Metodología de análisis y diseño de sistemas de información

Introducción

Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros sistemas más pequeños denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos.

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en software y equipos computarizados son parte fundamental en el desarrollo de las actividades cotidianas y son parte fundamental en la toma de decisiones dentro de la organización, sus sistemas de información son fundamentales a la hora de planificar el ingreso o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darán a la competencia.

Al establecer los sistemas de información se debe tener la certeza de que se logren dos objetivos principales: que sea un sistema correcto y que este correcto el sistema. Ningún sistema que deje satisfacer ambos objetivos será completamente útil para la organización además de tener un valor único si funciona en forma adecuada.

Los informes y las salidas producidas por el sistema deben ser precisos, confiables y completos. La función del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios.

Es el Proceso de gestión para la creación de un Sistema o software, la cual encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación, estimar es echar un vistazo al futuro y aceptamos resignados cierto grado de incertidumbre.

Aunque la estimación, es más un arte que una Ciencia, es una actividad importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen técnicas útiles para la estimación de costes de tiempo. Y dado que la estimación es la base de todas las demás actividades de planificación del proyecto y sirve como guía para una buena Ingeniería Sistemas y Software.

Al estimar tomamos en cuenta no solo del procedimiento técnico a utilizar en el proyecto, sino que se toma en cuenta los recursos, costos y planificación. El Tamaño del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisión de las estimaciones.

A medida que el tamaño aumenta, crece rápidamente la interdependencia entre varios elementos del Software. La disponibilidad de información Histórica es otro elemento que determina el riesgo de la estimación Sin embargo, los propósitos o metas se alcanzan sólo cuando se mantienen el control de la información dentro de la organización.

Análisis de sistemas de información

En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar como trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de realizar estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un estudio de sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño. Los administradores deciden qué estrategia seguir. Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el empleo de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

El análisis de un sistema de información se traduce en un conjunto de procedimientos o programas relacionados de manera que forman una sola unidad. Esto se lleva a cabo teniendo en cuenta ciertos principios:

• Debe presentarse y entenderse el dominio de la información de un problema.

• Defina las funciones que debe realizar el Software.

• Represente el comportamiento del software a consecuencias de acontecimientos externos.

• Divida en forma jerárquica los modelos que representan la información, funciones y comportamiento.

Metas de la empresa y papel de los sistemas de información

Quizás sea sorprendente la gran importancia dado al aspecto empresarial al discutir las razones por las que se proponen los proyectos.

Un principio fundamental en el desarrollo de los sistemas de información por las empresas, es que las aplicaciones son una herramienta y no un instrumento que debe de tenerse para utilizar la tecnología de la información; en consecuencia los sistemas de información debe de desarrollarse sobre la base de su propia capacidad para mejorar el desempeño de la organización, sin embargo esta razones no significan únicamente pérdidas y ganancias. La marcha de una empresa incluye también beneficios para sus empleados, clientes y otras personas con la que se tienen tratos.

OBJETIVOS DEL ANÁLISIS

• Identificación de Necesidades

Es el primer paso del análisis del sistema, en este proceso el Analista se reúne con el cliente y/o usuario (un representante institucional, departamental o cliente particular), e identifican las metas globales, se analizan las perspectivas del cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificación temporal y presupuestal, líneas de mercadeo y otros puntos que puedan ayudar a la identificación y desarrollo del proyecto.

Algunos autores suelen llamar a esta parte ¨ Análisis de Requisitos ¨ y lo dividen en cinco partes:

• Reconocimiento del problema.

• Evaluación y Síntesis.

• Modelado.

• Especificación.

• Revisión.

Antes de su reunión con el analista, el cliente prepara un documento conceptual del proyecto, aunque es recomendable que este se elabore durante la comunicación Cliente – analista, ya que de hacerlo el cliente solo de todas maneras tendría que ser modificado, durante la identificación de las necesidades.

Estudio de Viabilidad: La viabilidad y el análisis de riesgos están relacionados de muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad de producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben tomar en cuenta cuatro áreas principales de interés:

• Viabilidad económica: Una evaluación de los costos de desarrollo, comparados con los ingresos netos o beneficios obtenidos del producto o Sistema desarrollado.

• Viabilidad Técnica: Un estudio de funciones, rendimiento y restricciones que puedan afectar la realización de un sistema aceptable.

• Viabilidad Legal: Es determinar cualquier posibilidad de infracción, violación o responsabilidad legal en que se podría incurrir al desarrollar el Sistema.

Análisis económico y técnico

El análisis económico incluye lo que llamamos, el análisis de costos – beneficios, significa una valoración de la inversión económica comparado con los beneficios que se obtendrán en la comercialización y utilidad del producto o sistema.

Muchas veces en el desarrollo de Sistemas de Computación estos son intangibles y resulta un poco dificultoso evaluarlo, esto varía de acuerdo a las características del Sistema. El análisis de costos – beneficios es una fase muy importante de ella depende la posibilidad de desarrollo del Proyecto.

En el Análisis Técnico, el Analista evalúa los principios técnicos del Sistema y al mismo tiempo recoge información adicional sobre el rendimiento, fiabilidad, características de mantenimiento y productividad.

Los resultados obtenidos del análisis técnico son la base para determinar sobre si continuar o abandonar el proyecto, si hay riesgos de que no funcione, no tenga el rendimiento deseado, o si las piezas no encajan perfectamente unas con otras.

Modelado de la arquitectura del sistema

Para la estructuración de un Software, el modelo debe representar todas las funciones y subfunciones de un Sistema. Los modelos se concentran en lo que debe hacer el sistema no en como lo hace, estos modelos pueden incluir notación gráfica, información y comportamiento del Sistema.

Todos los Sistemas basados en computadoras pueden modelarse como transformación de la información empleando una arquitectura del tipo entrada y salida.

ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA

Es un Documento que sirve como fundamento para la Ingeniería Hardware, software, Base de datos, e ingeniería Humana. Describe la función y rendimiento de un Sistema basado en computadoras y las dificultades que estarán presentes durante su desarrollo. Las Especificaciones de los requisitos del software se producen en la terminación de la tarea del análisis.

Razones para proponer proyectos de sistemas de información

Las solicitudes de sistemas de información están motivadas por los siguientes tres objetivos generales:

• Resolver un problema

Actividades procesos o funciones que en la actualidad o quizás en el futuro, no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas para lo que es necesario emprender una acción que resuelva las dificultades. Ejemplo Disminuir el número excesivo de errores en los datos de entrada eliminando la introducción manual de los datos de las ventas.

• Aprovechar una oportunidad

Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro del mercado. Ejemplo Captura de una base grande de clientes ofreciendo un nuevo programa con mayor numero de vuelos directos y descuentos en el precio del pasaje.

• Dar respuestas a directivos

Proporcionar información en respuesta a ordenes, solicitudes o mandatos originados por una autoridad legislativa o administrativa, llevar acabo tareas de cierta manera, o también cambiar la información o tal vez el desempeño. Ejemplo Notificar anualmente A quien corresponda utilizando para ello los formatos adecuados, los intereses obtenidos por ahorros, cuentas de cheques y de depósito a plazo fijo.

• CAPACIDAD

Las actividades de la organización están influenciadas por la capacidad de esta, para procesar transacciones con rapidez y eficiencia. Los sistemas de información mejoran esta capacidad en tres formas:

1.       Aumentar la velocidad de procesamiento.

2.       Permiten el manejo de un volumen creciente de transacciones.

3.       Recupera con rapidez la información.

• PROCESAMIENTO ACELERADO

La velocidad inherente con que la computadora procesa datos es una de las razones por las que las organizaciones buscan el desarrollo de proyectos. Los sistemas basados en computadoras pueden ser de ayuda para eliminar la necesidad de cálculos tediosos y comparaciones repetitivas.

Un sistema automatizado puede ser de gran utilidad si lo que se necesita es un procesamiento rápido.

• AUMENTO EN EL VOLUMEN

Dado que los sistemas de información constituyen una ventaja para la compañía es frecuente que reciban una consideración primaria antes o durante el crecimiento y ampliación de la empresa. La incapacidad para mantener el rimo de procesamiento no necesariamente significa el abandono de los procedimientos existentes.

En estas situaciones, el analista considera el impacto que tiene la introducción de procesamiento computarizado, si el sistema existente es manual o la ampliación de éste. Es poco probable que únicamente el aumento de la velocidad sea la respuesta.

El tiempo de procesamiento por transacción aumenta si es considerada la cantidad de actividades comerciales de la empresa junto con su patrón de crecimiento, la capacidad de almacenamiento del sistema, la ubicación de las actividades comerciales en relación con las del centro de procesamiento y otros aspectos de índole similar.

• RECUPERACIÓN RÁPIDA DE INFORMACIÓN

Las organizaciones almacenan grandes cantidades de datos relacionados con sus operaciones, empleados, clientes, proveedores y finanzas. En este caso dos aspectos son importantes:

• 1. ¿Dónde almacenar los datos?

• 2. ¿Como recuperarlos cuando se necesite de ellos?

El almacenamiento de datos es mas complejo si los usuarios recuperan los datos de diversas maneras bajo diferentes circunstancias.

En una empresa que no emplea computadoras las respuestas a todas estas preguntas pueden encontrarse por medio de registros contenidos en archivos (uno por cada pregunta) o por medio de un archivo relevante. Si se mantienen varios archivos entonces cada uno esta organizado para dar respuesta a una pregunta especifica.

• CONTROL

Anteriormente se hablo de la relación que existe entre los sistemas de información con la administración y el control de operaciones

¿Como se relaciona la administración y el control de operaciones con las razones para desarrollar sistemas de información?

Básicamente en dos formas:

• 1. Para mejorar la exactitud y la consistencia.

• 2. Aumentar la seguridad de los datos más importantes.

• MEJORA DE LA EXACTITUD Y LA CONSISTENCIA

Para demostrar como los sistemas de información pueden alcanzar este objetivo considérese como ejemplo la actividad común del procesamiento de facturas.

El procesamiento estándar consiste en acumular un grupo de facturas antes de ser enviadas para su procesamiento y contabilización, después los empleados que reciben los pedidos calculan el total de las facturas, así computan los montos de compras y gastos adicionales, después de recibidas en la contabilidad se concilian los errores e inconsistencias, se remiten de nuevo los datos para su corrección y ajustes en depto. que recibió las facturas y se ajustan saldos.

Si al procedimiento para calcular el monto de cada factura y acumular el total por lote se incorpora en un programa para computadora entonces el tenedor de libros puede seguir todos los pasos sin omitir alguno, sin necesidad de todos esos procedimientos engorrosos y por si solo.

• PROVEER MEJOR SEGURIDAD

Algunas veces el hecho de que los datos puedan ser guardados de una forma adecuada para su lectura por medio de una maquina, proporciona una mayor seguridad, que es difícil de alcanzar en un medio ambiente en donde no existen computadoras.

Como ejemplo; antes de la automatización se daba un libro de fórmulas a los obreros encargados de fabricar los productos. Dicho libro contenía los nombres, cantidades y fórmulas de las materias primas necesarias para la fabricación de un determinado producto, la fuga de información hacia la competencia era un riesgo constante bastante alto.

La administración desarrollo un programa de computadora en donde se codificaban los nombres, cantidades e inventarios en existencia de dichas materias primas y se les proporcionaba una clave de acceso solamente al personal autorizado. Así se eliminó casi en su totalidad el riesgo potencial de una fuga de información hacia la competencia.  

• COMUNICACIÓN

La falta de comunicación es una fuente común de dificultades, que afectan tanto a clientes como a empleados. Sin embargo, los sistemas de información bien desarrollados amplían la comunicación y facilitan la integración de funciones individuales.

• AUMENTO DE LA COMUNICACIÓN

Muchas empresas aumentan sus vías y canales de comunicación por medio del desarrollo de redes especiales para este fin; Dichas vías abarcan todo el país y le permiten acelerar el flujo de información dentro de sus oficinas y de las instalaciones que no se encuentran dentro de la misma localidad.

El sistema de tarjetas de crédito que permite a muchas personas efectuar sus compras de mercancías y servicios, no existiría sin los sistemas de información. Redes muy grandes de comunicación y centros de procesamiento regionales verifican el crédito y autorizan las transacciones en gestión de segundos.

Una de las características mas importantes de los sistemas de información para las oficinas son la transmisión electrónica de información como por ejemplo datos, archivos y documentos.

• INTEGRACIÓN DE ÁREAS EN LA EMPRESA

Con frecuencia las actividades de la empresas abarcan varias áreas de la organización; el trabajo realizado en un área se confunde con el que se efectúa en otro lugar.

Para coordinar mejor las operaciones, la administración contribuye con la implantación de terminales con sistemas de información operativos entre los departamentos de producción y compras de donde se extraen reportes de ambos lados con datos como, los inventarios disponibles para producción y los requerimientos de las compras de materiales.  

• COSTOS

Muchas organizaciones han quedado fuera de la actividad comercial y otras tantas imposibilitadas para alcanzar el éxito por el poco control sobre los costos o por el total desconocimiento de estos. Los sistemas de información juegan un papel muy importante tanto en la vigilancia como en la reducción de costos de operación.

• Vigilancia de los costos

Llevar a cabo el seguimiento de los costos de mano de obra, bienes y gastos generales es un tarea esencial para determinar si la compañía evoluciona en la forma esperada, es decir de acuerdo a lo presupuestado.

Los sistemas manuales para el seguimiento de costos no son tan eficientes como los automatizados, ni tampoco ofrecen el mismo número de categorías y minuciosidad en las comparaciones.

La creciente competitividad del mercado crea la necesidad de mejores métodos para segur los costos y relacionarlos con la productividad individual y organizacional. Es probable que este objetivo tenga en el futuro mayor importancia.

• Reducción de costos

Algunos diseños de sistemas ayudan a disminuir los costos ya que toma ventaja de las capacidades de cálculo automático y de recuperación de datos que están incluidos en los procedimientos de programas de computadoras.

En el pasado mucha gente pensó que el desarrollo de aplicaciones de sistemas de información, en especial de aquellas con un alto grado de automatización, significaría una necesidad menor de trabajadores. Si bien es cierto que los sistemas de información cambian la naturaleza del trabajo la necesidad de gente operaria no ha disminuido; rara vez las personas son desplazadas, de hecho su trabajo se vuelve mas interesante al automatizar todas las tareas tediosas.  

• COMPETITIVIDAD

Los sistemas de información computacionales son un arma estratégica que puede cambiar la forma en que la compañía compite en el mercado. Como consecuencia de lo anterior, estos sistemas mejoran la organización y le ayudan a ganar ventajas competitivas. En contraste si los competidores de la compañía tiene capacidades mas avanzadas para el procesamiento de información, entonces los sistemas de información pueden convertirse en una desventaja competitiva.

Ciclo de vida del diseño de un sistema de información

El principio general de diseño de sistemas de información indica que el proceso comienza siempre por un diseño lógico o conceptual y que, una vez aprobado, se procede a su implantación, en un proceso que es más circular que lineal, ya que la implantación puede obligar a repensar aspectos del diseño.

De este modo, el proceso de creación de una base de datos debe ir siempre desde los aspectos lógicos hacia los aspectos físicos, y no al revés, como, sin embargo, suele suceder, ya que, en la práctica, existen muchas formas de violar ese principio general a causa de malos hábitos de trabajo (adquiriendo primero el programa y el ordenador y diseñando después la base de datos, pensando en la forma y el tamaño de las estanterías y diseñando después el sistema, etc.).

Así pues, el proceso de diseño de un sistema de información se ajustará siempre al siguiente ciclo de vida:

• 1. Análisis

• 2. Diseño

• 3. Implantación

Fase de análisis

Su objetivo es conocer bien la parte del mundo real, llamada sistema objeto, que justifica la creación del sistema de información y que, como ya se ha dicho, se considera dividido en un sistema de actividades humanas (SAH) y un sistema de conocimientos (SIC).

Por lo tanto, y dado que sus características determinarán las de la base de datos, el SAH deberá conocerse lo mejor posible antes de iniciar cualquier actividad de diseño.

El resultado de esta fase de análisis es una descripción sobre el SAH, que suele denominarse Modelo Esencial, y que incluye, como mínimo, los siguientes aspectos:

• 1. Propósito y objetivos

• 2. Actores principales

• 3. Actividades relevantes

• 4. Entorno

La herramienta principal aquí son las entrevistas con representantes del SAH y el análisis de cualquier documentación, que pueda aportar una comprensión global del sistema. Entre tales documentos podemos citar organigramas, documentos fundacionales, memorias, etc.

Aunque el Modelo Esencial consiste, básicamente en una descripción textual, puede incluir, si el analista lo considera necesario, diagramas o gráficos que faciliten su comprensión.

No hace falta que sea muy extenso, sino que, tal como indica su nombre, consiste únicamente en una descripción que recoja los aspectos esenciales de la naturaleza y de las actividades del SAH. Además, como una base de datos documental no persigue el modelado de esas actividades, probablemente cinco o seis párrafos pueden ser suficientes para aportar el conocimiento necesario para los objetivos perseguidos.

Después del diseño, el ciclo de vida del sistema nos indica que debe procederse a su implantación, es decir, a tratar los aspectos físicos de la cuestión, y por tanto, aquí es donde entra a considerarse qué tipo de sistema informático puede satisfacer los requerimientos del diseño conceptual.

La fase de implantación puede llevarla a cabo un equipo distinto del que hizo el diseño. De hecho, en algunas empresas, sobre todo en empresas medianas y grandes, puede ocurrir que las fases de diseño y de análisis las realice el departamento de documentación, mientras que todos los aspectos de implantación corran a cargo del departamento de informática.

Este reparto de tareas parece el más conveniente para todas las partes, ya que sólo el departamento de informática tiene una visión global de la arquitectura informática de la empresa, y sólo el departamento de informática posee la competencia técnica y las atribuciones que le permiten tomar decisiones que afectan a esa infraestructura corporativa.

Sin embargo, lo que nunca es conveniente es que el proceso de análisis y de diseño se sustraiga del departamento de documentación, que es el único que tiene competencia técnica en los aspectos lógicos de esa clase de sistemas, exactamente por la misma razón que el diseño de una biblioteca lo debe desarrollar un experto en biblioteconomía, aunque su automatización la lleve a cabo el departamento de informática; el sistema contable, un experto en contabilidad, aunque lo automatice el departamento de informática, etc.

Cada una de las fases precedentes (Análisis, Diseño, Implantación) tiene unos objetivos, debe producir unos resultados concretos y utilizar unas herramientas determinadas, extremos que serán discutidos seguidamente.

Análisis de sistema de información computarizado

El proceso debe partir desde la información esencial hasta el detalle de la Implementación. La función del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Para conseguir este objetivo, un Sistema basado en computadoras hace uso de seis (6) elementos fundamentales:

• Software: que son Programas de computadora, con estructuras de datos y su documentación que hacen efectiva la logística metodología o controles de requerimientos del Programa.

• Hardware: dispositivos electrónicos y electromecánicos, que proporcionan capacidad de cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan una función externa dentro de los Sistemas.

• Personal: son los operadores o usuarios directos de las herramientas del Sistema.

• Base de Datos: una gran colección de informaciones organizadas y enlazadas al Sistema a las que se accede por medio del Software.

• Documentación, Manuales, formularios, y otra información descriptiva que detalla o da instrucciones sobre el empleo y operación del Programa.

• Procedimientos, o pasos que definen el uso específico de cada uno de los elementos o componentes del Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.

Un Análisis de Sistema se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes objetivos en mente:

• Identifique las necesidades del Cliente.

• Evalúe que conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su viabilidad.

• Realice un Análisis Técnico y económico.

• Asigne funciones al Hardware, Software, personal, base de datos, y otros elementos del Sistema.

• Establezca las restricciones de presupuestos y planificación temporal.

• Cree una definición del sistema que forme el fundamento de todo el trabajo de Ingeniería.

Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran conocimiento y dominio del Hardware y el Software, así como de la Ingeniería humana (Manejo y Administración de personal), y administración de base de datos.

 Diseño de sistemas de computación

El Diseño de Sistemas define el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un Sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física.

La etapa del Diseño del Sistema encierra cuatro etapas:

• 1. El diseño de los datos: Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.

• 2. El Diseño Arquitectónico: Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

• 3. El Diseño de la Interfaz: Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.

• 4. El Diseño de procedimientos: Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del Diseño del Software se puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del Proyecto. El Diseño es la única manera de materializar con precisión los requerimientos del cliente.

• 5. El Diseño del Software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de Diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas:

El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente.

Debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan el código y los que prueban y mantienen el Software.

El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementación.

Para evaluar la calidad de una presentación del diseño, se deben establecer criterios técnicos para un buen diseño como son:

• Un diseño debe presentar una organización jerárquica que haga un uso inteligente del control entre los componentes del software.

• El diseño debe ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica del Software en elementos que realicen funciones y subfunciones especificas.

• Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.

• Debe producir módulos que presenten características de funcionamiento independiente.

• Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los módulos y el entorno exterior.

• Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la información obtenida durante el análisis de requisitos de Software.

Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de Diseño del Software exige buena calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de Diseño, Metodología sistemática y una revisión exhaustiva.

Cuando se va a diseñar un Sistema de Computadoras se debe tener presente que el proceso de un diseño incluye, concebir y planear algo en la mente, así como hacer un dibujo o modelo o croquis.

DISEÑO DE LA SALIDA

En este caso salida se refiere a los resultados e informaciones generadas por el Sistema, Para la mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un Sistema y la base de evaluación de su utilidad. Sin embargo cuando se realiza un sistema, como analistas deben realizar lo siguiente:

• Determine que información presentar. Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresora y seleccionar el medio de salida.

• Disponga la presentación de la información en un formato aceptable.

• Decida como distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

DISEÑO DE ARCHIVOS

Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de archivos, se encuentran las siguientes:

• Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.

• La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.

• La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (La estructura de almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).

No todos los sistemas requieren del diseño de todos los archivos, ya que la mayoría de ellos pueden utilizar los del viejo Sistema y solo tenga que enlazarse el nuevo Sistema al Archivo maestro donde se encuentran los registros.

DISEÑO DE INTERACCIONES CON LA BASE DE DATOS

La mayoría de los sistemas de información ya sean implantado en sistemas de cómputos grandes o pequeños, utilizan una base de datos que pueden abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan u administrador de base de datos, en este caso el diseñador no construye la base de datos sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta en el sistema.

Herramientas para el diseño de sistemas

Apoyan el proceso de formular las características que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades del análisis:

• Herramientas de especificación: Apoyan el proceso de formular las características que debe tener una aplicación, tales como entradas, Salidas, procesamiento y especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para crear especificaciones de datos.

• Herramientas para presentación: Se utilizan para describir la posición de datos, mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales, reportes y otros medios de entrada y salida.

• Herramientas para el desarrollo de Sistemas: Estas herramientas nos ayudan como analistas a trasladar diseños en aplicaciones funcionales.

• Herramientas para Ingeniería de Software: Apoyan el Proceso de formular diseños de Software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación correspondiente.

• Generadores de códigos: Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.

• Herramientas para pruebas: Apoyan la fase de la evaluación de un Sistema o de partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación del Sistema así como el grado de perfección alcanzado en comparación con las expectativas.

La revolución del procesamiento de datos de manera computarizada, junto con las prácticas de Diseño sofisticadas está cambiando de forma dramática la manera en que se trasladan las especificaciones de Diseño d Sistemas de Información funcionales.

Análisis de sistemas de apoyo a decisiones semiestructuradas

Métodos Disponibles

Para poder obtener buenos resultados en los sistemas de apoyo a decisiones estructuradas, debemos dividir el trabajo como lo dice anteriormente el análisis de sistema del que estamos hablando, debe tener en cuenta:

• Si es analítico o heurístico

• Cómo son tomadas las decisiones en las tres fases de resolución de problemas de inteligencia

• El uso de los métodos de criterios múltiples útiles para la resolución de problemas semiestructurados.

Estos sistemas pueden funcionar de varias formas es decir, la organización de la información para las situaciones de decisión, la interacción con los tomadores de decisiones que llevan consigo la expansión en la toma de decisiones, la forma de presentar la información para su mejor comprensión añadiendo modelos y criterios múltiples. En donde los modelos de criterios múltiples incluyen procesos de compromiso, métodos ponderados y métodos de eliminación secuencial y son los más adecuados para el manejo de la complejidad y naturaleza semiestructurada.

SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES

Este método posee características que lo diferencia de los demás sistemas que manejan información y que son tradicionales. Los usuarios finales de los DSS (sistemas de apoyo a decisiones) poseen características especiales que merecen ser tomadas en cuenta.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE APOYO A DECISIONES

Debemos tener en cuenta que un sistema de apoyo a decisiones lo definiremos como la manera de organización de información que se pretende usar en la toma de decisiones. Para lo cual al presentar la información debe estar diseñada basándose en la solución de problemas y esto debe darse ya que el usuario no debe tomar la decisión, sino el DSS.

Un DSS permite al tomador de decisiones interactuar con él, y esto debe verse en la interfaz del usuario. Un DSS puede ser construido para dar soporte a decisiones de una sola vez y son aquellas que son poco frecuentes a otras que suceden rutinariamente. Un DSS debe ser diseñado típicamente para decisiones de un particular o para un grupo, es decir que el usuario entienda mejor las soluciones por medio de gráficas, tablas u otro medio de presentación y que sea de interfaz para el usuario.

Debemos saber utilizar las diferentes herramientas que generan DSS, así como en la construcción de DSS específicos, y generadores de DSS. Para el DSS, el proceso trabajará para la transformación del usuario, la toma de decisiones y debe dar como resultado un cambio y mejora del desempeño en la toma de decisiones.

USUARIOS DE LOS SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES

Dentro de las organizaciones existen tres niveles, el estratégico, el administrativo y el operacional, es por eso que a nivel operacional las decisiones se pueden tomar y ser automatizadas satisfactoria y completamente.

Los tipos de problemas que ayuda a solucionar un DSS son complejos y semiestructurados ya que este tipo de problemas los ve registrados en los niveles estratégico y administrativo.

Es importante que si el usuario final está muy ocupado o preocupado por la interacción con el DSS, este puede ser utilizado por un intermediario técnico o ayudante que interactúe con la computadora y así las decisiones serán tomadas de una forma desde el proceso y no desde la mecánica.

Conclusiones

Un proyecto de desarrollo de un Sistema de Información comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno mas de los componentes: Software, hardware, personas, base de datos, documentación y procedimientos.

En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su Situación con la finalidad de observar como trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño. Los administradores deciden que estrategias seguir.

Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez mas con el uso de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas. Todas las organizaciones son Sistemas que actúan de manera reciproca con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por otros Sistemas de denominan subsistemas y funcionan para alcanzar los fines de su Implantación.

Bibliografía

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• www.monografias.com/trabajos14/analisis-sistemas/analisis-sistemas

• www.edu.red/trabajos7/sisinf/sisinf

• www.edu.red/trabajos/anaydisesis/anaydisesis

• www.edu.red/trabajos5/andi/andi

• www.edu.red/trabajos/seguinfo/seguinfo

• www.edu.red/trabajos16/sistemas-informacion-empresa/sistemas-informacion-empresa

Autor:

Carazas Percy

Cequea Edglenis

Fajardo Luis

Guevara Rosa

Gómez Lus Andrea

Marchan Sahara

Pereira Karen

Quintana Juan

Souza Kelly

Enviado por:

Profesor:

MSc. Ing. Iván Turmero

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

" ANTONIO JOSÉ DE SUCRE "

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CÁTEDRA: SISTEMAS DE INFORMACIÓN

UNEXPO

PUERTO ORDAZ, ABRIL DE 2007