El proceso de la administración de ventas

Introducción

La administración de ventas está interesada en el aspecto de la dirección del personal de ventas y de las operaciones de marketing de una compañía.

Una buena administración de ventas nos llevará a conseguir los objetivos que nos hemos propuesto. Por ello, la Administración de Ventas, cobra una importancia mayor si además la empresa está en proceso de crecimiento.

En términos de relaciones con el personal, esta responsabilidad va desde el reclutamiento, entrenamiento y motivación del personal de ventas, hasta la evaluación de su desempeño y la determinación de las medidas correctivas que se hagan necesarias.

El gerente de ventas también debe involucrarse en labores de estrategia tales como Planificación y Dirección del programa de Marketing para cada sector o área geográfica, así como en el análisis de los resultados y la toma de medidas correctoras para la mejora como las de las oportunidades potenciales.

Pero una gestión eficiente es complicada ya que tratamos con gente, con personas, sean los propios comerciales o nuestros clientes, por ello nunca, nunca hemos de olvidarnos de su correcta y sacrificada gestión.

El proceso administrativo

1.1.1 Elementos y principios del proceso administrativo.

Importancia, concepto y principios de la

Administración.

Características de los principios de adm.

Descripción y aplicación de los elementos adm. en el área de ventas.

Proceso administrativo

La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo, cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se denomina Ciencia.

Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación:1. Investigación2. Planificación3. Coordinación4. Control5. Previsión6. Organización7. ComandoKoontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:1. Planificación2. Designación de Personal3. Control4. Organización5. DirecciónMiner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos:1. Planificación2. Organización3. Dirección4. Coordinación5. ControlLa Administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado que las Organizaciones le sirven a las personas que afectan.El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto se puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo al grado en que los gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones.I. Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente manera:

El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuación:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el siguiente gráfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.

Según el libro Administración una perspectiva global de los autores Harold Koontz y Heinz Weihrick, las funciones del administrador son: Planificación, Organización, Dirección y Control que conforman el Proceso Administrativo cuando se las considera desde el punto de vista sistémico. Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones políticas, religiosas, filantrópicas y militares.

Administración profesional de ventas

¿QUÉ ES UN GERENTE DE VENTAS?

Un vicepresidente de Mead Johnson & Company describe al gerente de ventas de la siguiente manera; un gerente de ventas es muchas cosas para muchas personas! Es un maestro, un capacitador y un entrenador. Es un reclutador, un empleador y un consejero. Es un líder de su grupo y un seguidor y realizador de las políticas, planes y programas de la compañía, es un tomador de decisiones, un compañero de equipo, un árbitro y un juez, es un consejero, un supervisor y un amigo, desarrollador y soporte de su personal pero en ocasiones también debe ser un ejecutador.

Los gerentes de ventas planeen, dirijan y controlen las actividades del personal de ventas de una organización. Al llevar a cabo estas responsabilidades, los gerentes de ventas 1) preparan planes y presupuestos de ventas; 2) establecen las metas y objetivos de la fuerza de ventas; 3) calculan la demanda y pronostican las ventas; 4) determinan el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas de la organización; 5) reclutan, seleccionan y capacitan a los vendedores; 6) designan los territorios de ventas, establecen cuotas de ventas y definen estándares de desempeño; 7) compensan, motivan y guían a la fuerza de ventas ; 8) conducen el análisis del volumen de ventas, su costo y utilidades; 9) evalúan el desempeño de la fuerza de ventas; y 10) monitorean la conducta ética y social de la fuerza de ventas.

QUE SE NECESITA PARA SER GERENTE DE VENTAS EN PROCTER & GAMBIE

Deben ser administradores de personas físicas, buenos tomadores de decisiones, que resuelvan los problemas creativamente y comunicadores sobresalientes. También deben trabajar muy cerca con otras disciplinas, como parte de todo equipo de marketing. El gerente de ventas también es responsable de "hacer que las cosas sucedan" en el mercado.

Para ser feliz en la gerencia de ventas se deben amar los retos porque estos se tendrán cada día. Se debe ser lo suficiente duro para reponerse cuando un cliente le da la espalda, lo suficiente creativo para resolver problemas por su cuenta, lo suficiente motivado como para fijarse a si mismo metas altas y después luchar para sobrepasarlas. Y se debe amar el trabajo con las personas, porque es la esencia del trabajo.

RESPONSABILIDADES BÁSICAS DE UN GERENTE DE VENTAS

El gerente de ventas debe lograr sus deberes de un esquema mayor de objetivos organizacionales, estrategias de marketing y objetivos de mercado en tanto que monitorea de forma continua el macroámbito (factores tecnológicos, competitivos, económicos, legales, culturales y éticos) y todo aquello publico de la compañía (empleados, proveedores, la comunidad financiera, los medios, los accionistas, los grupos especiales de interés, el gobierno y el público en general).

La planeación es la primera tarea de los gerentes de ventas, por que proporciona la dirección y la estrategia para todas las decisiones y las actividades de la gerencia de ventas. Se hacen planes en cada nivel jerárquico de la compañía. Al nivel del director general, la planeación se orienta principalmente al refinamiento de la admisión de la compañía, al establecimiento de metas y objetivos, al trazo de estrategias generales y al desarrollo de presupuestos totales.

Las metas de ventas proporcionan a la fuerza de ventas a largo plazo y un propósito general, en tanto que los objetivos de ventas establecen claramente los resultados que se deben alcanzar de un periodo especifico.

El pronóstico de ventas es la piedra angular que apoya las demás decisiones de la compañía, por tanto los errores en el pronóstico pueden ser desastrosos. Los gerentes de ventas deben estimar el potencial del mercado para la industria y el potencial de ventas para la compañía antes de desarrollar un pronóstico de ventas final sobre el cual basar toda su planeación y presupuesto operacional para su fuerza de ventas.

El reclutamiento es la tarea de traer personal calificado para emplearlo. Incluye la identificación de fuentes de candidatos potenciales para ventas, métodos para localizarlos y estrategias para atraerlos a presentar su solicitud para un puesto de ventas, el gerente debe de idear un sistema para medirlos contra requisitos predeterminados del puesto. El proceso de inducción se incluye una explicación de las responsabilidades del puesto y las expectativas administrativas, presentación a sus compañeros de trabajo, así como ayuda para que se ajusten social y psicológicamente a la organización y algunas veces también a la comunidad.

Un territorio de ventas es un segmento de mercado o grupo de clientes presentes y potenciales que comparten algunas características comunes al comportamiento de compra. Se deben comparar los territorios sobre las bases de potencial de ventas, lo que a su vez decidirá las cuotas de ventas individuales (las metas motivacionales que se asignen a toda la fuerza de ventas y a los vendedores individualmente.

Para alcanzar la meta más importante de mejorar las utilidades, los gerentes de ventas deben analizar las relaciones de volumen, el costo y las utilidades a través de las líneas de producto, territorios, clientes vendedores y funciones de ventas y marketing. Este análisis busca identificar artículos no redituables para que los gerentes de ventas tomen alguna acción correctiva oportuna para distribuir mejor esos esfuerzos de ventas y mejora la rentabilidad.

La medición y volumen del desempeño de la fuerza de ventas todo esto a través de cualquier sistema con sentido para evaluar a los vendedores necesita descripciones de puesto y acuerdo mutuo respecto a los estándares de desempeño. Los estándares para la medición del desempeño pueden incluir 1) comparaciones de vendedor a vendedor, 2) comparaciones del desempeño actual contra el pasado y 3) comparaciones del desempeño.

Las actividades de ventas de campo y las funciones de marketing de las oficinas centrales deben mezclarse si se busca que los esfuerzos de marketing totales de la compañía sean eficaces y eficientes. El soporte de marketing de las oficinas centrales para las ventas, ayudas de venta, exhibiciones, publicidad de producto, investigación de mercado, planeación del marketing y venta, pronostico, planeación y desarrollo de producto, desarrollo de mercado y relaciones públicas. Una razón poderosa para esta cooperación entre la fuerza de ventas de campo y de las oficinas centrales de marketing es la capacidad de sustitución parcial de las cuatro herramientas promocionales.

En la mayoría de los casos, no se percibe que los gerentes de ventas se desempeñen tan bien como debieran por estas razones: 1) criterios de selección deficientes para promocionarlos al a gerencia de ventas 2) programas de entrenamiento deficientes para la gerencia de ventas, 3) falta de orientación de marketing en el manejo de las operaciones de ventas y 4) mezcla insuficiente de las actividades de ventas y marketing.

Para que los gerentes de venteas realicen un trabajo optimo, es importante el apoyo de la alta gerencia. Los criterios de desempeño gerenciales como acreditación de utilidades e informes orientados a la decisión de las oficinas centrales pueden ayudar mucho a permitir a los gerentes de ventas aumentar la productividad y la generación de utilidades de la fuerza de ventas.

Megatendencias que afectan a la administración de ventas

Diversas tendencias muy aceleradas hacen que el trabajo de la gerencia de ventas sea complejo:

* Competencia extranjera intensa

* Expectativas cada vez mayores de los clientes

* Mayor pericia del comprador

* Desarrollos revolucionarios en tecnología computacional y comunicaciones

* Entrada de las mujeres t de las minorías a la carrera de ventas

* Énfasis creciente en el control de los costos

Para adaptarse exitosamente a estas "Megatendencias", las compañías progresistas están ampliando significativamente el concepto de gerencia de ventas. Existe una mayor integración de las funciones de ventas y marketing. Los gerentes de ventas de campo están adquiriendo un mejor conocimiento de las actividades del marketing en las oficinas y el equipo marketing de las oficinas centrales está obteniendo un mejor rendimiento de la administración de ventas y de las ventas.

En la actualidad toda empresa que quiera crecer o mantenerse necesitara ampliar significativamente el concepto del puesto de gerente de ventas y dar mayor importancia a la selección y capacitación

1.3 Venta Personal.

1.3.1 El profesional de ventas.

VENTA PERSONAL

La Venta Personal es la más poderosa forma de comunicación persuasiva, y representa el último eslabón del ciclo de convencimiento del cliente. El elemento principal en esta forma de comunicación, es la capacidad de retro alimentación inmediata al receptor.

Se dice que no habrá nunca una venta en la cual no termine mediando un ser humano: el vendedor.

Las principales funciones de la venta personal son las siguientes:

– Informar.

– Persuadir.

– Desarrollar actitudes favorables hacia el producto y la empresa.

– Ofrecer un servicio al cliente (durante la venta y después de ella).

– Actuar como nexo entre el mercado y la empresa (informar de posibles cambios en el mercado, sugerir mejoras, etc.).

El vendedor ejerce un papel esencial a la hora de cumplir los objetivos de la empresa. No debemos olvidar que el vendedor es la primera imagen que ofrece la organización, puesto que el encargado de atender al cliente y, normalmente, la percepción que el cliente se lleve será la que proyectará después a la empresa en general.

No hay una segunda oportunidad para dar una buena primera impresión.

Por otra parte, también debemos tener en cuenta que la venta personal es un trabajo muy duro. Entre otras características, se requieren grandes dosis de paciencia, buen humor, persistencia y perseverancia, además de una gran capacidad de trabajo. El vendedor frecuentemente se halla sometido a presiones, pues siempre hay resultados que se tienen que alcanzar, nuevos mercados en los que hay que entrar, etc. Por este motivo, son pocas las personas que, de entrada, quieren desarrollar esta tarea.

CARACTERÍSTICAS DE LA VENTA PERSONAL

Si tuviéramos que escoger una característica que diferenciara la venta personal de los otros instrumentos de promoción, ésta sería la flexibilidad. Ello significa que no podemos considerar la venta personal como un proceso estándar, sino como un proceso con la posibilidad de adaptarlo a cada tipo de situación, producto y cliente.

La venta personal también posibilita una comunicación directa entre vendedor y comprador. En este proceso el vendedor puede aclarar dudas, ampliar características que muchas veces no detallan los catálogos y, al mismo tiempo, le permite adquirir una primera opinión del comprador.

Un rasgo muy importante de la venta personal es que normalmente acaba el proceso de negociación y cierra la venta. Podemos considerarla un instrumento para finalizar acciones comerciales iniciadas con otros instrumentos como la publicidad, las promociones, etc.

Por otra parte, la venta personal no sólo proporciona ventajas; también presenta características negativas. Una de ellas es la limitación temporal, es decir, la dificultad de llegar a muchos clientes en tiempos reducidos. Como estamos viendo, la mayoría de los problemas se plantean cuando hablamos de costes; al tratarse de un instrumento caro, es de difícil aplicación a productos de precio bajo. También en relación con el aspecto económico, cabe decir que un buen vendedor requiere una formación por parte de la empresa, lo cual está provocando que muchas empresas los acaben sustituyendo por máquinas.

EJEMPLO

De todos modos, en la vida cotidiana se demuestra que continuamente estamos efectuando ventas. No es sólo el empresario quien vende su producto, sino que cualquier persona se encuentra involucrada en un proceso de venta. Pensemos en cualquiera de vosotros. De alguna manera tenéis que venderle a vuestro consultor que domináis el tema cuando hacéis una prueba. O pensad en cualquiera de las personas que actualmente gobiernan en el mundo; ellos han de demostrar que están capacitados para hacerlo.

1.3.2 Responsabilidades de marketing en ventas.

Métodos de marketing para ventas

Dado que nos encontramos en un periodo de recesión, las ventas de una empresa se ven disminuidas por factores externos difícilmente controlables. Esto, da mayor importancia todavía, a una buena estrategia comercial y al seguimiento de un óptimo plan de marketing.

– Descuentos por compras adelantadas, si el cliente nos compra diez unidades del producto o diez sesiones de un servicio, se beneficia con un 10%.

– Centrar esfuerzos en el que ya es cliente habitual, ofrecer un servicio diferenciado. Información de novedades y campañas. Muestras de productos. Descuentos en próximos servicios o compras, etc.

– Información según perfiles. Dependiendo del tipo de cliente que sea, le ofreceremos unos descuentos u otros o le promocionaremos unas campañas u otras.

– Programar campañas periódicamente ofertando un determinado producto o servicio. Informando a toda la base de datos de nuestros clientes bien por e-mail, bien por carta. Esto se repite continuamente, por ejemplo una campaña mensual.

– Despertar la necesidad que tiene de contratar nuestro producto o servicio, que visualice él mismo su beneficio particular, imaginando y disfrutando de algo que aún no tiene pero le podemos ayudar a conseguirlo si se decide.

– Utilizar un precio adecuado para cada cliente. No todos tienen la misma solvencia económica. Aunque nuestro producto o servicio sea el mismo, el cliente no lo es. Es preferible perder un poco de nuestro margen de ganancia y conseguir la venta, a perderla por completo.

– Aportar mucha creatividad y despertar las necesidades del cliente en cualquiera de los medios de publicidad que utilicemos.

– Marcar unos objetivos de ventas algo superiores a los reales y ceñirnos al plan comercial y a la estrategia de venta. Con un objetivo mayor, es probable que de no conseguirlo quedemos más cerca del objetivo real.

– Las recomendaciones son fundamentales, pero no se debe pedir a tu cliente que te recomiende a otra persona para ir a tocarle la puerta.

Posibilidad de después de haber contratado un servicio o producto, se beneficie de un vale descuento que podrá utilizar tanto él como sus familiares y amigos. De esta forma si no tiene necesidad de usarlo, le despertará a alguien esta misma necesidad con tal de no desaprovecharlo. Habremos conseguido un cliente nuevo, y si no le habremos vendido de nuevo al mismo, otro producto o servicio.

– Un servicio bien hecho, una buena atención y en definitiva un cliente satisfecho, a través de uno de los canales más importantes de ventas, el boca a boca, conseguirá que se hable bien de nosotros y a su vez nos aportará nuevos clientes.

Importancia de las ventas como carrera

El liderazgo y su importancia en las ventas

Cuando se habla de ventas, se habla también de gente, de clientes, de vendedores, y de relaciones interpersonales. Por esta razón, los vendedores tienen que dar su mejor esfuerzo para desarrollar esas habilidades que le van a permitir llegar al éxito.

Primero que todo, los vendedores deben ser persistentes debido a que ellos enfrentan muchos obstáculos y negativas a la hora de vender. Sin embargo, deben superar todas esas dificultades para llegar a ser profesionales exitosos. Siendo un vendedor, usted no puede darse por vencido fácilmente, sino que debe enfocarse en lograr sus metas y considerar esos obstáculos como un reto que le permitirá estar cada vez más cerca de su meta. También, se debe tener claro que es lo que se quiere alcanzar y la manera en que se va a hacer realidad sin preocuparse por detalles que pueden afectar negativamente el trato.

Un vendedor exitoso tiene que saber escuchar a sus clientes y hacerles preguntas de calidad. Si un vendedor logra descifrar lo que el cliente anda buscando, le será muy fácil promocionar sus servicios o productos de una forma acertada. Además, la única forma de hacer que el cliente adquiera lo que usted ofrece es conociendo como satisfacer sus necesidades y objetivos. Es importante que usted también demuestre su pasión por las ventas en cada momento que le sea posible, aún cuando el cliente está hablando y usted escuchando. Los grandes vendedores demuestran que son fieles apasionados de sus compañías, las mercancías, y los clientes. De esta forma, ellos animan al cliente a confiar en sus productos, en la compañía, e inclusive en los vendedores.

Cada vez que se encuentre al frente de un vendedor exitoso, usted podrá reconocer que es gente que trabaja y se hace responsable de su rendimiento y sus resultados. Los buenos vendedores trabajan para mantener a los clientes interesados en los productos o servicios que se le ofrecen, y a la vez, ganar nuevos clientes. Las ventas demandan mucha dedicación y responsabilidad para hacerle frente a los problemas que vienen luego de vender un servicio o un producto. Si usted no puede cerrar una venta o si la relación cliente-vendedor se ve dañada por un motivo del cual usted es responsable, solamente debe aprender de esas experiencias y prepararse para intentarlo de nuevo y alcanzar el éxito.

Conclusión

La administración no se basa en la propiedad, si no en las habilidades que se obtienen por el conocimiento y la exploración, es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos.

Las ventas es lo mas importante en una empresa, por eso se necesita personal altamente capacitado, que sepa mantener y aumentar clientela, gracias a sus aptitudes, habilidades y conocimientos.

Anexos

Autor;

Ing.-Lic. Yunior Andrés Castillo

Santiago de los Caballeros,

República Dominicana

2011.