiento de los costos para la SUM, dado al incremento de los montos de inversiones y cuantías destinadas a las acciones que se realizan en la misma; cada día reviste mayor importancia su implantación, como una forma de coadyuvar a la optimización de los recursos destinados a tal fin por el presupuesto del estado.

¹ CASTRO RUZ, FIDEL (2001) Intervención especial en la TV Cubana Viernes 2 de noviembre. Edit. Por Periódico Juventud Rebelde

Desarrollo

Los costos son el resultado final de la utilización de un conjunto de indicadores, que permitan evaluar la eficiencia del trabajo de la SUM y el MES ya que nos muestran cuanto le puede costar al mismo realizar las actividades que le son inherentes de acuerdo a su nivel de enseñanza. En el se reflejan el grado de eficiencia conque se utilizan los recursos monetarios, en la adquisición de mercancías; material de enseñanza, otros recursos materiales, AFT, servicios, recursos humanos, y la optima utilización de los mismos.

Finalidades de los costos

Por lo cual pudiera formularse que la finalidad de los costos en la educación, es garantizar la emisión de información de lo que cuestan las acciones que se ejecutan en la enseñanza, para que sobre esta base sus dirigentes puedan tomar las acciones oportunas que se requieran y trazar las estrategias que permitan alcanzar el máximo de eficiencia en su ejecución presupuestaria y con la calidad en la formación de los profesionales que nuestro país necesita

Eficiencia económica de la actividad

La victoria en la lucha por la eficiencia económica en la educación se logra en las más pequeñas partes de la estructura organizativa de la sede universitaria ,o sea en las carreras y otras que ejecutan las acciones directamente ,por tanto es hacia estos pequeños colectivos y su dirigente es donde debe ir encaminado primeramente el trabajo de los costos ,ya que si los mismos no conocen el costo de las acciones que ejecutan ,es algo difícil que por muchos esfuerzos que realicen ,logren obtener la eficiencia económica deseada ,en la medida que los colectivos tengan dominio de esta actividad podrán de acuerdo a sus experiencias tomar iniciativas que permitan incurrir en los gastos estrictamente necesarios.

Objetivos Específicos

Los costos se presentan como el termómetro de una institución, ya que constituyen un instrumento de trabajo de la gestión administrativa, tanto para la SUM como para los diferentes niveles del Ministerio de la Educación Superior como organización .La necesidad de su conocimiento se fundamenta entre otros en los aspectos siguientes:

. Analizar con precisión la relación entre las acciones de la educación y su costo.

. Mejorar el aprovechamiento de los recursos materiales, humanos y financieros.

. Tomar decisiones oportunas para la corrección de desviaciones en la ejecución del presupuesto.

. Establecer estrategias para lograr una mayor eficiencia de la gestión educativa.

. Evaluar la utilización de los recursos escasos o deficitarios

Principales Etapas para el diseño de los costos en la SUM.

Etapa I: Identificación de los Centros de costo a utilizar en el sistema de costos.

Etapa II: Determinar los criterios para la selección de las bases de distribución.

Etapa III: LAS FUENTES DE INFORMACION PARA LOS CENTROS DE COSTOS

Etapa IV: Determinación de los costos en la SUM

Etapa I: Identificación de los Centros de costo a utilizar en el sistema de costos

Un Centro de Costo es una unidad lógica del trabajo de costos, caracterizada por representar una actividad relativamente homogénea con una clara definición de autoridad y por la cual se acumulan gastos ,en gran parte su determinación coincide con los criterios de departa mentalización de la estructura organizativa de la institución aunque también puede agrupar a varios departamentos ,como también puede ser por varios servicios o actividades que se entienda recomendable que integren los centros de costos ; bien para efectuar un mayor análisis o para facilitar la distribución de sus costos hacia otros centros de costos.

Deben relacionarse primeramente los costos que se correspondan fundamentalmente con los servicios básicos para el funcionamiento de la institución; pues ellos acumulan casi todos los costos directos dado que apenas reciben o tienen posibilidad de recibir costos de otros centros su orden sería:

.Agua

.Electricidad

.Teléfono

Posteriormente se consideran agrupados todos los centros Administrativos y de Servicios Generales teniendo en cuenta el que mayor servicio presta al resto, de haber igualdad se relacionara primero el que mas valor distribuya, su orden seria:

. Área Administrativa

. Almacén

. Secretaria Docente

. Mantenimiento

. Otros Servicios Generales

Igualmente se hace con los centros de costo que correspondan a departamentos o servicios que clasifiquen como auxiliares, cuyo orden comenzaría:

. Laboratorio Docente

. Vice Dirección Docente

. Grupo Metodológico

. Aulas

Para Finalizar el resto de los centros de costo no requieren un ordenamiento específico pues muchos de ellos no brindan servicios a otros y corresponden a los centros finales en el orden siguiente:

. Carreras

. Departamento de Investigación

. Auto preparación Docente

. Tutoría

. Gastos de Superación Técnica

. Gasto Ajenos

Etapa II: Determinar los criterios para la selección de las bases de distribución

La base de distribución de un Centro de Costo es la fundamentación o la razón en la que se acción de repartir o distribuir las cuantías de los gastos acumulado como costos del mismo; pudiendo utilizarse con características en forma física o en valor, para poder establecer una relación porcentual del centro que distribuye sus costos, con respecto a los demás centros con los que se relaciona al realizar sus actividades.

Ministerio de Educación Superior

Manual de Costos para la Sede Universitaria Municipal "Hermanos Saiz Montes de Oca" Consolación del Sur

Relación de Centros de Costos y sus bases de distribución

Centros de Costos bases de distribución

Administrativos y de Servicios Generales

.Agua………………………… % de sus costos según estudios realizados.

.Electricidad………………. % de sus costos según estudios realizados

.Teléfono………………… % de sus costos según números de extensiones.

. Transporte………………. Km Recorridos y No de Viajes.

Área Administrativa…….. No. De trabajadores por centros de costo.

. Almacén………………… No. De despachos por centros de costo

. Secretaria Docente……. No.de Alumnos y Especialistas

. Mantenimiento…………… Horas reales de trabajo y Órdenes de Trabajo.

Auxiliares

. Laboratorio Docente.. Horas reales de trabajo

. Vice Dirección Docente. Horas reales de trabajo

. Grupo Metodológico……. Horas reales de trabajo

. Aulas………………………% Horas reales de trabajo según estudios realizados

Finales

. Carreras………………… Horas Clases y No. de alumnos por fuente de ingreso

.Dep. De Investigación……..No. De Investigaciones realizadas.

. Auto preparación Docente… Horas de Auto preparación.

. Tutoría………………………… Horas de tutoría.

. Gastos de Superación Técnica….Numero de Profesionales.

. Gasto Ajenos a la actividad………. Ejecución del Presupuesto.

Estudios a realizar para determinar la distribución porcentual, de algunos centros de costo y la periodicidad de los mismos.

Etapa III: LAS FUENTES DE INFORMACION PARA LOS CENTROS DE COSTOS

A pesar de que en nuestra filial no se registran todos los hechos económicos sino mas bien somos una dependencia de la UPR , no significa que los mismos no se puedan procesar y analizar de forma especifica, es necesario adecuarlo para su utilización, además dicha información no es suficiente; por lo que es necesario recibir un conjunto de datos adicionales que usualmente no se recogen para el trabajo contable; esta información conocida también como datos complementarios tiene que tener también el desglose requerido, a efectos de poder ser utilizada como bases de distribución de los centros que se determine utilizar en la implantación del sistema de costo.

Etapa IV: Determinación de los costos en la SUM

Distribución Primaria de los costos, las hojas de trabajo

Los hechos económicos que suceden en la ejecución de las actividades de una institución educacional son anotados cronológicamente en base a las técnicas contables de registros, según las disposiciones del Sistema Nacional de Contabilidad, dichos hechos tienen su reflejo en los documentos primarios con los cuales se inicia todo un proceso contable de confección de comprobantes de diario que se sustentan en los mismos los cuales se van anotando en los diferentes registros habilitados para ello para su clasificación en cuentas y subcuentas .Con posterioridad se pasan sus resultados al libro mayor y a los sub. mayores que correspondan, entre ellos el de gastos, donde aparece detallada la ejecución de los gastos incurridos en la educación

Debe tenerse en cuenta que para los costos, necesariamente interesan los gastos de acuerdo a su naturaleza, pues el destino o aplicación de los mismos se clasifica de manera eficiente al incluirse en el centro de costo que corresponda, se tendrán en cuenta las diferentes partidas que aparecen detalladas en el sistema contable y que sean consumidas por la entidad como es el caso de alimentos ( de incurrirse en dichos gastos), material de enseñanza, material de oficina ,combustible, y otros gastos materiales, se establecerán además criterios para la correcta departa mentalización de las nóminas con el objetivo de llevar a cada centro de costo los gastos reales, además es de destacar que con la independencia de la departa mentalización de la nómina para el trabajo de costo, también el tener la nómina organizada de tal manera permite al departamento de contabilidad poder programar los horarios de cobro de las diferentes departamentos, permitiéndole un mejor trabajo al cajero. en posteriores estudios se detallaran criterios a tener en cuenta con relación a las nominas.Se reflejaran además en la hoja de trabajo el total de los servicios que han significado gastos como es el caso de dietas, Otros servicios (reparaciones de COPEXTEL, mantenimiento a equipos, entre otros),se desglosaran los gastos de Agua ,Electricidad, teléfono según correspondan al monto total de las facturas y por centros de costo a través de las tablas porcentuales previamente diseñadas ,se cargaran por concepto de estipendio aquel que aun reciben los estudiantes y se cargaran a las diferentes carreras que lo conforman, y por concepto de Depreciación de AFT, se llevaran a los diferentes centros de costo en dependencia de la ubicación que presenten y posteriormente se reasignaran como es el caso de las aulas , donde intervienen varias carreras en dependencia de las horas clases ; toda esta información se recogerá detalladamente en hojas de trabajo(ver anexo ) que permitirán determinar los gastos directos de cada centro de costo.

HT-Resumen de gastos Primarios (ver Anexo)

Objetivo: Clasificar todos los gastos Recursos materiales ,de salario devengados por los trabajadores en cada centro de costo, así como efectuar las reasignaciones de salarios de personas que procedan de otros centros de costo, incluye los correspondientes cálculos de descanso retribuido así como la contribución a la seguridad social y el 25% de aporte al Producto Interno Bruto ,clasifica todos los gastos incurridos en la institución por concepto de dietas, de servicios recibidos de prestaciones sociales y otros que no tengan carácter material.

Se utilizaran antes de realizar este modelo tantas hojas auxiliares como el especialista de costo o contador determine y facilite mejor su trabajo ; de gastos materiales , de salarios (con la acumulación respectiva de las provisiones para vacaciones, teniendo en cuenta la deducción de los reintegros y la reasignación de los salarios en dependencia de la actividad que realizan)se llevaran además el aporte del 25% del PIB y la Seguridad Social (incluyendo los Suicidios ) además se analizaran otros gastos (viáticos , estipendios, servicios, ajustes de inventarios , dec.Ley 91, Dep.AFT entre otras ),todo esto en correspondencia total con los gastos emitidos con el sistema contable.

HT-Distribución de los Costos Indirectos (Ver anexo No )

Objetivo: Posibilitar la distribución de los costos acumulados en los centros, de acuerdo al orden d cierre y las bases establecidas por el Sistema de Costos en la SUM

Una vez confeccionada la distribución secundaria se traspasan estos gastos a un informe total que permitirá con la unión de los gastos directos determinar el gasto total de los centros de costo los cuales se evaluaran con respecto a un nivel de actividad determinado calculándose entonces el costo unitario de cada centro de costo o servicio en dependencia del análisis realizado por cada institución:

HT-Informe total de los costos en la SUM. (Ver anexo No.)

Objetivo: Registrar los costos directos, indirectos, totales y unitarios de todos los centros de coto de la institución educacional, así como las cantidades correspondientes a sus bases de distribución con la finalidad de estar en condiciones de emitir todas las informaciones de costo que se requiera para los diferentes niveles de dirección tanto institucionales como en el Sistema Nacional de Educación.

Conclusiones

-No existe en la SUM C.del Sur un Sistema de Costo que permita:

. Analizar con precisión la relación entre las acciones de la educación y su costo.

. Mejorar el aprovechamiento de los recursos materiales, humanos y financieros.

. Tomar decisiones oportunas para la corrección de desviaciones en la ejecución del presupuesto.

. Establecer estrategias para lograr una mayor eficiencia de la gestión educativa.

. Evaluar la utilización de los recursos escasos o deficitarios.

Recomendaciones

Realizar un estudio mas profundo del Sistema de Costos en la SUM.

-Implantar el Sistema de Costo en la SUM con el objetivo de determinar indicadores que permitan medir el grado de eficiencia de nuestro trabajo y la optima utilización de los recursos y hacerlo extensivo al resto de los municipios -Poder brindarle a los estudiantes cuanto le cuestan las acciones que se llevan a cabo en nuestra institución.

Autor:

Alba Marina Lezcano Gil

Hilda Rosa Amaya García