Estandarización de Criterios para la Optimización, Reemplazo y Actualización de la plataforma de Impresión (página 8)

TABLA 58. Equipos Sub Utilizadas con enfoque de remplazo o reubicación

Fuente: Elaboración Propia (2011).

Toda impresora esta asociada a una obsolescencia, que no es más que la caída en desuso de la misma y se debe a diferentes causas de las cuales se pueden mencionar: Imposibilidad para encontrar repuestos adecuados, Insuficiente capacidad de los equipos para soportar y ejecutar nuevos sistemas operativos requeridos por los usuarios para la ejecución adecuada de su trabajo, Aparición en el mercado de equipos que multiplican la capacidad y funcionalidad de sus antecesores.

A continuación se estandarizará la obsolescencia de la plataforma de impresión para los 286 equipos que representan la muestra, bajo el siguiente criterio establecido en CVG. Venalum para activos micro informáticos.

De acuerdo con el Procedimiento "Definiciones y Políticas de Activos Fijos" Vigente, el Tiempo de vida útil para los equipos Microinformáticos es de 5 años a partir de la fecha de adquisición señalado en la matriz de clasificación para activos fijos. Es importante señalar que la política número 4 del mismo procedimiento establece que "la desincorporación de un activo fijo podrá solicitarse en caso de:

Requiera ser reemplazado.

Haya sufrido daños, destrucción o pérdida, previo informe de la División Seguridad de Planta.

El rendimiento sea insatisfactorio.

No responda a las exigencias tecnológicas u operativas de la unidad organizativa.

TABLA 59. Estudio de Obsolescencia en función del cumplimiento de la Vida Útil de los equipos de Impresión de CVG. Venalum.

Fuente: Elaboración Propia (2011).

En función de la muestra estudiada se puede decir que en CVG. Venalum el 88,11% de las impresoras se encuentran en un estado de riesgo en cuando a obsolescencia, es decir se encuentran operativas por encima de los años establecidos como vida útil y solo el 11,89% se encuentran dentro del rango aceptado.

TABLA 60. Obsolescencia de equipos de Impresión de CVG. Venalum.

Fuente: Elaboración Propia (2011)

% de Cumplimiento de Vida útil de las Impresoras de CVG. Venalum

GRÁFICO 4: % de Cumplimiento de Vida útil de las Impresoras de CVG. Venalum.

Fuente: Elaboración Propia (2011).

Motivado a tales resultados se plantean algunos consejos para alargar la vida útil de la impresoras y con esta perspectiva realizar la actualización de los planos de distribución de las Impresoras de CVG. Venalum.

• Mantener la Impresora en una mesa o escritorio fijo, no en lugares donde haya movimiento, por ejemplo mesa descompuesta. 

• Ubicar la impresora donde no le afecte el sol, por ejemplo cerca de ventanas.

• No mantenerlas cerca de aires acondicionados, ya que se humedecen las hojas.

• Cuando no se use la impresora, apagar y cubrir. 

De Acuerdo a toda la información generada por los técnicos de mantenimiento así como la obtenida en el sistema relacionada con la operatividad de las impresoras en la empresa se pudo evaluar los diferentes escenarios acerca de las condiciones, características, ubicación y puesta en marcha de las impresoras en los edificios seleccionados anteriormente de CVG Venalum (Ver TABLA Nº 16) y de esta manera actualizar los planos de la distribución de impresoras.

En relación a las características y/o Ubicación de las impresoras se pudo detectar la existencia de tres equipos asignados al edificio de Proyecto y Construcción, siendo estos repetidos en otros edificios entre ellos: Corporativo, Automotriz y Diadt a los cuales pertenecen.

Por otra parte se pudo detectar en cuanto a la operatividad de las impresoras un total de 49 equipos sin consumibles (Ver tabla Nº 49), dentro de las que se puede mencionar el equipo VEI-0829 el cual tuvo lugar a filtración del toner color magenta.

Para una mejor veracidad en la recopilación de información se hace necesario establecer la conectividad de la plataforma de impresión a la red de la empresa. En función de los resultados obtenidos el 56,67% de la muestra estudiada se encuentra conectada a la red por tanto pueden ser monitoreadas directamente desde la División y un 43,32% se encuentran conectadas de modo local el cual exige un poco mas de efectividad en la recopilación de información y de esta manera mantener actualizado el sistema de mantenimiento y Control de Inventario. En función de la información recolectada se actualizaron los planos de la distribución de las impresoras en CVG. Venalum. (Ver apéndices B) .

Estandarización de Criterios para la Optimización, Remplazo y Actualización de la plataforma de Impresión de CVG. Venalum.

La estrategia de gestión de la impresión es una parte vital de toda empresa, fundamental para la gestión de la información. La principal preocupación de muchas compañías es tener suficientes impresoras para todo el personal y a menudo prestan poca atención a lo que realmente se necesita y por qué. Es posible que varios dispositivos puedan ser sustituidos por un multifuncional, los dispositivos en color podrían ser sustituidos por otros en blanco y negro cuando el color no es indispensable. También es importante revisar cómo se trabaja en el entorno de la empresa.

Es por ellos que actualmente en CVG. Venalum se pueden establecer ciertos criterios para proporcionar un mejor desempeño de la plataforma de impresión.

Racionalización de la infraestructura.

Uno de los aspectos más importantes del trabajo con inventarios es tener actualizado el mismo. CVG Venalum actualmente cuenta con una población de 450 impresoras distribuidas en las áreas tanto administrativas como operativas de la empresa. Es responsabilidad del Centro Atención Usuario (CAU), mantener tal registro a la vanguardia.

En función de los mantenimientos preventivos que los técnicos encargados realizan a dicho activo fijo se verifican las condiciones de conectividad y operatividad de las mismas entre ellas verificación del serial, activo fijo, usuario y ubicación los cuales deben corresponder con los de la base de datos del inventario de mantenimiento, dispuesta en la intranet de la División.

Uno de los reportes importantes a considerar es la impresión de la página de niveles de consumibles donde especifica el consumo actual de páginas impresas así como también el nivel del toner o tinta. Dicho volumen de páginas impresas serán utilizados como insumo para calcular la Sub Utilización y Sobre Utilización de la plataforma de impresión, criterio que permitirá racionalizar de manera mas objetiva el panel de impresión.

Control de Consumibles

Cuando la gestión de los recursos de impresión se realiza de una manera centralizada, este problema no solo se puede reducir mediante la racionalización de los equipos, sino también a través de la entrega de los suministros en el momento justo. En CVG. Venalum un gran porcentaje de impresoras se encuentran actualmente sin toner o tinta debido a ser un solo ente encargado de suministrar este consumible. Se recomienda para trabajos posteriores estudiar la posibilidad de ser el Centro Atención Usuario como responsable directo de los mantenimientos preventivos y correctivos un ente encargado del abastecimiento de toner a las máquinas o equipos en estudio.

Procedimiento para la Evaluación de la Situación Actual de la Plataforma de Impresión:

• Ejecución de Mantenimientos Preventivos a cada impresora por edificio de CVG. Venalum

• Aprobación por el Usuario: Dar inicio formal al mantenimiento.

• Comprobación inicial del estado de las impresoras:

1.2.1 Verificación de las condiciones físicas (Tapas, Piezas)

1.2.2 Verificación del estado de punto de red

1.2.3 Impresión de la página de prueba

1.2.4 Verificación de identificación de la impresora (Ubicación, configuración, serial, modelo).

1.3 Mantenimiento Interno: Se realiza la limpieza de componentes internos con sopladoras, entre ellos: Unidad Fusora, pick up roller, pads de bandejas, engranajes, resectaculo, encodec.

Nota: Cada una de estas variables verificadas deben ser registradas y en muchos casos actualizadas en el Sistema de Mantenimiento y Control de Inventario.

• Determinación de la Sub Utilización y Sobre Utilización de las impresoras por edificios de CVG. Venalum.

• Seleccionar la muestra de impresoras para el estudio.

• Obtener los reportes de impresión para cada impresora por edificios de CVG. Venalum:

2.2.1 Son hallados en el sistema de mantenimiento y control de inventario.

Tales reportes de impresión son obtenidos de 4 a 6 meses para cada una de las impresoras lo que permite contar con un rango de lecturas de muestreo entre 2 a 3 lecturas por año. Estas lecturas de muestreo dan lugar a la determinación del promedio de impresiones al mes para cada impresora en un edificio estipulado, el cual viene dado por la siguiente formula:

Para una ejemplificación del cálculo del promedio de impresión mensual por impresora (Ver TABLA Nº 52).

2.3 Comparación del promedio de impresiones mensuales de cada impresora con el Volumen de impresión mensual teórico estipulado por la HP:

Una vez establecida la demanda de cada impresora dicho valor es comparado con el volumen de páginas teóricas que HP establece para cada uno de sus productos para un buen desempeño de su operación bajo condiciones normales (Ver Tabla Nº 6). Si la diferencia entre el valor teórico y el experimental resulta un valor negativo quiere decir que la impresora esta siendo Sobre Utilizadas si resulta un valor positivo la impresora se encuentra Sub Utilizada.

Este Criterio permitirá evaluar el número de impresoras que se encuentran operando de manera satura con respecto a otras de la misma marca y modelo, lo que permite detectar la demanda que cada impresora posee y de esta manera saber cual es el equipo que se ajusta a ella.

• Tabulación y Gráficos de Resultados:

Permite tener resultados mas precisos de cuales y donde se encuentran ubicados los casos de sobre utilización y sub utilización dentro de la empresa.

Para la tabulación de los resultados se especifica el edificio donde se encuentra ubicado el equipo, el total de impresoras existentes en el mismo y en función se la utilización que posea se podrá tabular la configuración, modelo y el porcentaje actual de utilización.

Desde el punto de vista de graficar los resultados, se emplearán gráficos de barras donde en función del edificio que se este estudiando se especifica el numero de impresoras (Sobre Utilizadas o Sub Utilizadas) con respecto al porcentaje de utilización dependiendo el caso.

• Estudio de Obsolescencia en función del cumplimiento de la Vida Útil de los equipos de Impresión:

• Consulta de la fecha de adquisición de cada equipo de impresión en CVG. Venalum:

Se especifican en el sistema de Mantenimiento y Control de Inventario dispuesta en la intranet de la empresa.

• Calcular el tiempo en años de uso actual que presenta cada equipo en estudio:

Se determina mediante una diferencia entre el año actual del estudio con respecto al año de su adquisición para cada equipo de impresión.

• Comparación del año en uso actual del equipo con respecto a lo que establece el procedimiento "Definiciones y Políticas de Activos Fijos" Vigente, el Tiempo de vida útil para los equipos Microinformáticos es de 5 años a partir de la fecha de adquisición, en función de este artículo determinar cuales equipos se encuentran en la actualidad operando bajo condiciones de riesgo de obsolescencia y cuales no.

• Requerimientos del Cliente:

Es una referencia de lo que el usuario necesita actualmente, cabe destacar que esta información a través del tiempo será útil para la creación de un historial que permita evaluar los posibles cambios o actualizaciones en un edificio o gerencia estipulada.

No es más que realizar una breve encuesta enmarcada en preguntas del estado actual del servicio de impresión en esa gerencia determinada y encontrar posibles necesidades, entre ellas se plantean las siguientes:

Gerencia:

Usuario: , Cargo:

Para el establecimiento de Criterios de reemplazo y actualización de impresoras en CVG. Venalum, se parte desde un concepto para cada uno de estos casos:

Cuando se habla de Reemplazo esta relacionado con la continuidad del proceso de impresión siempre con la óptica de la optimización en el proceso. En cambio cuando se habla de actualización está ceñida en la mejora y en los posibles cambios para la eficiente ejecución de las actividades demandadas por una determinada gerencia.

Conclusiones

• 1. Se evidenció en la Gerencia de Sistema y Organización – Div. Centro Atención Usuario la carencia de criterios estándares para el reemplazo y actualización de la plataforma de impresión de CVG. Venalum.

• 2. Se localizaron 49 impresoras con ausencia de consumibles en la plataforma de Impresión de CVG. Venalum.

• 3. Se determinaron 86 impresoras pertenecientes al edificio Corporativo con problemas de visualización de reportes de impresión en el Sistema de Mantenimiento y Control de Inventario.

• 4. Se investigó la capacidad de impresión mensual estandarizada por modelos de impresoras estudiadas en CVG. Venalum, la cual fue utilizada como referencia para el estudio de la Utilización de los equipos.

• 5. Se determinó la utilización actual de los equipos de impresión en CVG. Venalum, donde se obtuvo que de 119 impresoras estudiadas 8 impresoras están siendo sobre utilizadas representando el 6,72% y 111 están siendo sub utilizadas con un 93,28%.

• 6. En función de la muestra estudiada el 88,11% de las impresoras se encuentran en un estado de riesgo en cuando a obsolescencia, es decir se encuentran operativas por encima de los años establecidos como fin de vida útil y solo el 11,89% se encuentran dentro del rango aceptado.

Recomendaciones

• 1. Realizar el estudio de Sub utilización y Sobre Utilización a todas las impresoras instaladas en la empresa, para así obtener un resultado mas específico en función de la población de impresoras en CVG. Venalum

• 2. Realizar un plan de recuperación de impresora que se encuentran inoperativas por falta de consumibles, para así mantenerla la demanda actual de la plataforma de impresión de CVG. Venalum.

• 3. Revisar y resolver los inconvenientes de conexión presentados en el Sistema de Mantenimiento y Control de Inventario, específicamente en el campo de reporte de páginas impresas al mes para el edificio Corporativo.

• 4. Disminuir o eliminar el numero de impresoras sobre utilizadas, ya que se habla de un activo de la empresa en depreciación acelerada por utilización, lo que se puede lograr mediante el adicionamiento de equipos a la división donde se presenta la sobre utilización de impresoras así como la reubicación de los equipos de impresión tomando en cuenta su capacidad y el trabajo desempeñado en la empresa.

• 5. Establecer a corto plazo la conexión del total de impresoras a la red de CVG. Venalum, para una mejor eficiencia en el monitoreo de las mismas.

• 6. Realizar como proyectos futuros un estudio de factibilidad técnico económico para la evaluación de una nueva adquisición de equipos de impresión ya que actualmente el 88,11% de las impresoras se encuentran operando por encima de los años establecidos como fin de vida útil establecida.

Glosario de términos

CVG: Filial de la Corporación Venezolana de Guayana.

Alúmina primaria: es un material de color blanco tiza de consistencia similar a la arena fina. La industria emplea el proceso Bayer para producir alúmina a partir de la bauxita.

La alúmina es vital para la producción de aluminio. Se requieren aproximadamente dos toneladas de alúmina para producir una tonelada de aluminio. (Intranet C.V.G Venalum, 2011).

Aluminio: "Elemento químico de símbolo Al. Es el segundo del grupo III, metal ampliamente utilizado en la industria. Es resistente, ligero, dúctil y maleable. Se obtiene de la alúmina por medio de un proceso de reducción electrolítica". (Intranet C.V.G Venalum, 2011).

CAU: División adscrita a la Gerencia de Sistema y Organización de CVG. Venalum.

Lista de referencias

CVG. Venalum (2011). Generalidades de la Empresa. Página interna (Intranet). Puerto Ordaz. Venezuela. Consultado desde el 14 de Marzo hasta el 1 de Julio, Disponible en http://venalumi/Nuestra_Empresa.asp

Print Master Servicios Online, S.L. Venta y Distribución de Consumibles para impresoras. Barcelona. España. Consultado el 14 de Abril de 2011, disponible en http://www.printmaster.es/

Bordón, M (2007). Estudio de factibilidad técnico económica para la adquisición de equipos de computación asignados al área administrativa de C.V.G. Venalum. Puerto Ordaz. Venezuela.

Blanquez, E (2006). Ejecución de mantenimiento preventivo y correctivo de microcomputadores e impresoras. Puerto Ordaz. Venezuela.

HP Invent (2004). Consumibles de impresión HP Color LaserJet. Disponible en www.hp.es.

Lexmark (2009). Dispositivo de alta velocidad y ultra confiable para aumentar la productividad. Disponible en www.lexmark.com.

Gerencia de Investigación y Desarrollo. (2003). Aluminio un Negocio Rentable. Ciudad Guayana. Venezuela. Consultado 6 de Diciembre de 2010. Disponible en la Intranet CVG. Venalum, material complementario de Centro de información.

Novelo Sergio (2002). El mito de la ISO 9001-2000

Kodak de México.

Anexos

Mantenimiento Preventivo a impresora de CVG. Venalum

Reemplazo de Toner

Extracción del Toner

Equipos Adquiridos Diciembre de 2009

Pantalla Principal de la HP para la consulta del Volumen de impresión mensual Estandarizado.

Consulta del volumen de impresión mensual por modelos de Impresoras.

Reporte de Impresión suministrado por el Sistema de Mantenimiento y Control de Inventario

para el Edificio: Servicios Generales.

Fuente: Sistema de mantenimiento y Control de Inventario, Intranet Div. Centro Atención Usuario-CVG. Venalum.

Apéndices

APÉNDICE A

Tabla general relación Toner/ Impresoras compatibles

Fuente: Gerencia de Logística – Div. Almacén

DEDICATORIA

El presente trabajo es el resultado de una carrera con altos y bajos, pero lo importante de todas las experiencias vividas es que se logró uno de los primeros objetivos de vida planteados por mi persona, claro gracias a muchas personas que me alentaron, apoyaron y permitieron que siguiera adelante.

Quiero dedicar este trabajo a los seres que me quieren, valoran y me impulsaron a ser quien soy, sin perder el horizonte ni la fe, quienes sienten mas éste trabajo como suyo, y que le enorgullece que lo haya logrado: Mi madre María Miguelina Principe Gómez y mi padre Henry José Granado Roca.

Mis amados y queridos padres.

Luis Granado

AGRADECIMIENTO

Feliz es el que agradece porque el agradecimiento es amor y Dios se manifiesta en el amor.

Agradezco primeramente a Dios por ser el conductor de mi vida y ser el amigo que no falla, el cual a pesar de sus ocupaciones te espera para tenderte esa mano generosa.

A mis padres y hermanos (Flia. Granado Principe) que con su apoyo, paciencia y perseverancia han hecho hoy en día la persona que soy, dando pasos firmes y/o concretos y los que faltan por dar en mi vida.

A la empresa CVG VENALUM, por recibirme y permitirme realizar la pasantía en sus instalaciones.

Por otra parte mi sincero agradecimiento a la Sra. Jayne Silva por su confianza para mi ingreso oficial a la empresa como pasante de Ingeniería Industrial.

A mi Tutor industrial Ing. José Newman por su apoyo en la realización de mi pasantía. Igualmente a mi tutor académico Ing. Emerson Suárez, por su tutoría durante mi estadía dentro de esta empresa para culminar de manera satisfactoria.

Agradezco a personas puntuales amigos y compañeros que estuvieron ahí a la escucha y soporte de mi logro: Yubelis Ríos, Joseph Torres, Daliani Pérez, Exiower Madrid, Darwin Rojas, Alexander Malavé, Carlos Paredes, Gabriel Espinoza y demás amigos y principezas.

¡¡¡ A todos de corazón, Gracias!!!

Luis Granados

Autor:

Granado Principe, Luis Eduardo

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

iturmero[arroba]yahoo.com

TUTOR ACADÉMICO: ING. SUÁREZ EMERSON.

TUTOR INDUSTRIAL: ING. NEWMAN JOSÉ.

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITECNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

TRABAJO DE GRADO

CIUDAD GUAYANA, NOVIEMBRE DE 2011