La Dirección Integrada de Proyectos aplicada a la organización de los Eventos Científicos

1 La Dirección Integrada de Proyectos aplicada a la organización de los Eventos Científicos con el apoyo de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones.

Dr. Ing. Roberto Delgado Victore. Profesor Titular. ISPJAE Asesor DCT. MES. [email protected] M Sc. Martha Montes de Oca Richarson. Prof. Universidad de la Habana. Dr. Carlos Carranza Valdes. Asesor DCT. MES

Resumen. En la medida que la Ciencia y la Innovación Tecnológica se desarrolla en función de la demanda siempre creciente de la sociedad y se obtiene una producción científica acorde con estas necesidades, se hace necesario el desarrollo de eventos científicos que permitan compartir el conocimiento entre los que de una forma u otra participan en este proceso.

El evento científico es parte de un proceso que se inicia en la organización de las investigaciones, pasa por una producción científica y continua con un proceso de divulgación como una vía para introducir los resultados en la práctica social.

El evento genera los conocimientos implícitos en los resultados de las ponencias, requiere de un modelo estratégico de gestión de conocimientos acorde con las necesidades de compartir el mismo, con el objetivo de acortar los plazos de introducción y generalización en la práctica social.

El evento tiene objetivos, se desarrolla en un plazo de tiempo definido con un alcance previsto, consume recursos, dispone de un presupuesto, cuenta con el respaldo de los patrocinadores, clientes y partes interesadas, se desarrolla sobre la base de los contratos, se rige por procedimientos y normas que garantizan la calidad del proceso, se rige por un sistema contable de gastos y satisface los requerimientos del financiamiento con los beneficios previstos. Atendiendo a estas consideraciones el evento es considerado como un proyecto, que requiere de un sistema de dirección apoyado por las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones.

El Trabajo Científico Estudiantil constituye una fuerza de inconmensurable valor en el impulso a los programas de investigaciones que desarrollan las Universidades y Centros de Investigaciones, garantiza una sólida formación de los futuros especialistas y contribuye con la generalización de los resultados de las investigaciones en la práctica social. En el contenido se muestra el procedimiento desarrollado en los eventos estudiantiles.

En la actualidad se hace uso de la Dirección Integrada por Proyectos de investigaciones y las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones por lo que se hace necesario el uso de este desarrollo en la organización y dirección de los eventos científicos, con el objetivo de obtener mejores2 1.- Introducción. El desarrollo acelerado de la Ciencia e Innovación Tecnológica, el desarrollo de la capacidad científica del hombre, la política de dirección por proyectos (DIP) y las tecnologías de avanzada, crean las condiciones necesarias para la aplicación de la Dirección Integrada de Eventos con el apoyo de las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones, como un medio importante de compartir el conocimiento entre los interesados. El reto actual al que se enfrenta la Ciencia e Innovación Tecnológica hacen cada día más necesaria la aplicación de técnicas de dirección acordes con el entorno, creando las condiciones para lograr eventos de alta calidad en función de las necesidades de la integración universidad – empresa – sociedad, los patrocinadores y los clientes de la producción científica reflejada en el contenido de los eventos. [1] El entorno actual requiere de un desarrollo armónico entre las tecnologías, los recursos y los sistemas integrales de dirección, con el propósito de obtener los objetivos en los plazos de tiempo programados, en el marco del presupuesto establecido y con la calidad requerida. El trabajo tiene como objetivos la obtención de un procedimiento que permita elevar la efectividad de los eventos a partir de la generalización de la Dirección Integrada por Proyectos de Investigaciones a los eventos científicos apoyados por las Tecnologías de la Informática y las Comunicaciones. El proceso de Ciencia e Innovación Tecnológica está presente de una u otra forma en todas las empresas de producción o servicio y es el motor impulsor de las aplicaciones y generalizaciones que mantienen la imagen, la competitividad y la lucha por la excelencia empresarial. El evento científico permite fortalecer el nexo Universidad – Empresa en función de la generalización de los resultados. En el contenido se expresan los antecedentes del tema, el proceso de organización de los eventos con sus diferentes procesos, la integración con el área económica para el financiamiento, la logística, la contabilidad y la gestión del conocimiento de los eventos apoyados por las TICs. Al final se expresan las conclusiones y recomendaciones. 2.- Antecedentes. Los eventos científicos como forma de divulgar los resultados de la Ciencia y la Innovación Tecnológica, propiciar el intercambio entre los investigadores y productores y estimular la aplicación de los resultados en la práctica social es una práctica común desde épocas muy remotas. Los eventos se han programado con sistemas manuales, sus resultados han sido divulgados mediante publicaciones y se han establecido las relaciones correspondientes con los usuarios de los