Diseño de un plan para la adecuación del sistema de gestión del departamento de planificación y control

Resumen

La finalidad de la investigación es establecer un plan de acciones correctivas que permitan adecuar el sistema de gestión del Departamento de Planificación y Control a la norma ISO 9001:2008. Teniendo como objetivo fundamental Diseñar un plan para la adecuación del Sistema de Gestión del Departamento de Planificación y Control de Planta de Pellas "Hernán Quivera" a la Norma ISO 9001:2008. El soporte teórico: Capítulos 4 y 5 de la Norma ISO 9001:2008 y Política Integral de Sistemas de Gestión y Objetivos de Gestión de C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A. La recolección de información: observaciones directas, entrevistas, encuestas informales y revisiones bibliográficas para el diagnostico del departamento y diseño del plan. Teniendo que el plan se estructurara por etapas: revisiones, acciones correctivas y verificaciones en pro de corregir las fallas que impiden la adecuación del sistema. En la etapa de revisiones se estudiaron los expedientes, fuerza laboral y documentación, lo que permitió encontrar las no conformidades del sistema. En la etapa de acciones correctivas se dictaminaron las acciones a seguir para corregir la etapa anterior. En la etapa de verificaciones se evaluó el nivel de implementación que posee actualmente cada una de las no conformidades. Como conclusiones los objetivos específicos fueron alcanzados correctamente y el plan de adecuación ya está siendo implementado dentro del departamento. Por lo que se recomienda hacer charlas interactivas, seguimiento y fomentaciones.

Introducción

C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. es una empresa que opera en el estado bolívar de Venezuela bajo la tutela de la corporación venezolana de Guayana a través del Ministerio del Poder Popular para las Industrias Básicas y Minería. Siendo sus funciones primordiales la obtención de mineral grueso y fino, producción de pellas y de briquetas.

Dentro de la empresa se requiere un control de todas las actividades tanto de personal como de equipos y materiales para lograr la planeación estratégica establecida. En la continua búsqueda de mejorar la productividad y competitividad, se debe incluir un constante seguimiento de las actividades y de los procedimientos además de la correcta documentación de los mismos.

Por este motivo, el Departamento de Planificación y Control está en su deber de ajustar su plan de gestión de la calidad a los requerimientos exigidos por la norma internacional ISO 9001:2008 para que el mismo pueda obtener la certificación, logrando así un producto de exportación.

Siendo el objetivo principal de esta investigación el desarrollo de un plan de adecuación del sistema de gestión de la calidad utilizado por el Departamento de Planificación y Control de Planta de Pellas "Hernán Quivera" al sistema de gestión de la norma ISO9001:2008. Para el desarrollo de esta adaptación es necesario un estudio técnico para diagnosticar las condiciones del sistema actual y tomar las medidas necesarias para su ajuste a la norma.

El enfoque asumido fue una investigación aplicada de campo no experimental, documental, descriptiva – evaluativa, lo que implicó un análisis sistemático del problema, con el propósito de describirlo y entender su naturaleza, la elaboración de la adaptación del sistema de gestión al sistema de calidad y el seguimiento a su implementación al departamento.

Para la presentación de estos resultados y análisis, fue necesaria la elaboración del presente informe estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I El Problema; donde se explica la problemática, se formulan los objetivos y se da justificación al estudio.

Capítulo II Marco Teórico; da a conocer las bases necesarias para el desarrollo de la investigación.

Capítulo III Marco Metodológico; parte metodológica del estudio, siendo la explicación paso a paso de que se realizo y como se realizo, durante la investigación.

Capítulo IV Diagnóstico; presentación y análisis de la situación actual que genera el problema y hace necesario el estudio.

Capitulo V Diseño; es el resulto de la investigación, donde se muestran las propuestas desarrolladas para dar solución.

Conclusiones y Recomendaciones.

CAPITULO I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

CVG Ferrominera Orinoco C.A., es una empresa del Estado, tutelada por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG). Cuenta con dos centros de operaciones, Ciudad Piar, donde se ubican los principales yacimientos de mineral de hierro; y Puerto Ordaz, en el cual se localizan la planta de procesamiento de mineral de hierro, la planta de pellas, muelles y oficinas principales.

Planta de Pellas "Hernán Quivera" está ubicada dentro del complejo industrial punta de cuchilla, área industrial matanzas en Puerto Ordaz. Esta planta es de tipo parrilla – horno rotatorio (grate – kiln), proceso allis chalmers; inicio sus operaciones en el año 1994, fue construida originalmente con una capacidad de producción nominal de 3,3 millones de toneladas por año de pellas para la reducción directa y/o para los altos hornos. La construcción se ejecuto con recursos propios de Ferrominera y financiamiento privado, está organizada por departamentos y estos a su vez en áreas o secciones, que en conjunto se encargan de planificar y ejecutar las operaciones y procesos.

Entre estos se encuentra el Departamento de Planificación y Control este se divide en tres secciones las cuales son: Sección de Control Operativo, Sección de Control de Gestión y la Sección de Planes y Procura.

Este departamento se encarga de coordinar y programar las solicitudes de pedido de materiales para la ejecución de cualquier proyecto a realizar en la planta además de hacerle seguimiento a la producción de la planta para así verificar si se está cumpliendo o no con las metas establecidas por la empresa.

Desde sus inicios la empresa sabe de la importancia que tiene el lograr la normalización de sus productos y procesos por medio de la ISO, debido a que busca lograr ser una empresa exportadora de todos sus productos. Para lograrlo realiza seguimientos constantes a todos ellos y evaluación de los productos para así verificar que los mismos cumplan con todas las exigencias tanto de la ISO como del cliente.

La empresa en los actuales momentos busca normalizar todos sus procesos para convertirse en una empresa productora de nivel internacional. Ya cuenta con la normalización de uno de sus procesos el cual es fino y grueso y ahora desea hacer lo mismo en sus otros dos procesos (producción de pellas y briquetas) y la forma de lograr esto es mediante la norma internacional ISO 9001:2008 y su implementación en dichos procesos.

En virtud de lo antes mencionado, es necesario realizar una evaluación de los departamentos para verificar que todos cumplan con la norma ISO 9001:2008 en la cuanto a calidad se trata, debido a que no solo el producto debe cumplir con estos requerimientos establecidos por esta norma sino que también lo deben cumplir todos los procesos involucrados en la producción por más sencillo o más mínimo que sea el mismo.

Formulación del Problema En virtud de lo planteado sobre evaluación de los departamentos, en cuanto a la verificación del cumplimiento de la norma ISO, en el Departamento de Planificación y Control de la Planta de Pellas "Hernán Quivera" FMO, Puerto Ordaz surgen las siguientes interrogantes para que el mismo logro la normalización, como:

¿Qué beneficios tendrá el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008 por parte del departamento de planificación y control de la empresa, para la normalización del producto final de la Planta de Pellas "Hernán Quivera" FMO, Puerto Ordaz? ¿La normalización del Departamento de Planificación y Control de la Planta de Pellas "Hernán Quivera" FMO, Puerto Ordaz ayudara a lograr la certificación según la norma ISO 9001:2008 del producto final de la misma? ¿Mostrara una identificación de las no conformidades del Departamento de Planificación y Control de la Planta de Pellas "Hernán Quivera" FMO, Puerto Ordaz para así lograr establecer la medidas a seguir para su posterior eliminación? Objetivo General Diseñar un plan para la adecuación del Sistema de Gestión del Departamento de Planificación y Control de Planta de Pellas "Hernan Quivera" a la Norma ISO 9001:2008.

Objetivos Específicos ? Diagnosticar el actual sistema de gestión del Departamento de Planificación y control de Planta de Pellas "Hernán Quivera", con la finalidad de buscar similitudes con la Norma Internacional ISO 9001:2008 ? Identificar las no conformidades existentes en el Departamento de Planificación y Control.

? Establecer las acciones a seguir para eliminar o solventar las no conformidades encontradas en la investigación.

? Verificar el cumplimiento de las acciones establecidas con el objetivo de mejorar el sistema de gestión de la calidad aplicado en el Departamento de Planificación y Control.

Justificación del Estudio Esta investigación está fundamentada en la importancia que Planta de Pellas "Hernán Quivera" le proporciona al proceso de mejora continua en sus procesos como en el factor humano en su interacción para l ograr prestar un servicio más confiable y de mejor calidad. Por ello al analizar la Norma ISO 9001:2008 y evaluar el sistema de gestión de la calidad implementado en la Planta de Pellas "Hernán Quivera", en la actualidad, contribuye a determinar cuáles son las fallas o no conformidades en dicho sistema, para así minimizar o lograr eliminar los errores de manejo del mismo. Además, favorece a la mejora de la buena administración y gestión contribuyendo al mejoramiento productivo de la organización y facilitando de esta forma cumplir con los compromisos y obligaciones de control y mejora de procesos.

Mediante este trabajo de investigación se puede poner en práctica todos los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera tales como: calidad, ingeniería de métodos, seguridad industrial, entre otros.

Alcance del Estudio Esta investigación se centrara en el diseño de un plan para la adecuación del Sistema de Gestión de Calidad del Departamento de Planificación y Control de la Gerencia de la Planta de Pellas "Hernán Quivera" a la norma ISO 9001:2008, el cual luego se implementara dentro de este departamento siendo necesario realizar un seguimiento a las actividades de los trabajadores para corroborar su correcta ejecución. Trabajo que se llevara a cabo dentro de las instalaciones del departamento antes mencionado, unidad encargada de administrar todo el proceso productivo de las pellas.

CAPITULO II MARCO REFERENCIAL

Antecedentes de Planta de Pellas Hernán Quivera

Empresa del Estado, tutelada por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela.

Dedicada a la extracción, procesamiento, comercialización y venta de mineral de hierro y sus derivados en el territorio venezolano, donde proveemos a una acería y cinco plantas de reducción directa y exportamos a diversos países ubicados en Europa, Asia y América Latina.

Cuenta con una capacidad instalada de producción de 25 millones de toneladas por año y una explotación constante en nuestras minas a cielo abierto, ubicadas en el Estado Bolívar. Al igual que una Estación de Transferencia de mineral ubicada en Boca de Serpientes, frente al Delta del río Orinoco en el océano Atlántico, que puede almacenar hasta 180 mil toneladas métricas de mineral, lo cual le permite una capacidad de transferencia anual del orden de 6,5 millones de toneladas. Asimismo, operamos una red ferroviaria de 320 kilómetros.

Experiencia, calidad y responsabilidad social hacen de CVG Ferrominera Orinoco pilar fundamental de la industria ferrosiderúrgica nacional, garantizando el crecimiento de la cadena productiva del acero y propiciando la generación de productos de valor agregado, para impulsar el desarrollo endógeno de nuestro país.

Ubicación geográfica C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., se encuentra ubicada en Venezuela (América del Sur), específicamente en el Estado Bolívar. Cuenta con dos centros de operaciones, Ciudad Piar, donde se encuentran los principales yacimientos de mineral de hierro; y Puerto Ordaz, donde se encuentra la planta de procesamiento de mineral de hierro, la planta de pellas, muelles para carga de barcos exportación de mineral y las oficinas principales. La Planta de Pellas de Ferrominera Orinoco está ubicada dentro del complejo industrial Punta Cuchillo, en el área industrial Matanzas, estado Bolívar – Venezuela.

Figura 2.1. Ubicación Geográfica del Grupo C.V.G. Ferrominera. http://www.ferrominera.com/?q=node/77

Estructura Organizativa de la Gerencia Planta de Pellas

Figura 2.2. Estructura Organizativa de la Gerencia Planta de Pellas. Dpto. Planificación y Control

Misión C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., empresa del Estado Venezolano, tiene como responsabilidad la explotación de la industria del mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y competitividad, de forma sostenible y sustentable, para abastecer oportuna y suficientemente a la industria siderúrgica nacional y aquellos mercados internacionales que resulten económicos y estratégicamente atractivos, garantizando la rentabilidad de la empresa y contribuir al desarrollo económico del país.

Visión Ser una empresa que satisface y responde oportunamente a las necesidades del mercado siderúrgico mundial, creando valor para el accionista, calidad de vida para sus trabajadores y bienestar para la comunidad.

Valores CVG Ferrominera Orinoco, está comprometida con el desarrollo integral, humanista y sustentable del país, como actor fundamental del sector siderúrgico nacional, fortaleciendo este liderazgo en el trabajo, calidad, competitividad y responsabilidad, soportado en un personal cuyas actuaciones están regidas en estricto apego a la disciplina, honestidad, ética y respeto. Nuestra empresa se encuentra comprometida con los siguientes principios y valores corporativos:

> Cultura de Trabajo: Realización eficiente y productiva de nuestras tareas y acciones, así como el trabajo en equipo, la colaboración e iniciativa, los cuales son factores claves que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, a satisfacer las necesidades de nuestros clientes, mejorar la calidad de vida de nuestra familia y al desarrollo de la región y el país.

> Respeto: Promovemos el mantenimiento de excelentes relaciones interpersonales hacia nuestros compañeros de trabajo, clientes, proveedores e integrantes de las comunidades donde operamos, dentro de un marco de mutuo cumplimiento de los deberes y derechos correspondientes.

> Calidad: Nuestro trabajo tiene que realizarse para obtener productos que cumplan con los requisitos de nuestros clientes internos y externos.

> Disciplina: Comprometidos a cumplir con los deberes y obligaciones que nos exige el trabajo y la misión de la empresa, con la palabra dada, con las normas y los acuerdos establecidos.

> Responsabilidad Ambiental: Conservar el medio ambiente donde actuamos, cumpliendo con las obligaciones que tenemos con las comunidades donde se realizan nuestras operaciones, la región y el país.

> Responsabilidad Social: Mantener acciones de responsabilidad respecto a los principales grupos de interés con los cuales nos relacionamos: Trabajadores, clientes, proveedores y la sociedad en general, así como la protección de la salud y seguridad en el trabajo, asegurar el respeto a los derechos humanos y ofrecer empleos estables a sus empleados.

> Honestidad: Referencia moral para nuestras actuaciones en el trabajo, vida familiar y social.

> Equidad: Conciencia de que todos, por igual, tenemos el mismo grado de responsabilidad, sin distinciones de jerarquía o nivel, lo cual nos inspira, además, a proceder con objetividad, imparcialidad e integridad en la solución constructiva de los problemas, y a aplicar entre nosotros el imprescindible sentido de justicia.

> Solidaridad: Valorar la participación solidaria, manifestada en el trabajo en equipo, en la colaboración recíproca, y en el aprecio y el respeto por lo que hace cada quien, buscando con ello ser más productivos y lograr un mejor desempeño.

Políticas de la Empresa Dentro del marco que guía la gestión en todos los niveles de la organización, FERROMINERA ORINOCO ha definido e implantado sus políticas en materia de Integración de los Sistemas de Gestión, Comercial, Operaciones, Personal, Financiera, Administrativa, Tributaria, de Compras y Sistemas y Tecnología, para asegurar la satisfacción de sus clientes, la preservación de la salud de sus trabajadores y del medio ambiente.

Política Integral de Sistemas de Gestión Nuestra política en CVG, Ferrominera Orinoco, C. A., es extraer, procesar y suministrar mineral de hierro, cumpliendo con la normativa legal, los compromisos acordados con nuestros clientes y los requisitos aplicables relacionados con: la calidad, el ambiente, la seguridad y la salud ocupacional.

Demostramos nuestro compromiso mejorando continuamente el sistema de gestión, con el objetivo de satisfacer las necesidades de nuestros clientes, reduciendo y controlando los riesgos e impactos ambientales asociados a las actividades, productos y servicios; promoviendo la participación y el bienestar de nuestros trabajadores, contratistas, proveedores, visitantes y el entorno donde operamos.

Política de Comercial Mantener una óptima relación con sus clientes, basada en la equidad y la cooperación, en procura del beneficio mutuo y en un marco de buena voluntad, respeto y consideración entre las partes.

Política de Operaciones Realizar sus procesos de producción considerando el óptimo aprovechamiento de los recursos y cumpliendo los requisitos de calidad, cantidad y oportunidad comprometidos, en un marco de alta consideración hacia los trabajadores, el medio ambiente y las instalaciones de producción.

Política de Personal Disponer del recurso humano requerido, tanto en calidad como en cantidad, para el logro de sus objetivos estratégicos, propiciando las condiciones necesarias para mantener el personal idóneo a través de:

> La selección de personal de alto nivel en su respectiva área ? La formación y desarrollo de las competencias requeridas, ? La administración de la compensación y beneficios de acuerdo a las normativas legales e institucionales vigentes, ? La adecuación de la estructura organizacional, ? El mantenimiento de condiciones de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente que garanticen la integridad física y mental del trabajador.

> El mantenimiento de la armonía y la paz laboral.

? El mantenimiento de la armonía y la paz laboral.

Todo esto considerando los criterios de responsabilidad social de la empresa, tanto con los trabajadores, como con sus familiares y la comunidad.

Política Financiera Asegurar la captación, disponibilidad y administración de los recursos monetarios, de manera eficiente, necesarios para el desarrollo de sus actividades; así como también para impulsar oportunidades de crecimiento y competitividad de la organización que a su vez generen bienestar a todos sus componentes.

Política Administrativa Asegurar que todos los procesos administrativos de la empresa se realicen de manera transparente, eficiente y efectiva, en procura de apoyar los procesos del negocio, en un marco de alta cooperación con los entes internos y externos involucrados.

Política Tributaria Mantener una adecuada planificación y control tributario, que garantice la solvencia de la empresa dentro del marco jurídico vigente.

Política de Compras Fomentar y mantener una relación de mutuo beneficio con nuestros proveedores, dentro de las normativas legales vigentes, procurando las mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad en la adquisición de bienes y servicios, asignando prioridad a los procesos que promuevan la sustitución de importaciones y el desarrollo regional, mediante el apoyo a la formación y consolidación del cooperativismo, de la pequeña y de la mediana industria.

Política de Sistemas y Tecnología Propiciar la instalación de los sistemas de información y las tecnologías informáticas de vanguardia que sean de utilidad para el negocio, apoyando las estrategias de la empresa en procura de obtener ventajas competitivas y potenciar el mejoramiento continúo de sus procesos.

Política de Conservación del Ambiente La Empresa está comprometida con el establecimiento y mantenimiento de un Sistema de Gestión Ambiental, basado en los requerimientos de la Norma Venezolana COVENIN – ISO 14001 e impulsar el mejoramiento continuo de todos sus procesos.

Para ello está comprometida en la ejecución de 16 proyectos ambientales:

> Sistema de aducción para el riego de las minas.

> Plan de irrigación de la vialidad interna de las minas del Distrito Ferrífero Piar, utilizando camiones cisternas.

> Sistema de drenaje, control erosión y arrastre de sedimentos en las minas ferríferas de Ciudad Piar.

> Sistema de control de efluentes industriales y de aguas servidas en el área de talleres de San Isidro.

> Trampa de aceite para el control de efluentes en el taller de mantenimiento mecánico de Cerro Bolívar.

> Mejorar la eficiencia del sistema de control de efluentes en el patio de locomotoras en la mina San Isidro.

> Adecuación ambiental de la laguna de Cogollal.

> Sistema de recolección de aceites taller de equipo pesado P.M.H.

Puerto Ordaz.

> Planta de tratamiento de aguas residuales domésticas e industriales en la planta industrial de Puerto Ordaz.

> Mejorar la eficiencia del sistema de control para efluentes del taller central de Ferrocarril.

> Mejoras al sistema colector de polvo en planta de secado Puerto Ordaz.

> Mejoras en los siste mas de control de polvo en la fosa de pellas de alimentación a Planta de Briqueta FMO y fosa de pellas pila principal.

> Sistema de control de polvo área industrial de Puerto Ordaz.

> Mejoras en la disposición temporal de los transformadores con Bifenil policlorados.

> Programa de manejo para los materiales excedentes industriales peligrosos, reutilizables y comercializables.

> Programa de control de aceites usados en Ciudad Piar y Puerto Ordaz.

Descripción del Departamento de Planificación y Control Se encuentra adscrito a la Gerencia de Planta de Pellas, que a su vez se adscribe a la Gerencia General de Operaciones Siderúrgicas. Se encarga de coordinar y supervisar la elaboración del plan de producción de prereducidos y de despacho a los clientes, monitoreando y haciendo seguimiento a su ejecución, así como a los programa de mantenimiento preventivos de la planta, igualmente planifica el suministro de materias primas e insumos, con la finalidad de asegurar el cumplimiento de los objetivos comprometidos con la gerencia.

Funciones ? Asegurar en su unidad de adscripción la formulación, ejecución y control de planes y programas entre otros, a fin de suministrar información relevante para la conformación de los mismos.

? Asegurar el seguimiento oportuno de los avances de planes o proyectos a fin de dar cumplimiento a los contratos establecidos, así como a las especificaciones técnicas previstas en el área de planificación, y las acciones pertinentes en caso de desviaciones.

> Controlar los indicadores de gestión y llevar un control estadístico a fin de detectar las desviaciones, tomar acciones preventivas, correctivas y/o recomendaciones necesarias para la mejora dentro de su unidad de adscripción.

> Evaluar y recomendar la incorporación de nuevas tecnologías en la empresa, a fin de optimizar los procesos operativos.

> Asegurar el cumplimiento de los planes de mantenimiento de equipos de micro computación, redes y telecomunicaciones en la plataforma SAP – PM.

> Asegurar la elaboración y planificación de proyectos, así como la distribución y liberación de su presupuesto en la plataforma SAP.

> Coordinar los estudios de investigación y tendencias de mercados sobre precios del mineral, prereducidos, fletes marítimos, mecanismos de comercialización y productos ofrecidos por la competencia a nivel mundial, a fin de determinar las proyecciones que permitan considerar la ampliación de los mercados existentes e incursionar en nuevos mercados.

Estructura Organizativa del Departamento de Planificación y Control

Bases Teóricas Norma ISO 9001:2008 Capítulos 4 y 5 de la Norma ISO 9001:2008

Dado el trabajo a realizar, estos son los principales capítulos de la norma a tomar en cuenta para la adaptación del sistema. Los cuales se extraen textualmente de la norma ISO 9001:2008, encontrada en la página web de la UPTL (2011).

4 Sistema de gestión de la calidad 4.1 Requisitos generales La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.

La organización debe:

a) determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización (véase 1.2), b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos, c) determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces, d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos, e) realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos, f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.

La organización debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional.

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