La definición y clases de soportes, definición y aspectos legales de los libros de contabilidad

De otra parte desarrollaremos y analizaremos los conceptos de balance general, los elementos del balance general, y procederemos a clasificar por grupos de cuentas del balance, y a definir el estado de resultados y a establecer los grupos de cuentas que intervienen en él.

Definición y clases de soportes de contabilidad

Es el instrumento, herramienta y medio escrito a través del cual se prueba la existencia de los hechos económicos o transacciones realizadas en el ente económico. Los soportes tienen carácter probatorio y son necesarios para la realización de los registros que tienen la utilidad de incorporar los hechos económicos o transacciones al sistema de información contable.

Los soportes pueden ser de origen interno y externo. Los internos son todos aquellos que la empresa elabora internamente para el control, comprobación y registro de transacciones realizadas dentro del giro de sus negocios, su diseño en algunos casos obedece a ciertas formas que establece la ley y en otras a las necesidades de información y control del ente económico; entre los cuales encontramos:

1.1.-SOPORTES INTERNOS:

-Recibo de Caja: Son aquellos que se usan como soporte de prueba de todos los ingresos a caja recaudados por diversos conceptos, representados en efectivo, cheques, tarjetas débito, tarjetas créditos. Normalmente se elabora en original y copia, destinándose el original para quien realiza el pago y la copia para soportar el registro en el sistema de información contable.

-Recibo de caja de caja menor. Son aquellos que tienen la finalidad de soportar los gastos de menor cuantía, cuyo valor y frecuencia no amerita realizar el pago con cheque, como gastos de transporte, fotocopias, por lo general para la atención de estos gastos se crean fondos de caja menor a cargo de un custodio que responde por su manejo. Se elaboran en original, el cual se anexa como soporte al formato de reembolso correspondiente.

-Comprobantes de egresos. Son aquellos que tienen la función de servir como prueba de los desembolsos o pagos realizados por la empresa, los cuales para efectos de control deben hacerse en cheque.

Deberán anexarse a los comprobantes de egreso, los soportes que dieron origen a dicho pago como: facturas, cuentas de cobro, teniendo en cuenta que se debe dejar constancia de su cancelación mediante la implantación de un sello que exprese que han sido pagados.

Se elaboran en original y dos copias, debidamente firmadas a satisfacción por el beneficiario del pago, para ser distribuidas así: El original, con los soportes del pago, ara la incorporación de la transacción en el sistema de información contable, la primera copia para incorporar al consecutivo y la segunda copia para la persona que realizó el pago.

-Facturas de venta: Se elabora para protocolizar la realización de un contrato de compraventa o prestación de servicios, en el cual se discrimina en detalle el contenido del contrato, el monto de la transacción, las condiciones de pago, la persona que interviene en la compra. Mediante este documento se genera el traslado de dominio del bien o servicio transado, sin que se haya perfeccionado en su totalidad, ya que el pago se puede realizar con posterioridad a la facturación. Es un comprobante obligatorio y debe cumplir con las disposiciones legales, y para efectos tributarios la factura debe cumplir con los requisitos exigidos por la Ley y las autoridades públicas competentes.

-Nota crédito: Sirve para realizar abonos en las cuentas de los clientes por devoluciones de mercancías o por corrección de errores u omisiones. Se elabora en original y copia, el original para el cliente y la copia para el consecutivo y para soportar el registro en el sistema de información contable.

-Nota Débito: Se elabora para cargos en las cuentas de los clientes por un mayor valor por error u omisión en la liquidación de facturas de ventas y los intereses por mora en el pago de sus obligaciones.

-Nota de Contabilidad: Se elabora para realizar en forma resumida el registro manual de las operaciones, tanto en libros auxiliares como oficiales o principales, de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueden resumir en un solo comprobante las transacciones realizadas en un periodo determinado ya sea semanal, quincenal o semanal.

1.2 .-SOPORTES EXTERNOS:

Son aquellos comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por terceros, tales como facturas por compras, consignaciones bancarias, notas débito y crédito por los bancos, pagarés y demás.

-Facturas por compras: Este soporte tiene las mismas características de las factura de venta expedida por la empresa y en este caso es expedida por el proveedor de bienes y servicios.

-Consignaciones bancarias: Son aquellos comprobantes expedidos por las entidades bancarias como medio probatorio de los aumentos en las cuentas corrientes o de ahorro a sus clientes.

-Notas débito y crédito emitidas por los bancos: Son comprobantes que soportan el registro de movimientos diferentes a las consignaciones de sus clientes, tales como suministro de chequeras, cobro de intereses por obligaciones financieras, comisione por remesas con cargo a la cuenta del cliente, intereses pagados o prestamos bancarios con abono a la cuenta del cliente.

-Pagarés: Es el documento que representa el soporte de una obligación mediante el cual se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.

Definición y aspectos legales de los Libros de Contabilidad, Libros Principales, Libros Auxiliares y su descripción

Los libros deben llevarse y diligenciarse de tal manera que se garantice su autenticidad e integridad, con numeración sucesiva y continua, y las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros. Teniendo en cuenta la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar todos los libros que sean necesarios para registrar:

-Asentar en orden cronológico todas las operaciones , bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

-Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, cambiando el movimiento de los diferentes establecimientos.

-Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

-Permitir el completo entendimiento de los anteriores registros, y para ello se deben llevar los auxiliares necesarios para:

-Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen global.

– Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

-Conocer los códigos o símbolos utilizados para descubrir las transacciones , con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

-Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.

-Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

-Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

2.1.- REGISTRO DE LIBROS

Cuando la ley lo exija y para que tengan carácter probatorio, los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las autoridades o entidades competentes en el lugar del domicilio principal, y para el caso colombiano es la Cámara de Comercio respectiva. Los libros de los establecimientos deben registrarse en el lugar donde funcionan los establecimientos de comercio ante la autoridad competente a nombre de ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento. Los libros auxiliares, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas legales no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco, y para registrar un nuevo libro se requiere lo siguiente:

-Que al anterior le falten pocos folios por utilizar.

-Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Los libros de exhibirse en el domicilio principal del ente económico, y la forma de llevar los libros exige aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica como computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables; teniendo en cuenta que los libros deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resúmen como en los auxiliares, deben totalizarse por los menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

-Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

-Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran espacios en blanco los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partida que se han contabilizado.

-Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

-Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

-Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas, o mutilar los libros.

Los libros incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando los mismos se hayan cometido los anteriores actos prohibidos.

2.2.-CORRECCIÓN DE ERRORES:

Los errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pié de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección. La anulación de los folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

2.3.-EXHIBICIÓN DE LIBROS:

El examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que éste hubiere designado para ello. Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.

2.4.-CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE LOS LIBROS:

Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo los dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte años contados a partir del cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico pueden destruirse diez años después. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

2.5.- CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES: LIBROS PRINCIPALES, LIBROS AUXILIARES Y SU DESCRIPCIÓN.

Libros principales: Son de obligatoria utilización por parte de los comerciantes, y para quienes lleven una contabilidad con fines probatorios y son conocidos como libros mayores; y tienen la finalidad de registrar allí todas las operaciones comerciales que realicen como consecuencia del giro de sus operaciones. De acuerdo a la legislación comercial, los libros principales o mayores son:

• Libros de inventarios y balances

• Libro diario columnario.

• Mayor y balances.

Los libros de inventarios y balances, se utilizan para registrar el inventario de iniciación y el balance general de cada uno de los periodos contables siguientes. Su manejo se realiza una sola vez al año y en el se resume el balance general al final del ejercicio, en el cual se presentan los saldos de las cuentas del activo, pasivo y patrimonio en forma global en la mayoría de las cuentas se hace necesario discriminar como están conformados esos saldos.

El libro diario columnario sirve para registrar en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante un periodo. Puede contener 12 o más columnas, dependiendo el número de cuentas que maneje la empresa.

El libro Mayor y Balances: Se registra el movimiento mensual en forma resumida, tomando la información del libro diario columnario y se traslada al libro mayor y balances.

Libros Auxiliares: Son aquellos libros de soportes o complementación de los libros principales, ya que allí se registra en forma analítica y detallada toda la información diaria de las operaciones o transacciones que realiza la empresa. Estos son los siguientes:

-Libro Auxiliar de Inventarios.

– Libro Auxiliar de Maquinaria y Equipos.

– Libro Auxiliar de Aportes Sociales.

-Libro de Inventarios y Balances

Concepto de balance general, y los elementos del balance general

El balance general, se conoce como estados financieros a los informes que se deben preparar como mínimo al terminar el periodo contable, o en cualquier época del mismo cuando se requiera conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de un ente económico dentro de un periodo determinado.

Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.

Son Estados financieros de propósito general, aquellos que se preparan al cierre de un periodo para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente económico para generar flujos favorables de fondos, y se deben caracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.

Los estados financieros de propósito general, son de interés para:

-Los administradores, como herramienta esencial en el proceso integral de toma de decisiones, para el cumplimiento del objeto social del ente económico.

-Los dueños del negocio para identificar la evolución financiera, el cumplimiento de los objetivos sociales y el rendimiento de su inversión.

-Los proveedores, inversionistas y analistas de crédito, para conocer la capacidad que tiene el ente económico para responder por sus obligaciones a corto, mediano y largo plazo.

–El Estado para la construcción de las estadísticas nacionales y el control de los recaudos de impuestos.

El Balance General es un estado financiero de carácter estático, muestra la situación financiera del ente en un momento determinado en el tiempo, revela el valor de sus bienes y derechos (Activos), el valor de las obligaciones con terceros (pasivos) y el monto de la participación de los dueños (Patrimonio), presentados y valuados de acuerdo con normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones.

El balance muestra sus cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro Mayor, debe ser elaborado por lo menos una vez al año con corte a 31 de diciembre.

3.1- ELEMENTOS DEL BALANCE GENERAL:

El reglamento general y universal de la contabilidad establece que los elementos del Balance General son: Activo, Pasivo y Patrimonio.

3.1.1. ACTIVO: Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

3.1.2. PASIVOS: Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud del cual se reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer servicios a otros entes.

3.1.3. PATRIMONIO: El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos.

Clasificación por grupos de cuentas del balance general

El ente económico prepara el Balance General debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, teniendo en cuenta la realización de los activos y la exigibilidad de los pasivos:

4.1. ACTIVOS CORRIENTES: Están representados por el disponible y todos los bienes y derechos que se puedan realizar para convertirlos en disponible en un término inferior a un año, se pueden incluir las cuentas del grupo disponible: Caja, bancos, cuentas de ahorro, inversiones temporales y la parte corriente de los grupos de deudores, inventarios y gastos pagados por anticipado.

4.2.-ACTIVOS NO CORRIENTES: Este grupo está representado por los bienes utilizados para el desarrollo del objeto social y todos aquellos bienes y derechos que solamente podrán utilizarse o convertirse en disponible en periodos superiores a un año, entre los cuales están las inversiones permanentes, la parte no corriente de los deudores, los bienes que constituyen la propiedad planta y equipo, los activos intangibles, los diferidos y las valorizaciones.

4.3.- PASIVOS CORRIENTES: Representan las obligaciones a favor de terceros y a cargo del ente económico, que deberá pagar en un término inferior a un cargo del ente económico, que deberá pagar a un término inferior a una año, su exigibilidad determina el orden de presentación dentro del balance, dentro de las cuáles están: Obligaciones financieras a corto plazo, proveedores, cuentas por pagar, impuestos gravámenes y tasas, obligaciones laborales, pasivos estimados y provisiones, pasivos diferidos y otros pasivos.

4.4.- PASIVOS A LARGO PLAZO: Representan todas las obligaciones a favor de terceros, que el ente económico deberá pagar en términos superiores a un año, entre otras están todas aquellas que no son corrientes como las obligaciones financieras a largo plazo, las obligaciones hipotecarias, bonos etc.

4.5.- PATRIMONIO: Este grupo de cuentas representan las obligaciones del ente económico con los dueños o propietarios, estas son: Capital social, superávit de capital, reservas, revalorización del patrimonio, resultado del ejercicio, etc.

Definición del estado de resultados, elementos del estado de resultados y diga cuáles son el grupo de cuentas que intervienen en él

5.1. Concepto de Estado de Resultados: Es un estado financiero básico de propósito general, que sirve para revelar el resultado de las operaciones del ente económico durante un periodo determinado y permite identificar en forma detallada y ordenada como se dio el proceso de ganancias o pérdidas. Se constituye en un estado financiero de gran importancia para los dueños del negocio y para todas aquellas personas internas y externas interesadas en conocer el desarrollo y los resultados de la gestión del ente durante un periodo contable, para tenerlo en cuenta como herramienta fundamental en la toma de decisiones.

Es conocido igualmente como el estado de pérdida y ganancias- P&G-, y cumple la función de facilitar el mecanismos adecuado para calcular en una forma sistemática, los resultados del ejercicio que pasan a formar parte del balance general en el grupo de cuentas del patrimonio a partir de la relación de los ingresos con los gastos ocasionados para la obtención de estos, como consecuencia del giro de las operaciones realizadas durante el periodo contable por el ente económico.

5.2- ELEMENTOS Y GRUPOS DE CUENTAS DEL ESTADO DE RESULTADOS:

5.2.1. INGRESOS: Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un periodo, que no provienen de los aportes de capital.

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado, así como el valor del ajuste por inflación de los conceptos que componen esta clase susceptibles de ser ajustados.

A través del sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.

5.3. INGRESOS: SE CLASIFICAN EN OPERACIONALES Y NO OPERACIONALES.

5.3.1. INGRESOS OPERACIONALES: Comprenden los valores recibidos y/o causados como resultado de las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes o servicios, así como los dividendos, participaciones y demás ingresos por concepto de intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico.

5.3.2. INGRESOS NO OPERACIONALES: Comprenden los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye entre otros, los ítems relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipos e inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

5.4. GASTOS: Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un periodo, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.

Agrupan las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado, así como el valor del ajuste por inflación. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago, y se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago.

5.4.1.LOS GASTOS SE CLASIFICAN EN OPERACIONALES Y NO OPERACIONALES.

Los gastos operacionales son los ocasionados o causados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico por concepto de administración o ventas y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio.

Los gastos no operacionales: Comprenden las sumas pagadas y/o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se incorporan conceptos tales como financieros, pérdida en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos.

5.5.-COSTOS: Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos.

Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en un periodo determinado, así como el valor del ajuste por inflación de los conceptos que componen esta clase, susceptibles de ser ajustados de acuerdo con las normas legales vigentes.

Autor:

Inocencio Meléndez Julio.

Magíster en Administración

Magíster en Derecho

Doctorando en Derecho Patrimonial: La Contratación Contemporánea.