Evaluación del sistema administrativo de pagos de los beneficios estudiantiles de la UNEXPO

RESUMEN

El objetivo esencial de esta investigación es realizar una evaluación del Sistema Administrativos de Pagos de los Beneficios Estudiantiles de la Unexpo Vicerrectorado Puerto Ordaz. Para esto, se llevó a cabo un diagnóstico de la situación actual, con el fin de determinar que técnica estadística se ajusta a esta investigación. La metodología utilizada en este trabajo fue de campo y descriptiva debido que lo que se quiere es conocer y comprender la situación del Sistema Administrativo de Pagos. Así mismo, se aplicó un conjunto de herramientas apropiadas, que proporcionará información los más acertada posible, entre dichas herramientas se tienen: la observación directa, las entrevistas no estructuradas efectuadas al personal administrativo involucrado en el proceso. Una vez ejecutado el estudio, se estableció las propuestas de mejora tomando en cuenta los resultados obtenidos con el análisis estadístico realizado.

Palabras claves: Sistema, Estudiantes, Beneficios, Análisis Estadístico Vicerrectorado Puerto Ordaz, Unidad de URDBEPO.

INTRODUCCIÓN

Las universidades públicas y privadas constituyen las INSTITUCIONES FORMADORAS del recurso humano calificado y necesario para llevar a cabo todas las actividades necesarias en el crecimiento, desarrollo y avance del país. Son estas casas de estudio los centros de preparación de los profesionales que llevan en sus manos la responsabilidad de mantener en marcha al país por el camino de la mejora continua de allí la necesidad de que los procesos, tanto académicos como administrativos, se realicen bajo los lineamientos de calidad establecidos, los cuales garantizan la excelencia en el producto final, en este caso, excelentes profesionales.

Actualmente la Unidad Regional de Desarrollo Bienestar Estudiantil de Puerto Ordaz, se encarga de velar por el bienestar estudiantil, con el fin de resolver situaciones que se le presenten al estudiantado, como por ejemplo los Beneficios Estudiantiles. La presente investigación tiene como objeto la evaluación del sistema administrativo de pagos de los beneficios estudiantiles, debido a que en el departamento ha surgido una problemática desde hace varios semestres, la misma se presenta a la hora de sacar el pago que corresponde a las nóminas a cargo de la Coordinación Administrativa (Ayudantías, Preparadurías, Becas, entre otros), por tanto, es importante conocer cuáles son los motivos que están involucrados en esta toma de decisiones, de tal manera, que se puedan establecer estrategias para mejorar esta situación, todo con el fin de buscar el bienestar de los estudiantes. Por tanto, se realizará una evaluación general de la gestión basada en un análisis estadístico el cual permitirá visualizar en los últimos cuatro (4) años como ha sido el comportamiento con respecto a esta situación como lo es el Sistema de Pagos.

El presente informe está estructurado por seis (06) capítulos. El capítulo I, se presenta El problema, objetivos, justificación, alcance o Delimitación de la investigación, seguidamente se muestra. El capítulo II, donde se describe las generalidades de la Universidad. El capítulo III Marco Teórico, que es el soporte teórico para el alcance de los objetivos definidos. El capítulo IV: Marco Metodológico que consiste en el tipo de investigación que se va a llevar a cabo, así como la población, la muestra y el procedimiento. El capítulo V donde se muestra la Situación Actual de URDBEPO, con sus respectivas observaciones y razonamientos. El capítulo VI se expone el Análisis de Resultados y Propuestas y finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones producto de los resultados de la investigación.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

En este Capítulo se darán a conocer los puntos que muestran y explican el Planteamiento del Problema, el Objetivo General y Objetivos Específicos, la Justificación, Delimitación que se presentaron al momento de realizar éste trabajo.

1.1 Planteamiento del Problema

La Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" (UNEXPO) es una de las casas de estudios universitarios más prestigiosas a nivel regional y nacional, la misma se encuentra conformadas por un Rectorado localizado en Barquisimeto y tres Vicerrectorados, ubicados en las ciudades, Caracas, Puerto Ordaz y Barquisimeto, respectivamente.

Efectuando un análisis específico, en el Vicerrectorado Puerto Ordaz el cual está conformado por diversas Unidades Regionales, que se encargan de los trámites Académicos y Administrativos asociados a una institución de esta envergadura. La Unidad Regional de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, (URDBEPO), adscrito a la Dirección Académica, Vicerrectorado Puerto Ordaz, tiene como propósito promover la integración del estudiante al medio universitario mediante apoyo sistemático y especializado en áreas que estimulen su rendimiento y le ofrezca asistencia en aspecto económico – social tales como orientación, asistencia psicológica, servicios de transporte, alimentación, médicos, odontológicos, becas, ayudantías, entre otros.

Unidad Regional de Desarrollo Bienestar Estudiantil de Puerto Ordaz (URDBEPO), como su nombre lo indica está encargada de velar por el bienestar de los estudiantes de dicha institución universitaria. En este departamento ha surgido una problemática desde hace varios semestres, la misma se presenta a la hora de sacar el pago que corresponde a las nóminas a cargo de la Coordinación Administrativa (Ayudantías, Preparadurías, Becas, entre otros); en ese Proceso Administrativo ocurre un retraso a la hora de hacer efectivo el pago a los estudiantes, ya que para que Coordinación Administrativa cuente con el dinero necesario, se debe contar con las firmas necesarias que en este caso son 4: la del Jefe de DOBE, Jefe de Presupuesto, Director Administrativo y Vicerrector; para la emisión del cheque, de lo contrario ellos no pueden efectuar la orden de pago, ocasionando los ya mencionados retrasos a la hora de honrar las obligaciones contraídas con el estudiantado.

Cada vez son más recurrentes los retrasos en los pagos de nómina por parte de la Coordinación Administrativa, esto se traduce en constante malestar por parte del estudiantado en general, desde el beneficiado por la ayuda económica, el cual cuenta con dicho pago para satisfacer ciertas necesidades personales, que van desde compra de cuadernos, material necesario para cubrir requerimientos de materias cursadas, hasta incluso el pago de residencias, en el caso de los estudiantes que vienen de afuera de la región; incluso en el caso de los preparadores muchas de las veces encuentran esa ayuda necesaria para complementar los conocimientos adquiridos en clase y que no pueden recibir con la continuidad requerida, ya que los mismos dejan de lado sus responsabilidades para ocuparse en reclamar por la prontitud del pago.

A la hora de reclamar el pago de sus beneficios, los estudiantes que hacen parte de la nómina de la Coordinación Administrativa incurren en una serie de actividades de protestas las cuales van, desde el ya mencionado abandono de sus obligaciones en el caso de preparadores, hasta el cierre de los diferentes edificios que componen la Universidad, para así obligar el paro de las actividades tanto académicas, como administrativas, con el fin de presionar a las autoridades, esto trae como resultado, que se vean afectadas todas las actividades que hacen parte del día a día de la Unexpo Vice- Rectorado Puerto Ordaz, desde las de carácter administrativo, hasta las de índole académico, ocasionando en muchos casos reestructuración del semestre, lo que en muchos casos deriva en recorte en el plan de estudios.

En vista de los problemas que ocasiona el retraso en el pago de nómina, por parte de la Coordinación de Administrativa, los cuales impiden el normal desenvolvimiento de las actividades en la Unexpo Vice-Rectorado Puerto Ordaz, el departamento URDBEPO requiere que se efectúe una evaluación al Sistema Administrativo de Pagos, con el fin de determinar cuáles son las variables que inciden y que generan dichos retrasos.

1.2 Objetivos

A continuación se presentan los siguientes objetivos para cumplir con esta investigación.

1.2.1 Objetivo General

Evaluar el Sistema Administrativo de Pagos de los Beneficios Estudiantiles de la Unexpo Vice- Rectorado Puerto Ordaz.

1.2.2 Objetivos Específicos

1. Diagnosticar la Situación Actual del Sistema Administrativo de Pagos de los Beneficios Estudiantiles de la Unexpo Vice-Rectorado Puerto Ordaz.

2. Caracterizar los procesos que integran el Sistema Administrativos de Pagos de los Beneficios Estudiantiles.

3. Analizar Estadísticamente el Sistema Administrativo de Pagos de los Beneficios Estudiantiles.

4. Desarrollar estrategias de mejora del Sistema Administrativo de Pago, aplicando el análisis FODA.

5. Establecer propuesta de mejora del Sistema Administrativo de Pagos.

1.3 Justificación

Se hace primordial, hacer un análisis del correcto funcionamiento del Sistema Administrativo de Pagos, de tal manera que se puedan detectar las debilidades que el mismo pueda presentar, con el fin de realizar una propuesta óptima, que consiga satisfacer a la población estudiantil.

Esta evaluación sobre la incidencia del Sistema Administrativo de Pagos beneficiará tanto a la población estudiantil como a la comunidad en general en este proceso.

1.4 Alcance o Delimitación de la Investigación

Este trabajo de investigación se llevó a cabo con el fin de evaluar el Sistema Administrativo de Pagos, el cual es dirigido por el URDBEPO, cuyo correcto funcionamiento es de vital importancia, para garantizar el bienestar de la población estudiantil, prestándole servicios óptimos, que respondan a sus necesidades. El objetivo de esta investigación es principalmente un análisis estadístico de los diferentes factores que inciden en la efectividad de la atención de los estudiantes.

CAPITULO II

GENERALIDADES DE LA INSTITUCIÓN

Es importante que se tenga conocimientos acerca de la institución donde se realizará la investigación, ya que permite la orientación hacia los objetivos planteados. A continuación se describe de manera breve lo que es parte de la historia de la UNEXPO Puerto Ordaz, abarcando también la descripción de sus actividades, así como también se describe el departamento en el que se está realizando este trabajo.

2.1 Descripción de la Institución

La Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" UNEXPO, Vicerrectorado Puerto Ordaz, es una institución de Educación Superior del Estado Venezolano, que tiene como finalidad la formación de profesionales a nivel de ingeniería en las áreas de: Electricidad, Eléctrica, Metalúrgica, Mecánica e Industrial.

La Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" Vicerrectorado Puerto Ordaz (UNEXPO), fue creada el 20 de Febrero de 1979, mediante el decreto ejecutivo Nº 3.087, el cual, consta de 9 artículos en conformidad con la Ley de Universidades.

El decreto Nº 3.087 fue autorizado por Carlos Andrés Pérez durante su gestión como Presidente de la República de Venezuela. Carlos Andrés Pérez en ejercicio de la atribución contenida en el ordinal 22 del artículo 190 de la Constitución, y de conformidad con el artículo 10 de la Ley de Universidades, decretó:

Artículo 1: Se crea la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", la cual, tendrá personalidad jurídica y patrimonios propios.

Artículo 2: La Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" por ser de carácter Experimental, su sede principal estará ubicada en la ciudad de Barquisimeto, Estado Lara, con Vicerrectorados ubicados en la ciudad de Caracas, Barquisimeto y Puerto Ordaz.

Artículo 3: Las normas de organización y funcionamiento de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" son establecidos en el Reglamento que dicta el Ministerio de Educación.

Artículo 4: El Personal Docente Administrativo y Obrero de los diferentes Institutos Universitarios Politécnicos que configuran la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", pasarán a formar parte de la misma en idénticas condiciones laborales, sin interrupción de sus servicios.

Artículo 5: Los bienes y créditos de los distintos Institutos Universitarios Politécnicos que formarán la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", serán de acuerdo al acervo patrimonial de la Universidad.

Artículo 6: El presupuesto de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" para el ejercicio fiscal 1979, estará integrado por los distintos presupuestos asignados a los Institutos Universitarios Politécnicos, más la asignación especial correspondiente a la Coordinación y Dirección de la Universidad.

Artículo 7: La determinación y designación de las autoridades de la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre", así como todo lo no previsto en este decreto, debe ser resuelto por el Ejecutivo Nacional, es decir, por el Órgano del Ministerio de Educación.

Artículo 8: El presente decreto deroga los asignados con los números 846, del 22 de Septiembre de 1982; 794 del 23 de Noviembre de 1971 y el 1583 del 24 de Enero de 1971.

Artículo 9: El ciudadano Ministro de Educación queda encargado de la ejecución del presente decreto.

La UNEXPO, establece todos los mecanismos necesarios para que la investigación y, en general, el desarrollo científico y tecnológico ocupe el lugar preponderante que por ley y principio le corresponde.

Esta casa de estudios, desde su creación y funcionamiento, ha permanecido en contacto directo con las empresas básicas de la zona y otras empresas del sector industrial de Guayana. Los medios que han servido para esta relación directa son las pasantías industriales, los cursos de actualización para el personal técnico de las empresas, los proyectos de investigación y asistencia técnica. Todo esto ha permitido diagnosticar una constante dependencia tecnológica que obstaculiza el desarrollo económico y social de la región y del país en general.

En vista de esta situación, la UNEXPO, reconoce la necesidad de formar al personal técnico de las empresas al más alto nivel, lo cual, es compartido por el sector industrial que constantemente ha enviado a los centros tecnológicos más avanzados del mundo al personal que requiere formar. Por esta razón la Universidad Politécnica como centro de generación y divulgación del conocimiento, y como ente coordinador de la formación técnica en la región, decidió la creación de la Dirección de Investigación y Postgrado, bajo la cual, funciona la Coordinación de Postgrado. De esta manera, esta Universidad ofrece programas de Postgrado a niveles de Doctorado, Maestría y Especialización, en los cuales, se puede profundizar los aspectos fundamentales de las diferentes especialidades, atendiendo a las nuevas condiciones económicas y sociales de la nación.

La reconstrucción del país requiere un cambio en los valores existentes, es la educación la que debe proporcionar estos nuevos valores, evitando la falta de pertinencia entre los productos de la educación y lo que necesita la sociedad actual, la cual, se caracteriza por un cambio permanente y acelerado, por lo que se requiere un cambio en el papel educativo que permita en los individuos una mejor interacción con el entorno, es decir, individuos que sean capaces de revolucionar el contexto y esto solo puede lograrse con individuos que estén suficientemente motivados y capacitados. Actualmente la Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" se encuentra en periodo de crecimiento y de cambios infraestructurales en todos sus vicerrectorados, con el propósito de seguir ofreciendo excelencia académica.

2.1.1 Misión

Formar profesionales creativos, competitivos y eficientes en el campo de la ingeniería, en función de la realidad del país y la zona donde opera correspondiendo a las necesidades de las empresas básicas que se desempeñan en dicho campo.

2.1.2 Visión

Por ser una Institución dedicada a la Educación Superior, posee una visión amplia, centrada en la búsqueda de la verdad, el afianzamiento de los valores trascendentales del hombre y la realización de una función rectora de la educación, cultura, ciencia y tecnología, a través de actividades de docencia, investigación y extensión, todo ello en correspondencia con las empresas básicas de la zona.

2.1.3 Objetivos

· Graduar profesionales con el programa de carreras largas en el área de Ingeniería Eléctrica, Mecánica, Metalúrgica, Industrial y Electrónica.

· Graduar profesionales con el programa de carreras cortas a través de Convenios cerrados con empresas y/o organismos oficiales, en el área tecnológica en las especialidades de Mecánica, Electrónica, Electricidad, Seguridad Industrial y Metalurgia.

· Graduar profesionales con los programas de Postgrado en el área de Ingeniería: Electricidad, Electrónica, Mecánica, Mantenimiento, Ambiente y Metalurgia.

· Formar recursos humanos a través de los programas de Extensión Universitaria.

2.1.4 Funciones

· Formar profesionales universitarios en el área científica, tecnológica en ciencias puras y aplicadas, en los grados de carreras terminales y técnicos medio, a nivel de post-grado y en diferentes especialidades y menciones.

· Propiciar la incorporación de tales profesionales al desarrollo tecnológico y del sector productivo del país en todas sus fases: Investigación, desarrollo, innovación, planificación, diseño, dirección, operación y mantenimiento.

· Fortalecer la integración entre la Universidad, las Empresas y los Organismos del Estados, a los fines de orientar y desarrollar los programas de formación de recursos humanos en todos sus niveles y modalidades.

· Promover actividades deportivas y recreativas que coadyuven al bienestar de los estudiantes, de la comunidad universitaria y de la comunidad en general.

· Propiciar un ambiente democrático de armonía entre los diferentes sectores que conforman la vida universitaria y la participación de docentes y estudiantes en la elección del gobierno universitario.

2.1.5 Estructura Organizativa

La UNEXPO se encuentra conformada por:

Un Rectorado y tres Vicerrectorados, designados en las ciudades de Caracas, Puerto Ordaz y Barquisimeto; esta última también sede del Rectorado.

La estructura interna de funcionamiento que consta de:

a) Consejo Universitario.

b) Vicerrectorado Administrativo.

c) Vicerrectorado Académico.

d) Dirección Nacional de Investigación y Postgrado.

e) Vicerrector Secretario.

f) Unidades de Apoyo.

Cada Vicerrectorado tiene una estructura de funcionamiento regional la del Vicerrectorado Puerto Ordaz, según el organigrama aprobado en el Consejo Directivo Regional Número 31, de fecha 01 de noviembre de 1996, es un nivel corporativo representado de la siguiente manera:

1. Un Consejo Directivo Regional.

2. El Staff y accesorios al Vicerrectorado.

3. El nivel de Dirección: Académico, Administrativo y de Investigación y Postgrado.

4. Un nivel de Departamentos y Secciones.

Como se puede observar en la siguiente figura. (Ver figura 1).

Figura 1: Estructura Organizativa de la UNEXPO Vicerrectorado Puerto Ordaz.

Fuente: Departamento URDBEPO.

La Universidad Nacional Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre" UNEXPO-Vice-Rectorado Puerto Ordaz, según Organigrama aprobado por el Consejo Directivo Regional No 31 del 01 de Noviembre de 1996 cuenta con cinco niveles para su organización.

Existe un Nivel Corporativo donde funciona el máximo órgano para la toma de decisiones a nivel regional, como es el Consejo Directivo Regional, además existe el nivel de Staff integrado por unidades que combinan las funciones de ejecución, con las de asesoría al Vice-Rectorado.

Así mismo se encuentra el nivel de Dirección que coordina todas las actividades de los diferentes departamentos que la integran y elevar a los niveles anteriores aquellas áreas donde no tiene competencia o el problema y/o actividad requiere de un apoyo coordinado; y por último encontramos los niveles por departamento y de sección, representan las bases operativas sobre las cuales se sostiene este Vice-.Rectorado.

Descripción de cada Unidad

La Estructura Organizativa de la Universidad a nivel regional, está conformada por los siguientes organismos: Vice-Rectorado, Consejo Directivo y Direcciones.

Consejo Directivo

Es la máxima autoridad de cada Vice-Rectorado. Está integrado por el Vice-Rector respectivo, quien lo preside, el Director Académico, el Director Administrativo, el Director de Investigación y Postgrado, un representante de los profesores, un representante de los estudiantes y un representante de los egresados. Algunas de sus atribuciones son:

ü Cumplir y hacer cumplir las políticas y planes de desarrollo institucional aprobados por el Consejo Universitario.

ü Aprobar en primera instancia, para su presentación al Consejo Universitario, la política y planes de desarrollo del Vice-Rectorado.

ü Aprobar las modificaciones dentro de la estructura académica o administrativa del Vice-Rectorado que serán propuestas al Consejo Universitario para su aprobación.

ü Ordenar la instrucción de los expedientes relativos a las sanciones de los estudiantes y al personal docente y de investigación, de conformidad con las Leyes y los Reglamentos.

ü Velar por la buena marcha del Vice-Rectorado.

ü Conocer de la ejecución del presupuesto de rentas y gastos del Vice- Rectorado.

ü Coordinar las labores de enseñanza, de investigación, extensión y otras actividades académicas del Vice-Rectorado.

ü Aprobar los planes de pasantía e intercambio Institución-Industria, de acuerdo con las normas establecidas por el Consejo Universitario.

Vice-Rectorado

El Vice-Rectorado Puerto Ordaz es un órgano operativo de la Universidad y está destinado a cumplir funciones de Docencia, Administración, Investigación, Extensión y Postgrado.

Dirección Académica

Está presidido por el Director Académico, quien es la autoridad responsable de los asuntos concernientes al área académica del Vice- Rectorado, y dentro de sus atribuciones están:

ü Coordinar las actividades docentes.

ü Convocar y presidir el Consejo Académico y velar por el cumplimiento de sus resoluciones.

ü Establecer de acuerdo con el Vice-Rector, los lineamientos generales de las políticas académicas del Vice-Rectorado y someterlos a consideración del Consejo Directivo.

ü Suplir las ausencias del Vicerrector Regional.

ü Actuar como Secretario del Consejo Directivo.

Dirección Administrativa

La preside el Director Administrativo, siendo el responsable de los asuntos concernientes al área administrativa y financiera del Vicerrectorado, y dentro de sus atribuciones están:

ü Coordinar las actividades administrativas.

ü Establecer de acuerdo con el Vice-Rector, los lineamientos generales de la política administrativa y financiera del Vice-Rectorado y someterlos a la consideración del Consejo Directivo.

ü Cumplir las funciones que le sean asignadas por el Consejo Directivo o por el Vice-Rector.

ü Coordinar los mecanismos que garanticen la participación efectiva de todos los departamentos y unidades relacionados con las actividades que le son pertinentes.

ü Coordinar la eficaz administración presupuestaria de los fondos asignados a los Vice-Rectorados y la aplicación eficiente de las normas y procedimientos contables y administrativos vigentes en la Universidad.

Dirección de Investigación y Postgrado

La preside el Director de Investigación y Postgrado, siendo éste la autoridad responsable de los asuntos concernientes al área de Investigador y Postgrado del Vice-Rectorado y tiene las siguientes atribuciones (ver figura 2):

ü Coordinar las actividades de Investigación y Postgrado.

ü Establecer de acuerdo con el Vice-Rector, los lineamientos generales de la política de Investigación y Postgrado del Vice-Rectorado y someterlos a la consideración del Consejo Directivo.

ü Cumplir las funciones que le sean asignadas por el consejo Directivo o por el Vice-Rector.

ü Coordinar las actividades de administración y control de estudios de los Programas de Postgrado.

ü Coordinar los mecanismos que garanticen la participación efectiva de todos los Departamentos y Unidades que les son pertinentes.

ü Proponer al Consejo Directivo la creación o supresión de cursos de especialización, maestrías o doctorados y la elaboración de los planes de estudios, antes de ser considerados por otras unidades competentes.

Figura 2. Organigrama de la Unidad Regional de Investigación Puerto Ordaz.

Fuente: Departamento URDBEPO.

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