Equipos de trabajo para elevar la productividad (página 2)

Partes: 1, 2

Como individuo, el hombre administra su trabajo, siguiendo una ley natural del menor esfuerzo con el máximo de beneficio posible.

Y cuando se enfrenta a los problemas reflexiona como le hizo en el pasado, lo confronta con el presente y los recursos que tiene, evalúa las alternativas de solución y toma decisiones seleccionando la mejor alternativa desde su punto de vista personal y la aplica.

También aprende como le fue con la implementación y estará preparado para un futuro cercano cuando se le presenta un problema parecido.

Hasta aquí considero que va tomando decisiones sólo en las experiencias que le sugiere el pasado reciente.

Enfrenta los problemas por intuición, por experiencia y por costumbre. Aplica más "su práctica" que las teorías de otros seres humanos para enfrentarse a esos mismos problemas.

Por lo tanto los resultados sólo son personales, a veces mediocres o definitivamente malos.

Como aportación valiosa a otras generaciones el individuo sólo aporta un valor instruccional basado sólo en lo económico.

Existen grandes administradores que pudieran darnos muy buenas definiciones sobre lo que es el trabajo.

Aquí sólo vamos a mencionar que es falso de que Adán y Eva no tenían que trabajar, si leemos bien menciona que tendrían que plantar árboles y extender el jardín por toda la tierra… ¡y eso es mucho trabajo!.

Así que el trabajo es una actividad que dignifica al hombre no sólo en lo físico, sino también en lo espiritual.

Al trabajar el ser humano objetiviza su voluntad para satisfacer sus necesidades físicas y de su realización humana.

Para trabajar el hombre aplica su experiencia, sus habilidades, su conocimiento. Y aunque no se de cuenta el hombre en cualquier parte del mundo donde realiza un trabajo lo hace previendo, planeando, organizando, dirigiendo y controlando para lograr un objetivo.

Por lo tanto creo que al trabajar cada ser humano aplica sus aptitudes y actividades para satisfacer sus necesidades.

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El trabajo de grupo

Cuando hacemos un trabajo en grupo puede que pensemos individualmente que cada uno estamos haciendo nuestro mayor esfuerzo; pero que los demás no se esfuerzan tanto.

También cada uno pensamos que nuestra actividad es más valiosa que la de los demás.

No tomamos riesgos, dejamos que alguien decida (normalmente el jefe de cada departamento).

Si surgen imprevistos y tenemos que entregar un trabajo; pero ya es la hora de salida, lo dejamos para mañana, pues argumentamos que no fue nuestra culpa el retraso.

Los miembros de los grupos no tiene iniciativa sólo se concretan a preguntarle el jefe ¿cómo quieres que lo haga?. Y si no gusta el resultado el empleado u operario dice… ¡a mí así me dijeron que lo hiciera!

Como observamos en este punto no hay conciencia de compromiso y responsabilidad. Ya que cuando se trabaja en grupo, los seres humanos se guían por objetos de índole muy general.

Un grupo de personas, reunidas en un esfuerzo "cooperativo" pero que sigue aspirando sólo a sus objetivos personales, a sus propios intereses; pero no se trabaja para "lograr objetivos básicos de grupo".

Recordemos aquí, como los technocas y los tlatelolcas estaban unidos para defender Tenochtitlán; pero los xochimilcas en lugar de ayudarlos, aprovechan para saquear las casas de los sitiados… ¡Eso es pensar sólo como grupo!

Lo mismo sucede en las empresas cuando sólo se trabaja como grupo. Si hoy se tiene que entregar una cierta cantidad de producto a las 16 Hrs., pero un material llega hasta las 13 Hrs. y ya no hay tiempo de manufacturar el producto quizá los operarios en producción digan nosotros nos vamos a las 16 Hrs., si no se entrega la cantidad no es culpa nuestra es culpa del departamento de materiales, sin pensar que el cliente disgustado por el incumplimiento en la entrega se busque otro proveedor más confiable que nosotros y si es el ÚNICO CLIENTE, perderán su trabajo los de producción, los de materiales… ¡Y todos los otros departamentos de la empresa!

El proceso de trabajo

1.- Identificarse con el proceso

Para realizar un trabajo en una fábrica tenemos que hacerlo de una manera sistemática de principio a fin para elaborar el producto que requiere el cliente con unos ciertos requerimientos.

Así que el proceso es la ejecución de una serie de actividades relacionadas entre sí que transforman los insumos en un producto o un servicio.

De tal forma que si el cliente requiere ollas de presión, los insumos serán:

Aluminio
Válvulas
Plástico, etc.

Y otras herramientas o materiales auxiliares que ayudan a convertir esos insumos, como:

Hornos
Tornos
Taladros
Equipos de protección, etc.

Pero lo más importante es cuidar el proceso para manufacturar esa olla como pudieran ser operaciones lógicas de:

Recibir los materiales e inspeccionarlos
Fundición
Corte
Esmerilado o rectificado de piezas
Tratamiento térmico
Abrillantado
Inspección y prueba, etc.

Con el ejemplo queremos hacer notar que hay dos tipos principales de actividades en un proceso de producción.

Las actividades que agregan VALOR para los clientes y que se van como VALOR AGREGADO en el producto o servicio que está comprando.
Actividades que no agregan valor al producto, sino que sólo representan un gasto innecesario y que ALGUIEN TENDRÁ QUE PAGAR.

De tal forma que en cualquier empresa donde los administradores quieran reducir gastos o eliminar desperdicios tendrán que preguntarse y descubrir:

¿Qué actividades si le agregan valor al producto?
¿Qué actividades sólo estorban el proceso, generando cuellos de botella?
¿Qué actividades generan desperdicios o retrabajos?

Y una vez descubiertas, implementar proyectos de mejoramiento que disminuyan el tiempo de proceso, bajar costos y ser más competitivos en cantidad, calidad, precio y tiempo de entrega.

2.- Identificar quienes son los clientes internos y externos en el proceso

Si un operario está en proceso de soldadura, en su línea de producción, supongamos que él solda unas piezas.

La operación lógica anterior sería otro operario que le cortó las piezas a una cierta medida.

Y la operación lógica siguiente sería poner la pieza soldada a una máquina donde se le hará un rectificado.

Como se puede observar cada operario es a la vez un proveedor y un cliente dentro del proceso de producción.

Hablando estrictamente el soldador no aceptaría piezas mal cortadas, pues no hará bien su operación y causará a su vez problemas a la siguiente operación de rectificado, el cual puede sufrir un accidente porque su herramienta no rectificará la pieza o puede saltar un pedazo de la misma herramienta y dañar a la persona, la pieza, la máquina y/o a otras personas y equipos.

O lo más pesimista que la pieza no sea aprobada por el cliente y no sólo rechace la pieza, sino todo el lote de producción… y la empresa pierde ese cliente que quizá compre el 80% de las piezas que produce y entonces tenga que despedir a su personal.

Como se puede ver claramente, es muy importante el concepto CLIENTE-PROVEEDOR, y en realidad cada estación de trabajo en proceso de producción es como una "minicompañía" que no tiene por qué aceptar una pieza defectuosa ni entregar a su vez un trabajo mal realizado a una siguiente estación de trabajo, pues está no sólo perjudicando a sus clientes internos, sino a los externos que son los que compran y utilizan el producto.

Ahora sólo relacione el lector el proceso con otros departamentos de la organización y vea como todos son proveedores y clientes en un cierto momento desde la elaboración de una factura que si está mal hecha afectará al contador, al cliente, al que embarca, etc.,… en fin se estará haciendo un trabajo, pero no se está agregando valor al proceso; pero sí un gasto o un desperdicio de tiempo, esfuerzo y recursos.

3.- La importancia del tiempo en la administración del trabajo

Sabia virtud de conocer el tiempo… a tiempo planear… hacer… revisar… actuar. Se dice que el tiempo es oro… y que es un recurso no renovable. Así que en empresas donde se paga por horas, imagínese la importancia de saber administrar bien las actividades. En realidad es eso, porque el tiempo no se puede administrar. Una hora puede pasar, pero lo importante es realizar trabajo productivo en esa hora.

Las empresas y las personas pasan con el tiempo, pero sólo el tiempo permanece porque es eterno.

De allí la importancia de aprovechar el tiempo… de esos momentos de eternidad.

De tal forma, que lo más importante que quiero resaltar en este punto es que el tiempo es vida… vida de las personas… y de la empresa.

Por eso es muy importante no sólo soñar que podemos realizar cosas; sino ponerle fechas a esos sueños, es decir planear y programar actividades en días calendario para realizar esos sueños o los objetivos de la empresa.

En la empresa hay tiempo y espacio; y de este binomio bien aprovechado resulta en el suceso transformado en ÉXITO de la empresa que desarrolla la calidad de vida de todos los agentes internos y externos que interactúan con la empresa.

Ejecutivos
Empleados y operarios
Gobierno
Clientes
Sociedad
Medio ambiente

La racionalización del tiempo nos dice que no trabaje mucho; sino que es mejor trabajar inteligentemente.

No sólo para urgencias; mejor planee, haga, revise y actúe para evitar las urgencias o las emergencias.

El concepto de calidad de vida dice que para evitar el estrés excesivo (un poco de estrés es necesario) se requiere:

Decir lo que hace
Hacer lo que dice
Establecer estándares de actuación, de métodos y de tiempos.
Registrar el proceso
Implementar proyectos de mejora una vez que ha sostenido el estándar por un tiempo.

Todo esto bajo dos sencillos principios de la Ingeniería Industrial:

Siempre hay una manera mejor de hacer las cosas.
Lo que no medimos no lo podemos controlar ni mejorar.

Y no importando como le llame la empresa a su filosofía de acción para compartir su visión, misión y políticas para satisfacer a sus clientes. Lo importante es que esa filosofía no sea sólo teoría; sino que tenga una práctica de acción en toda la compañía, y que la entienda y la viva todo su personal.

Ya sea Administración por Objetivos, Kaizén, JIT, Kanban, CINCO ESES, Empowerment, Círculos de Calidad, ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000, ISO 21000, QS 9000, TS, etc.

Lo crucial es que desde los más altos ejecutivos estén convencidos de que vale más el buen ejemplo en todos los valores universalmente aceptados que pregonar cosas virtuosas; pero hacer cosas deshonestas con el personal de la empresa y con los clientes.

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El trabajo en equipos

1.- Ejemplo de un trabajo en Equipo

Antes de soltarle el rollo sobre este apartado, yo quisiera compartir mi ideal de equipo:

Cuando observo las carreras de autos de fórmula 1 o las 24 Hrs. de Lemans y miro como el piloto (CLIENTE) se comunica con sus hombres de EQUIPO en los "pits" y me maravilla como cada integrante del equipo cambia el neumático que le corresponde y me doy cuenta que todos sus movimientos son precisos, exactos, con la herramienta correcta, y como se trabaja con una INTENCIÓN, ENTREGA, COMPETITIVIDAD, PRODUCTIVIDAD Y CALIDAD y en el menor tiempo posible para que su CLIENTE siga compitiendo por el prestigio de la MARCA.

Lo reflexiono y no puedo dejar de exclamar:

"Caramba, que EQUIPO DE TRABAJO forman"… y que conste que ni siquiera supe quien es el Director de ese Equipo.

Y no me imagino… que porque no esté el Director no realicen bien su trabajo, ni que no tengan la refacción que el piloto necesite en su auto, o que no sepan como hacer el trabajo, o que no estuvieran en su lugar de trabajo a tiempo, o que alguien de los integrantes faltara a su trabajo, o que se pelearan entre ellos por pensar que alguien trabaja más que el otro.

Repito no lo imagino, porque sería DESASTROSO PARA SU CLIENTE y… también para ellos.

Si lo comparo con una fábrica, con una pequeña industria, con una institución educativa o aún con la misma familia diría qué formidable sería trabajar en equipos; pero pensando en ser clase mundial.

Eso es lo que yo digo; pero ¿qué dice usted amable lector?

¿Cuál es su modelo ideal de trabajo en equipo?

¿Le gustaría trabajar en equipo?

2.- Marco teórico para el trabajo en Equipo

Las corrientes administrativas modernas (a partir de los años 80"s del siglo XX) en que el trabajo en equipo es: conjuntar un equipo de personas con aptitudes y actitudes interdisciplinarias funcionalmente para que con sentido de pertenencia y compromiso logren un objetivo común optimizando los recursos.

Así es como yo lo conceptualizo y usted podrá construir su propia definición, pues lo importante es no matar el concepto estableciendo límites, sino que las ideas son dinámicas, y cambian ajustándose a los multicontextos según la empresa, los clientes y el producto o servicio que se demande o se requiera.

Lo importante es que usted como empresario QUIERA, primero adoptar una de las teorías que hay para trabajar en Equipos y luego que se identifique bien con esa teoría y se convenza de que funcionará en su empresa, en segundo lugar la adapte de acuerdo a sus contextos muy particulares como compañía (recuerde que tratar de imitar sólo a otros es suicidio) y en tercer lugar piense que sí tendrá éxito, pues ya habrá avanzado más de la mitad del camino y en cuarto lugar no trate de vencer a todo su personal para que lo acepten, sino convénzalos para que TODOS la implementen en la empresa.

Las teorías son entre otras:

Círculos de Calidad
Kaizén
Administración por proyectos de Mejora
Empowerment theory
Team Working by Spiegel and Torres
Etc.

3.- Características del trabajo en Equipos.

Interdependencia entre los integrantes; pero respaldándose conjuntamente para lograr el objetivo común.
Los miembros del equipo se sienten dueños de su trabajo por estar facultados para tomar decisiones en consenso para lograr el objetivo.
Todos aplican sus aptitudes y actitudes para alcanzar el éxito en conjunto.
No hay "yo" en la palabra EQUIPO.
Trabajan en un ambiente de confianza y apertura a ideas, opiniones, y aún desacuerdos.
Comunicación franca y con actitud ética.
Ven los problemas como oportunidades.
Participación rápida y asertiva.
Juntos festejan el éxito.
Aprenden de los errores; pero luchan porque no se repitan los mismos errores.
Creen y promueven la mejora constante en todas las áreas de la empresa.

Aquí también quisiera compartir con ud. un ejemplo natural de trabajo en Equipo:

"El vuelo de los gansos".

Cada ganso aletea creando un "levantamiento" para su compañero.
Al volar en formación "V" el EQUIPO aumenta un 70% mayor de rango de vuelo que si volaran individualmente.
Cuando el ganso que va de líder se cansa de ir a la cabeza, se pasa atrás de la formación y otro ganso toma el papel de líder.
Los gansos en formación de vuelo, graznan para alentarse unos con otros y así mantienen rapidez en su vuelo y siguen adelante hacia el objetivo.
Cuando uno de los gansos se enferma, es herido o sufre un accidente, dos gansos salen de la formación para brindarle ayuda y protección; ellos permanecen con él hasta que pueda regresar o muera; entonces vuelan juntos por sí solos hasta que encuentran otra formación o alcanzan la propia.

¿Qué lección tan maravillosa nos dan?… ¿No le parece?

4.- Herramientas básicas para trabajar en equipo.

Tormenta de ideas
Hojas de registro para datos.
Diagrama de Pareto para análisis del problema.
Diagrama de flujo para apreciar relaciones.
Histograma para apreciar frecuencias y variaciones.
Gráfica de Control.

5.- Proceso para proyectos de mejora al trabajar en equipo.

Identificar el problema o el área de oportunidad.
Definir claramente el problema.
Analizar el problema y buscar causas probables.
Definir alternativas de solución.
Elaborar plan de implementación seleccionando la alternativa más óptima posible.
Verifique los resultados esperados (mantener la mejora realizada).
Documente el proceso.
Establezca el siguiente nivel de mejoramiento.