La Gestión de la Información en la Universidad de Pinar del Río, Cuba

En Cuba se han desarrollado acciones que propician la introducción de la gestión de información y el conocimiento. Ejemplo de ello lo constituyen el Sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica; Perfeccionamiento Empresarial; Informatización de la Sociedad y la Política Nacional de Información. Dentro de estas acciones la Política Nacional de Información establece las bases de la gestión de información, requisito fundamental para la implantación de una correcta gestión del conocimiento en las instituciones.

La combinación de los procesos de docencia e investigación desde un enfoque científico, humanista, tecnológico y social en las universidades, favorecen su transformación en entidades innovadoras e impulsoras de avances tecnológicos, y su impacto en el desarrollo económico y social del país. De modo que la actividad investigativa, se ha convertido, sin dudas, en criterio de evaluación de las instituciones académicas y en reflejo directo de su calidad.

EL Sistema Nacional de Ciencia e Innovación Tecnológica (SNCIT), se conforma por varios componentes, dentro de los cuales son esenciales las entidades consideradas "de interfase", en estas se incluyen, las Redes de Información Científico Técnica del país, las cuales se encargan de garantizar la búsqueda, procesamiento y difusión de la información necesaria para los diferentes elementos del sistema.

A partir de esto nos hemos trazado como objetivo general del siguiente ensayo:

"Fundamentar el funcionamiento de la Gestión de la Información en la Universidad de Pinar del Río".

Desarrollo

Principales conceptos de la Gestión de Información y las peculiaridades de la gerencia de este tipo de recurso intangible

Para Drucker, la información equivale a los datos dotados de importancia y propósito. Es quiere decir que cuando los datos tienen un determinado significado ya constituyen información. Para otros autores la información es un mensaje generalmente en forma de un documento o de una comunicación audible o visible que cuenta con un emisor y un receptor. Una aclaración importante es que el medio no es el mensaje, aunque puede ejercer influencia en él (Ponjuan, 2006).

Sobre la importancia del manejo de datos e informaciones como uno de los aspectos más importantes para cualquier organización contemporánea, esta propia autora expresa: "El manejo de información abarca diferentes actividades como la recolección, almacenamiento, recuperación, difusión hacia lugares y personas indicadas, así como el uso que de ellos se hace para varias actividades dentro de una organización." (Ponjuan, 2004)

La gestión del conocimiento como enfoque gerencial, no se reduce solo al uso de sistemas de información en el plano económico o administrativo, sino que integra un conjunto de valores, aquellos que poseen las personas que conforman la organización, intelectuales, morales, culturales, permitiendo el aprovechamiento, incremento, protección, de los conocimientos adquiridos por la organización.

La gestión del conocimiento en las organizaciones puede ser entendida como la planificación, sistematización y coordinación de la transferencia del capital intelectual que cada miembro de aquéllas necesita para mejorar su rendimiento y competitividad (Allepuz, 2000). Este enfoque pretende, que las personas que integran una organización compartan su saber para enriquecerse mutuamente, aprender en colaboración y, por otro lado, que ese conocimiento o inteligencia corporativa permanezca cuando las personas no estén en la organización, por motivos de jubilación u otros.

Las organizaciones inteligentes se distinguen por la adecuada gestión del conocimiento, en tanto, tienen como propósito fundamental el aumento de su capital intelectual, con el fin de compartirlo y distribuirlo entre sus miembros para la creación de valor. Estas organizaciones prestan especial atención a los recursos humanos, en tanto generadores de saberes, poseedores de experiencias, valores, habilidades, competencias. También consideran muy importantes a las redes informáticas, por el papel que juegan en la conectividad y el logro del intercambio de conocimientos entre las personas, así como a los procesos de comunicación, sus flujos y canales internos y externos; y a la formación, el estímulo de la cultura del aprendizaje, del uso de la información para la generación de nuevos conocimientos.

Ponjuán (2008) apunta que la gestión de información que está relacionada fundamentalmente con los componentes del sistema de la organización y su comportamiento, así como la interrelación de éste con el ambiente. Explicita además que como elementos clave alrededor de la GI, están: (…) la identificación de los contenidos informacionales, básicamente de su calidad, los subsistemas de información generados de todos los procesos de la organización, la disponibilidad de los recursos de información y su correspondencia con las estrategias de información, los objetivos y prioridades que en éstas se establecen. Otro de los aspectos clave que señala la autora son los flujos de información, las competencias que tienen las personas en el uso de la información, el empleo adecuado de la información para la toma de decisiones, entre otros.

Es evidente la interrelación de la GI con los sistemas de información, la tecnología informativa y su gestión. El desarrollo de los sistemas de información según plantea Earl se concentra en:

• Alineamiento de las inversiones en sistemas de información con las metas organizacionales;

• Explotación de la tecnología de la información para obtener ventajas competitivas;

• Conducción de una gestión eficaz y eficiente de los recursos de los sistemas de información;

• Desarrollo de políticas y arquitecturas tecnológicas.(Earl, 1998 citado por Ponjuán, 2008).

Caracterización de la Universidad de Pinar del Río

La Universidad de Pinar del Río Hermanos Saíz Montes de Oca (en adelante UPR) al igual que el resto de las universidades del país forma parte del Sistema Nacional de Ciencia e Innovación Tecnológica (SCTI). Para lograr su función como componente del mencionado sistema, en la planeación estratégica de la UPR, se desarrolla como una de sus Áreas de Resultado Clave, la "Ciencia e Innovación Tecnológica". A cuyo objetivo tributan con sus logros y principales resultados, todas las facultades de la universidad.

Este centro de estudios tiene como misión: contribuir con calidad y pertinencia al desarrollo sostenible de la provincia y la nación, a partir de la formación integral de los estudiantes, la superación continua de los profesionales y directivos, la generación y promoción de cultura y la ciencia e innovación tecnológica, en el contexto de los programas de desarrollo de la Revolución Cubana, con énfasis en la universalización de la Educación Superior.

La práctica en las universidades cubanas, y estudios realizados por autores como (Barrios Fernández, 2001), dan cuenta de que en las facultades subyacen fuentes potenciales de información, recursos y necesidades, que escapan al alcance de la gestión de información que realizan los Centros de Información Científico Técnicos, Documentación, etc. Los cuales al constituirse en recursos de información, necesitan ser gestionados desde el entorno de la facultad, a modo de contrapartida de las redes de información establecidas, para lograr una integración, cuyo objetivo final este orientado al logro de los objetivos trazados en dichas facultades.

La actividad científico investigativa de las universidades se materializa en productos del conocimiento pertenecientes a la llamada literatura gris, dentro de los que figuran los artículos científicos, proyectos de investigación, tesis, conferencias y las comunicaciones en eventos; todos ellos situados fuera de los canales de comunicación comercial. Es notable que en las universidades gran parte de la información científica que estas producen no está accesible a la comunidad académica de la propia institución, ni tampoco a la comunidad científica internacional.

Principales procesos que tributan a la Gestión de la Información

El proceso de Ciencia Tecnología e Innovación (en adelante CTI) que se desarrolla en la UPR, tiene trazada una estrategia bien consolidada, para lograr sus objetivos en el Área de Resultado Clave CTI. Sin embargo, no existe siquiera una visión global que permita conocer la información total disponible, para sustentar el conocimiento base indispensable en el alcance de las metas trazadas.

Todavía hoy, se constatan en los análisis anuales realizados por la Vicerrectoría de Investigación y Posgrado de los Informes de Balance de Ciencia y Técnica. Estas dificultades, se consideran, pueden ser atenuadas desde la introducción de enfoques de la gestión de información (GI) y del conocimiento (GC), puesto que son evidencias de necesidades relacionadas con la información, el reconocimiento de su uso, flujos, disponibilidad.

De igual modo, estas problemáticas se vinculan al contexto de creación y uso de conocimientos, en tanto se torna indispensable dar respuesta a interrogantes cómo: ¿Qué tipo de conocimiento existe en la organización? ¿De qué forma puede transferirse mejor el conocimiento entre colegas y nuevos trabajadores? ¿Cómo podemos hacer el conocimiento más accesible hacia todos los miembros de la organización? ¿Cómo documentar el conocimiento existente a fin de favorecer su posterior utilización?

Las dificultades seleccionadas pueden ser resumidas en las siguientes necesidades:

• Necesidad de un sistema de control de gestión para el dominio de todas las actividades relacionadas con los proyectos, resultados científicos, participación de profesores investigadores en el proceso de ciencia tecnología e innovación, control y seguimiento de la generalización de resultados y su retroalimentación.

• Necesidad de aprovechar los espacios de intranet y demás vías de comunicación, entre ellas el correo electrónico, los cuales se podrían utilizar

• para divulgar temas relacionados con las revistas de corriente principal, convocatorias de eventos nacionales e internacionales, convocatorias de premios, etc.

• Necesidades de aprendizaje en la redacción de artículos científicos para revistas de corriente principal, utilización de servicios de propiedad industrial e intelectual y explotación de bases de datos internacionales. (Martínez, 2006)

El desarrollo e implementación de sistemas de información orientados al conocimiento y la tecnología, capaces de conducir a las organizaciones a transformarse en instituciones emprendedoras, flexibles, aptas para promover procesos de transformación continua orientadas al desarrollo y uso de buenas prácticas.

Se propone dar respuesta a estas necesidades, en el marco de la GC y de la GI, a partir de:

• La generalización del Sistema Institucional de Gestión de Información y Conocimiento: CV- UPR.

• Programa "Cultura Informacional" en la UPR.

El Sistema Institucional de Gestión de Información y Conocimiento: CV-UPR, desarrollado por el Grupo de Gestión de Información, Conocimiento y Tecnologías (PROGINTEC) de la UPR, perteneciente a la Dirección de Información Científico Técnica, es una herramienta informática que tiene como objetivo: "desarrollar un Sistema Integral para la Gestión de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación que permita administrar todos los datos generados en estos procesos y sus flujos de información; logrando el control, evaluación, análisis e interpretación de la información para la toma oportuna de decisiones en los principales procesos de la universidad." (CV-UPR, 2014)

Este sistema facilita información relativa a los procesos de docencia e investigación, y comparte conocimientos a partir de la gestión de datos del currículo vitae de profesores, como los proyectos de investigación, las publicaciones científicas y de apoyo a la docencia, los eventos en participación y convocados, y otros. La aplicación informática desarrollada potencia el trabajo en red y dispone la información clave en materia de ciencia y técnica para la toma de decisiones estratégicas y operacionales en los procesos sustantivos de la Universidad.Estos indicadores son:

• Indicadores de Impacto Económico Social:

• Premios nacionales y provinciales de innovación tecnológica (CITMA).

• Premios Provinciales del Forum de Ciencia y Técnica.

• Sedes Universitarias Municipales destacadas municipales en el Forum de Ciencia y Técnica.

• Premios internacionales.

• Indicadores de Impacto Científico Tecnológico:

• Participación en premios de la Academia de Ciencias de Cuba.

• Participación en premios CITMA provinciales.

• Total de publicaciones por profesor equivalente en Cuba y el extranjero.

• De las anteriores, las publicadas en Bases de Datos internacionales.

• De las anteriores, las que se incluyen en la corriente principal.

• Publicaciones de libros y monografías.

• Patentes de invención obtenidas.

• Indicadores de Pertinencia:

• Porcentaje de proyectos vinculados a Proyectos Nacionales, Ramales, Territoriales, Empresariales y Universitarios de Ciencia y Tecnología.

• Proyectos en planes de generalización ramales y provinciales.

• Estado de ejecución de los proyectos.

• Financiamiento de los proyectos de investigación en Peso Cubano Convertible (CUC).

Con la generalización de esta herramienta como sistema de gestión en la UPR, se espera obtener beneficios como la introducción del currículum vitae de todos los profesores de la Universidad de Pinar del Río en el sistema CV-URP. También potenciar el uso del sistema por parte de los directivos de los diferentes niveles de ejecución, para la toma de decisiones grupales, departamentales, por facultades y a nivel de universidad, así como la implementación de subsistemas a partir del sistema CV-UPR que permitan gestionar esferas particulares de información y conocimiento dentro de la universidad (Producción Científica Tecnológica, Matrículas Postgrado, Resultados Científicos, Actividades del Postgrado, entre otros).

Otro de los beneficios es la identificación y organización del conocimiento explícito existente en la universidad, a partir de los resultados de las investigaciones de profesores, estimado a través de los indicadores:

• Titulación académica de posgrado: en este caso se obtienen resultados relacionados con las investigaciones que realizó el investigador en función de obtener los diferentes títulos de posgrados recibidos. El investigador clasifica los resultados de sus tesis o proyecto investigativo.

• Tesis asistidas: en este campo el investigador obtiene resultados relacionados con su asesoría de tesis, ya sea en el pregrado o en el posgrado. Se clasifican los resultados de estas tesis de acuerdo con las taxonomías mencionadas. En este caso el investigador funge como asesor.

• Resultados de investigación asociados a proyectos: estos resultados están relacionados con el accionar del investigador desde el proyecto de investigación al cual está vinculado. Se muestran los resultados obtenidos por el investigador en el desarrollo e implementación de un proyecto de investigación. Los resultados pueden ser mostrados en publicaciones de diferente índole: en revistas, monografías, libros, patentes, entre otros.

• Resultados de investigación no asociados a proyectos: este aspecto vincula los resultados que no estén relacionados con proyectos de investigación y constituyen resultados de relevancia para el investigador y la institución. Por ejemplo, pueden ser resultados más relacionados con variables docentes o en relación con procesos de consultoría. (Rivero, 2013)

La elaboración del proyecto "Cultura Informacional en la UPR", se sustenta en la necesidad de mejorar las competencias informacionales en los profesores y a favorecer el aumento de la cultura infotecnológica en los mismos. Este proyecto además se materializó en la inserción de cursos de Competencias Informacionales en los diferentes programas académicos de superación de posgrado de la UPR, e igualmente la incorporación de la asignatura con igual nombre al currículo propio de las diferentes especialidades estudiadas en la universidad.

Aspectos favorables y desfavorables para la implementación de la Gestión de Información

Dentro de los aspectos desfavorables para la implementación de la Gestión de la Información se encuentran las aportadas por investigaciones realizadas con anterioridad en la UPR en esta área; se comprobó laárea; ausencia de mecanismos, guías o estudios, orientados al diagnóstico de los recursos de información existentes y a viabilizar la gestión de los mismos, para apoyar el logro de sus objetivos. Se trata de (Martínez, 2006), autora que en su propuesta metodológica para el desarrollo de una auditoría de información al proceso de CTI en una facultad específica de la universidad pinareña; identificó una serie de problemas relacionados con la información. Algunos de ellos fueron:

• La insuficiente publicación de artículos científicos en revistas de corriente principal, de profesores e investigadores, motivado por el desconocimiento de estas revistas, la escasa preparación de los docentes en la escritura de artículos con posibilidades de aceptación en estas publicaciones.

• La escasa generalización de los resultados científicos que sobresale como uno de los principales problemas, debido al reducido número de proyectos de innovación en la universidad, y que además no completan el ciclo de las investigaciones; con lo cual se minimiza la necesaria retroalimentación en la introducción de los resultados y posteriormente la evaluación del impacto esperado.

• Insuficiente ofertas de servicios científico – técnicos a empresas y organismos.

• Poca participación en las Convocatorias de Proyectos Nacionales de Investigación.

• Problemas relacionados con el registro de la propiedad intelectual, considérese patentes de invención.

El sistema de gestión de información y conocimiento de la UPR, se ajusta a la proyección del Ministerio de Educación Superior de contar en las diferentes universidades con subsistemas universidades que apoyen la gestión de los procesos sustantivos de la universidad cubana, para el futuro desarrollo e implementación de un sistema para la toma de decisiones ministeriales. En correspondencia también con los criterios de medida del MES, el sistema utiliza una serie de indicadores, que permiten la gestión eficiente de la actividad científica y técnica a nivel institucional. Estos pudieran ser factores favorables en la institución.

Para el efectivo desarrollo de esta propuesta, se cuenta con los recursos necesarios. La infraestructura tecnológica se cuenta con ella, ya el sistema está en funcionamiento, los recursos humanos existen, conjunto de profesores de la DICT, quienes se dedicarán fundamentalmente al perfeccionamiento de la herramienta y a la incorporación de nuevos subsistemas o módulos (informáticos), así como a brindar capacitaciones a profesores, jefes de departamentos, y directivos de todos los niveles para favorecer el uso sistemático y sin dificultad de la herramienta.

Conclusiones

• El contexto histórico-tendencial y particularidades de la gestión de información científica en la actual sociedad de la información y del conocimiento ha sido estudiado por diversos autores

• En la Universidad de Pinar del Río se encuentran identificadas las necesidades informativas a partir del reconocimiento de sus problemas de información.

• Con la aplicación de las propuestas (CV-UPR y Programa "Cultura Informacional") se espera contribuir a mejorar las habilidades informacionales en estudiantes y docentes.

Recomendaciones

• Se recomienda al Grupo de gestión de Información, Conocimiento y Tecnologías (PROGINTEC) continuar perfeccionando el proceso de Gestión de la Información en la UPR en aras de mejorar la calidad del proceso docente educativo.

• Se recomienda a la DICT continuar fortaleciendo el Programa "Cultura Informacional" con el objetivo de mejorar las competencias informacionales en los profesores y a favorecer el aumento de la cultura infotecnológica en los mismos.

Referencias Bibliográficas

Allepuz, T. (2001). La gestión del capital intelectual: Nuevos parámetros de análisis para la economía de la información (pp. 499-526). Presentado en IVII Jornadas Españolas de Documentación. La Gestión del Conocimiento: retos y soluciones de los profesionales de la información.

Díaz, M. (2012). Proyecto de generalización del Sistema Institucional de Gestión de Información y del Conocimiento. Proyecto territorial del Programa. Disponible en: http://www.upr.edu.cu/proyectos

Grupo de gestión de Información, Conocimiento y Tecnologías. (2011). Sistema de Gestión de Información y Conocimiento Institucional. Disponible en: http://cv.progintec.upr.edu.cu/paginas/index.php

Martínez, M. del C. (2006). La auditoría de información al proceso de investigación en las facultades de la Universidad de Pinar del Río. (Tesis en opción al título de Master en Bibliotecología y Ciencias de la Información). Universidad de Pinar del Río.

Ponjuán, G y otros. (2004). Sistemas de información. Principios y aplicaciones. La Habana. P.14.

Ponjuán, G. (2006). Introducción a la Gestión del conocimiento. La Habana. P. 7.

Ponjuán, G. (2007). Gestión de información: dimensiones e implementación para el éxito organizacional. España: Ediciones Trea, S. L.

Ponjuán, G. (2008). Gestión de información: precisiones conceptuales a partir de sus orígenes. Inf.Inf., 13(esp), 26-38.

Autor:

Diana Hernández Brito