Manuales Administrativos y metodología de simplificación del trabajo

UNIDAD VII – UNIDAD VIII

Introducción

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo. Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones.

Se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo.

El objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la simplificación del trabajo dentro de una organización, esperamos que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre este tema, el cual es de suma importancia dentro de la administración.

UNIDAD VII

Definición de manuales administrativos

A continuación se dan algunas definiciones de lo que es un manual

Según Duhat Kizatus Miguel A., un manual es:

"Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".

Para A. Reyes Ponce, un manual es:

"Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".

Continolo G., define la manual como:

"Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Para nosotros los manuales administrativos son escritos que utilizan a manera de medios de información y acoplamiento que admiten buscar y emitir de manera concretada y consecuente la información y procedimientos referentes a políticas, organización, funciones, tácticas, etc. Los cuales se consideran obligatorios para la realización de las actividades y ocupaciones.

Ventajas

• Son fuentes permanentes de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la Empresa.

• Ayudan a Institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una versión "Oficial" y además evitan los argumentos de "Desconocimiento")

• Facilitan la fijación, establecimiento de estándares de aplicación.

• Posibilitan la normalización de actividades es decir todos procederán de la misma forma.

• Son útiles para la capacitación de nuevos empleados

• Aumentan la fijación en la realización de Actividades.

• Posibilitan una delegación efectiva.

Desventajas

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día.

3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las Operaciones. 

5. El costo de producción y actualización puede ser alto.

6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

Clasificación

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:

Por su contenido:

Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:

• Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

• Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

• Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

• Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: Producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

• Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.

Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.

• Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización", en si consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

Por su función específica:

Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar. Dentro de este apartado puede haber los siguientes manuales:

• Manual de producción: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.

La necesidad de coordinar el proceso de fabricación (fabricación, inspección, ingeniería industrial, control de producción), es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los manuales se aceptan y usan ampliamente.

• Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.

• Manual de ventas: Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas (políticas de ventas, procedimientos, controles, etc.)

• Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración, contiene numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.

• Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.

• Manual de crédito y cobranzas: Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.

• Manual de personal: Los manuales de personal podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal, lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.

• Manual técnico: Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada. Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función. Ejemplos de este tipo de "Manual técnico de auditoria administrativa", y el "Manual técnico de sistemas y procedimientos". Estos sirven como fuente de referencia y ayudan a computar a los nuevos miembros del personal de asesoría.

• Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.

El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos. Por ejemplo, un manual de adiestramiento "explica como debe ejecutarse el encendido de la terminal de la computadora y emitir su señal", mientras que un manual de procedimientos omite esta instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso.

Generales

Se refiere a todo el organismo en su conjunto, dentro de este tenemos a los siguientes manuales:

• Manuales generales de organización: Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.

• Manual general de procedimientos: Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social, a fin de uniformar la forma de operar.

• Manual general de políticas: Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitud de la dirección superior; para toda la empresa, estas políticas generales establecen líneas de guía, un marco dentro del cual todo el personal puede actuar de acuerdo a condiciones generales.

Especifico:

• Manual específico de reclutamiento y selección: Se refiere a una área específica (personal). Y contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.

• Manual especifico de auditoria interna: Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación específica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.

• Manual específico de políticas de personal: Este se enfoca a definir "políticas", pero de un área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal, tales como: contratación, permisos, promociones, prestaciones, etc.

• Manual específico de procedimientos de tesorería: Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia de pasos en el trabajo, por ejemplo: ingresos a caja, pago a proveedores, etc.

Tipos

Los manuales utilizados en una organización son los siguientes:

• Manual de objetivos y políticas: contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.

• Manuales del empleado o de Bienvenida: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivacion y programación de carrera de empleados, derechos, obligaciones, etc.

• Manuales de Organización: describe la organización formal mencionando, para cada puesto de trabajo los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad.

• Manual de normas procedimientos: Llamados también manual de operaciones o de prácticas Standard, son documentos de gestión de uso diario que presentan en forma ordenada y sistemática los pasos precisos a seguir para lograr el trabajo de una unidad de acuerdo a métodos previstos. Los manuales de procedimientos orientan el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitan las alteraciones arbitrarias.

• Manual del especialista: contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente ha determinado tipo de actividades u oficios, se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

• Manual de propósitos Múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección o mantenimiento.

• Otros manuales de apoyo a la gestión.

Procedimientos generales para elaborar manuales administrativos

Etapas practicas a seguir como procedimiento estándar en la elaboración de los manuales administrativos.

• Definición del objetivo a cumplir

• Elección del o los responsables de la preparación o elaboración

• Estudio preliminar de la organización (detectar posibles problemas)

• Planeamiento del trabajo a desarrollar. Plan cómo se reparte el trabajo y cómo procedemos.

• Relevamiento de la información. Encuestas, entrevistas (las más importantes)

• Elaboración propiamente dicho del manual.

• Redacción

• Diagramación (Capítulos, Subcapítulos, Temas, etc.)

• Formato del trabajo: letras, márgenes, interlineados, etc.

• Codificación

• Impresión

• Encuadernado, pruebas piloto

• Distribución

• Instrucciones a los usuarios

• Seguimiento

• Actualización

UNIDAD VIII

Metodología de la simplificación del trabajo

Desde los inicios de la humanidad el hombre a través de la utilización de su propia iniciativa y creatividad ha buscado la forma de simplificar todas las actividades que realiza dentro de su labor productiva, independientemente a cuál sea su objetivo.

Siempre que existan dos o tres personas trabajando juntas se presentará el problema de la distribución de las funciones.

Se han desarrollado muchas técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para lograr la simplificación del trabajo.

El objetivo de este trabajo es dar a conocer la importancia y utilidad de la simplificación del trabajo dentro de una organización, esperamos que este sea de mucha ayuda para conceptualizar y ampliar sus conocimientos sobre este tema, el cual es de suma importancia dentro de la administración.

El estudio de tiempos y movimientos, conocido también con el nombre de "medida del trabajo" o "simplificación del trabajo", consiste en el análisis sistemático de todos los factores que afectan al trabajo, para economizar tiempo, esfuerzo y dinero. El propósito principal de un estudio de tiempos y movimientos es racionalizar los métodos y procedimientos del trabajo, mediante el empleo de la utilización racional de los medios de producción (sea bienes o servicios), como maquinas, equipos, herramientas y otros, para facilitar las actividades del personal, haciendo que éste pueda trabajar con mayor comodidad y a la vez obtenga mayor productividad, reduciendo los costos de producción.

VIII.II PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El planteamiento del problema puede provenir, bien, de la observación de hechos o factores imbricados en un proceso, pero que por la manera de presentarse, son incapaces de brindarnos una explicación satisfactoria de ese hecho, o también puede surgir como el resultado de experimentar y describir consecuencias en la aplicación problemática de una teoría. Reconocimiento, descubrimiento y formulación. Estos momentos aparecerían de la siguiente manera: primero, debe reconocer los hechos clasificados preliminarmente y delimitados según algún criterio válido, sobre todo el de la relevancia. En esa labor se ha debido encontrar lagunas, incoherencias o cualquier otro detalle, es decir, ha hecho un hallazgo o descubrimiento de un problema.

Luego, tercer momento, se habrá formulado una pregunta muy concreta y correcta acerca de las causas que explique esa incertidumbre, esto es reducir el problema a su núcleo significativo. Una vez hecho todo eso queda por supuesto el desarrollo del resto, es decir, darle respuesta al problema plateado.

VIII.III RECOLECCIÓN DE LOS DATOS

La recolección de datos es un proceso muy importante para la investigación ya que permite la recolección de elementos para obtener datos de la realidad, para esto se crean instrumentos que debe contemplar en su construcción la   forma (técnica para cumplir con la tarea) y contenido (especificación de datos que necesitamos conseguir).   El instrumento permite sintetizar toda la labor previa de la investigación y por esto la importancia que tiene para poder tener datos verdaderos.

Los datos según su procedencia se dividen en datos primarios o secundarios; los primeros permiten obtener la realidad por medio del   instrumento, mientras los segundos son los datos ya recogidos y procesados por otras personas y que aportan a la investigación. Dentro de las técnicas de recolección de datos primarios se encuentra la observación, las encuestas, el cuestionario, la auto aplicación y en los técnicas de recolección secundario están las bibliotecas y el internet.

Observación: Es percibir la realidad exterior con el propósito de obtener datos y está orientada a objetivos precisos de estudio, la principal ventaja es que son obtenidas directamente sin intermediarios, la desventaja, es que el observador puede alterar la conducta de los sujetos observados; se puede   tener dos tipos de observación,

la simple, una observación cuidadosa, discreta y de calidad y la observación participante también llamada natural, donde se trata de integrar al observador.   Se aconseja tener observación en conjunto para tener una mayor cobertura y para evitar errores de percepción.Entrevista: Es una forma específica de comunicación de interacción social que tiene por objeto la   recolección de datos.   Para esta se debe tener en cuenta el aspecto formal del entrevistador, apariencia adecuada al medio social donde se encuentra, saber la importancia de lo que de trabaja, hora adecuada para que exista confiabilidad de los datos.Dentro de los tipos de entrevistas se encuentra las no estructuradas y formalizadasEntrevista no estructurada   en las que se tiene un margen más o menos grande para formular pregunta y respuestas   y donde no se tiene un formato establecido, se subdivide en entrevista   informal que da al respondiente la sensación clara y definida de lo que se esta hablando,   es la menos estructurada, útil en estudios exploratorios .La entrevista   focalizada, es libre y espontanea, es como la informal pero se concentra en un solo tema. Guiadas o por pautas; son algo mas formalizadas, se conserva la espontaneidad de la entrevista pero centrados en puntos específicos, es flexible, permiten añadir

información profunda y subjetiva.Tiene como ventajas este tipo de entrevistas un dialogo más profundo y captan además del tema de interés actitudes y valores; dentro de las desventajas tenemos que tiene un costo alto por que involucran la presencia de personal especializado durante periodos largos, son difíciles de   a través de un tratamiento estadísticos .Entrevista formalizada: Se desarrolla con base a un listado fijo de preguntas con un orden, es la más utilizada pues es la que mejor se adecuada para el diseño de encuesta.   Tiene como ventajas que es rápida, el entrevistador puede ser preparado en un corto tiempo, es de bajo costo y mayor procesamiento matemático, como desventaja tiene que reduce el campo de información registrado, la creación del cuestionario es de tiempo mas largo, ya que su redacción no puede dar al entrevistado malas interpretaciones, esto se logra gracias al tipo de pregunta que se maneje como pregunta cerrada o alternativas fijas, siendo estas las más utilizadas y las abiertas o final abierto, que pueden ser emitidas libremente por los respondientes, teniendo en cuenta evitar confusiones o predisposiciones en la respuesta.Cuestionario Auto aplicación: Es el diligenciamiento del cuestionario por el entrevistado, tiene como ventajas que son económicos en cuento a

tiempo y personal, y hay calidad de los datos, las desventajas es que no permite conocer las reacciones reales del informante que pueden contribuir a la investigación.La recolección de datos secundarios se encuentra en archivos y fuentes de información, un ejemplo de estos son   las bibliotecas que por medio de ficheros y fichas permite llegar a la información que se necesitaba, y un instrumento muy útil ahora utilizado el internet.Para cualquiera de estos dos medios de recolección secundaria se diligencias unas fichas, instrumentos que permiten recoger la información que se necesita para la investigación, dividiéndose estas en 4 grupos, fichas bibliográficas (guía para saber que textos han sido consultados), fichas textuales (tiene información base mas fragmentos textuales ), fichas de contenido o resumen (tiene información base mas resumen de un párrafo y se describen las paginas) y fichas mixtas (integra información textual y de libre creación del investigador).Este artículo permite ver la   importancia y responsabilidad que tiene la recolección de datos en las investigaciones haciendo de esta una herramienta valiosa para la validez y precisión de la investigación.Las formas de recolección de información descritas en este articulo son flexibles y pueden aplicarse a muchos planes de

investigación, además describen las ventajas y desventaja que cada uno de tiene permitiendo tomar el que se ajuste a la investigación que se esta realizando.

A si mismo, al hacer referencia observacional se puede apreciar como algo tan sencillo y cotidiano requiere de un esfuerzo humano que permita un aporte a la investigación, ya que se necesita de mente abierta que lleve a romper paradigmas y comprender todo lo que pasa a su alrededor.

Es importante ver como estas técnicas de recolección de datos, en su mayoría muy conocidos,   permiten obtener la información que necesitamos si tenemos en cuenta estas recomendaciones y como en el diario vivir se utilizan pero no siempre cumplen con lo establecido creando sesgos y por tanto un análisis errado del información. Los conceptos que interesan al investigador se traducen   en fenómenos observables y registrables. De aquí que la definición de la variables de investigación y la selección o desarrollo de métodos adecuados para recabar datos, constituye una de las tareas más emocionantes del proceso de investigación, ya que si   no se   cuenta con métodos de alta calidad para recolectar datos, deberá siempre cuestionar la precisión y pertinencia de sus conclusiones.

Bibliografía

• Proceso organizativo y la organización. Enciclopedia del MANAGEMENT. Editorial OCEANO.

•  ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS

• , ANÁLISIS DISEÑO Y ESTRUCTURA

FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÍN MÉXICO, FCA – UNAM

• "MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUÌA PARA SU ELABORACIÓN"

FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÌN MÉXICO, FCA – UNAM

• SISTEMAS ADMINISTRATIVOS GÒMEZ CEJA, MÉXICO, Mc GRAW HILL 1997

Autor:

Astrid Xiomara Romero

Ricardo Alexander Rodríguez

Profesor:

Lcdo. Nelson Mendez

II Trayecto 3er Trimestre

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Plan Nacional de Formación en Administración

Aldea Menca de Leoni "Misión Sucre"

Puerto Ayacucho, Enero del 2013