Diseño de un sistema de control de gestión de la producción de caña de azúcar

RESUMEN:

En este trabajo se describe la metodología para la implementación de un Sistema de Control de Gestión de la Producción de caña de azúcar en la Unidad Básica de Producción Cooperativa "El Encanto" perteneciente a la Empresa Azucarera "América Libre".

Se valora la factibilidad de dicho procedimiento para mejorar la eficacia y eficiencia del proceso, facilitar, a los directivos, el proceso de toma de decisiones, conjugar las orientaciones operativas(a corto plazo) y estratégicas (a largo plazo) y proporcionar información normalizada y sistematizada, en tiempo oportuno y con la periodicidad adecuada.

ABSTRACT:

In this work the methodology is described for the implementation of a System of Control of Administration of the sugar cane Production in the Basic Unit of Cooperative Production "The Charm" belonging to the Sugar Company "Free America."

The feasibility of this procedure is valued to improve the effectiveness and efficiency of the process, to facilitate, to the directives, the process of taking of decisions, to conjugate the orientations operativas(a short term) and strategic (long term) and to provide standard and systematized information, in opportune time and with the appropriate rhythm.

INTRODUCCIÓN:

Solo el hombre es capaz de crear nuevas técnicas, dominar tecnologías existentes, desarrollar riquezas, aportar ideas, planificar y organizar soluciones para los problemas generados por el acelerado desarrollo del mundo industrial. Actualmente el número de empresas que consideran que deben mejorar su sistema su sistema de producción es bastante elevado, estas mejoras van encaminadas generalmente hacia los recursos necesarios para obtener un determinado producto o servicio, y solo muy pocas de ellas consideran que a la par de mejorar los factores elementales (input: materias primas, materiales, mano de obra, energía y tecnología), deben mejorarse los factores dispositivos (planificación y control), lo que implica la introducción de sistemas avanzados de gestión de producción lo que permite a la empresa prestar un mejor nivel de servicio a los clientes, tener un mayor control de las operaciones en planta, mejorar la efectividad de la administración y otras ventajas relacionadas con los costos y la calidad de la producción.

La planificación y control es uno de los problemas a los que se enfrentan las empresas en sus esfuerzos por ser más productivas. Una mala programación y control puede provocar grandes problemas de tiempo de entrega, inventario y en general de una presión sobre la operación.

Por la imperiosa necesidad de las empresas cubanas de obtener una producción cada vez mejor con una eficiencia relevante como la vía de solución a las dificultades de la economía del país y a la inversión en el mercado internacional. Se requiere de un alto grado de Competitividad que se alcanzaría con la implementación de programas de mejora.

El éxito del programa de mejora depende de una formación y una implantación llevadas a cabo de un modo serio y metódico. El verdadero grado de avance en un programa permanente de mejoramiento de productividad se refleja en una reducción de errores, pues con ellos mejoran los procesos y en la generación de mayor calidad de trabajo por parte del personal. La organización del proceso productivo como factor inhibidor de la productividad requiere que se cuente con la forma de establecer el diagnostico de estado actual.

El control de gestión requiere de una interpretación amplia en torno a los elementos básicos que intervienen en el proceso, por un lado se tiene que el control parte de un objetivo definido dentro de parámetros de alcance de logros, y por el otro, el control exige técnicas específicas para llevarlo a cabo de una manera efectiva dentro de un contexto organizacional concreto. Lo primero lo define un determinado marco de planificación y lo segundo la sistematización operativa del control. El presente trabajo describe las características generales del proceso de planificación estratégica como marco elegido para relacionar el control de gestión, para ello se explicará brevemente su significado conceptual y su proceso básico de aplicación y se estudiará lo que es el sistema integrado de control, y muy específicamente el control de gestión como instrumento racionalizador de las metas trazadas.

Tema: Diseño de un Sistema de Control de Gestión de la Producción de caña de azúcar en la UBPC "El Encanto".

Problema: La inexistencia de un sistema de control de gestión de la producción de caña de azúcar en la UBPC "El Encanto" incide negativamente en la eficiencia y eficacia del proceso.

Hipótesis: La aplicación de un sistema de control de gestión de producción, permitirá la obtención de volúmenes de producción en cantidad, calidad y costos que mejorará la eficiencia y eficacia del proceso.

Objetivo general: Diseñar un sistema de control de de gestión de la producción de caña de azúcar en la UBPC "El Encanto".

Objetivos específicos:

1. Caracterización de los procesos productivos.

2. Diagnosticar situación problémica.

3. Determinación de las causas y proponer soluciones.

Herramientas: Análisis y síntesis de la información obtenida de la revisión de literaturas actualizadas, entrevistas, observación directa, encuestas y otros.

MATERIALES Y MÉTODOS:

1.- Planificación y control.

Dentro del proceso administrativo, la planeación constituye punto inicial de la acción directiva ya que supone un establecimiento de objetivos y los cursos de acción para lograrlo. Este logro depende en gran medida del grado de conocimiento de las variables del entorno organizacional. La planificación requiere de un proceso de toma de decisiones cuyos resultados implicarán una adecuación reguladora de las acciones operativas a aplicar para la consecución de las metas previstas, esto es, qué tipo de estructura organizacional se adaptará a la estrategia intentada, qué personal se asignará para ello, qué tipo de tecnología se necesitará, qué tipo de recursos se utilizarán y qué clase de controles se aplicarán para la producción de bienes o servicios. Esta visión integradora hace que la planificación sea entendida como un sistema compuesto por procesos capaces de diseñar, regular y evaluar la eficacia del mismo.

Planificar es, por lo tanto, un proceso mediante el cual los actores involucrados estudian el entorno interno y externo de la organización, bajo principios filosóficos que guiarán el cumplimiento de unos objetivos por medio de estrategias intentadas, en concordancia con las especificaciones del sistema social, tecnológico, administrativo, financiero, productivo y cultural.

1.1- La planificación estratégica.

La planificación estratégica dentro del ámbito organizacional público y privado, ha tenido dos enfoques básicos que permiten conocer sus aplicaciones más comunes, en una primera instancia, el enfoque utilizado ampliamente en el ámbito público denominado estratégico situacional desarrollado por Carlos Matus, plantea una singular concepción acerca del proceso de planificación, de hecho, la define como "el cálculo que precede y preside la acción en la coyuntura" de quien gobierna en un mundo de situaciones y conflictos provenientes de los actores involucrados en la misma realidad en que ciertos problemas específicos ocurren. Para Matus, el proceso planificativo se define por cuatro momentos basados inicialmente en una explicación de lo situacional o problema (momento explicativo situacional), a fin de construir su direccionalidad normativa específica (momento normativo) que requiere viabilidad (momento estratégico) en un cálculo que precede y preside la acción (momento táctico operacional).

En una segunda instancia más empresarial, autores como Ackoff, Porter y Steiner (2001), destacaron en la interpretación y desarrollo del llamado modelo estratégico corporativo, el cual plantea que el ejercicio planificativo se centra en los supuestos que la organización constituye una corporación en intenso intercambio con su ambiente o entorno, donde participan actores o competidores con capacidad de desequilibrar o potenciar las estrategias basadas en las fortalezas y debilidades que estas puedan tener en un medio complejo y dinámico.

En este proceso la acción planificadora se centra en un primer nivel llamado corporativo, en donde a partir del análisis de entorno y el análisis interno, se desarrolla la filosofía institucional, en un segundo nivel llamado funcional, se desarrollan los planes funcionales caracterizados por su detalle en la configuración de los objetivos y metas tácticas a ejecutar por la organización a través de los programas y proyectos, y por último, un nivel denominado operacional basado en la ejecución de los programas por medio de los planes operativos con su vinculación respectiva al presupuesto.

En síntesis, la planificación estratégica según Serna (2000) constituye "el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro (pág. 17). La anterior definición precisa tres premisas esenciales en la comprensión del concepto: una primera donde ubica al proceso de planificación estratégica como acción de agentes decisorios mayormente ubicados en el nivel estratégico e interrelacionados con los niveles coordinativos y operativos. Una segunda premisa la cual ubica a la planificación estratégica como una actividad donde la abstracción de la realidad interna y externa de la organización, impulsa la elaboración de un tercer elemento basado en el desarrollo de futuros deseables y posibles, a fin de avizorar en perspectiva, las oportunidades de un entorno lleno de incertidumbres. Estas apreciaciones hacen de la planificación estratégica un sistema metodológico estructurado por procesos técnicos e instrumentales explicados sucintamente en los párrafos subsiguientes.

1.2- El proceso de planificación estratégica.

La planificación estratégica como sistema, contiene un determinado número de procesos que hacen de ella una actividad dinámica, flexible y continua. Esta complejidad no viene dada por las dificultades propias del proceso en torno a la aplicación de sus métodos y técnicas, sino más bien corresponde a la dinámica de la realidad que desborda los más elaborados análisis del entorno y hacen de esta, un instrumento racionalizador de las aspiraciones organizacionales en un mundo de incertidumbres constantes.

La planificación estratégica asume un rol importante en la construcción de escenarios factibles dentro de cierta certidumbre esperada, para ello, establece un conjunto de procesos integrados capaces de sistematizar acciones que permitan lograr dentro de un contexto específico, objetivos y metas productivas

1.2.1- Valores corporativos.

La organización como sistema social, contiene relaciones sociales que identifican a los individuos y definen las características axiológicas de las instituciones, la cultura, como elemento principal de dicho proceso, constituye el eslabón inicial donde se define la filosofía organizacional que guiará la visión, misión y objetivos corporativos. Para Shein (2000), la cultura está constituida por aquellas soluciones a los problemas internos y externos que han sido tratados por un grupo y que sirven para enseñar a los nuevos miembros la vía correcta de percibir, pensar y sentir en relación con esos problemas.

Para Diez de Castro(2000), la cultura está definida por tres factores básicos: factores de personalidad, factores simbólicos y factores de comunicación Los factores de personalidad lo constituyen los valores, actitudes, creencias, etc. Los factores simbólicos se encuentran, entre otros, las historias, los ritos, los héroes y mitos. En torno a los factores de comunicación se tienen: el lenguaje, las metáforas y el mensaje de los sitios físicos. (Pág. 46).

Los valores constituyen los principios ideales que sirven de guía a los miembros de la organización para basar sus juicios y guiar su conducta y, por ende, la orientación básica de la organización. Esta filosofía cultural será el marco de referencia donde los individuos, los grupos y la organización total, regirán sus acciones dentro de una determinada escala de valores. Para la realización de dicha escala de valores, la matriz axiológica propuesta por Serna constituye una guía válida para la definición de la misma.

Una matriz axiológica cumple los siguientes requisitos:

a. Definir los valores y principios corporativos (honestidad, respeto, rentabilidad justa, etc.)

b. Posterior a ello deben identificarse los grupos de interés de la organización.

Un grupo de interés son aquellas personas o instituciones con las cuales interactúa la entidad en la consecución de sus objetivos y metas primordiales (El Estado, la HYPERLINK

"http://www.monografias.com/trabajos35/sociedad/sociedad"sociedad, el cliente, el accionista, etc.)

c. Luego de realizar los puntos anteriores, se procede a elaborar la matriz propiamente dicha. En una tabla de doble entrada, por un lado se colocan horizontalmente los grupos de interés, y del lado vertical los principios o valores previamente definidos, el resultado de la combinación de ambas, definirán los principios corporativos a regir en toda la organización.

1.3- El diagnóstico estratégico.

El diagnóstico estratégico consiste en el análisis de los procesos internos con su relación con el entorno global. En el ámbito interno, la planificación estratégica intenta conocer la cultura corporativa presente en la organización. La cultura corporativa representa la unión con la estrategia para el fortalecimiento institucional. Una cultura corporativa por lo general, considera los siguientes elementos de estudio:

a. Los fundadores: Las primeras intenciones o valores promulgados por los sujetos que inician el proyecto de creación de una organización, inciden significativamente en la formación de valores, ritos y creencias que marcarán el destino de la misma.

b. El estilo de dirección: Representa la manera como los niveles directivos altos, llevan a la práctica sus decisiones, procesos de comunicación y el estilo de liderazgo.

c. Los valores: La comunicación y transmisión de los valores organizacionales son de vital importancia para el mantenimiento de una cultura corporativa, ya que orienta a la consolidación de una identidad propia capaz de guiar las acciones directivas dentro de un mundo axiológico claro y definido.

d. El grado de autonomía: Refiere en qué medida el grado de responsabilidad, independencia y creatividad permitida, ayudan a determinar un tipo de participación e interés por parte de los demás miembros de la organización en mejorar o potenciar los procesos de trabajo claves para el éxito de la misma.

e. La estructura organizacional: De acuerdo al diseño organizacional con que se cuente, la cultura se manifestará a partir del grado de centralismo, normalización, interacción, comunicación y sinergia, en la realidad cultural diaria de los miembros de la organización.

f. Sistema de recompensas, reconocimientos y sanciones: La manera como se evalúe, se reconozca y se sancione, detectará una determinada cultura. La motivación determina un cierto grado de comportamiento humano y compromiso que puedan caracterizar a cada institución.

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