Procedimiento de facturación y cobranza

El "Procedimiento de Facturación y Cobranza", tiene el propósito de contar con un documento que apoye el desempeño de las diferentes áreas que participan en el proceso de facturación y cobranza, por lo cual se ejecutan directamente en los procedimientos u operaciones diarias, aprovechando las alternativas de operación y experiencia anterior en la materia aplicada. Por tal motivo, el manual además de constituir un instrumento de referencia fundamental para el desempeño de rutinas de trabajo, servirá de directriz para la capacitación, inducción y evaluación del personal.

La utilidad de la información que comprende el manual, depende, en gran medida, de la vigencia de su contenido, por lo que es indispensable que derivado de cualquier modificación en las funciones, estructuras y normas que afecten los procedimientos, se procede a la actualización de este, conforme a los resultados que se observen en su aplicación y las necesidades de las áreas involucradas en este proceso administrativo.

El presente manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a las Empresas e Propiedad Social, en la realización del Proceso de Facturación.

Hoy en día, la factura comercial ha obtenido importancia significativa en el ámbito del derecho tributario y pasó de ser un documento mercantil, a un medio a través del cual se contribuye con la administración tributaria en su gestión y recaudación de tributos.

En este sentido, este manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Facturación y Cobranzas de las Empresas de Propiedad Social del FFM, se tomará en cuenta los aspectos Generales del Manual conformado por los objetivos, alcance del manual, la base legal vigente y normas que orienta y rigen de manera general el Proceso de Facturación y cobranza de las Empresas Socio Productivas del FFM. Se describen los procedimientos, con sus respectivas entradas y salidas, Flujo gramas, formularios e instructivos, el glosario de términos, así como, también identifica los responsables de ejecutarlos de una manera clara y ajustadas a las disposiciones legales internas y externas aplicables a las Empresas Socio Productivas.

1. Objetivo y alcance

El procedimiento tiene como objetivo establecer los lineamientos y pasos necesarios para la emisión de facturas en las Empresas de Propiedad Social (EPS), además de establecer las responsabilidades de cada uno de los integrantes que intervienen en los distintas actividades que se desprenden de este proceso en aras de lograr una gestión eficaz y efectiva del mismo. Es de aplicación a las EPS y sus centros productivos

2. Responsabilidades

JEFE DE DEPARTAMENTO: Es el responsable de hacer cumplir lo que se establece en este procedimiento.

ASISTENTE DE FACTURACIÓN: Es el responsable del proceso de facturación de las Empresas Socio productivas.

ASISTENTE DE COBRANZA: Es el responsable del proceso de cobranza de las Empresas Socio productivas.

MENSAJERO MOTORIZADO: Es el responsable de la cobranza de las Empresas Socio productivas, como también de hacer llegar a su destino documentaciones, cheques, entre otras.

3. Términos y definiciones:

COMPRA: Es un desembolso de adquirir bienes o servicios.

VENTA: Es una transacción mercantil donde se da un bien o servicio a cambio de una obligación o efecto de pago.

LIBRO DE VENTA: Es aquel libro donde se relacionan todas las ventas realizadas diariamente. El libro de venta se lleva con las facturas en la mano. Todos los renglones del libro deben utilizarse, el cierre se hace mensualmente y se declara los primeros quince días de cada mes. Aquí, los ajustes se le colocan una nota de crédito al libro (por devolución, anulación, etc.).

LIBROS DE COMPRAS: Es aquel libro donde se relacionan las compras realizadas a diversos proveedores por la empresa. Se realiza diariamente con la factura de compra en la mano y se cierra mensualmente.

VENTAS EXCEDENTES: Son aquellas ventas, la cual no se le aplica ningún impuesto; es decir que no tiene IVA.

PROVEEDOR: Es el ente que va a dar a conocer los bienes y servicios.

CLIENTE: Es el que va a comprar o adquirir bienes y servicios.

PEDIDO: Lo que se va a requerir por lo ya estimado (Presupuesto).

PRESUPUESTO: Es "un Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo condiciones previstas, cuyo concepto se aplica a cada centro de responsabilidades de la Organización"; es decir, es la estimación de precios futuros sobre una venta futura NOTA E ENTREGA: Es el soporte para elaborar la factura (la nota de entrega se regresa firmada). La nota de entrega genera a factura.

FACTURA: Es aquel documento legal que el vendedor o suministrador, detalla con la debida especificación, la clase y la cantidad de mercancía vendida o suministrada y su precio. Constituye el más corriente medio probatorio de la celebración de un contrato mercantil.

IMPUESTO: Son las erogaciones que nos obligan los entes gubernamentales sobre los ingresos o bienes de una persona en beneficio común. Entre ellos tenemos IVA, ISLR, etc… Lo pagan las personas naturales y jurídicas, dependiendo del caso.

ORDEN DE COMPRA: Documento que autoriza a un vendedor a entregar las mercancías o materiales descritos un precio especificado.

FUNCIONES DEL PRESUPUESTO: La principal función de los presupuestos se relaciona con el "control financiero" de la Organización".

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS: Los presupuestos son importantes porque:

• Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

• Por medio de los presupuestos se mantiene el "Plan de Operaciones" de las empresas Socio Productivas en unos límites razonables.

• Cuantifica en términos financieros los diversos componentes de su Plan de acción Total.

• Las partidas de presupuesto sirven como guías durante la ejecución de proyectos en un determinado período de tiempo.

• Los presupuestos sirven como mecanismos para la revisión de políticas y estratégicas de la empresa.

LIBROS DE BANCOS: Es un herramienta muy útil al momento de querer obtener información necesaria y actual sobre mi estado de cuenta ya sea para girar cheques futuros y para tener en cuenta los valores que poseo en la cuenta corriente.

COBRANZA: Es la operación comercial mediante la cual un REMITENTE, generalmente un Banco, actuando por cuenta, orden y Riesgo de un cliente (el medio GIRADOR); por regla general; por intermedio de otro banco COBRADOR tramita el cobro de valores ante un deudor (el GIRADO) sin as compromiso, ni responsabilidad que ejecutar las instrucciones de su MANDANTE (o su cliente o girador).

CHEQUES: Es un documento utilizado como medio de pago por el cual una persona (el LIBRADOR) ordena a una entidad bancaria (el LIBRADO) que pague un determinación de dinero a otra persona o empresa (el beneficiario o tenedor). El librador puede ser también el beneficiario, como ocurre cuando uno utiliza un cheque para sacar dinero de su propia cuenta.

4. Base legal:

• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Título VI. Capítulo II.

• Ley de la Contraloría General de la República

• Ley Orgánica del Trabajo, las Trabajadoras y los Trabajadores.

• Ley Orgánica del Sistema Económico Comunal

• Plan de la Patria. Segundo Plan Socialista de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2013-2019. Gaceta Oficial N° 6.118 Extraordinario del 4 de Diciembre de 2.013.

• Ley Orgánica de Precios Justos. Gaceta Oficial N° 40.340 del 23 de Enero de 2.014.

5. Misión

Participar activamente en los procesos administrativos llevando al día la facturación de las Empresas Socio Productiva reflejando una operación de compra venta clara y transparente contemplada en el marco Jurídico.

Desarrollo

7. Procedimientos de como se debería llevar el departamento de facturación y cobranza

1.- El cliente solicita el servicio de productos a la Empresa de Producción Social (EPS).

2.- La EPS efectúa la recepción del cliente y este efectúa el requerimiento pedido.

3.- La EPS realiza el presupuesto de ese requerimiento de producto, tomando en cuenta los precios actuales del mercado y establecido en la Ley Orgánica de Precios Justo envía al proveedor para su revisión y aprobación.

4.-La EPS debe elaborar la factura, donde se entrega el original al cliente, una copia a la Dirección y Control, y otra la archivan en la EPS.

5.- La Dirección y Control recibe la copia de la factura y lo guarda en sus archivos.

6.- La EPS cancela la factura, donde la Dirección de Dirección y Control le hace el seguimiento a la factura.

7.- El pago bien sea con recibo de débito o cheque, y se archiva el bauche al expediente.

8.- La EPS realiza la nota de entrega en original y 2 copias; la original va para el cliente, una copia para Dirección, Organización y Control, y otra copia para los archivos de la EPS. 9.- Con la nota de entrega se retira la Mercancía al proveedor y se entrega al cliente.

8. Control interno del departamento de facturación y cobranza

De acuerdo a la Contraloría General de la República de Venezuela, el control interno es el proceso realizado donde hay que tomar en cuenta los siguientes artículos:

Artículo 35-36 Establece, el Control Interno es un sistema que comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa. De igual forma el art. 36 nos dice, Corresponde a las máximas autoridades jerárquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno.

Artículo 38 El sistema de control interno que se implante en los entes y organismos públicos, deberá garantizar que antes de proceder a la adquisición de bienes o servicios, o a la elaboración de otros contratos que impliquen compromisos financieros, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

1. Que el gasto esté correctamente imputado a la correspondiente partida del presupuesto o, en su caso, a créditos adicionales.

2. Que exista disponibilidad presupuestaria.

3. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por las obligaciones que ha de asumir el contratista.

4. Que los precios sean justos y razonables, salvo las excepciones establecidas en otras Leyes.

5. Que se hubiere cumplido con los términos de la Ley de Licitaciones, en los casos que sea necesario, y las demás Leyes que sean aplicables.

Asimismo, deberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos, los responsables se aseguren del cumplimiento de los requisitos siguientes:

1. Que se haya dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias aplicables.

2. Que estén debidamente imputados a créditos del presupuesto o a créditos adicionales legalmente acordados.

3. Que exista disponibilidad presupuestaria.

4. Que se realicen para cumplir compromisos ciertos y debidamente comprobados, salvo que correspondan a pagos de anticipos a contratistas o avances ordenados a funcionarios conforme a las Leyes.

5. Que correspondan a créditos efectivos de sus titulares.

9. ¿Qué debe contener una factura?

Existen distintos formatos para una factura, todos están obligados a llevar cierta información mínima para que el documento sea válido.

Lo primero y necesario es mencionar de manera explícita que nos encontramos frente a una factura, así como también la fecha y el número correlativo de la misma.

Otro dato importante es la información básica del empresario o profesional que emite la factura y también de quien la recibe.

En el caso del emisor, estos datos serían su nombre y apellidos, razón social, y domicilio En el caso del receptor, los datos necesarios solo son nombre, apellidos.

El siguiente paso es la descripción de los servicios o de la operación por la cual se ha emitido la factura

10. Uso de la factura

Una factura se debe emitir:

Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gastos o costos para efecto tributario

11. Partes de una factura

Una factura bien hecha debería contener los siguientes elementos en el orden establecido:

• Datos identificativos del profesional que presta los servicios: nombre completo, domicilio y NIF.

• Número de factura: todas las facturas han de ir numeradas de forma correlativa, es decir, no se puede saltar del número 93 a la 98, por ejemplo.

• Fecha de la factura: también hay que tener en cuenta que las fechas de las facturas han de ir de acuerdo a su numeración, es decir, la factura 98 no puede tener una fecha anterior a la 97.

• Datos de la persona o empresa a la que va dirigida la factura: nombre completo, dirección o razón social y NIF.

• Concepto de la factura: breve descripción de los servicios prestados

• Importe de la operación: se detalla la base imponible, es decir, la remuneración a percibir sin aplicar ningún tipo de impuestos.

• Retención del IRPF: cantidad resultante de aplicar al importe anterior una retención que, actualmente, es del 15% en la mayoría de los casos. 

El IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) es el dinero que se descuenta en cada factura en concepto de impuestos al Estado por el volumen de ingresos. Al contrario que con el IVA, en este caso es el cliente quien ingresa a cuenta en Hacienda un dinero que nos retiene.

A partir del 1 de Enero del 2014 el porcentaje de retención se mantiene al 21%. Sin embargo los nuevos  autónomos podrán aplicar un 9% durante los tres primeros años de inicio de la actividad, siempre y cuando no se haya ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior a la fecha de comienzo de las actividades actuales.

Desde el 5 de Julio del 2014, tal y como se ha incluido en la reforma fiscal 2014, los autónomos con rentas inferiores a 15.000 euros anuales tributarán el IRPF al 15%.

Eso sí, esta circunstancia se habrá de comunicar por escrito al destinatario de la factura, que tendrá que conservarla debidamente firmada.

Las cantidades que las empresas o clientes han ingresado a cuenta del autónomo se reflejan en la declaración de la renta.

¿Cómo aplicar el IRPF en las facturas? Los profesionales deberán aplicar la retención directamente de la factura, es decir, añadir una línea más en su factura con el concepto IRPF.

En función del tiempo que lleve dado de alta como profesional autónomo, deberá aplicar un porcentaje que se aplicará en concepto de IRPF varía. Ejemplos de IRPF en las facturas

• Un autónomo con menos de tres años de antigüedad:

• Un autónomo con más de tres años de antigüedad:

• Importe del IVA:cantidad resultante de aplicar al importe inicial un 18%, aunque hay una serie de actividades que están exentas de IVA o tributan en diferente porcentaje. El IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) es el impuesto que cargamos en cada factura al cliente pero que no es nuestro, sino que lo recaudamos al cliente para dárselo posteriormente a Hacienda.

El porcentaje de IVA que debemos cargar en cada factura es fijo: el 21 % de la base imponible (por base imponible se entiende el valor neto de la factura). Todo este dinero se hace llegar a Hacienda a través de las liquidaciones trimestrales.

Sin embargo, hay una serie de actividades que están exentas de IVA o que tributan en diferente porcentaje.

• Cantidad total a percibir: la suma del importe inicial, menos la retención del IRPF, más el importe del IVA.

• Forma de pago: si es mediante domiciliación bancaria hay que incluir el número de cuenta al que queremos que se nos ingrese la cantidad solicitada.

Autor:

Mariela José Indriago Rojas