La Dirección Integrada de Proyectos aplicada a la organización de los Eventos Científicos (página 2)

resultados en el cumplimiento de sus objetivos. 3.- Proceso de organización y dirección de los eventos. El evento es parte del proceso de Ciencia e Innovación Tecnológica que se inicia en la organización de las investigaciones con el objetivo de obtener producción científico – técnica, para posteriormente garantizar su aplicación utilizando el evento como un medio de integración entre la entidad que produce el resultado y la empresa. La producción científico – técnica requiere en un momento dado de compartir el conocimiento y generalizarlo para hacerlo socialmente útil. El evento representa una interfaz entre la comisión de evaluación. Una vez aprobado el evento se procede a crear el equipo de trabajo que se corresponde con la comisión organizadora, dirigida por el director del evento, producción científico – técnica y los usuarios de los resultados.

El evento científico tiene sus objetivos, se desarrolla en un plazo de tiempo previsto, consume recursos, tiene un alcance, una configuración, en él participan un conjunto de factores y partes interesadas en su desarrollo, genera conocimientos que se comparten, dispone de un presupuesto, cuenta con patrocinadores y clientes de los resultados, por tanto a los efectos de la organización y dirección del evento a partir de una programación dada, su comportamiento puede ser evaluado como un proyecto. Este análisis permite aplicar el desarrollo científico-técnico alcanzado en la dirección por proyecto al evento, haciendo uso del estado del arte y el apoyo informático disponible, con el objetivo de hacer efectivo el proceso de control de ejecución de los eventos. [1]

La correspondencia entre el evento y el proyecto en el proceso de dirección permite definir cuatro etapas principales como son la concepción, planificación, ejecución y cierre.

3.1.-Concepción del evento. El proceso de concepción del evento comprende un conjunto de pasos en el marco de una secuencia lógica, que se inicia con la solicitud del centro, se evalúa la propuesta, su factibilidad, las contrataciones, los patrocinadores, usuarios de los resultados, el presupuesto y al final se determina si se aprueba o no el evento por la Propuesta del evento

•Evaluación del MES

•Resolución Concepción

Rechazo Evaluación de Buró de Convenciones. Comisión organizadora.

•Base de datos de eventos en ejecución. •Prioridad. Centro de costo. su prioridad, el centro de costo para el control de los gastos por el Planificación sistema previsto en3

los CES por contabilidad apoyados por el Assets y se inscribe en la base de datos de eventos en ejecución. La concepción del evento parte de una necesidad de compartir el conocimiento asociado a resultados obtenidos por el potencial científico del centro, con un respaldo de líderes científicos asociados al objetivo del evento, publicaciones y avales científicos que permitan una visibilidad que garantice el éxito del mismo. La propuesta debe ser respaldada por resultados en el tema que avalen los objetivos del evento. El proceso de evaluación en la etapa de concepción se desarrolla primero en el centro, después en el MES y posteriormente en el Buró Nacional de Convenciones. [7] El director del evento participa desde la concepción y análisis, hasta el cierre y comprobación del cumplimiento de todos los objetivos previstos recogidos en el informe final con una concepción integrada del evento. En este proceso participan las dependencias de Investigaciones, Planificación, Economía con el sistema de costo, el financiamiento y el control de gastos a través del centro de costo del evento en Contabilidad, el Consejo Científico, los patrocinadores y los usuarios de los resultados. En el servidor de eventos se cuenta con la información necesaria para la formulación de la propuesta de acuerdo con la documentación prevista por el MES y el Buró Nacional de Convenciones. Después de aprobado el evento, la comisión organizadora procede a realizar el programa de trabajo con el cronograma de ejecución del evento haciendo uso del Project 2 003 en el que quedan definidas las tareas, los recursos, sus responsables, los costos, la logística, los requerimientos y restricciones, los criterios de medida y el financiamiento. 3.2.- Planificación del evento. En la etapa final de la concepción se define el equipo de trabajo o comisión organizadora, que tiene como primera tarea la elaboración de la convocatoria, que es enviada por correo electrónico a todos los patrocinadores, posibles clientes e interesados previstos en la base de datos disponible en el servidor.

La planificación implica el conocimiento anticipado del qué hacer definido en la etapa de concepción, cómo hacerlo, cuándo, con qué y con quién. El cómo hacerlo se define en la secuencia de ejecución de las tareas, empleando las técnicas de sistema, acorde con su contenido para representarlo en un cronograma de ejecución con el apoyo del Project. En esta etapa se precisan los criterios de medida. Cuándo, es la definición de las fechas de las tareas. El con qué, responde a4

los recursos humanos, materiales y equipos necesarios para garantizar los objetivos con los responsables de las tareas. En el gráfico se muestra la programación de las tareas ejecutadas en el reciente Forum Nacional de Ciencias Sociales, Exactas y Naturales desarrollado en la Universidad de Oriente en el mes de junio/2004. [7]

En el mismo se muestran las tareas de concepción y planificación con su secuencia de ejecución y los responsables de cada una de ellas. Al gráfico se puede acceder en Project o a través de una página Web y hacerla llegar a través del Outlook automáticamente a los interesados. [13]

En el gráfico se aprecia que la tarea 21, Trabajo del jurado a distancia, en el momento que se realizó el control del evento se contaba con el 100% de las ponencias en formato electrónico procedentes de 20 universidades, las que fueron recepcionadas por la Universidad de Oriente a través del correo electrónico. En el análisis la tarea presentaba dificultades en el envío de los trabajos a los presidentes de comisiones y éstos a su vez a sus miembros correspondientes para realizar la evaluación a distancia. Pl d l j i 2 dí El uso del servidor en los siguientes eventos, facilita el acceso al mismo de los miembros de los distintos jurados, en busca de las ponencias de su competencia, se viabiliza de mejor forma el acceso a la información con el objetivo de establecer el correspondiente intercambio de criterios durante la evaluación a distancia del jurado, así como la preparación de las preguntas en el proceso de presentación de los trabajos, identificación de fortalezas y5

preparación de la información para hacerla llegar a los patrocinadores y partes interesadas en busca de posibles proyectos de generalización. El programa de trabajo haciendo uso del MS Project facilita la organización de las tareas estructuradas con la definición de las responsabilidades, la asignación de recursos, los costos, la ruta critica, financiamiento, flujo de caja y logística, con el objetivo de controlar su ejecución. El proceso de inscripción de los trabajos, evaluaciones de resúmenes y el proceso del trabajo del jurado a distancia se facilita en esta etapa. La promoción del evento es de gran importancia para garantizar la participación de los interesados. La publicación en el sitio, los plegables, las comunicaciones vía correo electrónico y los viajes de promoción facilitan este objetivo. [12] El uso de los sistemas informáticos profesionales como apoyo a la organización y dirección del evento como el Project 2003 y los complementos del Office, apoyados por el uso del correo electrónico y los servidores, permiten alcanzar los objetivos en el plazo previsto, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida por la institución, los patrocinadores y las partes interesadas en los contenidos del evento. 3.3.- Ejecución del evento. La ejecución del evento tiene dos importantes etapas, las previas al evento donde se desarrollan las tareas que garantizan la participación de los interesados y su financiamiento bajo el concepto de evento – negocio que requiere no menos de un año y la parte final del evento en sí, con un trabajo intenso en un corto plazo de tiempo que transcurre desde un día a cuatro en la mayor parte de los eventos. En las etapas de desarrollo del evento, su ejecución final constituye una de las más importantes por su complejidad y por la importancia en la toma de las decisiones necesarias para lograr sus objetivos. Las técnicas de trabajo en equipos haciendo uso del Project, el Outlook y el servidor facilitan el trabajo de control del evento. La actualización del avance físico se realiza a través del servidor o el correo electrónico. Las tareas que presentan problemas de atraso y que requieren de una toma de decisiones efectiva para garantizar los objetivos, necesitan de una información adicional que caracterice el problema, brinde posibles soluciones y precise las afectaciones en tiempo y recursos. Para desarrollar un proceso de control efectivo es necesario disponer de una programación estructurada con puntos de cortes programados y un sistema de información actualizado capaz de garantizar el análisis de la misma. La estructura de desagregación de las tareas debe estar acorde con el nivel de control previsto. Un gran número de tareas innecesarias complica el sistema de control. La distribución debe estar de acuerdo con el nivel de la estructura correspondiente, con el objetivo de desarrollar un sistema de control en el que se realiza una evaluación del evento en el corte I, se6

elabora un pronóstico con metas factibles de alcanzar en el próximo corte I+1 y se toman las decisiones oportunas, sobre la base de la caracterización del comportamiento del evento. Para lograr el éxito de la ejecución, es necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipo donde el papel del director como líder es decisivo. Id Nombre de tarea Duración 1

2 9 10 24 25 26 27 28 29 30 31 32 Programación del Evento Universidad de Oriente. Junio/2004 Concepción

Planificación

Ejecución Evento Transportacion Recibimiento y acreditacion Presentacion de ponencias Concurso habilidades Premiacion y clausura Diploma a los centros relevantes. 291 días?

101 días?

200 días

7 días? 4 días? 1 día? 1 día? 1 día? 1 día? 1 día? 1 día? 33 34 35 36 37 38 Informe final.

Cierre del evento Base de datos de eventos concluidos Próximo evento. UH 2006. Programació Bonificacion. 3 días

3 días? 3 días 1 día? 1 día? Dra. Maria E alonso Dra. Blanca Morejon

Dr. Carranza Dra. Maria E alonso M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M jun '04 28 jun '04 I 14 jun '04 I +21 jun '04 Un ejemplo de ello es la tarea 21 Trabajo del jurado a distancia que dispone de una explicación de las causas en las notas de la tarea o en un fichero hipervinculado y sus implicaciones en la calidad del proceso, lo que sirve de base para la toma de decisiones en este corte. [13]

En el análisis es posible apreciar las implicaciones que tiene este atraso en el sistema lo que permite tomar las decisiones oportunamente .con la participación de las partes responsabilizadas creando las condiciones para el desarrollo de la Dirección Integrada del Evento. La información se comparte en el servidor.

La ejecución del evento concluye con el informe final del evento donde se recogen los resultados del mismo para dar paso al cierre del evento.

Durante el proceso de control de ejecución en los cortes programados se controla el cumplimiento de los objetivos que deben quedar bien definidos en la última etapa del cierre del evento. La ejecución del evento concluye con la premiación y la elaboración del informe final del evento donde se recogen los resultados del mismo para dar paso al cierre del evento.

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3.4.- Cierre del evento. En la etapa de concepción están previstos los objetivos con los requerimientos y las restricciones. En esta etapa es necesario evaluar el cumplimiento de los objetivos y las desviaciones del último corte con relación a la línea base o programación inicial asociada al costo, el tiempo, la calidad y la logística. En la evaluación de los objetivos es necesario tomar como base el cumplimiento de los criterios de medida, los resultados en el centro de costo (Assets), el control logistico y la satisfacción de los patrocinadores y partes interesadas. Es importante revisar la función objetivo y evaluarla con relación a los resultados obtenidos.

El informe final del evento debe estar vinculado a la tarea de cierre. Los ficheros con su comportamiento deben ser guardados en bases de datos para ser usados posteriormente en los siguientes eventos. El informe final debe tener además del cumplimiento de los objetivos y el alcance, la medida de las desviaciones de los resultados finales con relación a la línea base expresados en el comportamiento gráfico reflejado en una página Web para hacerla llegar a las partes interesadas a través del servidor. [7] Se muestra la tabla del informe final del evento estudiantil de la UNAH con la evaluación de los indicadores de resultados por CES. En el análisis de los resultados finales, tomando en consideración los valores numéricos del índice y el criterio de los presidentes de los jurados y jefes de comisiones, se acordó de conjunto seleccionar como centros relevantes a la UC, UNAH y UCLV por la destacada participación de sus estudiantes en el Forum. La UPR, CUG y la UDG que fueron seleccionados como Destacados. La UH y la UNICA en la categoría de Mención. La UCLV ganó la emulación de la FEU 8

Entre las evaluaciones principales debe estar el comportamiento de la estructura funcional y su relación con la ejecución del evento, los suministradores, la transportación, la evaluación de los servicios, el alojamiento y todos los aspectos que de una forma u otra contribuyen con el éxito del evento. Esta información almacenada en la base de datos de eventos concluidos en el servidor del MES es una fuente de conocimiento para la organización de los próximos eventos. El servidor permite acceder a los trabajos seleccionados o premiados con el objetivo de facilitar el proceso de generalización de los mismos en las empresas usuarias de los resultados y los patrocinadores.

El funcionamiento de la estructura, la evaluación del director del evento, el trabajo del equipo, el uso de los medios técnicos y las TICs deben ser recogidos en el informe final y puesto a disposición en el servidor para los próximos eventos. Cierre del evento Base de datos de eventos concluidos Próximo evento. UH 2006. Programació Bonificacion. 3 días? 3 días 1 día? 1 día? Dr. Carranza Dra. Maria E alonso En la clausura del evento se informó que el próximo evento se desarrollará en la Universidad de la Habana ( UH ) en junio del 2006 y el hipervínculo brinda la programación del evento con una estructura copiada del evento desarrollado, con ajustes en el proceso de evaluación a distancia en el que se presentaron dificultades con la fecha de inicio y terminación.

En el gráfico se muestra la programación del evento de la UH en el que desde el hipervínculo se puede acceder a la propuesta de programación para el próximo evento en el 2006 con todas las vinculaciones a la documentación necesaria para ejecutar el mismo. La comisión organizadora del evento de la UH no parte de cero, se inicia con una información previa que una vez adecuada a las condiciones objetivas del nuevo evento permitirá ejecutarlo con una mejor calidad.

El proceso de volver a usar en un nuevo evento con los ajustes correspondientes, permite el desarrollo de un proceso de mejora continua haciendo uso del conocimiento implícito en los eventos ejecutados. El evento desarrollado en la Universidad de Oriente (UO) se guarda en la base de datos de eventos concluidos en el servidor con el objetivo de facilitar la gestión del conocimiento para los próximos eventos.

El evento será montado en un sitio Web de la UH y desde el sitio del MES se contará con un enlace al mismo. http://169.158.24.169/eventos.

El evento en formato electrónico permite al jurado realizar una evaluación a distancia de las ponencias, identificar las fortalezas, ponerlas en conocimiento de los interesados para facilitar el proceso de elaboración de proyectos de investigaciones financiados por las empresas usuarias de los resultados.

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eventos anteriores. Una vez aprobado el evento se brinda el acceso a la La base de datos de eventos concluidos en el servidor del MES es una fuente de información en el que se encuentra depositado todo el conocimiento relacionado con la ejecución de los eventos. 4.- Modelo para el ciclo de gestión del conocimiento de los eventos. El conocimiento transita por una búsqueda de información y un proceso de aprendizaje en el que las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones con las bases de datos de eventos ejecutados juegan un papel importante. El proceso se inicia en la fase de concepción donde se evalúan los objetivos del evento, la programación estructurada, el presupuesto y los contratos tomando como punto de partida la base de datos de eventos concluidos donde se almacena el conocimiento. La estabilidad de la comisión de evaluación que participa en este proceso de control en la etapa de concepción, garantiza la calidad y la mejora continua del ciclo de gestión del conocimiento. Después de aprobado se pasa a su inscripción en la base de datos de eventos en ejecución con su centro de costo para el control contable de los gastos e ingresos y su prioridad. [7] El director del evento aprobado recibe una clave de acceso al servidor donde se encuentra la de base de datos de eventos en ejecución, que le permite bajar el formulario a través del cual puede llenar la información básica del evento recogida en los modelos oficiales para su inscripción. La información plasmada en el formulario alimenta un conjunto de tablas que permiten posteriormente obtener las consultas necesarias para la gestión de la información básica del evento. La información básica para llenar el formulario debe ser lo mas simple posible con el objetivo de facilitar el proceso de llenado. El proceso de actualización de la base de datos de eventos en ejecución se ejecuta periódicamente atendiendo a los cortes programados en el cronograma de ejecución. En esta etapa la comisión que evalúa la concepción del evento brinda recomendaciones de búsquedas conocidas que han sido usadas con éxito en 10

base de datos de los eventos en ejecución retroalimentando el sistema y enriqueciéndolo en un proceso en espiral ascendente que garantiza la mejora continúa del sistema. En el proceso de planificación se definen los hitos donde se realizaran los cortes para su uso en el proceso de ejecución del evento. En el mismo se genera un gran volumen de información que se comparte con las partes interesadas, para que las distintas dependencias asuman las responsabilidades correspondientes en el evento, procediendo a la toma de decisiones, ajustes y actualización, repitiendo este paso tantas veces como cortes tenga el mismo. Este proceso permite compartir el conocimiento del evento entre las partes interesadas y facilita el acceso a los directivos. El tablero de comando permite obtener los indicadores característicos estratégicos del evento para la toma de decisiones durante su ejecución.

La retroalimentación de la base de datos de eventos terminados, se establece una vez concluidos los eventos en ejecución, ésta acumulación de información especializada conforma la base para la gestión del conocimiento.

El establecimiento del ciclo en un periodo de tiempo dado, presupone una base de datos rica en conocimientos, que permite gestionar el mismo y compartirlo ante la necesidad de volver a usar la información por los especialitas y partes interesadas. Ejemplos de módulos pueden ser los procedimientos de evaluación a distancia por los jurados, convocatorias, estructura de desagregación de tareas, recursos, transportación, alojamiento, presupuesto y su comportamiento, evaluación de suministradores de servicios y proformas de contratos entre otros. Todos los eventos son distintos pero los procesos que se desarrollan en los mismos son similares, por lo que el uso con los ajustes correspondientes siempre es válido, con el objetivo de utilizar las buenas experiencias desarrolladas.

La capacitación, el papel del líder o director del evento y las habilidades11

12 informáticas permiten acceder al conocimiento a través de la navegación y los motores de búsqueda, con el objetivo de convertir el conocimiento en valor, reflejado en la elevación de la calidad de los nuevos eventos y del desempeño de los directores de eventos.

El evento en el proceso de control de ejecución genera conocimiento que es necesario estructurar y guardar adecuadamente para ponerlo a disposición de los interesados con el objetivo de compartirlo. La gestión de conocimiento no se genera de forma espontánea, es necesario crear en el especialista la necesidad de la búsqueda del mismo. El modelo de gestión del conocimiento facilita este proceso.[13]

El acceso a la base de datos de eventos concluidos no se desarrolla de forma espontánea, es imprescindible el papel formador y educativo de los líderes de eventos y procesos como facilitadores en la búsqueda, asimilación de la información y puesta en práctica de los conocimientos en los nuevos eventos.

El ciclo de gestión del conocimiento para los eventos no se establece en un corto plazo. En primer lugar requiere de un conjunto de eventos en formato electrónico haciendo uso en este caso del Project 2003 y los complementos del Office. Se requiere de una cultura informática de los especialistas que debe ser adquirida de acuerdo con la estrategia de capacitación establecida. La concepción de generar el conocimiento, ponerlo en la red con acceso desde una base de datos o pagina Web, para facilitar las búsquedas y la formación del equipo para compartir el conocimiento, es un proceso que requiere de una estrategia de capacitación. [14]

La identificación de fortalezas en las ponencias y su posible integración en proyectos a solicitud de las empresas que brindan el financiamiento, es otro de los objetivos importantes de los eventos, en el que el trabajo de los directivos, jurados y autores juegan un papel importante. El conocimiento implícito en los trabajos premiados es una fuente de conocimientos que también debe publicarse con el objetivo de compartir el mismo. El uso del servidor de eventos facilita su divulgación.

4.1.- Definición del patrón A partir del análisis del comportamiento de los distintos tipos de eventos que se pueden desarrollar, se determinó establecer un patrón por cada tipo de evento. Para cada patrón se creó una plantilla de Microsoft Project, en la que se representa el cronograma del evento especificándo las principales tareas a realizar en cada una de las etapas por las que transita el desarrollo de los eventos. Adicionalmente por cada tarea se establecen las siguientes variables: • • • • • • • Duración, fecha de Inicio y fecha de terminación. Dependencias entre tareas. Responsable de cada tarea. Costo. Recursos necesarios. Enlace a la documentación a consultar. Enlace a guía de documentación a entregar.

disponer Para cada evento en particular deben asignársele a cada una de las variables, los valores correspondientes, como por ejemplo, fecha de inicio y fin de cada tarea, nombre de los responsables, etc. Si se considera necesario, una tarea se puede desagregar en dos o más subtareas e incluso se puden añadir nuevas variables.

Desarrollo de un conjunto de eventos. Programa de eventos. A nivel del Ministerio de Educación Superior es importante tener información de un evento en particular, pero mas importante se desarrollan anualmente. Es posible disponer de una proyección a tres años con ajustes anuales. Para ello es necesario de la los eventos, información montada en un servidor para además de tener centro sede ofrecer un servicio de información adicional a los que de una forma u otra requieren de la misma. http://169.158.24.169/eventos.

El sitio dispone de una información de los eventos del MES en una base de datos que brinda información metodológica para la elaboración de la concepción de los eventos y el proceso de inscripción de los mismos. [11] La base de datos de eventos terminados permite gestionar el conocimiento con el objetivo de elevar la calidad del ciclo de los eventos.

Una vez aprobado el evento se diseña un sitio en el donde desarrollará se el mismo, con el correspondiente enlace con el sitio del MES para garantizar la Sitio del MES aún es tener el Eventos del MES. Base de datos. control de todos los eventos que Evento Evento

Evento Evento Evento Base de datos del Evento Eventos terminados. Base de datos Nuevos Eventos interconexión con las facilidades de información a las partes interesadas. Se dispone de una metodología flexible para el montaje de los sitios en las sedes con el objetivo de facilitar la organización y flujo de13

soportada sobre una la información.

5.1.- Programa de eventos. El programa de eventos permite analizar la distribución anual por centros con el objetivo de precisar sus compromisos y el posible cumplimiento de los mismos. La programación permite hacer un análisis del comportamiento de los eventos ejecutados, los informes finales de cumplimiento en tiempo y sus regularidades. La programación permite hacer un diagnóstico de los eventos que están en proceso de ejecución con la evaluación de los atrasos y problemas que se presentan generalmente durante el proceso de ejecución, con el objetivo de tomar las decisiones oportunas que garantizan la dirección del programa. [14] GESEVEN es una plataforma computacional arquitectura cliente/servidor y con una interfaz Web, que facilita el trabajo de organización, control y divulgación de los eventos. El dinamismo de la aplicación se fundamenta en su interacción con las bases de datos. Cabe señalar que tanto el diseño de las páginas Web como el de la base se datos pueden ser reajustados en dependencia del tipo de evento para el cual se va a utilizar la aplicación. A continuación se expondrán las principales características de la aplicación, tomando como ejemplo, su utilización en los Forum Nacionales. La aplicación se instalará sobre la Intranet del CES donde se realice el evento y será visible a todo el personal relacionado con el mismo, a través de Internet.

En la confección de la herramienta se ha valorado la posibilidad de conectarse a bases de datos remotas ubicadas en el servidor del MES con el objetivo de tomar y/o enviar información y hacer un reservorio común que facilite la gestión de los eventos y del conocimiento necesario para el reajuste de los patrones confeccionados hasta el momento. Para garantizar el buen desempeño de la aplicación, se han establecido diferentes grupos de usuarios con las siguientes funcionalidades: Invitados. Tienen la posibilidad de acceder a la información de divulgación que se ofrece en el sitio, como por ejemplo, la convocatoria, los programas, textos de las ponencias, etc. ofreciéndose la posibilidad de realizar búsquedas de acuerdo con los parámetros determinados. VRI. Dado que los ponentes a los Forum Nacionales son seleccionados a partir de los resultados alcanzados en las Jornadas Científicas Estudiantiles realizadas en los CES y ajustándose a las cuotas establecidas en la convocatoria, la inscripción de los ponentes y el envío de las ponencias se realizará de forma centralizada por las vicerrectorías de investigación de cada CES. Los usuarios de este tipo tienen las mismas opciones que los invitados y además deben llenar la planilla de inscripción y enviar el texto de las ponencias de todos los trabajos de su centro. Deben registrarse al conectarse al sitio. Personal autorizado. A este grupo pertenecen el director del evento, el comité organizador y el personal designado por estos. Tienen las mismas opciones que los invitados y además pueden editar la información sobre el14

15 evento en formato digital y hacer uso de las diferentes opciones que brinda el sistema entre las que se destacan: conformar tribunales y distribución de ponencias. También pueden acceder a materiales didácticos colocados en el sitio, que orientan el trabajo con las plataformas computacionales utilizadas. Deben registrarse al conectarse al sitio. Administrador del sitio. Se encarga de la gestión del sitio y de la actualización de la divulgación del evento, en dependencia de la etapa por la cual esté transitando el mismo. Las opciones previstas en el sitio se activan o no en dependencia del tipo de usuario que se conecta al mismo. La base de datos utilizada contiene entre otras, la siguiente información: Posibles miembros de jurados. Incluye nombre, e-mail, centro, temáticas en las que se especializa. Esta información se puede captar directamente en el sitio y/o importarla desde la base de datos ubicada en los servidores del MES. Patrocinadores y posibles usuarios. Incluye nombre de la entidad, nombre y e-mail del contacto y temática. Esta información se puede captar directamente en el sitio y/o importarla desde la base de datos ubicada en los servidores del MES. Información general sobre los ponentes. Incluye entre otros datos: nombre, carné de identidad, e-mail, centro, carrera, año académico que cursaba cuando realizó el trabajo y si participará en el concurso de habilidades. Ponencias. Incluye título, autores, tutores, temática, resumen y texto de la ponencia. Comisiones. Incluye número de la comisión, temática, presidente, miembros del jurado y trabajos a presentar.

Programa del evento. Incluye tipo de actividad, lugar, día, sesión. En la etapa de cierre del evento se deben actualizar las bases de datos de posibles miembros de tribunales y de patrocinadores y posibles usuarios, a la vez que se envía toda la información en formato digital sobre el evento a la base de datos de eventos concluidos, ubicadas en el servidor del MES, con el objetivo de que esta información pueda ser reutilizada en el desarrollo de los nuevos eventos. También deben enviarse las ponencias premiadas para su publicación y posible generalización. Para la instrumentación de GESEVEN se utilizó la tecnología ASP.Net para la programación de la aplicación cliente y SQL Server 2000 como gestor de base de datos, por las facilidades que ofrecen ambas herramientas para la instrumentación de este tipo de aplicaciones.

En el siguiente grafico se muestra un ejemplo del programa de eventos del MES en el que cada ejemplo genera un proyecto al que se accede desde esta página. Id Nombre de tarea Duración 1 2 Programa de Eventos Forum de Ciencias Sociales U 814 días? 291 días 3 Concurso Nacional de Computación 155 días? 4 5 Exposición Nacional BTJ Sello BTJ 38 días? 69 días? 6 7 Premios CITMA 107 días? 8 9 Concurso BTJ 2003 75 días 10 Concurso BTJ 2004 78 días? 11 12 13 Forum de C. Técnicas Forum de C. Agropecuarias 206 días? 214 días? 14 15 16 17 Forum de Ciencias Sociales

Forum Nac de Ciencia y Técn 214 días?

96 días? Dr. Ro. Delgado Dr. Ro. Delgado Dr. Carranza Dr. Carranza Lic. Walfredo Dr. Ro. Delgado Ing. Jova Dr. Victor Ing. Jova Dr. Ro. Delgado Semestre 1, 2004 E F M A M J Semestre 2, 2004 J A S O N D Semestre 1, 2005 E F M A M J Semestre 2, 2005 J A S O N D Semes E F El programa de eventos publicado en el sitio Web del MES facilita el acceso a los interesados, permite el análisis periódico de su comportamiento, el diagnóstico y el cumplimiento de los objetivos del programa. [7]

7. – Conclusiones. El evento es parte del proceso de Ciencia e Innovación Tecnológica, que tiene su inicio en la organización de las investigaciones con el objetivo de garantizar la producción científica indispensable para dar respuesta a la estrategia de aplicación y generalización de resultados. El evento es una interfase entre la producción científico técnica y la estrategia de garantizar la generalización de los resultados en la práctica social.

El evento tiene objetivos precisos, se desarrolla en un plazo de tiempo definido para un alcance previsto, consume recursos, dispone de un presupuesto de gastos, controlado en un centro de costo previsto en contabilidad, cuenta con el respaldo de los patrocinadores y clientes de los resultados y se rige por procedimientos y normas que garantizan la calidad del proceso. El evento científico es considerado como un proyecto, que requiere de un sistema de dirección apoyado por las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones.

La organización de los eventos apoyada por las TICs garantiza un nivel superior de calidad en el trabajo a distancia que desarrollan los directivos, el director del evento, el jurado, permite la identificación de fortalezas, facilita el intercambio de información entre los participantes y las propuestas de proyectos de generalización en función de las necesidades de los patrocinadores, clientes usuarios y partes interesadas en los resultados en el marco de la integración universidad-empresa–sociedad.

El uso de sistemas informáticos profesionales como GESEVEN, el Project 2003, Assets y los complementos del Office apoyados por el uso de las bases de datos, el correo electrónico, las Intranets, e Internet, permiten desarrollar16

17 el ciclo de gestión del conocimiento, el cual representa la mejora continua del proceso. Con el uso de la plataforma computacional elaborada, se viabiliza la distribución de las ponencias a las partes interesadas con el objetivo de establecer el correspondiente intercambio de criterios durante la evaluación a distancia por parte de un jurado geográficamente disperso, así como la preparación de las preguntas en el proceso de defensa de los trabajos, identificación de fortalezas y preparación de la información para hacerla llegar a los patrocinadores y partes interesadas en busca de posibles proyectos de generalización. El uso del servidor facilita este proceso. El Trabajo Científico Estudiantil constituye una fuerza de inconmensurable valor en el impulso a los programas de investigaciones que desarrollan las universidades, garantiza una sólida formación de los especialistas y contribuye con la generalización de los resultados de las investigaciones en la práctica social. El evento constituye una vía importante para estimular la presentación de las soluciones en función de objetivos concretos, propiciando la elaboración de una estrategia para la generalización de los mismos. Este proceso contribuye con la elaboración de los planes anuales de generalización. El evento constituye una forma de potenciar la visibilidad de los investigadores y los centros en el ámbito de la Ciencia y la Innovación Tecnológica. El programa anual de eventos permite conocer el comportamiento del mismo, realizar un diagnóstico de los eventos en ejecución y un pronóstico para el próximo periodo. El uso de los sistemas informáticos profesionales como apoyo a la organización y dirección del evento como el Project 2003, el Assets y los complementos del Office apoyados por el uso del correo electrónico y los servidores, permiten alcanzar los objetivos en el plazo previsto, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida por la institución, los patrocinadores y las partes interesadas en el programa de eventos. La metodología ha sido aplicada en los eventos científicos nacionales de estudiantes universitarios con buenos resultados en la UNAH, UO y el ISPJAE. Se ha aplicado en los Forum Nacionales de Informática Educativa, Forum Ramales del MES y los Concursos Nacionales de Computación de acuerdo con sus características. Actualmente la metodología está siendo utilizada en la divulgación, gestión y control del Forum Nacional de Estudiantes que se desarrolla en la universidad de Holguín. La ponencia fue aceptada para su presentación en Informática 2005, en el MICONS esta en proceso de inicio y puede ser utilizada para la organización y dirección de todos los eventos con un diseño personalizado a las características propias de los mismos.

de los –

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– 18 Bibliografía. – 1.- De Heredia, Rafael. La dirección integrada Management objetivos del proyecto. Universidad Politécnica de Madrid. 1995. – 2. – CETSS. Reserva científica del polo del oeste. Nov./93 – 3.- Reglamento de la Educación de posgrado de la Republica de Cuba. 1993 4- Dr. José Acosta . Papel e interacción de las actividades educativas complementarias en la formación científica de los estudiantes. MINSAP. Mayo/93 5- Reglamento para el trabajo docente metodológico. Resolución 188/88 MES. 6.- Balance del trabajo científico técnico. Dirección de Ciencia y Técnica. MES. 1996. – 7- Delgado, Roberto, Vérez, María A. Un sistema informativo para la dirección de proyectos. Project Management. Universidad 98. ISPJAE. 1998. – 8- Buce N. Bakert. Alta dirección de I + D. National Aeronautics and Space Administration. US.1997. – 9- Lee, David R.; Sweeney, Patrick J. An assessment of influence tactics used by project managers. Engineering Management Journal, Jun2001, Vol. 13 Issue 2, p. 16. – 10.-Inwood, C. Balancing risks against costs of more resources. Computing Canada, 09/21/98, Vol. 24 Issue 35, pp. 25-27. – 11- Moore, T.; Ahmad, M. Can project success and failure be predicted? Hydrocarbon Processing, Feb2000, Vol. 79 Issue 2, pp. 55-56. – 12.- Project Management Institute. A guide to the project management. Body of knowledge. PMBOCK Guide 2000 Edition. 13.- R. Delgado. La Dirección Integrada por Proyectos haciendo uso de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. Libro de texto. CETA. ISPJAE. 2003. 14.- R. Delgado. La Dirección Integrada por Proyectos haciendo uso de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. Libro de texto. DEADE. España, ISPJAE. 2004. [email protected] Sistema de Ayuda del paquete Microsoft Office 2003. Microsoft SQL Server Home, 2000 http://www.microso ft.com/sql/ Otros sitios de interés sobre la tecnología ASP.Net, XML; etc

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