Optimización de los componentes que conforman el programa nacional de catastro a realizar por el IGVSB

RESUMEN

El Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar es una institución dedicada principalmente al servicio de levantamientos de inmuebles, referentes a Digitalización y actualización de cartografías. El siguiente trabajo fue desarrollado para realizar una optimización en los componentes que conforman el programa nacional de catastro que está conformado por Catastro, Geodesia y Toponimia, creando así una documentación requerida para los levantamientos parcelarios, toponímico y topográfico, todo ello con la iniciativa de que se implante un sistema de Gestión de calidad en la organización ya que no existe y es vital para el control de documentos. El trabajo se enmarca en un diseño no Experimental, de Campo, Documental descriptivo y evaluativo, apoyado en técnicas como la observación directa y entrevistas. Para conocer la situación actual de la Coordinación Técnica se realizó un diagnóstico, un diagrama causa efecto y un análisis FODA, de tal manera que se pudo obtener los resultados, en cuanto, la Documentación, Plan de mejora continua y estudio de tiempo en digitalización de levantamientos parcelarios en la sala cartográfica.

Palabras Claves: Digitalización, Cartografía, Catastro, Toponimia, geodesia levantamientos parcelarios, levantamientos toponímico, levantamiento topográfico, sala cartográfica.

INTRODUCCIÓN

El Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar estableció un convenio con el Consejo Federal de Gobierno para la ejecución del Programa Nacional de Catastro 2011, dedica esfuerzos para adecuar sus procesos, enmarcado en el mejoramiento continuo, el cual busca, el alcance de eficiencia, eficacia y efectividad en sus actividades a fin de lograr la excelencia Organizacional y el mejoramiento continuo de sus actividades que permiten fortalecer la cultura de la calidad en su recurso humano y el aumento de la satisfacción de las metas que se deseen.

Dentro del Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar se encuentra la Coordinación Técnica que en base a lo expresado anteriormente está alineada para la planificación y coordinación general de cada uno de los componentes que conforman el Programa Nacional de Catastro por lo que la mayoría de sus procedimientos actualmente no se encuentran establecidos específicamente, sin embargo se trabaja en la búsqueda de la optimización de los mismos, razón por la que esta investigación se concentra en: Optimización de los Componentes que Conforman el Programa Nacional de Catastro, a Realizar por el IGVSB Oficina Regional- Región Sur, lo que permitirá reducir el desempeño laboral junto a resultados para generar propuestas en pro del crecimiento Institucional y el mejoramiento continuo de los procesos.

Las organizaciones que lograran alcanzar el éxito, no son aquellas que se limiten aplicar principios administrativos, sino las que centran sus objetivos en el entendimiento y solución de problemas relativos a la competencia global.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

A continuación se mostrará el problema objeto de estudio en esta investigación, el cual comprende los aspectos referidos a los antecedentes, planteamiento del problema, alcance, delimitación y limitaciones, justificación, objetivo general y específicos.

1.1 ANTECEDENTES

La Oficina Regional de la Región Sur del Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar, tiene aproximadamente dos años de establecimiento por lo cual no existen trabajos similares realizados anteriormente, concernientes al estudio que se desarrollará en el instituto.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar (IGVSB), es el ente rector de la actividad geográfica, cartográfica y catastral del Estado Venezolano, según las disposiciones de la Ley de Geografía Cartografía y Catastro Nacional (LGCCN): "El municipio constituye la unidad orgánica catastral y ejecutará sus competencias de conformidad con las políticas y planes nacionales". En abril de este año 2011, el Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar estableció un convenio con el Consejo Federal de Gobierno para la ejecución del Programa Nacional de Catastro 2011. Este programa tiene el propósito de promover el proceso de formación y mantenimiento del catastro municipal en ciento ochenta y tres (183) municipios de las regiones en las cuales se ha divido el territorio nacional.

En la ejecución del Programa Nacional de Catastro (PNC) juega un rol fundamental la construcción de capacidades políticas y técnicas de las instancias locales, a través de la capacitación de los actores institucionales y de las organizaciones del Poder Popular, que intervienen en la ejecución de las actividades que implica la formación y gestión del catastro municipal.

El Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar está conformado por la Coordinación técnica que coordina cada uno de los componentes que comprende el PNC entre ellos están: Geodesia, Toponimia, Catastro, que a su vez se tiene con el propósito de realizar los levantamientos toponímicos, topográficos y parcelarios para su posterior procesamiento en salas cartográficas y a su vez obtener la mayor cantidad de inmuebles levantados.

Actualmente, en la oficina regional de la región sur, existe ciertas debilidades, en sus procesos ya que se han llevado a cabo sobre la marcha, debido a que poseen un pequeño lapso de tiempo establecido en la región como tal, es por ello que no existe un sistema de gestión de calidad implantado, sin embargo el objeto del estudio es trabajar en función de que en un futuro pueda obtener la certificación de la ISO 9001 por la Asociación civil FONDONORMA y se logre principalmente implantar herramientas de mejora continua en los procesos del Instituto, la normalización de estos procesos que comprenden el PNC, lo que da oportunidad de reestructurar y mejorar a detalle, lo requerido para el control adecuado de las actividades que desarrolla el personal y la documentación que se debe utilizar junto a los controles necesarios y garanticen los resultados esperados de forma eficiente.

Por otra parte, el estudio además de enfocarse en obtener procedimientos documentados de cada uno de los procesos que corresponden al PNC, se enfoca en la estandarización del tiempo que se realiza para la transcripción y digitalización de los levantamientos parcelarios que se generan en un día en la sala cartográfica, ya que el estudio de tiempo es una técnica empleada para la medición del trabajo, donde se registran los tiempos y ritmos de trabajo correspondientes a los elementos de una tarea definida, porque permite determinar el tiempo de duración de una actividad que ejecuta la persona responsable del trabajo en condiciones normales, a una velocidad y ritmo de trabajo acorde con las características del empleado.

1.3 ALCANCE

La investigación se enfoca hacia el diagnóstico de la Coordinación Técnica bajo el proyecto que lleva a cabo el IGVSB, la evaluación de los procesos bajo las cuales se desarrolló su desempeño laboral e individual para analizar estrategias que permiten generar propuestas de mejora continua de los procesos a objetos de elevar la madurez organizacional y la cultura laboral de la institución.

El presente estudio se enfoca al análisis y evaluación de los procesos internos que conforman el Programa Nacional de Catastro (PNC), a optimizar que desarrolla el personal y sus dependencias y lograr así la normalización de los mismos, actualmente no posee procedimientos documentados donde este plasmado el funcionamiento y descripción de actividades que se ejecutan diariamente y por otra parte no se tiene un estimado de tiempo estándar en el cual se realiza la transcripción y digitalización de un levantamiento parcelario que constituye el objetivo del mismo .

Por tanto se hará la optimización de los componentes que conforman el PNC, formados por: Geodesia, Toponimia, Catastró. Teniendo en cuenta ello implicará:

· Identificación de cada uno de los funcionamientos y actividades de los procesos que ejecuta el Programa Nacional de Catastro.

· Toma de tiempo en que se realiza las actividades de transcripción y digitalización de un levantamiento parcelario.

1.4 DELIMITACIÓN

La presente investigación se llevará a cabo en el Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar, específicamente en la oficina regional Región Sur, exactamente.

1.5 LIMITACIÓN

La investigación está dirigida a la optimización de cada uno de ,los componentes que conforman el Programa Nacional de Catastro, documentación y estudio de tiempo por tanto, al no existir ningún sustento ni procedimientos ya elaborados y establecidos, el trabajo a realizar debe ser más detallado y genera mucho más tiempo en la elaboración.

1.6 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

El trabajo que se desarrolla tiene como objetivo fundamental la optimización de los procesos que constituyen el PNC que está comprendido por: Geodesia, Toponimia, Catastro, a través de la realización de procedimientos en cada una de las áreas ya mencionadas, proporcionando también un plan de mejora continua en la Coordinación Técnica con la finalidad de dar soluciones a un determinado problema, además se tendrá la obtención de un tiempo estándar en el cual se realiza el trabajo de transcripción y digitalización de los levantamientos parcelarios, ya que es fundamental obtener documentos que establezcan y que generen facilidad del trabajo que se ejecuta diariamente, sin embargo al ser una organización con muy poco tiempo no está consolidada como tal, por ello, se desea que los procesos que maneja estén establecidos procedimentalmente y que a su vez se creen mejoras continuas dentro del ámbito organizacional y que por otro lado se tenga una visión a corto plazo de establecer un sistema de Gestión de la calidad en el Instituto.

Por tal razón, se busca evaluar el desempeño de procesos internos que conforman el PNC con el fin de lograr la optimización en pro de resultados que garanticen la ejecución de trabajo. Con la finalidad de facilitar al personal la búsqueda inmediata de la información simplificar los procesos, evitar la repetición de trabajo y fortalecer el desempeño laboral, su rendimiento en eficiencia, el cual fortalecerá el desarrollo continuo del Instituto para demostrar mayor solidez y menos debilidad.

1.7.1 OBJETIVOS

1.6.1 OBJETIVO GENERAL:

Optimizar los procesos que componen el PNC a través de la documentación, plan de mejora, estudio de tiempo para los levantamientos parcelario, toponímico, topográfico y digitalización, ejecutados por el Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar- Región Sur.

1.6.2 OBJETIVOS ESPECIFÍCOS:

1.- Caracterizar cada uno de los componentes del PNC que está conformado por: Geodesia, Toponimia, Catastro.

2.- Definir los objetivos, funciones y atribuciones establecidas para cada cargo correspondiente de determinado Proceso.

3.- Definir los procesos a Normalizar que comprende el PNC, para el establecimiento de parámetros.

4.- Diagnosticar el estado de cada uno de los procesos que componen el PNC, a través del seguimiento diario.

5.- Construir Procedimientos normalizados para cada uno de los procesos que conforman el PNC.

6.- Realizar propuesta de mejora en función de las debilidades que se detecten en el estudio mediante la programación de soluciones, para alcanzar las metas propuestas mediante las posibles mejoras que se detecten de forma general en la enmarcación del PNC.

7.- Realizar un estudio de tiempo para determinar el Tiempo Estándar del proceso de transcripción y digitalización de Levantamientos Parcelarios.

CAPÍTULO II

MARCO EMPRESARIAL

El desarrollo de este capítulo expone la información correspondiente a las generalidades de la empresa, reseña histórica, ubicación geográfica, misión, visión de la empresa entre otros puntos que enmarcan contenido referente a la empresa.

2.1 RESEÑA HISTÓRICA

El 25 de julio de 1.935, se unen la Oficina de Cartografía Nacional, adscrita al Ministerio de Relacione Interiores, con el Servicio Aerofotográfico del Ministerio de Obras Públicas, surgiendo así la Dirección de Cartografía Nacional.

La primera publicación elaborada por la Dirección de Cartografía Nacional, fue el Plano de la Guaira, el cual se hizo bajo la Dirección de su primer Director, el Ing. Eduardo Tamayo, los vértices de referencia fueron medidos por el Dr. Luis Calcaño, calculado por Armando Alicandú y sus operadores fueron Santiago Briceño Ecker, Carlos Delgado Sarmiento y José Enrique Pérez, el original fue dibujado por Miguel Orti e impreso el 13 de octubre de 1.936 en Europa.

En el año 1.967, llegan a Venezuela los primeros equipos etereorrestituidores de primer orden, importados directamente de Alemania y Suiza, con la finalidad de iniciar en América Latina una nueva etapa de desarrollo tecnológico, acorde con la llegada del hombre a la Luna. Con la incorporación de estos equipos y la capacitación y adiestramiento de su personal en las Escuelas Cartográficas Internacionales, el referirse a cartografía era sinónimo de precisión, exactitud, credibilidad y confianza con el cual se asociarían los mapas y por supuesto todos los productos generados por tan importante institución.

El IGVSB, con el manejo de tecnología de punta publica en el año 2001, la edición del nuevo Mapa Político de Venezuela, el cual incluye aproximadamente 560.000 km2 de áreas marinas y submarinas que se integran al desarrollo continental e insular para dar representación total del espacio geográfico y marítimo nacional, logrando así consolidar el espacio geográfico venezolano.

2.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA

La Región Sur está conformada por los estados Delta Amacuro, Bolívar y Amazonas.

La Dirección de Sede: Calle Caura, Local 04, planta baja, Edif Administrativo de la CVG (antiguo Maxys). Alta vista, Puerto Ordaz, Parroquia Universidad Municipio Caroní Edo. Bolívar

2.3 MISIÓN DE LA EMPRESA

Dirigir, producir y proveer la información territorial oficial en materia de Geografía, Cartografía, y Catastro, a los fines de contribuir con el desarrollo integral y la seguridad de la Nación.

2.4 VISIÓN DE LA EMPRESA

Ser la institución tecnológica de vanguardia, reconocida nacional e internacionalmente como una organización pionera, vital y estrategia del Estado Venezolano; que hace posible el desarrollo sustentable, que promueve el redescubrimiento y utilización de la invalorable riqueza territorial, con el trabajo creador de toda sociedad.

2.5 PRINCIPALES VALORES

Trabajo en equipo, visión de futuro, excelencia, liderazgo, disciplina, vocación de servicio, son palabras que caracterizan la labor del Instituto Geográfico de Venezuela Simón Bolívar.

2.6 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La organización del IGVSB, es de tipo estructural, lo cual consiste en representar las unidades organizacionales y sus relaciones. Está representada a través de un organigrama vertical que refleja con toda fidelidad una pirámide jerárquica. (Ver figura N°1).

Figura 1: Estructura Organizativa del IGVSB

Fuente: (Intranet IGVSB)

CAPÍTULO III

MARCO TEÓRICO

En el desarrollo de este capítulo se expone la recopilación de información referente a la revisión literaria, a su vez se presentan las definiciones de términos clave y bases legales que enmarcan al estudio.

3.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTO

Es el documento que contiene la descripción de las tareas y actividades que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puntos o unidades administrativas que intervienen. Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorización o documentos necesarios.

3.1.1. Proceso

Son las actividades realizadas por el órgano y ente contratante, mediante las cuales un conjunto de elementos o materiales sufren un proceso de transformación que conducen a obtener bienes tangibles o servicios para satisfacer necesidades.

3.1.2. Procedimiento

Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse de un trabajo repetitivo. Para definir el alcance de un procedimiento se debe tomar en cuenta que este implica los límites de los cuales será aplicado, muestra donde inicia y terminan las actividades, responsabilidades y funciones involucradas.

3.1.3. Construcción de procedimiento

Ø Primer Paso: Determinar para cada actividad contemplada que se quiere o que se obtiene de ella.

Ø Segundo Paso: Conocimiento o información acerca de cómo se realiza y con qué medios.

Ø Ultimo Paso: Implica definir como se verifica lo obtenido.

3.1.4. Formulación de los Procedimientos

Ø Los procedimientos a documentar deben responder a las actividades permanentes internas de la división en estudio, asociados a su razón de ser.

Ø Los procedimiento a ser definidos no deben incluir intervención de ninguna otra unidad de la empresa, salvo para las relaciones de insumos o productos.

Ø Todo procedimiento debe ser documentado incluyendo, sin excepción, las instrucciones y formularios que lo regulan.

Ø Los procedimientos deben ser redactados en forma sencilla y evitando, en lo posible la utilización de términos muy técnicos.

Ø Cada procedimiento descrito debe obedecer al ¿Cómo se hace? Y debe responderse con la realidad del mismo.

Ø Los procedimientos pueden ser diagramado conforme a la simbología básica definida y sin excepción, representar los insumos, productos y cargos involucrados

Ø Todo procedimiento debe ser documentado utilizando los modelos de páginas diseñadas por la división de desarrollo de la organización a fines de garantizar un diseño único para toda la empresa.

Ø Para la recolección de la información y el análisis de procedimiento actual se deben establecer las siguientes interrogantes

¿Que es lo que se hace? ¿Por qué se hace? ¿Dónde se hace?

¿Cuándo debe realizarse este paso? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?.

3.1.5. Técnicas para el análisis del deber ser de los procedimientos

Son lineamientos conformados por una serie de preguntas lógicas que resultan necesarias a la hora de evaluar la ejecución actual de los procedimientos con el objetivo de determinar las posibles fallas. A continuación se presentan unas series de preguntas que deben tomarse en cuenta de determinar el deber ser de los procedimientos que serán tomados en cuenta al momento de evaluar el comportamiento actual de los procedimientos incluidos en el presente estudio.

Ø ¿Son indispensables, cada uno de los pasos e inciden en el producto final?

Ø ¿Existe duplicidad de tareas?

Ø ¿Cuáles son las actividades más complejas?

Ø ¿Se está dedicando mucho tiempo en actividades y recursos a actividades que no agregan valor?

Ø ¿Cuántas personas realizan el procedimiento?

Ø ¿Las tareas están siendo desempeñadas por varias personas?

Ø ¿Las tareas están distribuidas adecuadamente dentro del procedimiento?

Ø ¿La actividad representa demora dentro del procedimiento?

Ø ¿Se emplean muchos formularios en el proceso?

3.3. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN

Ø Procedimientos e instrucciones.

Ø Declaraciones de la Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad.

Ø Manual de la Calidad.

Ø Los Procedimientos requeridos en esta Norma.

Ø Los Documentos necesarios para asegurar la planificación, operación y control de los procesos.

3.4. NORMALIZACIÓN

Es una actividad de conjunto, orientada por un compromiso de alcanzar el consenso que equilibre las posibilidades del productor y las exigencias o necesidades del consumidor.

La Normalización establece con respecto a problemas actuales o potenciales, disposiciones dirigidas a la obtención del nivel óptimo de orden.

3.4.1. Beneficios de la Normalización

Para los Fabricantes:

Ø Facilita el uso racional de los recursos.

Ø Reduce desperdicios y rechazos.

Ø Disminuye el volumen de existencias en almacén y el costo producción.

Ø Racionaliza variedades y tipos de productos.

Ø Mejora la gestión y el diseño.

Ø Facilita la comercialización de los productos y su exportación.

Ø Simplifica la gestión de compras.

Ø Facilita una sana competencia.

Para los Compradores:

Ø Establece niveles de calidad y seguridad de los productos y servicios.

Ø Facilita la información de las características del producto.

Ø Facilita la formación de pedidos.

Ø Permite la comparación entre diferentes productos.

Para el País:

Ø Simplifica la elaboración de textos legales.

Ø Facilita el establecimiento de políticas de calidad, medioambientales y de seguridad.

Ø Mejora la calidad y aumenta la productividad.

Ø Facilita las ventas en los mercados internacionales.

Ø Mejora la economía en general.

Ø Previene las barreras comerciales.

3.5. ¿QUÉ SE NORMALIZA?

Los temas a normalizar son tan amplios como la propia diversidad de productos o servicios. La normalización cubre cualquier material, componente, equipo, sistema, interfaz, protocolo, procedimiento, función, método o actividad.

3.6. ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LA NORMALIZACIÓN ISO

Es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es buscar la estandarización de normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional.

De igual manera se considera institutos de normas nacionales en 160 países, sobre la base de un miembro por país, con una Secretaría Central en Ginebra, Suiza, que coordina el sistema. La Organización Internacional de Normalización (ISO), con base en Ginebra, Suiza, está compuesta por delegaciones gubernamentales y no gubernamentales subdivididos en una serie de subcomités encargados de desarrollar las guías que contribuirán al mejoramiento ambiental. Las normas desarrolladas por ISO son voluntarias, comprendiendo que ISO es un organismo no gubernamental y no depende de ningún otro organismo internacional, por lo tanto, no tiene autoridad para imponer sus normas a ningún país.

Compuesta por representantes de los organismos de normalización (ON) nacionales, que produce normas internacionales industriales y comerciales. Las Normas ISO tienen como finalidad la coordinación de las normas nacionales, en consonancia con el Acta Final de la Organización Mundial del Comercio, cuyo propósito es facilitar el comercio, facilitar el intercambio de información y contribuir con unos estándares comunes para el desarrollo y transferencia de tecnologías.

3.7. MATRIZ FODA

Es una herramienta que se utiliza para comprender las fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una empresa u organización.

El análisis de variables controlables (las debilidades y fortalezas son internas de la organización y por lo tanto se puede actuar sobre ellas con mayor facilidad), en cuanto las variables no controlables (las oportunidades y amenazas las presenta el contexto y la mayor acción que se puede tomar con respecto a ellas es preverlas y actuar a nuestra conveniencia).

Parte Interna

Ø Fortalezas: Son los elementos positivos que los integrantes de la organización perciben (sienten) que poseen y que constituyen recursos necesarios y poderosos para alcanzar los objetivos (el fin de la organización, empresa).

Ø Debilidades: son los elementos, recursos, habilidades, actitudes técnicas que los miembros de la organización sienten que la empresa no tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización.

Parte Externa

Ø Oportunidades: son aquellos factores, recursos que los integrantes de la empresa sienten (perciben) que pueden aprovechar o utilizar para hacer posible el logro de los objetivos.

Ø Amenazas: se refiere a los factores ambientales externos que los miembros de la empresa sienten que les puede afectar negativamente, los cuales pueden ser de tipo político, económico, tecnológico; son todos los factores externos a la organización que se encuentran en el medio ambiente mediato y, en algunas ocasiones inmediato.

3.7 MEJORAMIENTO CONTINUO

La administración de la calidad total requiere de un proceso constante, que será llamado mejoramiento continuo y competitividad, donde la perfección nunca se logra pero siempre se busca.

El Mejoramiento Continuo es un proceso que describe lo que es la esencia de la calidad total y refleja lo que las organizaciones necesitan hacer si quieren ser competitivas a lo largo del tiempo. La mejora continua busca optimizar la calidad de los productos y servicios minimizando los desperdicios en todas sus manifestaciones, para la satisfacción tanto de clientes internos como externos.

Seguidamente se expone algunas definiciones de lo que significa el mejoramiento continuo para algunos autores.

Luis Gómez (1992), considera que el mejoramiento continuo debe ser:

a) Económico es decir que requiere menos esfuerzos que el beneficio que aposta.

b) Acumulativo porque permite abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que garantiza el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado.

James Harrinton (1993), afirma que "mejorar un proceso, para llegar a la calidad total y poder ser más competitivos significa cambiar para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable. Que cambiar y como cambiar depende del enfoque especifico del empresario y del proceso".

3.7.1. Importancia del Mejoramiento Continuo

La importancia de este proceso es que su aplicación contribuye a superar las debilidades de la organización y afianzan las fortalezas. Con la aplicación de esta cultura, las empresas logran ser más productiva y competitivas en el mercado al cual pertenecen; les permite analizar los procesos utilizados y detectar oportunidades de mejora.

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