La Globalización de la Factura Electrónica

Introducción

El modelo de la factura electrónica es una transacción electrónica que se esta empleando en algunos países de américa, Europa, Asia y áfrica.

Esta transacción electrónica es una de las operaciones que se realiza al final de un proceso de Business to Business (B2B) en donde se intercambia documentos electrónicos en formatos como EDI (Electronic Data Interchange) , XML (eXtensible Marckup Languaje).

La factura como un documento fiscalmente valido empieza a tener una expectativa de uso en los diferentes países, impulsado por las agencias tributarias con la visión de tener una mejor recaudación de impuesto y eliminar la defraudación fiscal.

Las agencias tributarias están empezando a regular este tipo de operaciones con los contribuyentes en donde se utiliza la firma electrónica conjuntamente con el certificado de sello digital, lo que permite garantizar la autenticidad del emisor.

La OCDE en su marco regulatorio esta dando seguimiento a los países que han implementado la facturación electrónica, en donde vemos algunos casos de éxito como es México, Chile y Brasil quienes son los que han impulsado su adopción.

Tendencias

La factura electrónica ha mostrado los benéficos que se obtienen en su proceso de implementación, el inicio de su adopción empieza como una modelo opcional en donde después de algunas iniciativas en los diferentes sectores empiezan a tomar un gran impulso en su uso, en donde se percibe que los grandes receptores de facturas, empiezan a realizar pruebas piloto como sus proveedores para posteriormente tomar una mayor fuerza, para empezar a solicitar como una obligación, para que sus proveedores se integren en su adopción.

Los sectores que mayor número de proveedores tienen los encontramos en el sector del Retail en donde encontramos a las grandes de autoservicio que tienen en promedio entre mil a tres mil proveedores, que si se multiplica el número de facturas que deben de procesar para el pago. Normalmente tienen volúmenes mensuales desde 30 mil facturas por mes hasta 90 mil facturas.

El sector automotriz es otro de los grandes receptores que tienen un volumen importante de proveedores.

Lo que encontramos en el modelo de la factura electrónica básicamente consiste en el proceso de integración en donde encontramos los puntos estándar que se utilizan en su integración, por ejemplo el formato electrónico, la seguridad a utilizar. Que son el común denominador en el proceso de la factura electrónica.

En algunos países el uso es opcional y en otros después de utilizarlo en esta modalidad las agencias tributarias requieren que sea obligatorio.

En donde las iniciativas que realizan varia de acuerdo a la estrategia de incorporación, por ejemplo, algunos países realizan las siguiente combinaciones:

• De acuerdo al volumen de facturas emitidas por mes (de mayor a menor)

• Por sectores, por ejemplo el sector de alimentos, los de bebidas, los del sector salud, por sectores como pueden ser abogados, dentistas, etcétera.

• Por ingresos de los contribuyentes.

Otro de los aspectos que se definen en el uso de la factura electrónica, es que debe de existir una regulación inicial de comercio electrónico para sustentar este tipo de transacciones, continuando con un marco regulatorio de firma electrónica y certificado de sello digital. Para posteriormente integrarlo a su modelo de recaudación de impuestos.

• Firma Electrónica

El uso de la firma electrónica es uno de los pilares fundamentales para comenzar a utilizar la factura electrónica, ya que es el mecanismo de seguridad que se empleara en el documento electrónico mismo que le dará la validez fiscal al documento, que trae consigo la responsabilidad de derechos y obligaciones para personas o compañías.

• Formato electrónico

La regulación de la factura electrónica en los países que tienen una mayor penetración en este tipo de transacciones electrónicas empiezan a utilizar los formatos electrónicos que les permiten transformar un documento en papel a un formato electrónico, como es el caso del estándar EDI que puede emplearse en formato de EDIFACT o ANSI X-12, mismo que tienen ya estas transacciones electrónicas como son:

• Invoic (Factura en Edifact)

• 810 Invoice (Factura en ANSI X-12)

O bien, utilizan el formato XML (eXtensible Marckup Languaje) que definen las etiquetas y uso de XSD para validar el formato electrónico. Con la codificación UTF-8 en la sección del encoding para los caracteres acentuados.

En el caso de España la regulación es muy flexible en este sentido y desde su inicio solo solicito que la factura electrónica pudiera estar en cualquier formato, pero siempre debería de utilizar una firma electrónica ligada con un certificado de sello digital que debería de ser emitido por una agencia certificadora de firma electrónica.

Lo que ha llevado a muchas empresas receptoras de facturas a tener diferentes soluciones para interpretar e incorporar las facturas a su proceso de recepción.

En 2013 en España están comenzado a migrar sus formatos electrónicos, a formatos en XML, definidos por el Ministerio de Hacienda, en donde se propone la facturae en un formato más estándar para ser interpretado e integrado a los sistema de recepción y validación.

Para 2014 en España el gobierno les solicitará a cualquier proveedor que le venda al gobierno a utilizar la facturae, en donde también se esta considerando tener un servidor central para la recepción de las facturas electrónica y de ahí distribuirlas a las diferentes dependencias del gobierno, en donde se contara a partir de la recepción de este repositorio central la fecha de recepción que contará a partir de plazo que tengan para su pago.

Que otros punto encontramos en la factura electrónica en el mundo. Las agencias tributarias en alguna ocasiones y muy particularmente en américa solicitan que antes de generar el documento electrónico se obtenga un número de aprobación para la emisión de los comprobantes que muchas veces están asociados un folio interno que lo identifica para determinar el tipo de comprobante como puede ser factura, notas de crédito o debito.

Para solicitar este folio de referencia que en ocasiones sustituye al folio de la factura existen 3 modelos que se emplean a nivel global:

Uso de intermediarios

Existe una entidad certificada por la agencia tributaria (servicios de particulares), que deben de cumplir con determinados requerimientos de infraestructura y auditoria para timbrar (aplicar el folio fiscal) que le dará la validez fiscal al documento para regresarlo al emisor y lo integre en la factura electrónica.

Los intermediarios normalmente cobran por este servicio que varia de acuerdo al número de facturas que timbran, para posteriormente enviar a las agencias tributarias.

Lo que se percibe en este modelo, es que los contribuyente no están muy satisfechos con este tipo de servicios ya que tienen costos por facturas y los intermediarios regulan el mercado de los precios de los timbres

Para la comunicación con estos intermediarios normalmente reciben un archivo en XML, TXT con los datos de la factura y la información del certificado de sello digital, para posteriormente por medio de web Services recibir la información, y por la misma comunicación regresan la factura con el timbre integrado. Los países en donde funciona este servicio es en México y Guatemala.

Conexión con la agencia tributaria

Por otra parte existe otro modelo en donde no necesariamente se utiliza a un tercero para la obtención del folio de la factura y este es mediante la comunicación en línea con las agencias tributarias, quienes reciben la factura en el formato XML con el certificado de sello digital a través de un Web Services, validan la información e integran el folio fiscal para que pueda ser integrado en la factura electrónica.

Esta comunicación se puede realizar de manera síncrona (en el mismo momento se realiza el proceso) y/o asíncrona (se programa un tiempo para posteriormente realizar la comunicación y obtener el folio).

Estos modelos de comunicación, ya sea utilizando a un intermediario o directamente por la agencias tributarias, la comunicación se realiza por medio de internet y el tiempo de respuesta es de segundo (menos de 2 segundos). Este modelo comparado con el anterior genera más confianza a los emisores así como un mayor grado de aceptación en los contribuyentes. Algunos ejemplos son Brasil, Argentina, Ecuador, y posiblemente se incorporen más países a este modelo.

Solicitud de folios previos

Es común encontrar también que antes de la emisión de la factura electrónica se solicite a las agencias tributarias un rango de folios a utilizar y que se emplean directamente por las empresas al momento de generar la factura, sin la necesidad de tener una comunicación previa, ni con ningún intermediario, ni con la agencia tributaria. Sin embargo, si es necesario realizar posteriormente un reporte con los folios utilizados a la agencia tributaria.

Caso de contingencia

Algunos otros países que están timbrado en línea las facturas de sus contribuyentes en ocasiones les permiten obtener folios a utilizar solo en caso de contingencia en el servicio de timbrado por las agencias tributarias, que podrán utilizar en caso que los servicios no respondan al contribuyente. En estos casos son folios diferentes y se solicitan previamente y posteriormente son reportarlos a la agencia tributaria.

Folios internos

En algunos países no se requieren enviar las facturas en el momento de la generación y solo solicitan que tengan un formato definido por la agencias tributaria y se emplea un certificado de sello digital.

Encriptación

La seguridad es uno de los puntos más importantes en el proceso de la emisión de la factura electrónica para lo cuál se define una combinación de mecanismos de seguridad con los algoritmos de criptografía que se definen por la agencias tributarias, en donde es común que se solicite un algoritmo de reducción criptográfico de 128 bits. (MD5, SHA1, RSA….)

Como se puede apreciar cada país puede definir su proceso de integración de la factura electrónica pero siempre vamos a encontrar puntos similares en este proceso que es:

• Utilizar una firma electrónica que esta vinculado con un certificado de sello digital (autenticidad)

• Formato electrónico a emplear en la factura (XML, EDI, TXT)

• Conexión con la agencia tributaria (intermediarios o de manera directa)

• Encriptación (seguridad)

¿Cuales son las alternativas para realizar la factura electrónica?

Uno de los factores importantes en la creación de la factura electrónica es integrar los nuevos requerimientos tecnológicos, que son indispensables para realizar la emisión de este tipo de comprobantes. Ya que ahora se emplean temas de seguridad, encriptación, formatos electrónicos que anteriormente el área de contabilidad solo utilizaba un papel y agregaba los datos del emisor, receptor, conceptos e impuestos.

El reto del departamento de contabilidad ahora tiene que asimilar y controlar este puntos importantes que a simple vista no podrán diferenciarse si la factura es correcta en su formación o tienen algún error.

Para empezar a utilizar la factura electrónica existen diferentes modelos que se pueden emplear y que vemos a lo largo de los países que lo han implementado las siguientes alternativas que se ofrecen en el mercado y que tienen las siguiente características:

Empresas que tiene su sistema contable

Existen alguna compañías que ofrecen software adicional que se les venden a las empresas y que se instala de manera local en las empresas.

Software local

El uso de este software lo que realiza es una interfaz con el sistema de contabilidad para recibir los datos de la factura.

En el software se carga el certificado de sello digital y se realizar un mapea de transformación de datos, es decir se deben de saber los datos y campos de la factura, que el software extraerá y posteriormente transformara al formato requerido por la agencia tributaria y empleará el certificado de sello digital para enviar a la agencia tributaria o bien al tercero para la obtención del folio.

Este software lo que realiza es la transformación, resguardo e impresión de la factura.

Características

• EL software se instala en la empresa

• La transformación de la información se realiza en la compañía

• Se debe de invertir en la licencia del software y en un equipo de computo con las características que indique el vendedor de software.

• La comunicación y resguardo de la información se realiza en la empresa.

• Tiene un costo el software y normalmente un costo de mantenimiento anual.

• El certificado de sello digital y las claves privadas se mantienen en la empresa (mayor seguridad)

Software como un servicio (SAAS)

Otra de las soluciones que se utilizan es que en la compañía es utilizar los servicios de un tercero que tienen el software de factura electrónica en los servidores de la empresa, que ofrece el servicio, en donde se emplea una conexión a internet para la transferencia del archivo previamente definido, para que ellos realicen el proceso de transformación, comunicación, encriptación y envío con la agencia tributaria o con los clientes.

En este modelo de la renta del software como un servicio las compañías que los contratan le deben de enviar el certificado de sello digital y la correspondiente clave publica y privada del certificado para que la empresa que ofrece el servicio realice la transformación de la información a nombre de su cliente.

Características

• EL software lo proporciona en el servidor de la empresa que ofrece el servicio (costo de alta y costo por factura generada)

• La transformación de la información se realiza fuera de su empresa en las instalaciones del proveedor

• No se invierte en software y/o en un equipo de computo.

• El certificado de sello digital y las claves privadas se envían al tercero quien es el responsable de la administración

• Se requiere una conexión a internet y una conexión vía web Services o AS2.

Portal Web tercero

Otros de las alternativas que existen, es que hay algunas compañías que mediante un usuario y un pasword se accede a una página de internet, en donde el contribuyente captura de manera manual la información de las facturas y en el portal web se realiza la transformación, encriptación y generación de la factura electrónica.

Este servicio es muy manual y se requiere que se envíe previamente el certificado de sello digital que se administrará en la web en los servicios del tercero.

Características

• EL software lo proporciona la empresa que ofrece el servicio (costo de alta y costo por factura generada)

• La transformación de la información se realiza fuera de su empresa en las instalaciones del proveedor

• No se invierte en software y/o en un equipo de computo.

• El certificado de sello digital y las claves privadas se envían al tercero quien es el responsable de la administración

• Se requiere una conexión a internet y un browser.

Existe también algunas agencias tributarias que también ofrecen este servicio sin costo a sus usuarios.

Facturación a nombre de un tercero

Otra de las alternativas que existen en el mercado y que es muy común, sobre todo el Europa, es contratar a una empresa que se encarga de gestionar todo el proceso a nombre de la empresa que requiere el servicio y ellos gestionan todo el proceso incluyendo el certificado de sello digital y generan la factura a nombre de sus clientes.

Características

• EL software lo proporciona la empresa que ofrece el servicio (costo de alta y costo por factura generada)

• La transformación de la información se realiza fuera de su empresa en las instalaciones del proveedor

• No se invierte en software y/o en un equipo de computo.

ERP

Otra de las características que se encuentra, sobre todo en empresas de alto volumen de facturas o que cuentan con un ERP, es realizar la configuración en el mismo sistema para la emisión de las facturas, mismas que les permite generar e formato electrónico, resguardo del certificado de sello digital, la impresión, almacenamiento de las facturas y la conexión con los terceros o las agencias tributarias.

Para los usuarios de las empresas es un modelo integrado en donde solo utilizan el ERP para su emisión. Por lo que todo se controla en el mismo sistema.

Características

• La transformación de la información se realiza en el ERP

• No se invierte en software y/o en un equipo de computo

• Para los usuarios es más amigable.

• Solo se realizan las conexiones con los terceros o las agencias tributarias.

La emisión

La factura electrónica tienen 2 aspectos importantes a considerar, desde el punto de vista de la emisión y la recepción de las facturas con sus socios comerciales.

¿Cuáles son las ventajas de integrar la emisión de la factura electrónica?

Considerando que uno de los aspecto más importantes es la automatización de los procesos y la integración con sus clientes.

La implantación de la factura electrónica tienen grandes beneficios en la emisión, que se pueden ponderar de la siguiente manera:

• Eliminación del archivo físico (ahora es electrónico), representa un 80%

• Reducción en la impresión 50%

• Reducción en el envío de facturas 50%. A pesar de ser electrónicas, algunos clientes y procesos requieren la impresión.

• Agilizar el flujo de la cobranza con los clientes 50% (depende del volumen de clientes que puedan recibir electrónicamente)

• Reducción de personal en el proceso 30%

La reducción y automatización de los proceso de la emisión de las facturas electrónicas, depende en gran media de muchos aspectos para lograr una implementación exitosa en el corto y largo plazo, algunos ejemplos que determinan el éxito de la implantación:

• Que tipo de solución utilizarán para la emisión (por su propios medios, utilizando a un tercero)

• Cuál es el volumen de facturas emitidas en un mes.

• Que clientes realmente pueden recibir electrónicamente una factura.

• Cuáles son ahora los nuevos procesos internos a determinar, desde la emisión, entrega, recepción y pago de la factura.

• Que pasa con los clientes que no reciben electrónicamente.

• Como se puede dar un seguimiento, ahora a un documento electrónico. ¿Implementando una estrategia B2B?

La recepción

La recepción de facturas electrónicas es un modelo que les permite reducir costos y la automatización de los proceso de verificación de la documento, lo que permite agilizar el flujo de la recepción, validación, integración y pago con los proveedores.

Si se implementa un proceso de recepción de facturas con sus proveedores se deben de considerar aspectos muy importantes en la integración. Y que en gran medida depende de los siguientes factores de las empresas receptoras.

• Si es una empresa que tiene muchos proveedores y por ende recibe muchas facturas, el retorno de su inversión puede ser más ágil si se compara con una empresa que recibe menos facturas.

• Por otra parte si su compañía ya tiene un sistema comercial o un desarrollo propietario que les permita automatizar la verificación y pago de las facturas, tendrá por ende un mayor beneficio en la implantación y la reducción de costos.

La recepción de facturas electrónica les permite realizar la integración de acuerdo a 2 fases que les permiten la implantación de manera paulatina o un proceso muy automatizado si su empresa tiene un sistema ERP comercial o algún desarrollo propietario.

La primera fase de implantación considerando que su empresa tiene un número importante de proveedores y por ende de facturas, así como un sistema de gestión comercial o desarrollo propietario.

Primera fase

La recepción en la primera fase considera la verificación y autenticidad del documento para cumplir con los requerimientos fiscales.

Si la factura es fiscalmente valida, el siguiente paso es realizar el resguardo de las facturas de acuerdo al plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad. El tiempo promedio de implantación de esta fase debe de estar en un lapso de 6 a 7 semanas.

Segunda Fase

Integración de las facturas con el sistema contable para realizar la verificación del documento de acuerdo a las políticas internas de las empresas, existe una gran variedad de tipos de facturas que las compañías pueden recibir y por ende tienen diferentes tipos de validaciones a realizar.

• Facturas con orden de compra

• Facturas sin referencia a una orden de compra (servicios)

• Facturas inter-compañías

• Facturas de terceros

• Facturas de fletes

• Facturación de gastos de viaje*

* Gastos de viaje es un modelo diferente para su integración.

En las compañías realizan diferentes tipos de validaciones antes de efectuar el pago de la factura y que en gran parte depende las reglas de negocio que se utilizan para su revisión, en donde se activa un proceso de workflow para su aprobación.

Algunos ejemplos prácticos que es muy común antes de realizar el pago de la factura:

• Verificar la factura contra el pedido realizado y la mercancía física.

• Verificación de facturas sin orden de compra.

El valor agregado de una solución de recepción de facturas es lograr la integración

con las reglas definidas internamente por la compañía:

• Validación de Proveedor

• Validación por tipo de Factura (Nota de crédito, débito, factura)

• Validación de Múltiples PO

• Validación de Fecha de Factura

• Validación de moneda

• Validación de monto total

• Validación de recepción de material o servicios

• Validación de Precio

• Validación de cantidad

• Validación de los descuentos otorgados

• Validación del impuesto

La integración de la factura electrónica con sus proveedores tienen las siguientes ventajas en su implantación:

• Reducción de tiempos de validación (90%)

• Integración con el proceso de verificación (90%)

• Resguardo electrónico comparado con el papel (100%)

• Reducción de personal en la verificación de facturas (50%)

• Reducción de errores (90%)

• Agilización en el proceso de pagos (100%)

• Notificación en línea a proveedores (100%)

• Reducción en los tiempos de aclaraciones (90%)

El éxito de una recepción éxitos en gran parte se debe a 6 factores muy importantes:

• El poder de convocatoria de la empresa con sus proveedores

• El nivel tecnológico de los proveedores / receptor

• El grado de integración con los proveedores

• No cobrar a los proveedores por el envío de facturas electrónicas

• Eliminar en la medida de lo posible a los intermediarios (ya que le cobran al proveedor para enviar la factura a sus clientes)

• El uso de la factura electrónica en el país.

Integración con SAP

Sin lugar a dudas uno de los ERP más comerciales a nivel global es SAP, ya que cuenta con diferentes soluciones para las compañías, en los diferentes sectores:

SAP Business Bydesign

SAP Business One

SAP All in One

SAP ECC (antes R/3)

La integración de la factura electrónica puede realizarse en la emisión o recepción de facturas electrónicas e inclusive las facturas en papel.

Emisión

La emisión de la factura electrónica en SAP permite la configuración para cumplir con la normativa de los diferentes países, en donde se puede realizar la configuración por medio de 2 alternativas:

• Aplicando notas de SAP (Ver la disponibilidad por país)

• Sin aplicar notas y realizar la configuración desde el ERP.

Aplicando notas de SAP

Para realizar este proceso normalmente se requiere utilizar Pi (ahora Process Ochestration) realizar la aplicación de las notas en donde se debe de emplear un consultor basis.

Las localizaciones que hoy están disponibles son para México, Chile y Argentina. Para Brasil se utiliza el componente de GRC (Nota Fiscal Electrónica). Para el caso de algunos países no se considera el uso de Web Services para la conexión con terceras empresas.

Sin aplicar notas SAP

Para realizar la emisión de la factura electrónica en SAP se realiza la configuración de los módulos de SD o FI para la generación de la mensajería electrónica.

Con el resultado del formato electrónico en SAP se cargan los certificados de sello digital a emplear en la encriptación de la factura.

Al emitir el usuario la factura desde SAP con la configuración anterior, se crea la factura electrónica en el formato requerido por el país (xml, edi o txt) se encriptado de acuerdo al algoritmo de definido y utilizando en certificado de sello digital que esta resguardado en SAP.

Si es requerido enviar la factura a una entidad del gobierno para la obtención del folio o el uso de un tercero, desde SAP, se realiza la configuración para la conexión con el tercero.

Al momento de obtener el folio o la creación de la factura en SAP se crea la impresión de acuerdo a los lineamientos definidos por la agencia tributaria para ser enviado al cliente, resguardo en SAP.

Esta configuración les permite obtener los siguiente beneficios:

• Solución integrada en SAP

• El usuario no debe de utilizar software adicional

• La impresión se realiza en SAP

• El resguardo se realiza en SAP

• No hay costos por factura

• No hay costos de mantenimiento

• Se pueden integrar otras alternativas de envío: por mail, portal, as2, web Services…

Addon

Opentext

Es un addon que se puede integrar en SAP utilizando los siguientes componentes les permite obtener funcionalidad adicional, utilizando Document Access.

Document Access

Es un repositorio que les permite integrarse con SAP para realizar el resguardo de las facturas en los siguiente formatos:

• XML

• EDI

• PDF

• GIF

• ….

Que permite visualizar la información desde SAP.

Portal

Para la publicación de las facturas con sus clientes, se puede crear un portal de publicación para que sus clientes puedan realizar la consulta de las facturas que se han emitido, en donde las ventajas para este modelo, es que las empresas emisoras ya no invertirán en la impresión, ya que queda del lado del receptor la impresión.

Recepción

El valor agregado en la recepción de las facturas no solo se centra en la validación del comprobantes, si no que va más allá al realizar la integración en los módulos de FI o MM, con las transacciones estándar de SAP como puede ser la MIRO, MIGO, MIR7. MRKO… o cualquier transacción o desarrollo Z que las empresas emplean para la verificación de las facturas. Con FI puede realizarse la integración con F-47, FB60, FB65,… para realizar el mismo proceso de integración, verificación y aprobación.

Addon

Opentext

La empresa de Opentext tiene 3 componentes que se pueden integrar para la recepción, verificación e integración de las facturas en SAP

• Document Access (DA)

• Vendor Invoice Management (VIM)

• Invoice Capture Center (ICC)

¿Para que se pueden utilizar estos componentes?

Document Access

Con este addon se pueden almacenar las facturas electrónicas que se reciben en los diferentes formatos XML, EDI o imágenes, que se ligan con las transacciones de SAP para la visualización de las facturas.

Vendor Invoice Management

Este addon permite realizar la integración de las facturas en las transacciones estándar de SAP en donde tienen los componentes para realizar el workflow de aprobación, realizar restricciones de acuerdo a las políticas internas de las compañías en la verificación de facturas, contar con diferentes usuarios y niveles de aprobación.

Realizar reportes y estadísticas desde que se recibe la factura hasta realizar el proceso de pago de las mismas.

Invoice Capture Center

Este addon esta enfocado a la interpretación de las facturas que se reciben en papel, mediante su componente de OCR les permite validar los campos que están en la factura en papel para posteriormente integrarlo con VIM.

Estos componentes pueden ser opcionales para el proceso de la emisión y recepción de las facturas electrónicas.

Tendencias

De acuerdo a la implementación de la factura electrónica, estos son los sectores y países:

Los Países que hoy realizan la factura electrónica en América son:

* Se esta definiendo que algunos sectores se integren de manera obligatoria y llevando a su integración de manera paulatina a partir del 2013.