Introducción a la contabilidad

Toda persona natural o jurídica tiene que tomar decisiones en forma oportuna sobre la distribución, inversión de sus recursos o la evolución de su Patrimonio en un determinado tiempo, para ello requiere contar con información económica y financiera, para satisfacer esas necesidades es imprescindible el control interno y registros contables de las transacciones comerciales para que suministre la información de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ( PCGA), normas Contables ( NC) emitidas por el Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad ( CTNAC ) del Colegio de Auditores de Bolivia y las Normas Internacionales de Contabilidad ( NIC).

Normas

La Norma es un modelo o parámetro y niveles de actuación. Una norma es establecida por costumbre de común acuerdo, o por cuerpos científicos, profesionales o gobernantes después de amplias observaciones, experimentación, trabajos de investigación, pruebas o planteamiento.

Su objeto es servir como base practica para la institución de procedimientos que aseguren la conformidad de parte de un grupo de personas y proporciona un criterio y medio de control sobre la actuación de los profesionales.

Principios de Contabilidad

Es una doctrina de la contabilidad que sirve de explicación de las actividades corrientes o actuales y son guías en la selección de procedimientos.

Los principios de contabilidad son conceptos de ideas, convenciones y estándares o normas de aceptación general.

Diferentes definiciones de Contabilidad

• Para Juan Funes O. "La Contabilidad es un Sistema de Información, que esta basado en un conjunto de Principios, normas y Procedimientos técnicos que permiten registrar en forma ordenada, completa y detallada de los hechos económicos y financieros de la Gestión empresarial, con el fin de emitir los Estados Financieros: para luego analizar e interpretar la situación Económica y Financiera de la Empresa, la que permitirá tomar decisiones oportunas a los usuarios internos y externos."

• Para Leandro E. Fowler Newton, La contabilidad parte integrante del sistema de información del Ente, es la técnica de procesamiento de datos que permite obtener información sobre la composición y evolución del patrimonio de dicho Ente, los bienes de propiedad de terceros en poder del mismo y ciertas contingencias. Dicha Información debería ser de utilidad para facilitar las decisiones de los administradores del Ente y de los terceros que interactúan con el, así como para permitir una eficaz vigilancia sobre los recursos y obligaciones del Ente"

Objetivo e importancia de la Contabilidad

Tanto los objetivos como la importancia que tiene la contabilidad, quedan establecidos por lo que se pue3de interpretar de las diferentes definiciones modernas de la misma. El objeto, es el de obtener y comunicar información económica y financiera a usuarios internos y externos respecto de una unidad económica

Usuarios Internos

• 1. Dueños y Socios

• 2. Directores y Administradores

• 3. Empleados y Sindicatos

Usuarios Externos

• 1. Nuevos Inversionistas

• 2. Entidades Financieras

• 3. Proveedores y Acreedores

• 4. Gobiernos

• 5. Publicó en General

En consecuencia la importancia de contabilidad queda implícita, ya que el instrumento mas confiable en el cual basaran sus decisiones en forma oportunazos diferentes usuarios de esta información económica y financiera.

OBLIGACION DE LLEVAR CONTABILIDAD

Todo comerciante esta en la obligación de llevar una contabilidad adecuada a la naturaleza, importancia y organización de la Empresa, sobre la base uniforme que permita demostrar la situación de sus negocios y una justificación clara de todos y cada uno de los actos y operaciones sujetas a contabilización, debiendo ademar conservarse en buen estado los libros, documentos que los respalden.

LIBROS EXIGIDOS POR LEY

Los libros que todo comerciante debe llevar obligatoriamente y su forma de presentación según el Art. 37 y 40 del Código de Comercio, Son:

• Libro Diario

• Libro Mayor

• Libros Compra y Venta IVA

• Kardex de Inventario

• Informes Financieros

Principios de Contabilidad generalmente aceptados

El Consejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad (CTNAC), Dependiente del colegio de Contadores Públicos de Bolivia, mediante Norma de Contabilidad 1, puso a conocimiento de la comunidad profesional del área, los PCGA vigentes para la elaboración de la información contable. Estos PCGA fueron propuestos y aprobados en la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad

Los principios de Contabilidad Generalmente aceptados son los siguientes:

1 Principio Fundamental o Postulado Básico.

Equidad. Los Estados Financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa.

2 Principios Generales.

• a. Ente. Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad.

• b. Bienes Económicos. Los Estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende susceptible de ser valuados en términos monetarios.

• c. Moneda de Cuenta. Los Estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio" a cada unidad.

Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el país dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en unidades de dinero de curso legal.

• d. Empresa en Marcha. Salvo indicación expresa en contrario, se entiende que los estados financieros pertenecen a una "empresa en marcha", considerándose que el concepto que informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya existencia corporal tiene plena vigencia y proyección futura.

• e. Valuación al Costo. El valor del costo de adquisición o producción constituye el criterio principal y básico de valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados "de situación", en correspondencia también con el concepto de "empresa en marcha", razón por la cual esta norma adquiere el carácter de principio.

Esta afirmación no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que por el contrario significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique la aplicación de otro criterio, debe prevalecer el de "costo" como concepto básico de valuación.

Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de determinados bienes, no constituyen, así mismo, alteraciones al principio expresado, sino que, en sustancia, constituyen meros ajustes a la expresión numeraría de los respectivos costos.

• f. Ejercicio. En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc.

FECHA PARA LA PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

De acuerdo al Decreto Supremo DS N.- 24051 del 29 de Junio de 1995, para efectos del pago del Impuesto sobre Utilidades de la Empresas ( IUE ); establece las siguientes fechas cierre de gestión según el tipo de actividades

• g. Devengado. Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado.

• h. Objetividad. Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esta medición en moneda de cuenta.

• i. Realización. Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados o sea cuando la operación que los origina quede perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y que se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación.

• j. Prudencia. Significa que cuando se debe elegir entre dos valores para un elemento del activo, normalmente se debe optar por el más bajo, o bien que una operación se contabilice de tal modo que la alícuota del propietario sea menor. Este principio general se puede expresar también diciendo "contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y todas las ganancias solamente cuando se hayan realizado".

• k. Uniformidad. Los principios generales, cuando fueren aplicables, y las normas particulares utilizadas para preparar los Estados Financieros de un determinado ente, deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Debe señalarse por medio de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de la importancia en la aplicación de los principios generales y de las normas particulares.

• l. Materialidad. Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de los que es significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones.

• m. Exposición. Los Estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refiere.

"La cuenta"

DEFINICIÓN DE CUENTA:

Es el nombre que se le asigna en forma metódica y sistemática a una serie de transacciones u operaciones que "tienen característica comunes, donde se anotan los aumentos y disminuciones que sufre un valor o concepto, como consecuencia de las transacciones u operaciones practicadas por el negocio. Es decir cuenta es el título que se le asigna como consecuencia de los hechos mercantiles a aquellas transacciones donde intervienen conceptos de la misma naturaleza. El nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara del valor o concepto al que se refiere la transacción con palabras abreviadas fácil de personificación.

Ejemplo: Colocar el nombre de la cuenta respectiva

El plan de cuentas

DEFINICIÓN DEL PLAN DE CUENTA:

Es un listado oficial donde se muestran codificadas y clasificadas todas las cuentas, tanto nominales, reales o de orden, que utiliza una determinada empresa. La preparación y elaboración de un plan de cuentas se realiza de acuerdo a las características propias de cada empresa. Por lo que el plan de cuenta será diferente según la actividad de la empresa, pudiendo ser empresa comercial, de servicio, industrial etc宬 incluso entre empresas del la misma actividad podrían ser diferentes.

MECANISMOS DE CODIFICACION

En la codificación se aplicara el numérico decimal, para ello es necesario crear niveles con el fin de clasificar e identificar las cuentas.

• 1. Primer Nivel.- Asignación del grupo con el digito principal o de partid. Las cuentas son ; Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso y Egresos.

• 2. Segundo Nivel.- Asignación del Subgrupo, Agregando al digito principal otro numero. Las sub-cuentas son Activos: Corrientes y No corrientes; Pasivos : Corrientes y No Corrientes.

• 3. Tercer Nivel.- Asignación de la cuenta Matriz, Agregando un nuevo digito con relación al anterior codificación. Las cuentas son Activo: Disponible, Exigible, Realizable, Etc.

• 4. Cuarto Nivel.- Asignación de la cuenta mayor general, agregando al anterior un digito mas. Las cuentas son: Activos: Caja , Banco, Dpf, ETc

• 5. Quinto Nivel.- asignación de cuentas del mayor, se agrega un digito mas sobre el anterior. Las cuentas son Activos: Caja M/N, Banco M/N, Banco M/E, etc.

PLAN DE CUENTAS PARA UNA EMPRESA

• ACTIVO:

• Activo Corriente o Circulante:

• Disponible

• Caja

• Caja M/N

• Caja M/E

• Caja chica

• Caja Chica M/N ….

• Banco

• Banco M/N ….

• Caja de ahorro

• Caja de ahorro M/N ….

• D.P.F.

• D.P.F. M/N ….

• Créditos o Exigibles:

• Cuentas por cobrar

• Cliente X ….

• Documentos por cobrar

• Cliente X ….

• Crédito fiscal (para liquidación)

• IVA por Recuperar (en cierre de gestión)

• Anticipo de impuesto

• Anticipo a empleado

• Cuentas por cobrar a empleados

• Préstamo al personal

• Intereses por cobrar

• Alquileres por cobrar

• Comisiones por cobrar

• Otros deudores

• De bienes de cambio o realizable:

• Inventario de mercadería

• Mercadería X ….

• Mercadería en tránsito

• Inversiones:

• Participaciones

• Acciones

• Activo no Corriente o fijo:

• Bienes de uso o tangible:

• Terreno

• Edificios

• (-) Depreciación acumulada de edificios

• Muebles y Enseres

• (-) Depreciación acumulada muebles y enseres.

• Equipo computación

• (-) Depreciación acumulada equipo computación.

• Vehículo

• (-) Depreciación acumulada de vehículo.

• Maquinaria y equipo

• (-) Depreciación acumulada maquinaria y equipo.

• Herramientas en general

• (-) Depreciación Acum. Herramientas en general.

• Intangibles:

• Crédito mercantil

• Marca de fabrica

• Patente

• Derecho de autor

• Derecho de franquicia

• Marca registrada

• Derecho de llave

• Diferidos:

• Intereses pagados por adelantado (o anticipado)

• Alquileres pagados por adelantado

• Comisiones pagados por adelantado

• Seguros pagados por adelantado

• Publicidad y propaganda pagados por adelantado

• Terreno para futuras construcciones

• Gastos de organización

• Operaciones pendientes

Obs: Las cuentas resaltadas y asteriscos, también pueden registrarse en Activo Corriente ó Circulante, más propiamente o específicamente en Gastos Diferidos o pagados por adelantado en código 1.1.6.

• PASIVOS:

• Corriente o a Corto Plazo:

• Cuentas por pagar

• Proveedor X

• Proveedor Y

• Documento por pagar

• Proveedor X

• Proveedor Y

• Intereses por pagar

• Alquileres por pagar

• Comisiones por pagar

• Sueldos y salarios por pagar

• Publicidad y propaganda por pagar

• Seguro por pagar (cuenta ocasional)

• Préstamos Hipotecarios

• Préstamos por Pagar

• Aguinaldo por pagar

• Finiquito por pagar

• Aportes y retenciones por pagar:

• Débito fiscal

• IVA por pagar (en cierre de Gestión)

• Impuesto a las transacciones por pagar

• Impuestos a las utilidades por pagar

• Intereses cobrados por adelantados (o anticipado)

• Alquileres cobrados por adelantado

• Comisiones cobrados por adelantado (anticipado de clientes)

• Pasivo no Corriente o largo plazo:

• Hipoteca por pagar

• Préstamos bancarios

• Préstamos documentados

• Previsión para indemnización

• Previsión para aguinaldo

• Otras operaciones pendientes

• PATRIMONIOS O CAPITAL CONTABLE:

• Capital

• Ajuste global al patrimonio

• Reserva legal

• Resultados Acumulados

• Resultado de la gestión

• INGRESOS:

• Ventas (Contabilidad Comercial)

• Servicios Prestados o Ingresos por servicios (Contab. de Servicios)

• Recargo sobre ventas

• Fletes sobre ventas (saldo acreedor – cuenta opcional)

• Devolución sobre Inventario

• Descuento sobre Inventario

• Intereses ganados

• Comisiones ganadas

• Alquileres ganados

• Venta de desperdicios

• Ganancia en venta de bienes de uso

• AITB (saldo acreedor )

• Diferencia de cambio (saldo acreedor)

• Mermas y fallas de inventarios (saldo acreedor)

• EGRESO:

• Inventario de Mercaderías (Compras)

• Recargo sobre Inventario

• Fletes sobre Inventario (compras)

• Devolución sobre ventas

• Descuento sobre ventas

• Intereses pagados

• Alquileres pagados

• Comisiones pagadas

• Seguros pagados

• Sueldos y salarios pagados

• Publicidad y propaganda pagada

• Depreciación edificio

• Depreciación Muebles y enseres

• Depreciación Equipo computación

• Depreciación vehículo

• Depreciación Maquinaria y Equipo

• Gastos varios o Gastos generales

• Perdidas en cuentas de cobro dudoso

• COSTO DE MERCADERÍA VENDIDA

• Perdida en venta de bienes de uso

• AITB (ajuste por inflación y tenencia de bienes – saldo deudor)

• Diferencia de cambio (saldo deudor)

• Perdidas por siniestros

• Gastos de servicios públicos: