Planeación y el sistema de información (página 2)

1. 1. Formular estrategias: Es necesario buscar una estrategia para cada debilidad y amenaza, teniendo en vista los objetivos planteados inicialmente. Habrá una estrategia para cada carencia, grande o pequeña y se tendrán tantas como sea necesario para lograr los objetivos propuestos.
   2. Plantear actividades: Es el momento de realizar una lista de actividades para poner en marcha las estrategias y obtener los objetivos. Hay que tener en cuenta el orden cronológico ya que, como es obvio, algunas acciones dependen del resultado de las anteriores. También se debe ser cuidadoso con la administración de los recursos.
   3. Definir responsables: Una vez terminada la lista de actividades, es necesario nombrar a los responsables de llevar a cabo cada una. Cuando la planificación es grupal, se pueden dividir las tareas asegurándose de que realmente se cumplan.
   4. Lugar: Es importante delimitar dónde se realizará cada actividad. Esto nos ayudará a tener claro donde nos movemos y para qué específicamente planificamos esa actividad en ese lugar.
   5. Tiempo: El tiempo es una variable fundamental, no sólo en una planificación sino en toda nuestra vida, por lo que debemos aprender a controlarla y manejarla para obtener los mejores resultados en el menor tiempo. No olviden que el tiempo es dinero. A cada actividad se le deberá asignar un tiempo, un día, una fecha.
   6. Recursos: Luego de fijada la actividad, se deberá pensar qué recursos serán necesarios para llevarla adelante. Como vimos, esos recursos podrán ser humanos, físicos, tecnológicos, etc. Será necesario, además, contar con ellos con anticipación para tener seguridad de que dicha actividad será una realidad.
   7. Ejecutar las actividades: Es llevar a la práctica todo lo programado. Esto le da sentido a todos los pasos que antes realizamos y asegura una buena puesta en práctica. Si se cumple con los requisitos de esta planificación se comprobará que ésta trasciende el papel donde se escribió y logra transformaciones en nuestro trabajo.
   8. Evaluar: La evaluación es un proceso de medición que ayuda a contestar preguntas como ¿Qué se está haciendo?, ¿Qué se hizo? , ¿Qué se podrá hacer? Generalmente se cree que la evaluación es lo último, cuando lo hecho, hecho está. Pero no es así, o por lo menos no debería serlo. Debe ser un proceso constante que acompañe y que ayude a la reflexión sobre lo que se está haciendo. Esto permitirá cambiar sobre la marcha cuando se ve que algo no anda bien.

   Los resultados de una evaluación siempre enriquecen y permiten retroalimentar una próxima planificación, en donde se tendrán en cuenta los aspectos positivos y negativos que se evaluaron. Si no se finaliza con una buena evaluación, se perderá gran parte del beneficio de haber planificado ya se pierde la oportunidad de aprender de lo hecho.

   Planificar, Ejecutar y Evaluar = Resultado Positivo

   Los principales propósitos de la planificación son los siguientes:

   2. Establecer un esfuerzo coordinado. Es decir, da la dirección a los directivos y a los no directivos por igual. Cuando los empleados saben a dónde va la organización y con qué deben contribuir para alcanzar ese objetivo, pueden coordinar sus actividades, cooperar entre ellos y trabajar en equipo. Sin la planificación los departamentos podrían estar trabajando con propósitos encontrados e impedir que la organización se mueva hacia sus objetivos de manera eficiente.
   3. Reducir la incertidumbre, ya que obliga a los directivos a mirar hacia el futuro, anticipar el cambio, considerar el impacto del mismo y desarrollar respuestas apropiadas. También, esclarece las consecuencias de las acciones que los directivos podrían desarrollar como respuesta a los cambios en el entorno de la empresa.
   4. Reducir las actividades inútiles. La coordinación antes de que acontezcan los hechos, probablemente señalará las ineficiencias y lo superfluo. Además, cuando los medios y los fines son claros, las ineficiencias se vuelven obvias.
   5. Establecer objetivos o estándares que se utilizan para controlar. En la función de planificación desarrollamos los objetivos. En la función de control, comparamos el desempeño actual con los objetivos, identificando cualquier desviación importante y adoptando las acciones correctivas necesarias. Sin planificación, no habría ninguna forma de poder controlar.
2. Propósitos
3. Mitos

No deja de haber ciertos mitos y malentendidos acerca de la planificación. En este epígrafe queremos indicar algunos de estos mitos y tratar de aclarar los malentendidos que hay detrás de ellos.

1. La planificación que no resulte exacta es una pérdida de tiempo. El resultado final de la planificación es sólo uno de sus propósitos. El proceso en sí mismo puede ser valioso aunque los resultados no lleguen su objetivo. La planificación requiere que la gerencia piense a fondo que es lo que quiere hacer y cómo lo va ha hacer. La gerencia que haga una buena labor de planificación tendrá dirección y propósito, y la planificación reducirá el esfuerzo inútil. Todo esto puede ocurrir aunque los objetivos que se pretendan no sean alcanzados.
2. La planificación puede eliminar el cambio. La planificación no puede eliminar el cambio. Los cambios ocurrirán sin importar lo que la administración haga. Los gerentes planifican con el fin de anticipar los cambios y de desarrollar la respuesta más efectiva a ellos.
3. La planificación reduce la flexibilidad. La planificación implica compromiso, pero se convierte en restricción sólo si la gerencia deja de planificar después de hacerlo una vez. La planificación es una actividad continua. El hecho de que los planes formales hayan sido discutidos a fondo y articulados claramente, puede facilitar su revisión mejor que una serie ambigua de suposiciones que algún ejecutivo tenga en mente. También, algunos planes pueden ser más flexibles que otros.

2. SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL

Los sistemas de información desempeñan un extraordinario papel de ayuda en la ejecución de las diferentes funciones administrativas, pero apoyan especialmente a la planificación y el control.

Se puede definir el sistema de información como el conjunto integrado de datos, equipos, procedimientos y personas que intervienen en la recogida, almacenamiento y procesamiento de datos para generar la información que se requiere para dirigir una organización. Así pues, el sistema de información ejecuta tres actividades generales:

– Recibe datos de fuentes internas o externas a la empresa.

– Actúa sobre los datos para producir información.

– Suministra la información para el usuario.

Normalmente, se confunden los conceptos de dato e información. La información tiene como punto de partida los datos, así que la información es un dato o conjunto de datos elaborados y situados en un contexto, de forma que tienen significado para alguien en un momento y lugar determinado. Por tanto, ha de entenderse que los datos son hechos sin organizar y sin un significado específico.

Para que esos datos merezcan la consideración de información se requiere que sean inteligibles, comprensibles y útiles para su receptor, de manera tal que sean capaces de afectar a sus decisiones.

Así, el problema radicará en diseñar un sistema de información capaz de suministrar información y no un exceso de datos, ya que este exceso no es más que ruido que distorsiona la comunicación y provoca costes.

1. Por regla general, los elementos de los que consta un sistema de información son los siguientes:

   1. Elementos humanos o personas dedicadas a captar, procesar, almacenar y proporcionar datos e informaciones a los usuarios que los demanden, en cualquier nivel de la organización; en general, puede afirmarse que todos los miembros de la organización e incluso los participantes externos, como cliente, proveedores, etc.
   2. Elementos materiales que se utilizan en la captación, tratamiento, almacenaje y transmisión de datos e información (fichas, ordenadores, discos, etc.).
   3. Procedimientos, métodos y técnicas para el tratamiento de los datos y la obtención de informaciones.
   4. Datos, que por sí mismos carecen de valor en tanto en cuanto no sean relacionados entre sí, y valorados e interpretados en el contexto adecuado.
2. Elementos

   Cada vez más, los sistemas de información traen consigo cambios en las metas de los negocios, en las relaciones con los clientes y proveedores y en las operaciones internas. Los nuevos sistemas requieren hoy día el desarrollo de una nueva arquitectura de la información.

   A pesar del rápido desarrollo de la tecnología de computación, no hay nada fácil o mecánico en la construcción de sistemas de información.

   Construir, operar y mantener sistemas de información son por muchas razones actividades de reto. Se piensa que existen cinco retos claves que los administradores deben enfrentar:

   2. El reto estratégico de los negocios: El cambio tecnológico se mueve más aprisa que los cambios de los seres humanos o las instituciones. Para seguir siendo competitivas, muchas instituciones deben de ser rediseñadas. Necesitarán del uso de la tecnología de la información para simplificar la comunicación y la coordinación, eliminar el trabajo innecesario y eliminar las ineficiencias de las estructuras organizacionales obsoletas. Las instituciones deben repensar y rediseñar la manera de diseñar, producir, entregar y mantener los bienes y los servicios.
   3. El reto de la globalización: El crecimiento rápido del comercio internacional y el surgimiento de la economía global revelan una urgencia de sistemas de información que puedan dar soporte a las ventas y compras de productos en muchos países.
   4. El reto de la arquitectura de información: Mientras que la tecnología de información puede sugerir algunas formas nuevas de hacer negocios, las empresas aun deben tener una idea clara de sus metas organizacionales y como pueden ser mejor apoyadas por los sistemas de información.
   5. El reto de la inversión en los sistemas de información: Uno de los principales problemas que surgen del desarrollo de computadoras poderosas y baratas no involucra a la tecnología sino a la administración y a las instituciones. Una cosa es usar la tecnología de información para diseñar, producir, entregar y mantener nuevos productos, y otra cosa es ganar dinero haciendo esto.
   6. El reto de la responsabilidad y el control: Los SIBC juegan un papel crítico en los negocios, en el gobierno y en la vida diaria, a punto tal que las instituciones deben tomar medidas especiales par asegurarse de que sean precisos, confiables y seguros.

   Los sistemas de información deben ser diseñados para que operen tal como se desea y para que las personas puedan controlar el proceso. Al construir y usar sistemas de información, salud, seguridad, permanencia en empleos y bienestar social deben ser considerados con la misma importancia que la de alcanzar las metas organizacionales de la empresa.

3. Retos
4. Sistema de información gerencial

Es la serie de procesos y acciones involucradas en captar datos en bruto, procesarlos en información utilizable y luego difundirla a los usuarios en la forma en que estos la requieren.

Un SIG no es simplemente un programa informático e involucra mucho más que sólo calcular números. La información gerencial implica esencialmente la comunicación entre las personas sobre aquellos eventos que afectan el trabajo que desempeña su institución. El plan de cuentas, todos los formularios utilizados por una institución — desde los recibos hasta las solicitudes de préstamos, incluyendo los requerimientos de vacaciones por parte del personal — las reuniones, los reportes, las políticas y procedimientos, la asignación de personal, el perfil de un puesto, el proceso de planificación y también los programas informáticos — todos estos y otros más influyen sobre el flujo de información en una institución y por lo tanto, juntos conforman el sistema de información gerencial.

Hay que notar la diferencia que existe entre datos e información dentro de la definición de un SIG. Los datos son hechos no procesados que no revelan nada en forma aislada. Por ejemplo, una simple transacción de pago no indica si éste se efectúo a tiempo y tampoco da a conocer en qué situación se encuentra el préstamo.

La información está conformada por datos procesados o transformados que ayudan a alguien a tomar una decisión o a comprender algo mejor. Por ejemplo, la comparación entre los pagos actuales con las cuotas programadas revela la situación de un préstamo y su antigüedad — información que puede ser usada para tomar una decisión con respecto al seguimiento del préstamo o a la constitución de provisiones. Una institución puede estar saturada de datos y sin embargo puede poseer poca información.

2. EJEMPLO

El plan de la tecnología de la información – comunicación de la empresa constructora CASA esta compuesto en los siguientes pasos:

1. 1. Objetivo General: Diseñar un plan estratégico de tecnología de información y comunicación (TIC) que apoye la visión , misión, objetivos, metas y estrategias corporativas de la empresa de Construcciones de Apartamentos S.A. (Casa).
   2. Objetivo Especifico:
2. Formular objetivos:

• Evaluar la situación actual de la tecnología de información y comunicación que tiene la empresa.
• Definir las estrategias informáticas para el desarrollo de proyectos, en base a los resultados de la evaluación de la situación actual.
• Analizar las alternativas de estrategias de tecnologías a acorde a las estrategias informáticas definidas.
• Realizar la planificación estrategia de los datos.

1. Análisis FODA

a. Oportunidades: Existen muchas oportunidades informáticas que se pueden realizar mediante la contratación de una firma consultora informática ya que no existe ningún personal informático que realice lo siguiente:

• Desarrollo e implantación de Sistemas de Información operacionales o transaccionales ya que la empresa no tiene.
• Desarrollar un sitio Web en Internet para la empresa.
• Ampliar la Red de Área Local a una Intranet.
• Incorporar Internet
• Incorporar dentro de su estructura organizativa una Área de Informática.

b. Amenazas: La aplicación Tecnologías de Información y Comunicación, por lo general implican cambios que pueden ser los siguientes:

• Resistencia al cambio por parte de los usuarios.
• Proceso complejo y largo muchas veces dura más del tiempo estipulado.
• Costo alto de la consultoría informática.

c. Fortalezas: Disposición del nivel estratégico por la incorporación de tecnología de información y comunicación dentro del plan estratégico corporativo de la empresa.

d. Debilidades

• No existe ninguna Área informática que pueda ser la contraparte de la consultaría informática.
• No existe Plataforma de Sistemas Operativos.
• Falta de Flujo de Información.
• La empresa no dispone de Sistemas de información ni de personal informático.
• No existe una estrategia de sistemas de Información que cubran todas las áreas de la Empresa.
• No hay Bases de datos
• No existe Pagina Web
• No poseen Internet

Suponiendo que la empresa escoja "Construir edificios de apartamentos con optimización del uso del suelo" la cual puede penetrar al mercado constructivo, como el sector turístico, se hace necesario tener un sitio Web.

Paralelo a esto se necesita tener la información organizada, por medio de la implantación de Sistemas de Información que son un conjunto formal de procesos que recopila, elabora y distribuye la información necesaria para apoyar la alternativa de la empresa.

1. Plantear actividades:

2. Definir responsables: Equipo de consultores

   Ciudad: Navojoa

   Municipio o delegación: Navojoa

   Entidad Federativa: Sonora

3. Lugar

   Del 20 de Noviembre del 2005 al 30 de Marzo del 2006

4. Tiempo

   Propios, Fondos fijos sin recursos adicionales.

5. Recursos

   Tareas de Trabajo	Inicio Previsto	Inicio Real	Terminac prevista	Terminac real	Personas asignadas	Observ.
   Determinación del ámbito de los distintos Sistemas de Información a implementarse.	20/11/05		19/12/05		Equipo de consultor
   Viabilidad de los Sistemas de información	20/12/05		4/01/06		Equipo consultor
   Determinación del numero de personas a trabajar en el proyectos	5/01/06		09/01/06		Director de proyecto
   Determinación de componentes de software reutilizables	10/01/06		14/01/06		Equipo consultor
   Determinación Herramientas de Hw y Sw (Recursos de entorno)	15/01/06		09/02/06		Equipo consultor
   Estimaciones de coste y esfuerzos del proyecto.	10/02/06		29/02/06		Equipo consultor
   Consideraciones de riesgo que pueden afectar el plan de trabajo del proyecto,	15/03/06		30/03/06		Equipo consultor

6. Ejecutar las actividades: Es llevar a la práctica todo lo programado.
7. Riesgos:

1. Evaluar: La evaluación es un proceso de medición de la planificación que se realiza. En este ejemplo los resultados han sido satisfactorios debido al cumplimiento de los objetivos.

1. CONCLUSIONES

La planificación es una de las funciones básicas de la administración, que relaciona el futuro con las decisiones actuales para alcanzar los fines de la empresa. En concreto, la planificación consiste en la selección de los objetivos empresariales y de las metas departamentales y en la determinación de las formas de alcanzarlos.

Con anterioridad a la década de los 80's, la información no se consideraba como un activo importante dentro de las empresas. En ocasiones se llegó a considerar como algo perjudicial y recorrió una extensa evolución hasta ostentar el valor estratégico para los negocios que ahora tiene.

El cambio de concepción con respecto a la Información ha pasado por tres fases: en la primera (1950-1970), se asociaba la información con una montaña de papeles que formaban parte de las burocracias y que si se salía de control podía estrangular una organización: se tomaba como un mal necesario. En un segundo momento (1970-1980), la información se tomó como un soporte administrativo global de las organizaciones y se asociaba con la expedición incesante de cientos y cientos de informes por doquier concernientes con todas las áreas funcionales de la empresa.

Desde 1980 hasta el presente, se ha visto que la información es una herramienta vital de soporte a las decisiones administrativas y que no solo sirve para expedir informes sino también para hacer análisis que conduzcan a diagnosticar el estado actual de las empresas.

La información de más alto nivel debe obtenerse como un producto secundario del procesamiento de datos, desarrollando modelos y métodos que presenten información adecuada a cada nivel administrativo tomando en cuenta el alcance y la naturaleza de la información y el grado en que interactúa cada administrador.

La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización y por eso en la actualidad la empresa que no informatice un sistema de información no se considera que esté a la vanguardia. Estos sistemas de información son parte de las instituciones. De hecho, para algunas empresas sin tales sistemas no habría negocio (los elementos claves de una institución son su personal, la estructura, los procedimientos de operación y su cultura).

Es ello que en la actualidad, los administradores se basan menos en la intuición o en la suerte y se apoyan de forma creciente en el análisis sistemático de la realidad y en el pronóstico de su evolución. La planificación, al igual que las demás funciones administrativas, se ha convertido en un requisito para la supervivencia de la empresa.

Si una empresa se rige mediante una administración basada en intuiciones o expectativas de dudosa fiabilidad, será normal encontrarse, en ese caso, con frecuentes rectificaciones del rumbo empresarial; este tipo de gestión, que podemos denominar: reactiva implica que el empresario espera al futuro; para a medida que el futuro va haciéndose presente ir marcando las pautas de actuación de la empresa.

Las empresas de hoy día deben regirse por una gestión anticipativa o proactiva, por ello deben realizar y utilizar una planificación sistemática que sirva para definir sus objetivos y elaborar los cursos de acción con que alcanzarlos. En este tipo de gestión, las decisiones que se vayan tomando irán modelando las circunstancias en las que se va a desarrollar el futuro, ya que éste es consecuencia del presente y del pasado.

Por ultimo el ejemplo que describo tendrá el siguiente flujo de información (será de forma horizontal, vertical y diagonal):

BIBLIOGRAFÍA

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– es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n

– es.wikipedia.org/wiki/Sistemas_de_informaci%C3%B3n_de_direcci%C3%B3n

– virtualmoodle.umanizales.edu.co/moodle/mod/resource/view.php?id=6869

– www.esmas.com/emprendedores/emprendedores/402638.html

– www.monografias.com/trabajos32/proyecto-casa/proyecto-casa.shtml

– www.mujeresdeempresa.com/negocios/negocios000808.shtml

– www.subdere.gov.cl/1510/articles-67482_ttr_037.pdf

Autor:

Isabel Pérez Ríos

Estudiante de Administración en la Universidad Inca Garcilazo de la Vega,

Perú 2007