Diseño de metodología para implantar sistemas de indicadores de gestión de programación de mantenimiento rutinario (página 2)

La programación del mantenimiento debe ser práctica y precisa aun cuando se suele recurrir a tableros de programas u otros medios mecánicos. Estos a menudo no satisfacen los objetivos perseguidos porque suelen ser muy detallados. El tablero tiene como objetivo suministrar la historia completa pero breve de las principales órdenes de trabajos. Explicando el desarrollo planeado y el trabajo real. Estos tableros pueden ser pizarrones, tablas forradas de material plástico. Cuando sea impráctico un tablero por el gran número de órdenes de trabajo a manejar, se puede recurrir a un sistema de tarjetas visibles en el que se destinarán una tarjeta para cada trabajo. Esto nos indica que los informes a los programadores deberán ser lo más sencillos posible. Las órdenes pendientes y la mano de obra disponible no necesitan constar más que de tabulaciones y estar elaborados en forma manual o electrónicamente.

6. Coordinación de materiales, personal, herramientas, equipo y producción El programador debe elaborar informes precisos para que pueda arribar a decisiones y así obtener un eficaz desempeño. Aunque a veces no siempre se alcanza el objetivo. Para dar con este informe el programado debe contar con los siguientes datos:

Órdenes de Trabajo Plan de Trabajo Mano de Obra Disponible Acumulación de Órdenes Situación de Materiales Programación de Producción 7. Consideración de costos y tiempos de entrega Al realizar su trabajo, el programador deberá apoyarse en su experiencia y conocimiento de la organización del mantenimiento y operatividad de la planta. Necesita estar familiarizado con el equipo de taller a efecto de que pueda asignar equipo sustituto en el caso de que haya dos trabajos simultáneos en los cuales se requiera el mismo equipo. De la misma manera debe tener un buen criterio para disponer una correcta combinación de hombre, material, equipo, máquinas y tiempo.

Hay varias maneras de combinar los distintos elementos del programa donde el programador considere debidamente las distintas combinaciones factibles de las operaciones proyectadas. Se deben tomar decisiones sensatas y bien discutidas para obtener como resultado planos de acción económicos y de bajo costo.

2.3.3.- Métodos de Programación Los métodos de programación estándar generalmente son: Programación diaria, Programación semanal, Métodos gráficos de programación. En primer lugar se debe iniciar con estudio de cargas de trabajo y ordenes pendientes, para elaborar la preparación del programa, una vez concretado se deben de realizar informes sobre el seguimiento del mismo.

1. Estudio de cargas de trabajo y OT pendientes Se necesita cierta anticipación para la preparación de los programas, enumerando el trabajo de rutina como son las actividades de inspecciones y mantenimiento preventivo, trabajos repetitivos autorizados por órdenes permanentes de trabajo y las órdenes pendientes de tareas no rutinarias de importancia, todo esto de acuerdo a su prioridad y disponibilidad de recursos.

En la actualidad la toma de decisiones respecto al desempeño de los sistemas de mantenimiento, constituye indiscutiblemente un aspecto de primer orden a resolver, ya que mediante la garantía del mismo se propicia, no solo la adecuada evaluación y control de la gestión del mantenimiento con vistas a lograr su mejoramiento continuado, sino, además, el logro de una mayor disponibilidad de las capacidades productivas instaladas en la entidad bajo estudio; ya que en la práctica el proceso de toma de decisiones en esta área se dificulta por el hecho de disponerse de una amplia gama de indicadores propuestos al respecto sin una definición clara del grado de importancia de cada uno de ellos a la hora de valorar la influencia de la actividad de mantenimiento en la meta de la organización.

2.3.4.- Sistemas de indicadores de Gestión Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. Para que un indicador de gestión sea útil y efectivo, tiene que cumplir con una serie de características, entre las que destacan:

Relevante: que tenga que ver con los objetivos estratégicos de la organización.

Claramente Definido: que asegure su correcta recopilación y justa comparación.

Fácil de Comprender, Usar y Comparable: que se pueda comparar sus valores entre organizaciones, y en la misma organización a lo largo del tiempo.

Verificable y Costo-Efectivo: que no haya que incurrir en costos excesivos para obtenerlo.

2.4.- DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS Es importante tener bien definido la siguiente terminología para trabajar con la gestión de la programación del mantenimiento:

Indicadores de Gestión: Parámetros numéricos que facilitan la información de un factor crítico que permiten conocer el comportamiento de la gestión para la evaluación del desempeño de las actividades de mantenimiento, al compararse con parámetros previamente establecidos que definan claramente el nivel deseado de desempeño.

Planificación: Consiste en establecer que actividades son las que se van a ejecutar, en base a los planes de mantenimiento estandarizados de los equipos e instalaciones (bien sean dados por el proveedor o elaborados en base a un histórico de fallas) y las inspecciones rutinarias para detectar las necesidades de los equipos.

Programación: Consiste en establecer cuando serán realizadas las actividades anteriormente planificadas, para ellos se priorizan las actividades, dándole relevancia a aquellas consideradas críticas, y la disponibilidad de los recursos (Mano de obra, Herramientas, Repuestos, Tiempo, etc.) Órdenes de Trabajo: Son solicitudes de trabajo generadas cada vez que se contempla que un trabajo de mantenimiento es necesario. Estas son generadas por los inspectores de las áreas a través del sistema SAP de SIDOR, una vez abierta una OT (Orden de Trabajo) debe ser liberada por el responsable o jefe del área para que pueda ser programada.

Falla: Alteración de la aptitud de un bien para cumplir con una función requerida.

Parada: Cesación de la aptitud de un bien para cumplir con una función requerida.

Reparación: Intervención definitiva de mantenimiento correctivo.

Durabilidad: Es considerada como la esperanza de vida de un bien.

Confiabilidad: Aptitud de un bien para cumplir una función requerida en unas condiciones dadas en un tiempo dado.

Mantenimiento Preventivo: Es el mantenimiento que se realiza con el fin de prevenir la ocurrencia de fallas, y mantener en un nivel determinado a los equipos, se conoce como mantenimiento preventivo directo o periódico, por cuanto sus actividades están controladas por el tiempo; se basa en la confiabilidad de los equipos.

Los tipos de mantenimiento analizados son los principales; en la aplicación de estos mantenimientos a los equipos apreciamos que se requiere de una mezcla de ellos, es por esto que hablaremos en los párrafos siguientes de los modelos de mantenimiento que son aplicables a cada uno de los equipos.

Mantenimiento Correctivo: Comprende el mantenimiento que se lleva con el fin de corregir los defectos que se han presentado en el equipo. Se clasifica en:

No planificado: Es el mantenimiento de emergencia. Debe efectuarse con urgencia ya sea por una avería imprevista a reparar lo más pronto posible o por una condición imperativa que hay que satisfacer (problemas de seguridad, de contaminación, de aplicación de normas legales, etc.).

Planificado: Se sabe con antelación qué es lo que debe hacerse, de modo que cuando se pare el equipo para efectuar la reparación, se disponga del personal, repuesto y documentos técnicos necesarios para realizarla correctamente Mantenimiento Predictivo: Este mantenimiento está basado en la inspección para determinar el estado y operatividad de los equipos, mediante el conocimiento de valores de variables que ayudan a descubrir el estado de operatividad; esto se realiza en intervalos regulares para prevenir las fallas o evitar las consecuencias de las mismas.

Para este mantenimiento es necesario identificar las variables físicas (temperatura, presión, vibración, etc.) cuyas variaciones están apareciendo y pueden causar daño al equipo. Es el mantenimiento más técnico y avanzado que requiere de conocimientos analíticos y técnicos y necesita de equipos sofisticados.

Mantenimiento Sistemático: Es el efectuado según el programa establecido de acuerdo con el tiempo de trabajo u otro factor. En este modelo se realizan una serie de tareas sin importar las condiciones del equipo, realizamos una serie de pruebas y ensayos para planificar tareas de mayor importancia, se aplica este modelo a equipos que deben tener tareas constantes de mantenimiento que pueden ser planificadas en el tiempo; sin importar el tiempo que lleve funcionando el equipo.

CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO 3.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN Según el nivel de conocimiento científico al que se espera llegar, se ha formulado el tipo de estudio de acuerdo con el tipo de información que se espera obtener así como el nivel de análisis realizado.

La investigación, según el nivel, es de tipo exploratoria ya que el tema a tratar nunca ha sido estudiado anteriormente, por lo tanto se debe hacer una exploración que arrojen resultados que conlleve a una visión aproximada del objeto de estudio para obtener nuevo datos y elementos que pueden conducir a formular con mayor precisión las preguntas de investigación, referente a las actividades de programación del mantenimiento diario de planta de pellas de SIDOR. Además se considera que el estudio es de campo, debido a que el mismo fue realizado con la percepción directa en las áreas de procesamiento de mineral de hierro.

Según Arias Fidias, 1999:

"La investigación de campo consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurran los hechos, sin manipular o controlar variable alguna" Se puede afirmar que el estudio es evaluativo, ya que la función de este es evaluar de manera crítica y dar recomendaciones y propuestas para la mejora de gestión de la programación diaria del mantenimiento rutinario de planta de pellas SIDOR.

Aplicado, ya que permite la creación de nuevos procedimientos y pasos que se usaran como guía para las actividades que realizan los Programadores y Analistas de Programación y Control.

3.2.- DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN Diseño de la investigación es de campo. Se considera que el estudio es de campo, debido a que el mismo fue realizado con la percepción directa en las áreas de planta de pellas.

Según Arias Fidias, 1999:

"La investigación de campo consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurran los hechos, sin manipular o controlar variable alguna" La investigación, según la maniobra, es de tipo no experimental, debido a que no hubo manipulación alguna de las variables de estudio; además toda la información fue recogida en su contexto natural.

Según Hernández, 1991:

"Se observa el fenómeno tal y como da en su contexto natural; se observan situaciones ya existentes, no provocadas intencionalmente por el investigador" 3.3.- POBLACIÓN Y MUESTRA Población. En el marco del desarrollo conceptual de la metodología de elaboración de Sistemas de Indicadores de gestión de Programación de mantenimiento, se define el universo como los procesos de la gestión de planificación estratégica del mantenimiento a nivel SIDOR.

Muestra. Bajo los intereses específicos del diseño de la metodología, se establece como prioridad del departamento de Programación de Mantenimiento. Por lo tanto la muestra queda definida como la gestión de programación de mantenimiento rutinario en la Planta de Pellas de SIDOR. La cual será la base estructural para el diseño de la metodología de trabajo. La naturaleza de la muestra es carácter cualitativo.

3.4.- TÉCNICAS E INSTRUMENTACIÓN PARA LA RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN La información fue recopilada de manera directa, de tal forma de poder observar todo lo referente al proceso actual en que se desempeñan las actividades de programación diaria del mantenimiento rutinario de planta de Pellas, empleándose como instrumento de recolección de información, la entrevista personal, sistematizándose la información por medio de diagramas y tablas.

Se utiliza el análisis cualitativo, en el cual, se estudia la calidad de las actividades, relaciones, asuntos, medios, materiales o instrumentos en una determinada situación o problema de investigación. Procurando realizar una investigación holística en donde se analiza exhaustivamente y con sumo detalle una actividad en particular.

Este análisis permite lograr con precisión y confiabilidad las cualidades que se consideran importantes para la investigación. Se realiza de manera verbal. Las técnicas empleadas para la recolección de la información y compilación de datos son los siguientes

3.5.1.- Observación directa La información recopilada se obtuvo mediante la observación del proceso de elaboración de la programación de mantenimiento rutinario de la planta de pellas.

3.5.2.- Entrevistas Las entrevistas realizadas fueron de carácter personal, a los trabajadores involucrados, directa e indirectamente en el proceso de la elaboración de la programación de mantenimiento rutinario y de tipo no estructurada, lo que permitió realizar preguntas abiertas que ampliaron y confirmaron la información obtenida a través de la observación directa.

3.5.3.- Materiales • Cámara Digital.

• Cuaderno.

• Carpetas.

• Lápiz y bolígrafo • Hojas • Servicio de computador.

3.5.4.- Documentación Libros asociados a los sistemas de gestión de mantenimiento, Planificación y Programación y el manejo de personal.

Internet e Intranet SIDOR.

Documentos oficiales y Prácticas de gestión de mantenimiento de Paradas de Planta.

3.5.5.- Software Software procesadores de texto. (Word, Excel, Project, entre otros) Software para el diseño de la programación. (Project 2008)

3.6.- PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOLECCIÓN, ANÁLISIS Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 1. Investigar por medio de revisión bibliográfica, estudios previos y experiencia consultora, sobre:

a. Metodologías de diseño de sistemas de indicadores de gestión b. Gestión de Programación de Mantenimiento.

2. Estudiar, cotejar y analizar las metodologías de diseño de indicadores investigadas.

3. Especificar los conceptos a considerar para el desarrollo exitoso de la planificación del mantenimiento y cuáles son los indicadores de gestión recomendados, según la teoría.

4. Seleccionar aquellas metodologías que mejor se adapten a las necesidades de la programación de mantenimiento.

5. Establecer qué pasos de las metodologías seleccionadas aplicar para definir los indicadores de gestión de la programación de mantenimiento rutinario.

6. Analizar los procedimientos de trabajo actual de la programación de mantenimiento Rutinario en Planta de Pellas SIDOR.

7. Revisar toda la documentación existente sobre las actividades de programación de mantenimiento en SIDOR.

8. Recopilar toda la información sobre los procedimientos actuales usados para el seguimiento del mantenimiento rutinario. Tomando en cuenta:

a. Distribución del recurso. b. Programa Semanal.

c. Informe de gestión Semanal.

d. Procedimiento y formatos para la recaudación de la información. e. Indicadores de gestión actuales.

9. Analizar la situación actual de programación de mantenimiento rutinario de Planta de Pellas SIDOR evaluando la aplicación de los principios de planificación y programación del mantenimiento.

10. Elaborar diagramas de flujo para los procesos de la programación de mantenimiento rutinario con seguimiento a la información.

11. Formular de acuerdo a la investigación anterior y en conjunto con el Analista de programación y control, la misión, visión, y objetivos del departamento programación de mantenimiento.

12. Revisar con el Coordinador de Programación y realizar las modificaciones en caso de ser necesarias.

13. Elaborar el diagrama PEPSP (proveedor, entrada, proceso, salida, cliente) para definir qué variables influyen en cada aspecto de la programación del mantenimiento rutinario de Planta de Pellas SIDOR.

14. Establecer los criterios de ponderación y jerarquizar las variables que influyen en los procesos de la programación de mantenimientos rutinarios con el método AHP de Saaty.

15. Analizar cada variable en base a la jerarquía de prioridades obtenida.

16. Definir los indicadores de gestión para el control de las variables y elaborar los perfiles de los indicadores.

17. Investigar qué análisis estadísticos pueden ser aplicados para los datos históricos de los indicadores usados actualmente en planta de Pellas.

18. Realizar los cálculos estadísticos necesarios para establecer los parámetros de evaluación de los indicadores, diseñados con la información proporcionada por la investigación bibliográfica sobre indicadores de gestión de programación de mantenimiento y los datos reales arrojados en el año 2010 de los indicadores actuales de programación de mantenimiento rutinario.

19. Revisar con el Coordinador de Programación y realizar las modificaciones en caso de ser necesarias.

20. Diseñar una propuesta del Sistema de Indicadores para la programación de mantenimiento rutinario para la gerencia de Pre- reducidos en base al estudio previo en Planta de Pellas SIDOR 21. Realizar una presentación a los Coordinadores de Programación de Mantenimiento de las distintas gerencias de SIDOR con los resultados de la propuesta del sistema de indicadores diseñados para el departamento de programación de mantenimiento de planta de Pellas y como obtener los parámetros de control reales para cada planta.

22. Revisar con los coordinadores de programación de las gerencias de SIDOR los procedimientos utilizados y realizar modificaciones a la propuesta en caso de ser necesario.

23. Realizar un diseño conceptual de los procedimientos y mecanismos de control y seguimiento de información para la programación de mantenimiento rutinario.

24. Establecer estrategias para el mayor aprovechamiento de la información e interpretación de los indicadores.

25. Estructurar un diseño conceptual de la metodología de formulación de sistemas de indicadores y parámetros de control.

26. Elaboración de Conclusiones y Recomendaciones.

27. Entrega y correcciones del informe final.

28. Presentación oral del Trabajo de Grado.

La duración en la ejecución de cada una de las actividades dependerá de la disponibilidad de los funcionarios involucrados en cada uno de los departamentos considerados.

El tiempo de estadía en planta inicio el nueve de agosto de 2010, durante un periodo de 16 semanas, culminando la estadía en planta el 26 de noviembre de 2010.

3.7.- PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. Una vez establecidos los objetivos se llevará a cabo la recolección de datos, el procesamiento y análisis de la información, según los pasos establecidos para el análisis de los indicadores de gestión para la programación de mantenimiento rutinario. Se seleccionará, evaluarán y verificará la información relevante en conjunto con los programadores y analistas de programación y control mediante la percepción, y a partir de ella se presentaron las conclusiones y recomendaciones pertinentes.

Para la creación de los parámetros de evaluación de los indicadores, serán tomados los datos de la gestión de la programación de mantenimientos rutinarios en Planta de Pellas del año 2010. Los datos serán tabulados de manera mecánica en hojas de cálculo en Excel.

3.8.- ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Los análisis se realizaron según cada uno de los objetivos específicos, basados en técnicas de medida: cuantitativas y cualitativas que tienen por objeto elaborar y procesar datos relevantes.

El análisis de la información será efectuado de modo evaluativo, utilizando técnicas analíticas lógicas, para la selección de los pasos a utilizar de las metodologías existentes de creación de indicadores. Por medio de la metodología de evaluación multi-criterio, AHP de Saaty para la ponderación de las variables influyentes en la programación de mantenimientos rutinarios, y por último serán efectuados procedimientos de análisis estadísticos básicos para la definición de los parámetros de evaluación de los indicadores consolidados.

Relacionado con esto Tamayo y Tamayo (2002) establece: "Los datos tienen su significado únicamente en función de las interpretaciones que les da el investigador. De nada servirá una abundante información si no se somete a un adecuado tratamiento analítico; para esto pueden utilizase técnicas lógicas y estadísticas".

CAPITULO IV

Diagnósticos y resultados

4.1.- ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN TEÓRICA. El primer paso para el diagnóstico de la situación actual, fue el análisis de la documentación obtenida de las investigaciones sobre metodologías existentes para implementación de sistemas de indicadores, y deducir cuales pasos que aplican para el diseño de la Nueva Metodología tomando en cuenta los requerimientos de Programación de Mantenimiento.

4.1.1.- Metodologías existentes para elaboración de sistemas de indicadores. Entre todas las metodologías estudiadas se analizaron dos, que se consideraron más completas y explicitas para la creación de indicadores de gestión. Estas son las siguientes:

1. Norma Española UNE 66175: Sistemas de gestión de calidad. Guía para la implantación de sistemas de indicadores. El proceso de elaboración de indicadores de esta guía es muy completo en cuanto a la elaboración de los perfiles de los indicadores. El proceso de selección de indicadores está basado en análisis netamente cualitativos, en base al desarrollo de planes de actuación para el logro de los objetivos.

2. Metodología para la construcción de los indicadores de gestión del plan operativo 2005. UNET. Modelo del IVEPLAN (Instituto Venezolano de Planificación). Este modelo muestra un análisis cualitativo-cuantitativo, empleando métodos multi-criterio para la elaboración de los índices de gestión, a través del estudio de las variables que influyen directa e indirectamente en la gestión, definir las prioridades y generar indicadores para cada variable.

Las metodologías seleccionadas son las que mejor se adaptan a la data que maneja programación de mantenimiento. Se combinaran aspectos de ambos métodos para el diseño de la Nueva metodología.

Para el estudio de las variables se empleara una combinación de los análisis cualitativos-cuantitativos del modelo presentado por el IVEPLAN y el Método Analítico Jerárquico (AHP) de Thomas Saaty, utilizando el modelo cuantitativo para la ponderación de los criterios de evaluación de las variables y el modelo cualitativo para la jerarquización final de las variables.

Así se definieron los lineamientos para la definición del modelo a proponer, mediante el siguiente procedimiento para la obtención de los indicadores de gestión de programación de mantenimiento:

• Paso 1. Definición y diagnóstico de la situación actual • Paso 2. Definición de misión, visión, objetivos e identificación de la unidad de estudio.

• Paso 3. Selección y definición de las variables que se deben monitorear para el logro de los objetivos y los criterios con los que se evaluaran las variables.

• Paso 4. Jerarquización de las variables y estudio de las mismas.

• Paso 5. Definición del sistema de indicadores para el control de las variables.

Estos pasos serán ejecutados en función de la Planta de Pellas, tomando en cuenta sus necesidades, una vez implementados en ella, se buscara globalizar estos pasos en función de diseñar una nueva metodología que podrá ser implementada en todas las plantas de SIDOR y así obtener parámetros de desempeño de los indicadores de gestión definidos para cada planta.

4.2.- PROCEDIMIENTOS DE ANÁLISIS PARA EL DISEÑO DE LA METODOLOGÍA

4.2.1.- Paso 1: Definición y diagnóstico de la situación actual de programación de mantenimiento En el capítulo II del informe se establece todo el marco conceptual sobre la programación de mantenimiento. De acuerdo con esa investigación, se procede a continuación a realizar una descripción y diagnóstico de la situación actual de la Programación de Mantenimiento en la gerencia de Pre-Reducidos.

Empezando con una revisión general de la documentación actual de programación, descripción de los procedimientos y formatos empleados y por último el análisis de los principios de la planificación y programación de mantenimiento.

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