Manual de Aspel (página 4)

Campo

Descripción

Proveedor

Anota el número o clave del proveedor a quien se aplica el documento.

Documento base/ Documento enlazado

Esta información te señala el tipo de documento que estás dando de alta (en el ejemplo, una Recepción) y aquél que enlazas (en el anterior caso, una Orden).

Documento

Anota aquí el número de documento que deseas enlazar. Puedes apoyarte en la tecla F2 para localizar los documentos enlazables; en caso de que no aparezca algún documento en el listado, deberás generarlo primero en el catálogo correspondiente.

Fecha de elaboración

El sistema automáticamente despliega la fecha en que dicho documento fue agregado a tu catálogo.

Subtotal

Indica el monto al que asciende el documento.

Encabezado

Información

Documento

El número de la cotización

Cliente

A que Cliente se le envió dicha cotización.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su Pedido

En el caso de las cotizaciones esta opción no aplica, se verá en los otros documentos.

Status

Es el estado de la Cotización Original, si no ha sido surtida, Pedida si ya se enlazó con un Pedido, Remitida si se enlazó con una Remisión o Facturada si se enlazó con una Factura.

Siguiente

Número del Documento al que se enlazó, pedido, remisión o factura.

Importe

Precio total de la Cotización.

Encabezado

Información

Documento

El número de la remisión

Cliente

A que Cliente se le envió dicha remisión.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su Pedido

Es la referencia o documento enviado por el Cliente, puede ser una orden de compra o una recepción.

Status

Es el estado de la Remisión Original, si no ha sido surtida, o Facturada si se enlazó con una Factura.

Siguiente

Número de la factura al que se enlazó.

Importe

Precio total de la Remisión.

Encabezado

Información

Documento

El número de la factura

Cliente

A que Cliente se le envió dicha factura o MOSTR si fue venta del mostrador.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su Pedido

Es la referencia o documento enviado por el Cliente, puede ser una orden de compra o una recepción.

Status

Es el estado de la Factura será Original o Devuelta si realizó una devolución sobre ventas.

Anterior

Número del documento anterior a la factura, con la que se enlazó, puede ser una Cotización, Pedido o Remisión.

Importe

Precio total de la Factura.

Encabezado

Información

Documento

El número de la devolución

Cliente

A que Cliente se le envió dicha devolución.

Elaborado

Fecha en la que se elaboró

Su Pedido

Es la referencia o documento enviado por el Cliente, puede ser una orden de compra o una recepción.

Status

Es el estado de la devolución será siempre Original.

Anterior

Número de la factura con la que se enlazó

Importe

Precio total de la Devolución.

Campo

Descripción

Factura / Remisión / Pedido / cotización / devolución

Aquí debes indicar si el documento a realizar se elabora directamente, o bien, se enlaza con un documento anterior (una factura, por ejemplo, se puede enlazar con una cotización, un pedido o una remisión). De no haber elegido la elaboración del documento directo, al pasar con el tabulador de este campo al siguiente, el sistema presentará la ventana de Enlace de documentos, con la que podrás enlazar el documento a fin de que el proceso de venta se lleve a cabo de manera automática. Más adelante veremos Enlace de documentos.

Número de documento

Cuentas con siete espacios para anotar con números y/o letras el número de documento a elaborar. Si tienes inactivo el parámetro de Folio secuencial en los Parámetros de Facturación, entonces podrás cambiar el número sugerido, ya que de tenerlo activado el sistema lo pondrá de manera automática y no podrás modificarlo. Adicionalmente, cuentas con la tecla de ayuda F2 para conocer todos los documentos elaborados anteriormente. NOTA: El sistema no permite números de documento repetidos.

Fecha

El sistema sugiere como fecha de elaboración del documento la del día de trabajo que fue indicada al ingresar al sistema. Sin embargo, puedes modificarla.

Cliente

Debes anotar la clave del cliente para el que se elaborará la factura. Esta clave la presenta el sistema automáticamente en caso de que la hayas anotado previamente en la ventana de Enlace de documentos. Cuentas con las teclas de ayuda F2 y F7. Con la primera puedes ver una ventana donde se muestra la clave, el nombre y la clasificación de los clientes registrados en el catálogo de Clientes. Para una búsqueda rápida o aproximada, también puedes anotar una clave del cliente y oprimir la tecla F2, con lo que verás los registros cercanos a dicha clave y seleccionar el que buscas. A su vez, con la tecla de función F7 cuentas con una ayuda de búsqueda fonética, pudiendo anotar el nombre completo del cliente o sólo una parte y la tecla Enter. Observa que en la ventana de captura aparece a continuación la dirección y los datos del cliente anotado. NOTA: Si el cliente se encuentra suspendido, el sistema impedirá la elaboración de una Factura o una Remisión. Cuando el documento que se elabora es una Cotización o un Pedido, enviará un aviso, pero podrás continuar con la elaboración del documento.

Cliente mostrador

Si el documento va a ser elaborado para un comprador ocasional, esto es, que no forma parte del catálogo de Clientes, presiona el botón Cliente Mostrador de la barra de herramientas, con el cual aparecerá una ventana donde podrás anotar el Nombre, Dirección y Población de este cliente. Los documentos de venta para este tipo de comprador serán almacenados con todos los datos anotados.

NOTA: Después de anotar la información del Cliente Mostrador, no podrás ingresar a los campos de Condición, Enviar a, y Su pedido.

Condición

Cuentas con un espacio de hasta 25 caracteres donde podrás capturar la condición bajo la que efectuarás el pago del cliente (por ejemplo, "Efectivo", "Crédito", "Cóbrese o Devuélvase – C.O.D.", etc.).

Enviar a

Te permite en dos renglones indicar el lugar donde se debe enviar la mercancía amparada en el documento. También, por ejemplo, puedes escribir quién la debe recibir o comentarios afines.

Consignar a

Anota o selecciona al cliente al que se le enviará la mercancía; éste puede ser diferente al cliente al que se le facturará.

Fecha de entrega

Aparece cuando se trata de un Pedido, Remisión, Factura o Devolución y se refiere al día en que el cliente debe recibir la mercancía. Puedes hacer uso de la tecla de ayuda F2 para la consulta del calendario.

Fecha de vigencia

Se utiliza únicamente al momento de elaborar una cotización y sirve para indicar la fecha límite hasta la que dicha cotización será válida. En caso de escribir una fecha anterior a la fecha de elaboración del documento, el sistema enviará el mensaje "La fecha es menor a la fecha de elaboración", pero podrás continuar con la captura.

Almacén

Este campo aparece cuando el sistema trabaja con Multialmacén. Deberás anotar aquí el número de almacén o depósito del que se tomará la mercancía cuando elabores una Remisión o una Factura.

Su pedido

Puedes anotar el número de orden que está utilizando el cliente como identificación propia de su documento. No confundir este campo con el de Número, arriba citado, el cual señala el folio del sistema, mientras que Su pedido se refiere al identificador manejado por el comprador. Cabe señalar que este campo no se presenta en la elaboración de cotizaciones.

Impuesto

En este primer renglón de Impuesto se sugiere la tasa de impuesto a ser aplicada para la venta, previamente especificada en los Parámetros Generales, pero puedes modificarlo (si deseas escribir un impuesto del 5% basta con que anotes 5 ó 5.00).

Descuento

Al momento de indicar la clave del cliente a quien corresponde el documento, se despliega automáticamente en este campo el porcentaje de descuento que tiene ya asignado (ver catálogo de Clientes), pero es posible cambiarlo en ese momento. El descuento máximo es de 99.999%.Si en tus Parámetros de Facturación tienes permitida la captura de descuentos por partida, se permitirá el acceso a este campo y el porcentaje indicado aquí será sugerido en la columna de "Descuento 1", siendo posible modificar el descuento a aplicar en cada partida. Si no tienes permitida la captura de descuentos por partida, el porcentaje a tomar en cuenta para todos los artículos anotados en el documento será el definido en este campo. En ambos casos, si el producto es afectado por alguna política de descuento, ésta será aplicada al momento de realizar la operación, siendo importante distinguir si la política es sustitutiva o acumulativa. El concepto y la forma de aplicación de las políticas de descuento se explican más adelante.

Descuento financiero

Se utiliza como un descuento otorgado por circunstancias particulares (por ejemplo, por pronto pago o por adquirir grandes volúmenes de mercancía). Este descuento no afecta el precio neto de la venta por producto que se registra en Movimientos al inventario. El descuento financiero es calculado después del descuento comercial, tomando como base lo que resta del monto total del documento, antes de aplicar el impuesto.

Vendedor

Generalmente se despliega automáticamente la clave del vendedor que atiende al cliente al momento de indicarlo. Sin embargo, puedes modificarla y anotar cualquiera que se encuentre registrado en tu catálogo de vendedores. Cuentas con la tecla de ayuda F2 para seleccionarlo. También es posible dejar el campo en blanco.

Comisión

Sugiere el porcentaje de comisión que se otorgará al vendedor, pero puedes modificarlo al momento de capturar el documento. Si tienes habilitada la captura de comisiones por partida, el sistema ignorará el porcentaje anotado aquí y tomará en cuenta el porcentaje de comisión que se defina en cada artículo. Si no tienes permitida la captura de comisiones, la cifra aquí anotada servirá para obtener la comisión sobre cada una de las partidas.

Columnas de detalle

Al ir capturando el documento, en el lado izquierdo de la partida aparecerá una pequeña representación gráfica de cada movimiento por partida, así como la información que se utilizó. (A) Se refiere a que en esa partida se realizó un apartado y está representado con una mano. (O) Se refiere a que en esa partida se anotaron las observaciones correspondientes y está representado con una hoja. (L) Se refiere a que en esa partida se tomaron productos de un lote o pedimento y se representa con los autos. (S) Se refiere a que en esa partida se tomaron productos con números de serie. (T) Indica el tipo de producto involucrado en la partida; I = Normal (inventariable), S= Servicio, K= Kits, P= Componente de un Kit (inventariable).

Cantidad

Sirve para indicar el número de unidades que se venderán del producto, servicio o Kit.

Producto

Aquí debes capturar la clave del producto a vender, tal y como fue dado de alta. Puedes ayudarte de la tecla F2 para localizarla rápidamente. En el caso de que estés elaborando una cotización o un pedido, al usar F2 se mostrará una ventana con la clave, descripción y existencias disponibles (existencias – pendientes por surtir). Si estás elaborando una Remisión o una Factura sólo se mostrará la clave y el total de existencias, en su caso, del almacén indicado en la cabeza del documento. Si en lugar de utilizar F2 oprimes las teclas Shift + F2, se mostrará el catálogo de Inventarios, señalando las existencias totales. Observa que:1) En el caso de una factura o remisión, si no hay existencias suficientes del producto que acabas de anotar y en tu configuración no está permitida la venta de productos sin existencias, no se podrá continuar con la captura. Si se trata de una cotización o un pedido y no hay existencias suficientes de dicho producto, el sistema enviará el mensaje "La cantidad es mayor a los productos disponibles" y podrás continuar con la captura.2) Cuando captures un producto aún cuando no se tengan existencias del mismo, podrás terminar el alta del documento aunque el sistema te advierta lo anterior con un mensaje. En este caso no se generará ningún movimiento al inventario. Si por el contrario, no estás trabajando en coordinación con Inventarios, no importará la cantidad anotada, sino solamente que el producto forme parte del catálogo general. NOTA: Cuando se trabaja una remisión o una factura de un artículo definido como un servicio o producto no inventariable, con sólo teclear su clave el sistema verificará su situación y permitirá continuar con el documento aún cuando el producto no cuente con existencias registradas. Tampoco generará un movimiento al inventario. Para mayor información consulta:

Descuentos: Desc1, Desc2

Estos campos se refieren a los distintos descuentos a aplicar en la venta del producto, funcionando únicamente si tienes activa la captura de descuentos por partida (ver Parámetros de facturación). En principio, el sistema sugiere en la columna de "Desc1" (descuento uno) el porcentaje previamente indicado en el campo de Descuento, anteriormente citado, a fin de aplicarlo sobre el producto, pero es posible indicar un valor diferente para la partida; dicho porcentaje será el que finalmente se tome en cuenta para el cálculo del monto de la venta. Cuando el producto que se está capturando es afectado por una o varias políticas de descuento; si la última política definida es de carácter sustitutiva, el porcentaje correspondiente será desplegado en forma automática en la columna de "Desc1". Si la política es de carácter acumulativa, en la columna de "Desc1" se presentará el descuento definido en el campo de Descuento anterior y en los descuentos 2 y 3 se mostrará el porcentaje al que ascienden las políticas de descuento que afecten al producto. Cuando el artículo está relacionado con más de tres políticas acumulativas, en la columna de "Descuento 3" se mostrará un porcentaje calculado de todos los descuentos que ya no pueden desplegarse. Si no tienes permitida la aplicación de políticas en tu configuración, no se mostrarán valores en las columnas de Descuento 2 y 3.

Impuestos: Impu1 e Impu2

Este campo se comporta de tres formas, de acuerdo a tu configuración:1) Recuerda que en el catálogo de inventarios cada producto posee su propio valor para el impuesto 1 (p.ej. IEPS) y el impuesto 2 (p.ej. IVA). Si configuraste el sistema para poder modificar el impuesto por partida, estos impuestos aparecen sugeridos en los campos Impu1 e Impu2, permitiendo el acceso para que puedas modificarlos, si así lo deseas.2) Si por configuración el sistema no permite la captura de impuestos por partida, el sistema aplicará a todos y cada uno de los productos el impuesto definido en la cabecera del documento, explicado anteriormente.3) Si tienes permitida la captura de Impuesto por partida, pero el producto no tiene impuestos definidos en Inventarios, para esa partida en particular se retomará el porcentaje indicado en el campo de Impuesto, definido en la cabecera del documento, desplegándose en la columna de "Impuesto 2". En este caso se recomienda que el porcentaje de impuesto del primer campo sea igual al I.V.A. a aplicar, dado que es el último impuesto que afecta al precio del producto.

Comisión

Se indica aquí el porcentaje de comisión que recibirá el vendedor por la venta indicada para esa partida en particular. Al elaborar el documento, el sistema sugiere la cantidad previamente señalada en el catálogo de Vendedores. Cuando en la configuración no se permite la captura de este campo, se toma entonces el valor anotado en el campo de Comisión, definido en la cabecera del documento. La comisión aquí indicada será utilizada para emitir el reporte de comisiones por vendedor:

Precio unitario

• En este campo el sistema sugiere la cantidad anotada en el módulo de Inventarios como precio de venta al público, o el precio que corresponda a la política de venta que afecte al producto, si es que éste fue delimitado.
• Puedes oprimir la tecla F2 para asignar con ENTER cualquiera de los precios disponibles que puede asumir un artículo (precio público, mínimo y los tres precios de lista). También puedes anotar un nuevo precio (el campo acepta hasta 14 caracteres numéricos). En este caso, el sistema no permitirá anotar un precio menor al mínimo.
• Si el producto está siendo afectado por alguna política de descuento, será posible modificar el valor dado siempre y cuando se trate de una política acumulativa; si el precio resultante es menor al mínimo, la política dejará de aplicarse.

NOTA: Si el precio del artículo está cotizado en alguna divisa, el contenido de este campo será la conversión a moneda resultante de multiplicar el precio por el valor indicado en el campo "Tipo de Cambio", definido en la cabecera del documento.

Ventana de observaciones de la partida

Después de que hayas indicado el importe, el sistema presentará una ventana que permitirá capturar observaciones del artículo. Si oprimes la tecla F2 dentro de la ventana, automáticamente se integran a la partida las observaciones que fueron anotadas en el registro del producto dentro del módulo de Inventarios. Si no deseas anotar nada, sólo oprime Aceptar y regresarás a la ventana de Agregar para poder dar de alta otra partida.

Números de serie

Si el documento es una remisión o factura y el producto de la partida se encuentra definido para el manejo con números de serie, entonces después de anotar las Observaciones, o al presionar la tecla Shift + F3 sobre el campo de Producto, se desplegará una ventana que permite la captura de los Números de Serie de los artículos a los que se refiere el documento. Observa que al momento de grabar la Remisión o la Factura, cambiará el status del producto para esos números de serie de (D)isponible por el de (V)endido. Asimismo, el sistema permite al momento de la captura, indicar los números de serie de los artículos que se venden y que no habían sido capturados previamente, de ahí que es posible que presente el mensaje "Se capturaron números de serie que no están registrados", sin que se impida con ello continuar con la captura.

Lotes y Pedimentos

Si el producto que vas a vender pertenece a un lote o pedimento, el sistema mostrará automáticamente una ventana con los lotes o pedimentos asociados al producto, así como sus existencias, debes seleccionar de la lista el lote y/o pedimento al cual pertenece el producto.

Total por partida

En este renglón el sistema indica el monto al que asciende la venta del artículo que estás registrando. Éste corresponderá al precio neto de los productos, sin incluir impuestos ni descuentos.

Descripción

Cada vez que se elija un producto, aquí se desplegará la descripción del mismo, con objeto de que puedas comprobar que estás trabajando con el artículo correcto.

Total

Aquí se presenta la suma total de partidas elaboradas; se indica el precio neto, antes de aplicarle impuestos y descuentos.

La fecha de pago se calcula con base en los días de crédito otorgados por el cliente (que están definidos en el catálogo de clientes) a partir de la fecha en la que se elabora el documento de venta. Si estás trabajando en forma integrada con CxC, se generará automáticamente el cargo y la cuenta por pagar. La fecha de pago es modificable. El cálculo se realiza sobre días naturales y no puede dejarse en blanco.

Ventas a Plazos

Al oprimir el botón aparecerá la ventana de Venta a plazos en el cual podrás definir la forma en que será liquidada la venta:

FORMA DE PAGO A PLAZOS

Tipo de pago:

Puedes escoger entre 5 diferentes tipos de plazo: Un solo pago, a los 30-60 y 90 días, pagos mensuales a 12 meses, a X número de pagos, o por un monto específico. En los primeros casos, el monto se obtendrá de manera automática al determinar el número de pagos en los que se divide el cargo.

Plazos:

Se pueden definir plazos periódicos de 1 a 30 días, en los cuales se dividirán los cargos, con lo que también se generará de inmediato el monto a pagar al ser dividido el cargo entre estos plazos de tiempo. Este parámetro sólo se activa cuando se maneja número de pagos y montos.

Fecha del primer pago:

Indica la fecha de arranque de los pagos del cliente sobre el cargo correspondiente. El sistema automáticamente genera la última fecha de pago.

GENERACIÓN DE PAGOS:

Monto de venta:

Este valor es inmodificable desde esta ventana, y señala la cantidad total que adeuda el cliente.

Enganche:

Se puede anotar un enganche, mismo que se restará del monto de venta al momento de generar los pagos restantes.

Tasa de interés:

Permite aplicar intereses a cada uno de los pagos, excepto al enganche. El cálculo del interés es con base al cálculo del interés simple.

Valores informativos:

Estos 4 campos restantes indican: el número de pagos a los que se va a ampliar el plazo, el monto de los pagos, el monto del último pago y la fecha que resulta ser la del último abono al cliente. Para una explicación más detallada consulta: Facturas/ Venta a Plazos

Después de que se muestre la ventana de observaciones, verás los siguientes datos: el subtotal de documento, el total del descuento del proveedor, el descuento financiero y el impuesto, así como el total del documento (una vez aplicado el impuesto y ambos descuentos). En su caso, después de revisar los datos podrás oprimir el botón Grabar o Aceptar. Los totales son mostrados en la moneda que se definió en la cabeza del documento.

Te aparecerá una Ventana preguntando si ¿Deseas pagar la factura? S al momento de elaborar la factura esta es pagada, clic en si, y en la ventana de Recepción de pagos te aparecerán los datos del cliente, abajo una columna con la leyenda Cpto. Que significa el concepto de la forma de pago, escoge uno con un doble clic del Mouse sobre él, con la teclas de tabulador te moverás hasta que aparezca el monto del pago de la factura, te pasas con el tabulador al siguiente registro para aceptar el de arriba y grabas el pago, te preguntará si estas correctos los datos, (si la factura no es pagada en el momento de todas formas puede registra los pagos en el modulo de Cuentas por Cobrar / Edición / Altas de cuentas por cobrar.

A continuación el sistema preguntará si deseas o no imprimir el documento. Esta opción también se ejecuta al oprimir el botón de Emisión de documentos del menú Reportes. Esta ventana te permite obtener una copia o varias del documento que acabas de elaborar. El sistema utiliza el formato de impresión FACTURAL.FTO, pero puedes modificarlo o crear otros en el Editor de formatos. Con esta última opción se da por terminada el alta de una recepción de mercancía.

Documento

Se enlaza con:

Cotización

Ningún documento, sólo puede ser directo.

Pedido

Cotizaciones

Remisión

Cotizaciones y/o Pedidos

Factura

Cotizaciones, Pedidos y Remisiones

Devolución

Facturas

Campo

Descripción

Cliente

Anota el número o clave del cliente a quien se aplica el documento.

Documento base/ Documento enlazado

Esta información te señala el tipo de documento que estás dando de alta (en el ejemplo, una Factura) y aquél que enlazas (en el anterior caso, una Remisión).

Documento

Anota aquí el número de documento que deseas enlazar. Puedes apoyarte en la tecla F2 para localizar los documentos enlazables; en caso de que no aparezca algún documento en el listado, deberás generarlo primero en el catálogo correspondiente.

Fecha de elaboración

El sistema automáticamente despliega la fecha en que dicho documento fue agregado a tu catálogo.

Subtotal

Indica el monto al que asciende el documento.

Campo

Descripción

Cintillo de la ventana

El nombre del cintillo de la ventana cambiará, dependiendo del catálogo donde te encuentres (recepciones, órdenes o devoluciones).

Documento Inicial/Final

Te permite elegir un rango de documentos a incluir en el reporte

Producto

Podrás hacer la selección de tus documentos a reportar por un Producto en específico.

Línea de producto

Tienes la posibilidad de obtener un reporte de tus documentos de compra por Línea de productos.

Fecha de elaboración /

Elige el rango de fechas de Elaboración y de Recepción de los documentos que vas a presentar en el listado.

Proveedor / Clave / Clasificación

Puedes obtener el reporte de los documentos de compra tomando como criterio a uno o varios proveedores. Con la opción de Clasificación puedes hacer más selectivo el filtro.

Moneda

Podrás obtener el reporte únicamente de los documentos elaborados en la moneda que selecciones en este menú. Si se filtra por alguna moneda los montos de los documentos y el gran total estarán en términos de la moneda en las que fueron elaborados.