La administración de Empresa

2. La Administración de Empresa
3. El proceso administrativo
4. Planificación en la administración
5. Organización y Funcionamiento de las Empresas
6. La integración
7. Conclusiones
8. Bibliografía

INTRODUCCION

Este trabajo nos permite tener conocimientos sobre la Administración de Empresa desde su evolución, procesos, planificación, organización e integración, hasta llegar a la construcción de su estructura general, la cual obtendremos por medio de la investigación realizada.

La Administración es una técnica que trata siempre de lograr la máxima eficiencia en todo organismo. Es una de las tareas más importantes de la actividad humana. Todas la fases de nuestra vida moderna están afectadas por la administración.

Un Gerente de un Banco, el o la Ministro (a) de Fomento, el obispo de una Iglesia, la supervisora de una tienda por departamento, el o la directora de un hospital o nosotros mismos en nuestra vida diaria. Todos de una u otra manera somos administradores.

Todos los conceptos, objetivos, métodos, principios, teorías, técnicas desarrolladas gravitan alrededor de seis (6) funciones: Previsión, Planificación, Organización, Integración, Dirección y Control; las cuales son la base para una buena administración.

1ra parte

La Administración de Empresa

1. La practica de la administración ha existido desde los tiempos más remotos. Los relatos judeocristianos de Noé, Abraham y sus descendientes indican el "manejo" de grandes números de personas y recursos para alcanzar una variedad de objetivos –desde la construcción de arcas a gobernar ciudades y ganar guerras -.

   Las antiguas civilizaciones de Mesopotamia, Grecia y Roma mostraron los resultados maravillosos de una buena practica administrativa en la conducción de los asuntos políticos, en la construcción de caminos y estructuras masivas y el desarrollo de sistemas elaborados de contabilidad.

   Con la Revolución Industrial se iniciaron los primeros experimentos científicos en la practica administrativa. James Montgomery, un propietario-gerente textil él escribió los primeros textos administrativos para su empresa y para otras. Eran demasiado técnicos y de estilo de miras estrechas pero, no obstante se dirigía a los problemas de planeación, organización y control de las primeras fabricas.

   1.2 Definición:

   La administración es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.

   La fig. 1.2 presenta en forma gráfica esta definición de administración. Los seis elementos de la administración, o recursos básicos, como suelen llamarse, están sujetos a las funciones fundamentales de la administración –planeación, organización, ejecución y control- para lograr los objetivos declarados.

   RECURSOS BÁSICOS	FUNCIONES FUNDAMENTALES	OBJETIVOS DECLARADOS
   Los 6 ELEMENTOS	EL PROCESO ADMINISTRATIVO	RESULTADOS FINALES

   ADMINISTRACION : ¿ARTE O CIENCIA?

   La administración como ciencia:

   La ciencia de la administración es un cuerpo de conocimiento sistemáticos, acumulados y aceptados con referencia a la comprensión de las verdades generales relativas a la administración.

   La ciencia de la administración no es tan amplia o tan exacta como la ciencia física, como la matemática o la química. En consecuencia, la administración nunca será una ciencia pura igual que las ciencias físicas, pero se ha avanzado mucho en la sistematización de los conocimientos y en la generalización de ciertas realidades. Ciertamente, la administración es una ciencia social, termino que describe con exactitud su verdadera naturaleza.

   La administración como un arte:

   El arte de administrar es una facultad personal creativa con el agregado de la habilidad en su desempeño. La contemplación de problemas, sucesos y posibilidades desarrolla un poder creativo personal, en tanto que la experiencia, la observancia y el estudio de los resultados contribuyen a un desempeño especializado. Dicho de otra manera, el arte de la administración implica visualizar un todo ordenado a partir de partes caóticas, comunicar la visión y alcanzar el objetivo. Es el "arte de las artes", porque organiza y utiliza el talento humano.

2. Evolución:

   El administrador de oficina:

   Su papel es el de facilitar la actividad, promover el desarrollo, controlar su personal y coordinar la acción del grupo con el de las máquinas o cosas. Debe poseer aptitudes para resolver los diversos problemas de la función documentaría y para simplificar métodos; tácticas para dirigir el personal y dar flexibilidad al departamento financiero. Debe establecer los canales para obtener la información requerida acerca de su actividad global, del personal, etc. Un administrador con estas cualidades será muy solicitado en toda oficina de servicio o simplemente administrativa.

   El administrador en el comercio:

   En las empresas comerciales de gran envergadura, el gerente comercial es el elemento que dirige una gran organización de vendedores, dirige el departamento de publicidad y propaganda y hasta el de relaciones públicas. Es todo un personaje, que conoce el mercado a nivel nacional e internacional, capaz de hacer presupuestos con precisión y rapidez. Tiene en sus manos autoridad y responsabilidad, atributos de hombres geniales.

   El administrador en la industria:

   Se requiere conocer a fondo el proceso productivo de la empresa, las relaciones entre los diversos niveles ejecutivos y un completo conocimiento del personal a su cargo. En la industria moderna, el Administrador tiene la oportunidad de ocupar los puestos desde el simple supervisor hasta el de presidente de una gran organización. Su labor, jamas es de rutina, siempre hace algo nuevo, solo así puede ascender rápidamente por la escala jerárquica.

   El administrador de estancia y bienes inmuebles:

   El administrador se encarga de las operaciones contables, control de personal del campo y de servicio, administración de salarios y solo de Él depende la buena marcha de la empresa. La administración de bienes inmuebles incluye a casa y edificios en alquiler, hoteles, salas de cine, teatro y la venta de casas y terrenos. Esta actividad es poco compleja, pero requiere conocer ciertas normas tributarias, etc.

   El administrador de transporte:

   Actualmente las empresas de transporte aéreos, acuáticos y terrestres requieren de hombres dinámicos, capaces de ampliar los servicios, de formular programas turísticos, de abrir nuevas rutas, de administrar personal, en fin de promover el desarrollo de los transportes brindando un servicio eficiente, en menor tiempo y a menor costo. Recuerde que asumir la responsabilidad de un viaje de personas, esta en juego la vida de los pasajeros así como de los bienes transportados.

3. Campo de acción
4. Características

• La administración tiene un propósito. La administración trata con el logro de algo especifico, expresado como objetivo o meta. La administración existe debido a que es un medio efectivo de hacer que se haga el trabajo necesario.
• La administración hace que sucedan cosas. Los gerentes centran su atención y sus esfuerzos para producir una acción exitosa. Saben donde principiar, qué hacer para mantener las cosas en movimiento y cómo seguir. Esto significa que en algunos casos la persona que practica la administración puede encontrar que no está ganando un concurso de popularidad, pero los miembros del grupo siguen respetando al gerente.
• La administración es una actividad, no una persona o grupo de personas. La palabra "manejar" es más precisa y descriptiva que administración. La administración no se refiere a personas, es una actividad como la de caminar, leer, nadar, correr,etc. Las personas que practican la administración pueden designarse como gerentes, miembros de la administración o jefes ejecutivos.
• La administración se logra por, con y mediante los esfuerzos de otros. Para practicar la administración se necesita renunciar a la tendencia de hacer todo usted mismo y hacer que las tareas se ejecuten por, con y mediante los esfuerzos del grupo.
• Por lo general la administración esta asociada con los esfuerzos de un grupo. Es común asociar la administración con un grupo. Sin embargo, la administración también es aplicable a los esfuerzos de un individuo. Por ejemplo, una persona administra muchos asuntos personales. El énfasis de grupo se deriva del hecho de que una empresa cobra vida para alcanzar objetivos y éstos son alcanzados con mas facilidad por una sola persona.

1. Importancia

Ninguna organización puede alcanzar buen éxito si no tiene una administración competente; ella permite alcanzar las metas de las organizaciones, sean estas económicas, políticas o sociales, encausando para ellos las aptitudes y energías humanas hacia una acción efectiva. El ejercicio de la administración influye sobre toda la sociedad siendo sus roles principales como estabilizadora de las instalaciones, colabora en los campos sociales, instrumento de bienestar y servidora de la política.

2da parte

El proceso administrativo

2.1 Elementos de la mecánica administrativa:

1. Planificación
2. Organización
3. Coordinación
4. Dirección
5. Control

• Planificación: Significa, prever el porvenir y prepararse para él. Esta función tiene dos aspectos fundamentales: la previsión y el plan.
• Organización: Dotar a una empresa de todos los elementos necesarios para su funcionamiento: materia prima, herramientas, útiles, capital, personal.
• Coordinación: Establece la armonía entre todos los miembros de la empresa, para facilitar su funcionamiento y asegurar el éxito.
• Dirección: Hace que se cumplan los objetivos. Por lo común se reparte el trabajo entre los distintos jefes que tienen diferentes niveles, cada uno con responsabilidad propia.
• Control: Vigilar si todas las actividades se realizan conforme al programa adoptado, a las ordenes dadas y a los principios establecidos.

2.2 Actividades del proceso administrativos.

3. Clasificación de las Empresas:

Las empresas se pueden clasificar según su:

• Constitución patrimonial.
• Función Económica.
• Magnitud.
• Por su constitución Patrimonial:

1. – Privadas. Son aquellas que están constituidas por capitales particulares, administradas y dirigidas por su propietario y cuya finalidad puede ser puramente lucrativa y mercantil o también no lucrativa.

2. – La Empresa Estatal. Es la que pertenece al estado, a un municipio o a cualquier otra corporación de Derecho Publico. Esta constituida por capitales públicos pertenecientes a la Nación, su organización, administración y demás servicios está a cargo de empleados públicos y su finalidad no es estrictamente lucrativo sino de bien público.

• Por su función Económica:

1. – Primarias. Son las que se dedican a actividades extractivas o constructivas: empresas mineras, petrolíferas, agropecuarias, etc.

2. – Secundarias. Son las que se dedican a la transformación de las materias prima; industrias propiamente dichas, plantas eléctricas, etc.

3. – De servicios. Son las empresas dedicadas a una actividad puramente comercial, de transporte, de seguro, de crédito, etc.

• Por su Magnitud:

1. Pequeña Empresa.
2. Mediana Empresa.
3. Gran Empresa.

3. Sociedades Mercantiles y sus características.

El crecimiento natural de las empresas industriales, las limitaciones de la vida y capacidad económica de personas, las indujeron a buscar la asociación con sus semejantes para afrontar mejor todas las responsabilidades que surgen al establecer una gran empresa. Nace así un nuevo organismo llamado Sociedad, fruto de reunión de esfuerzo y capital de dos o más personas. Una sociedad mercantil se forma cuando dos o más personas convienen en poner en común algún bien o industria, con el fin de dividirse entre sí las ganancias.

Clases de Sociedades Mercantiles.

1. Es la que resulta de la unión de dos o más personas que colocan en común su dinero o bienes, su conocimiento o su trabajo y convienen en participar, en la proporción que se establezca de los mismos derechos y obligaciones bajo la razón social que ellos conforman.

   Se caracteriza, además por su pequeño capital y por su poca duración pues el retiro o muerte de uno de los socios en causa de disolución de la sociedad, y es necesario nuevo contrato para que continúe sus actividades.

2. Sociedad Colectiva:
3. Sociedades Comanditarias:

Esta formada por dos clases de socios:

• Los comanditarios: son los socios gestores o capitalistas que responde solamente con su capital invertido y no tienen intervención algunas en la organización, dirección y administración de la empresa.
• Las Colectivas: Son los socios que aportan bienes y solo responden por ellos. Constituyen los verdaderos forjadores del desarrollo de la empresa porque de ellos depende la organización, administración y dirección de la sociedad.

3. Sociedades Anónimas:

Este tipo de sociedad es la más adoptada por las empresas industriales y comerciales, porque es un medio más ventajoso de practicar la " libre empresa"; es decir, por la auténtica asociación de capitales.

La Sociedad Anónima tiene mayores obligaciones para con el Estado, pero otorga la facultad a todo ciudadano de invertir su dinero en sociedades con otros, y de poder administrarlas, organizarlas de modo que le ofrezca mayores ventajas de planificar la economía y, en fin, de encaminarlas hacia el desarrolla.

Sus Características:

1. – En una simple asociación de capitales; es sujeto es el capital y los socios son las acciones.

2. – Los socios no son responsables por las obligaciones que la sociedad contraiga: pues la responsabilidad queda limitada al capital SOCIAL de tal suerte que los accionistas solo ponen en juego el capital aportado por los accionistas, sin alcanzar a su propiedad particular.

3. – La razón social se forma con un nombre adecuado a la clase de industria a que se dedique la empresa más las palabras SOCIEDAD ANONIMA (S.A.).

3ra parte

Planificación en la administración

3.1 Concepto:

La planeación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. Esta compuesta por numerosas decisiones orientadas al futuro.

3.3 Importancia:

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y caminos que pueden deparar el futuro, y se establecen medidas necesarias para afrontarlas. Por otra parte, él reconoce hacia donde se dirige la acción, permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos. Sus fundamentos básicos son:

2. Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.
3. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, mas no los elimina.
4. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías de éxito.
5. Mantiene una mentalidad futurista teniendo mas visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.
6. Condiciona la empresa al ambiente que la rodea.
7. Reduce al mínimo los riegos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
8. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.
9. Proporciona los elementos para llevar acabo el control.

3.3 Principios de la planificación:

Cada etapa del proceso administrativo se rige por una serie de principios cuya aplicación es indispensable para lograr una administración racional. Por lo tanto para planear eficientemente, es necesario toma en cuenta los siguientes principios:

2. Factibilidad. Lo que se plantee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de alcanzarse.
3. Objetividad y cuantificación. Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamiento preciso y exacto, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones, o cálculos arbitrarios. La planeación será más confiable en tanto pueda ser cuantificada, o sea, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones.
4. Flexibilidad. Al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a la condición.
5. Unidad. Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general, y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sean consistentes en cuanto a su enfoque.
6. Del cambio de estrategias. Cuando un plan se extienda en relación con el tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción.

3.4 Técnicas de planificación:

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 Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes. La finalidad de las técnicas de la planeación es que el administrador que las utilice tome las decisiones mas adecuadas de acuerdo a la situación especifica del medio y de la organización en donde actúe.

4ta parte

Organización y Funcionamiento de las Empresas

4.1 Concepto:

Organización es la estructuración técnicas de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los materiales y humanos de una empresa, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. La organización es para la empresa como el sistema nervioso para el cuerpo.

4.2 Principios de la organización:

"Cuando más se divide el trabajo, dedicando a cada empleado una actividad limitada y concreta, se obtiene siempre mayor eficiencia, precisión y destreza".

Este es un principio fundamental de organización que surgió como resultado de la limitación del potencial humano. Esto significa que toda persona, aun aquellas con mentalidad privilegiada, no pueden abarcar un mundo de conocimientos; por ello cuanto menor sea el campo al que se dediquen naturalmente, obtendrán mayor eficacia en su trabajo.

"Para cada función debe haber un solo jefe".

Este principio establece que cada subordinado, sobre un mismo trabajo, debe recibir ordenes de un solo jefe. Existe un viejo proverbios que expresa: "nadie puede servir bien a dos señores". Esto es una gran verdad y en la administración es lo esencial para lograr orden y eficiencia.

4.3 Unidades de la organización:

Se forman agrupando las funciones en cada línea básica, de acuerdo a las siguientes consideraciones:

1. Trabajo que han realizado
2. Personas disponibles para ocupar los puestos
3. Lugares en que deben realizarse las funciones

La división en el primer nivel suele ser siempre de naturaleza funcional, en los demás niveles se hace ordinario bajo los siguientes criterios:

1. Por producto. Ejemplo: dividir una fabrica en secciones de instrumentos electrónicos, radios, televisores, etc.
2. Por proceso. Como la división de una planta en secciones de almacenes, pinturas, armado y empaque, etc.
3. Por territorio. Como cuando se divide a los vendedores o cobradores en zona norte, zona central, zona sur, etc.
4. Por numero. Cuando en un salón de telares se colocan 20 tejedoras bajo cada supervisor.
5. Por comprar. Cuando en una tienda se ponen departamentos para artículos de señoras, caballeros, niños.

4.4 Estructura de la empresa

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5ta parte

La integración

5.1 concepto:

Integrar es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y el planteamiento señalan como necesarios para el funcionamiento eficiente de una empresa.

Si el planteamiento nos ha dicho "qué" debe hacerse, y "cuando"; mientras que la organización nos ha señalado "quiénes, donde y como" deben realizarso, falta todavía obtener los elementos materiales y humanos que hagan posible lo previsto en la planificación y organización. Esto es lo que hace la integración.

5.2 Principios de la integración

1. "Los elementos materiales que posee una empresa representan una inversión, por lo que en todo momento se deberá disponer lo que realmente se necesita dentro de los limites fijados por la organización y el planteamiento". De este modo no habrá escasez de materiales, ni tampoco sobras innecesarias.

2. Principio del abastecimiento oportuno
3. Principio de la instalación y mantenimiento

"La instalación y mantenimiento de los elementos materiales representa costos necesarios, pero también hay momentos en que son directamente improductivos por lo que se debe planear con máximo cuidado la forma sistemática de estas actividades, en forma tal que esa improductividad se reduzca al mínimo".

5.3. Técnicas de la Integración

6ta. Parte

Conclusiones

6.1.- Relación entre la administración de empresa y asistente administrativo y personal.

6.2.- Que opinión le merece el curso hasta la fecha:

Después de haber tenido cambios de opiniones dentro del grupo que conformamos para la realización de este trabajo, englobamos una opinión general la cual nos permitió entender el porque de realizar este curso de Asistente Administrativo y de Personal.

Primero el conocimiento del concepto administrativo, es decir, la introducción la cual es la base fundamental para entender este curso y llegar a tener claro que nuestro principal objetivo es estar capacitados para ingresar a trabajar en el campo administrativo y de personal con conocimientos exactos en la materia. Las materias que hemos visto hasta ahora, como lo han sido: Ince, Reclutamiento y Selección de Personal, Impuesto Sobre la Renta y el Seguro Social, nos han enfocado hacia el hecho de que no solo utilizar nuestros conocimientos dentro de una empresa cono Jefe de dicho departamento, empleado o trabajador, sino que utilicemos todo nuestro potencial en nuestra vida personal y ubicarnos en que la realidad de respetar y que se respeten nuestros derechos a la hora de ponerlos en funcionamiento, es una necesidad primordial.

Esperamos seguir adelante con el curso, ya que todo inicio tiene su fin, todo lo que uno comienza debe terminarlo, ya que es la única manera de poder obtener los conocimientos necesarios y prepararnos para este camino emprendido.

Queremos agradecerle a la Academia por seleccionar a profesores de la talla de la profesora Nery Mujica, ya que la base fundamental, además de ser que nosotros como alumnos tengamos la voluntad de querer aprender, parte también de los conocimientos transmitidos por el educador.

CONCLUSION

Llegamos a la conclusión de la importancia de la Administración en toda organización, ya que nos conlleva a obtener resultados óptimos dentro de la misma.

Toda nuestra vida diaria esta basada en la administración, ya que nuestras metas, principios, objetivos, propósitos, etc; deben ser administrados como nuestra empresa personal.

Cuando hablamos de administración como una ciencia describimos todas las funciones o elementos que la componen dentro de una empresa o gerencia. La administración es un producto social como tal, la función administrativa en cuanto a su desarrollo y evolución, depende de la capacidad creadora del hombre.

El presidente del Congreso Venezolano de Ejecutivos Frank Briceño Fortique dijo: "Un futuro que comienza hoy y que se nos presenta con la consigna de más administración y menos política, y una tarea: la de construir un esquema gerencial complementario al político, para darle a Venezuela su verdadera dimensión. No es justo el estado administrativo en que está el país, no solo para las futuras generaciones, sino con nosotros mismos"…

BIBLIOGRAFIA

.- Terry y Franklin. Principios de Administración. Pág. 42 – 252

.- Guía de Administración.

Avilez, Danny

Marin, Jackeline

Edmon, Will Love

Herrera, Abiatan

Enviado por:

Jorge

Academia Americana

Curso: Asistente Administrativo y Personal