Procedimiento para diseño y aplicación de un sistema de gestion de capital humano

Resumen

El presente trabajo aborda la elaboración de un procedimiento para el diseño y aplicación de un sistema de gestión integrada de capital humano en los Centros de Educación Superior (CES). El instrumento metodológico se obtiene a partir de la literatura revisada, la consulta a especialistas y las normas cubanas elaboradas en el país para esta actividad que establecen la estructura básica sobre la que debe diseñarse el sistema integrado de gestión de capital humano.

La elaboración del procedimiento metodológico técnicamente argumentado para el diseño y aplicación de un Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano en los Centros de Educación Superior constituye la innovación de la investigación, la cual esta dada por el conjunto de cambios que se introducen el ámbito de las operaciones internas de recursos humanos, permitiendo aprovechar lo realizado hasta el momento sobre la integración de estos sistemas de gestión, para reestructurarlo o mejorarlo, de manera tal que posibilite el futuro avance y desarrollo de la gestión del capital humano y a partir del cual se garantiza su mejora continua, sirve de impulso para mejorar su nivel de competitividad, obteniéndose cambios en la organización y en la gestión de sus recursos humanos.

Introducción

En el año 2011 las universidades cubanas enfrentan nuevos retos enmarcados en la integración de los sistemas de gestión de recursos humanos con el sistema estratégico, lo que repercutirá en el mejoramiento continuo y el propósito de maximizar la eficiencia y la eficacia, esto implica que paulatinamente las universidades deban dar respuestas a la aplicación del sistema de gestión integrada de capital humano.

En Cuba la gestión de los recursos humanos presenta falta de integración con la estrategia de la organización, con los procesos que la conforman y con el resto de los sistemas de gestión, no hay enfoque de gestión por procesos y existen diferentes niveles de organización y desarrollo en el trabajo.

Estos antecedentes sirvieron para que en el 2005 se comenzara en el país a constatar el nivel de alineación de las actividades claves de los procesos de la gestión de recursos humanos y su relación con los objetivos y resultados alcanzados en la organización, comenzándose a trabajar en la implantación de un modelo cubano de gestión integrada de capital humano que sirve de guía o patrón de orientación para que cada organización diseñe e implemente su propio sistema dirigido a alcanzar la máxima eficiencia y eficacia de las empresas, a través de un proceso de mejora continua en su gestión para lo cual, el factor clave lo representa los recursos humanos por constituir la competencia básica de la organización y su principal ventaja competitiva.

Los Centros de Educación Superior no son ajenos a esta problemática y por ende, se impone la necesidad de disponer de un sistema que gestione profunda y objetivamente todas sus actividades y procesos sustantivos, que integre orgánicamente toda la estructura organizacional y que se convierta, a su vez, en el soporte fundamental para la aplicación y mejoramiento continuo del sistema de gestión de recursos humanos integrado al capital humano.

Los Centros de Educación Superior enfrentan la tarea de diseñar y aplicar su propio sistema de gestión integrada de capital humano de acuerdo con sus peculiaridades y necesidades, que le permita la integración de estos tres elementos, dado el carácter complejo, sistémico e integrado es necesario disponer de procedimientos y técnicas debidamente argumentadas que permita alcanzar tales metas

El procedimiento metodológico constituye una herramienta técnicamente fundamentada para diseñar y aplicar un sistema de gestión integrada de capital humano en los Centros de Educación Superior en correspondencia con las particularidades específicas de cada centro, esta sustentado en las Normas Cubanas de Gestión Integrada de Capital Humano, en la revisión de la literatura especializada y en el análisis de las entrevistas con especialistas.

Sobre esta base se propone un procedimiento estructurado en nueve etapas que a su vez están integradas por pasos según lo amerita, aplicable aquellos Centros de Educación Superior que asuman la determinación de alcanzar y demostrar una gestión integrada de su capital humano, su aplicación dependerá, entre otros factores, de la definición de la estrategia, del desarrollo alcanzado para la gestión integrada de capital humano, de la complejidad de la estructura organizativa y de los procesos que se realizan.

Procedimiento

A continuación se detallan las etapas y pasos que integran el procedimiento propuesto:

Etapa I: Preparatoria.

La adopción de un sistema de gestión integrada de capital humano deberá ser una decisión estratégica de la alta dirección del CES, correspondiendo en esta etapa informar y preparar las bases para comenzar el proceso de diseño e implementación de dicho sistema, en la implementación y aplicación participarán activamente los trabajadores y la organización sindical, existiendo la evidencia documentada de la discusión y el acuerdo correspondiente de la aprobación del SGICH.

Etapa II. Diagnóstico del CES:

Una vez realizada la etapa preparatoria, se pasa a desarrollar la etapa de Diagnóstico que consiste en determinar lo que el CES necesita en materia de gestión integrada de capital humano, se analiza el punto de partida: observar qué se está llevando a cabo y qué no., se realiza una valoración del estado actual de la gestión de los recursos humanos en materia de gestión integrada de capital humano y se determina el nivel de integración estratégica del CES,

Son aportes de la investigación:

Determinar las exigencias del CES del capital humano: en este paso se determina lo que requiere el CES del capital humano teniendo en cuenta lo que demanda cada actividad, procesos y áreas de resultado claves, de los elementos que componen el SGICH, los distintos directivos de las unidades organizativas del CES determinan lo que necesitan del capital humano para atender a sus objetivos respectivos.

Al analizar las exigencias del CES del capital humano se debe garantizar una respuesta creciente y efectiva del capital humano mediante el perfeccionamiento continuo de su gestión integrada permitiendo desarrollar todos los procesos en los niveles planificados para el curso y a largo plazo.

Determinar lo que exige el CES del capital humano es un proceso continuo que ha de evaluarse a medida que cambian las circunstancias, prioridades y proyecciones del CES

Determinar la integración de los recursos humanos a los procesos sustantivos del CES: para determinar el nivel de integración de los recursos humanos a los procesos sustantivos del CES se realiza un análisis de las metas, indicadores y acciones centradas y orientadas hacia el capital humano contenidas en la misión, visión y estrategia del CES.

Se identifican los procesos universitarios y la interacción entre los procesos analizando el núcleo de sus actividades. El resultado es el mapa de procesos que consiste en un esquema gráfico, que muestra la relación e interacción que existe entre los procesos, se define el responsable de liderar el proceso, que le permitan conducir al proceso hacia su misión.

En entrevistas realizadas al equipo de trabajo conformado con los responsables de los procesos sustantivos y los especialistas de recursos humanos se identifican las incidencia de la gestión de los recursos humanos en los procesos sustantivos y se procederá a valorar el nivel de integración para lo cual se determinan los indicadores los permiten hacer una evaluación y seguimiento de cómo el proceso se orienta hacia el cumplimiento de su misión.

Medir la integración interna, externa y estratégica del CES: Se mide el nivel de integración interna, externa y estratégica del CES a través de la tecnología de diagnóstico, con el objetivo de evaluar el nivel de integración y facilitar al CES la aplicación del SGICH identificando debilidades, fortalezas, oportunidades y barreras. Se evalúa el nivel de integración actual de la gestión del capital humano con la estrategia de la universidad, se establece el grado de orientación estratégica con que está operando el CES en la actualidad y se mmuestran los procesos que más favorecen y que menos favorecen, por su nivel de desarrollo, a esta integración estratégica.

Etapa III. Cumplimiento de requisitos del SGICH y elaboración del programa.

A partir del diagnóstico del CES una vez que se conoce el punto de partida, se decide cómo y cuándo se va a llevar a cabo la implantación del SGICH, se identifican todos los requisitos legales generales y específicos que tiene que cumplir el CES para la adopción de un sistema de gestión integrada de capital humano y su certificación, estableciendo las acciones a desarrollar para alcanzarlo, el cumplimiento de cada uno de ellos debe ser demostrado con evidencias objetivas, y se establece el programa de gestión integrada de capital humano que forma parte de la planificación estratégica del proceso de dirección de la universidad, dando respuesta al objetivo estratégico referido a la aplicación del SGICH, se presenta al consejo de dirección la propuesta del programa de trabajo a realizar dónde se explica en que momento se realizará cada paso y quién ejecutará cada uno. Es responsabilidad del rector el seguimiento a este proceso hasta su culminación y discusión en el consejo de dirección de los resultados obtenidos.

Etapa IV. Definición de la Política de Gestión de Capital Humano y objetivos:

A los efectos de definir la política y objetivos resulta conveniente trabajar con el equipo de trabajo, el cual recibirá una preparación previa a fin de lograr un consenso entre los miembros del equipo sobre ambas definiciones, a partir de la definición de la política y de la estrategia de del CES se definen los objetivos específicos para la gestión integrada de capital humano, los cuales tienen que ser medibles y alcanzables, constituyendo la guía para desarrollar el trabajo de la organización en esta actividad, una vez elaborada se someten al criterio del consejo de dirección para su aprobación y finalmente se presenta al colectivo de trabajadores para su aprobación.

Etapa V. Diseño del Sistema de Gestión Integrada de Capital Humano en el CES.

Corresponde en esta etapa trasladar al SGICH la documentación existente sobre las acciones de recursos humanos y elaborar la documentación exigida por las normas de SGICH (manual de gestión de capital humano, procedimientos documentados obligatorios y los registros), así como definir el modelo a aplicar en el CES.

La definición del modelo se realiza a través de adecuar del modelo actual las bases conceptuales, principios, objetivos generales y módulos, al modelo definido en las normas de SGICH, teniendo en cuenta los criterios de los expertos corresponde definir y elaborar los elementos que componen el SGICH en el CES, donde la competencia laboral es el factor por excelencia para lograr la integración interna y externa del modelo, mediante el vínculo con la estrategia de la organización y entre los módulos de la gestión de recursos humanos, asignándole a las competencias laborales el rol decisivo de articulación del proyecto estratégico con la organización y con los recursos humanos en la universidad.

Etapa VI: Aprobación del SGICH:

Esta etapa contempla la presentación del sistema de gestión integrada de capital humano a consideración del consejo de dirección para su aprobación y posterior información a los trabajadores, existiendo la evidencia documentada de la discusión y el acuerdo correspondiente de la aprobación del SGICH.

Etapa VII: Implantación del SGICH:

Esta etapa abarca un conjunto de actividades, centradas fundamentalmente en la interiorización por los miembros de la organización de las formas de proceder en correspondencia con las acciones previstas.

Los dirigentes y el personal especializado que atienden directamente el SGICH deben adquirir las competencias básicas requeridas en esta materia, así como los conocimientos, habilidades y actitudes en el desarrollo de la gestión del capital humano.

El CES deberá obtener las evidencias que demuestren que ellos poseen las competencias requeridas para ejercer sus funciones, mediante los documentos formales que acrediten haberlas adquirido a través de diferentes acciones de capacitación, así como las evaluaciones de su desempeño en el trabajo vinculado con esta actividad.

Etapa VIII: Evaluación del SGICH:

En este paso se analiza la estructura y sistemas de trabajo empleados en el CES, correspondiendo realizar un perfeccionamiento continúo de las estructuras y plantillas sobre la base de los principios básicos que deben regir este proceso. Se realizan las auditorias internas, encaminadas a garantizar el seguimiento y verificación de la implementación eficaz de los procesos de gestión de los recursos humanos

Etapa IX: Certificación del SGICH

Corresponde verificar mediante una auditoria por organizaciones externa el cumplimiento de los requisitos para la certificación del sistema implicando que se revise conjuntamente con los responsables en el CES, la documentación sobre la aplicación del SGICH, se indican si son necesarias acciones correctivas y se realiza un seguimiento para comprobar que se apliquen.

El análisis de los elementos planteados en el presente trabajo permite concluir que:

• El factor humano es el activo más importante en la organización, por lo que es necesario atraer, retener y desarrollar al personal más calificado, motivado y competente posible.

• La revisión de la literatura permitió conformar un procedimiento de viable aplicación para los centros de educación superior, su validez radica precisamente, en que los resultados que se deriven de su aplicación, tienen que implicar efectos positivos en el desempeño laboral superior y la productividad del trabajo.

• El procedimiento es una respuesta metodológica y objetiva a cómo diseñar y aplicar el sistema de gestión integrado de capital humano en los centros de educación superior, constituye una novedosa "herramienta" y un importante soporte teórico en manos de la dirección de recursos humanos de las universidades, al contener las acciones básicas indispensables para la implantación del SGICH en correspondencia con las particularidades y necesidades de cada universidad.

• La implementación de sistema de gestión integrada del capital humano en las organizaciones se distingue, respecto a otros sistemas; por la inclusión de las competencias laborales en los cargos y la interrelación necesaria con las exigencias de la organización. Esto implica procesos complejos de análisis que requiere de herramientas para el diseño y aplicación de estos sistemas

• Es evidente que la adecuada gestión de los recursos humanos incrementa el capital humano en las universidades, lo que contribuye a contar con personal debidamente capacitado y preparado, con el conocimiento, habilidades, destrezas y experiencias necesarias para asumir con efectividad sus funciones y poder dar respuestas a los las exigencias sociales que sobre la universidad cubana actúan.

• El procedimiento metodológico para el diseño y aplicación del sistema de gestión integrada de capital humano en los CES, es una "herramienta" para lograr resultados superiores en el desempeño laboral y alcanzar mayores impactos en las actividades y procesos de las universidades.

Conclusiones

• 1. El factor humano es el activo más importante en la organización, por lo que es necesario atraer, retener y desarrollar al personal más calificado, motivado y competente posible.

• 2. La revisión de la literatura permitió conformar un procedimiento de viable aplicación para los centros de educación superior, su validez radica precisamente, en que los resultados que se deriven de su aplicación, tienen que implicar efectos positivos en el desempeño laboral superior y la productividad del trabajo.

• 3. El procedimiento es una respuesta metodológica y objetiva a cómo diseñar y aplicar el sistema de gestión integrado de capital humano en los centros de educación superior, constituye una novedosa "herramienta" y un importante soporte teórico en manos de la dirección de recursos humanos de las universidades, al contener las acciones básicas indispensables para la implantación del SGICH en correspondencia con las particularidades y necesidades de cada universidad.

• 4. La implementación de sistema de gestión integrada del capital humano en las organizaciones se distingue, respecto a otros sistemas; por la inclusión de las competencias laborales en los cargos y la interrelación necesaria con las exigencias de la organización. Esto implica procesos complejos de análisis que requiere de herramientas para el diseño y aplicación de estos sistemas.

• 5.  Es evidente que la adecuada gestión de los recursos humanos incrementa el capital humano en las universidades, lo que contribuye a contar con personal debidamente capacitado y preparado, con el conocimiento, habilidades, destrezas y experiencias necesarias para asumir con efectividad sus funciones y poder dar respuestas a los las exigencias sociales que sobre la universidad cubana actúan.

• 6. El procedimiento metodológico para el diseño y aplicación del sistema de gestión integrada de capital humano en los CES, es una "herramienta" para lograr resultados superiores en el desempeño laboral y alcanzar mayores impactos en las actividades y procesos de las universidades.

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Autor:

Ms. C. Manley Torriente Jackson

Departamento de Ingeniería Industrial, Facultad de Industrial y Turismo

Lic. Arnaldo Guerra Agüero

Dirección de Consultoría Jurídica en Villa Clara