Diseño del manual de normas y procedimientos de la gerencia de contabilidad de Venrus, C.A.
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
RESUMEN
Para alcanzar el éxito de los objetivos propuestos de una empresa es necesario contar con la información básica de la misma, conocer sus políticas, misión, visión, metas y aquellos aspectos claves para que se desarrolle un crecimiento continuo. Se ejecuta una investigación proyectiva no experimental, expuesta en cuatro capítulos, donde el primero contiene el problema, los objetivos, la justificación y alcance. Inmediatamente el segundo capítulo en el cual se refiere a la empresa, el área de trabajo asignado y la descripción de procesos. En el tercer capítulo se presenta la base teórica de la investigación, en el capítulo cuatro se hallan las técnicas e instrumentos de recolección de información y procedimiento metodológico. El quinto capítulo muestra la situación actual, a través de causas, diagnóstico y presentación de resultados, y por último en el sexto capítulo se expone las estrategias propuestas y el fin de la elaboración del manual.
Palabras claves: manual, organización, misión, visión, organigramas, cargos, funciones, objetivos.
INTRODUCCIÓN
La Organización, es el proceso administrativo a través del cual se divide y agrupa el trabajo, estableciéndose su estructura de funcionamiento y asignando a cada uno de los miembros de la empresa sus deberes y responsabilidades, en este proceso se define el orden jerárquico y la coordinación que debe tenerse para el mejor desempeño de las tareas garantizando así el logro de los objetivos. Para establecer un acertado nivel de organización es necesario llevar a cabo una serie de etapas que va desde la división del trabajo hasta la coordinación.
En este sentido, la falta de una adecuada estructura organizativa en cualquier empresa, le crea dificultades a la dirección porque no se pueden desenvolver con verdadera racionalidad a causa de que esa deficiencia crea problemas y dificultades.
Toda la información referida a la forma de organización que tenga toda empresa debe de estar contenida en un Manual de organización o de normas y procedimientos, y para llegar al mismo se debe realizar un Estudio de Organización, que no es más que la aplicación de métodos y técnicas para diseñar estructuras organizativas, eficaces y racionales, mediante el uso efectivo y económico de los recursos humanos necesarios para el cumplimiento de las unciones de planificación, ejecución y control, propias de cualquier núcleo organizativo.
No obstante hoy en día existen muchas empresas que no le prestan la debida atención a este tipo de documentación y de hecho operan sin un modelo de organización claro que les garantice el buen cumplimiento de sus funciones y por ello se generan los problemas, por lo que el propósito general de esta investigación es Diseñar un Manual de normas y procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, con el objeto de que esta pueda contar con un documento que muestre a detalle cómo está organizada, las unidades que la integran, las funciones, las descripciones de cada cargo y los respectivos flujogramas.
El desarrollo del presente informe se organizó del siguiente modo:
ü Capítulo I El Problema: Se identifica la problemática existente, los objetivos de la investigación, alcance y justificación.
ü Capítulo II: Generalidades de la Empresa: El cual muestra la descripción de la empresa, así como del área de trabajo asignado.
ü Capítulo III: Marco Teórico o Referencial: Abarca los aspectos teóricos utilizados como instrumento y base del estudio realizado.
ü Capítulo IV: Marco Metodológico: Se describe la metodología puntualizando el tipo de investigación, diseño, población y muestra, y las técnicas e Instrumentos de recolección de datos.
ü Capítulo V: Situación Actual: Encierra la descripción de la situación actual descubierta mediante la observación directa.
ü Capitulo VI: Situación Propuesta: En la cual se describen y presentan los aportes desarrollados por el investigador.
ü Conclusiones, Recomendaciones, Bibliografías y Apéndices
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
En este capítulo se presenta el planteamiento del problema, los objetivos de la investigación, la justificación y la delimitación del mismo.
1.1 Planteamiento del problema
Se podría decir que se remonta al año 1987 cuando se constituyó la empresa "Suramericana de Minería II, CA", desde la cual han surgido diferentes razones sociales, conformando así la hoy denominada Minera VENRUS. C.A.
La empresa se enfoca en desarrollar proyectos auríferos que maximicen el valor social y económico de la empresa de manera eficaz y eficiente, incorporando tecnologías que aseguren la preservación del medio ambiente y la seguridad industrial.
Minera Venrus, C.A. se consolida como una empresa social, siendo un patrón exitoso de empresa mixta para toda la economía nacional, mostrando que el sector privado y el sector público, defendiendo los intereses de la nación.
La empresa está constituida por la Junta Directiva, dos Contralorías, una Consultoría, una Auditoría Interna y tres departamentos generales:
Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia de Operaciones y Vicepresidencia de Administración y Finanzas; dentro de esta última, está contenida la Dirección de Finanzas formando parte de ésta la Gerencia de Contabilidad, departamento en donde se desarrolla la problemática a tratar.
Debido al Decreto de Nacionalización del Oro establecido por el Presidente de la República el 16 de septiembre del año 2011, la empresa comienza la transición de formar parte de Minerven, es decir del Ministerio del Poder Popular de Petróleo y Minería; de manera que, se debe actualizar el manual de normas y procedimientos para que las operaciones, reportes y procesos realizados por la Gerencia de Contabilidad puedan ser informadas a dicha institución.
La problemática planteada se origina por la implementación de nuevos procedimientos que no han sido definidos por la gerencia, lo que ocasiona en muchos casos el desconocimiento por parte de los empleados de la forma en que estos deben proceder antes ciertas actividades Dichos procedimientos aun no han sido definidos con claridad y no han sido escritos o documentados de forma tal que brinden una guía, que a su vez delimiten las responsabilidades de cada integrante del equipo; no permite que la gerencia pueda monitorear o verificar el cumplimiento de cada una de las tareas por otra parte genera un retraso en la generación de la información al no tener un procedimiento claro definido en el que se designen a los responsables del envío de la información ocasiona que la información financiera muchas veces pueda estar desactualizada.
Al desatender este problema se genera desorganización, dificultad y errores por parte de la empresa, el trabajador y en la información comunicada, que más adelante pudiese traer consecuencia mayor como un conflicto empresarial, e incluso un cuestionamiento de la empresa debido a la discrepancia de la información enviada, debido a que todos los procesos y reportes efectuados por este departamento.
En caso de no solventar la situación, es decir definir de manera incorrecta los nuevos lineamientos traería como consecuencia un conflicto entre las empresas, discrepancia, pérdida te tiempo e incluso problemas a nivel monetario, y a su vez un problema para el Ministerio de Petróleo y Minas que es el responsable de éstas. Por tanto, surgen las siguientes inquietudes, ¿El diseño del manual de normas y procedimientos ayudará a que los trabajadores de la Gerencia, realicen su labor de manera eficiente?, ¿Qué tipo de información debe llegar a Minerven?
1.2 Objetivos de la investigación
1.2.1 Objetivo General
Diseñar un manual de normas y procedimientos para la Gerencia de Contabilidad, en la Dirección de Finanzas en la empresa VENRUS, C.A.
1.2.2 Objetivos Específicos
· Identificar los objetivos y funciones actuales de los empleados de la Gerencia de Contabilidad, con el fin de verificar cuales son los lineamientos y procesos que están llevando a cabo.
· Evaluar los procedimientos del departamento, con la finalidad de establecer qué necesitan para completarlos y que se lleven a cabo las tareas de la mejor manera.
· Indicar las unidades responsables de suministro y recepción de información, para definir el origen y destino de la información requerida.
· Diseñar flujogramas de proceso para cada cargo de la Gerencia de Contabilidad.
· Determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del departamento, con el fin de encontrar los puntos que puedan afectar el funcionamiento y aquellos que puedan reforzarse para el mejoramiento de esta unidad.
· Elaborar el Manual de normas y procedimientos para la Gerencia de Contabilidad.
1.3 Justificación
La presente investigación tiene la finalidad de diseñar un manual de normas y procedimientos, que servirá como fuente de apoyo para conocer el nuevo funcionamiento interno respecto a la descripción de tareas, responsabilidades, ubicación y requerimientos del departamento, permitiendo así incrementar la eficiencia para garantizar una adecuada función administrativa de dirección, coordinación, planificación y control en la Gerencia de Contabilidad.
1.4 Alcance
En la empresa Minera VENRUS, C.A. se diseñará un manual de normas y procedimientos propuesto exclusivamente para la Gerencia de Contabilidad, dividida en dos secciones: Coordinación de Contabilidad y Cuentas por Pagar.
CAPÍTULO II
LA EMPRESA
En este capítulo se describen aspectos generales de la empresa, misión, visión, filosofía de gestión, estructura organizativa y descripción de procesos.
2.1 Aspectos Generales de la empresa socialista Minera VENRUS C.A.
Lo que hoy representa la denominada Minera VENRUS C.A., se podría decir que se remonta al año 1987 cuando se constituyó la empresa "Suramericana de Minería II, CA", desde la cual han surgido diferentes razones sociales, entre las cuales se pueden mencionar Monarch Minera Suramericana C.A., que luego pasó a denominarse Minera Hecla Venezolana C.A.; siendo transformada en una empresa social mixta conformada por el Grupo Agapov a través de Rusoro Mining de Venezuela, C.A y la Empresa de Producción Social Minera Nacional, quien está adscrita al Ministerio del Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería, (MIBAM).
La creación de la primera empresa mixta del sector minero nacional surgió luego de la renuncia a la concesión minera por parte de Minera Hecla, originándose así la custodia de la concesión y sus instalaciones por parte de la Empresa de Producción Social Minera Nacional.
En esta ocasión el pueblo, contando con su más idónea representación popular pidió la intervención del Estado Venezolano como garante de mejorar la calidad de vida no solo de los trabajadores sino de los habitantes de las comunidades cercanas quienes no contaban con ninguna participación laboral en la empresa minera. Desde ese momento se inició el traspaso de la empresa al Estado Venezolano, el cual con la imagen de Empresa Mixta recibió conjuntamente con Rusoro Mining LTD, las riendas del desarrollo minero el cual comprende la Mina Isidora y las explotaciones en el sector La Camorra en el municipio Sifontes.
La constitución de la Empresa Mixta Minera VENRUS, C.A. como reflejo del convenio suscrito entre el Estado Venezolano y la República Federativa de Rusia se desarrolla en tres fechas que son emblemáticas, y que representan el epicentro de su creación, el 2 de junio de 2008, momento en el cual se firma el Acuerdo Compromiso entre Rusoro Mining LTD y la empresa de Producción Social Minera Nacional, el 29 de septiembre de 2009, cuando se celebra el registro de la firma y del Acta Constitutiva de la empresa Mixta, para entonces se firmó el contrato de subarrendamiento y comodatos entre las empresas El Callao Gold Mining S.C.S, conjuntamente con la empresa Rusoro Venezolana C.A. y Minera VENRUS,C.A., con lo cual el ciento por ciento de las operaciones de la Camorra y el Bloque B, ( Minerven 1, 2, 3, 4, 8 y 9) serán explotados por esta empresa mixta.
El 10 de diciembre de 2008, representa la creación propiamente dicha de la empresa y conformación de la Junta Directiva. De esa manera oficialmente Minera VENRUS, C.A., ya al cierre del tercer trimestre de 2010 C.A, genera un aproximado de 748 empleos directos, y 1376 indirectos; siendo un 99.13% de personal venezolano y un 0.87% de personal extranjero; tomando en cuenta la visión socialista que ayude a mejorar la calidad de vida de todos los compatriotas quienes ahora tienen la posibilidad de ingresar a una de las empresas que ofrece una nueva visión humanista.
La empresa Minera VENRUS, C.A. en búsqueda del verdadero Reimpulso Productivo Minero, el cual ha sido propuesto por el mismo Presidente Comandante Hugo Rafael Chávez Frías, ha dignificado en gran manera la vida de los habitantes de las comunidades del eje Bloque B, logrando así en poco tiempo dejar un desarrollo tangible a las comunidades que anteriormente no eran escuchadas sino explotadas, pero que ahora de la mano con un Gobierno Revolucionario quien defiende los más altos valores nacionales como lo representan su gente.
En el 2011, se produce el inicio de la transición de Minera VENRUS, C.A. al Ministerio de Poder Popular de Petróleo y Minería.
2.2 Misión
Desarrollar proyectos auríferos que maximicen el valor social y económico de la empresa, mediante la exploración, extracción, procesamiento y comercialización eficaz y eficiente, incorporando tecnologías que aseguren la preservación del medio ambiente y la seguridad industrial, creando las sinergias a partir del valioso esfuerzo individual de cada uno de los trabajadores de nuestra organización para asegurar una mejor distribución de los ingresos y el logro de todas las metas propuestas.
2.3 Visión
Ser la empresa Minera líder en la producción eficiente y sustentable de oro en Venezuela, capaz de interactuar con las comunidades procurando un mejor estándar de vida a través de la cooperación, la solidaridad y la responsabilidad social, siendo al mismo tiempo un modelo exitoso de empresa mixta para toda la economía nacional, mostrando que el sector privado y el sector público pueden alcanzar altos niveles de excelencia y defender conjuntamente los intereses de la nación.
2.4 Filosofía de Gestión
Operaciones Mineras Bloque B – La Camorra forma parte del Objetivo Estratégico del Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación (2007 – 2013): ESTABLECIMIENTO DE UN MODELO PRODUCTIVO SOCIALISTA.
2.5 Estructura Organizativa
La empresa está constituida por la Junta Directiva, una Consultoría, una Auditoría Interna, dos contralorías: de operaciones y de Administración y Finanzas, conjuntamente de tres departamentos generales: Presidencia Ejecutiva, Vicepresidencia de Operaciones y Vicepresidencia de Administración y Finanzas. (Ver Figura 1)
Figura 1 Estructura Organizativa Junta Directiva
Fuente: Intranet VENRUS
En la Vicepresidencia de Finanzas y Administración se encuentra divido en 5 departamentos: Tecnología e Información, Proyectos y Procedimientos, Dirección de Administración, Dirección de Finanzas, Dirección de Recursos Humanos, además de contar con un chofer. (Ver Figura 2)
Figura 2 Estructura Organizativa Vicepresidencia de Finanzas y Administración
Fuente: Intranet VENRUS
A su vez, la Dirección de Finanzas está dividida en Coordinación de tesorería, Gerencia de Planificación y Presupuesto, y la Gerencia de Contabilidad, donde se desarrollará esta investigación. (Ver Figura 3)
Figura 3 Estructura Organizativa Dirección de Finanzas
Fuente: Intranet VENRUS
La Gerencia de Contabilidad cuenta con cinco analistas contables de diferentes niveles laborales, que se encargan de informar las fechas de corte de transacciones y recopilar la información para el cierre contable mensual, identificar activos a capitalizar (determinando su vida útil y asignar depreciación de los mismo de acuerdo a su naturaleza).
La presente investigación tiene la finalidad de diseñar un manual de normas y procedimientos, que servirá como fuente de apoyo para conocer el nuevo funcionamiento interno respecto a la descripción de tareas, responsabilidades, ubicación y requerimientos del departamento, permitiendo así incrementar la eficiencia para garantizar una adecuada función administrativa de dirección, coordinación, planificación y control en la Gerencia de Contabilidad.
2.6 Descripción de procesos
A nivel administrativo, se realizan las funciones pertinentes para el funcionamiento de la empresa en todos sus ámbitos: recursos humanos, nómina, tecnología e información, finanzas, entre otras en conjunto con las actividades de la parte productiva y administrativa de la Mina Isidora y la Planta La Camorra, que se encuentra en El Callao. En la Gerencia de Contabilidad se realizan tres procesos básicos el cierre contable mensual, la elaboración y aprobación de inversiones de capital/exploración, y la capitalización de activos fijos.
El cierre contable mensual, regula el proceso de cierre mensual de la empresa manteniendo la información financiera actualizada que sirve de base para la toma de decisiones en el momento que sea requerido, garantizando la revelación de estados financieros íntegros, razonables y oportunos, así como el conocimiento de la situación financiera a una fecha determinada.
La elaboración y aprobación de inversiones de capital/exploración regula el proceso de elaboración y aprobación de los gastos (AFE) para costos capitalizables y de exploración.
La capitalización de activos fijos registra con precisión y consistencia la exploración, los costos de adquisición de activos fijos y asignar estos costos mediante la depreciación, el agotamiento y la amortización; al gasto sobre las vidas productivas estimadas de la variedad de los activos con propósitos operacionales, financieros y fiscales, todo de acuerdo lo establezcan las correspondientes Ven-Nif, en especial la NIC-16.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO ORIGINAL. PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.