Manual de operaciones para un banco de programas y proyectos en Colombia

1. ASPECTOS GENERALES.

1.1 QUÉ ES EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS:

DEFINICIONES:

LEY 38 DE 1989. Art. 32. "Es un conjunto de actividades seleccionadas como viables, previamente evaluadas social, técnica, económicamente registradas y sistematizadas en el Departamento Nacional de Planeación."

DECRETO 841 DE 1990. Art. 3 "Es un sistema de información que registra proyectos de inversión seleccionados como viables, susceptibles de ser financiados con recursos del Presupuesto General de la Nación, previamente evaluados técnica, económica y socialmente, administrado por el DNP."

LEY 152 DE 1994. Art. 27. "Es un instrumento para la planeación que registra los programas y proyectos viables técnica, ambiental y socioeconómicamente, susceptibles de financiación con recursos del Presupuesto General de la Nación."

ORDENANZA 50 de 1995. "Un instrumento sistematizado y dinámico de la planeación que registra los programas y proyectos viables técnica, ambiental y socio – económica y legalmente susceptibles de ser financiados con recursos públicos en el territorio departamental."

PLANEACIÓN NACIONAL. "Manual de Operaciones y Metodologías 1991." "Es un sistema de información que permite, mediante el uso de criterios técnicos y económicos comúnmente aceptados, definir los requisitos para la realización de proyectos de inversión y adelantar un seguimiento sistemático de cada una de las etapas de los proyectos en desarrollo."

PLANEACIÓN NACIONAL. " RED NACIONAL DE BANCOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS 1995."

"Es una herramienta del sistema de planificación que permite tomar decisiones a lo largo de todo el ciclo de vida de la inversión; permite mejorar la eficiencia de la inversión pública proveniente de los distintos niveles de gobierno, para el crecimiento y desarrollo integral; y permite realizar el monitoreo y el seguimiento a las inversiones."

1.2 PARA QUÉ SIRVE EL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS:

A. PLANEACIÓN.

La ley 152 de 1994, Ley Orgánica del Plan de Desarrollo determinó que todo plan de desarrollo constará de dos partes, un componente general de carácter estratégico y otro que contenga el plan de inversiones. Es función de Planeación Departamental coordinar, concertar y orientar la correcta elaboración de los planes departamentales y municipales bajo esta determinación.

Los planes de desarrollo están conformados por programas, subprogramas y proyectos; en ellos se priorizan los problemas a resolver buscando organizar y dar racionalidad a las acciones, optimizando los recursos para lograr metas y objetivos. Los programas y proyectos son la base de ejecución de los planes de desarrollo.

El Banco de Programas y Proyectos cuenta con información detallada de los proyectos que solicitan recursos del Departamento, así como del estado de ejecución en que se encuentra cada uno, pueden ingresarse las solicitudes anuales por proyecto y por secretaría. Es por lo tanto una herramienta que proporciona información oportuna y verás de los requerimientos de inversión

La utilización del Banco de Programas y Proyectos implica que los proyectos registrados han identificado adecuadamente el problema a resolver y mediante una correcta formulación determinaron la alternativa más viable técnica, institucional, económica, social, ambiental, legal y política, para solucionarlo.

El proceso de planeación se fortalece cuando la ejecución se realiza acompañada de un seguimiento al desarrollo de las actividades, obtención de productos, objetivos específicos y generales del proyecto. Los ajustes realizados aquí permitirán que las programaciones futuras de proyectos similares sean cada vez más ajustadas, mejorando todo el proceso de ejecución de los programas y proyectos públicos.

El mayor aporte a la planeación lo hace la evaluación posterior del proyecto, en la medida que confirma o niega la validez del proyecto para solucionar los problemas identificados en la formulación y permite reafirmar o en su defecto reorientar las estrategias y programas propuestos inicialmente.

B. PROPÓSITO DE GOBERNAR.

A partir de la utilización del Banco de Programas y Proyectos se gestan procedimientos administrativos que garanticen de manera efectiva la realización de los planes de gobierno, consignados en los planes de desarrollo.

La existencia de una Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos facilitará y garantizará a los funcionarios públicos de cada nivel administrativo, la coordinación de sus planes de gobierno con los planes de desarrollo, los planes de acción y presupuestos y de éstos con los correspondientes de los demás niveles.

La información que genera el Banco de Programas y Proyectos va desde el detalle mismo de la programación, ejecución y evaluación de los proyectos, hasta los informes consolidados por programas, subprogramas, entidades, etc., lo cual permite tener diferentes visiones gerenciales de las acciones que se adelantan. El Banco al contener la totalidad de requerimientos de inversión del departamento, facilita la adopción de decisiones de inversión, la búsqueda de recursos complementarios que permitan cumplir con las metas propuestas en dichos proyectos y la generación de estadísticas e indicadores.

C. PRESUPUESTO.

El conjunto de proyectos permite realizar un diagnóstico de las necesidades de inversión pública en los diferentes sectores; facilita la elaboración de los presupuestos sectoriales e institucionales.

La elaboración del Presupuesto Anual y del Plan Operativo Anual de Inversiones se facilita por la utilización del programa "Sistema de Seguimiento y Evaluación de Proyectos de Inversión" SSEPI, el cual trae un módulo específico para procesar esta información.

D. PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

Este aspecto cobra gran importancia con la implementación del Banco de Programas y Proyectos. Es la comunidad la que convive con las necesidades y quien conoce más a fondo la problemática que los afecta y mediante sus solicitudes a las administraciones municipales, departamentales o nacional dan origen a los proyectos.

La veeduría ciudadana toma verdadero sentido y se concreta a través de los proyectos, cuya ejecución debe ser controlada por asociaciones comunitarias.

La comunidad también participa directamente en la ejecución de los proyectos, en la medida que aporta recursos materiales, humanos, financieros etc. Esta situación le genera a la comunidad un sentido mayor de pertenencia hacia el proyecto, garantizando el éxito en la operación del mismo.

Cualquier persona natural o jurídica tiene libre acceso para consultar la información contenida en el Banco de Programas y Proyectos, lo cual da transparencia a todo el proceso y fortalece el papel de veedor de la comunidad.

1.3 QUÉ ES UN PROYECTO Y QUÉ ES UN PROGRAMA:

DEFINICIÓN DE PROYECTO:

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN, "Manual metodológico para la identificación, preparación y evaluación de proyectos."

"El proyecto es la unidad mínima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de la población."

BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE ANTIOQUIA.

Un proyecto es un conjunto de componentes y actividades que demandan el consumo de recursos humanos, técnicos y físicos, programados en el tiempo para alcanzar unas metas físicas, las cuales llevan al cumplimiento de un propósito y una finalidad.

DEFINICIÓN DE PROGRAMA:

ESTATUTO ORGÁNICO DE PRESUPUESTO, art. 14.

"Son programas los constituidos por las apropiaciones destinadas a actividades homogéneas en un sector de acción económica, social, financiera, o administrativa a fin de cumplir con las metas fijadas por el Gobierno Nacional, a través de la integración de esfuerzos con recursos humanos, materiales y financieros asignados".

DNP, DIVISION ESPECIAL DE EVALUACIÓN, "PLAN INDICATIVO, UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN":

"Una estrategia de acción cuyas directrices determinan los medios que, articulados gerencialmente, apoyan el logro de uno o varios objetivos de la parte general del Plan Nacional de Desarrollo. La ejecución de un programa está a cargo de una unidad de gestión".

MANUALES METODOLÓGICOS DEL BPIN, GLOSARIO:

"Un programa es una estrategia de acción cuyas directrices determinan los medios que articulados gerencialmente permiten dar una solución integral a los problemas. Como estrategia, un programa contiene los objetivos y metas, el conjunto de proyectos elegibles y el plan de inversiones. Los programas se definen en términos de objetivos de carácter multisectorial".

RED NACIONAL DE BANCOS Y PROYECTOS, "NORMAS MODELO":

"El conjunto de actividades articuladas entre sí, dirigidas al logro de un propósito que, por su amplitud, requiere de la ejecución de varios proyectos".

DNP, "DEL PLAN DE GOBIERNO AL PLAN DE DESARROLLO MUNICIPAL": "Un conjunto de disposiciones referido a una actividad, a un sector o a un espacio. El programa debe hacer referencia a un contenido homogéneo, de modo que pueda ser operativo y producir los efectos esperados".

DNP, "NOTAS SOBRE LAS DIFERENTES APLICACIONES DE LOS CONCEPTOS DE PROGRAMA Y PROYECTO DE INVERSIÓN".

"Un programa es una manera de agrupar proyectos o acciones, que contribuyan

de manera individual al cumplimiento de un objetivo, y que requiere la aplicación de todas las acciones de manera integral para el cumplimiento de dicho objetivo, generalmente sectorial."

Para registrar programas en el Banco de Programas y Proyectos del

Departamento, se pueden presentar dos opciones:

• En la primera, el programa tiene identificados claramente y de manera anticipada los componentes y las actividades, a su vez es posible medirlas, cuantificarlas y valorarlas. Se conocen las acciones a desarrollar no importando que el programa se ejecute en todo el departamento o parte de él. En estas condiciones es factible diligenciar adecuadamente el proyecto como programa, así como hacerle seguimiento y evaluación en su totalidad. Se tendrá un sólo registro en el Banco.

• En la segunda opción no se pueden identificar anticipadamente los componentes y actividades del proyecto, ni cuantificarse o valorarse, y los servicios son demandados gradualmente por los municipios; sólo en ese momento se conoce verdaderamente la magnitud del proyecto. En este caso se registrará en el Banco, el programa con la información básica y cuando la demanda se haga efectiva se formulará cada proyecto y se radicará con su propio código. El seguimiento en el SSEPI se efectuará por proyecto y será función de la Secretaría respectiva hacer por fuera del sistema la evaluación del programa.

1.4 ETAPAS DE UN PROYECTO:

Todo proyecto de inversión para lograr los objetivos propuestos debe pasar por cuatro etapas: Preinversión, Inversión, Operación y terminado.

PREINVERSION

Se refiere a todas las acciones relacionadas con la formulación (identificación y preparación) y/o la evaluación de un proyecto. En este estado deben desarrollarse todos los elementos de juicio necesarios para tomar una decisión técnica, institucional, económica, social, ambiental, legal y política de adelantar o acometer un proyecto.

Las tres actividades principales que deben desarrollarse en la etapa de preinversión son: identificación del problema, la preparación de la o las alternativas de solución y evaluación ex – ante.

En la preinversión se encuentran diferentes niveles de estudio, los cuales se deberán realizar o no, dependiendo del nivel de complejidad del proyecto que se está evaluando. Los niveles de estudio considerados en la etapa de preinversión pueden ser:

Idea: Identificación de un problema o necesidad que se hace necesario solucionar, se definen las posibles alternativas mediante las cuales se le puede dar solución. Con la información obtenida en esta etapa no es recomendable que se lleve a cabo un proyecto.

Perfil: Evaluación de las diferentes alternativas de solución y selección de la alternativa viable que sea más apropiada. Utiliza información secundaria y valores promedio, incorpora información técnica y de mercado.

Prefactibilidad: Evaluación con mayor profundidad que en la etapa de perfil. Las alternativas viables se estudian con mayor detalle evaluando sus bondades económicas y técnicas. Se pueden aceptar prediseños a criterio del viabilizador.

Factibilidad: Se perfecciona la alternativa seleccionada como más rentable con base en información preparada exclusivamente para este fin. En esta etapa deben estudiarse más detalladamente los aspectos de localización, tamaño y momento óptimo de materializar el proyecto. Se pueden preparar diseños preliminares.

INVERSION

En la etapa de inversión se ejecutan o aplican los recursos del proyecto. Puede incluir los estudios específicos que conforman el diseño definitivo del proyecto. En esta etapa se realiza el seguimiento físico – financiero que garantiza la correcta aplicación de los recursos asignados, mediante la determinación de las causas de las variaciones presentadas en la programación y la introducción de los ajustes pertinentes.

Las siguientes son las etapas de la inversión:

Diseño: Una vez decidida la ejecución de un proyecto y garantizado su financiamiento, se elaboran los diseños definitivos.

Ejecución: Corresponde a la materialización del proyecto y se concreta en la construcción de una obra, la adquisición de un equipo, la ejecución de un plan etc.

Terminación de la obra: Se encontrarán en esta etapa aquellos proyectos de infraestructura que habiendo completado la etapa de ejecución de la obra no se han puesto en marcha.

OPERACIÓN

En esta etapa el proyecto se pone en marcha y se generan los beneficios para los cuales se diseñó. Para una correcta operación, se recomienda realizar seguimiento y evaluación de resultados al proyecto. El proyecto se ejecutó y entra en funcionamiento.

Nota: No todos los proyectos atraviesan todas las etapas anteriormente descritas. Es posible que de una etapa inicial de perfil, el proyecto pase a la etapa de diseño o ejecución directamente.

TERMINACIÓN:

Momento en el cual se considera llega a su etapa final el proyecto y por consiguiente se han alcanzado la totalidad de los beneficios y las metas para los cuales se planteo el proyecto. En este momento se efectúa la verdadera evaluación ex-post, sobre los efectos, impactos y resultados.

1.5 FUENTES DE FINANCIACIÓN.

Las principales fuentes de financiación de los proyectos a las cuales pueden acceder las administraciones públicas departamentales y municipales son:

• Recursos propios.

• Transferencias de la Nación ( Ley 60/93).

• Sistema Nacional de Cofinanciación.

• Fondo Nacional de Regalías (Ley 141/94).

• Red de Solidaridad Social.

• Recursos del Crédito (interno y/o externo).

• Sector privado.

• Cooperación técnica internacional.

• Institutos y programas.

RECURSOS PROPIOS.

Nacionales, departamentales y municipales, se componen de los ingresos tributarios (Impuestos) y no tributarios (Tasas y tarifas). Constituyen la fuente primaria de los gastos públicos de cada nivel.

TRANSFERENCIAS DE LA NACIÓN.

Están destinadas a los departamentos y municipios, provienen de los ingresos corrientes que recauda la Nación, se entregan bajo dos formas: el situado fiscal y las participaciones de los municipios. El primero financia los programas de educación (60%) y salud (20%), dejando el restante 20% como de libre inversión en educación y/o salud.

La participación en los ingresos corrientes de la nación se distribuye un 60% por criterios de equidad ( NBI, grado de pobreza) y el 40% restante según datos poblacionales y eficiencia administrativa. Financia la educación , la salud, los proyectos de agua potable y saneamiento básico, la recreación y la cultura y un

20% de libre inversión.

SISTEMA NACIONAL DE COFINANCIACIÓN.

Financia parcialmente proyectos regionales o locales acordes con políticas nacionales. Lo conforman cinco fondos de financiación cada uno de los cuales tiene su propia área de acción, estos fondos son:

• El Fondo de Inversión Social, FIS que cubre los sectores de educación y salud.

• El Fondo de Infraestructura Vial, FIV, atiende la vías secundarias.

• El Fondo de Caminos Vecinales, FCV, cubre las necesidades de vías terciarias.

• El Fondo de Infraestructura Urbana, FIU, que como su nombre lo indica da solución a las necesidades de servicios públicos y de escenarios urbanos.

• El Fondo de Desarrollo Rural Integrado, DRI, para proyectos de inversión rural.

FONDO NACIONAL DE REGALÍAS.

De esta contraprestación económica por la explotación de los recursos no renovables se benefician:

• Los puertos marítimos y fluviales por donde se transportan estos productos, 8%.

• Los municipios productores, 12.5%.

• Los departamentos productores, 47.5%

• El Fondo Nacional de Regalías, 32%.

RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL.

Se centra en programas de beneficio social, como son el empleo, asistencia alimentaria, apoyo a mujeres cabeza de familia, vivienda etc. Primero se asignan los recursos en la mesas regionales de trabajo y luego se formulan los proyectos.

RECURSOS DEL CRÉDITO.

Son potestad de cada entidad territorial y dependen de su capacidad de endeudamiento, se destinan exclusivamente a inversión. Pueden ser internos o externos.

SECTOR PRIVADO.

Existen fundaciones y organismos no gubernamentales que financian diferentes sectores según sea su área de acción. Generalmente son recursos no reembolsables y no exigen contrapartida.

COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL.

Al igual que en el sector privado nacional, en el exterior existen organismos y fundaciones que hacen donaciones para financiar proyectos locales. Tienen sus propios manuales y formatos para la solicitud de recursos. Son fuentes de financiación poco utilizadas en nuestro departamento.

INSTITUTOS Y PROGRAMAS.

Instituciones del orden nacional que administran sus propios recursos y que previo acuerdo con las secretarías y entidades departamentales, pueden asignar recursos a proyectos de interés localizados en el departamento. También existen programas específicos de cobertura nacional que orientan algunos ministerios y que invierten recursos en los departamentos y municipios, tales como "Plante y pa' lante" etc.

Cuando se formula un proyecto deben evaluarse todas estas posibles fuentes y no centrarse en una o unas pocas.

2. OPERACIÓN DEL BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEPARTAMENTAL.

Los proyectos pueden ingresar al Banco de Programas y Proyectos de Inversión Departamental -BPPID-, provenientes de tres fuentes: Los municipios, las Secretarías y las Entidades descentralizadas departamentales.

METODOLOGÍAS A UTILIZAR

Todo proyecto debe ser presentado en los "Manuales Metodológicos para la identificación, preparación y evaluación de proyectos" del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional -BPPIN-, acompañados siempre por la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión – EBI – (ver anexo N° 1).

Los manuales metodológicos que ha desarrollado Planeación Nacional son en total 27, de ellos se utilizan 16 en la presentación de proyectos al Banco de Programas y Proyectos del Departamento de Antioquia, como se muestra en el siguiente cuadro:

CODIGO METODOLOGIA

028 SIN METODOLOGIA BPIN. METODOLOGIA GENERAL.

000 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE PEQUEÑA IRRIGACION. METODOLOGIA PARA PROYECTOS REGIONALES DE COMERCIALIZACION.

001 METODOLOGIA DE PROYECTOS PARA CUARTELES DE POLICIA.

012 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE MEDIO AMBIENTE

013 METODOLOGIA PARA ESTUDIOS DE INVESTIGACION

014 METODOLOGIA PARA PROYECTOS MENORES

017 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA MENOR Y SERVICIOS DEL SECTOR AGROPECUARIO

018 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE ELECTRIFICACION RURAL

019 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO

020 METODOLOGIA PARA MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA VIAL NO URBANA

021 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA VIAL NO URBANA CON BAJOS NIVELES DE TRANSITO

022 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA VIAL NO URBANA CON ALTOS NIVELES DE TRANSITO

023 METODOLOGIA PARA ESTUDIOS DE PREINVERSION

024 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE PRESTACION DE SERVICIOS EDUCATIVOS

025 METODOLOGIA PARA PROYECTOS DE ATENCION DEL PRIMER NIVEL DE SALUD

Existen cuatro metodologías que no pertenecen a ningún sector específico, la metodología General 001 (A y B), la metodología para estudios de investigación

018 y la metodología de Proyectos Menores 019. En lo que respecta a la General y proyectos Menores, para saber cuándo se aplican, el Banco de Programas y Proyectos del Departamento de Antioquia definió los siguientes criterios:

• Todo proyecto cuyo costo total sea inferior a 250 salarios mínimos mensuales legales vigentes, se presentará en la metodología de Proyectos Menores. Si el formulador lo prefiere puede utilizar, si existe, el manual metodológico sectorial.

• Cuando el costo total del proyecto iguale o supere los 250 salarios mínimos, deberá presentarse el proyecto en el manual metodológico sectorial correspondiente. En caso de no existir ningún manual, se utilizará el general

001 (A o B).

• El General A para proyectos donde sólo se generarán beneficios cuando se termine la inversión.

• El General B para proyectos donde los beneficios se generan a medida que se efectúa la inversión.

DÓNDE SE PRESENTAN?

De acuerdo a las fuentes de financiación definidas en la formulación del proyecto, se determina si este se radica en la Unidad Departamental de Cofinanciación – UDECO-, en las Secretarías departamentales respectivas o en otras entidades financiadoras.

En el primer caso se radicarán los proyectos que soliciten recursos de cofinanciación nacional, aunque también soliciten recursos departamentales, estos proyectos siguen los procedimientos establecidos por el Sistema Nacional de Cofinanciación. Finalmente estos proyectos mediante un proceso interno quedarán registrados en el Banco de Programas y Proyectos del Departamento.

Si únicamente se solicitan recursos departamentales o departamentales y municipales, se inscriben en la Secretaría o Instituto Descentralizado departamental según el sector con el que se relacione el proyecto.

Cuando se requieran recursos del Presupuesto General de la Nación para proyectos de interés del Departamento, la secretaría o entidad descentralizada departamental formula el proyecto en el manual sectorial correspondiente y lo entregará a la entidad nacional del sector, quien previo acuerdo lo inscribirá en el BPPIN.

Cuando se soliciten recursos a otras entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales , se aplicarán las metodologías y procedimientos establecidos por ellas.

HASTA CUÁNDO?

El Banco de Programas y Proyectos Departamental recibe proyectos para radicación y registro durante todo el año.

No obstante lo anterior, existe una fecha límite, 30 de Mayo, para que los proyectos presentados al Banco puedan acceder a los recursos del Departamento de la vigencia inmediatamente posterior, de tal forma que se permita su revisión, ajuste, viabilización y registro.

Esta fecha considera los tiempos necesarios para la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones y del Presupuesto del Departamento, a los cuales el Banco de Programas y Proyectos contribuye con su información. Los tiempos y las actividades que se realizan se pueden observar en el cronograma que se presenta más adelante.

Un proceso similar se da en la consecución de recursos del Presupuesto General de la Nación, por lo cual si el Departamento está interesado en acceder a recursos propios de las entidades nacionales con asiento en el departamento, deberá tener listos los proyectos y realizar todas las gestiones en los meses de noviembre y diciembre.

Según lo establece el decreto 841 de 1990 en su art. 23, para que un proyecto pueda ser tenido en cuenta en el Plan Operativo Anual de Inversiones de la Nación, deberá ser registrado a más tardar el 1° de Febrero del año anterior al que se está programando; esto deja sólo el mes de enero para su viabilización y registro en el BPIN, a menos que el proyecto ya esté registrado con anterioridad.

Los proyectos que atienden situaciones de emergencia no se someten a los trámites regulares, pueden incorporarse primero al presupuesto y luego de tres meses, radicarse en el Banco de Programas y Proyectos para su seguimiento. Deben eso sí, presentarlos en los manuales definidos para cada caso.

Las fichas EBI y el seguimiento a los proyectos que adelanten los municipios exclusivamente con sus recursos propios, se remitirán al Banco de Programas y Proyectos, para efectos de la evaluación de los planes de desarrollo que debe adelantar Planeación Departamental, máximo hasta terminar el mes de Septiembre.

CRONOGRAMA PARA FORMULACION, VIABILIDAD Y REGISTRO DE PROYECTOS

3. FLUJOGRAMA DE LOS PROCESOS PARA LOS PROYECTOS DE INVERSION DEPARTAMENTALES.

Formulado el proyecto en el manual metodológico correspondiente y para los casos en que sólo requiera recursos departamentales o departamentales y municipales, el proyecto se entrega en la oficina de Planeación de la entidad o la encargada de la coordinación de los proyectos en cada Secretaría o entidad descentralizada departamental.

La inscripción no se hace en el SSEPI, sino en una base de datos independiente con el fin de tener un registro de las solicitudes hechas al Departamento, así no se financien todas. Los proyectos recepcionados desde los municipios por la secretaría o entidad descentralizada, se clasifican por programa y se entregan a la respectiva dependencia que lo coordina, donde se confronta con el Plan de Desarrollo Departamental y sectorial si existe, para determinar la elegibilidad y posibilidad de cofinanciación. En caso de no ser elegible se notificará tal decisión al funcionario municipal que lo presentó, quien a su vez la comunicará a la comunidad.

Si la decisión es positiva los técnicos de la dependencia verifican que el proyecto haya sido presentado en el manual definido y cumpla las demás condiciones exigidas en el mismo. En caso negativo, se devuelve con las observaciones al municipio para que realice los ajustes. Cuando la iniciativa del proyecto fue de una dependencia de la entidad que coordina el programa, la revisión conjuntamente con la viabilización, la efectúa la oficina de Coordinación o Planeación de la entidad.

Ajustados los proyectos se entregan a la oficina de Coordinación o Planeación de la secretaría, quien diligencia la ficha de radicación de los proyectos en el formato que elaboró la Red Nacional de Bancos de Proyectos para el efecto (ver anexo N°

2). Las fichas se entregan a la Dirección del Banco de Proyectos, quien los radica

y asigna un código de identificación de 11 dígitos, cuya estructura es la siguiente:

CAMPOS NÚMERO DE DIGITOS

Años 2

Departamento 2

Municipio 3

Número de radicación 4

Sólo los proyectos que sean radicados hasta mayo 30 tendrán la oportunidad de acceder al presupuesto departamental de la vigencia siguiente.

Asignado el número de radicación el proyecto vuelve a la oficina de coordinación o de planeación de las Secretarías o Entidades descentralizadas cuyo personal está en posibilidad de dar la viabilidad técnica, ambiental, institucional y socioeconómica de los proyectos, tanto de iniciativa municipal como de su misma institución, viabilidad delegada por Planeación Departamental. Cualquier ajuste que se deba realizar se notificará al municipio o funcionario de la entidad quien lo formuló.

Un proyecto será viable cuando " todos los elementos, actividades y procedimientos planteados son necesarios y suficientes para que con su aplicación se garantice el logro de la situación planteada como deseada y como objetivo del proyecto, siempre que este objetivo sea pertinente en términos de desarrollo económico".

Al dar la viabilidad de un proyecto el funcionario deberá considerar como mínimo los siguientes puntos:

VIABILIDAD TÉCNICA

• Está completa y clara la situación a transformar por el proyecto?

• Están identificadas las causas que generaron el problema?

• Cuáles son los efectos negativos generados por estas causas?

• El objetivo se relaciona con dicha situación, es razonable y posible?

• El logro del objetivo se puede medir? Cómo? O es del tipo mejorar, desarrollar, sensibilizar?

• Las metas son coherentes con relación a la situación y al objetivo?

• Las cifras presentadas y los parámetros utilizados en esta información son correctos?

• Son comparables las alternativas presentadas?

• Se identifica el o los productos de cada alternativa? Se pueden cuantificar?

• Si es una sola alternativa, es apropiada? Podrían considerarse otras?

• Las dimensiones, especificaciones técnicas y demás características son correctas?

• Las actividades y elementos que conforman la alternativa son suficientes y necesarias?

• Las condiciones para su ejecución son apropiadas?

• Se consideran todos los componentes y actividades dentro del cronograma de ejecución? Los componentes y actividades se pueden cuantificar y valorar?

• El tiempo considerado para cada actividad es razonable?

• Se presenta análisis de costos unitarios? Son correctos? Si no, los parámetros utilizados son correctos?

• La estructura de costos está completa y clara? Los componentes están ordenados? No se excluye ninguna actividad? No se incluyen otras no definidas en la descripción de las alternativas?

• En general el costo total de la alternativa es razonable?

VIABILIDAD AMBIENTAL

• El proyecto requiere licencia ambiental? Se presenta dicha licencia?

• El proyecto tiene algún impacto negativo sobre los recursos naturales? Cuál?

• Se presentan medidas de prevención, mitigación o compensación coherentes con los impactos descritos?

• Los proyectos, al igual que en el medio físico – natural impactan al medio antrópico con igual o mayores consecuencias, lo cual amerita empezar a pensar en los componentes y atributos tales como la cultura, la tecnología, los valores etc.

VIABILIDAD INSTITUCIONAL

• El mecanismo de ejecución del proyecto es eficiente y garantiza su correcta ejecución?

• La entidad ejecutora está en capacidad de aplicar dicho mecanismo?

• El personal y el apoyo logístico es suficiente y necesario?

• La entidad operadora del proyecto está en capacidad técnica y financiera para operar el proyecto?

• Se incluye algún programa de fortalecimiento institucional relacionado con la ejecución del proyecto? Es adecuado?

• El costo administrativo de la ejecución y supervisión del proyecto es correcto?

VIABILIDAD SOCIOECONÓMICA

• Se estimaron adecuadamente los beneficios económicos del proyecto?

• Se consideraron adecuadamente los efectos positivos sobre la vida de la población?

• Se estimaron adecuadamente los costos del proyecto? (incluye costos ambientales e institucionales)

• Se consideraron adecuadamente los efectos negativos sobre la vida de la población?

• La relación beneficio/costo es favorable?

• Los indicadores utilizados son adecuados? Su resultado es favorable?

Se recomienda que en cada entidad utilizando el programa SSEPI, se conforme una matriz de costos sectorial que puedan consultar todos los funcionarios de la misma entidad que deban formular proyectos. Igual recomendación es válida para ampliar los indicadores sectoriales que presenta el SSEPI.

Realizados los ajustes y emitida la viabilidad, se remiten los proyectos al Banco de Programas y Proyectos para su registro, lo cual tiene como plazo máximo hasta junio 30. El BPPD lista los registrados hasta esta fecha, que pueden ser iguales o inferiores a los radicados a mayo 30 (en caso de no viabilizarse todos los radicados) y los entrega a cada Secretaría o Entidad descentralizada, según su competencia. Estos proyectos tienen la posibilidad de ingresar al POAI del siguiente año.

La oficina de Coordinación o de Planeación de cada Secretaría o Entidad descentralizada, conjuntamente con el Secretario o Director, aplica criterios de priorización para definir el POAI. Los lista e informa a cada una de sus dependencias cuales proyectos serán financiados, los funcionarios de estas oficinas a su vez informarán a los municipios y éstos a la comunidad.

Según el documento " Viabilidad, elegibilidad y prioridad en la gestión de proyectos de inversión " de la Red Nacional de Bancos de Programas y Proyectos, por prioridad se entiende " Mecanismo de ordenamiento de los proyectos a ser financiados, dentro de una muestra de proyectos viables y elegibles para su financiación".

El mismo documento afirma que el ejercicio de la priorización puede ser muy sencillo o muy complejo, dependiendo de las variables que se consideren para calificar los proyectos y cambian con cada sector. Algunas de las variables a tener en cuenta para determinar los criterios de prioridad pueden ser:

• Grado de bienestar común que proporciona el proyecto. Aunque este criterio es de difícil cuantificación, se puede estimar con base en el deseo manifiesto de la comunidad por la ejecución del proyecto.

• Orden de necesidades o problemas de la comunidad a los que responde el proyecto. Este criterio se relaciona con los análisis de los diagnósticos (municipales o departamentales) y el número de beneficiarios en comparación al número de habitantes de la localidad del proyecto. Es decir, define la importancia relativa en términos de beneficiarios.

• Grado de contribución del proyecto al desarrollo de la economía local. Esta variable se estima mediante los resultados de la evaluación económica y social del proyecto.

• Características de los beneficiarios del proyecto. Esta variable puede tenerse en cuenta cuando se pretende dar prioridad a grupos especiales.

• Beneficios indirectos del proyecto. Esta variable puede considerarse como criterio de prioridad, teniendo en cuenta, no solamente el objetivo del proyecto sino los posibles impactos indirectos.

• Impactos ambientales. Teniendo en cuenta que los proyectos contienen el respectivo análisis de los impactos ambientales, se puede dar prioridad a aquellos cuyo impacto sea positivo o mínimo en comparación con otros similares.

• Aquellos propios del sector que se consideren pertinentes.

Cada instancia, municipal y departamental, una vez asignados los recursos ejecuta los proyectos de su iniciativa y genera informes periódicos de seguimiento que son entregados a la oficina de Coordinación o Planeación de la secretaría o Entidad descentralizada departamental, quien con la ayuda del SSEPI los ingresa al sistema del Banco.

La ordenanza 42 de 1995 Estatuto Presupuestal Departamental, en su artículo 84, estipuló que " No se podrá ejecutar ningún programa o proyecto que haga parte del Presupuesto General del Departamento hasta tanto se encuentren evaluados por el Departamento Administrativo de Planeación y registrados en el Banco Departamental de Programas y Proyectos"

La evaluación ex-post de los proyectos será responsabilidad de la dependencia que maneja cada programa en la secretaría o institución, enviando un informe al Departamento Administrativo de Planeación en los términos en que éste reglamentará.

En el Departamento se creó el "Comité del Banco de Programas y Proyectos de

Inversión" , en el cual cada secretaría e instituto descentralizado tiene un representante, cuya función es coordinar todas las actividades que se relacionen con Ia formulación de los proyectos y el buen funcionamiento del Banco de Programas y Proyectos en su entidad.

4. CUÁNDO SE DEBEN ACTUALIZAR LOS PROYECTOS.

1. El Banco de Programas y Proyectos cada dos años actualizará la base de datos, excluyendo los proyectos que en este período no hayan recibido recursos del Departamento y que según concepto de la Secretaría o Instituto Descentralizado, hayan perdido su vigencia.

Para ello el Banco en el mes de diciembre del año que corresponda, listará dichos proyectos y los entregará a cada dependencia, donde harán la evaluación y por escrito remitirán los nombres de los que deben continuar en la base de datos.

2. Cuando la programación de recursos para cada vigencia presupuestal y/o las fuentes de financiación originalmente identificadas han cambiado, sin que el costo del proyecto varíe.

3. Cuando los costos del proyecto han variado con respecto a lo calculado inicialmente, independientemente de la inflación.

4. Cuando los componentes o actividades han variado.

Si en un proyecto cambian los objetivos y las metas, se considera que es un proyecto nuevo y se debe formular y evaluar siguiendo todo el proceso descrito anteriormente.

Se remitirán al Banco de Programas y Proyectos sólo los formatos que hayan sufrido cambios, incluyendo el presupuesto y la programación cuando sea del caso.

5. SEGUIMIENTO.

El seguimiento es una actividad que fundamentalmente la desarrollan las Secretarías, Entidades descentralizadas departamentales y la UDECO, con la información directa de los interventores de obra o ejecutores en los municipios.

Básicamente se le hace seguimiento a la programación físico – financiera, a la obtención de los productos planteados en el proyecto y a los índices de resultado del proyecto que se fijan en cada objetivo específico.

La herramienta principal para el seguimiento es el software "Sistema de Seguimiento y Evaluación de Programas de Inversión" SSEPI, desarrollado por La Red Nacional de Bancos de Proyectos. Es un software diseñado en lenguaje Foxpro para Windows, en su versión 2.6, que permite el manejo y administración de la información contenida en los proyectos. La versión del software es multiusuario.