También es destacable la condición separada e identificable de los fondos, lo cual está soportado mediante el Plan Único de Cuentas para cooperativas establecido según la Resolución 1515 de 2001 emanada de Supersolidaria, que hace obligatorio revelar al final del ejercicio, los resultados operacionales y no operacionales.
Relacionado con esto mismo, el parágrafo del art. 15 del decreto 4400 de Diciembre de 2004, sobre Régimen Tributario Especial para Entidades sin Ánimo de Lucro, dispuso lo siguiente: "El registro contable de la ejecución del beneficio neto o excedente, deberá realizarse en cuentas separadas por período gravable, de manera que se pueda establecer claramente el monto, destino de la inversión y nivel de ejecución durante cada período gravable. Igual procedimiento se debe observar cuando el beneficio neto se ejecute a través de proyectos o programas específicos".
Supongamos ahora la siguiente transacción:
2- La Cooperativa Paraíso Caribeño, el Lunes 3 de Enero de 20X1 registra la nacionalización de los recursos provenientes del contrato de asistencia técnica brindada por el programa de fomento cooperativo de la International Mutual Cradle Co. hasta por la suma de $ 60.000.000 para el diseño y formulación del proyecto arquitectónico de la sede de la cooperativa a nombre por concepto de asistencia técnica
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/12/20X1 | 1105 | Caja | 60.000.000 | |||
2320 | Banco de la República | 60.000.000 | ||||
3- Ese mismo Lunes registra la transacción de terminación de la Operación Repo Activo con FOGACOOP por la suma de $ 260.000.000 al 18% en cinco días y recibe los títulos emitidos por la suma de $ 312.000.000, que había sido realizada en 29/12/20X0
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/12/20X1 | 1105 | Caja | 263.900.000 | |||
1211 | Compromisos de Reventa I.N. | |||||
121125 | Títulos emitidos por FOGACOOP | 260.000.000 | ||||
4210 | Ingresos Financieros | |||||
421005 | Intereses | 3.900.000 | ||||
9110 | Bienes y Valores en Garantía | 312.000.000 | ||||
9605 | Acreedoras contingentes contra | 312.000.000 | ||||
4- El día miércoles registra los intereses recibidos en 3 de Enero del presente año, correspondiente al segundo mes anticipado del CDT pactado a tres meses por valor de $ 135.000.000 al 18%.
La retención en la fuente se puede registrar como un anticipo de impuestos para solicitar la compensación tributaria, o si así se conviene, podría registrarse como un gasto.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
05/01/20X1 | 1105 | Caja | 1.944.000 | |||
5110 | Gastos | |||||
511002 | Impuestos | 81.000 | ||||
4210 | Financieros | 2.025.000 | ||||
Es importante mencionar que el Art. 14 del Decreto 4400 de 2004 aclara que "estarán sometidos a retención en la fuente únicamente los pagos o abonos en cuenta a favor de los contribuyentes con régimen tributario especial, por concepto de ventas provenientes de actividades industriales y de mercadeo y de rendimientos financieros".
5- El siguiente Lunes registra la transacción de terminación de la Operación Repo Pasivo con el Banco de Colombia por la suma de $ 50.000.000 al 15% en cinco días y entregando como garantía colateral títulos emitidos por el Banco de la República por la suma de $ 60.000.000, que había sido realizada en 04/01/20X1
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
10/01/20X1 | 2205 | Compromisos de Recompra I.N. | ||||
220505 | Bancos | 50.000.000 | ||||
5305 | Gastos Financieros | |||||
530520 | Intereses | 625.000 | ||||
1110 | Bancos | 50.625.000 | ||||
Al recibir los títulos al cabo de los cinco días que duraría la operación con pacto de recompra, estos vuelven a su normalidad, es decir, con posibilidades de nuevas negociaciones.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
07/12/20X1 | 1205 | Inversiones temporales | 60.000.000 | |||
120550 | Títulos emitidos en otros entes | |||||
1226 | Derechos de Recompra I.N | |||||
122645 | Títulos emitidos en otros entes | 60.000.000 | ||||
6- Registra operación repo pasivo con el Banco de Colombia por $ 40.000.000 durante cinco días al 24% entregando como garantía el titulo emitido por el Banco de la República previamente adquiridos para garantizar hasta un 20% más sobre el valor de la transacción.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
20/01/20X1 | 1105 | Caja | 40.000.000 | |||
2205 | Compromisos de Recompra I.N. | 40.000.000 | ||||
1226 | Derechos de Recompra I.N | 48.000.000 | ||||
1211 | Compromisos de reventa I.N. | 48.000.000 | ||||
7- Registra la transacción de terminación de la Operación Repo Pasivo con el Banco de Colombia por la suma de $ 40.000.000 al 24% en cinco días y entregando como garantía colateral títulos emitidos por el Banco de la República por la suma de $ 48.000.000, que había sido realizada en 20/01/20X1
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
25/01/20X1 | 2205 | Compromisos de Recompra I.N. | ||||
220505 | Bancos | 40.000.000 | ||||
5305 | Gastos Financieros | |||||
530520 | Intereses | 133.000 | ||||
1110 | Bancos | 40.133.000 | ||||
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
25/01/20X1 | 1211 | Compromisos de reventa invers. | 48.000.000 | |||
121125 | Títulos emitidos FOGACOOP | |||||
1226 | Derechos de recompra | 48.000.000 | ||||
122609 | Títulos emitidos FOGACOOP | |||||
8- Registra los intereses recibidos el 3 de Febrero, correspondientes al tercer mes anticipado del CDT pactado a tres meses por $ 135.000 al 18%
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/02/20X1 | 1105 | Caja | 1.944.000 | |||
5110 | Gastos Varios | |||||
511002 | Impuestos | 81.000 | ||||
4210 | Financieros | 2.025.000 | ||||
9- Registra la redención del título en su vencimiento el 3 de Marzo, un CDT pactado a tres meses, intereses anticipados, por $ 135.000 al 18%
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/03/20X1 | 1105 | Caja | 135.000.000 | |||
1205 | Inversiones temporales | |||||
120511 | Títulos de entidades financieras | 135.000.000 | ||||
10- La Cooperativa Paraíso Caribeño, registra el primero de dos contados anuales de recursos monetarios de la donación en que se ha trocado la anterior asistencia técnica, tras la presentación requerida del proyecto arquitectónico respectivo, para la construcción de la sede principal por parte del programa de fomento cooperativo de la International Mutual Cradle Co. por la suma de $ 60.000.000
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
03/04/20X1 | 2320 | Banco de la República | 30.000.000 | |||
3405 | Auxilios y donaciones | |||||
340510 | Entidades extranjeras | 30.000.000 | ||||
1710 | Construcciones o montajes en curso | |||||
171005 | Construcciones en proceso | 30.000.000 | ||||
4510 | Ingresos reales | |||||
451002 | Fondo común | 30.000.000 | ||||
11- La empresa registra el recaudo de las contribuciones en efectivo obtenidas en los diferentes servicios de la cooperativa para sus asociados.
Las aplicaciones de aportes a la corriente de ingresos ordinarios, al igual que otras aplicaciones, corresponden a autorizaciones de utilización de los recursos financieros, por lo tanto se registran en cuentas de ingresos y gastos y no como fondos patrimoniales.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
22/06/20X1 | 1105 | Caja | 1.575.000.000 | |||
4170 | Otras actividades de servicios | |||||
4190 | Administrativos y sociales | |||||
419005 | Cuotas de admisión y/o afiliación | 1.200.000.000 | ||||
4295 | Diversos | |||||
429505 | Aprovechamientos | 100.000.000 | ||||
429509 | Donaciones y subvenciones | 275.000.000 | ||||
LA CONTABILIDAD DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL
La Contabilidad aplicada a la ejecución del presupuesto recibe a veces el nombre de contabilidad presupuestaria. Su principal característica radica en que los resultados no se miden por la obtención de un determinado nivel de rentabilidad, sino por la eficiencia, eficacia y destino correcto del gasto.
2.1. La Reserva Presupuestal
El proceso de reserva presupuestas consiste en el reconocimiento de los compromisos internos de los recursos en el sistema contable desde antes de su gasto real, para así tratar de evitar gastos excesivos.
12- La empresa registra los recursos reservados para la adquisición de bienes y servicios requeridos por las operaciones durante el periodo
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
17/04/20X1 | 5190 | Cargas y gravámenes | ||||
519001 | Fondo restringido | |||||
51900101 | Educación cooperativa | 580.920.000 | ||||
51900102 | Protección financiera | 375.000.000 | ||||
51900103 | Solidaridad cooperativa | 145.000.000 | ||||
51900104 | Educación formal | 75.000.000 | ||||
519002 | Fondo común | |||||
51900201 | Sede principal | 190.000000 | ||||
51900202 | Recreación y turismo social | 185.000.000 | ||||
519003 | Fondo abierto | |||||
51900301 | Mercadeo de productos | 135.000.000 | ||||
1625 | Anticipos de contratos | 1.685.920.000 | ||||
13- Registra la imputación presupuestal que hará posible la adquisición de los productos y servicios de los requerimientos operacionales
Cuando la orden de servicios o de compra ha sido recibida, la cooperativa registra el gravamen en sus cuentas de gastos y, posteriormente, al recibirse la cuenta de cobro, el gravamen original es cancelado y se registra el pago del gasto y sus relacionados en efectivo.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
27/04/20X1 | 1625 | Anticipos de contratos | 1.436.920.000 | |||
5190 | Cargas y gravámenes | |||||
519001 | Fondo restringido | |||||
51900101 | Educación cooperativa | 537.920.000 | ||||
51900102 | Protección financiera | 360.000.000 | ||||
51900103 | Solidaridad cooperativa | 75.000.000 | ||||
51900104 | Educación formal | 57.000.000 | ||||
519002 | Fondo común | |||||
51900201 | Sede principal | 175.000.000 | ||||
51900202 | Recreación y turismo social | 128.000.000 | ||||
519003 | Fondo abierto | |||||
51900301 | Mercadeo de productos | 104.000.000 | ||||
Los recursos asignados a los fondos restringido y común deben gastarse durante el periodo considerado, sin embargo pudiera ocurrir que las entidades dispongan de algún tiempo adicional prudencial para perfeccionar las transacciones que han dejado sobrantes o faltantes (VIDAL A. 2002).
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | |
19/05/20X1 | 5110 | Gastos Generales | |||
511091 | Fondo restringido | ||||
51109132 | Suministros | 1.029.920.000 | |||
511092 | Fondo común | ||||
51109232 | Suministros | 303.000 | |||
511093 | Fondo abierto | ||||
51109332 | Suministros | 104.000 | |||
1105 | Caja | 1.133.920.000 | |||
2435 | Proveedores | 303.000.000 | |||
14- Registra los ingresos generados por actividades de servicios de recreación y turismo social patrocinadas por los asociados
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
09/12/20X1 | 1105 | Caja | 223.950.000 | |||
4170 | Servicios comunes, sociales y personales | |||||
417040 | Entretenimiento y esparcimiento | 223.950.000 | ||||
15- Registra los ingresos generados por fuentes a las que tienen acceso los no asociados.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
22/12/20X1 | 1105 | Caja | 160.000.000 | |||
4135 | Comercio al por Mayor y menor | |||||
413556 | Cacharrerías y misceláneas | 160.000.000 | ||||
16- Registro de gastos requeridos por las funciones de los fondos que no habían sido presupuestados
Los ingresos por intereses devengados, cuando no hacen parte del objeto social de la entidad, son integrados y gastados en el grupo de los fondos comunes o corrientes.
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
23/12/20X1 | 4210 | Financieros | ||||
421005 | Intereses | 7.950.000 | ||||
4510 | Ingresos reales | |||||
451002 | Fondo común | 7.950.000 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
551002 | Fondo común | 920.000 | ||||
5110 | Gastos generales | |||||
511002 | Fondo común | |||||
51100202 | Impuestos | 162.000 | ||||
5305 | Financieros | |||||
530520 | Intereses | 758.000 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
551003 | Fondo abierto | |||||
55100301 | Gastos operacionales | 6.000.000 | ||||
1795 | Depreciación acumulada | 6.000.000 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
551003 | Fondo abierto | |||||
55100301 | Gastos operacionales | 80.000.000 | ||||
1305 | Bienes no transformados | 80.000.000 | ||||
2.1. Los asientos de cierre del periodo
El control de la ejecución presupuestal seguirá hasta el cierre del periodo para incluir en su finiquito el estado final de inventarios y el análisis de los costos ejecutados.
17- La empresa inicia el proceso de cierre del periodo, efectuando los siguientes asientos.
FONDO RESTRINGIDO
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | |
26/12/20X1 | 4190 | Administrativos y sociales | |||
419005 | Cuotas de admisión y/o afiliación | 1.200.000.000 | |||
4295 | Diversos | ||||
429505 | Aprovechamientos | 100.000.000 | |||
429509 | Donaciones y subvenciones | 275.000.000 | |||
451001 | Ingresos reales fondo restringido | 1.575.000.000 | |||
452001 | Ingresos presupuestados fondo restringido | 1.580.000.000 | |||
4390 | Ingresos Presupuestarios | ||||
439001 | Ingresos de fondo restringido | ||||
43900101 | Contribuciones de los asociados | 1.580.000.000 | |||
5390 | Gastos Presupuestarios | ||||
539001 | Egresos de fondo restringido | ||||
53900101 | Educación cooperativa | 700.000.000 | |||
53900102 | Protección financiera | 400.000.000 | |||
53900103 | Solidaridad cooperativa | 150.000.000 | |||
53900104 | Educación formal | 80.000.000 | |||
5520 | Gastos presupuestados | 1.330.000.000 | |||
552001 | Fondo restringido | ||||
5510 | Gastos reales | ||||
551001 | Fondo restringido | 1.175.920.000 | |||
5110 | Gastos Generales | ||||
511091 | Fondo restringido | ||||
51109132 | Suministros | 1.029.920.000 | |||
5190 | Cargas y gravámenes | ||||
519001 | Fondo restringido | ||||
51900112 | Educación cooperativa | 43.000.000 | |||
51900113 | Protección financiera | 15.000.000 | |||
51900114 | Solidaridad cooperativa | 70.000.000 | |||
51900115 | Educación formal | 18.000.000 | |||
3390 | Fondo Presupuestario | ||||
339001 | Fondo restringido | 1.580.000.000 | |||
452001 | Ingresos presupuestados fondo restringido | 1.580.000.000 | |||
5520 | Gastos presupuestados | ||||
552001 | Fondo restringido | 1.330.000.000 | |||
3390 | Fondo Presupuestario | ||||
339001 | Fondo restringido | 1.330.000.000 | |||
1625 | Anticipos de contratos | ||||
16250112 | Educación cooperativa | 43.000.000 | |||
16250113 | Protección financiera | 15.000.000 | |||
16250114 | Solidaridad cooperativa | 70.000.000 | |||
16250115 | Educación formal | 18.000.000 | |||
451001 | Ingresos reales fondo restringido | 224.000.000 | |||
FONDO COMUN
Fecha | Código | Nombre de la Cuenta | Debe | Haber | ||
26/12/20X1 | 4170 | Servicios comunes, sociales y personales | ||||
417040 | Entretenimiento y esparcimiento | 223.950.000 | ||||
451002 | Ingresos reales fondo común | 223.950.000 | ||||
452002 | Ingresos presupuestados fondo común | 258.000.000 | ||||
4390 | Ingresos Presupuestarios | |||||
439002 | Ingresos de fondo común | |||||
43900201 | Recreación y turismo social | 258.000.000 | ||||
5390 | Gastos Presupuestarios | |||||
539002 | Egresos de fondo libre | |||||
53900201 | Sede principal | 200.000.000 | ||||
53900201 | Recreación y turismo social | 90.000.000 | ||||
5520 | Gastos presupuestados | |||||
552002 | Fondo común | 290.000.000 | ||||
5510 | Gastos reales | |||||
5510002 | Fondo común | 375.000.000 | ||||
5110 | Gastos Generales | |||||
511092 | Fondo común | |||||
51109232 | Suministros | 303.000.000 | ||||
5190 | Cargas y gravámenes | |||||
519002 | Fondo común | |||||
51900211 | Sede principal | 15.000.000 | ||||
51900212 | Cultura y recreación | 57.000.000 | ||||
3390 | Fondo Presupuestario | |||||
339002 | Fondo común | |||||
452002 | Ingresos presupuestados fondo común | 258.000.000 | ||||
5520 | Gastos presupuestados | |||||
552002 | Fondo común | 290.000.000 | ||||
3390 | Fondo Presupuestario | |||||
339002 | Fondo común | 290.000.000 | ||||
FONDO ABIERTO
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