Manual de Aspel (página 5)

1. En este momento el período quedo instalado y nos aparecerá la ventana de catálogo de cuentas del mes creado.

   

   Si minimizamos el catálogo de cuentas veremos la pantalla principal de COI.

   Vemos en la ventana en la parte superior el nombre de la misma (cambiara de acuerdo a la ventana que estemos utilizando), la barra de menú y abajo los botones de herramientas (que hacen la función de algunas opciones del menú).

   

   Los parámetros que acabamos de configurar al instalar la empresa, se pueden modificar con la opción Configuración Parámetros del Sistema, por el momento no cambiaremos nada. Pero puedes revisar las diversas opciones que presenta.

2. Pantalla de trabajo de COI

3. Es importante que queda bien instalado el período, que cuando entres estés seguro que es el directorio adecuado y que recuerdes que a diferencia de otros programas que has manejado, en estos programas no necesitas estar grabando los datos que teclear ya que automáticamente se irán bajando a las bases, sólo las opciones de las pólizas tienen una opción de guardar (contabilizar) para asegurarse que has terminado la captura del mismo.

   Si el período no queda bien instalado cada vez que tratemos de hacer un proceso en COI, nos marcara un error.

4. Importancia de la Configuración y Recomendaciones

   OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABLE

   1. Podemos distinguir los tres principales tipos de pólizas son: de diario, de egresos y de ingresos, pero COI permite el uso si la empresa así lo requiere de otros tipos de pólizas.

      En la práctica se usaran estos tres tipos de pólizas.

   2. Tipo de Pólizas

      El catálogo de cuentas que utilizaremos tiene la estructura 4-3-3, o sea 0000-000-000 dentro de los primeros 4 dígitos, el primero representará la clase (Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costo de Venta, Gastos etc…), el segundo digito representa el grupo (Circulante, Fijo, etc…), el tercero y cuarto representa la cuenta (Caja, Bancos, Terrenos, etc…).

      En la segunda parte de la estructura representa la Subcuenta (clientes a crédito, clientes a contado).

      Y la última parte de la estructura una posible Sub-subcuenta (Santacruz CON S.S, Grijalva Materiales, etc…)

      Un ejemplo para la cuenta de clientes sería 1150-000-000

      1 Indica Activo

      1 Indica Circulante

      50 Indica Clientes

      La subcuenta Clientes a Crédito sería 1150-001-000, que representa la primera subcuenta de la cuenta de clientes.

      La Sub-subcuenta Santacruz CON S.S sería 1150-001-001.

      En nuestra práctica nos quedaremos a nivel de subcuenta, por lo que la tercera parte de la estructura siempre será 000.

      Esta explicación se da por el tratamiento que da COI a la cuenta y a la subcuenta, a la cuentas les denomina Acumulativas y a las subcuentas de Detalle, la importancia de esto es que en las pólizas sólo podemos usar cuentas de detalle, si queremos aplicar una cuenta Acumulativa COI marcará un error.

      En caso de que en el Catálogo Estándar no exista la cuenta de detalle la tendrá que capturar.

      1. Rutas de acceso:

         Menú Archivos, opción Catálogo de cuentas / Edición – Agregar

         Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catálogo de cuentas.

         También podrás agregar el saldo inicial de la cuenta que estés dando de alta.

         

         Campos de la ventana de agregar cuentas

         Campo	Tipo	Longitud	Observaciones
         No. de Cuenta	Texto	De acuerdo a la estructura de cuenta escogida.
         Descripción	Texto	40	Es el nombre de la cuenta
         Tipo de cuenta	Selección	Elige si la cuenta a dar de alta es Acumulativa o de Detalle.
         Departamental	Selección	Activando esta casilla definirás que la cuenta tendrá manejo departamental, por lo que se te permite ingresar al botón de Saldo inicial del departamento. (no manejamos cuentas por departamento)
         Saldo inicial	Numérico	14	Define el Saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos como números negativos (recuerda que la captura manual del saldo inicial también debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es más recomendable dar de alta el Saldo inicial de tus cuentas a través de una Póliza de inicio (puedes activar o desactivar el acceso a este campo en los parámetros del sistema).
         Saldo final	Numérico	14	Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no está permitido el acceso para la captura.
         Presupuesto mensual	Numérico	14	COI te permite asignar un presupuesto mensual cuyo monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el período de trabajo.
         Presupuesto anual	Numérico	14	Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.
         Presupuesto acumulado	Numérico	14	El sistema acumulará el presupuesto de cada período en este campo, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de ajuste.

      2. Captura de cuentas en el catálogo
      3. Cambiar una cuenta del catálogo

      Rutas de acceso:

      Menú Archivos, opción Catálogo de Cuentas (colocarse en el registro a cambiar) / Edición – Modificar o

      Menú Archivos, opción Catálogo de Cuentas, hacer doble clic sobre el registro ó Enter, o

      En el catálogo de cuentas, al posicionarse sobre el registro, oprimir doble clic.

      Este proceso te permitirá realizar modificaciones de alguna cuenta y, además, conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catálogo.

      

      Campo	Tipo	Observaciones
      Número de cuenta	Alfanumérico	No se puede modificar este campo, debido a que se perdería el registro de la cuenta. Para cambiar algún número de cuenta deberás dar de baja la cuenta que tiene el número equivocado o que deseas eliminar. Posteriormente, deberás de dar nuevamente de alta la cuenta con el número correcto.
      Tipo de cuenta	Selección	Si deseas cambiar el tipo de cuenta Acumulativa a de Detalle, deberás verificar que dicha cuenta no tenga cuentas de niveles inferiores que dependan de ella, ni un saldo diferente de cero, pues si ocurre alguna de las dos circunstancias el sistema no permitirá que se efectúe dicho cambio.
      Saldo Final	Numérico	No se puede modificar este campo, porque el sistema lo actualiza automáticamente.

   3. Uso del catálogo de cuentas

   4. Como cualquier sistema contable, COI puede trabajar con una empresa que inicia sus operaciones, pero también puede trabajar con una empresa que ya tiene tiempo laborando, que puede ser lo más común.

      Si esto ocurriera se recomienda que se realice una póliza de apertura. (aunque como vimos, en el apartado anterior, se pueden capturar directamente los saldos en la cuenta, siempre será importante que tengamos un documento [Póliza Apertura], que respalde el registro).

      Para ello, será necesario conocer el Balance General del mes anterior al que se inicia la operación de COI.

      Capturando las cuentas deudores como DEBE y las acreedoras como HABER.

      Veremos un pequeño ejemplo más adelante.

      1. Trabajo con pólizas
   5. Inicio de las operaciones
5. UNIDAD 7

Vamos a iniciar con el trabajo con pólizas, con la captura, mostramos en la figura siguiente la pantalla de captura de pólizas y daremos una explicación detallada de lo que tenemos que capturar en cada campo, mostrando su nombre, tipo de dato y longitud del mismo, así como algunas observaciones pertinentes.

Menú Archivos, opción Pólizas / Menú Edición / Agregar

Como acabamos de instalar COI y es la primera vez que entramos a la opción de pólizas, nos presenta los tres tipos de pólizas mencionadas y la opción para que capturemos en que número de póliza va la empresa, con el fin de cuadrar COI con la empresa, en nuestro caso dejaremos el 1 en todas para que inicie la secuencia. (aparecerá de nuevo en otro período siguiendo la secuencia)

Menú Archivos, opción Pólizas / Menú Edición / Agregar

Modificar una póliza

Menú Archivos, opción Pólizas (posicionarse en la póliza a cambiar) / Menú Edición / Modificar, o

Desde la consulta de Pólizas / hacer doble clic sobre la póliza a cambiar, o

Por medio de esta función se realizarán cambios a las pólizas ya capturadas, y automáticamente afectarán las correcciones a los auxiliares de las cuentas con movimientos modificados.

El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:

1. Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de modificar.

2. Anota la información que quieras cambiar.

3. Graba la póliza con la tecla F3 ó con el botón contabilizar:

Campos específicos de este proceso

Si modificas pólizas de meses anteriores al de trabajo, será necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, ya que este proceso tiene por objeto actualizar los saldos iniciales de los meses subsecuentes a aquél donde se efectúa el cambio.

Repercusiones

Si tus pólizas son contabilizadas en el momento de registrarse, al hacer cualquier corrección, el saldo de las cuentas afectadas será actualizado.

Problemas / Soluciones

2. Eliminar una póliza

Menú Archivos, opción pólizas (elegir la póliza a borrar) / Menú Edición, opción eliminar.

Este proceso permite dar de baja pólizas capturadas anteriormente esto afectará cuentas que integraron la póliza.

Dentro de este proceso deberás seleccionar la póliza que quieres dar de baja en el catálogo de pólizas y aparecerá un mensaje que dirá: ¿Estás seguro que deseas eliminar la póliza (tipo y número)? con las opciones Si, No o Cancelar. Si decides afirmativamente, la póliza se borrará inmediatamente.

Repercusiones

Al eliminar la póliza, no se afectará la numeración subsecuente de las demás pólizas.

Si el parámetro de Contabilización está activado, los saldos de las cuentas afectadas serán ajustados automáticamente.

Nota: Si eliminas pólizas de meses anteriores, será necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, que actualizará los saldos de los meses subsecuentes a aquellas cuentas donde se efectúo el cambio.

Ejemplo

Tenemos el siguiente Balance General

La empresa adquirió el COI en abril del 2004, por lo que captura la póliza inicial de marzo del 2004.

Tenemos:

1. instalar COI
2. Crear el período
3. Revisar si las cuentas del catálogo estándar son suficientes o tendremos que crear una cuenta (sobre todo ver las cuentas a capturar son de detalle).
4. Capturar la póliza inicial
5. Ver el reporte del Balance General de COI, para asegurarnos de haber hecho bien el registro.
6. Crear el siguiente período.

Vemos como debe quedar la captura de nuestra póliza, considerando lo siguiente:

Al capturar al cuenta de Edificios nos mostró un mensaje Sobre la alta de Activos fijos en el catálogo, aceptamos el mensaje (calcularemos los ajustes manual)

La depreciación acumulada de edificios es una cuenta de activo, pero que se abona, porque representa una disminución a la cuenta de Edificios.

La cuenta de Intereses por Pagar no existe por lo que la tuvimos que crear, si no se hizo el análisis antes de entrar a capturar la póliza, para haber dado de alta la cuenta, no importa, desde la póliza la podemos crear, sólo capturamos el número de cuenta, por el Balance sabemos que es de Pasivo Circulante, debe de iniciar con 21 y vemos que el número de la cuenta que no existe en el catálogo es el 40 (si tomamos un número de cuenta que si existe en el catálogo, esa será la que registremos, si vemos en catálogo, el 40 no existe) por lo que la cuenta de Intereses por Pagar quedó como 2140-000-000, no usamos la subcuenta, por ser la única que tenemos. Al teclear ese número COI me dice que la cuenta no existe, que si deseo crearla, al contestar afirmativamente sólo capturamos el nombre de la cuenta "Intereses por Pagar" y clic en Aceptar.

En el caso de Préstamos Bancarios, podemos usar la cuenta de Créditos Hipotecarios, pero esta cuenta es Acumulativa y como sabemos en la póliza no podemos usar este tipo de cuentas, por lo que hay que crear una cuenta de detalle, como Créditos Hipotecarios es 2220-000-000, creamos la cuenta de detalle 2220-0001-000 y la denominamos Préstamos Bancarios.

Nota: No considerar que la suma de la póliza debe ser igual a la del Balance, como vemos la póliza marca una suma de DEBE y HABER de 79,850, la cual no es la misma del Balance que es 79,350, eso es normal, recuerda que capturamos del lado del HABER una cuenta de Activo (Dep. acum. de Ed.).

Nota: Así como en SAE al terminar de capturar el último registro, hay que presionar tabulador para pasarse al siguiente si no, ese último registro no queda incluido. (ver la imagen)

Impresión del Reporte de Balance.

El Balance General es un reporte que se manda a la impresora solamente, como nosotros lo queremos ver en pantalla, hay que realizar el proceso de edición de formatos que vimos en el capítulo 4, con los reportes de SAE, para cambiar el texto de Impresor por el de Pantalla, en el formato, grabamos el cambio en el Bloc de Notas y nos salimos de él.

Para ir al reporte de Balance General

Menú Reportes / Balance General

Una vez modificado el formato, Aceptamos y nos pide una fecha del Balance.

En la siguiente hoja se muestra el reporte de Balance General.

La primera figura es el reporte de los Activos.

Cambiamos a la siguiente página y la siguiente figura nos nuestra el Pasivo y el Capital Contable.

Al revisar con el balance original vemos que los registros en las cuentas son correctos.

A final se presenta la suma y vemos que cuadra y es el importe exacto.

Creación del Siguiente Período

Para que los datos de COI se pasen al período correcto (Abr 04), o cada vez que cerramos un período, tenemos que realizar este proceso, para que los saldos del mes que cerramos se pasen al siguiente mes.

Como vemos al abrir el catálogo de cuentas de nuestro ejercicio estamos en el mes de marzo. (y nuestras cuentas ya tienen saldos)

Ahora vamos a iniciar el proceso de creación del siguiente período. Para ello nos vamos a:

Menú Procesos / Creación del Siguiente Período

NOTA: Para que esta opción este activa tenemos que cerrar todas las ventanas (catálogo de cuentas), si no, la opción aparecerá activa (por lo que hay que cerrarla no minimizarla).

Escogemos la opción.

Nos muestra el destino que puede ser el mismo directorio donde tenemos el mes de marzo, el período actual Mar/04 y el siguiente período Abr/04, clic en Aceptar.

Clic, en Aceptar y ha hecho la creación del siguiente período (Abr/04), ahora nos pregunta si deseamos cambiarnos de período (o sea al que acabamos de crear).

Clic en aceptar, y si revisamos el catálogo de cuentas (Menú Archivos / Catálogo de Cuenta), veremos que ya estamos en el mes de abril.

Nuestro ejercicio de creación de la poliza de inicio ha quedado concluido satisfactoriamente, ahora solo a nivel de ejemplo, vamos a realizar una captura de poliza normal, con operaciones del mes de abril.

1. REPORTES DEL SISTEMA DE CONTABLE

   1. COI tiene una serie de reportes que puedes usar, vamos a ver los principales:

      Para entrar a reportes:

      Menú Reportes

      

      1. Balanza de Comprobación
   2. Rerportes
2. UNIDAD 8

Puedes emitir el listado de tu balanza de comprobación, para un rango determinado de cuentas, para un departamento y/o mostrando distintos niveles, con la elección de tener en el reporte todas las cuentas del catálogo o sólo aquellas que tienen movimientos. El reporte presenta:

• Encabezado (nombre de la empresa, dirección, RFC, cédula de empadronamiento, título del reporte)
• Número y descripción del departamento (si emites la balanza para un solo departamento).
• Número y descripción de la cuenta.
• Saldo anterior.
• Total de cargos y abonos
• Saldo actual (saldo anterior + total de Cargos – total de abonos)
• Totales de las columnas saldo anterior, debe, haber y saldo actual.

2. 

   Sólo para impresora (editar formato, para cambiar a Pantalla)

   

3. Balance General
4. Estado de Resultados

Esta opción permite generar el Estado financiero llamado Estado de resultados, el cual refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado período de tiempo.

Agrupa las cuentas del catálogo llamadas de resultados, de la siguiente manera:

VENTAS

Menos COSTO DE VENTAS

Igual UTILIDAD BRUTA

Menos GASTOS DE OPERACIÓN (Gastos de venta y gastos de administración)

igual UTILIDAD EN OPERACIÓN

más PRODUCTOS FINANCIEROS

menos GASTOS FINANCIEROS

igual a UTILIDAD NETA

Este reporte emite los siguientes registros:

• Nombres de las cuentas de resultado
• Movimientos del mes
• Porcentajes sobre las ventas del mes
• Movimientos acumulados del mes
• Porcentajes sobre las ventas acumuladas

Puedes modificar el formato de impresión y el contenido de este listado, al editar el archivo EDOREW.FTO. Para hacerlo, debes referirte a la explicación del Editor de formatos.

Sólo para impresora (editar formato, para cambiar a Pantalla).

1. Diario General

Este listado permite obtener el detalle de todas las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza.

Datos especiales en el encabezado

• Nombre y dirección de la empresa
• R.F.C. y No. de registro de la cédula de empadronamiento
• Fecha del reporte y folio de cada hoja.

Datos en el reporte

• Tipo y número de la póliza
• Fecha de emisión y concepto
• De las partidas:
• 1. Número de la cuenta
  2. Departamento
  3. Descripción de la cuenta
  4. Concepto del movimiento
  5. Monto del cargo (Debe)
  6. Monto del abono (Haber)
  7. Total de la póliza
  8. Total del reporte (suma los totales de las pólizas que se están reportando)

Puedes generar un reporte similar al de este listado, al elaborar un formato de impresión con ayuda del Editor de formatos.

1. Auxiliares

Esta opción te permite obtener un reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo en un período determinado. Este reporte te ofrece los siguientes registros:

• Número de la cuenta y el nombre de la misma.
• Saldo inicial y final de la cuenta.
• Total de cargos y abonos.
• Número de póliza que generó el movimiento.
• Tipo de póliza.
• Fecha de la póliza y concepto del movimiento.
• Importe del movimiento.

Además, este reporte permite opciones de corte de página por cuenta, subcuenta, auxiliar o sin corte*.

Nota de todos los reportes: Si en las opciones de no captura nada, se imprimen todas las opciones.

UNIDAD 9

INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DE NÓMINA

1. Entre otras cosas es el control sobre las percepciones (ingresos) y deducciones (egresos) que el trabajador de una empresa recibe por la labor realizada dentro de la misma.

2. ¿Que es una nómina?

   Un sistema de nómina es de mucha utilidad ya que los cálculos para obtener tanto percepciones como deducciones son comeplejos y en la mayoría de las veces repetitivos, por lo que llevar el control aunque sea de pocos trabajadores se vuelve una labor ardua, por lo que si el número de trabajadores es mayor, casi es imposible poder llevar un registro manual de los mismos.

   Un sistema de nómina vuelve esa tarea algo más rápido y facil de llevar, anexando procesos que permiten llevar una adecuada adminsitración sobre los sueldos otrogados por la empresa.

   De esta manera obtenemos rapidez, oprtunidad y confiabilidad en los procesos del control de nómina.

   Entre las grandes ventajas que propociona un sistema de nómina, es el apoyo en el cálculo de los impuestos y aportaciones al IMSS, asi como los demás procesos fiscales que una empresa debe de cumplir por Ley.

   Para ello NOI trabaja con una serie de tablas que le permite a la empresa estar vigente en lo establecido en la legislación fiscal, con la simple actualización de las mismas.

3. ¿Por qué Utilizar un sistema de nómina?
4. Objetivo de un sistema de nómina

Podemos mecionar algunos de los objetivos más importantes que se podrán manejar en NOI, el cual es un programa de cómputo que facilita y agiliza las operaciones de los cálculos de la nómina, calcula los impuestos de los trabajadores y de la empresa, genera reportes y recibos, realiza enlaces con bancos, calcula automáticamente las aportaciones al SAR y el reporte de utilidades, entre muchas otras operaciones.

Los siguientes son algunos de los beneficios que obtendrás con el manejo electrónico de tu nómina:

• Permite el manejo de la información de FONACOT.
• Aumenta la capacidad de almacenar información referente a los Trabajadores.
• Realiza operaciones de Finiquitos.
• Busca los trabajadores por nombre.
• Te facilita el Control de la información de tu nómina y de tus trabajadores (este programa es óptimo para empresas mexicanas pequeñas y medianas).
• Cuentas con siete catálogos principales: Trabajadores, Percepciones y Deducciones, Departamentos, Puestos, Tablas del sistema, Calendarios y Tipos de Faltas; en ellos se distribuye y administra la información principal de los movimientos de la nómina de la empresa.
• Te facilita la captura de información, procesamiento de la misma y la obtención de una gama muy amplia de reportes: Nómina, Desglose de moneda, Movimientos por trabajador, Movimientos por Percepción / Deducción, Movimientos por departamento, Destajos, Depósitos de pago de nómina, Aportaciones al SAR, Acumulados por Percepción / Deducción, Horas Extra, Faltas, Vacaciones, Reportes del IMSS, Factor de Riesgo, Avisos al IMSS (Alta. Baja y Modificación), Recibos de nómina, Impuesto mensual, Impuesto anual, Lista de Raya, Pensiones y otros.
• Puedes elaborar Consultas personalizadas para ordenar información de diversos catálogos en el orden que requieras, para imprimir esta información o copiarla a otra aplicación de Windows de tu preferencia.
• Puedes localizar rápidamente un registro en particular o seleccionar información de un mismo tipo, gracias a los procesos de Búsqueda y Filtrado.
• Puedes incluir la foto del trabajador en el catálogo de trabajadores para conocer a la persona y además imprimir Credenciales para tus empleados.
• Puedes modificar tus reportes en el Editor de formatos y emitirlos, con la función de Reportes del usuario.
• La Exportación de tus datos, se puede actualizar automáticamente cada vez que ingreses a programas como ASCII Delimitado, Lotus 123®, Paradox®, Excel®, HTM, y Dbase® gracias al Intercambio dinámico de datos.
• Puedes establecer un Enlace electrónico con los bancos más importantes del país, de manera que éstos emitan el pago correspondiente a la nómina de tus trabajadores.

1. Bases para el trabajo en NOI

2. Una de las principales bases de NOI es como ya se mencionó el mantener vigente las tablas del sistema, por lo que deben de actualizar las tablas del impuesto, subsidios, credito al salario y revisar que las bases para el cálculo las aportaciones del IMSS, están correctas.

3. Trabajo en NOI

Así como hicimos con SAE, NOI necesita del llenado de una serie de catálogos para iniciar su trabajo, estos son catálogo de:

1. Trabajadores
2. Departamentos
3. Puestos

Algunos otros catálogos que necesita NOI, ya contienen información (Ver. Proceso de Instalación), en ese caso sólo se necesitaría, de ser necesario actualizarlos, estos catálogos son:

1. Percepciones y Deducciones
2. Tablas del Sistema
3. Calendarios
4. Tipo de Faltas

Una vez que se que los catálogos estan completos y actualizados, debemos de iniciar con los movimientos de la nómina, esto es la captura individual o general de todas las percepciones y deducciones que la empresa hace a sus trabajadores, como son: vacaciones, faltas, horas extras etc.

Algunas de las percepciones y deducciones que se encuentran en el catálogo están consideradas en él, como generales y continuas, por lo que se aplicarán automáticamente, algunas otras, se tiene que capturar por trabajador, además se pueden anexar otras percepciones y deducciones que sean manejadas por la empresa.

Asi mismo, se puede ir generando las nóminas de los períodos de pago siguientes automáticamente con la opción de Creación del siguiente período.

También vamos a ver una serie de reportes que el sistema permite imprimir y modifcar, como los recibos de nómina.

1. INSTALACIÓN DEL SISTEMA DE NÓMINA

   1. Se introduce el CD de NOI en la unidad y se debe de ejecutar automáticamente mostrando la siguiente pantalla:

      

      Como es la primera vez, daremos un clic en Instalar.

      

      La siguiente pantalla indica los derechos de autor y la protección legal contra reproducciones, al ser utilizado por razones educativas, no se registrará, ni se debe de usar para fines diferentes al educativo. Ni generar copias ilegales del mismo.

      Clic en siguiente.

      

      Acuerdo de la licencia, clic en Sí

      

      Instalar versión completa, clic en Siguiente

      

      Se pedirá un No. de Serie y un número de Disco (este se incluye en el CD). Clic en siguiente.

      

      La pantalla donde se indica la carpeta donde se instalara (se puede dejar como está, la cual es: en el disco duro normalmente C: Archivos de programasASPELNOI 3.2. Clic en siguiente.

      +

      Tipos de Instalación se seleccionará Automática y clic en siguiente.

      

      Grupo de programas (dejar en el grupo de ASPEL©) clic en siguiente.

      

      Se inicia la instalación, la cual puede tratar de 1 a 2 minutos.

      

      Registro, no se debe registrar clic en No.

      

      Fin de la instalación, quitar la selección para no iniciar en este momento COI

      

      En el menú de Inicio SAE se presentará en programas, ASPEL, COI 3.5, ASPEL- COI 3.5.

      En caso de que al introducir el CD de SAE no se ejecute automáticamente, se puede abrir el CD y ejecutarlo directo.

      

   2. Instalación

      Cada vez que entremos a NOI aparecerá la siguiente pantalla donde nos solicitará una clave de acceso es de SUMA importancia que no le tecleen ninguna, porque de hacerlo será la clave que siempre nos pida al iniciar y si por alguna razón la olvidamos, no podremos ya entrar al programa, por lo que se tendrá que desinstalar y volver a instalar.

      Por ello usaremos la clave general siempre la cual es la tecla F8, del teclado de funciones, al usar esa no tendremos problemas al entrar.

      

   3. Inicio de NOI

      Como es la primera vez que entramos, no se tiene instala ningún período por lo que se solicitara que instalemos la base de datos de un período.

      (NOI como SAE y COI, son programas que trabajan con diferentes bases de datos, el proceso de instalar la empresa, genera esos archivos de bases de datos en blanco, que los programas requieren para ir guardando información, son en promedio 76 bases diferentes que el usuario normal no necesita ver, porque son para uso de los programas, lo que sí es importante conocer es la ubicación de esas bases [carpeta] para saber dónde va a abrir el programa sus bases de trabajo)

      La fecha es muy importante NOI nos la pide de forma DDMMAA, lo que representará un período de pago (de acuerdo a la empresa puede ser una quincena, una semana, un mes etc.), para tener un mejor control de los períodos pagados, se recomienda que se use como fecha, el día de pago; si es por quincena del mes de abril; se utilice 150406 y 300406, ya que por cada período nuevo de pago que abramos, se generará otra vez todo el conjunto de bases de datos.

      Al instalar ya tenemos como ejemplo datos de un empresa (tenemos varios períodos de pago, desde el 15 de enero del 2000 al 20 de mayo 2001 (los pueden abrir para revisarlos, pero nosotros vamos a trabajar con datos nuevos).

      La pantalla siguiente será la pantalla que siempre nos aparecerá después de teclear la clave de acceso o abrir una empresa.

      

      Como podemos ver siempre nos solicitara el directorio de datos (donde están las bases de datos), nos dará como primera opción la que escogimos al instalar la empresa, si la cambiamos ya no encontraremos la base de datos.

      Así mismo solicita la fecha, la cual es importante para los documentos a capturar, ya que de acuerdo a esa fecha es el período de pago en el que trabajaremos y la podemos cambiar escribiéndola en el formato DDMMAA o sea si queremos poner el 15 de abril del 2008, sería 150408 o seleccionarla de la lista de períodos que ya hemos instalado, los cuales aparecerán si le damos clic en el signo de interrogación (?).

      Como para ese período no tenemos bases de datos nos aparecerá el siguiente mensaje.

      

      Damos clic en Sí (recordar que este mensaje sólo aparecerá cada vez que capturemos un período de pago del cual no tengamos datos, si escogemos un período existente, abrirla los datos del mismo).

      En adelante nos pedirá algunos parámetros generales para el uso de NOI, es importante que sigan las instrucciones que aquí se mencionan para mejor uso del programa.

       

      Parámetros de la Instalación.

      

      NOI, ya tiene un catálogo estándar de Percepciones y Deducciones, podemos usarlo dando clic en Sí.

      

      NOI maneja diversas Tablas, para el cálculo del ISR, IMSS, Vacaciones etc., podemos manejar ese archivo estándar (aunque hay que estarlo actualizando de acuerdo a la legislación fiscal vigente) clic en Sí.

      

      Se ha instalado correctamente le período de pago 15 de abril del 2008.

   4. Instalación de la empresa

   5. Veremos la pantalla principal de NOI.

      Vemos en la ventana en la parte superior el nombre de la misma, la barra de menú y abajo los botones de herramientas (que hacen la función de algunas opciones del menú).

      

      Los parámetros que acabamos de configurar al instalar la empresa, se pueden modificar con la opción Configuración Parámetros del Sistema, por el momento no cambiaremos nada. Pero puedes revisar las diversas opciones que presenta.

   6. Pantalla de trabajo de NOI
   7. Importancia de la Configuración y Recomendaciones

   Es importante que queda bien instalado el período de pago, que cuando entres estés seguro que es el directorio adecuado y que recuerdes que a diferencia de otros programas que has manejado, en estos programas no necesitas estar grabando los datos que teclear ya que automáticamente se irán bajando a las bases, sólo las algunos procesos tienen una opción de guardar para asegurarse que has terminado la captura del mismo.

   Si el período no queda bien instalado cada vez que tratemos de hacer un proceso en NOI, nos marcara un error.

2. UNIDAD 10

   OPERACIÓN DEL SISTEMA DE NÓMINA

   1. Las tablas del sistema son las siguientes:

      

      Menú Archivos / Tablas del Sistema

      Para cambiarlas doble clic sobre el nombre de la tabla o seleccionas la tabla a modificar y con ENTER o Menú / Edición / Modificar.

      Vemos la tabla de I.S.P.T. Mes.

      

      Se busca la nueva tabla según la ley fiscal vigente y se modifican los datos.

   2. Tablas del Sistema

      1. 

         Alta de Departamentos

         Menú Archivos / Departamentos / Menú Edición / Agregar

         Puedes ingresar los datos para dar de alta un nuevo departamento, para lo cual deberás determinar los campos de este proceso.

         Campo	Tipo	Long	Observaciones
         Clave	Alfanumérico	5	El sistema cuenta con dos opciones: 1. Si tienes activado el manejo de clave secuencial de departamentos el sistema le asignará un número consecutivo a cada departamento que des de alta. 2. Si no tienes activada la opción de manejo de clave secuencial de departamentos, puedes anotar la clave que desees.
         Descripción	Alfanumérico	40	Anota el nombre del departamento con el cual vas a trabajar.
         Cuenta COI	Alfanumérico	30	Especifica alguna cuenta contable para realizar pólizas por departamento, en caso de utilizar el sistema ASPEL©-COI. El número de cuenta que se especifique debe coincidir con una existente en el Catálogo de Cuentas de ASPEL©-COI.

          

         Modificación de Departamentos

         

         Menú Archivos / Departamentos / Menú Edición / Modificar

         Esta opción te permite realizar modificaciones a los departamentos existentes. Podrás modificar el nombre del departamento, pero no el número del mismo.

         Campo	Tipo	Long	Observaciones
         Clave	Alfanumérico	5	Este campo sólo será informativo.
         Descripción	Alfanumérico	40	Puedes cambiar el nombre del departamento con el cual trabajarás.
         Cuenta COI	Alfanumérico	30	Puedes cambiar alguna cuenta contable para realizar pólizas por departamento, en caso de utilizar el sistema ASPEL©-COI. El número de cuenta que especifiques debe coincidir con una existente en el Catálogo de Cuentas de ASPEL©-COI.

         Problemas y soluciones

         PROBLEMAS	SOLUCIONES
         Está inhibido el campo de Clave de departamento.	La clave del departamento lo informa el sistema y no podrás cambiarla. El camino es que lo des de baja y da de alta otro departamento con la nueva clave.

      2. Departamentos

      1. 

         Alta de Puestos

         Menú Archivos / Puestos / Menú Edición / Agregar

         Campo	Tipo	Long	Observaciones
         Clave	Alfanumérico	5	El sistema cuenta con dos opciones: 1. Si tienes activado el manejo de clave secuencial de puestos el sistema le asignará un número consecutivo a cada puesto que des de alta. 2. Si no tienes activada la opción de manejo de clave secuencial de puestos, puedes anotar la clave que desees.
         Descripción	Alfanumérico	40	Anota el nombre del Puesto con el cual vas a trabajar.
         Salario diario	Numérico	8	Especifica el salario diario que se aplicará al puesto que estás creando.
         Salario Máximo	Numérico	8	Especifica el salario máximo diario que se aplicará al puesto que estás creando.

          

         Modificación de Puestos

         Selecciona el puesto a modificar, oprime <<Enter>> o haz doble clic sobre el registro.

         

         Menú Archivos / Puestos / Menú Edición / Modificar

         Con esta función puedes modificar todos los datos de tu catálogo de puestos, excepto la clave del mismo.

         Campo	Tipo	Long	Observaciones
         Clave	Alfanumérico	–	Este campo sólo es informativo.
         Descripción	Alfanumérico	40	Puedes cambiar el nombre del Puesto con el cual vas a trabajar.
         Salario diario	Numérico	8	Puedes cambiar el salario diario que se aplicará al puesto.
         Salario Máximo	Numérico	8	Puedes cambiar el salario máximo diario que se aplicará al puesto.

         Problemas y soluciones

         PROBLEMAS	SOLUCIONES
         Está inhibido el campo de clave del puesto.	La clave del puesto lo informa el sistema y no podrás cambiarla, El camino es que lo des de baja y da de alta otro puesto con la nueva clave.
         El sistema te envía el mensaje: "Introduzca un valor mayor o igual al Salario Diario."	Debes capturar en la ventana de Modificación de Puestos el monto del Salario Diario Máximo. Una vez que ya tengas capturados el Salario Diario y el Salario Máximo no saldrá el mensaje

      2. Puestos
      3. Trabajadores
   3. Catálogos
3. UNIDAD 11

Menú Archivos / Trabajadores / Catálogo de trabajadores / Menú Edición / Agregar

Esta opción te permite dar de alta a un trabajador dentro del catálogo, ya que de este se tomarán datos para el cálculo de la nómina.

Alta de Trabajadores

Se usan cuatro carpetas

Datos Generales