Material complementario asociado al manual de procedimientos de la gestión económico – financiera (página 2)

Tabla # 6: Contabilización de Pagos Menores.

Tabla # 7: Contabilización de la Compra de Materiales y Artículos de Consumo.

1.1.4.1. Procedimiento de Control Interno para el subproceso "Anticipos para

Gastos de Viajes y Pagos Menores".

1. Los conceptos e importes correspondientes a gastos de viajes son los que en cada momento estén establecidos por los organismos competentes.

2. Para los gastos incurridos en los conceptos hospedaje es necesario presentar justificante de la entidad que prestó el servicio. Por concepto de transporte, el trabajador lo justificará mediante una carta firmada por el máximo responsable del área acompañada con un comprobante de recibo de transporte. Las entidades estatales podrán acordar una tarifa fija (Resolución, Carta Circular No. 1/1997), inferior a la dieta máxima aprobada que se entregaría en efectivo al trabajador para su pago al que brinda el servicio o mediante pago directo entre las entidades.7

3. Las dietas serán anticipadas en dinero efectivo y se calcularán tomando como base los días de duración del trabajo que se realizará y la dieta diaria, y sólo se podrá anticipar un máximo de treinta (30) días naturales. Si por razón del propio trabajo éste se extendiera por término mayor que el calculado, el nuevo anticipo por los días que comprenda la prórroga deberá ser autorizado por el nivel superior de la entidad estatal que corresponda, previa la liquidación del anticipo original. El anticipo del dinero efectivo para dietas y su liquidación se efectuará cumplimentando el procedimiento y los modelos establecidos a esos efectos por el Ministerio de Finanzas y Precios.

4. Los anticipos para dietas serán liquidados por sus receptores a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de regreso a la localidad donde radique su centro de trabajo y en ningún caso, se dará nuevo anticipo al perceptor en cuestión sin que haya liquidado el anterior.

5. En caso de que por razones justificadas, y mediante la autorización correspondiente el trabajador tuviera que ausentarse de su centro para realizar trabajos fuera de la localidad y no se proveyere de las dietas anticipadas, el reintegro de las dietas consumidas, se efectuará según los días reales utilizados.

6. Los pagos en efectivo que realicen las entidades a partir del fondo fijo, no podrán ser superiores a quinientos pesos ($500.00). (Resolución 324/1994, Banco Nacional de Cuba, BNC).

7. Para formalizar los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo Fijo para Anticipo y Liquidación de Gasto de Viaje y servir de justificante provisional del efectivo entregado como anticipo, hasta tanto se efectúe su liquidación o reintegro al amparo de las regulaciones vigentes, se utiliza el Modelo SC–3–02 "Anticipo y Liquidación de Gasto de Viaje". (Resolución 12/2007, MFP).

8. Los modelos SC–3–02 "Anticipos y Liquidación de Gastos de Viajes"8 deben numerarse en orden consecutivo dentro del año por el responsable del Control de Anticipo el cual inicializa.

9. La persona encargada de llevar el Modelo SC–3–04 "Control de Anticipos a Justificar"9 (Resolución 12/2007, MFP) al cierre de operaciones de cada mes deberá entregar a contabilidad un informe resumen de los Anticipos Pendientes de Liquidar con un estimado del gasto devengado, previa conciliación con los jefes que autorizaron dicho anticipo para que compruebe el estado del mismo, a los efectos de cumplir con la Hipótesis del Devengo y se contabilice dicho gasto dentro del mes.

10. El jefe máximo de la entidad será el responsable de adoptar las medidas de protección correspondientes para garantizar en cualquier circunstancia la seguridad de la tenencia del dinero efectivo. (Resolución 324/1994, BNC. Resuelvo Primero).

11. Las entidades adecuarán las normas específicas, regulaciones o procedimientos internos establecidos con relación a la disciplina de caja a las disposiciones de la presente resolución. (Resolución 324/1994, BNC. Resuelvo Segundo).

1.1.5. Arqueos de Caja10

Al principio de cada año el Especialista de Contabilidad y Finanzas confecciona la planificación anual de arqueos sorpresivos de fin de mes, velando sistemáticamente por el cumplimiento del plan. Este plan anual debe estar autorizado por el Director de Economía y Planificación.

En el proceso de pago mediante chequeras, bajo ningún concepto los chequeras pueden ser guardados en la Caja Central. Para ello será designado un custodio y responsable de los mismos.

1.1.5.1. Procedimiento de Control Interno para el subproceso "Arqueo de Caja".

1. Los fondos fijos para pagos menores y demás valores existentes en la caja, serán arqueados sistemáticamente de la siguiente forma:

a. Al cierre de cada mes.

b. Por sorpresa cuando lo dispongan y consideren necesario el jefe máximo de la entidad o del área de contabilidad.

c. Después de realizar el reembolso.11

d. Cuando se produzcan sustituciones por ausencias temporales o vacaciones del cajero titular.

e. Cuando se incorpore el cajero titular de las ausencias temporales o vacaciones.

f. Cuando se produzca la baja definitiva del custodio de la caja y se designe un nuevo custodio para la misma.

g. Cuando se produzcan sustituciones temporales del custodio de la caja por cualquier motivo, el Jefe Máximo de la Entidad deberá designar por escrito al sustituto, definiendo su responsabilidad al frente de la Caja, así como deberá elaborarse la correspondiente "Acta de Responsabilidad Material" que establece el Decreto-Ley 92.

h. Para formalizar los arqueos de caja y dejar constancia documental se utilizará el modelo SC–3–06 "Arqueo de Efectivo en Caja".12 (Resolución No. 12/2007, MFP).

2. Para la realización del arqueo de caja se procederá de la forma siguiente:

a. De existir más de una caja fuerte en la entidad donde se guarde efectivo deberán sellarse al mismo tiempo, ante la imposibilidad de que puedan arquearse a la vez.

b. De existir, el arqueo se efectuará por cada efectivo nominalizado.

c. Durante el arqueo no se permitirá que el custodio de la caja se ausente y si fuera indispensable su ausencia, se cerrará y sellará la caja fuerte hasta su regreso en que se continuará el arqueo.

d. Se realiza el conteo del efectivo por denominaciones de billetes y monedas y se anotarán las cantidades e importes respectivos en el modelo SC-3-06 "Arqueo de Efectivo en Caja" (Resolución No. 12/2007, MFP) determinándose el total del efectivo contado.

e. Al dorso del modelo se relacionarán los detalles de los documentos arqueados (número consecutivo del documento, concepto del pago e importe) por cada concepto, tanto los liquidados pendientes de reembolso, como los pendientes por liquidar y los documentos en valores equivalentes.

f. Se determina el total arqueado, que es el resultado de la suma del efectivo y de los documentos, que por cada concepto, componen el fondo fijo.

g. Se determinará la coincidencia entre el total arqueado y el fondo fijo y fondo para cambio autorizado, que a su vez deberá coincidir con los saldos registrados en los análisis respectivos en la cuenta 101 "Efectivo en Caja", así como en la Resolución de Constitución de los Fondos. (Resolución Rectoral No. 217/2010).

h. Una vez terminado el arqueo deberá solicitarse la conformidad del cajero en relación con el resultado del mismo, siendo efectivo con su firma.

3. Cuando se detecten faltantes o sobrantes de recursos monetarios se debe proceder conforme a lo que se establece en los Procedimientos "General de Expedientes de Ajustes", "Ajuste por Faltantes", "Por Pérdidas" y "Por Sobrantes".

4. De existir otros efectivos en la caja en el momento de efectuarse el arqueo de los fondos fijos se revisará su legalidad, procedencia e importes, haciendo las anotaciones correspondientes en las observaciones del modelo.

El trabajo en la Caja Central, no solamente consiste en las operaciones de recibo de efectivo, ni en las operaciones con las tarjetas de combustible, sino que además participa en el proceso de extracción del efectivo para el pago de salario y estipendio, realizando el desglose del efectivo a extraer de la sucursal bancaria y la distribución del mismo por áreas de responsabilidad, exigiendo sea firmado el modelo de entrega del efectivo a los pagadores por área como constancia de entrega del efectivo a la personas encargadas del pago en cada centro de costo.

Al quinto día hábil después de haberse extraído el efectivo corresponde el reintegro del mismo a la sucursal bancaria en cumplimiento de la Resolución No. 235/2005, del Ministerio de Finanzas y Precios.

1.1.6. Reembolso de fondos.

Reembolso del Fondo Fijo: Es la acción a través de la cual se repone, mediante la extracción de la cuenta de operaciones bancarias de la empresa, el importe utilizado del Fondo Fijo.

1.1.6.1. Procedimiento de Control Interno para el subproceso "Reembolso de Fondos".

Los reembolsos del fondo fijo se realizarán de la cuenta de operaciones bancarias de la entidad (Resolución 324/1994 del BNC, Artículo 11) con la siguiente periodicidad:

– Cuatro (4) veces al mes como máximo.

– El último día del mes de operaciones bancarias.

Para formalizar los reembolsos se utilizará el modelo SC-3-05 "Reembolso de Fondos"13 (Resolución No. 12/2007, MFP). Este modelo es de uso obligatorio y se expide en original por el cajero confeccionándose con los documentos que posee, el cual es entregado al área de contabilidad.

Para la realización del reembolso se procederá de la siguiente forma:

1. Se resumirá en el modelo SC-3-05 "Reembolso de Fondos" los vales para pagos menores liquidados (Modelo SC-3-03)14 en orden consecutivo, fechas e importes, totalizando los importes por este concepto.

2. Se resumirá en el modelo los anticipos y liquidaciones de gastos de viajes liquidados (modelo SC-3-02 "Anticipo y Liquidación de Gastos de Viajes") en orden consecutivo, fecha e importe, totalizando los importes por este concepto.

El área de contabilidad comprobará que los datos del funcionario autorizado para aprobar los distintos pagos se corresponden con el registrado en el modelo de firmas autorizadas, el importe de los vales justificantes no exceda los límites establecidos por el Banco Central de Cuba, los vales y demás documentos correspondan al período de operaciones, que los comprobantes y modelos anexos al modelo sean originales y no tengan borrones, tachaduras, ni enmiendas y que no estén escritos a lápiz, que todos los vales estén acompañados con sus correspondientes justificantes y éstos se ajusten a lo establecido, que los gastos incurridos en privados se corresponden conforme lo establecido en el Artículo 24, de la Resolución No. 9/2005, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de fecha 11/03/2005.

En el caso de los justificantes a privados debe venir aprobado por: el Jefe Máximo de la Entidad. (Resolución No. 42/2001 del BCC, Resuelvo Segundo).

El área de contabilidad, una vez revisada la documentación, procederá a cancelar con la palabra "PAGADO", los vales, justificantes y demás documentos que respalden el reembolso.

Los vales y justificantes reembolsados, correspondientes al fondo fijo autorizados en el presente procedimiento, se archivarán y conservarán con el debido control del área de contabilidad durante el tiempo establecido al efecto por la Resolución No. 54/2005 del MFP (5 años a partir de la fecha de cierre del período contable).

Regulación asociada: Resolución No. 012/2007, Ministerio de Finanzas y Precios , de 18/01/2007: Pone en vigor los datos de uso obligatorio que se tendrán en cuenta al momento de diseñar los modelos del Subsistema de Caja y Banco.

1.2. Proceso de Cobros y Pagos.

El proceso está compuesto por los siguientes subprocesos:

1. Recepción de facturas.

2. Liquidación de obligaciones pendientes de pagos.

2.1. Confección de cheques.

3. Conformación del Expediente de pago.

3.1. Procedimientos de control interno para el subproceso "Conformación del Expediente de Pago".

4. Procedimientos de control interno para el proceso de cobros y pagos.

Cuentas por Pagar a Proveedores: Comprende los importes pendientes por mercancías suministradas debidamente recepcionadas, o servicios prestados por los proveedores de acuerdo con los convenios o contratos suscritos, así como los gastos de transportación y otros derivados de la manipulación de las mercancías.

Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, bien como cuentas independientes o como subcuentas. Esta cuenta se debe analizar también por proveedores y por cada documento recibido o elaborado y pagado.

1.2.1. Recepción de la factura.

A partir de que la empresa presta el servicio al área y esta efectúa el pago, se emite una factura que el área debe entregar al Departamento de Economía, el cual debe verificar que los datos y el efectivo a pagar reflejado en la prefactura se corresponda con el cheque. Las facturas de compras se reciben en almacén para luego ser recepcionadas y pasarlas a contabilidad para su revisión y confección del cheque u orden de pago (transferencias), mientras que las de servicio son recibidas y recepcionadas por contabilidad.

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