Material complementario asociado al manual de procedimientos de la gestión económico – financiera

Introducción

La Contabilidad es la ciencia que proporciona información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de técnicas para registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos, de forma continua, ordenada y sistemática, de tal manera que se obtenga información oportuna y veraz, sobre la marcha o desenvolvimiento de la empresa u organización con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados.

El proceso contable es el conjunto de fases a través de las cuales la contaduría pública obtiene y comprueba información financiera, de ahí su gran importancia en la contabilidad. De acuerdo con tal concepto, en la Universidad de Matanzas "Camilo Cienfuegos" tanto la contabilidad como el control interno alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso. La contabilidad observa las fases del proceso contable para obtener información financiera, el control interno sigue las mismas etapas, pero para comprobar la corrección del producto de la contabilidad.

1. Procesos contables en la Dirección de Economía y Planificación.

En el Área de Contabilidad y Finanzas tienen lugar los siguientes procesos:

– Proceso de Caja y Banco.

– Proceso de Cobros y Pagos.

– Proceso de Registro de Operaciones Financieras y de Ejecución Presupuestaria.

– Proceso de Nóminas.

– Proceso de Inventario.

– Proceso de Activos Fijos.

– Control Interno.

1.1. Proceso de Caja y Banco.

En este proceso se tiene como misión: el control del efectivo en caja y de los movimientos de efectivo, así como el registro de las operaciones en el sistema contable, brindando especial atención al flujo de efectivo sobre la base de los ingresos y pagos menores.

El proceso está compuesto por los siguientes subprocesos:

1. Tarjetas magnéticas de consumo de combustible (TCC.).

1.1. Procedimientos de Control Interno para el subproceso "Tarjetas magnéticas de consumo de combustible" (TCC).

2. Autos compensados.

2.1. Procedimientos de Control Interno para el subproceso de "Autos compensados".

3. Liquidación de efectivo.

3.1. Procedimientos de Control Interno para el subproceso "Liquidación de efectivo".

4. Anticipos para gastos de viajes y pagos menores.

4.1. Procedimientos de Control Interno para el subproceso de "Anticipos para gastos de viajes y pagos menores".

5. Arqueo de Caja.

5.1. Procedimientos de Control Interno para el subproceso de "Arqueo de Caja".

6. Reembolso de fondos.

6.1. Procedimientos de Control Interno para el subproceso de "Reembolso de fondos".

Para ello se toman las medidas de control interno en la entrada del efectivo, dietas y pagos menores, pago de salario a trabajadores y estipendio estudiantil, control del efectivo para autos compensados, carga y descargue de las tarjetas magnéticas y liquidación diaria del efectivo.

En el proceso de caja y banco se tienen en cuenta factores inmediatos como el recibo del efectivo: los cajeros proceden a recibir el efectivo, dejando constancia de cada operación en los modelos habilitados al efecto, exigiendo y supervisando que exista la documentación soporte de cada operación. Bajo ninguna circunstancia pueden existir recibos de efectivo sin documentación que soporte la operación realizada en la Caja.

1.1.1. Tarjetas magnéticas.

Las tarjetas magnéticas de combustible son recibidas, custodiadas, y entregadas a los usuarios autorizados en el registro de personas autorizadas a recibirlas1, por mantener un cargo que se haya autorizado a compensación o un vehículo privado al cual se le asigne el combustible con la autorización de las autoridades universitarias facultadas para ello que así lo estimen.

Para ello los cajeros deben controlar que sean firmados los modelos habilitados al efecto de registrar quién recibió la tarjeta y quién la entregó. En los casos de entrega de las tarjetas y efectivo correspondiente a los compañeros en el status de compensados, se debe verificar que se correspondan con los compañeros que se encuentran en el listado habilitado al efecto.

1.1.1.1 Cargue de las Tarjetas Magnéticas de Consumo de Combustible (TCC).2

1. El funcionario de transporte entregará a los cajeros y al especialista en cobros y pagos en Moneda Nacional en los primeros diez (10) días hábiles de cada mes el listado de tarjetas y cantidades a cargar por tarjetas.

2. El funcionario designado para realizar la carga de las TCC, solicitará a la Caja las TCC relacionadas en el listado.

3. El área de contabilidad asentará en el registro de cheques entregados en correspondencia al pago del combustible comprado, contabilizándolo como pago anticipado y dando el tratamiento contable que para este tipo de pago establece en la Carta Circular DAF-298. (MEP 7.4.9).

4. El funcionario designado entrega el cheque en la entidad de carga FINCIMEX, presentará un documento que avale que dicha entidad recibió el cheque certificado, el cual entregará al Departamento de Economía para constancia de la operación realizada.

5. El funcionario designado hará la carga de las TCC por el importe que está autorizado en los casos en que se hubiese consumido totalmente; para aquellos casos en que no se hubiese consumido totalmente por cualquier causa, sólo se recarga la diferencia hasta completar la cuota asignada a la tarjeta para la operatoria del mes.

6. Al realizarse la carga de las tarjetas el funcionario designado debe exigir de la entidad FINCIMEX, el comprobante que acredita la operación realizada los cuales se entregarán al Área de Economía como evidencia de la operatoria ejecutada.

Tabla # 1: Contabilización del Pago del Combustible.

Nota: En la operación contable existe variación debido a que la UMCC dejó de operar financieramente mediante cuenta única y trasladó sus operaciones financieras a relaciones bancarias por lo que cada operación que anteriormente minoraba los recursos recibidos actualmente disminuyen el efectivo en banco.

Combustible (TCC).

1. El Jefe Máximo de la Entidad aprobará la relación de los funcionarios autorizados a asignarle TCC.

2. El Custodio de la Caja para la entrega y control de las TCC debe contar con el listado actualizado del combustible asignado mensualmente a cada TCC.

3. El Custodio de la Caja entregará las TCC a los funcionarios autorizados en el punto por un Acta de Responsabilidad firmada por cada uno de ellos.

4. La entrega de las TCC es personal e intransferible, excepto para aquellos casos en los que se cuente con la correspondiente autorización escrita del usuario de la misma. Responsable: Custodio de la Caja.

5. El Área de Contabilidad debe registrar todos los consumos que se producen dentro del mes y deben tener como soporte el comprobante que emite el Servicentro, para evitar registrar gastos en fechas distintas a las de su ejecución, dando cumplimiento a la Hipótesis de Devengo.

6. Los usuarios de las TCC, deben escribir al dorso del comprobante que emite el Servicentro: el número de la chapa del vehículo, el nombre y apellidos y firma del usuario.

7. El funcionario designado una vez que reciba la comunicación sobre el extravío de la TCC debe proceder a informar de inmediato por escrito a FINCIMEX según corresponda, dejando evidencia documental de esta operación de anulación de la misma.

8. En el caso de extravíos de tarjetas debe adjuntarse a la misma una verificación del saldo final de la TCC, con FINCIMEX según corresponda, por el personal designado para trámites con las TCC.3

9. El Custodio de la Caja habilitará un registro a manera de reporte resumen, que al cierre de cada mes será entregado a contabilidad. Además se adjuntarán los comprobantes de consumo de combustibles ordenados por tarjeta y por consecutividad de comprobantes tomando en cuenta que el saldo final de un comprobante es el inicial del otro.

10. El área de contabilidad habilitará un submayor para el control de cada TCC por centro de costo, el cual debe contener la existencia inicial, las entradas, las salidas y la existencia final.

11. El área de contabilidad adjuntará a la solicitud de pago por la compra de combustible la factura original que emite FINCIMEX, con el objetivo de conformar el expediente de pago correspondiente.

1.1.1.3. Procedimiento de Control Interno para el subproceso "Tarjetas

Magnéticas de Consumo de Combustible".

1. Las tarjetas magnéticas de combustibles se custodiarán en la caja fuerte o en el área que se decida en la entidad.

2. Debe existir un adecuado control de la entrega y devolución de las tarjetas magnéticas en caja y documento firmado por las personas que las reciben y entregan.

3. Se habilitará un registro de control de tarjetas prepagadas para combustible.

4. Se definirán por escrito las personas autorizadas a realizar la carga de las tarjetas.

5. Debe existir una persona encargada del control de las tarjetas prepagadas para combustible.

6. La persona encargada del control de las tarjetas, tendrá un listado de las personas a la recogida de las tarjetas y sus asignaciones.

7. Las tarjetas prepagadas para la adquisición de combustible serán entregadas por el encargado del control, mediante un documento que permita exigir la responsabilidad material, de acuerdo con la legislación vigente. Resolución No. 60/2009, MFP.

8. Se debe contar con un listado actualizado del combustible asignado a cada tarjeta.

9. Los autos particulares en la modalidad de compensados, se regirán bajo el mismo procedimiento establecido en la Resolución No. 60/2009, MFP para los autos estatales en cuanto al combustible.

10. Se entregarán los comprobantes que avalen el consumo total de combustible al final de cada mes y estos están firmados al dorso por el chofer del vehículo y contiene el No. de chapa del auto que fue serviciado.

11. Los modelos registro de control de tarjetas prepagadas de combustible y de entrega- liquidación de combustible, contendrán los datos de uso obligatorio que establece la Resolución No. 60/2009, MFP.

1.1.2. Autos compensados.

1. Cuando se tenga en la entidad autos compensados, hasta que no se disponga la habilitación de una TCC específica para esta modalidad, el combustible autorizado para estos vehículos se cargará en una TCC de uso estatal para cada vehículo, "debiendo además poseer un documento oficial de carácter permanente, emitido por la máxima autoridad de la entidad, certificando la compensación y la autorización para serviciar el combustible con este tipo de servicio y debe incluir los siguientes datos:

– Nombre, Apellidos y No. de Identidad Permanente de la persona que tiene el vehículo compensado.

– Marca del vehículo.

– Modelo del vehículo.

– Chapa del vehículo.

– Número del motor.

– Número de la resolución que autoriza la compensación.

– Número de la TCC que se utilizará."

2. La entrega y el control de la TCC que se utiliza para estos vehículos es similar al establecido para los equipos automotores estatales.

1.1.2.1. Procedimiento de Control Interno para el subproceso "Autos compensados".

1. El área contable debe controlar por sus códigos y sus importes las tarjetas magnéticas que deben estar depositadas en la Caja.

2. Cada tarjeta magnética se controlará en el área contable mediante un submayor que reflejará su movimiento y saldo.

3. El submayor a que se hace referencia en el punto anterior permitirá resumir la contabilización de las operaciones efectuadas mediante cada tarjeta magnética.

4. Es imprescindible que cada tarjeta sea agotada antes de ser recargada nuevamente.

5. Se flexibiliza el recargar las tarjetas magnéticas antes de su agotamiento.

6. Cuando las tarjetas correspondan a cuotas mensuales asignadas a autos de funcionarios o vinculados, éstos pueden utilizar el combustible en meses posteriores al mes de la entrega, en dependencia de las necesidades de utilización del vehículo, así como debe velarse porque al final de cada mes los poseedores de las tarjetas magnéticas entreguen los Vales de Consumo de dicho período, a contabilidad, para evitar registrar gastos en fechas distintas a las de su ejecución.

7. El cajero deberá contar con un listado de los consumos autorizados a cada usuario previo a la entrega de las tarjetas magnéticas.

8. Las tarjetas magnéticas en poder del cajero deberán comprobarse sistemática y mensualmente por el área de contabilidad.

9. El Jefe Máximo de la Entidad por aprobación del Consejo de Dirección, designará a uno o varios funcionarios con la responsabilidad de los trámites relacionados con las tarjetas de consumo de combustible, en cuanto a la compra, carga y estado de las tarjetas, lo cual comunicará al custodio de la caja con copia a los funcionarios designados en un documento escrito, firmado y acuñado.

10. El funcionario designado de las entidades que adquieran el combustible mediante TCC, establecerá relaciones contractuales con la entidad encargada de la venta y carga de las mismas (FINCIMEX).

11. El funcionario designado sólo podrá realizar la compra de las TCC, una vez se reciba la autorización de la dirección correspondiente del FINCIMEX, de la cual quedará evidencia en el Departamento de Economía de la entidad.

12. El funcionario designado una vez realizada la compra de las TCC, deberá depositarlas en la caja de la entidad, mediante acta (original).

13. Ninguna entidad está autorizada a comprar más combustible en tarjeta que el asignado por el FINCIMEX independientemente de su forma de pago.

14. El Jefe Máximo de la Entidad es quien aprueba las asignaciones de combustibles por equipo automotor, sobre la base del análisis que se efectúe por parte del funcionario designado para esta función, del kilometraje a recorrer por el vehículo, las funciones asignadas, nivel de actividad, índice de consumo real del equipo automotor y los inventarios disponibles de meses anteriores, así como otras consideraciones que puedan existir.

1.1.3. Liquidación del Efectivo.

Diariamente el cajero envía al área de contabilidad la liquidación del efectivo, soportada por todos los vales o recibos de efectivo con sus respectivos documentos, soportes de las operaciones efectuadas (ingresos o pagos menores4), una vez llegada dicha información al área contable, se procede a su revisión, registro y en los casos que proceda el reembolso del efectivo correspondiente a pagos menores, se confecciona el modelo habilitado para esta operación, -la operación de reembolso del efectivo del fondo fijo para pagos menores y dietas, se debe realizar hasta 4 veces al mes-.

Tabla # 2: Contabilización de los Ingresos en Efectivo.

Nota: Se elimina la forma de registro presupuestaria por lo que no se contempla las

cuentas 008: Ingresos Corrientes Presupuestarios y 009: Resultados Corrientes

Presupuestarios.

Tabla # 3: Contabilización de los Depósitos de Efectivo.

Nota: En el caso del análisis se analizará por el tipo de moneda.

1.1.3.1. Procedimiento de Control Interno para "Liquidación del Efectivo".

1. Se verificará el importe de los ingresos cobrados en efectivo que debe corresponder con la suma de los documentos justificantes.

2. Se emitirá el modelo "Recibo de Efectivo" para formalizar los cobros que se realizan en efectivo.

3. Se controlará que los cobros en efectivo procedentes de ingresos, no se utilicen para efectuar pagos.

4. Se realizará reembolso del fondo para pagos menores al cierre del mes y de acuerdo con lo establecido para tales efectos.

5. Los vales para pagos menores y sus justificantes serán cancelados con el cuño de PAGADO al reembolsarse.

6. Los pagos en efectivo que se realizan por el fondo para pagos menores, así como los justificantes provisionales del efectivo entregado como anticipo (con excepción de los anticipos de gastos de viajes); se formalizarán a través del modelo "Vale para Pagos Menores".

1.1.4. Anticipos para Gastos de Viajes y Pagos Menores.

Diariamente en el área de contabilidad se registran los anticipos por concepto de alimentación y alojamiento, que se entregan a los trabajadores para el satisfactorio cumplimiento de sus actividades investigativas o simplemente asuntos por cuestiones de trabajo que requieran de un desembolso monetario, teniendo en cuenta y controlando el presupuesto asignado para este acápite en cada una de las áreas de la entidad.

En cumplimiento de la máxima de separación de funciones, los modelos de anticipos son confeccionados y autorizados en cada una de las áreas de la entidad, luego revisados y registrados en el área contable. Una vez se ha registrado en los registros de anticipos se procede a cobrar por parte del usuario el efectivo correspondiente, dejando en la caja la copia del modelo de anticipo, la original será entrega en la Caja Central al regrese del viaje. Es por ello que siempre debe alertarse a los usuarios que el anticipo debe liquidarse6ante de las 72 horas de regreso del viaje.

En el caso de los pagos menores, serán revisados los documentos soportes del pago en el área contable, y los cajeros sólo procederán a la entrega del efectivo correspondiente, cuando exista como constancia de que la documentación se encuentra en regla, la firma del Especialista en Ingresos en Moneda Nacional. Al mismo tiempo en que se fija el anticipo en los registros contables, se ingresa esa información al sistema ASSETS NS, luego a las 72 horas, se procede a la liquidación del mismo en el sistema ASSETS NS.

Tabla # 4: Contabilización Anticipos para Gastos de Viajes.

Tabla # 5: Contabilización de la Liquidación para Gastos de Viajes.

Nota: Se elimina la cuenta 007: gastos corrientes presupuestarios.