Introducción a la Administracion

El surgimiento de la administración como institución esencial, distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social y la humanidad. En pocos casos, una institución básica nueva o algún nuevo grupo de personas, ha surgido rápidamente como la administración desde principios de siglo. Pocas veces en la historia de la humanidad una institución se ha manifestado indispensable con tanta rapidez; mucho menos probable es que alguna institución nueva haya surgido con tan poca oposición, con tan pocas fricciones, con tan poca controversia. La administración, por lo tanto, es el órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto quiere decir, con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico, lo cual refleja el espíritu esencial de la era moderna. En realidad es indispensable, y esto explica por qué una vez creada, creció con tanta rapidez y con tan poca oposición.

Por lo mencionado, la administración es un área importante en la actividad humana que permite llevar a cabo funciones y alcanzar objetivos. Del mismo modo, podemos mencionar que es el resultado histórico y la contribución de: filósofos, químicos, físicos, estadistas, economistas, empresarios y muchos otros quienes desarrollaron teorías (conocimiento) en los diferentes campos de sus propias actividades.

Desde que las personas se organizan en grupo para alcanzar los objetivos que individualmente no las pueden lograr, la administración ha sido el fundamento básico para una adecuada coordinación de los esfuerzos individuales. Por lo tanto, la sociedad depende cada vez más del esfuerzo de grupo y por consiguiente los grupos organizados se hacen cada vez más grandes; entonces la tarea del administrador adquiere mayor importancia.

La teoría de la administración es una disciplina que orienta el comportamiento profesional en administración, ya que:

• a) No enseña a ejecutar o hacer cosas concretas y especificas,

• b) Más bien enseña qué hacer en ciertas actividades o en determinado momento y entorno.

Por lo mencionado, en la actualidad la administración es el área del conocimiento humano más compleja y con permanente desafíos. Así mismo, la persona depende de una organización y por consiguiente la organización depende de la persona. De ahí surge, que un Ejecutivo (Gerente o Administrador) no trabaja en el vacío, mas bien considera las influencias internas y externas.

El entorno dinámico en el que vivimos (sea económico, social, político, tecnológico, etc.) hace que el gerente aprenda, cambie y mejore sobre los diferentes cargos, sobre sus superiores y sobre sus subalternos. A pesar de un mundo tan dinámico y turbulento que nos rodea, la misión central de la administración es alcanzar los resultados deseados con las personas y los recursos. Para ello se debe adquirir los conocimientos administrativos y desarrollar las habilidades administrativas eficaces de tal manera que se maximice la productividad individual y organizacional.

Origen de la práctica administrativa

Tal como se menciono anteriormente, la administración es un tema importante y excitante porque se refiere a establecer, buscar y lograr objetivos. Por lo tanto, todo ser humano es administrador de su propia vida ya que la práctica de la administración se encuentra en cada faceta de la actividad humana: escuela, colegio, universidad, sindicato, gobierno, iglesia, fuerzas armadas, equipo deportivo y, por supuesto, la familia. El establecer y lograr los objetivos son misiones retadoras y gratificantes para cualquier empresa, así mismo los obstáculos administrativos a ser superados para lograr el éxito son similares en todas las organizaciones.

Es importante mencionar que la administración es una actividad que convierte los recursos (humanos, físicos-materiales y económico-financieros) desorganizados en resultados útiles y efectivos; a partir de ello la administración se ha convertido en una actividad amplia, exigente, crucial y sutil de todas las actividades del ser humano. La tarea principal y básica de la administración es realizar actividades con la participación de las personas, sea en la industria, el comercio, los servicios públicos y otras actividades. La tarea de administración es aplicada en cualquier tamaño y tipo de organización, sea esta una empresa grande, pequeña, una cadena de supermercados, un colegio o cualquier servicio; lo cierto es que debe ser administrada adecuadamente de tal manera que pueda alcanzar sus objetivos con la mayor eficacia y eficiencia posible. Sin embargo, lo cierto es que desde que las organizaciones alcanzaron su crecimiento en tamaño y complejidad, su administración presenta ciertas dificultades y desafíos ignorados hasta el momento por directivos y ejecutivos. Es ahí cuando surge la necesidad de desarrollar la administración y le ofrece a las organizaciones diferentes modelos y estrategias para solucionar todos los problemas empresariales al que se enfrenten en un entorno de cambio.

DAVID LILIENTHAL, menciona: "Es muy importante recordar que la administración no existe; es sólo una palabra, una idea. Al igual que la ciencia, el gobierno y la ingeniería, la administración es un concepto abstracto. Sin embargo, los administradores existen, y no son abstracciones son seres humanos. Son una clase de personas particulares, especiales; individuos con una función especial: guiar, promover y hacer surgir las habilidades latentes –y los sueños- de otros seres humanos. Esto es lo que creo y lo que la experiencia de toda mi vida me ha enseñado: la actividad administrativa es la más amplia, la que más exige desde cualquier ángulo que se considere; la más completa y sutil de todas las actividades humanas. Y la más crucial".

Por lo mencionado, la práctica de la administración es un fenómeno universal, cada organización o empresa requiere tomar decisiones, coordinar sus actividades, dirigir a su personal, evaluar el desempeño en base a los objetivos establecidos, conseguir y asignar los recursos necesarios. Esto hace que toda organización o empresa necesita de administradores para que realicen muchas actividades administrativas orientadas hacia las áreas o problemas específicos. En consecuencia, la administración no es un fin en si misma, sino un medio de lograr que las actividades se realicen de la mejor manera posible, al menor costo y con la mayor eficiencia y eficacia.

Finalmente, PETER DRUCKER, menciona: "No hay países desarrollados ni subdesarrollados; sino países que saben administrar sus recursos y países que no saben".

Origen de la teoría y ciencia administrativa (Ciencia y Arte)

La administración es esencial en toda cooperación organizada, así como en todos los niveles de organización de una empresa. Todos son afectados por la buenas o malas prácticas administrativas, por lo tanto se debe aprender a reconocer e influir en la calidad de la administración que afecta a la vida de los seres humanos. Hacer posible una vida mejor económicamente, mejorar los estándares sociales y lograr un gobierno más efectivo son el reto para la habilidad administrativa moderna. La administración hace que los esfuerzos humanos sean más productivos, aporta a nuestra sociedad mejores equipos, productos, servicios, infraestructuras y relaciones humanas. Por lo tanto, asume la responsabilidad de emprender acciones que permitan a las personas realizar sus mejores contribuciones y esfuerzos al cumplimiento de los objetivos grupales; en consecuencia se aplica a organizaciones grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, industrias manufactureras y de servicios.

La administración no es una actividad mecánica que depende de ciertos hábitos físicos que deben ser superados o corregidos a fin de lograr un comportamiento correcto. El conocimiento tecnológico de la administración es importante, básico e indispensable, pero depende, sobre todo, de la personalidad y del modo de actuar del administrador, o sea, de sus habilidades. Hoy en día, la Administración, igual que otras disciplinas como: la economía, la contabilidad, la medicina, la ingeniería, el fútbol o la música, utilizan el conocimiento organizado (ciencia) y lo aplican a la realidad en que se desenvuelven para obtener el resultado deseado. Pero, para ello en la práctica se debe encontrar una solución que pueda funcionar, es decir, que permita lograr el resultado deseado (arte).

Sin embargo, el simple conocimiento de principios o la teoría no asegura el éxito, porque se requiere también saber cómo aplicarlos. Por ejemplo, el que diseña un Puente basado en fórmulas o el que administre una empresa memorizando principios, estamos seguros de que no considera la práctica y tampoco la realidad actual.

Por lo tanto, debemos mencionar que la Ciencia y el Arte no son excluyentes sino más por el contrario son complementarios; es decir que si la ciencia se perfecciona también se perfecciona el arte y a partir de ello se puede establecer que el Arte siempre se basa en la comprensión de la ciencia.

2.1. La Administración como Ciencia.

La Administración ,como Ciencia, es relativamente reciente y a partir de ello se reconoce su importancia como una disciplina con conocimientos objetivos, acumulados, sistematizados y aceptados que han originado muchos estudios y análisis extensos sobre el proceso administrativo, el medio ambiente en que se desarrolla y sus técnicas.

Es por ello, que la ciencia de la administración es amplia y no exacta como las ciencias químicas, físicas o matemáticas; ya que estas tratan con entidades no humanas. Por lo tanto, la administración nunca será una ciencia pura al igual que las ciencias físicas, sin embargo se han realizado estudios y se ha avanzado gran parte en cuanto se refiere a la sistematización de los conocimientos y la generalización de la realidad actual.

La Administración es una Ciencia Social ya que el rol que cumple se circunscribe a la realidad social actual y la naturaleza. Es indudable que la ciencia en la que se basa la administración es aún imperfecta e inexacta. Esto se debe a que las muchas variables que manejan los administradores son extremadamente complejas. No obstante, los conocimientos administrativos pueden mejorar la práctica de la administración.

En resumen, TERRY & FRANKLIN, mencionan: "La ciencia de la administración es un cuerpo de conocimientos sistematizados, acumulados y aceptados con referencia a la comprensión de las verdades generales relativas a la administración".

2.2. La Administración como Arte.

La Administración, como Arte, es una actitud y facultad creativa personal al cual se agrega la habilidad en el desempeño organizacional, es decir que, es saber cómo obtener un resultado concreto. Ello nos permite visualizar un sistema ordenado a partir de sus partes confusas, comunicar las ideas y alcanzar los objetivos.

Observar los problemas, los sucesos y las posibilidades hace que se puedan desarrollar las facultades creativas personales y la experiencia, por lo tanto la observación y el estudio de los resultados permiten un desempeño especializado. Por todo aquello, podemos mencionar que la Administración es el Arte de las artes; ya que nos permite organizar y utilizar la actitud y el talento humano.

En la actualidad, los gerentes deben conocer y hacer las cosas efectivas y eficientemente para lograr el éxito, lo que quiere decir que indudablemente existe una combinación artística y científica única. Para ello se utilizan los hechos, se consideran los datos y se da preferencia a lo conocido y se emplean éstas ayudas científicas, sin embargo eventualmente pueden resultar inadecuados e insuficientes. Entonces es ahí que el gerente debe recurrir a su habilidad artística administrativa para desenvolverse en su puesto; la decisión de proseguir o actuar pese a carecer de los datos convenientes, muestra claramente que está involucrado el arte en la Administración.

En resumen; TERRY & FRANKLIN, mencionan: "El arte de la administración implica visualizar un todo ordenado a partir de partes caóticas, comunicar la visión y alcanzar el objetivo, es el arte de artes, porque organiza y utiliza el talento humano".

La administración no es una actividad mecánica que dependa de ciertos hábitos físicos que deben ser superados o corregidos a fin de lograr un comportamiento correcto. El conocimiento tecnológico de la administración es importante, básico e indispensable, pero depende, sobre todo, de la personalidad y del modo de actuar del administrador, o sea, de sus habilidades.

Finalmente podemos decir que la Administración es una disciplina que reúne varias opiniones con elementos del Arte y de la Ciencia, por lo tanto los gerentes o ejecutivos tendrán éxitos si poseen y se encuentran especializados en áreas técnicas, humanas, conceptuales relativas a la organización. Concluimos diciendo que, la ciencia nos enseña a conocer y el arte nos enseña a hacer. Por lo tanto, en la práctica, la administración es un arte; los conocimientos organizados en las que se basa la práctica son una ciencia.

Conceptos y definiciones

El surgimiento de la administración como institución esencial distinta y rectora es un acontecimiento de primera importancia en la historia social en pocos casos, si los hay una institución básica nueva o algún nuevo grupo dirigente, han surgido tan rápido como la administración desde principios de siglo. La administración es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, esto es con la responsabilidad de organizar el desarrollo económico que refleja el espíritu esencial de la era moderna.

Si se desea conocer algo de manera adecuada y correcta, es importante efectuar la definición principal. Razón por el cual es necesario definir a la administración en sus diferentes formas; desde luego ello nos permitirá conocer y entender mejor a la administración. A partir de lo mencionado, consideramos la definición nominal y etimológica.

• a) Definición etimológica. La definición etimológica es la forma más usual que una definición nominal, esto quiere decir que se debe efectuar la explicación del origen de la palabra a ser estudiada, para ello se pueden utilizar todos los elementos fonéticos que lo forman. A partir de ello, es posible encontrar el verdadero significado o étimos de la palabra y el concepto que se expresa o que se desea conocer.

La palabra "Administración", se debe entender desde dos puntos de vista. La Administración Tradicional y la Gerencia Moderna; proviene de los siguientes prefijos:

• Administración Tradicional:

"ad" : Dirección, a, hacia, tendencia.

"ministratio o minister": Función de autoridad, subordinación, hacer con otros algo.

• Gerencia Moderna:

"Genere" : Dirigir

Por lo tanto, etimológicamente la Administración se refiere a una función que se desarrolla bajo el mando de otro, un servicio que se presta. De ello deducimos que Servicio y subordinación son los principales elementos obtenidos.

• b) Definición nominal. La definición de algún concepto o palabra, puede ser nominal o real, según se desea conocer e investigar el significado de la palabra. Existen varias definiciones de Administración, quizá la más popular y frecuentemente utilizada: "Es la función de lograr hacer las cosas por medio de otras personas u obtener resultados a través de otros".

A menudo se menciona a la administración científica, quienes lo describen con el carácter de ciencia, suelen hacerlo en el hecho hipotético de que todo conocimiento sistematizado es una ciencia. Sin embargo, a partir de los conceptos mencionados y al margen de las definiciones expresadas, podemos describir a los conceptos básicos y específicos, expresados por los principales autores en Administración:

• 1) James Mooney. "Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana. Es la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado".

• 2) Elmore Peterson y Grosvenor Plowman. "Es una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular".

• 3) E.F. Brech. "Es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado".

• 4) F. Tannenbaum. "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a los subordinados responsables…. con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa".

• 5) Henry Fayol. "Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar".

• 6) Harold Koontz y Cyril O"Donnell. "La dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes".

• 7) George Terry. "Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno".

• 8) José Fernández. "Es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo coordinado"

• 9) Brook Adams. "La capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad. Es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas establecidas"

• 10) Fernández Escalante. "Es el conjunto de principios y técnicas, con autonomía propia, que permite dirigir y coordinar la actividad de grupos humanos hacia objetivos comunes".

En las anteriores definiciones se pueden observar un fondo común y por ello éstas y la mayoría de las otras definiciones tienen su mérito ya que señalan los aspectos importantes de la administración. Finalmente, para nuestro propósito y estudio, proponemos la siguiente definición:

"La Administración es el proceso que nos permite llevar a cabo las actividades de planeación, organización, dirección (ejecución) y control; para determinar y alcanzar los objetivos descritos con la utilización adecuada de los recursos, materiales, económico-financiero y otros".

3.1. Ventajas del Proceso Administrativo.

El proceso administrativo comprende las actividades interrelacionadas de: planificación, organización, dirección y control de todas las actividades que implican relaciones humanas y tiempo. Por lo tanto, el proceso administrativo, como parte fundamental de la administración tiene las siguientes ventajas:

• a) Ofrece un marco de trabajo conceptual.

• b) Proporciona fundamentos para el estudio de la administración promoviendo el entendimiento de lo que es la administración.

• c) Son factibles las contribuciones de otras escuelas administrativas ya que puede usarse lo mejor del pensamiento contemporáneo administrativo.

• d) Se obtiene flexibilidad, si bien es aplicable a una variedad de situaciones, se da al usuario el margen necesario para adaptarlo a un conjunto particular de situaciones.

• e) Se reconoce la flexibilidad y arte de la administración y se fomenta la mejor manera de utilizarlo en una forma práctica.

• f) Proporciona una genuina ayuda a los practicantes de la administración.  El patrón del proceso hace que el gerente analice y entienda el problema y lo lleve a determinar los objetivos y los medios para alcanzarlos.

• g) Los principios de la administración están derivados, refinados y aplicados y sirven como directrices necesarias para una útil investigación administrativa.

• h) Se estimula el desarrollo de una filosofía determinada de la administración, cada una de las fases de su aplicación requiere servirse de valores, convicciones del gerente y el entendimiento de los objetivos, recursos en torno del cual opera.

LINDAL URWICK, menciona que una teoría de la administración, solo es posible si somos capaces de distinguir dos aspectos que los denomina: Fase Mecánica y Fase Dinámica de la administración.

• 1) La Mecánica de la administración, o sea la Estructuración, trata de cómo debe ser las relaciones; desde luego su mirada está dirigida al futuro inmediato, a algo que se de hacer.

• 2) La Dinámica de la administración, o sea la Operación o funcionamiento, busca cómo debe manejar los hombres y los bienes que forman un organismo social.

Así mismo, ROBERT KAST menciona, un responsable o administrador debe desarrollar conocimientos y habilidades que le permitan llevar adelante un Proceso Administrativo en una empresa. Estos son: Técnica, Humana y Conceptual.

• 1) C-H TÉCNICA: Utiliza los conocimientos, técnicas, métodos y equipos para cumplir las funciones conforme a su educación y experiencia. Es el conocimiento especializado y destreza para su desempeño

• 2) C-H HUMANA: Utiliza su capacidad de comprensión, comunicación, motivación y liderazgo para trabajar con las personas. Saber qué hacer y poder comunicar ideas y objetivos a las personas.

• 3) C-H CONCEPTUAL: Utiliza su capacidad mental para actuar y comprender la interrelación, los valores y la complejidad de la organización, los objetivos y las necesidades de un grupo o departamento.

A partir de estas habilidades y conocimientos de un administrador, es posible describir esquemáticamente el grado de importancia o aplicación de los mismos en cada uno de los niveles. Esto quiere decir que:

• i) El Nivel Superior debe tener conocimientos y habilidades Técnicas en menor grado, Humanas en mayor grado y Conceptuales en un grado medio. Ejemplo: 15%, 50% y 35%, respectivamente.

• ii) El Nivel Medio, debe tener conocimientos y habilidades Técnicas y Conceptuales en un grado medio y Humanas en mayor grado. Ejemplo: 25% 50% y 25%, respectivamente.

• iii) El Nivel Operativo, debe tener conocimientos Técnicas en un grado medio, Humanas en mayor grado y Conceptuales en menor grado. Ejemplo: 35%, 50% y 15%, respectivamente.

A continuación se muestra la grafica de Conocimiento y habilidades respecto al Nivel organizacional.

PAUL HERSEY, menciona que las habilidades y conocimientos en los diferentes niveles de la organización deben ser combinados adecuadamente, el mismo que varia a medida que la persona asciende en la escala jerárquica de la organización, desde una posición operativa hasta una posición superior o alta dirección.

La teoría de la administración considera a los diferentes enfoques principales, los mismos que se las conoce como las cinco variables básicas de la administración y componentes esenciales en los estudios de la administración de empresas, estas son: tareas, estructura, personas, ambiente y tecnología. Desde luego, cabe mencionar que el comportamiento de estas variables es complejo y sistémico, donde cada uno influye en los demás, como también es influido por éstos. Por lo mencionado, la administración tiene como desafío principal la adecuación y combinación de estas variables en una organización o empresa.

• 1) Tareas: Enfoque a las actividades y racionalización del trabajo en una fábrica.

• 2) Estructura: Enfoque a la organización formal, las funciones del gerente y análisis intra y interorganizacional.

• 3) Personas: Enfoque en las relaciones humanas, organización informal, comunicación, motivación, estilo de administración, el comportamiento y el desarrollo organizacional.

• 4) Ambiente: Enfoque a la estructura como sistema abierto, análisis del ambiente y situacional de la organización.

• 5) Tecnología: Enfoque a la implementación y administración de la tecnología en una organización.

Finalmente, THOMAS MAHONEY dice; quienes ejercen las funciones administrativas deben dedicar a cada función administrativa un determinado tiempo: Por ejemplo los administradores del nivel superior dedican más tiempo a la planeación y la organización que los administradores de nivel medio. La dirección les consume gran parte del tiempo de los administradores del nivel operativo. La diferencia en cuanto al tiempo destinado al control varía ligeramente entre los administradores de los diversos niveles. A continuación se describe gráficamente el tiempo dedicado al desempeño de las funciones administrativas por los administradores de los niveles superior, medio y operativo.

Objetivo, naturaleza e importancia de la administración

La Sociedad, la unión de moral de hombres, que sistemáticamente coordinan sus medios para lograr un bien común, es la disciplina sobre el que recae la administración. La coordinación sistemática de medios, es el que exige la presencia de la administración en toda sociedad. Por lo tanto la administración se presenta necesariamente en un organismo social.

La administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio.

4.1. Objetivo.

El hombre busca satisfacer sus necesidades en una sociedad, a partir de ello lo hace con la idea de lograr esto mediante las mejoras en las funciones que, desde luego, él solo no podría llevar a cabo. Por lo mencionado, la Administración tiene como fin buscar de manera directa la obtención de los resultados con una máxima eficiencia en la coordinación. Esto quiere decir que, la coordinación en la forma cómo se estructure y cómo se la maneje una empresa está también sujeta a reglas y técnicas específicas para lograr esa eficiencia en la Coordinación; desde luego coordinar implica ordenar simultáneamente y de manera armoniosa varias cosas o varias actividades.

Un Gerente o Administrador es bueno, no precisamente porque es buen economista, buen ingeniero, buen contador, buen abogado, etc., sino por las cualidades y técnicas que posee principalmente para coordinar a todos esos elementos de la manera más eficiente posible.

Finalmente podemos decir, que de la forma como se coordine las personas y las cosas de una empresa, se podrá obtener un mayor o menor grado de eficiencia, independientemente del resultado de maquinarias, mercados, etc. Por lo tanto, podemos mencionar que la Coordinación es la teoría y la esencia misma de la Administración.

En resumen, los objetivos que busca la administración, son los siguientes:

• 1) Alcanzar de manera eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social o una empresa.

• Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas u objetivos.

• Eficiencia. Cuando la empresa logra sus objetivos con el mínimo de recursos.

• 2) Permite a la empresa tener una perspectiva más amplia en el medio en el cual se desarrolla.

• 3) Asegurar que la empresa produzca un Bien o preste un Servicio.

4.2. Naturaleza de la Administración.

La administración se ha constituido en una disciplina de gran importancia en cualquier actividad humana. Según indica el PERTIERRA, "Administración es un instrumento o herramienta metodológica que, operando a través (o por intermedio) de las instituciones sociales, satisface – debe satisfacer – necesidades sociales correspondientes a una sociedad industrial (post industrial, súper industrial, etc.) con la mayor efectividad posible y, además se proponen alcanzar determinados objetivos".

La administración se ocupa de las diversas funciones, principios, propósitos y procedimientos que permiten la actividad y el desarrollo de las organizaciones. La administración se aplica – por lo tanto – a grandes corporaciones y a pequeñas empresas: a firmas que tienen por objetivo maximizar beneficios, como a las que no persiguen fines de lucro. Como también indica el Pertierra, se vale de los avances y progresos de otras disciplinas, tal como expresa cuando dice: "Aunque hay un consenso en general, en cuanto a que administrar implica hacer las cosas mediante la gente y con ella… al definir el campo de la administración, es preciso distinguir cuidadosamente su contenido propio y sus métodos operativos.

Así las matemáticas, la investigación de operaciones, la contabilidad, la teoría económica, la sociometría y la psicometría, para mencionar solo algunos, son medios de trabajo. Así mismo dice: "hoy en día las escuelas universitarias consideran a la Administración de empresas como una ciencia humana integral". Al mismo tiempo, cabe agregar que "la administración se revela hoy en día como una de las áreas de conocimiento humano más impregnada de complejidad y desafíos". El estudio de la administración es bastante reciente – desde el punto de vista de la antigüedad de muchas disciplinas – ya que el abordaje sistemático de la misma, se remonta a un solo siglo.

A decir de JOSEPH MC GUIRE; "Los científicos emplean un método que consiste en la rigurosa observación de interpretación lógica. No es necesario agregar que los hombres de negocios que utilizan un método científico pueden llamarse científicos, y los estudiosos que reúnen los hechos de los fenómenos empresariales, examinan el complejo de relaciones entre éstos y describen y analizan las consecuencias de una manera lógica que apela a la razón y no a la emoción, también son hombres de ciencia".

4.3. Importancia.

La administración es un órgano social específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos, refleja el espíritu esencial de la era moderna, es indispensable y esto explica porque una vez creada creció con tanta rapidez y tan poca oposición.

La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que enlaza todos los demás subsistemas.

La Administración como ciencia social ofrece muchas oportunidades amplias, siendo así fundamental, para demostrar su importancia, a continuación se describe lo siguiente:

• 1) En las grandes empresas, la administración técnica o científica es esencial e indiscutible, ya que por su complejidad o magnitud sencillamente no podrían actuar si no fuera sobre la base de una administración técnica.

• 2) En las pequeñas y medianas empresas, si desean ser competitivas deben mejorar su administración, es decir mejorar la coordinación de sus recursos (maquinaria, mercados, mano de obra y otros) ya que son superadas por las grandes empresas.

• 3) El éxito de una empresa o un organismo social, depende directa e inmediatamente de una buena administración y también de los elementos humanos, materiales y otros con las que cuenta.

• 4) El incremento en la productividad de las empresas, indudablemente, depende de una adecuada y una correcta administración y coordinación de sus recursos. Habida cuenta de que es una preocupación hoy en día, quizá con mayor importancia en el campo económico y social.

• 5) En los países en vías de desarrollo, es un requisito substancial el de mejorar la calidad de su administración; porque para incrementar el capital, cualificar a su personal, etc., las bases esenciales para su crecimiento y desarrollo, es indispensable la coordinación de todos sus elementos.

• 6) La Administración, como tal, está presente en cualquier organismo social o empresa, sin considerar el mayor o menor grado de complejidad que tenga éste.

4.4. Características.

De todo lo expresado hasta aquí podemos deducir que la Administración, principalmente, consiste en cómo lograr la máxima eficiencia con la coordinación de los recursos necesarios en un órgano social (empresa u organización). Sin embargo, la Administración como tal tiene sus características propias, las mismas que podemos describir a continuación:

• 1) La Universalidad. Esta se refiere a que el fenómeno de la administración se presenta donde existe un organismo social (empresa u organización), habida cuenta que se debe realizar la coordinación sistemática de los recursos con los que cuenta. Pudiendo darse en un Estado, una Empresa, la Religión, el Ejército, el Sindicato, el Colegio, etc. Los elementos esenciales en todo tipo de administración serán los mismos, aunque obviamente existan algunas variantes circunstanciales e accidentales.

• 2) La Unidad Jerárquica. Se refiere a que en cualquier órgano social, las personas que son responsables o Jefes de un área participan de la Administración en sus distintas modalidades y grados o niveles jerárquicos. Por ejemplo, en una empresa, desde el Gerente General hasta el último trabajador, conforman el cuerpo administrativo.

• 3) La Especifidad. La Administración, en un órgano social va acompañado de otros elementos y fenómenos distintos; por ejemplo en una empresa se tienen funciones productivas, comerciales, contables, mecánicas, jurídicas, etc. Por lo tanto, el fenómeno administrativo es muy específico y distinto en cada caso y los que le acompañan. Se puede ser un buen ingeniero como técnico pero un mal administrador.

• 4) La Unidad temporal. En el fenómeno de la administración se distinguen diferentes elementos, fases y etapas, este es el único; sin embargo, en la vida institucional de una empresa donde se dan en mayor o menor grado todos o gran parte de los elementos administrativos. Por ejemplo, al efectuar planes de las actividades no se deja de mandar, de organizar, de controlar, etc.

• 5) La Invisibilidad. La Administración es denominada como una fuerza invisible o intangible, ya que su presencia es verdadera y real con la obtención de los resultados en sus esfuerzos realizados. Paradójicamente, se dice que la Administración existe cuando hay una mala administración ya que sus resultados son claros.

• 6) La Estimulación. La Administración es un medio o disciplina que permite impactar en la vida de las personas así como también motivar a las personas con las que trabaja. Es decir, un gerente puede mejorar el entorno laboral y organizacional de la empresa, estimulando a que sucedan cosas favorables, lograr los progresos deseados, alcanzar los objetivos y aportar esperanza a todos los miembros de un grupo o de una organización.

• 7) La Computación. La Administración tiene como una poderosa y excelente herramienta de ayuda y trabajo, esta es la computadora. La ciencia de la computación le permite, al Gerente, agudizar su percepción brindando toda la información, de tal manera que pueda tomar una rápida decisión, ampliar su visión, efectuar un análisis y reexaminar sus procesos y criterios analíticos; dados las facilidades de la retroalimentación y el procesamiento de datos.

• 8) El Esfuerzo grupal. El fenómeno de la Administración normalmente se encuentra asociado no solamente al esfuerzo de un grupo sino también al esfuerzo individual. Pero, es mucho más notorio e importante para una empresa cuando alcanza fácilmente sus objetivos y metas trabajando en equipo o en grupo que individualmente.

• 9) El Propósito. La Administración tiene como base fundamental el logro de algo específico, normalmente expresados en objetivos o metas. Por lo tanto, la administración es exitosa cuando se hayan cumplido o alcanzado los objetivos predeterminados.

• 10) Es una Aptitud. La Administración es una aptitud o actividad como cualquier otro pero distinta. Puede estudiarse, obtenerse los conocimientos al respecto y desde luego adquirir la habilidad en su aplicación. Las personas que llevan a cabo la administración pueden ser gerentes, jefes o miembros administrativos si tiene esa aptitud.

• 11) La Sucesión de cosas. La Administración concentra su atención y su esfuerzo para que sucedan cosas o acciones exitosas en una organización; porque sabe dónde iniciar, qué hacer para mantener el movimiento y cómo proseguir.

• 12) La Unión de esfuerzos. La Administración es un trabajo en conjunto, se logra conseguir por, con y mediante los esfuerzos de otros. Esto quiere decir que para ser partícipe de la administración es necesario renunciar a hacer las cosas uno mismo, sino que las labores o actividades deben ejecutarse mediante la unión y esfuerzos de los miembros del grupo.

4.5. Valores institucionales de la Administración.

La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie de valores que le proporcionan no sólo una validez moral ante la población, sino también información ética que debe orientar la conducta del administrador en la sociedad. Los valores institucionales de la administración son:

• 1) Los Sociales: Estos son los más importantes, ya que contribuyen al bienestar de la sociedad a través de:

• El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano.

• El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.

• El cumplimiento de las obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernos locales y nacionales.

• Evitar la competencia desleal.

• La promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.

• El Incremento y preservación de las riquezas naturales y culturales de la sociedad.