El área de compras en la empresa constructora

Para entrar en materia concretamos algunas definiciones de interés para un mejor entendimiento de lo que es y hace esta área

Definiciones

Compras: Es la operación que se propone suministrar bienes o servicios en los términos, normas o especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de dinero

Comprador: Es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio de una compra de un bien o servicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que pertenecen a la empresa.

Por lo tanto, el área de compras es la encargada de todas las adquisiciones de la organización, como son; materiales para construcción, servicios (subcontratos y similares de obra), y otras adquisiciones de operación (no aplicadas a obra directamente), en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio.

El proceso de compras está compuesto por una serie de actividades y procedimientos bien definidos, comienza por una requisición y termina con la entrega de materiales para su aplicación en obra o para lo que fue adquirido, esto en lo que se refiere al aspecto técnico, y en el aspecto administrativo termina cuando se concreta el pago al proveedor, esto puede ser relativo de acuerdo a el compromiso del área, ya que muchas veces se compromete o incluye en sus funciones la supervisión de la aplicación real de lo comprado, cuestión de políticas y procesos de cada organización.

Objetivos del área de compras

• a) Generar utilidades en base a la reducción de costos en todo el proceso de compra (incluyendo la compra misma) respetando los estándares de calidad que demanda el proyecto, con el fin de mantener la empresa competitivamente en operación.

• b) Contribuir con la ejecución y operación de los trabajos de construcción en tiempo y forma generada por la planeación estratégica de adquisiciones en su proceso total.

• c) Relación con proveedores que generen un desarrollo compartido por medio de negocios, alianzas y capacitación, entre otros.

• d) Generar imagen ocasionada por las buenas prácticas comerciales basado en valores éticos y morales

Funciones del área de compras

• a) Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios.

• b) Relaciones comerciales

• c) Desarrollo del área y del personal (compras – control de inventarios)

• d) Recepción, análisis y registro de requisiciones

• e) Elaboración, emisión y envío de solicitudes de cotización

• f) Selección de proveedores

• a) Elaboración, emisión, envío y seguimiento de órdenes de compra

• b) Coordinación de los sistemas de recepción, almacenaje, cuidados y entrega de materiales.

• c) Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida)

• d) Concretar convenios y contratos con proveedores

• e) Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisión y pagos)

• f) Levantamiento de inventarios

• g) Auditoría interna administrativa (procesos, actividades y documentos)

• h) Supervisión de almacenes y bodegas

• i) Investigación de mercados

• j) Prever situaciones de mercados

• k) Minimizar o eliminar la interrupción de los procesos de construcción por falta de materiales

• l) Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

Responsabilidades del área de compras

• a) Suministrar materiales y servicios en tiempo y forma

• b) Elegir, tratar y negociar con proveedores

• c) Investigar, cotizar, analizar y actualización de precios.

• d) Poner en circulación órdenes de compra y su seguimiento

• e) Recepción, revisión custodia y entrega de adquisiciones

• f) Aseguramiento de la calidad

• g) Medios de transporte (búsqueda de soluciones y costos)

• h) Control de proveedores (cuentas por pagar)

• i) Control de inventarios y almacenes

• j) Logística de compras y almacenes

• k) Otros menores

La estructura del área de compras

En la empresa constructora

El organigrama es un marco y campo de acción, el cual define tareas, organiza actividades (división del trabajo) refleja autoridad, obligación y responsabilidades, define el tramo de control y está sujeto a procesos y procedimientos de trabajo en la organización para el logro de los objetivos y metas generales.

El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero hay factores que marcan su amplitud, sus responsabilidades y sus funciones, como son el tamaño de la empresa, la necesidad de compactar funciones en pocas áreas, los criterios de considerar a esta área técnica o administrativa o ambas, el asignar actividades o tareas atípicas de la actividad, entre otras.

A continuación exponen algunos modelos de organigrama del área de compras.

FIGURA 1. TRADICIONAL

FIGURA 2. COMPETITIVO

FIGURA 3. DIVERSO Y COMPETITIVO

El proceso de compra

El proceso de compra se inicia cuando cualquier area de la organización requiere algun bien o servicio y lo solicita por medio de una requicion, de ahí en adelante se construye una dinamica de procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfaccion de los clientes.

El arte de comprar, es saber negociar, valiendose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "comodos" para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con facilidaes crediticias (creditos, tiempos y montos), con la mejor atencion (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitacion, infraetructura, negocios y alianzas, entre otros).

El proceso de compra en la empresa constructora lo integran las siguientes actividades

• La requisicion de materiales.

• Registro y clasificacion de requisiciones

• Localizacion de proveedores

• Solicitud de cotizaciones

• Analisis de cotizaciones y presupuestos

• Seleccion de proveedores y negociaciones

• Elaborar ordenes de compra, poner en circulacion y dar seguimiento a estas

• Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales

• Seguimiento de procesos de proveedores, revision y pago de facturas

Otras actividades indirectas del proceso.

• Control de inventarios

• Control de cuentas por pagar a proveedores

• Generacion y transferencia de informacion a contabilidad

• Generacion y transferencia de informacion a gerencia de proyectos

• Entre otras.

A continuacion se presenta un grafico de actividades del proceso de la compra mas detallado para posteriormente analizar concepto por concepto, sus definiciones y sus formas.

EL PROCESO GRAFICO DE LA COMPRA

El proceso descriptivo de la compra

1.- LA REQUISICION DE COMPRA

Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades materiales o de servicios para poder operar correctamente en función de un proyecto definido, por su origen y naturaleza la requisición puede ser de dos tipos.

• a) Requisición directa. Es aquella que está ligada totalmente a un proyecto constructivo (producción) y está reflejada en el presupuesto de obra, como son materiales, subcontratos y mano de obra.

• b) Requisición indirecta. Son aquellas que no se relacionan directamente con los procesos de producción (obra), pero que contribuyen a la operación de todos los procesos de trabajo de la organización.

Elementos del documento "Requisición"

Este documento deberá contar con suficiente información la cual fundamenta su trámite y proceso, por lo tanto deberá contener:

• Membrete de la organización

• Concepto o titulo del documento

• Area que requisita

• Nombre del solicitante

• Proyecto o área de aplicación de lo requisitado

• Fecha de elaboración

• Cantidad, concepto y características o especificaciones de lo requisitado

• Observaciones

• Firmas del solicitante y del comprador receptor de la requisición

Por lo regular las políticas para el abasto de material después de ingresar la requisición se encuentran establecidas en los procesos de trabajo, esto dependiendo de los tiempos que marque el programa de construcción.

2.- EL REGISTRO Y CLASIFICACION DE REQUISICIONES

El comprador deberá contar con sistemas que lo ayuden a clasificar este tipo de documento de acuerdo a su origen y naturaleza para su registro, esto depende de muchos factores y políticas de la organización, pero sobre todo al tipo de sistemas informáticos con los que se cuenten. Un sistema informático sofisticado, en automático cumple con esta función el cual relaciona la información en cuadros de interfase, los sistemas deberán estar adaptados para dar información inmediata del estatus de las requisiciones

Algunos criterios de registro:

• Por proyecto

• Por obra

• Por solicitante

• Por tipo de compra

• Por plaza

• Por concepto de obra

• Por folios

Localización de proveedores (fuentes)

La investigación para la localización de proveedores hoy en día es más rápida y eficiente, por los avances tecnológicos y la principal fuente es la internet. La cual nos arroja información a nivel local, regional, e internacional, pero para su localización hay que tomar estrategias y planes de investigación, por lo tanto enumeraremos las principales fuentes de información para nuestro propósito

• a) Medios electrónicos.

• Directorios telefónicos especializados

• Guías de proveedores especializados

• Ferias y exposiciones virtuales

• Catálogos

• Publicidad

• Organizaciones de proveedores

• Cámaras de la industria de la construcción

• otros

• b) Medios escritos

• Directorios telefónicos

• Catálogos

• Publicidad

• otros

• a) Medios personalizados.

• Recomendaciones (por compañeros de trabajo, proveedores, subcontratistas, amistades etc., etc.)

Formas de contacto con los proveedores

• Entrevista directa con vendedores y representantes de ventas

• Asistencia a ferias y exposiciones comerciales del sector

• Por recomendación

• Por concurso o por invitación

Fuentes de información auxiliar del proveedor

• Muestras físicas

• Catálogos físicos

• Catálogos virtuales

En la elección del proveedor para el envío de la solicitud de cotización, se deberá crear un criterio para no saturarse de propuestas, sino, seleccionar las que probablemente darán las mejores condiciones para ser elegidos como proveedor y deberán contar con las siguientes consideraciones

• Imagen en el mercado – tamaño, capacidad, calidad y servicio (a la vista)

• Recomendación – en base a experiencias o mismas recomendaciones

• Criterios en base a las fuentes de información – análisis de su proyección y su contenido informático.

Solicitud de cotización

La solicitud de cotización es el documento enviado al proveedor para requerirle o solicitarle su cotización o presupuesto de un bien o servicio, con la intensión de su adquisición por medio de una compra. Este documento y proceso juega un papel muy importante ya que esta depende de una buena cotización del proveedor, debe de reflejar de alguna manera, la imagen de la organización, su profesionalismo, su tamaño, y su proyección, con datos reales o estimados, ya que una buena relación comercial inicia en este paso del proceso.

Elementos del documento "solicitud de cotización"

• membrete de la organización

• Concepto o titulo del documento

• Folio del documento

• Fecha de emisión

• Nombre del proveedor

• Nombre del contacto

• Teléfono del contacto

• Nombre del comprador

• Area responsable

• Nombre del proyecto

• Ubicación

• Clasificación

• Numero de partida.

• Numero de catalogo

• Cantidad

• Unidad

• Concepto

• Especificaciones o características del material

• Unitario

• Subtotal

• Impuestos

• Total

• Tiempos y lugar de entrega (punto LAB)

• condiciones de venta

• Observaciones

• Firma del solicitante

• Número de copias al pie.

• Información complementaria de influencia o inducción (proyecciones)

• Fecha límite de recepción de cotizaciones.

5.- ENVIO DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS

El proveedor envía a las oficinas de la empresa, específicamente al área de compras su cotización o presupuesto, la cual contiene toda la información requisitada respecto del material o servicio sujeto de futuras adquisiciones, y deberán estar claramente especificadas sus condiciones de venta, además de sus servicios adicionales, por lo regular este documento contiene la siguiente información:

• Descripción del producto (especificaciones, características, formas, presentación, empaques y similares)

• Precios, créditos, montos, plazos y tiempos de entrega

• Caducidad o vigencia de la cotización

• Y datos generales del proveedor

• Otros menores

6.- RECEPCION, EVALUACION Y SELECCIÓN DE COTIZACIONES O PRESUPUESTOS

La cotización es el documento enviado por el proveedor al área de compras como respuesta a una solicitud de cotización, en la cual hace su propuesta de venta de un bien o servicio y que según él, son las condiciones más ventajosas para la organización respecto de precio, calidad y políticas de venta.

Para la selección de cotizaciones deberán considerar elementos de competitividad del proveedor como son:

• Precio

• Calidad

• Servicio

• Flexibilidad y facilidades (créditos, montos y tiempos)

• Otros (fianzas, seguros, garantías entre otros)

Es importante incluir o apoyarse para este tipo de evaluaciones y análisis, a áreas especializadas de la organización para intercambio de criterios y enfoques sobre la cotización, áreas como diseño, presupuestos, calidad, supervisión entre otras.

La generación de cuadros comparativos de presupuestos o cotizaciones son importantes, ya que serán parte fundamental de la selección del proveedor, para poder realizarlos, estos se deberán adaptar a las políticas de la organización, ya que muchas veces limitan o condicionan este proceso. Los criterios de evaluación deberán arrojar resultados con ventajas de rentabilidad a la compra, soportado por un buen manejo en las variables calidad, precio, servicio y créditos. El manejo de estas variables de alguna manera marcan el compromiso y/o enfoque de crecimiento, generando prioridades en los conceptos de competitividad, rentabilidad y productividad.

Importancia e influencia de las variables por su enfoque

Las negociaciones

Una vez terminado el proceso de análisis, evaluación y selección de presupuestos, se procederá a negociar, pero para esto, se requiere de experiencia, criterio, capacidad de análisis, diplomacia y tolerancia, pero sobre todo, sentido común.

La esencia de la negociación es llevar el precio a situaciones o áreas cómodas y razonables para la organización, siempre tomando en cuenta que un negocio es parte de dos o más individuos y que la equidad es parte fundamental para el éxito comercial, que generará una relación cordial y de respeto en un marco de cooperación.

Los aspectos que se deberán negociar.

• Costos y utilidades (del proceso y la compra misma)

• Calidad

• Montos y plazos crediticios

• Servicios (tiempos de entrega, transportes, condiciones de entrega etc.)

• Asistencia (puntual y oportuna)

• Devolución, reposición, garantías y fianzas

• Estabilidad de ofertas y mejoras de las mismas

Algunas herramientas para negociar:

• Crecimiento de la organización

• Proyectos futuros

• Desarrollo compartido (alianzas, negocios, etc.)

• Ideales (propósitos) y valores de la organización

• Certidumbre económica, solvencia, créditos, apalancamientos etc.

• Garantías (respaldo de operaciones comerciales)

El comprador deberá generar estrategias de negociación bien fundamentadas, planeadas y dirigidas, con el objeto de lograr objetivos y metas para el éxito de este proceso.

El negociar no es simplemente sentarse a regatear, sino que es satisfacer, convencer y generar confianza, ganar adeptos, pero sobre todo concretar ese conjunto de ventajas para la organización, ventajas con un valor competitivo, que a su vez contribuyen a satisfacer las necesidades de nuestros clientes, reflejada en precio y calidad, que serán transferidas por el proveedor.

Selección del proveedor

Este se da en función a los resultados de las negociaciones, aquel que dio las mejores ventajas para la organización en términos competitivos.

Aquel (proveedor) que a partir de cumplir con las exigencias, cubrió las necesidades de la empresa ofreciendo ese plus, reflejado en cualquier concepto de negociación y que cumple con todos los requisitos.

Requisitos de influencia para la selección de proveedores.

• Requisitos económicos – financieros (precio, créditos y solvencia)

• Requisitos técnicos – calidad, infraestructura y producción

• Requisitos administrativos – aspectos legales y administrativos

• Requisitos de desarrollo – cooperación y desarrollo

• Recomendaciones organizacionales

El proveedor es una persona o empresa que suministran bienes o servicios por medio de una venta, generada por una compra de la empresa, por lo tanto este, deberá proveer de calidad, de rentabilidad y de desarrollo, por eso es muy importante mantener relaciones comerciales integras, que marcarán un crecimiento profesional del comprador y por lo tanto de la organización.

La orden de compra

Es el documento que ordena al proveedor el envío o la entrega del bien o servicio adquirido, y que concreta una compra en los términos comerciales pactados, con las especificaciones, normas o características requeridas, en el lugar y tiempo convenido.

Elementos o componentes del documento "orden de compra"

• Membrete de la organización

• Titulo del documento "orden de compra"

• Folio de la orden de compra

• Fecha de elaboración

• Referencia a requisición

• Referencia a cotización

• Nombre del proveedor

• Dirección del proveedor

• Contacto (ventas)

• Teléfono

• Nombre del comprador

• Nombre del proyecto o dpto. requisitante

• Ubicación del proyecto o departamento

• Lugar de entrega (punto LAB)

• Política de crédito y formas

• Partida

• Numero de catalogo

• Cantidad

• Unidad

• Concepto

• Especificaciones técnicas

• Unitario

• Subtotal

• Impuestos

• Total (numérico y escrito)

• Observaciones

• Firmas de elaboración y autorización

• Número de copias al pie

El seguimiento de la orden de compra

El seguimiento consiste en la actualización de la promesa de entrega del proveedor, la clave no esta en solo generar un proceso repetitivo de llamadas telefónicas para saber el estatus de la orden de compra, sino, acelerar el proceso o progreso del envío y entrega del bien o servicio, para que mis plazos establecidos se cumplan o se mejoren

Herramientas para acelerar el proceso

• Exigencias de los compromisos y promesas adquiridas

• Subrayar o enfatizar de repercusiones administrativas

• Cancelaciones

• Trato amable y cordial a la exigencia

• Promesas (fundamentadas) de incrementar su facturación

• Repercusiones legales

• Entre otros

No deben de confundirse los anteriores criterios como amenazas que afecten las relaciones comerciales, esto depende de su manejo y uso, pero sobre todo, su interpretación.

La confirmación de la orden de compra es muy importante, ya que el vendedor estará enterado de esta, y como consecuencia ha verificado y está conforme con los términos estipulados, además, que estos son perfectamente comprendidos mutuamente según acuerdos previos (esto es básico en el proceso).

Entrada de material y aseguramiento de calidad

Proceso en el cual empiezan actividades como recepción, custodia, cuidado y control de los materiales, pero sobre todo, la aplicación de logística de distribución y los procesos a considerar para la agilización de tiempos de los sistemas establecidos de construcción.

Actividades a la recepción de materiales.

• Verificación de la cantidad comprada contra lo entregado

• Verificación del buen estado de los materiales

• Verificación de la calidad solicitada

• Empaques y presentaciones acordadas

• Documentación en regla /orden de compra, remisión de materiales del proveedor. Etc.)

• Devolución de materiales por no cumplir con lo solicitado, si es el caso.

• Asignación de la ubicación de los materiales para su acomodo

• Captura o registro en kardex manual o electrónico de la entrada

Actividades de la custodia y cuidados.

• Mantener en buen estado y cuidado del material

• Poner en práctica políticas (o establecerlas) respecto del manejo y seguir instrucciones de manejo sugeridas por el proveedor o fabricante en etiquetas

• Mantenimiento de las instalaciones

• Aseguramiento del almacén

Por todo este proceso, se deberán tener que considerar a un encargado del almacén, con experiencia y habilidades, con cierto nivel de preparación profesional.

12.- DEVOLUCION DE MATERIALES (NO PROCEDE LA ENTRADA)

Los factores por lo cual procede una devolución de materiales, son varios, en los que destacan no cumplir con la calidad, características, especificaciones, presentación o simplemente mal estado de los materiales, entre otros.

Este tipo de devoluciones por lo regular se hace a la entrega, pero también se pueden dar una vez entrada al almacén ya que durante el proceso de construcción y almacenaje pudiesen resaltar a la vista (calidad) aspectos ocultos que solo con el transcurso del tiempo o por pruebas posteriores científicas (de laboratorio) determinen su mala calidad, lo más deseable es que a la entrega el proveedor presente una carta de certificación de calidad del lote entregado, o bien, a la entrega de muestras hacer las pruebas pertinentes de calidad, que nos den confianza para las futuras adquisiciones.

Para evitar este tipo de acciones perjudiquen las relaciones comerciales con proveedores, se deberá especificar en el contrato, convenio o simplemente en la orden de compra, las acciones o sanciones a llevar a cabo producto de una mala práctica comercial.

13.- PROCEDE LA ENTRADA DE MATERIAL.

Esta se da cuando el material cumple con todo lo requisitado en todas sus modalidades, calidad, precio y servicio.

Elementos del documento "entrada de almacén"

• Membrete de la organización

• Titulo del documento "entrada de almacén"

• Consecutivo

• Fecha

• Proveedor

• Concepto de entrada

• Obra o proyecto

• Ubicación

• observaciones

• Referencia a orden de compra

• Firma del almacenista

14.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (ENTRADA)

El área de control de inventarios se encargará del registro de la operación de entrada, la cual deberá informar en línea a áreas fundamentales para su proceso técnico y administrativo, como es la misma área de Compras, Residencia de obra, Contabilidad, Gerencia de proyectos y Supervisión, esta función la puede desempeñar perfectamente el almacenista como apoyo a control de inventarios como subordinado en el tramo de control

15.- LA SALIDA DE ALMACEN

Es un proceso en el que se terminan las responsabilidades para el área de compras en aspectos "técnicos" por alguna manera de llamarle así, ya que el proceso general termina con el pago de la factura que se verán más adelante.

Las actividades del proceso que se tendrán que considerar son:

• Recepción de la solicitud de material (vale de bodega) requisitado por el residente de obra por medio de los maestros a su cargo, y/o elaboración de salida de almacén

• Verificación de los datos del vale que deben contar con información como:

Cantidad y concepto solicitado (material)

Destino (obra y frente)

Fecha

Firma del solicitante (maestro de obra o residente)

En formato membretado y foliado

• Y/o elaboración de salida de almacén con sus contenidos (membrete, folio, concepto, cantidad,

Unidad, obra, frente, fecha y firma del solicitante).

• Entrega de material

• Supervisión de la aplicación de materiales o servicios (temporales, esporádicos permanentes etc.)

Un aspecto de relevancia es que hay materiales que merecen un trato especial por su volumen o por sus formas de manejo, que deberán simplificarse respecto de su entrada y salida, (políticas especiales) pero que se deberán coordinarse con el residente de obra para su ubicación y evitar pérdidas de tiempos por su manejo en obra (logística de obra)

16.- REGISTRO EN KARDEX EN CONTROL DE INVENTARIOS (SALIDA)

Al igual que el punto 13 este proceso deberá aplicarse para el control técnico administrativo y por lo tanto seguirá dotando de información a las áreas de Compras, Residencias de obra, contabilidad, gerencia de proyectos y supervisión.

Elaboración y envío de facturas para revisión

Este documento es elaborado y enviado por el proveedor a las oficinas de la empresa (matriz) el cual se deberá presentar en tiempo y forma de acuerdo a las políticas que se marquen en este aspecto (revisión y pago), al momento de la recepción del documento se deberá entregar un contra recibo al proveedor con membrete o sello de la organización, el cual deberá presentar contra el pago que se le haga posteriormente al vencimiento del documento.

18.- RECEPCION DE FACTURA POR EL AREA DE COMPRAS.

La recepción de la empresa envía a el área de compras las facturas que entran a revisión, para que verifique y de proceso al documento, o en su defecto, proceder a su devolución, por no cumplir con los requisitos establecidos, ya sea de tipo fiscal, contable o administrativo, que están plasmados en los contratos, convenios o en la orden de compra, una vez aceptado el documento se procede a la generación de pasivos con su registro en cuentas por pagar, la cual deberá sujetarse a las políticas de pago del proveedor que se hayan convenido para cubrir adeudos. El departamento de cuentas por pagar integrada al área de compras deberá mantener en custodia la documentación hasta su autorización de pagos, ya que será soporte de la póliza de cheque referente al proveedor.

Este proceso que es parte de las funciones de compra, constituye la confirmación y/o notificación por parte del proveedor de que el material se ha entregado, o en algunos casos se ha embarcado.

Autorización de pago a proveedores

El área de compras por medio o en conjunto con cuentas por pagar (por su vinculación) autorizan el pago del proveedor de acuerdo a sus vencimientos o por situaciones de montos a tope, los cuales hay ocasiones que se tienen que subsanar, para no parar la dinámica de operaciones comerciales y de construcción, generando una orden de pago la cual se envía a bancos o tesorería para su proceso.

20.- TESORERIA RECIBE ORDEN DE PAGO

El área de bancos o tesorería reciben la información por medio de la orden de pago para la generación del cheque, siempre y cuando el proceso sea por este medio, Además esta orden deberá ir acompañada de la documentación que soporte el pago requerido.

Por otra parte, si el pago se hace vía transferencia electrónica, las políticas de la organización deberán considerar otro tipo de situaciones, pero siempre protegiendo los intereses de la empresa, sobre todo en aspectos legales que se pudiesen dar por errores o políticas de terceros (Bancos intermediarios), obviamente, estas debidamente plasmados en contratos o convenios firmados.

Si fuese este el caso de pago, aquí concluiría el proceso de compra técnico y administrativo

21.- RECEPCION DE CHEQUES PARA SU ENTREGA

La recepción de la empresa recibe los cheques para su entrega, y acatará las políticas y procedimientos de la organización, en los días, horarios y requisitos para este proceso.

22.- EL PAGO A PROVEEDORES

El pago se efectuará en horarios acordados, la entrega del cheque se hará al momento de la presentación del contra recibo, debiendo firmar de recibido en la póliza que hace referencia al proveedor, las firmas autorizadas para recoger cheque deberán estar autorizadas por el proveedor preferentemente con identificación personal.

Las pólizas de cheques entregadas deberán devolverse a bancos o tesorería, los cheques no entregados podrán darse en custodia a compras (cuentas por pagar) o a la misma área de bancos dependiendo de las políticas o procedimiento de la organización, el fin es que ambas áreas estén enteradas de que el proceso se cumplió o quedan pagos en stand by (en espera)

23.- GENERACION DE INFORMACION A CONTABILIDAD.

El área de compras estará generando información al área contable con la aprobación y captura de facturas (pasivos – proveedores) la cual se estará transfiriendo periódicamente de acuerdo a las políticas de la empresa.

24.- GENERACION DE INFORMACION DE INVENTARIOS

Los almacenes o bodegas estarán generando por medio de su control de inventarios, información al área de contabilidad que al igual que el punto anterior estará sujeta a periodos, políticas y procedimientos de la organización, independientemente que esta información ya se encuentre en línea para consulta de las áreas competentes.

Fin del proceso

Los procesos anteriores dependen mucho de los sistemas informáticos con los que cuente una organización, pero son las bases para adaptar cualquier software al proceso de la compra descrito, que por su funcionalidad es adaptable y flexible a políticas y procedimiento que una empresa constructora puede establecer.

EXTRAIDO DEL LIBRO

"LAS COMPRAS Y SU PROCESO"

EN LA EMPRESA CONSTRUCTORA

GESTIONANDO LA CALIDAD

Autor:

Salvador Torres Espiricueto