Elementos y herramientas básicas de administración financiera para Pymes

INTRODUCCIÓN

El presente texto, sobre métodos y herramientas básicas de administración financiera para Pymes, persigue también unos básicos objetivos, pero antes de ser estos presentados, es pertinente aclarar algunos aspectos.

Las Pymes representan el mayor número de empresas en el Sistema Económico Mixto de Mercado, en la realidad chilena, por ejemplo, según estadísticas (CORFO), existen aproximadamente 1.297 empresas medianas, 10.665 empresas pequeñas y 26.590 microempresas.

En clasificación, según tamaño, el rango varía para distintos Países o Comunidades. La Comunidad Europea las clasifica, en un rango de hasta 250 trabajadores y una facturación anual menor a 27 millones de Euros (en pesos, $16.740 millones, aprox.). En Chile, el número de trabajadores está en el rango de 15 y 150, y el volumen de facturación anual menor a 1.600 millones de $, (CORFO).

La brecha presentada, entre estas dos, clasificaciones muestra la diferencia de realidad, como de desafío.

En la realidad chilena, independiente de su estructura jurídica, – Individuales, de Responsabilidad Limitada o Sociedades Anónimas Cerradas -, generalmente son administradas, por sus dueños y dependiendo del rubro o actividad económica, a que se dedica, estos saben más, de su rubro, que de administración.

Una Pyme, por ser una empresa y como tal, ES un sistema Vivo y Viable, tiene la responsabilidad de desarrollarse y perdurar, en el tiempo, con todo lo que esto implica y conlleva, tanto en sus objetivos y estrategias, de negocio propiamente tal, como en su rol social.

Considerando entonces, que la generalidad de los Administradores de las Pymes, no conocen o no han tenido la oportunidad de estudiar la Ciencia de la Administración Financiera, pues están dedicados a su negocio, que se enfrenta a un entorno "hostil y cambiante",- aparentemente difícil de prever-, se presentan en este Libro, algunos conceptos, temas y herramientas, que son básicos para la comprensión y el uso de la gestión financiera, dentro de la estrategia global, de gestión, de una Pyme.

La estructura, como que se presentan los tópicos a abordar es la siguiente:

I. Generalidades sobre la Administración Financiera.

• Se delimitan, sus funciones y alcances.

II. Administración y Contabilidad General Básica.

• Se presenta el uso, la mecánica y lo que se puede esperar de la información contable.

III. Contabilidad de Costos.

• Se presenta el uso, la mecánica y la utilidad que puede entregar el costeo. IV. Análisis de Estados Financieros.

• Se presenta la metodología básica, para interpretar los Balances Generales y los

Estados de Resultado.

V. Índices Financieros

• Se presenta una herramienta que permite relacionar todos los componentes, de los Estados Financieros, de una empresa.

VI. Flujo de Caja.

• Se presenta la metodología básica para la confección de los "Flujos de Caja", su utilidad y alcance.

VII. Presupuesto

• Que presenta la metodología básica para la confección de esta herramienta de planificación global, en una empresa.

VIII. Punto de Equilibrio. (Costo – volumen – utilidad)

• Donde se presenta la metodología básica y la utilidad, de esta herramienta de planificación, en la determinación, de los volúmenes de Venta esperados.

IX. Matemáticas Financieras

• Donde se exponen, los conceptos y usos más frecuentes, de las matemáticas aplicadas a las finanzas y la utilización del cálculo de intereses.

X. Costo de Capital.

• Se presenta aquí, la mecánica básica de cálculo, de un Índice, que determina la rentabilidad mínima esperada, de un negocio o proyecto y su utilidad.

XI. Evaluación de Inversiones.

• Se presentan las herramientas básicas, que permiten determinar la viabilidad de, un negocio o proyecto, desde el punto de vista financiero

XII. Conclusiones Generales.

• Que engloba los conceptos y herramientas presentados, en los distintos capítulos y su utilización.

Volviendo a los objetivos, que este texto persigue y que aún no se han enunciados y considerando, el preámbulo realizado, con lo expuesto, estos son muy simples: "Hacer ver al Administrador de una Pyme" que:

a) Existen técnicas financieras, que pueden ayudar a tomar decisiones que minimicen el riesgo, en los negocios.

b) Las herramientas a presentar, permiten mejorar la gestión de su empresa, si se saben utilizar.

c) Se le puede, exigir a los colaboradores, que realizan actividades relacionadas, con las finanzas.

d) En su conjunto, las herramientas presentadas, conforman un todo básico, para complementar la planificación, de la gestión, de una Pyme, negocio o proyecto. Aplicable, a cualquier tamaño, de una Pyme.

e) Por último, es pertinente decir, que cada herramienta presentada, son explicadas, en mayor detalle y profundidad, en textos especializados de: Contabilidad General, o de Costos, Administración Financiera, Presupuestos, Evaluación de Proyectos y, de Matemáticas Financieras.

Aquí, se ha tratado, de simplificar y conjugar, las distintas técnicas y exponerlas, como el autor, las ha utilizado, en su experiencia práctica y en los problemas, que le ha tocado, atestiguar, como resolver.

El Autor.

CAPÍTULO I

GENERALIDADES SOBRE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Quizás, una forma simple de exponer los objetivos, funciones y herramientas, que componen la llamada "Ciencia de la Administración Financiera", es remitiéndose a la estructura, básica, de un Balance General y del Estado de Resultados.

ESTRUCTURA básica del BALANCE GENERAL:

Cuadro I.-1

ESTRUCTURA, Básica, del ESTADO DE RESULTADOS:

(Cuadro I.2.-)

Los conceptos, de cada partida componente, de los Activos, Pasivos, Patrimonio y Estado de Resultados, están explicados, en detalle, en el Capítulo referido, a la Contabilidad Básica, así como el significado, de los Estados Financieros, en el Capítulo respectivo.

Los objetivos y funciones, de la Administración Financiera, siempre estarán supeditados, a los objetivos y estrategias generales de la empresa, pues ésta, como un todo conjuga objetivos de Mercadotecnia, de Finanzas, de Recursos Humanos y de Producción e Información, dicho, en términos clásicos.

Pero las Finanzas, es la función, que debe velar, por hacer óptima la combinación de los Activos, Pasivos y Patrimonio de la empresa, así como también del análisis de los componentes del Estado de Resultados.

Remitiéndonos entonces al Balance General y al Estado de Resultados, se puede decir, que:

a) La relación, entre las estructuras, del Activo Circulante y el Pasivo Circulante, es decir, entre los Activos de rápida liquidez y las obligaciones a cubrir, en el plazo de un año, dan origen a lo que en finanzas se llama Administración del Capital de Trabajo, que busca encontrar la mejor combinación, entre los Activos Circulantes y la estructura del financiamiento de estos, que está representado, generalmente, por los Pasivos Circulantes.

Por lo tanto, debe conocer las fuentes de financiamiento, de corto y mediano plazo, que es conocido, como Mercado Monetario y está compuesto, por los Bancos e Instituciones Financieras, Instituciones de Crédito e Instituciones Gubernamentales de Fomento e Inversionistas privados, etc. El conocimiento incluye, entre otros factores, conocer plazos, requisitos, tasas de interés y condiciones, etc.

b) Como el total de Activos, de una empresa, representa el total de su inversión, es entonces a este total de Activos, al que se le debe obtener Rentabilidad.

La selección de los Activos Fijos, en cuáles invertir y qué composición deberían tener estos, los proyectos o negocios a realizar, así como su fuente de financiamiento y condiciones, corresponden en finanzas a la elaboración del Presupuesto de Capital.

c) La estructura, de los Pasivos tiene una importancia relevante, puesto que, son distintos los costos (léase, "intereses"), dependiendo de la fuente de financiamiento, entonces la estructura debe ser aquella, que minimice el costo de financiamiento, por un lado y por otro debe evaluar el grado de autonomía de la administración de la empresa.

Esto, porque todas las fuentes de financiamiento son "socios", financieramente hablando (acreedores, con mayor o menor nivel de ingerencia).

Además, las obligaciones, con terceros tienen prioridad sobre las utilidades, pues los intereses deben pagarse antes de pensar, en qué hacer, con las utilidades del ejercicio, además de tener prioridad sobre los Activos, de una empresa.

La estructura de financiamiento, entre el uso de Fuentes Externas y Patrimonio (fuente interna), determina el llamado "Costo de Capital" o rentabilidad mínima exigida a una inversión.

Conjugando lo anterior, "La administración financiera, tiene el objetivo y función básica, de buscar (financieramente hablando), la mejor combinación de fuentes de financiamiento, la selección de la mejor inversión en Activos, por su rentabilidad, sin descuidar la liquidez, que debe mantener, para hacer frente a alguna oportunidad, de negocios, de la empresa".

Ahora, remitidos al Estado de Resultados, lo antes expresado tiene influencia, en los Ingresos de Explotación, los Costos de Explotación, la Depreciación, los Gastos Financieros, los Impuestos y las Utilidades del Ejercicio.

Pero, como en última instancia, todo se paga o recibe en dinero, aunque no se vea (Cuenta Corriente), el Flujo de Caja es la herramienta que relaciona Ingresos y Egresos, en el tiempo, con la finalidad de hacer compatible el objetivo, de un negocio o proyecto, con los compromisos a cumplir.

CAPÍTULO II

CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

Introducción.

Este Capítulo, no tiene la finalidad, de ser un curso de Contabilidad. Pero, en la práctica, los administradores de las empresas pequeñas y medianas, no le dan la importancia, que esta técnica de apoyo a la administración tiene.

Usualmente, las Pymes utilizan los servicios de contadores externos, para que les lleven su contabilidad, la cual no tiene otra finalidad que cumplir con la normativa legal, tributaria y laboral. El contador externo, por su parte, tiene variedad de clientes y por economías de trabajo, usan los mismos patrones de registro para todos ellos. Sus sistemas homogenizan la información que le entregan a los clientes. Básicamente se remiten a los Balances Generales de ocho columnas y al Estado de Resultados. Esta homogenización, además, tiene la falencia de no considerar las características y necesidades de información de cada cliente, pues cada empresa, por su naturaleza o rubro al que se dedica, requiere de información contable específica, aún cuando pueden existir patrones comunes entre distintas Pymes.

Además, las cuentas que utilizan en el registro de los hechos económicos que ocurren en las empresas, no se ajustan a la normativa general, perdiendo éstas significado, pues el nombre que les da el contador, no son los universalmente utilizadas, lo que impide un análisis por los entes externos, por ejemplo, Bancos o Instituciones de Crédito u otra Institución, o "personas", con la que se pueden realizar negocios. Cuando estos casos se presentan, los contadores explican el significado de las cuentas o proceden a agregar las cuentas, según las exigencias de las instituciones, para hacer comprensible la información.

Por otra parte, los administradores de las Pymes, que usualmente son los dueños, creen que la Contabilidad es una caja negra y no saben qué utilidad pueden extraer de ella. Hasta el lenguaje que ésta utiliza, les parece extraño.

No puede existir un administrador de empresa, alguna, que no conozca los términos contables básicos y la utilidad a extraer de esta técnica.

Basado en lo anterior, en este Capítulo, se tratará de mostrar la finalidad de la Contabilidad y la utilidad que se puede extraer, de esta información, qué puede entregar y qué ayuda presta, para la toma de decisiones en la Empresa.

Consecuente con esto, el administrador tendrá una idea mayor, de qué puede exigir, de su Contador, ya sea éste externo o interno, a la Empresa, además de tener, una noción de la mecánica utilizada, por la técnica contable.

Para lograr el objetivo, de permitir al administrador, entender la utilidad de la contabilidad y de su información, se abordarán los siguientes tópicos:

1. Definición de Contabilidad

2. Ámbitos tradicionales de la Contabilidad.

3. Hechos Económicos, que son registrados, por la Contabilidad.

4. El concepto, de cuenta utilizado, en la contabilidad.

5. El principio, de la partida doble, su mecánica, la ecuación del patrimonio y los asientos contables.

6. El Plan de Cuentas.

7. Estados Financieros

8. Información anexa, que puede entregar la contabilidad general.

II.1.- Definición Clásica de Contabilidad-

La forma más simple, de definir la Contabilidad es diciendo, que: "Es la técnica que permite el registro, de los hechos económicos, que ocurren en una empresa".

Esta técnica, se ha desarrollado con el tiempo y tiene principios que han permitido universalizar su lenguaje, de forma tal, que los informes y formas de registro sean iguales y entendibles, para todos, independiente de los países. Aún cuando cada uno de estos puede tener sus propias normativas legales.

Por hecho económico se debe entender, toda actividad realizada, en una empresa, cuya acción es conducente, a la generación de riqueza. Esto en base, a que la Capacidad Económica, de una empresa está dada, por su capacidad de generar riqueza: se da por entendido, que la acción puede ser directa o indirecta y, que el concepto de riqueza, en su más amplia acepción no significa necesariamente "Una gran utilidad".

Es probable, que el lector, haya oído más el término "Capacidad Financiera, de una empresa", pero este concepto sólo está limitado, a la capacidad, que tiene la empresa, para hacer frente a sus compromisos (pagar sus deudas).

Aclarando la diferencia, se puede decir por ejemplo: que la compra, de una máquina para hacer pan (horno, sobadora, etc.), tiene la finalidad, de generar riqueza, es un hecho económico relacionado con la Capacidad Económica de la empresa, la forma, como se cancelará esta adquisición, tiene que ver, con la Capacidad Financiera de la empresa.

Los hechos económicos típicos, que ocurren en una empresa, se describirán en el punto tres (3).

Respecto de los principios que tiene la contabilidad, sólo se hará mención de cuatro, luego son las más relevantes para la finalidad perseguida.

El principio de la moneda, como común denominador. Esto significa que los hechos económicos, que son registrados, son registrados en su valor monetario, en pesos ($), en el caso de Chile.

El principio de la partida doble, que será planteado en el punto cinco (5) y el principio de la materialidad o importancia, que se refiere al registro en forma individual de los hechos económicos, que tienen significado en cuanto a su valor (en $).

Esto se explica de la siguiente manera, la compra de una máquina, tiene un registro específico y detallado en la contabilidad, con diferencia al registro , que tiene el pago realizado al cartero por la correspondencia recibida, en este último caso, el registro es global, por el total gastado, sin especificar ninguna correspondencia en especial.

Por último, existe un principio contable que dice: "la empresa es distinta de los dueños". Esto quiere decir que el aporte de capital de los dueños, es tratado como un préstamo, realizado a la empresa, es decir, es una obligación que la empresa tiene con los dueños y que debe redituar vía la utilidad generada.

II.2.- Ámbitos de la Contabilidad.

La Contabilidad abarca, en términos tradicionales, dos áreas:

a) La Contabilidad General.

b) La Contabilidad de Costos.

a) La Contabilidad General, trata con los hechos económicos típicos de una empresa, en términos más o menos agregados y, que tiene como resultado final, la generación de los Estados Financieros anuales, (o por períodos menores de tiempo, según las necesidades de las empresas), y con la información anexa que puede entregar. Las que se verán en los puntos siete (7) y ocho (8). Además, de ser la responsable del cumplimiento, de la normativa legal y tributaria, de un país. Pues, sus registros son la base para el cálculo de los impuestos y el respaldo legal, de los hechos económicos, cuando es fidedigna, es decir, cuando ha cumplido con la normativa legal, que norma sus registros. Es por tanto esta contabilidad general, la que es descrita en este Capítulo.

b) La Contabilidad de Costos, es un subsistema contable que se ha desarrollado en las últimas décadas y que tiene la finalidad de: "Registrar, determinar y analizar los componentes, de los costo incurrido en la elaboración de un bien, servicio o de una función determinada".

Se basa en los mismos principios de la Contabilidad General.

En términos generales, se describirá en el Capítulo II, dedicado a la Contabilidad de Costos.

II.3.- Hechos Económicos que son registrados, por la Contabilidad.

Los hechos económicos, que registra la Contabilidad, ocurren tanto, con su entorno o exterior de la empresa, como en su interior.

Se presentan, a continuación algunos de los hechos económicos típicos, que son registrados por la Contabilidad y que usualmente ocurren, en cualquier tipo de empresa, siendo unos u otros más relevantes, dependiendo, de si la empresa es manufacturera, comercializadora o de servicio.

II.3.1.- Hechos Económicos con el exterior o entorno de la Empresa.

1er Ejemplo:

Compras de:

– Materias Primas

– Insumos

– Existencias (bienes que revende)

– Bienes que utiliza, en su actividad (Máquinas, terrenos, vehículos, bienes inmuebles, etc.).

– Servicios (seguros, subcontrataciones, etc.).

– Información

– Etcétera.

Ventas de:

– Existencias.

– Activos Fijos (bienes, que ya no se utilizan en el desarrollo del negocio).

– Servicios.

– Etcétera.

Cumplimiento de la Normativa Legal:

– Pago de Impuestos.

– Pago de Imposiciones.

– Pago de Permisos y/o Patentes.

– Etcétera.

Obtención de Recursos Financieros:

– Obtención y Pago de Créditos.

– Obtención de Capital y retiro de utilidades.

– Obtención y pago de obligaciones con el público.

Inversiones:

– Colocaciones y rescate de excedentes de caja (Depósitos a plazo, inversiones en Fondos Mutuos, Inversiones en otras sociedades, etc.).

– Obtención y generación de proyectos

– Obtención de bases

– Gastos por Licitación (garantías).

– Etcétera.

II.3.2.- Hechos Económicos ocurridos en el interior de la Empresa.

2do. Ejemplo.

– Pago de Remuneraciones y su determinación.

– Determinación de Depreciaciones y/o Amortizaciones y su Asignación.

– Determinación y asignación de bases imponibles, tanto tributarias como laborales.

– Determinación y asignación de provisiones.

– Determinación o asignación de reservas.

– Determinación y asignación de utilidades.

– Determinación y asignación de políticas de crédito, etcétera.

A la vez, que su ocurrencia afecta siempre, a dos o más participantes.

Por ejemplo, la aparente, simple compra, de materias primas, puede interactuar con uno o más proveedores, con diferentes condiciones de crédito o pago y con el uso de diferentes instrumentos financieros, por decir lo menos. También, puede ser una importación que involucra variables y mecanismos del comercio internacional.

II.4.- El Concepto de Cuenta utilizado, en la Contabilidad.

Los hechos económicos que registra la Contabilidad, son registrados, en "Cuentas", que agrupan hechos, de una misma naturaleza.

Por ejemplo, es usual utilizar la cuenta "Caja" para reflejar el "movimiento de efectivo en poder de la empresa", por lo tanto, esta cuenta registra el origen del efectivo, que ingresa y el destino del efectivo, que sale; tanto como su monto.

– Las cuentas se clasifican en: Cuentas de:

– Activos

– Pasivos

– Patrimonio (Capital)

– Resultados (Ingresos, Costos y Gastos).

Las Cuentas de Activos; reflejan los bienes físicos, líquidos (efectivo) y valores de propiedad de la empresa, como también los derechos, que la empresa tiene sobre terceros. (Un derecho, por ejemplo, es el crédito otorgado en una venta y que se cobra a su vencimiento).

Las Cuentas de Pasivos; reflejan las obligaciones o deudas, que la empresa tiene con terceros, o dicho en forma inversa, los derechos que terceros tienen sobre la empresa, distintos de los dueños.

Las Cuentas de Patrimonio; reflejan las obligaciones, que la empresa tiene, con los dueños de la empresa son, por lo tanto, cuentas de Pasivo, pero específicamente referida, a los dueños.

Las Cuentas de Resultado; reflejan los ingresos, costos y gastos, que la empresa ha generado e incurrido, respectivamente, para la obtención, de la utilidad o pérdida, en un período determinado.

• Las cuentas de ingresos; reflejan los ingresos generados en un período (por ventas de bienes o servicios).

• Las cuentas de costos; reflejan los costos; directos incurridos en la generación de los ingresos.

• Las cuentas de gastos; reflejan los gastos necesarios, en que se incurre, para la obtención, de los ingresos, distintos de los costos.

Las cuentas de resultado "no reflejan" ni propiedad u obligaciones, sólo detallan la naturaleza y estructura, de cómo se obtiene la utilidad o pérdida, de un período.

El detalle y naturaleza de cada cuenta, se presentará, en el punto número seis (6), referido al Plan de Cuentas.

Todas las cuentas, se pueden presentar esquemáticamente, como una "T". (te)