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Aplicación de la tecnología de información en las finanzas

    Aplicación de la tecnología de información en las finanzas

    2. Situación actual entre las finanzas y la Tecnología de Información en EU y Latinoamérica
    3. Aplicaciones y Ejemplos de Tecnología en las Finanzas
    4. Conclusiones
    5. Referencias

    <> En este artículo de publicación se da una introducción sobre la necesidad y el impacto de la tecnología de información en el campo de las finanzas. Posteriormente, se describe la situación y relación actual entre las finanzas y la tecnología de información tanto en Estados Unidos, como en distintos países latinoamericanos. Se analiza el impacto que ha tenido la nueva regulación Sarbanes-Oxley en el uso de tecnología de información en el área de finanzas. En la tercera sección de este artículo se describen ejemplos recientes y aplicaciones concretas de empresas a nivel mundial que han utilizado con éxito los sistemas tecnológicos financieros para desempeñar sus funciones diarias y para lograr ventajas competitivas mediante el uso de estos sistemas. La tecnología de información también es utilizada por organismos públicos como las Bolsas Internacionales de Valores. Los aspectos del área de finanzas en las cual se enfoca este artículo son: presupuestos y planeación, análisis financiero, cierres financieros de mes, tesorería, administración de inventario, créditos y cobranzas y cuentas por pagar. Al final de este artículo se presenta una conclusión de los beneficios y del valor agregado de utilizar la tecnología de información en el área de finanzas.

    Palabras Clave: Tecnología de Información, Finanzas, Servicios Financieros en línea, Rol actual del CFO, Información financiera oportuna, automatización de transacciones financieras y bancarias.

    1. La competitividad tan fuerte que se vive en la actualidad, en conjunto con la globalización y el enfoque en el aspecto ético, ha provocado la tendencia de cambio en las empresas en sus sistemas de información para la toma de decisiones. Los sistemas de información han sido afectados continuamente por los desarrollos tecnológicos y con el uso de computadoras, se puede contar con información útil, confiable y relevante en tiempos reales. Las empresas que cuentan con una adecuada tecnología de información poseen una estrategia competitiva que les puede garantizar éxito en su sector o industria.

      Durante los últimos años, los distintos departamentos de las organizaciones utilizan los sistemas de información en su área de trabajo. Por ejemplo, el departamento de finanzas de distintas organizaciones ha usado la tecnología y sistemas de información para llevar a cabo las actividades principales del departamento como presupuestos y planeación, créditos y cobranzas, control administrativo, salvaguarda de activos, reducción de costos, procesos especiales, etc.

      El propósito de este artículo es informar y comprender la importancia de la aplicación de la tecnología de información en las finanzas, explicando el valor agregado y las ventajas que generan los sistemas de información en la toma de decisiones financieras.

      C.P.Daniel Guzmán Quiroga: Estudiante de Maestría en Administración de Tiempo Completo en la EGADE-Tec de Monterrey (Generación Diciembre de 2004), dannyguzman45[arroba]hotmail.com

    2. Introducción

      La necesidad de contar con información oportuna y veraz ha sido mayor que en tiempos pasados. A partir de los escándalos financieros de Enron y WorldCom, se han aplicado regulaciones que requieren una mayor consistencia y transparencia de información financiera. De acuerdo a Olga Kharif (2003) menciona que la regulación Sarbanes-Oxley, la cual entrará en efecto en el verano de 2004 en Estados Unidos, hará personalmente responsables a los CEO´s y a los CFO´s de las empresas americanas de la exactitud de los estados financieros [1]. Estos ejecutivos podrán tener hasta 20 años de cárcel en caso de presentar estados financieros que no se apeguen a la realidad.

      A partir de esta nueva y estricta regulación, los CEO´s y CFO´s de las empresas americanas se están apoyando ampliamente en el uso de la tecnología para cumplir con los requisitos de esta regulación. Como nadie quiere ser encarcelado, los CFO´s tienen que contar con buenas herramientas tecnológicas. Los CFO´s de las compañías se están familiarizando cada vez más con los avances de softwares tecnológicos en el área de finanzas. Con esta nueva tendencia, los CFO´s en ocasiones son los que dan la última palabra (en lugar de los CIO´s) en los presupuestos y asignación de inversión en tecnología en las empresas.

      Por su parte, Holly Winzler (2003) afirma que la cercanía de Latinoamérica con Estados Unidos y el enfoque ético financiero que se vive globalmente, ha provocado que también se aumente la tasa de adopción de sistemas tecnológicos financieros en Latinoamérica en los últimos años [2]. Por ejemplo, la Tabla No.1 nos muestra que hay un potencial de $25 billones de dólares en ventas totales de tecnología de información en el ámbito financiero para este año de 2003.

      Tabla No. 1 Mercado potencial en implementación de sistemas tecnológicos financieros

      País

      Mercado (en millones de USD)

      <>

       

      		 <>

       

      Brasil

      13,500

      México

      6,391

      Argentina

      3,275

      Colombia

      1,126

      Chile

      189

      Venezuela

      648

      Perú

      234

      <>

       

      		 <>

       

      Total

      $25,363

      Fuente:

      Departamento de Comercio de Estados Unidos

      Con la creciente tendencia tanto en Estados Unidos y Latinoamérica en sistemas de información aplicados a las finanzas, los CFO´s tienen qué evaluar cuál es el sistema que más les conviene. Connie Winkler (1997) expresa que los CFO´s tienen que evaluar la compra y la implementación de estos sistemas para que se pueda contar con información efectiva a un bajo costo, en el tiempo apropiado, y en un ambiente de interacción amigable [3]. Estos sistemas deben de funcionar en un ambiente globalizador que permita la conversión del tipo de cambio según la moneda del país a la que se está haciendo referencia. En la actualidad, los CEO’s esperan que los CFO’s comprendan ampliamente las nuevas herramientas tecnológicas y que se mantengan actualizados ante los cambios constantes en los sistemas de información financieros.

      Es conveniente mencionar que los planes de tecnología de información siempre deben estar alineados con la estrategia de negocio de la empresa. Por ejemplo, uno de los objetivos estratégicos de la Dirección General de Informática de la Secretaría de Finanzas del Gobierno del Distrito Federal es "diseñar, desarrollar e implantar en el mediano plazo el Sistema Orientado a Recaudación Transparente y a la Administración Financiera en Línea (SORTAF), instrumentando para ello técnicas y métodos idóneos de gestión de la información que permitan asegurar su calidad y su disponibilidad oportuna" (2003) [4].

    3. Situación actual entre las finanzas y la Tecnología de Información en EU y Latinoamérica

      Las compañías en la actualidad necesitan administrar los riesgos, asegurar que los controles estén trabajando apropiadamente y monitorear la integridad de las transacciones. Este monitoreo necesita ser constante y la única forma de lograrlo es por medio de tecnología.

      Como las auditorías para la detección de fraudes de estados financieros, están a la orden del día, las empresas gastan grandes cantidades en soluciones tecnológicas. Amey Stone (2003) menciona que los softwares de detección de fraudes financieros utilizados por los auditores para revisar los estados financieros, están mejor que nunca [5]. Antes, los auditores solo tomaban una muestra de datos para revisar que las transacciones financieras eran correctas. Ahora, con el uso de estos softwares financieros de detección de fraude, pueden fácilmente revisar las transacciones utilizando una muestra del 100%.

      En la actualidad, existen un gran número de softwares enfocados hacia el área de finanzas. Verónica Sánchez (2001) comenta que antes de implementar un sistema de finanzas, hay que decidir qué sistema conviene más, determinar si solamente se quiere para finanzas u otras funciones, pensar en las necesidades futuras del negocio, que el proveedor dé soporte técnico y por último que se cuente con buenos esquemas de seguridad [6]. Un ejemplo de un software financiero accesible para las pequeñas y medianas empresas es el CONTPAQ, el cual ayuda a llevar un control de presupuestos, flujo de efectivo, reportes para manejo fiscal, estadísticas y análisis financiero; puede controlar múltiples empresas con el mismo sistema y se puede manejar en idiomas tanto en inglés como en español. También se han creado softwares analíticos de alerta que monitorean información como pagos a clientes, ventas e inventario y alertan al CFO si una cuenta grande ya está vencida.

      En el departamento de tesorería, los contralores de las grandes empresas enfrentan una complejidad en sus funciones para hacer su trabajo en un ambiente global y tiempo real. Los tesoreros necesitan ideas frescas para manejar sus fondos, inversiones y tomar decisiones de administración de efectivo. Existe un software en el mercado llamado CFO Strategist que se enfoca en la optimización de los recursos financieros. Este software es utilizado por el grupo Citibank (2000) [7]. Gracias a este software, Citibank utiliza los datos de tesorería para evaluar los costos y beneficios de un gran número de estrategias y recomendar una serie de inversiones óptimas o decisiones de financiamiento en un horizonte de planeación determinado. Algunos de los datos que utilizan en el sistema son precio por transacción, costo de la línea de crédito y rendimientos sobre las inversiones actuales.

      Profundizando más en el área de la tesorería, los cobros automatizados también han tenido un auge durante los últimos años. Luis Alberto Sierra (2003) afirma que se han organizado rutas externas para que un cobrador vaya a la calle y con el uso de la tecnología, que se conecta a un sistema móvil, se pueda saber desde una empresa la hora de pago, el monto y el cliente que lo hizo [8]. Además, este sistema, que emplea la herramienta de Internet, puede avisarle a un cobrador que lleva $1,000 recibidos y que debe pasar a depositarlos, para evitar riesgos. Este modelo novedoso fue implementado en Panamá por el grupo Human, Technology and Integration Group ante el exigente mercado de la tecnología.

      En el área de administración de inventarios, que es un área bastante importante en el campo de las finanzas, también existen cambios tecnológicos importantes. Procter & Gamble, es una de las empresas que utilizarán la tecnología de información en el manejo de sus inventarios. A partir del año 2004, Simon London (2003) reitera que Procter & Gamble añadirá diminutos microchips a cada caja de inventario que salga de su bodega esto con el fin de cumplir con los requisitos de la cadena de valor del proveedor desarrollada por Wal-Mart, su cliente número uno [9]. Esta tecnología empezará a ser utilizada por distintas empresas para construir relaciones más sólidas con clientes y proveedores. Además Procter & Gamble introdujo en el año de 2002 un sistema electrónico de facturación, el cual también es de gran ventaja para los clientes pequeños y medianos de Procter & Gamble. La razón es que muchos de estos pequeños clientes no cuentan con sistemas EDI (sistemas de intercambio de información) y con este sistema electrónico de facturación pueden pagar sus facturas (2001) [10].

      Así como Procter & Gamble, también existen empresas mexicanas como Cemex han logrado en los últimos años ahorros y beneficios por $200 millones de dólares a través de la implementación de tecnología de información. Gracias a estos sistemas de información en el área de contabilidad y finanzas, José Manuel López (2002) afirma que Cemex ha logrado hacer cierres trimestrales de resultados (informes que se presentan a los inversionistas en todo el mundo) en menos de dos días y contemplan los resultados de toda la operación de Cemex en el mundo [11].

      Los servicios de banco por Internet es otra de las grandes áreas donde la tecnología de información ha impactado a las finanzas. Cada vez, son más los servicios que los bancos ofrecen para hacer transacciones por Internet. Entre las principales servicios que los bancos ofrecen vía online son: revisar los balances de las cuentas bancarias, transferir dinero entre cuentas, llevar un registro de las últimas transacciones efectuadas en la cuenta, autorizar pagos electrónicos, aplicaciones para préstamos, entre otros servicios. Hoy en día, existen un gran número de bancos a nivel mundial que ofrecen este tipo de servicios. La imagen #1 mostrada abajo presenta un anuncio típico en las páginas de Internet de los bancos americanos, para informar a sus clientes de los servicios disponibles en línea que el banco ofrece por medio de la aplicación de la tecnología de información.

      Imagen #1 Servicios en línea para transacciones bancarias

      <>

      Fuente: http://moneycentral.msn.com/banking/home.asp

      Un ejemplo que aplica los servicios y transacciones bancarias vía Internet es la empresa Ingram Micro. Según Kathryn Tully (2001), el problema que Ingram Micro tenía en un inicio es que no tenía un sistema para administrar la liquidez en una de sus nuevas subsidiarias en Asia [12]. Esta empresa tenía muchas cuentas bancarias con bastante efectivo disponible y no contaba con un sistema de desembolso estandarizado y tenían que hacer diversos pagos de forma manual. La solución que encontraron fue tener una tesorería central que enviara un pago consolidado al Banco Deutsche, el cual era por medio de un servicio bancario electrónico vía Internet. La disponibilidad de información de pago en el Internet y la posibilidad de autorización remota es excelente para esta empresa, ya que tienen socios que viajan con frecuencia y es más fácil para ellos autorizar ciertos pagos vía Internet.

      En el sector público de finanzas, la tecnología de información juega un rol también muy importante. Unos de los ejemplos más recientes el caso de la Bolsa de Valores. Al igual que la Bolsa de Valores de Nueva York, la nueva bolsa de Boston Options Exchange (BOX) tendrá oferta de compra y venta de opciones financieras. Sin embargo, este es un proyecto bastante agresivo y ambicioso, ya que contará con una innovación tecnológica. En lugar de tener agentes financieros que efectúen las transacciones y contar con un área para que se efectúen las transacciones, las subastas de las acciones se realizarán en línea por medio de la computadora. Alex Salkever (2003) afirma que los usuarios pueden acceder, comprar y vender los instrumentos financieros, y toda la transacción se procesará electrónicamente [13]. Sin embargo, es importante aclarar que la Bolsa de Valores de Nueva York utiliza también la tecnología de información en los servicios que ofrece a los inversionistas.

      La Tabla No. 2 es un ejemplo de cómo la Bolsa de Valores de Nueva York despliega información en tiempo real del volumen y valor de las acciones. Esta información puede ser accesada en la página oficial de Internet de esta bolsa de valores. Debajo de la tabla, se muestra un anuncio de la Bolsa de Nueva York, donde se usa la tecnología de información para experimentar la realización de actividades y transacciones de mercado de manera virtual.

      Tabla No. 2 Información en Tiempo Real de la Bolsa de Valores de Nueva York

      Fuente: http://www.nyse.com/

      Así como en la bolsa de valores, se utiliza tecnología, el nuevo mercado de derivados del campo de finanzas utiliza tecnología para la comercialización de los contratos llamados futuros (Trade Center Inc, 2003) [14]. Un futuro es un contrato estandarizado, que permite intercambiar, comprar o vender legalmente un tipo específico de commodity en un tiempo acordado y en un lugar determinado a futuro. Estos contratos futuros son altamente regulados y controlados por medio de tecnologías de información utilizadas por las Bolsas de Valores Internacionales.

      Como se puede apreciar, gracias a estos ejemplos mencionados anteriormente, se puede identificar que la tecnología de información es una pieza clave en el mundo de las finanzas. Es importante mantenerse actualizado, ya que las necesidades en las empresas varían y la tecnología de información va ofreciendo mejores soluciones y alternativas continuamente.

    4. Aplicaciones y Ejemplos de Tecnología en las Finanzas

      La aplicación de tecnología de información en las finanzas está revolucionando la forma en que se toman las decisiones administrativas y financieras y permite hacer una diferenciación con respecto a otras empresas.

      Las empresas para ser competitivas en el área de finanzas y en forma global deben de contar con redes de computadoras personales interconectadas entre sí y vinculadas a las computadoras centrales de su propia empresa y a las de sus clientes y proveedores. La capacidad para alimentar y analizar datos financieros sobre una base de tiempo real, obliga a que la nueva generación de administradores financieros necesite mejores talentos tanto computacionales como cuantitativos.

      La tecnología de información juega un papel muy importante con las finanzas ya que las nuevas regulaciones como Sarbanes-Oxley, requieren que las empresas cuenten con información apropiada y veraz, apegándose dicha información a los controles establecidos de las empresas para efectos de auditoría.

      El mayor beneficio de aplicar la tecnología de información en las finanzas es eliminar reportes financieros que son innecesarios, y que en muchas ocasiones son inoportunos por la tardanza para elaborarlos. Gracias a la tecnología de información, los cierres mensuales y anuales en los departamentos de finanzas y contabilidad han contribuido a una mejor calidad, análisis e interpretación de información financiera en tiempo oportuno.

      C.P.Daniel Guzmán Quiroga: Estudiante de Maestría en Administración de Tiempo Completo en la EGADE-Tec de Monterrey (Generación Diciembre de 2004), dannyguzman45[arroba]hotmail.com

    5. Conclusiones
    6. Referencias

    [1] Kharif, Olga. "For CFO´s a Crash Course in Tech" Special Report: Business Week, Septiembre 30, 2003. http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_9216_tc131.htm (Accesado Octubre 13, 2003)

    [2] "Latin America is ripe for IT lease financing<>" PROQUEST Online Database Holly A. Winzler. ELT (Mayo 2003).

    [3] "What technology can do for CFOs." PROQUEST online database. Global Finance. (Volume 11, Issue 4, Abr. 1997).

    [4] Secretaría de Finanzas del DF. "Objetivos Estratégicos de la Dirección General de Informática." Gobierno del Distrito Federal http://www.finanzas.df.gob.mx/informatica/objetivos.html (Accesado Octubre 12, 2003)

    [5] Stone, Amey. "Using Software to Sniff Out Fraud" Business Week Online, Septiembre 30, 2003 http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_2727_tc131.htm (Accesado Octubre 13, 2003)

    [6] Sánchez, Verónica. "Cuente esos números con la tecnología." El Norte, Mar 5, 2001 http://busquedas.gruporeforma.com/utilerias/imdservicios3W.DLL?JSearchformatS&file=MTYNORTE0100140014922.htm&palabra=finanzas%20tecnologia&siteelnorte (Accesado Octubre 13, 2003)

    [7] "New Power Tools for Treasurers." EBSCO Online Database. Corporate Finance, (Agosto 2000).

    [8] Sierra, Luis Alberto. "Asociarse ayuda a competir." Capital Financiero, edición 158, Oct 13, 2003 http://www.capitalfinanciero.com/index.cfm?A=19942 (Accesado Octubre 13, 2003)

    [9] London, Simon. "Big Blue reinvents itself again". Financial Times, actualizado a Octubre 10, 2003. http://news.ft.com/servlet/ContentServer?pagename=FT.com/StoryFT/FullStory&c=StoryFT&cid=1059480478158&p=1057562182635 (Accesado Octubre 13, 2003)

    [10] "Procter & Gamble goes for EIPP." EBSCO Online Database. Corporate Finance. (Mayo 2001).

    [11] "Obtiene Cemex beneficios con informática<>" PROQUEST online database. El Norte (Noviembre 14, 2002).

    [12] "Ingram Micro's Asian implementation<>" PROQUEST online database. Corporate Finance. (London: Jul 2001).

    [13] Salkever, Alex "Closing the Door on Trading Floors?" The Technology of Finance BW Online, Septiembre 30, 2003. http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_9424_tc131.htm (Accesado Octubre 13, 2003)

    [14] Trade Center Inc. "The ABC´s of Futures" Trade Center-International Investing Company http://www.tradecenterinc.com/abcfutures.php?trackcode=bizcom (Accesado Octubre 13, 2003)

    <>

    Daniel Guzmán Quiroga