- GRÁFICO O DIAGRAMA DE FLUJO
También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.
Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.
Existen dos tipos de gráficas de organización:
– Cartas Maestras.
– Cartas suplementarias.
Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos.
Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma más detallada.
Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de operación ya que se complementan.
Ventajas.
Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.
La evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones realizadas por el ente económico
Desventajas.
Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.
Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.
Se recomienda como auxiliar a los otros métodos.
Consiste en identificar, por parte del auditor, ciclos de transacciones cuyo control interno estará sujeto a revisión y evaluación. Esta identificación incluye el determinar las funciones aplicables a cada ciclo con base en las características específicas del mismo.
Para auxiliarse el auditor deberá basarse en los boletines de la serie 6000 de las Normas y Procedimientos de Auditoría emitidos por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos.
ANÁLISIS FACTORIAL:
Consiste en la distinción e identificación de los factores que concurren en los resultados de operación de una entidad para llegar al conocimiento de cada factor, con el objeto de determinar su contribución en el resultado de las operaciones realizadas.
El análisis factorial se concibe la operación de una entidad como resultado de la combinación ponderada de sus componentes genéricos, unos internos y otros externos, a los que se denomina" factores de operación".
La identificación, análisis y estudio de dichos factores habrá de hacerse tomando en cuenta la actividad o giro de la entidad y el propósito de la misma, ya que es obvio que no serán los mismos factores que inciden para entidades industriales o comerciales, de venta de servicios o de productos, lucrativas, no lucrativas, gubernamentales o no gubernamentales.
Para ilustrar lo anterior mencionaremos los factores internos de una entidad industrial.
– Medio ambiente.
– Productos.
– Procesos.
– Función Financiera.
– Facilidades de producción
– Mano de obra
– Materias primas.
– Producción.
– Contabilidad.
– Estadísticas.
El fin del análisis factorial aplicado a una entidad, es cuantificar la contribución de cada factor en el resultado de las operaciones que ésta realice, es, por tanto, un medio de control.
El Auditor debe apoyarse en el uso de cuestionarios para este propósito.
Este estado debe ser complementado con la aplicación de razones financieras simples, comparando cuantitativamente los componentes de cada factor para evaluar su contribución en el resultado de las operaciones de la entidad.
- ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO POR CICLOS DE TRANSACCIONES.
Los mecanismos mediante los cuales los auditores recopilan la evidencia de auditoría. Las técnicas de auditoría consisten en: comparación, calculo, confirmación, indagación, inspección, observación y examen físico.
Los procedimientos de auditoría son operaciones específicas que se aplica en el desarrollo de una auditoría e incluyen técnicas y prácticas consideradas necesarias de acuerdo con las circunstancias. Los procedimientos pueden agruparse en:
. pruebas de control;
. procedimientos analíticos
. pruebas sustantivas de detalle
Las técnicas de auditoría son métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener evidencia que fundamente su opinión. Las técnicas más utilizadas al realizar al realizar pruebas de transacciones y saldos son:
. Técnicas de verificación ocular
. Técnicas de verificación oral
. Técnicas de verificación escrita
. Técnicas de verificación documental
. Técnicas de verificación física
Comparación, es el acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o mas elementos. Dentro de la fase de ejecución de la auditoría se efectúa la comparación de resultados, contra criterios aceptables, facilitando de esa forma la evaluación por el auditor y la elaboración de observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Observación, es el examen ocular realizado para cerciorarse como se ejecutan las operaciones. Esta técnica es de utilidad en todas las fases de la auditoría, por cuyo intermedio el auditor se cerciorar de ciertos hechos y circunstancias, en especial, las relacionadas con la forma de ejecución de las operaciones, apreciando personalmente, de manera abierta o discreta, como el personal de la entidad ejecuta las operaciones.
Indagación, es el acto de obtener información verbal sobre un asunto mediante averiguaciones directas o conversaciones con los funcionarios responsables de la entidad. La respuesta a una pregunta formulada por el auditor, comprende una porción insignificante de elementos de juicio en los que puede confiarse, pero las respuestas a muchas preguntas que se relacionan entre si, pueden suministrar un elemento de juicio satisfactorio, si todas son razonables y consistentes. Es de especial utilidad la indagación en la auditoría de gestión, cuando se examinan áreas específicas no documentadas; sin embargo, sus resultados por si solos no constituyen evidencia suficiente y competente.
Las Entrevistas, pueden ser efectuadas al personal de la entidad auditada o personas beneficiarias de los programas o actividades a su cargo. Para obtener mejores resultados debe prepararse apropiadamente, especificar quienes serán entrevistados, definir las preguntas a formular, alertar al entrevistado acerca del propósito y puntos a ser abordados. Asimismo, los aspectos considerados relevantes deben ser documentados y/o confirmados por otras fuentes y su utilización aceptada por la persona entrevistada.
Las Encuestas pueden ser útiles para recopilar información de un gran universo de datos o grupos de personas. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas, firmas privadas y otros que conocen del programa o el área a examinar. Su ventaja principal radica en la economía en términos de costo y tiempo; sin embargo, su desventaja se manifiesta en su inflexibilidad, al no obtenerse más de lo que se pide, lo cual en ciertos casos puede ser muy costoso. La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal recolectada en base a entrevistas efectuadas por los auditores. Por lo tanto, debe ser utilizada con mucho cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore.
- TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR
Evidencia testimonial: Es la información obtenida de terceros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o mediante entrevistas. (Ver sección 525, Parte III).
- TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN VERBAL U ORAL
Se obtiene al analizar o verificar la información. Esta evidencia proporciona una base de respaldo para una inferencia respecto a la razonabilidad de una partida específica de un estado financiero.
Analizar, consiste en la separación y evaluación crítica, objetiva y minuciosa de los elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con el fin de establecer su naturaleza, su relación y conformidad con los criterios normativos y técnicos existentes. Los procedimientos de análisis están referidos a la comparación de cantidades, porcentajes y otros. De acuerdo a las circunstancias, se obtienen mejores resultados si son obtenidos por expertos que tengan habilidad para hacer inferencias lógicas y juicios de valor al evaluar la información recolectada. Las técnicas de análisis son especialmente útiles para determinar las causas y efectos de los hallazgos de auditoría.
Confirmación, es la técnica que permite comprobar la autenticidad de los registros y documentos analizados, a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios que participan o realizan las operaciones sujetas a examen(confirmación interna), por lo que están en disposición de opinar e informar en forma válida y veraz sobre ellas. Otra forma de confirmación, es la denominada confirmación externa, la cual se presenta cuando se solicita a una persona independiente de la organización auditada(terceros), información de interés que sólo ella puede suministrar.
Tabulación, es la técnica de auditoría que consiste en agrupar los resultados obtenidos en áreas, segmentos o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de conclusiones. Un ejemplo de aplicación de esta técnica lo constituye la tabulación de los resultados obtenidos en el inventario físico de bienes practicado en el almacén de la entidad en una fecha determinada.
Conciliación, implica hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados , separados e independientes. Esta técnica consiste en analizar la información producida por diferentes unidades operativas o entidades, respecto de una misma operación o actividad, con el objeto de establecer su concordancia entre si y, a la vez, determinar la validez y veracidad de los informes, registros y resultados que están siendo examinados.
- VERIFICACIÓN ESCRITA
Es la información obtenida de la entidad bajo auditoría e incluye, comprobantes de pago, facturas, contratos, cheques y, en el caso de empresas estatales, acuerdos de Directorio. La confiabilidad del documento depende de la forma como fue creado y su propia naturaleza. La forma más común de evidencia consiste en clasificar los documentos en:
. Externos: aquellos que se originan fuera de la entidad.
. Internos: aquellos que se originan dentro de la entidad.
Comprobación, técnica que se aplica en el curso de un examen, con el objeto de verificar la existencia, legalidad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que las justifican.Computación, es la técnica que se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de una operación o resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.
Rastreo, es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno determinado o, de un proceso a otro realizado por una unidad operativa dada. Al efectuar la comprensión de la estructura de control interno, se seleccionan determinadas operaciones relativas a cada partida o grupo, para darles seguimiento, desde el inicio hasta el final dentro de sus procesos normales de ejecución, para con esto asegurarse de su regularidad y corrección. Esta técnica puede clasificarse en dos grupos: a) rastreo progresivo, que parte de la autorización para efectuar una operación hasta la culminación total o parcial de ésta; y, b) rastreo regresivo, que es inverso al anterior, es decir, se parte de los resultados de las operaciones para llegar a la autorización inicial.
Revisión selectiva, consiste en el examen ocular rápido de una parte de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales, dado el alto costo que representaría llevar a cabo una revisión amplia o, que por otras circunstancias, no es posible efectuar una análisis profundo.
- VERIFICACIÓN DOCUMENTAL
- VERIFICACIÓN FÍSICA
Está forma de evidencia es utilizada por el auditor en la verificación de saldos de activos tangibles y se obtiene a través de un examen físico de los recursos; sin embargo, tal evidencia no establece la propiedad o valuación del activo.
Inspección, es el examen físico y ocular de activos, obras, documentos y valores, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad. La aplicación de esta técnica es de mucha utilidad, especialmente, en cuanto a la constatación de efectivo, valores, activo fijo y otros equivalentes. Generalmente, se acostumbra a calificarla como una técnica combinada, dado que en su aplicación utiliza la indagación, observación, comparación, rastreo, tabulación y comprobación.
- TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
La realización de procedimientos de auditoría es la principal actividad en la ejecución de un examen. Estos se efectúan con el objeto de obtener evidencia que permita al auditor formarse una opinión sobre los estados financieros. La características de la evidencia de auditoría son:
suficiencia: es la medida de la cantidad de evidencias obtenidas y se refiere al alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.
competencia: es la medida de la calidad de las evidencias obtenidas, su aplicabilidad respecto a una aseveración en particular, y su confiabilidad.
relevancia(pertinencia): se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.
La calidad de la evidencia de auditoría está referida a la naturaleza y oportunidad de los procedimientos de auditoría a ejecutarse. El considerar la naturaleza de los procedimientos de auditoría, puede ser útil para el auditor considerar que:
. La evidencia de auditoría obtenida de fuentes externas es más confiable que la proveniente de fuentes internas;
. La evidencia de auditoría que se obtenga de terceros no relacionados o creada por ellos, es más convincente que aquella que es obtenida de entes relacionados;
. La evidencia de auditoría que se obtenga dentro de la entidad es más convincente cuando el control interno es efectivo;
. La evidencia de auditoría que se obtenga directamente mediante comparación, inspección, observación o examen físico, es más convincente que aquella que es obtenida indirectamente mediante indagaciones con otros;
. La evidencia de auditoría que se obtenga de varias fuentes que sugieran la misma conclusión es más convincente que aquella conseguida de una sola fuente.
. La evidencia de auditoría bajo la forma de documentos y manifestaciones escritas es más confiable que bajo la forma de declaraciones orales.
Generalmente, el auditor necesita apoyarse en evidencias que son más persuasivas que concluyentes y, con frecuencia, busca evidencias de diferentes fuentes o distinta naturaleza para sustentar una misma aseveración. El auditor no examina, por lo general, toda información disponible, pues es posible establecer conclusiones a partir de un saldo de cuenta o un tipo de transacción, mediante el uso del criterio o procedimientos de muestreo estadístico.
Para determinar la suficiencia, competencia y relevancia de la evidencia el auditor puede considerar los siguientes factores:
. La evaluación del auditor sobre la naturaleza y nivel del riesgo inherente, en relación con los estados financieros y los saldos de cuenta o tipos de transacciones;
. La naturaleza de los sistemas de contabilidad y control interno y la evaluación del riesgo de control y sus aspectos de diseño y funcionamiento;
. La materialidad de la partida que examina; y,
. La fuente y confiabilidad de la información disponible.
La evidencia de auditoría es más persuasiva cuando consiste en elementos de evidencia que provienen de diferentes fuentes o son de distinta naturaleza, pero guardan coherencia entre ellas. En estas circunstancias, el auditor puede obtener un grado mayor de confiabilidad que considerando individualmente tales elementos de evidencia. En un sentido contrario,, cuando la evidencia obtenida de una fuente es incongruente con la obtenida de otra, el auditor debe determinar qué procedimientos adicionales son necesarios para resolver dicha situación.
El auditor obtiene evidencia de auditoría por uno o más de los siguientes procedimientos de auditoría: inspección, observación, indagación, confirmación, cálculo y procedimientos analíticos. La oportunidad de estos procedimientos depende, en parte, de los períodos en que la evidencia buscada se encuentre disponible.
RELACIONES DE LA EVIDENCIA CON LOS OBJETIVOS DE AUDITORIA
Tipo de Evidencia
Objetivos de Auditoría
Exactitud
Existencia
Integridad
Propiedad
Valuación
Presentación y valuación
Evidencia física
X
Evidencia documental
X
X
X
X
X
X
Evidencia testimonial
X
X
X
X
X
Evidencia analítica
X
X
X
- ATRIBUTOS DE LA EVIDENCIA
CASO PRÁCTICO
El presente caso, se trata de la evaluación permanente como parte de las funciones de la OCI de la UGEL Huanta, en este caso de la evaluación de la estructura de control interno, planificado en el Plan Anual de Control 2006 aprobado mediante R.C. Nº 036-2006-CG.
MEMORANDO DE CONTROL INTERNO
DEBILIDADES PENDIENTES DE IMPLEMENTACIÓN QUE SE DESPRENDE DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA Nº 38237Mx-P "SAN RAMÓN" DE LA PROVINCIA DE HUANTA.
A mérito del OFICIO Nº 047–2006-ME-GR-AYAC-UGE-HTA/OCI. de fecha 13-Mar-2006, el Órgano de Control Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local Huanta, ha efectuado una Acción de Control inopinado a la Institución Educativa SAN RAMÓN, donde se ha evaluado la Estructura del Sistema de Control Interno, implementado por la gestión y administración de la Institución Educativa, habiéndose evidenciado deficiencias y debilidades de orden técnico administrativo; significando, que éstas no constituyen la totalidad de las debilidades y deficiencias de Control Interno, ya que fueron determinadas como resultado de la evaluación a las actividades, procesos y sistemas relacionados con los objetivos del Plan Anual de Control aprobado por Resolución Contraloría Nº 036-2006-CG.
- INTRODUCCIÓN.
DEFICIENCIAS DE ORDEN TÉCNICO ADMINISTRATIVO EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA SAN RAMÓN.
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS.
Se ha evidenciado debilidades de control por acciones y omisiones. Tal es así que inicialmente se ha solicitado al Director del plantel: El libro de Caja, Recibo de ingresos y egresos, al cual manifestó que dichos documentos se encuentran en custodia para su revisión por el Área de Administración (Tesorería). En el proceso de verificación "In -Situ" el Prof. Ramiro La Rosa Minaya Director de la I.E. SAN RAMON, recién el día 16-Mar-2006, puso a disposición el Libro Caja y otros documentos contables a la comisión del OCI-UGE-HUANTA.
Al evaluar la documentación proporcionada, se precisa que mediante memorando Nº 032-2005-IE. Nº 38257-Mx-"San Ramón"-D de fecha 23-Mar-2005, se delega la función de Tesorería a la profesora Sandra CHACCHI ORREGO, quien en el oficio Nº 009-2006-DIE "SR"/UGE-HTA/DREA de fecha 02-Feb-2006, hace entrega de un saldo en efectivo por S/. 908.37 (Novecientos ocho y 37/100 Nuevos soles), al Director del Plantel.
Por otra parte, al evaluar el Libro Caja, los registros de ingresos y egresos al 31 de Diciembre del ejercicio presupuestal 2005, se determina que no efectuaron el balance de fin de año y apertura del ejercicio año 2006.
Al realizar el arqueo de caja de fecha 16-Mar-2006, se ha encontrado que los ingresos asciende a la suma de S/. 1 382.40, y los gastos a la suma de S/. 623.00 Nuevos Soles, teniendo un saldo en efectivo por la suma de S/.759.40 nuevos soles, dinero en efectivo que quedó en custodia del señor Director Prof. Ramiro La Rosa Minaya, resultante de la captación de los Recursos Directamente Recaudados, correspondientes a los meses de Enero, Febrero y parte de Marzo del 2006. Estos fondos a la fecha no han sido depositados a una cuenta corriente, tal como lo establecen los dispositivos legales.
De la verificación de los actos resolutivos de los años 2005-2006, se ha evidenciado la inexistencia de la Resolución de conformación del Comité de Gestión Financiera. Del mismo modo la Institución Educativa no posee de una Cuenta Corriente recaudadora para la administración de los Recursos Directamente Recaudados.
La Institución Educativa San Ramón no posee a la fecha el registro único de contribuyentes (RUC), puesto que al recaudar fondos por la fuente de financiamiento de Recursos Directamente Recaudados RDR, deberán tener obligatoriamente dicho registro.
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Al evaluar las tarjetas de control de asistencia del personal docente y administrativo, nombrados y contratados, se observa debilidades y deficiencias de control interno, donde no son consignados el número de orden de plaza aprobados según CAP, se carece de un consolidado diario (Record de asistencia y permanencia), en donde se registre las tardanzas, faltas injustificadas, Permisos por Salud, comisiones de servicios, omisión en el registro de tarjetas, vacaciones, etc.
Nº TARJ.
APELLIDOS Y NOMBRES
CARGO
T
A
DÍAS NO MARCADOS
CONDICIÓN
7
Arias Quiste, Luis
Prof 2do C
1
09 al 14
Nombrado
15
Ayala Sanchez, Consuelo
Prof 4to C
2
Nombrado
25
Cisneros Morales, Yoe
Pers Admtvo
Nombrado
22
Escalante Cáceres, Herbert
1
Nombrado
6
Medina Ore, Bertha
Prof 2do B
1
1
Nombrado
17
Modesto Ore, Vilma
Prof 5to B
1
Nombrado
16
Muchari Hinostroza, Merie
Prof 5to A
10
Contratada
13
Quispe Martínez, Franklin
Prof 4to A
1
Nombrado
11
Rivas Ventura, Nelly
Prof 3ro C
2
Nombrado
23
Soto Espinoza, Sergio
Ed. Física
1
Nombrado
5
Suarez Astopillo, Bethy
Prof 2do A
1
Nombrado
9
Torres Arone, Carlos
Prof 3ro A
1
Nombrado
20
Vega Inga, Joselito
Prof 6to B
1
Nombrado
T: Tardanzas
A: Ausencias
Al evaluar los actos administrativos del proceso de selección y evaluación, para contratación de personal tanto administrativo y docente del ejercicio presupuestal 2005, la IE Nº 38237/Mx-P "San Ramón, conformó el Concejo Educativo Institucional, mediante Resolución Directoral Nº 006-2005 de fecha 14 de Abril del 2005, y para el ejercicio presupuestal año 2006, mediante acta de fecha 01-marzo-2006 Fs.118, sin formalizar con acto resolutivo, conforme los establece las normas legales vigentes.
Asimismo, en la propuesta de contrata de la Prof. Muchari Hinostroza Merie como docente de aula 5º "A", se observa que el CEI-CONOEI, no convocó a reunión permanente de sus integrantes a efectos de evaluar el perfil de los postulantes, como producto de la convocatoria para cubrir la plaza vacante por ausencia del titular por Designación como Director del Programa Sectorial II de la Unidad de Gestión Educativa Local Víctor Fajardo; resultando, oficialmente ganadora con 295.5 la señora Huamaní Quicaño Lourdes, quien posteriormente desiste a la adjudicación, por lo que se optó en otorgar al 2do lugar, la Prof. Muchari Hinostroza Merie, acto que no fue registrado en el libro de Actas del CONOEI.
DOCUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA
Los documentos de gestión como: Cuadro para Asignación de Personal (CAP), Cuadro Nominativo para Personal (CNP), Manual de Organización y Funciones (MOF), Reglamento Interno, Plan Anual de Trabajo, TUPA, Proyecto Educativo Institucional (PEI) y otros Instrumentos de Gestión institucionales que regula una transparente participación en la gestión y recursos del estado, no se encuentran actualizados de acuerdo con el marco del proceso de descentralización educativa y la Ley General de Educación Nº 28044, Resolución Suprema Nº 204-2002-ED y el Decreto Supremo Nº 015-2002-ED.
PROYECTO HUASCARÁN
Al entrevistarse con el responsable del Proyecto Huascarán Prof. Escalante Cáceres Herbert Ernesto, se optó en visitar los ambientes de la sala de cómputo de la Institución Educativa, lográndose detectar una deficiente sistema de seguridad en cuanto a la custodia de los equipos de cómputo, los cuales están expuestos a posibles sustracciones de los activos fijos, que posee el plantel.
EVALUACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES
De la evaluación efectuada al Inventario Físico de los Bienes de los años 2003, 2004, 2005 y parte del 2006 se ha evidenciado que el registro de los bienes no se han realizado de manera específica en la cuenta 332-01 Maquinaria, Equipo; 332.02, 332.03, 381.01 y las Sub Divisionarias, omitiendo consignar la condición actual del bien, la transferencia documentada, dimensión (medidas), marcas modelos, etc. Del mismo modo en el caso de los bienes almacenados en uno de los ambientes del plantel se ha observado debilidades en la custodia, conservación y documentación sustentatoria de los Inventarios del Activo Fijo, Inventario Físico General y Ambiental las mismas que no concuerdan con las Tarjetas de Control Visible.
En el Inventario efectuado en el año 2004, no consideraron una (01) impresora de marca Epson –LX-300, Serie CDT TO49945, adquirido por la Direcciòn del Plantel, dicha impresora se encuentra ubicado en la dirección de la Institución Educativa. Asimismo al evaluar el inventario del 2004, se observó que se registran 22 computadoras, y en el inventario físico del año 2005 registran 24 computadoras. Asimismo se aprecia que el inventario del Programa Huascarán registró al 3l de Diciembre-2005, un total de 19 computadoras. Al realizar la verificación física se comprobó la existencia de 27 computadoras, estas diferencias se debe a la omisión en el registro de los bienes donados, que a la fecha no han sido ingresados y registrados en el Inventario de los activos fijos.
Al verificar los bienes existentes en el Almacén de la Institución Educativa se constató físicamente los siguientes bienes de capital:
-01 Impresora marca Olive ti-JP-192 desuso
-02 Computadora marca IBM desuso
-05 computadoras- marca compatible BTC desuso
Estos bienes pos su naturaleza de no estar siendo usado, debía ser comunicado a la UGEL a fin de que sea reportado a la DREA y/o Superintendencia de Bienes Nacionales SBN, según el caso.
Con estos hechos se han transgredido la siguiente normativa:
- Lo estatuido en los Incisos a), d) y h) del Art. 21° del Decreto Legislativo N° 276 "Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público", y el Arts. 23ª, 25ª ,26ª ,35ª 69, 127, 128,129,132 y 133. de su Reglamento aprobado por D.S. N° 005-90-PCM.
- LAS NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO : N°s100-03 "Estructura Orgànica" 100-06 "Monitoreo de Controles Internos", 100-10 "Responsabilidad", 100-11 "Control de Calidad sobre los Servicios brindados "NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE TESORERIA, 230-11 Depósitos oportunos en cuentas bancarias, 230-12 Arqueos de fondos y valores, Área de Contabilidad:; 280-03 Conciliaciòn de Saldos, 280-04 Control de saldos pendientes de rendiciòn y/o devoluciòn, 280-06 "Documentación Sustentatorio"; "NTCI PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS " 300-02 Unidad de almacén, 300-03 Toma de inventarios físico 300-06 "Acceso, Uso y Custodia de los Bienes"; NTCI PARA EL AREA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL: 400-04 Capacitaciòn y entrenamiento permanente, 400-07 Información actualizada del personal, 400-09 Asistencia y permanencia de personal; NTCI PARA UNA CULTURA DE INTEGRIDAD TRANSPARENCIA Y RESPONSABILIDAD EN LA FUNCION PUBLICA. 700-02 Responsabilidad en la función pública , 700-10 Registro de personal; estas NTCI del Sector Pùblico aprobados con R.C. N° 072-98-CG de fecha 26-Jun-2000, Se Aprueban las NTCI Para el Sector Pùblico y su modificatoria RC Nª 123-2000-CG"de 23-Jun-2000.
- R.M. Nº 0218-2004-ED, Aprueban la DIRECTIVA Nº 002-2004-ME/SPE-UP "Normas para la recaudación y administración de los recursos directamente recaudados en las Instituciones Educativas Públicas" y su modificatoria aprobado mediante R.M. Nº 0188-2005-ED.
Como consecuencia de estos hechos vienen generando deficiencias de orden técnico administrativo en la administración de los Recursos Directamente Recaudados, en la presentación de documentación sustentatoria y administración de los bienes del activo fijo, de la I.E. Nª 38257/ Mx- "San Ramón ".
La causa fundamental por lo que ocurrió estas deficiencias se debe al desconocimiento en el desempeño de sus funciones por parte del Director de la I.E. "San Ramòn " por no haber evaluado en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier deficiencia existente.
En Mérito a los Comentarios y Conclusiones expuestos en el presente Memorando de Control Interno y con el propósito de contribuir a la adecuada Gestión Administrativa de la Institución Educativa SAN RAMON se considera pertinente formular las recomendaciones relacionadas y otras al Director de la citada Institución Educativa, el mismo que se detalla a continuación:
- Implementar la actualización y registro del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales mediante una comisión de la Institución Educativa y propiciar la aprobación mediante acto resolutivo los nuevos registros y las bajas de manera acumulada y comunicar a la UGEL en cumplimiento a la normativa existente al respecto.
- Formular a inicios de cada año la actualización de los documentos técnico administrativos siguientes: Inventario Físico Patrimonial de Bienes e Inventario de Bienes de Almacén, las mismas que deberán ser aprobados mediante Resolución Directoral por el Titular del plantel.
- Según el rubro 5.5 de la sección V – INGRESOS, de la R.M. N° 218-2004-ED y su modificatoria R.M. Nº 0188-2005-ED, deberá conformar el Comité de Gestión Financiera, el cual estará presidido por el Director de la I.E., representantes de los docentes, de los administrativos y de los padres de familia de ser el caso, para cuyo efecto el Concejo Educativo Institucional (CEI) cautelará por la vigilancia en la correcta y transparencia ejecución del presupuesto de la Institución Educativa.
- La Dirección de la Institución Educativa deberá propiciar a que los archivos como documentos emitidos, Decretos Directorales, Directivas, Resoluciònes, Manuales y otros tengan la correlación y archivo correspondiente.
- La Dirección de la Institución Educativa deberá garantizar la custodia de los documentos fuente de ejecución de los Planes Anuales de Trabajo, libros de control de asistencia, inventarios de bienes muebles e inmuebles, resoluciones y decretos, sustento de gastos e ingresos y otros de importancia, según el reglamento Interno de la I.E.
- La Dirección de la Institución Educativa, deberá enfatizar en el control de Asistencia del personal docente y administrativo.
- La Dirección de la Institución Educativa debe disponer la actualización de los Documentos de Gestión, priorizando en el Plan Anual de Trabajo, donde deberá considerar aspectos que beneficien a la educación y concordando en la ejecución de acciones y actividades de la APAFA, en beneficio del plantel, la misma que deberá incluir el presupuesto por actividad y cronograma.
- Toda Adquisición realizado por la institución será de acuerdo a una necesidad, es decir deberá tener su requerimiento correspondiente, excepcionalmente no estarán afectos las compras de fondos de pagos en efectivo (CAJA CHICA), por ser de naturaleza de atención inmediata, y se evite en lo posible, la emisión de Declaraciones Juradas, para sustentar gastos, en lugares donde se puede obtener las boletas y/o facturas respectivas, salvo en extremos casos, por cantidades muy ínfimas. Por lo que deberá separar un fondo dinerario denominado Fondo para Pagos en Efectivo (CAJA CHICA), dependiendo de la disponibilidad presupuestal y capacidad de gasto.
- Formular en el inicio del año el Cuadro Anual de Necesidades donde deben prever la compra de bienes, servicios y otros que se requerirán durante el ejercicio presupuestal del año. El Cuadro Anual de Necesidades será aprobado por el titular de la institución educativa mediante Acto Resolutivo.
- Que se realice supervisiones permanentes al Responsable de Tesorería a fin de verificar la correcta administración de los ingresos por concepto de los Recursos Directamente Recaudados, la misma que deberá limitarse a tener un solo tipo de recibo de ingresos.
- Todo desembolso de dinero deberá efectuarse previa aprobación del Comité de Gestión Financiera de la I.E, el cual deberá constar en Libro de Actas de la Comisión. Asimismo los egresos deberán poseer los sustentos correspondientes.
- Que se de cumplimiento al numeral 8.1.3) de las Normas Específicas 8.1 DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS, aprobado mediante RESOLUCION MINISTERIAL Nº 0218-2004-ED Aprueban Directiva "Normas para la recaudación y administración de los recursos directamente recaudados en las Instituciones Educativas Públicas" y su modificatoria la Resolución Ministerial N° 0188-2005-ED, donde establece que se efectuará los depósitos correspondientes de los fondos dinerarios a una cuenta corriente. Además deberá tramitar el Registro Único de Contribuyentes RUC.
Huanta, 27 de Marzo del 2006
CONCLUSIONES
El control interno se define como: "Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad".
El Contador Público y/o cualquier profesional deben efectuar un estudio y evaluación adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio, para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de auditoría.
Técnicas a aplicarse en la planeación de la auditoría.
1. Estudio y Evaluación de la Organización.
2. Estudio y evaluación de sistemas y procedimientos.
3. Estudio y evaluación de flujogramas.
4. Estudio y evaluación del sistema de control interno.
5. Análisis Factorial:
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.
Estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente en los planes de la dirección sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.
Evaluación del control interno es la estimación del auditor, hecha sobre los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control interno suministre.
Formas de hacer el estudio y evaluación del control interno.
Método descriptivo:
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas actividades y procedimientos.
Método Gráfico.
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.
Método de Cuestionarios.
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
MÉTODOS DE EVALUACIÓN
1. Muestreo estadístico
En el proceso de evaluación del control interno un auditor debe revisar altos volúmenes de documentos, es por esto que el auditor se ve obligado a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la confiabilidad de sus operaciones.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su representatividad, el auditor tiene el recurso del muestreo estadístico, para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos primordiales:
La muestra debe ser representativa.
El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la calidad del control interno.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para poder hacer una inferencia adecuada.
Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea representativa y por lo tanto que la conclusión no sea adecuada.
2. Método de cuestionario
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de una manera uniforme y confiable.
3. Método narrativo
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
4. Método gráfico
También llamado de flujogramas, consiste en revelar o describir la estructura orgánica las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad.
Tiene como ventajas que:
Identifica la ausencia de controles financieros y operativos.
Permite una visión panorámica de las operaciones o de la entidad.
Identifica desviaciones de procedimientos.
Identifica procedimientos que sobran o que faltan.
Facilita el entendimiento de las recomendaciones del auditor a la gerencia sobre asuntos contables o financieros.
La evaluación debe asegurar la integridad y exactitud de las operaciones realizadas por el ente económico
TÉCNICAS DE EVALUACIÓN
1. Técnicas de verificación ocular
Entre estas se encuentran:
Comparación.
Observación.
Revisión selectiva.
Rastreo.
2. Técnicas de verificación verbal
Indagación.
3. Técnicas de verificación escrita
Análisis.
Conciliación.
Confirmación.
4. Técnicas de verificación documental
Comprobación.
Computación.
5. Técnicas de verificación física
Inspección.
Comentario
Todas estas técnicas de evaluación las puede encontrar aplicadas en los diferentes tipos de artículos que tienen que ver con este tema en el canal financiero
FICHA DE EVALUACIÓN
La ficha de evaluación grafica y cuantifica el nivel de desempeño de la empresa, esta fundamentada en:
Los criterios o áreas a ser evaluados.
La ordenación de compromisos.
Las sub-áreas o unidades a evaluar dentro de la respectiva área.
Calificación del control.
Marcas de desviaciones.
Cumplimiento de recomendaciones
CASO PRÁCTICO
Se ha tenido como caso práctico una evaluación de la Estructura de Control Interno realizado a un plantes de la ciudad de Huanta, el mismo que ha sido efectuado mediante el OFICIO Nº 047–2006-ME-GR-AYAC-UGE-HTA/OCI. de fecha 13-Mar-2006, donde el Órgano de Control Institucional de la Unidad de Gestión Educativa Local Huanta, realizó la evaluación de la Estructura del Sistema de Control Interno, implementado por la gestión y administración de la Institución Educativa, habiéndose evidenciado deficiencias y debilidades de orden técnico administrativo; significando, que éstas no constituyen la totalidad de las debilidades y deficiencias de Control Interno, ya que fueron determinadas como resultado de la evaluación a las actividades, procesos y sistemas relacionados con los objetivos del Plan Anual de Control aprobado por Resolución Contraloría Nº 036-2006-CG, encontrándose deficiencias en los diferentes sistemas administrativos.
BIBLIOGRAFÍA
- Auditoría Gubernamental, CPC Juan Francisco, ALVAREZ ILLANES, Instituto de Investigación EL PACÍFICO E.I.R.L. Edición 2002.
- Ley N° 27785 Ley del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República y su Reglamento R.C. 114-2003-CG.
- Normas Técnicas de Control Interno R.C. Nº 072-98-CG
- Normas de Auditoría Gubernamental R.C. Nº162-95-CG.
- Normas Internacionales de Auditoría NIAs.
- Manual, Guías de Planeamiento y Elaboración del Informe de Auditoría Gubernamental y las Guías de Papeles de Trabajo y del Auditado aprobado mediante RESOLUCION DE CONTRALORIA Nº 152-98-CG.
Por:
Emilio, Galindo Huamani.
Ayacucho – Perú
2006.
- COMENTARIOS Y CONCLUSIONES.
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