La Administración en la Universidad (página 2)

Desarrollo

Visión general de la administración

La administración como disciplina, aparece con diferentes nombres en la literatura internacional. Se habla de dirección, administración, ciencia de la administración, gerencia e, incluso management. En el orden práctico es importante discutir acerca de cuál de estas denominaciones es la más adecuada. En el ámbito latinoamericano, los términos de administración y dirección son términos mayores usos y de hecho utilizaremos ambos indistintamente. La administración constituye, en lo fundamental, una disciplina de tipo social, por cuanto su acción va encaminada a la conducción de los hombres y por ende del grupo social hacia determinados logros consecuentes con un sistema social específico. De lo anterior se deduce el carácter clasista de esta disciplina y su papel fundamental en los procesos de dirección y/o administración. Dirigir es una forma de actuar consciente y objetivamente sobre la sociedad o la organización y sobre sus subsistemas, con la finalidad de alcanzar determinados resultados.

Etimológicamente se define a la administración aquel o aquellos que realizan un trabajo bajo la dirección (o subordinación) de otros. En este concepto encontramos que siempre habrá alguien marcando el camino a seguir, y otro que la seguirá u obedecerá. Es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio. Según Estoner James. (1990) Administración es "el proceso de planear, organizar, liderar y controlar el trabajo de los miembros de la organización y de utilizar todos los recursos disponibles de la empresa para alcanzar objetivos organizacionales establecidos" De acuerdo con especialista del Centro de perfeccionamiento de la Educación Superior ( CEPES), "administración desde la universidad es operar y desarrollar eficazmente la docencia, la investigación y la extensión, así como utilizar los recursos humanos y financieros vinculados a la misma con el fin de lograr resultados relevantes para la institución y la sociedad".

La actividad de dirección históricamente ha estado y está vinculada estrechamente al nivel de desarrollo material e intelectual alcanzado por el hombre en cada uno de los sistemas sociales por los que la humanidad ha transitado. Se vincula tanta al desarrollo de las fuerzas productivas como al de las relaciones de producción. Sus antecedentes aparecen en las civilizaciones del Oriente Antiguo, en la antigua Mesopotamia, y el antiguo Egipto, en China l, en Roma, en las civilizaciones Inca y Azteca, en la Iglesia, en el Ejército, en el surgimiento de los estados, etc., se encuentra la dirección como un elemento integrador y como modo de conducir el grupo social hacia determinados fines. En estos espacios de referencia aparecen ejemplos de división del trabajo, de definiciones entre autoridad y responsabilidad, de mecanismos de control, de formación y desarrollo de cuadros, etc. Hace unos doscientos años, se produce un acontecimiento que va a promover el desarrollo acelerado de la administración como disciplina independiente: la re revolución industrial, la cual va a integrar el trabajo manual y el mecánico, revolucionando los procesos productivos existente hasta el momento, así como la escala de la sociedad, todo lo cual debía encontrar una respuesta en el campo de la dirección. En las condiciones contemporáneas, esta actividad ha alcanzado dimensión de disciplina científica, a partir de la constitución de tres escuelas del pensamiento administrativo: la clásica (que consta de dos ramas, la administración científica y la teoría clásica de la organización), la de las ciencias del comportamiento y la escuela de las ciencias administrativas. Aunque estas escuelas aparecieron en sucesión histórica, las ideas no han reemplazado a las antiguas. Cada escuela continúa el desarrollo o se fusiona con otras.

La teoría de Administración Científica es un enfoque formulado por Frederick W. Taylor y otros entre 1890 y 1930, que pretende determinar en forma científica los mejores métodos para realizar cualquier tarea y seleccionar, capacitar y motivar a los trabajadores. Esta teoría se deriva de la necesidad de incrementar la productividad Henry L. Gantt y Frank y William Gilbreth, Henry Farol, inventaron el conjunto de principios que se conocen como la teoría de la administración científica. Taylor establece principios y normas que permiten obtener un mayor rendimiento de la mano de obra y ahorro en los materiales; apoyándose en aspectos como estudio de tiempos y movimientos, selección de obreros, métodos de trabajo, incentivos, especialización e instrucción. Entre lo principales principios se destaca: 1) desarrollo de una verdadera ciencia de la administración, de modo que, por ejemplo, pudiera determinarse el método óptimo ejecutara cada tarea, 2) la selección científica de los trabajadores, de modo que a cada uno se le asigne la responsabilidad de una tarea para la cual es el más apto, 3) la educación y desarrollo científico del trabajador y, 4) concepción íntima y amistosa entre administradores y empleados. La implementación del Taylorismo en industrias americanas y europeas, trajo como consecuencia diversas reacciones, así, por ejemplo los franceses de la Confederación General del Trabajo la acusaron de ser "una organización del surmenage" (fatiga ocasionada por el trabajo excesivo). Sin embargo, la teoría de Taylor aún sigue vigente en varias empresas, la contribución fundamental de la administración científica es la aplicación del método científico a la administración y el surgimiento de esta como una rama específica del conocimiento.

Frank B. Gilbreth, continuó con los estudios de Taylor, además de ser su discípulo. Su principal aportación la realiza en el estudio de tiempos y movimientos de los que se le considera como el verdadero padre. Mediante sus estudios y experimentos lo condujeron a identificar los 17 elementos básicos que se podían aplicar en cualquier actividad para reducir movimientos; él llamó a estos estudios "el arte de suprimir el desperdicio de las fuerzas que implican los movimientos inútiles, ineficaces o mal combinados. También estudió la fatiga con el fin de encontrar la manera de reducirla. Se apoyó del cine para captar movimientos que se hacían en el trabajo. Desarrolló un esquema de proceso mediante diagramas de flujo que permiten el estudio de las operaciones en forma general, a la vez que facilita la toma de decisiones al eliminar, reducir o combinar operaciones; las cuales se identifican como operación, transporte, inspección, demoras y almacenaje.

Charles Babbage: desarrollo una máquina calculadora que la llamó diferencial, la cual fue precursora de la actual computadora electrónica. Su mayor aportación fue la división por oficios al utilizar artesanos especializados en productos completos. Postuló las ventajas de la división del trabajo: menor tiempo en aprendizaje, mayor habilidad por la frecuente repetición de los mismos procesos, propicia la invención de herramientas y maquinaria para realizar los procesos y adecuación del hombre en el puesto.

La teoría ha tenido aportaciones de gran valor para la administración científica como son: la influencia de la administración científica puede notarse también en el énfasis que muchas empresas hacen en el diseño del trabajo, en la selección científica y el desarrollo de los trabajadores; desarrolló un método racional para resolver los problemas de la organización y preparó el terreno a la profesionalización de esta disciplina y sus técnicas de eficiencia se han aplicado a las diversas organizaciones, Sus limitaciones generales son: imposiciones inherentes a los seres humanos. Omitía el deseo humano por la satisfacción laboral y las necesidades sociales de los trabajadores como grupo, y no consideraba las tensiones que se generaban al verse frustradas esas necesidades. El énfasis en la productividad, y por la rentabilidad, condujo a varios administradores a explotar a los trabajadores y los clientes

A medida que la administración enfrenta nuevos desafíos y nuevas situaciones, las teorías administrativas requieren adaptar sus enfoques o modificarlos por completo para que sean útiles y aplicables, lo cual explica en parte los pasos graduales de la teoría administrativa en el transcurso de este siglo.

La teoría clásica de organización nació de la necesidad de dirigir organizaciones complejas, como las fábricas. Uno de su representante fue Henri Farol (1814-1925), se le considera como principal fundador de esta escuela. Trazó el esquema de una doctrina coherente de la administración, la cual conserva hoy gran parte de su fuerza. El sociólogo alemán Max Weber (1864 – 1920), pensando que toda organización dirigida a alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos, requería un estrecho control de sus actividades, desarrolló la teoría de la administración de burocracias que subrayaba la necesidad de una jerarquía definida en términos muy estrictos y regida por reglamentos y líneas de autoridad definidos con toda claridad. Consideraba que la organización ideal era una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del trabajo detallada explícitamente. Weber pretendía mejorar los resultados de organizaciones importantes para la sociedad, haciendo que sus operaciones fueran predecibles y productivas. Si bien ahora concedemos tanto valor a las innovaciones y la flexibilidad como a eficiencia y la susceptibilidad al pronóstico, el modelo de la administración de burocracias de Weber se adelantó, claramente, a las corporaciones gigantescas como Ford. Weber pensaba que el patrón particular de relaciones que presentaba la burocracia era muy promisorio.

Mary Parker Follett (1868 – 1933), fue una de las creadoras del marco básico de la escuela clásica. Introdujo muchos elementos nuevos, sobre todo en el campo de las relaciones humanas y la estructura de la organización. En este sentido, fue la iniciadora de tendencias que se desarrollarían en las nacientes escuelas de las ciencias del comportamiento y la administración conocidas como teorías de transición. El modelo de Follett fue un importante antecedente del concepto de que la administración significa algo más que lo que ocurre en una organización cualquiera. Preparó el camino para que la teoría de la administración incluyera una serie más amplia de relaciones, algunas dentro de la organización y otras más allá de sus fronteras.

En parte, debido a que el enfoque clásico no lograba suficiente eficiencia productiva ni armonía en el centro de trabajo, surgió la escuela de la ciencia del comportamiento o conductista, por un grupo de académicos en Administración y con capacitación en sociología, psicología y áreas relacionadas, que utilizaba sus diversos conocimientos para comprender y administrar con mayor eficiencia la gente que forma la organización. Así creció el interés por ayudarles a tratar mejor con el "aspecto humano" de sus organización. Por lo tanto, aumentó el interés por ayudar a los gerentes a manejar con más eficacia el "lado personal" de sus organizaciones. Así se refuerza la teoría clásica de la organización con elementos de la sociología y la psicología, dando origen a la escuela de ciencia del comportamiento como una necesidad.

Elton Mayo (1880 – 1949) y algunos compañeros de Harvard, entre ellos Fritz J. Roethlisberger y William J. Dickson iniciaron su participación en la serie de estudios realizados en Western Electric Company entre 1924 y 1933, los cuales con el tiempo se conocieron como "los estudios de Hawthorne, porque muchos de ellos fueron realizados en la fábrica Hawthorne de Western Electric, cerca de Chicago. Los estudios de Hawthorne, en un principio, fueron un intento por investigar la relación entre la cantidad de iluminación en el centro de trabajo y la productividad de los obreros. En estos experimentos, al poner de relieve las necesidades sociales, condujeron a un efecto, el "efecto Hawthorne": la posibilidad de que los trabajadores que reciben atención especial se desempeñan mejor tan solo por recibirla: una interpretación de los estudios de Elton Mayo y sus colegas. Estos investigadores recalcaron la importancia del estilo del administrador y con ello revolucionaron la formación de los administradores, en desarrollar habilidades administrativas.

Entre sus limitaciones fundamentales, se destacan: las deficiencias de diseño y análisis de interpretación, la congruencia de las conclusiones de mayo y sus colegas con los datos es todavía objeto de numerosos debates y de mucha confusión. Los intentos hechos por incrementar la producción en la década del 50, al mejorar las condiciones de trabajo y la satisfacción del personal, no aportó el mejoramiento impresionante de la productividad que se había esperado, etc.

Después de la II Guerra Mundial con la aplicación de la Investigación de Operación (I O) a problemas de la industria, la puesta en práctica de nuevas tecnologías industriales y las complejidades del transporte y las comunicaciones, surgieron problemas que no podían ser resueltos con medios ordinarios. Se recurrió cada vez más a especialistas en Investigación de Operaciones para ayudar a los administradores a buscar soluciones a esos problemas. Surge así la escuela de ciencia administrativa. Este hecho estuvo marcado por el advenimiento de la computadora electrónica, la cual contribuyó a formalizar los procedimientos de la I de O. En el momento actual, ese enfoque en la solución de un problema comienza cuando interviene un equipo multidisciplinario de especialista para analizar y solucionar un problema administrativo, lo que ha hecho aportes sustanciales a las actividades de planificación y control, entre otras funciones, incluyendo el desarrollo de estrategias de trabajos, a pesar de que algunos administradores piensan que esta no es adecuada para manejar los componentes psicológicos y conductuales de la actividad en un centro de trabajo.

La teoría administrativa estudia la administración de empresas y demás tipos de organizaciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de las cinco variables principales (tarea, estructura, personas, tecnología y ambiente), cada una de las cuales es objeto específico de estudio de una o más corriente de la teoría administrativa. Las mismas constituyen los principales componentes en el estudio de administración de las empresas. El comportamiento de estas variables es sistémico y complejo, cada una de ellas influye y es influenciada por las demás; si se modifica una ellas, las otras también se modifican en mayor o menor grado. La adecuación de estas cinco variables constituye el principal desafío de la administración. De las funciones fundamentales de la administración la planeación es una de las más importantes. Comprende la selección de los objetivos tendentes a satisfacer las necesidades del objeto de dirección, así como las tareas que – en relación con esos objetivos- será necesario llevar a cabo, incluyendo la forma y de los medios que resulten más convenientes. Implica que los administradores piensen, a través de sus objetivos y acciones, y con anticipación, que sus acciones se basen en algún método, plan o lógica; Otra es la organización, que comprende todo el proceso de disponer y destinar el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de la organización en una forma tal que puedan lograr los objetivos de manera eficiente; liderazgo o mando: implica dirigir, influir y motivar a los empleados para la realización de las tareas. A diferencia de la planeación y la organización, el liderazgo es una actividad muy concreta, requiere trabajar directamente con la gente y control: es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas.

El control constituye otra de las s funciones esenciales, muy relacionada con las anteriores. Es un proceso para garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. La definición dada por Robert J. Mockler incluye los elementos esenciales como proceso. "El control administrativo es un esfuerzo sistemático para fijar niveles de desempeño con objetivos de planeación, para diseñar los sistemas de retroalimentación de la información para comparar el desempeño real con los niveles predeterminados, para establecer si hay desviaciones y medir su importancia y para tomar las medidas tendientes a garantizar que todo los recursos de la empresa se utilicen en la forma más eficaz y eficiente posible en la obtención de los objetivos organizacionales". Esta definición pone de manifiesto que el control parte del punto donde termina la planeación, sin embargo el control es un concepto más general, ayuda a los administradores a realizar el seguimiento de la eficacia de su planeación, organización y dirección y/o liderazgo y a tomar medidas correctivas cuando se necesiten. Consta de cuatro etapas fundamentales: 1) establecer normas de desempeños; 2) medir el desempeño actual; 3) comparar este desempeño con las normas establecidas; 4) si se detectan deficiencias emprender acciones correctivas. Entre los objetivos del control están: a) asegurara el carácter autorregulado del sistema organizativo y brindar al mando todos los elementos necesarios para que ordene la ejecución de las acciones rectificadoras sobre el objeto de dirección , b)brindar elementos para evaluar la cantidad, racionalidad y responsabilidades reales de todos los aspectos que comprende la planificación(políticas, planes, procedimientos, presupuestos, etc. c)brindar elementos para evaluar calidad, racionalidad e integralidad de la organización como mediada de eficiencia del sistema organizativo y, d)brindar elementos para evaluar en qué medida la actuación la actuación de los cuadros de dirección responden a los requerimientos actuales y perspectivos del sistema.

El propósito y la naturaleza fundamental del control es garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos al ofrecer una base para adoptar acciones, a fin de corregir desviaciones indeseadas reales o potenciales. Mediante esta función, el administrador mantiene la organización en la vía correcta sin permitir que se desvíe demasiado de sus metas. Le proporciona al administrador los medios adecuados para chequear que los planes trazados se implanten en forma correcta, para ello debe apoyarse en métodos y técnicas. Los métodos se agrupan en uno cuatro tipos básicos: controles anteriores a la acción, controles directivos, controles de selección o de si/no y controles después de la acción Stoner James (1990). "Los controles anteriores a la acción, garantizan que antes de emprender una acción se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, materiales y financieros que se necesitan. Los directivos, tiene como objeto descubrir las desviaciones respecto a alguna norma o meta y permitir que se realicen correcciones antes de terminar determinada serie de acciones. Los de selección para reconocer cuales procedimientos se deben seguir o que condiciones se deben satisfacer antes de proseguir con las operaciones. Los posteriores a la acción miden los resultados de una acción que ha concluido. Lo cuatro tipo de controles no son alternativas u opción que excluya a los otros, unos complementan a otros" (Ibidem).

"Las técnicas del control se refieren a la creación y uso de ciertos mecanismos que se introducen en los sistemas de control con el propósito de elevar su eficiencia y efectividad, una de ellas es el Control Interno, el cual se define como el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad RAZONABLE al logro de los objetivos siguientes: confiabilidad de la información, eficiencia y eficacia de las operaciones, cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas y control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad" (Programa de preparación económica para cuadros 2005).

El control interno es mucho más que una técnica, constituye un paradigma en el proceso de administración para todas las entidades. Su cultura no es inherente solo a las actividades de contabilidad y finanzas, sino que involucra todas las áreas de operaciones y sus trabajadores. Es un instrumento de gestión capaz de ser utilizado para lograr la eficiencia y la eficacia de las operaciones, se considera como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato común en un hogar. Este sistema presenta el control en una forma más compleja y realista que si se considera solamente como un asunto de fijación de estándares, medición del desempeño y corrección de desviaciones. Los administradores miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican las desviaciones; pero después, para realizar las correcciones necesarias deben desarrollar un programa de acción correctiva y ponerlo en practica a fin de al desempeño deseado. En general el control tiene numerosas formas de manifestarse y diferentes técnicas para su aplicación. El control no es un fin de la dirección, sino un medio.

Conclusiones

• La teoría y práctica de la administración científica desempeña un papel importante en la creación y perfeccionamiento de los procesos administrativos en las entidades socialistas cubanas y especialmente en las universidades, pero necesita de un profundo y continuo estudio y actualización de cada una de sus teorías y enfoques por todos los directivos y administradores para lograr los objetivos propuesto en el contexto actual.

• Los procesos de administración deben funcionar como un todo, sin olvidar que en las condiciones actuales la administración no puede ser hecha de una vez y para siempre, sino que ha tener en cuenta las circunstancias que en un momento determinado pueden hacer variar el plan, el que tiene que estar sometido a la rectificación de las fallas que se puedan presentar, mantener y perfeccionar los resultados.

• En el contexto actual, la gestión administrativa de calidad, se organiza a partir de las necesidades de las entidades y/o organizaciones. Es una tarea compleja que involucra a muchos actores, por lo que para que sea más efectivo se debe lograr que todas las personas e instancias vinculadas al proceso con objetivos compartidos. Más que comunicar, socializar y subjetivar los valores compartidos es necesario que todas las estructuras y procesos administrativos se desarrollen como sistema, donde el liderazgo es fundamental.

Recomendaciones

• Qué todos los administradores de las instituciones socialista cubanas realicen en estudio de las teorías clásicas de administración científicas y que se apliquen con carácter creador en la gestión de los procesos productivos para obtener calidad en los mismos

• Desarrollar cursos de capacitación para los cuadros de nuestras entidades para contribuir a elevar su nivel de gestión, a partir de las características y particularidades de las mismas.

Bibliografía

•Afanasiev, V.G (1975): Dirección científica de la sociedad. Ed. Progreso, Moscú.

•Colectivo de autores (2005): Control Interno. Programa de preparación económica para cuadros. Material de consulta. Centro de Estudios Contables Financieros y de Seguros. La Habana.

•Herzberg F. (1968): One more time: How do you motivate employees? Harvard Business Review…

•Maslow A. (1943): A Theory of human motivation. Psychological. Review 50.

•Robert J. Mocker (1984): The management control process (Englewood cliffs, N.J..: Prentice-Hall.

• Lewis R. and Smith D. (1994): total quality tn higher education. Delray Beach, USA.ST.Lucier Press.

•Proceso administrativo: http://www.monografía.com/trabajo12/proadm/madm.shtml

•Stoner James (1990) Administración Partes I y II. Quinta edición. Imprenta Alejo Carpentier. La Habana.

Autor:

Anselmo Bandera Comerón

Cuba